HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN SIÊU THỊ THẾ GIỚI DI ĐỘNG

CASE STUDY Mơn học: Hệ thống thơng tin kế tốn Danh sách nhóm chu Phân tích HTTTKT Nguyễn Thị Hồng Xiêm (NT) trình Phạmdoanh Thị Hiền thu Nguyễn Khánh Ly siêu thị điện thoại Thế giới di động Nhóm lớp 11 ca 3,4 thứ MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Trong năm trở lại phát triển xã hội kéo theo thị hiếu người ngày tăng cao nhu cầu sử dụng hệ thống điện thoại tăng theo lẽ mà hàng loạt siêu thị, cửa hàng bán điện thoại di động xuất thị trường Việc kinh doanh cửa hàng, siêu thị ngày phát triển, kéo theo việc đòi hỏi đời hệ thống để trợ giúp họ việc quản lý bán hàng Sự phát triển mạnh mẽ cơng nghệ thơng tin có tác động mạnh mẽ đến thành bại kinh doanh cửa hàng, siêu thị Đặc biệt lĩnh vực phân tích thiết kế hệ thống thơng tin phần quan trọng nghành công nghệ thông tin Nhờ mà hệ thống thơng tin quản lý đơn giản nhanh chóng Xuất phát từ nhu cầu thực tế cần có hệ thống bán hàng để cung cấp cho siêu thị, cửa hàng với nhu cầu muốn tìm hiểu sâu lĩnh vực phân tích thiết kế hệ thống thơng tin chúng em thực tập lớn “ Phân tích hệ thống thơng tin kế tốn siêu thị điện thoại Thế giới di động” Để hoàn thành tốt tập khơng thể khơng có giúp đỡ thầy hướng dẫn dựa kiến thức quý giá từ sách vở, nhiên chúng em cố gắng tập nhiều điều sai sót mong thầy tận tình giúp đỡ để tập chúng em đạt kết tốt Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy ! I Khảo sát hệ thống thơng tin kế tốn siêu thị điện thoại Thế giới di động Siêu thị điện thoại Thế giới di động trung tâm mua bán điện thoại với nhiều hình thức: giao dịch, trao đổi,…Nguồn hàng siêu thị nhà cung cấp, nhà sản xuất cơng ty ngồi nước cung cấp Đối tượng bán hàng siêu thị gồm người tiêu dùng, cửa hàng bán điện thoại nhỏ cơng ty có quan hệ trao đổi hàng hóa với siêu thị, nhiên giới hạn phạm vi thơng tin nên chúng em xin tìm hiểu đối tượng khách hàng đơn lẻ, mua hàng trực tiếp hệ thống siêu thị Siêu thị quản lý nhiều mặt hàng Iphone, Sam Sung, Sony, HTC,…Toàn siêu thị có quầy thu ngân, quầy kỹ thuật, kho…Vì cần phải có chương trình quản lý để giúp nhân viên dễ dàng việc quản lý Các hoạt động siêu thị gồm nhập hàng vào kho, xuất hàng từ kho quầy, quản lý quầy, báo cáo số lượng doanh thu hàng bán, báo cáo tồn kho tháng Các phận siêu thị điện thoại TGDĐ: Quản lý Tư vấn viên Thu ngân Thủ kho Trang trí Hỗ trợ kĩ thuật Sơ đồ tổ chức siêu thị điện thoại TGDĐ • Quản lý: người chịu trách nhiệm trước công ty hoạt động kinh doanh kế hoạch thực cơng việc siêu thị, có nhiệm vụ xem xét báo cáo doanh thu ngày phận thu ngân chuyển đến để tìm sai sót, lập kế hoạch bán hàng • Tư vấn viên: nhân viên công ty trực tiếp bán hàng đến người dùng siêu thị Nhân viên có trách nhiệm tư vấn sản phẩm cho khách hàng, quản lý mặt hàng quầy phụ trách, cuối ca phải kiểm tra báo cáo số lượng hàng tồn quầy để giao ca • Thu ngân: tính tiền, lập phiếu thu, hóa đơn, tổng hợp số lượng bán máy tính để cuối ca quản lý kiểm tra thu nhận liệu • Thủ kho: quản lý cơng việc nhập xuất hàng hóa siêu thị • Trang trí: thực cơng việc dán máy • Bộ phận kỹ thuật: thực việc kiểm tra điện thoại cho khách hàng có yêu cầu làm công việc bảo hành cho khách hàng Việc mát hàng hóa người chịu trách nhiệm phát nhờ phân công rạch ròi người, phận nhờ vào số liệu mà phận quản lý thu từ phận thu ngân phận tư vấn Mỗi nhân viên tùy theo nhiệm vụ xem báo cáo liên quan đến công việc, mà không xem chương trình người khác II Phân tích chu trình doanh thu ( bán hàng ) siêu thị điện thoại ThếGiới Di Động Giới thiệu phần mềm Tại TGDĐ, để phục vụ cho công tác bán hàng quản lý siêu thị điện thoại TGDĐ sử dụng phần mềm MWG- phần mềm thiết kế riêng có TGDĐ, phần mềm tích hợp điện thoại nhân viên tư vấn, với mục đích hỗ trợ nhân viên tư vấn trình bán hàng, nhập liệu, kiểm tra,… Phần mềm sử dụng thứ phần mềm ERP ( Enterprise Resource Planning )- phần mềm tích hợp nhiều chức quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập liệu, lưu trữ, phân tích, diễn giải, quản lý kế hoạch, chi phí sản xuất hay giao hàng, quản lý hàng tồn kho mua hàng, tiếp thị bán hàng, quản lý kho quỹ, kế toán, nhân sự…Và hai phần mềm kết nối với để giúp xử lý nghiệp vụ Mơ tả chu trình bán hàng Do giới hạn thơng tin nên nhóm chúng em xin phép trình bày phạm vi đối tượng khách hàng mua lẻ, đến trực tiếp mua hàng siêu thị, bảo hành sản phẩm khơng phát sinh chi phí Cụ thể: Khách hàng đến trực tiếp siêu thị để mua hàng, nhân viên tư vấn tiếp nhận yêu cầu kiểm tra hàng tồn kho, lịch sử đặt hàng khách, công nợ phải thu khách hàng qua phần mềm MWG điện thoại, đơn hàng chấp nhận nhân viên tư vấn nhập liệu thông tin khách hàng: SĐT, họ tên, địa chỉ, mã số thuế Khách hàng qua quầy thu ngân , thu ngân sử dụng phần mềm ERP tìm đơn hàng mà nhân viên tư vấn vừa tạo, mở cập nhật tiền vào thao tác bấm xuất hàng, tồn kho sản phẩm A giảm 1, tiền tài khoản ERP thu ngân tăng thêm giá trị sản phẩm A Khi xuất hàng hệ thống ERP ngầm tạo hóa đơn điện từ, tự động in biên lai Nếu khách hàng muốn lấy hóa đơn có cách: 1, Yêu cầu thu ngân in, thu ngân mở ERP in cho khách 2, Khách hàng truy cập trang web hóa đơn điện tử để tải tự in Sau toán xong khách hàng nhận máy kết thúc trình bán hàng Cuối ngày nhân viên tư vấn tổng hợp số lượng bán phần mềm ERP để lập báo cáo doanh thu ngày Khi khách hàng thực bảo hành sản phẩm, phân hỗ trợ kĩ thuật dùng phần mềm MWG vào phần bảo hành sản phẩm nhập IMEI sản phẩm vào, phần mềm xuất thông tin mua hàng khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật nhập tình trạng lỗi, ngày hẹn lưu lại, phần mềm tự động in biên bản, liên đưa cho khách, liên chuyển cho trung tâm bảo hành Khi khách hàng qua lấy máy, phận hỗ trợ kỹ thuật dùng phần mềm MWG để thao tác trả khách để máy khơng tồn kho Sơ đồ dòng liệu (DFD): Lưu đồ dòng liệu: III Thực tế chu trình doanh thu ( bán hàng) siêu thị điện thoại Thế Giới Di Động Giao diện phần mềm MWG: Khi khách hàng trực tiếp đến mua hàng siêu thị, nhân viên tư vấn tiếp nhận yêu cầu kiểm tra hàng tồn kho, lịch sử đặt hàng khách, công nợ phải thu khách hàng qua phần mềm MWG điện thoại, cách truy cập tool bán hàng Chọn sản phẩm cần tìm: giao diện sản phẩm thị tồn bao nhiêu, giá thành, màu sắc, cấu hình sản phẩm Nếu đơn hàng chấp nhận, nhân viên tư vấn nhập liệu thông tin khách hàng: SĐT, họ tên, địa chỉ, mã số thuế Bằng cách kéo xuống có phần nhập thơng tin khách hàng: Nhập xong bấm lưu, sau lưu xong phần mềm tự động tạo đơn hàng xuất đơn hàng hình: Sau tạo đơn đặt hàng xong, hệ thống tự động chuyển thông tin qua phần mềm ERP thu ngân Khách hàng qua quầy thu ngân , thu ngân sử dụng phần mềm ERP tìm đơn hàng mà nhân viên tư vấn vừa tạo, mở cập nhật tiền vào thao tác bấm xuất hàng, tồn kho sản phẩm A giảm 1, tiền tài khoản ERP thu ngân tăng thêm giá trị sản phẩm A 10 Khi xuất hàng hệ thống ERP ngầm tạo hóa đơn điện từ, tự động in biên lai Nếu khách hàng muốn lấy hóa đơn có cách: 1, Yêu cầu thu ngân in, thu ngân mở ERP in cho khách 2, Khách hàng truy cập trang web hóa đơn điện tử để tải tự in 11 Sau toán xong khách hàng nhận máy kết thúc trình bán hàng Cuối ngày thu ngân tổng hợp số lượng bán phần mềm ERP để lập báo cáo doanh thu ngày 12 Khi khách hàng thực bảo hành sản phẩm, phân hỗ trợ kĩ thuật dùng phần mềm MWG vào phần bảo hành sản phẩm nhập IMEI sản phẩm vào, phần mềm xuất thông tin mua hàng khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật nhập tình trạng lỗi, ngày hẹn lưu lại, phần mềm tự động in biên bản, liên đưa cho khách, liên chuyển cho trung tâm bảo hành Khi khách hàng qua lấy máy, phận hỗ trợ kỹ thuật dùng phần mềm MWG để thao tác trả khách để máy khơng tồn kho IV Kết luận Qua trình khảo sát, phân tích thực tế hệ thống chu trình doanh thu siêu thị điện thoại Thế Giới Di Động, chúng em thấy với việc sử dụng phần mềm, máy tính vào cơng việc kiểm sốt, kiểm tra tổng hợp,… tiến trình cơng việc có phần nhanh chóng xác nhiều, góp phần quan trọng vào trình phát triển hệ thống quản lý Ngày nay, với xu hướng công nghệ thông tin ngày phát triển đòi hỏi doanh nghiệp khơng ngừng thiết kế hệ thống thông tin Hệ thống có khả đưa đến tiện dụng hữu ích cho nhân viên cơng việc nói chung, sai sót mắc phải để xử lý khắc phục Hệ thống quản lý bán hàng phần nhỏ hệ thống quản lý, kinh doanh, hệ thống thơng tin liên kết trở thành phận quan trọng hệ thống quản lý thống Khi thao tác thủ công thay hệ thống tự động hóa hệ thống quản lý Mặc dù cố gắng tìm hiểu chu trình bán hàng siêu thị điện thoại Thế Giới Di Động thời gian, thơng tin hạn chế trình độ hiểu biết nhóm chúng em chưa nhiều nên việc phân tích hệ thống khơng tránh khỏi thiếu sót, mong thầy giúp đỡ để chúng em đạt kết cao Chúc thấy sức khỏe thành công sống ! 13