1. Mục đích: Lập hồ sơ, lưu giữ hồ sơ, kiểm soát hồ sơ để khai thác sử dụng khi cần 2. Phạm vi áp dụng:
Trang 1Câu lạc bộ Giám đốc nhân sự
- Trụ sở: CT4.1001, Đô thị Sông Đà - Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội
- Điện thoại: 04 7855518 - Fax: 04 7855518
- Website: www.cpoclub.net - Email: contact@cpoclub.net
Uỷ ban nhân dân
Tỉnh X
Trung tâm lưu trữ
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ
1 Mục đích:
Lập hồ sơ, lưu giữ hồ sơ, kiểm soát hồ sơ để khai thác sử dụng khi cần
2 Phạm vi áp dụng:
Áp dụng đối với tất cả các loại hồ sơ liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng
3 Tài liệu tham khảo:
-Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số: 34/2001/PLUBTVQH ngày 04/4/2001 của Uỷ ban thường
vụ quốc hội
- Mục 4.2.4 ISO 9001:2000
4 Định nghĩa:
TTLT: Trung tâm lưu trữ
CVNC: Chuyên viên nghiên cứu
5 Thủ tục chi tiết:
sơ, trong đó quy định rõ: số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo
quản, người lập hồ sơ, ghi chú
Giám đốc TTLT/CVNC
02 Các hồ sơ việc, hồ sơ trình ký, hồ sơ nguyên tắc do chuyên
viên lập dựa trên cơ sở sự phân công trách nhiệm của lãnh
đạo Văn phòng Từng loại hồ sơ phải có bìa hồ sơ, mục lục
văn bản bên trong hồ sơ bên trong hồ sơ
Chuyên viên nghiên cứu
03 Các hồ sơ trình ký sau khi có chữ ký, con dấu, thì được lưu
lại phòng Hành chính Sau một tháng được chuyển vào
Trung tâm lưu trữ
CVNC/NV Văn thư P HC
04 Chỉ có những hồ sơ/ tài liệu trùng thừa, thư mời họp, lịch
làm việc được loại huỷ ngay Các loại hồ sơ, tài liệu có thời
hạn bảo quản tạm thời (10 năm), lâu dài (trên 10 năm) sẽ
cập nhật danh mục hồ sơ và được lãnh đạo duyệt
CVNC, Chánh Văn phòng
GĐ TTLT
liệu từ lãnh đạo UBND Tỉnh lãnh đạo của Văn phòng, các
Phó Giám đốc TTLT
Trang 2Câu lạc bộ Giám đốc nhân sự
- Trụ sở: CT4.1001, Đô thị Sông Đà - Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội
- Điện thoại: 04 7855518 - Fax: 04 7855518
- Website: www.cpoclub.net - Email: contact@cpoclub.net
tổ chức Nghiên cứu tổng hợp, tài liệu của Phòng Hành
chính giao nộp và tiến hành chỉnh lý, sắp xếp, bảo quản, tổ
chức khai thác sử dụng theo quy định của Pháp lệnh Lưu trữ
quốc gia
06 - Khi có nhu cầu sử dụng tài liệu thì các cán bộ, chuyên
viên cơ quan làm phiếu yêu cầu
- Cán bộ công chức thuộc sở hữu ngành, quận huyện làm
công văn, giấy giới thiệu
- Dân thì phải làm đơn có xác nhận của địa phương
Chuyên viên lưu trữ phụ trách khai thác tài liệu
tài liệu huỷ, soạn thảo biên bản loại huỷ tài liệu trình Hội
đồng xác nhận giá trị của cơ quan quyết định huỷ
Phương pháp huỷ hồ sơ: Xé tay, đốt, máy huỷ
Trung tâm lưu trữ
6 Phụ lục:
1 Danh mục hồ sơ Văn phòng HĐND, UBND Tỉnh
2 Danh mục hồ sơ
Phòng Hành chính - Tổ chức lập danh mục hồ sơ đối với các biểu mẫu liên quan hệ thống quản
lý chất lượng, trình lãnh đạo duyệt
Người soạn thảo Người phê duyệt
Số hiệu: TT-TTLT-KSHS Lần soát xét : 00 Ngày hiệu lực: 01/07/2002