HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN SIÊU THỊ THẾ GIỚI DI ĐỘNG

Xuất phát từ nhu cầu thực tế cần có một hệ thống bán hàng để cung cấp cho các siêu thị, cửa hàng cùng với nhu cầu muốn tìm hiểu sâu hơn lĩnh vực phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

Danh sách nhóm Nguyễn Thị Hồng Xiêm (NT) Phạm Thị Hiền

Nguyễn Khánh Ly

Phân tích HTTTKT trong chu trình doanh thu tại siêu thị điện thoại Thế giới di động

Môn học: Hệ thống thông tin kế toán

CASE STUDY

Nhóm lớp 11 ca 3,4 thứ 3

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm trở lại đây sự phát triển của xã hội kéo theo những thị hiếu của con người ngày càng được tăng cao cho nên nhu cầu về sử dụng hệ thống điện thoại cũng được tăng theo chính vì lẽ đó mà hàng loạt các siêu thị, cửa hàng bán điện thoại di động xuất hiện trên thị trường Việc kinh doanh của các cửa hàng, siêu thị ngày càng

phát triển, kéo theo việc đòi hỏi ra đời các hệ thống để trợ giúp họ trong việc quản lý bán hàng Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin có tác động mạnh mẽ đến sự thành bại trong kinh doanh của các cửa hàng, siêu thị Đặc biệt lĩnh vực phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là một phần quan trọng của nghành công nghệ thông tin Nhờ nó mà các hệ thống thông tin được quản lý đơn giản và nhanh chóng hơn

Xuất phát từ nhu cầu thực tế cần có một hệ thống bán hàng để cung cấp cho các siêu thị, cửa hàng cùng với nhu cầu muốn tìm hiểu sâu hơn lĩnh vực phân tích và thiết kế hệ

thống thông tin chúng em đã thực hiện bài tập lớn “ Phân tích hệ thống thông tin kế

toán của siêu thị điện thoại Thế giới di động” Để hoàn thành được tốt bài tập này

không thể không có sự giúp đỡ của thầy hướng dẫn và dựa trên những kiến thức quý giá từ sách vở, tuy nhiên mặc dù chúng em đã cố gắng hết sức nhưng bài tập này cũng

có thể còn nhiều điều sai sót mong được thầy tận tình giúp đỡ để bài tập chúng em đạt được kết quả tốt

Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy !

I Khảo sát hệ thống thông tin kế toán tại siêu thị điện thoại Thế giới di động

Siêu thị điện thoại Thế giới di động là trung tâm mua bán điện thoại với nhiều hình thức: giao dịch, trao đổi,…Nguồn hàng của siêu thị có thể do các nhà cung cấp, nhà sản xuất hoặc các công ty trong và ngoài nước cung cấp Đối tượng bán hàng của siêu thị gồm người tiêu dùng, các cửa hàng bán điện thoại nhỏ hoặc các công ty có quan hệ trao đổi hàng hóa với siêu thị, tuy nhiên do giới hạn phạm vi về thông tin nên chúng

em xin tìm hiểu về đối tượng khách hàng đơn lẻ, mua hàng trực tiếp tại hệ thống siêu thị Siêu thị quản lý rất nhiều mặt hàng như Iphone, Sam Sung, Sony, HTC,…Toàn siêu thị có quầy thu ngân, quầy kỹ thuật, kho…Vì vậy cần phải có một chương trình quản lý để giúp nhân viên dễ dàng hơn trong việc quản lý của mình

Các hoạt động chính của siêu thị gồm nhập hàng vào kho, xuất hàng từ kho ra quầy, quản lý các quầy, báo cáo số lượng và doanh thu hàng bán, báo cáo tồn kho trong tháng

Các bộ phận của siêu thị điện thoại TGDĐ:

Sơ đồ tổ chức của siêu thị điện thoại TGDĐ

• Quản lý: là người chịu trách nhiệm trước công ty về hoạt động kinh doanh và

kế hoạch thực hiện công việc của siêu thị, có nhiệm vụ xem xét báo cáo doanh thu ngày do bộ phận thu ngân chuyển đến để tìm ra sai sót, lập kế hoạch bán hàng

• Tư vấn viên: là nhân viên của công ty trực tiếp bán hàng đến người dùng của siêu thị Nhân viên này có trách nhiệm tư vấn sản phẩm cho khách hàng, quản

Quản lý

Hỗ trợ kĩ thuật

Trang trí

Thủ kho

Thu ngân

Tư vấn

viên

lý các mặt hàng trên quầy mình phụ trách, cuối ca phải kiểm tra và báo cáo số lượng hàng tồn trên quầy để giao ca

• Thu ngân: tính tiền, lập phiếu thu, hóa đơn, tổng hợp số lượng bán ra trên máy tính để cuối ca quản lý sẽ kiểm tra và thu nhận dữ liệu

• Thủ kho: quản lý công việc nhập xuất hàng hóa của siêu thị

• Trang trí: thực hiện công việc dán máy

• Bộ phận kỹ thuật: thực hiện việc kiểm tra điện thoại cho khách hàng khi có yêu cầu và làm công việc bảo hành cho khách hàng

Việc mất mát hàng hóa và người chịu trách nhiệm sẽ được phát hiện ngay nhờ sự phân công rạch ròi từng người, từng bộ phận và nhờ vào số liệu mà bộ phận quản lý thu được từ bộ phận thu ngân và bộ phận tư vấn Mỗi nhân viên tùy theo nhiệm vụ của mình chỉ được xem báo cáo liên quan đến công việc, mà không được xem chương trình của người khác

II Phân tích chu trình doanh thu ( bán hàng ) của siêu thị điện thoại ThếGiới Di Động

1 Giới thiệu về phần mềm

Tại TGDĐ, để phục vụ cho công tác bán hàng và quản lý thì siêu thị điện thoại TGDĐ

đã và đang sử dụng các phần mềm MWG- phần mềm thiết kế riêng chỉ có tại TGDĐ, phần mềm này được tích hợp trên mỗi điện thoại của nhân viên tư vấn, với mục đích

hỗ trợ nhân viên tư vấn trong quá trình bán hàng, như nhập liệu, kiểm tra,… Phần mềm sử dụng thứ 2 là phần mềm ERP ( Enterprise Resource Planning )- là phần mềm tích hợp nhiều chức năng như quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập dữ liệu, lưu trữ, phân tích, diễn giải, quản lý kế hoạch, chi phí sản xuất hay giao hàng, quản lý hàng tồn kho và mua hàng, tiếp thị và bán hàng, quản lý kho quỹ, kế toán, nhân sự…Và hai phần mềm này được kết nối với nhau để giúp xử lý nghiệp vụ

2 Mô tả chu trình bán hàng

Do giới hạn về thông tin nên nhóm chúng em được xin phép trình bày trong phạm vi đối tượng là khách hàng mua lẻ, đến trực tiếp mua hàng tại siêu thị, bảo hành sản phẩm không phát sinh chi phí

Cụ thể:

Khách hàng đến trực tiếp siêu thị để mua hàng, nhân viên tư vấn tiếp nhận yêu cầu và kiểm tra hàng tồn kho, lịch sử đặt hàng của khách, công nợ phải thu của khách hàng qua phần mềm MWG trên điện thoại, nếu đơn hàng được chấp nhận nhân viên tư vấn

sẽ nhập liệu thông tin khách hàng: SĐT, họ tên, địa chỉ, mã số thuế Khách hàng qua quầy thu ngân , thu ngân sử dụng phần mềm ERP tìm đơn hàng mà nhân viên tư vấn vừa tạo, mở ra cập nhật tiền vào và thao tác bấm xuất hàng, khi đó tồn kho sản phẩm A

sẽ giảm đi 1, còn tiền trong tài khoản ERP của thu ngân sẽ tăng thêm giá trị sản phẩm

A Khi xuất hàng thì hệ thống ERP sẽ ngầm tạo một hóa đơn điện từ, và tự động in ra biên lai Nếu khách hàng muốn lấy hóa đơn sẽ có 2 cách:

1, Yêu cầu thu ngân in, thu ngân sẽ mở ERP in ra một bản cho khách

2, Khách hàng truy cập trang web hóa đơn điện tử để tải về và tự in

Sau khi thanh toán xong khách hàng nhận máy kết thúc quá trình bán hàng Cuối ngày nhân viên tư vấn sẽ tổng hợp số lượng bán ra trên phần mềm ERP để lập báo cáo doanh thu ngày

Khi khách hàng thực hiện bảo hành sản phẩm, bộ phân hỗ trợ kĩ thuật sẽ dùng phần mềm MWG vào phần bảo hành sản phẩm và nhập IMEI của sản phẩm vào, phần mềm xuất ra thông tin mua hàng của khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật nhập tình trạng lỗi, ngày hẹn rồi lưu lại, phần mềm sẽ tự động in ra 2 biên bản, một liên đưa cho khách, một liên chuyển cho trung tâm bảo hành Khi khách hàng qua lấy máy, bộ phận hỗ trợ kỹ thuật

sẽ dùng phần mềm MWG để thao tác trả khách để máy không còn tồn ở kho nữa

3 Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD):

4 Lưu đồ dòng dữ liệu:

III Thực tế chu trình doanh thu ( bán hàng) tại siêu thị điện thoại Thế Giới Di Động

1 Giao diện của phần mềm MWG:

2 Khi khách hàng trực tiếp đến mua hàng tại siêu thị, nhân viên tư vấn tiếp nhận yêu cầu và kiểm tra hàng tồn kho, lịch sử đặt hàng của khách, công nợ phải thu của khách hàng qua phần mềm MWG trên điện thoại, bằng cách truy cập tool bán hàng

Chọn sản phẩm cần tìm: giao diện sản phẩm hiện thị tồn bao nhiêu, giá thành, màu sắc, cấu hình sản phẩm

Nếu đơn hàng được chấp nhận, nhân viên tư vấn sẽ nhập liệu thông tin khách hàng: SĐT, họ tên, địa chỉ, mã số thuế Bằng cách kéo xuống có phần nhập thông tin khách hàng:

Nhập xong bấm lưu, sau khi lưu xong phần mềm sẽ tự động tạo đơn hàng và xuất ra đơn hàng trên màn hình:

Sau khi tạo đơn đặt hàng xong, hệ thống sẽ tự động chuyển thông tin qua phần mềm ERP của thu ngân Khách hàng qua quầy thu ngân , thu ngân sử dụng phần mềm ERP tìm đơn hàng mà nhân viên tư vấn vừa tạo, mở ra cập nhật tiền vào và thao tác bấm xuất hàng, khi đó tồn kho sản phẩm A sẽ giảm đi 1, còn tiền trong tài khoản ERP của

Khi xuất hàng thì hệ thống ERP sẽ ngầm tạo một hóa đơn điện từ, và tự động in ra biên lai Nếu khách hàng muốn lấy hóa đơn sẽ có 2 cách:

1, Yêu cầu thu ngân in, thu ngân sẽ mở ERP in ra một bản cho khách

2, Khách hàng truy cập trang web hóa đơn điện tử để tải về và tự in

Sau khi thanh toán xong khách hàng nhận máy kết thúc quá trình bán hàng Cuối ngày thu ngân sẽ tổng hợp số lượng bán ra trên phần mềm ERP để lập báo cáo doanh thu ngày

Khi khách hàng thực hiện bảo hành sản phẩm, bộ phân hỗ trợ kĩ thuật sẽ dùng phần mềm MWG vào phần bảo hành sản phẩm và nhập IMEI của sản phẩm vào, phần mềm xuất ra thông tin mua hàng của khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật nhập tình trạng lỗi, ngày hẹn rồi lưu lại, phần mềm sẽ tự động in ra 2 biên bản, một liên đưa cho khách, một liên chuyển cho trung tâm bảo hành Khi khách hàng qua lấy máy, bộ phận hỗ trợ kỹ thuật

sẽ dùng phần mềm MWG để thao tác trả khách để máy không còn tồn ở kho nữa

IV Kết luận

Qua quá trình khảo sát, phân tích thực tế hệ thống chu trình doanh thu tại siêu thị điện thoại Thế Giới Di Động, chúng em thấy rằng với việc sử dụng phần mềm, máy tính vào các công việc kiểm soát, kiểm tra và tổng hợp,… thì tiến trình công việc sẽ có phần nhanh chóng và chính xác hơn nhiều, góp phần quan trọng vào quá trình phát triển hệ thống quản lý

Ngày nay, với xu hướng công nghệ thông tin ngày càng phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng thiết kế các hệ thống thông tin mới Hệ thống mới có khả năng đưa đến những tiện dụng hữu ích cho cả nhân viên và công việc nói chung, những sai sót mắc phải là để xử lý và khắc phục Hệ thống quản lý bán hàng là một phần nhỏ trong hệ thống quản lý, kinh doanh, vì vậy hệ thống thông tin có thể liên kết và trở thành một bộ phận quan trọng trong một hệ thống quản lý thống nhất Khi đó các thao tác thủ công sẽ được thay thế bởi hệ thống tự động hóa trong hệ thống quản lý

Mặc dù đã cố gắng tìm hiểu chu trình bán hàng tại siêu thị điện thoại Thế Giới Di Động nhưng do thời gian, thông tin hạn chế cũng như trình độ hiểu biết của nhóm chúng em chưa nhiều nên việc phân tích hệ thống không tránh khỏi những thiếu sót, mong thầy giúp đỡ để bài của chúng em đạt được kết quả cao

Chúc thấy sức khỏe và thành công trong cuộc sống !