phân tích hệ thống quản lý nhân sự

Nói chung, nhân sự là một yếu tố quan trọng quyết định đến hoạt động, sự tồn tại của bất kỳ một cơ quan hành chính nào. Vì thế, quản lý nhân sự là một đề tài mà gần như tất cả các cơ quan hành chính đều quan tâm đến, bởi nó quyết định sự hoạt động của cơ quan có hiệu quả hay không, công tác quản lý vấn đề nhân sự của cơ quan có tối ưu để cơ quan hoạt động tốt hay không... Đặc biệt là trong ngành công an chúng ta quản lý nhân sự lại càng là một vấn đề cấp thiết. Bởi do những đặc điểm riêng của ngành, người làm công tác quản lý nhân sự trong ngành công an luôn luôn cần phải nắm rõ quân số, đặc điểm, quá trình công tác, khen thưởng kỷ luật của từng cán bộ, chiến sỹ trong cơ quan để có thể theo dõi, kịp thời báo cáo với cấp trên khi có yêu cầu, có những đề xuất, góp ý đối với phòng quản lý về vấn đề nhân sự để góp phần làm cho đời sống của cán bộ, chiến sỹ được nâng cao từ đó có thể toàn tâm, toàn ý làm việc chiến đấu phục vụ nhân dân, phục vụ Tổ Quốc. Qua đó, ta thấy rằng vấn đề quản lý nhân sự luôn luôn là một vấn đề cấp thiết. Vì lí do đó, em mạnh dạn chọn: “Quản lý nhân sự” làm đề tài thực tập tốt chuyên ngành của mình. Qua một thời gian nghiên cứu công cụ, ngôn ngữ lập trình Micrsoft Access với sự hướng dẫn của thầy Nguyễn Anh Hoàn. Mục đích chương trình là góp phần đưa nhữn ứng dụng của công nghệ tin học vào công việc quản lý nhân sự. Với một thời gian ngắn vừa tìm hiểu và nghiên cứu, chưa có nhiều kinh nghiệm trong công tác quản lý nên chương trình “Quản lý nhân sự” còn nhiều hạn chế và thiếu xót em rất mong nhận sự đóng góp ý kiến và hướng dẫn thêm của thầy để chương trình của em được hoàn thiện hơn.

LỜI MỞ ĐẦU Nói chung, nhân sự là một yếu tố quan trọng quyết định đến hoạt động, sự tồn tại của bất kỳ một cơ quan hành chính nào. Vì thế, quản lý nhân sự là một đề tài mà gần như tất cả các cơ quan hành chính đều quan tâm đến, bởi nó quyết định sự hoạt động của cơ quan có hiệu quả hay không, công tác quản lý vấn đề nhân sự của cơ quan có tối ưu để cơ quan hoạt động tốt hay không . Đặc biệt là trong ngành công an chúng ta quản lý nhân sự lại càng là một vấn đề cấp thiết. Bởi do những đặc điểm riêng của ngành, người làm công tác quản lý nhân sự trong ngành công an luôn luôn cần phải nắm rõ quân số, đặc điểm, quá trình công tác, khen thưởng kỷ luật của từng cán bộ, chiến sỹ trong cơ quan để có thể theo dõi, kịp thời báo cáo với cấp trên khi có yêu cầu, có những đề xuất, góp ý đối với phòng quản lý về vấn đề nhân sự để góp phần làm cho đời sống của cán bộ, chiến sỹ được nâng cao từ đó có thể toàn tâm, toàn ý làm việc chiến đấu phục vụ nhân dân, phục vụ Tổ Quốc. Qua đó, ta thấy rằng vấn đề quản lý nhân sự luôn luôn là một vấn đề cấp thiết. Vì lí do đó, em mạnh dạn chọn: “Quản lý nhân sự” làm đề tài thực tập tốt chuyên ngành của mình. Qua một thời gian nghiên cứu công cụ, ngôn ngữ lập trình Micrsoft Access với sự hướng dẫn của thầy Nguyễn Anh Hoàn. Mục đích chương trình là góp phần đưa nhữn ứng dụng của công nghệ tin học vào công việc quản lý nhân sự. Với một thời gian ngắn vừa tìm hiểu và nghiên cứu, chưa có nhiều kinh nghiệm trong công tác quản lý nên chương trình “Quản lý nhân sự” còn nhiều hạn chế và thiếu xót em rất mong nhận sự đóng góp ý kiến và hướng dẫn thêm của thầy để chương trình của em được hoàn thiện hơn. 1 PHẦN I KHẢO SÁT VÀ XÁC LẬP PHẠM VI HỆ THỐNG Cơ quan cần khảo sát ở đề tài này là Cục V26 BCA.Tại Cục V26 hiện nay mọi công việc về quản lý nhân sự đều phải làm bằng thủ công, rất bất tiện và tốn thời gian. 1. Cơ cấu tổ chức và sự phân công công tác: Cục có các bộ phận sau: + Ban lãnh đạo (gồm một Cục trưởng và 2 Cục phó). + 12 phòng ban - Phòng tham mưu tổng hợp - Phòng thi hành án - Phòng tổ chức - Phòng chính trị - Văn phòng Đảng/Đoàn - Phòng khoa học - Phòng chinh sát - Phòng giáo dục - Phòng cơ sở giáo dục - Phòng hậu cần - Phòng sản xuất - Phòng bảo vệ Cơ cấu làm việc: làm theo chức năng nhiệm vụ được phân công 2. Công việc hiện tại của cán bộ quản lý: QLCB của một cục trong lực lượng Công An Nhân Dân do dặc thù của ngành nên khi có một cán bộ mới chuyển đến thì mọi hồ sơ giấy tờ được cán bộ mang trực tiếp đến đơn vị nộp tại phòng tổ chức cán bộ, cán bộ làm công việc quản lý sẽ tiếp nhận hồ sơ lập và lưu vào kho hồ sơ cán bộ. Cán bộ mới chuyển về sẽ được lãnh đạo cục phân công vào một phòng ban nào đó và giao công việc cụ thể. Khi tới niên hạn lên lương hoặc lên hàm thì cán bộ quản lý phải kiểm tra tất cả các hồ sơ trong đơn vị mình (các quyết định lên lương hoặc các 2 quyết định lên hàm) kết hợp với danh sách từ những phòng ban cơ sở gửi lên (do các cán bộ tới niên hạn lên lương hoặc lên hàm đăng ký và lập danh sách), sau một thời gian kiểm tra thì làm danh sách đề xuất lên lương hoặc lên hàm gửi lên lãnh đạo Cục. Lãnh đạo cục sẽ xem xét danh sách lên lương hoặc lên hàm và ký duyệt sau đó gửi quay trở lại phòng tổ chức cán bộ và phòng tổ chức cán bộ sẽ công bố đến từng cán bộ và lưu vào hồ sơ cán bộ. Khi tới niên hạn nghỉ hưu cũng vậy cán bộ quản lý phải kiểm tra tất cả các hồ sơ của cán bộ trong đơn vị xem ai đã đến tuổi nghỉ hưu để lập danh sách và đánh quyết định rồi gửi lên cho lãnh đạo ký duyệt rồi chuyển đến các phòng ban cho cán bộ. Đối với những cán bộ chưa đến tuổi nghỉ hưu mà xin nghỉ hưu trước tuổi thì phải gửi đơn lên phòng tổ chức sau đó cán bộ ở phòng tổ chức sẽ chuyển đơn lên cho lãnh đạo cục duyệt. Sau khi lãnh đạo cục ký duyệt đơn thì đơn đó lại được chuyển về cho phòng tổ chức và phòng tổ chức sẽ chuyển đến cho cán bộ. Khi có yêu cầu công tác của lãnh đạo cục gửi xuống thì phòng nghiệp vụ đề xuất làm kế hoạch được lãnh đạo cục duyệt phòng cử cán bộ đi đến cơ sở. Khi lãnh đạo cục có yêu cầu xem danh sách cán bộ hay các thông tin về cán bộ như lương, cấp hàm, trình độ, danh sách cán bộ nghỉ hưu… thì cán bộ quản lý phải lấy tất cả các hồ sơ của cán bộ ra để thống kê sau đó lập báo cáo gửi lên cho lãnh đạo cục. Trong một năm cán bộ quản lý phòng tổ chức cán bộ phải thống kê theo các yêu cầu của lãnh đạo vào đợt tổng kết 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm thống kê danh sách Đoàn viên, Đảng viên, quân số từng phòng ban, theo cấp hàm và lập báo cáo để gửi lên lãnh đạo cục. Những bất cập trong công tác quản lý cán bộ của đơn vị: Ta thấy phương pháp này của cơ quan là không chặt chẽ và không triệt để. Có khi gây ra sự thiếu sót một vài cán bộ khi tới niên hạn lên lương. Mà làm như vậy sẽ rất mất thời gian, khi đang làm công việc này thì gây ùn tắc những công việc khác. Trong đơn vị chỉ có một nguời quản lý về nhân sự cho nên khi tới niên hạn lên lương hay nghỉ hưu thì đẫn đến sự làm việc quá tải của người quản lý. Các nhu cầu tìm kiếm rất phức tạp để lấy một số thông tin về một vài cán bộ nào đó thì người nhân viên đó phải mất một thời gian nhất định thì mới lấy được thông tin về người cán bộ đó. Khi thống kê quân số theo phòng ban thì phải mất vài tiếng đồng hồ mới có thể làm xong. Cũng tương tự như vậy khi thống kê theo cấp hàm, đưa ra danh sách Đoàn viên, Đảng 3 viên nhân viên đó phải tìm lại hồ sơ của từng cán bộ để có được danh sách đó. 3. Mục đích của đề tài: Đề tài thực hiện nhằm mục đích sau: - Hạn chế tối thiểu công việc xử lý thủ công. - Tạo ra một giao diện thuận tiện cho người sử dụng. - Hạn chế những thông tin dư thừa, trùng lặp không cần thiết. - Tổng hợp đầy đủ,chính xác, kịp thời các thông tin về từng nhân sự. - Lưu trữ thông tin về từng nhân sự trong thời gian lâu dài. - Lưu trữ thông tin khi thay đổi, thêm mới, sửa, xoá 4. Mô tả bài toán quản lý nhân sự: - Bài toán QLNS phải đảm nhận các chức năng lưu trữ và bảo toàn dữ liệu. - Xây dựng và thiết kế hệ thống chương trình dưới hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access. - Khai thác cơ sở dữ liệu bằng ngôn ngữ SQL. - Cung cấp thông tin tổng hợp, thống kê chính xác và kịp thời phục vụ công tác quản lý. 4 PHẦN II PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 1. BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG 74Qua 5 QUẢN LÝ NHÂN SỰ Quản lý Lý lịch Quản lý Công tác ĐX lên lươn g QĐ lên lươn g Đề xuấ t tăn g QĐ tăn g hà m Quản lý Xử lý Tìm kiếm Tìm kiếm theo trình độ TK theo cấp h mà Tìm kiếm theo mức lương TK theo phòng ban Timg kiếm theo tên Báo cáo Thống kê Đo n viênà Thống kê cấp h mà Thống kê trình độ T/Báo tăng giảm n/sự B/c ds phòng ban Thống kê Đảng viên B/c ds cán bộ đã nghỉ Hệ thống quản lý nhân sự gồm có bốn chức năng: Quản lý, Xử lý, Tìm kiếm, Báo cáo. */ Chức năng quản lý: là Quản lý Hồ sơ của cán bộ và Quản lý công tác, hồ sơ này do lãnh đạo cục gửi tới. Hồ sơ cán bộ được chức năng quản lý lưu vào kho gọi là kho Hồ sơ. Khi Lãnh đạo Cục có yêu cầu xem danh sách cán bộ hay các thông tin về cán bộ thì chức năng quản lý sẽ lấy Hồ sơ cán bộ từ kho Hồ sơ và gửi Danh sách cán bộ cho Lãnh đạo Cục. Chức năng này còn cập nhật quyết định kỷ luật và quyết định khen thưởng của cán bộ khi lãnh đạo Cục gửi quyết định tới bộ phận cập nhật và lưu các quyết định trên. Khi đến niên hạn nghỉ hưu của cán bộ thì chức năng Quản lý sẽ lấy từ kho hồ sơ Hồ sơ Danh sách đề xuất nghỉ hưu của những cán bộ đến tuổi nghỉ hưuvà những cán bộ chưa đến tuổi nhưng có đơn xin nghỉ hưu trước tuổi gửi cho lãnh đạo Cục, Lãnh đạo cục duyệt danh sách và đơn xin nghỉ hưu và gửi lại cho chức năng quản lý, chức năng này sẽ gửi quyết định nghỉ hưu đến cho cán bộ và lưu vào kho Hồ sơ lưu. Khi lãnh đạo cục có yêu cầu xem các thông tin về cán bộ thì chức năng Quản lý sẽ lấy thông tin từ kho Hồ sơ và gửi cho lãnh đạo cục. Khi có yêu cầu công tác của lãnh đạo cục thì chức năng Quản lý sẽ gửi Quyết định công tác tới cán bộ. */ Chức năng Xử lý: là chức năng chuyên xử lý về lương và cấp hàm. Chức năng xử lý lấy từ kho hồ sơ những cán bộ những cán bộ đã đến niên hạn lên lương hoặc lên hàm để gửi đề xuất lên lãnh đạo cục, sau khi lãnh đạo cục duyệt danh sách lên lương hoặc lên hàm thì gửi lại cho chức năng Xử lý và chức năng Xử lý sẽ gửi quyết định đến cán bộ. */ Chức năng tìm kiếm: là tìm kiếm theo yêu cầu của cấp trên như: trình độ, cấp hàm, mức lương, phòng ban . Khi Lãnh đạo Cục yêu cầu tìm kiếm thì chức năng Tìm kiếm này sẽ lấy từ kho Hồ sơ những thông tin đúng như yêu cầu tìm kiếm của Lãnh đạo sau đó báo cáo lên Lãnh đạo Cục. 6 */ Chức năng báo cáo: là báo cáo thống kê theo yêu cầu của cấp trên như: Báo cáo danh sách cán bộ nghỉ hưu, Báo cáo tăng giảm nhân sự của Cục, Báo cáo danh sách phòng ban, Thống kê Đảng viên, Đoàn viên, thống kê Cấp hàm, Thống kê theo trình độ. Khi Lãnh đạo Cục yêu cầu Báo cáo thống kê thì chức năng Báo cáo sẽ lấy từ kho Hồ sơ những thông tin theo đúng yêu cầu của Lãnh đạo Cục, sau đó trả lời báo cáo cho Lãnh đạo Cục. Phân rã chức năng Quản lý: Khi có một cán bộ mới chuyển đến thì Hồ sơ lý lịch của cán bộ đó được đưa vào chức năng Quản lý lý lịch. Lãnh đạo cục có yêu cầu xem các thông tin về cán bộ thì chức năng Quản lý lý lịch lấy từ kho hồ sơ để lập danh sách gửi đến lãnh đạo cục. Chức năng Quản lý công tác được lấy từ kho Hồ sơ và QT công tác. Khi có yêu cầu đi công tác của lãnh đạo cục thì chức năng Quản lý công tác sẽ gửi quyết đi công tác đến cán bộ. Đối với những cán bộ đã đến tuổi nghỉ hưu và những cán bộ xin nghỉ hưu trước tuổi (phải có Đơn xin nghỉ hưu) thì chức năng Quản lý công tác sẽ lấy thông tin từ kho Hồ sơ để lập danh sách và gửi lên lãnh đạo cục danh sách đề xuất nghỉ hưu, sau khi duyệt lãnh đạo cục lại gửi lại cho chức năng Quản lý công tác và chức năng này sẽ chuyển đến cho cán bộ quyết định nghỉ hưu. Phân rã chức năng Xử lý: Chức năng Đề xuất tăng hàm lấy từ kho Hồ sơ những cán bộ đã đến niên hạn lên hàm và gửi đến Lãnh đạo Cục danh sách đề xuất tăng hàm, tại đây Lãnh đạo Cục sẽ duyệt Danh sách và gửi Danh sách những cán bộ được tăng hàm tới chức năng Quyết định tăng hàm. Bộ phận này sẽ gửi Quyết định tăng hàm tới cán bộ và lưu vào kho Hồ sơ. Chức năng Đề xuất lên lương lấy từ kho Hồ sơ những cán bộ đã đến niên hạn lên lương và gửi đến Lãnh đạo Cục danh sách đề xuất lên lương, tại đây Lãnh đạo Cục sẽ duyệt Danh sách và gửi Danh sách những cán bộ được lên lương tới chức năng Quyết định lên lương. Bộ phận này sẽ gửi Quyết định lên lương tới cán bộ và lưu vào kho Hồ sơ Phân rã chức năng tìm kiếm: 7 Khi Lãnh đạo Cục yêu cầu tìm kiếm theo trình độ (cụ thể là tên trình độ: Trung học, Cao Đẳng, Đại học . thì chức năng Tìm kiếm theo trình độ này sẽ lấy từ kho hồ sơ cán bộ, phòng ban, chức vụ, cấp hàm và lập danh sách cán bộ gửi đến Lãnh đạo Cục những trình độ theo đúng yêu cầu. Cũng tương tự như vậy đối với những chức năng tìm kiếm khác trong hệ thống. Phân rã chức năng báo cáo: Chức năng Báo cáo là chức năng chuyên dùng để thống kê báo cáo như: Danh sách cán bộ đã nghỉ hưu, thống kê trình độ của cán bộ, thống kê theo cấp hàm hay đưa ra danh sách Đảng viên, Đoàn Viên cũng như tăng, giảm nhân sự của các Phòng ban theo yêu cầu của Lãnh đạo Cục. Đối với chức năng Báo cáo danh sách cán bộ đã nghỉ hưu thì khi có yêu cầu báo cáo của Lãnh đạo Cục, chức năng này sẽ lấy Danh sách cán bộ đã nghỉ hưu từ kho Cán bộ nghỉ hưu để gửi đến Lãnh đạo Cục. Với chức năng Thống kê Trình độ: Khi Lãnh đạo Cục yêu cầu báo cáo thì chức năng này sẽ lấy từ kho Hồ sơ cán bộ danh sách theo trình độ (cụ thể như: trung học gồm bao nhiêu cán bộ, Cao Đẳng bao nhiêu, Đại học bao nhiêu, trên Đại học bao nhiêu) sau đó gửi báo cáo lên Lãnh đạo cục. Tương tự như vậy khi Lãnh đạo Cục yêu cầu báo cáo theo cấp hàm ( cụ thể như: Hạ sỹ quan có bao nhiêu cán bộ, Sỹ quan có bao nhiêu cán bộ, mà trong đó Thiếu uý bao nhiêu,Trung uý bao nhiêu, Chức năng thống kê cấp hàm sẽ lấy từ kho Hồ sơ cán bộ Danh sách cấp hàm để báo cáo lên Lãnh đạo Cục. Đối với chức năng đưa ra danh sách Đảng viên, Đoàn viên cũng lấy từ kho Hồ sơ cán bộ Tổng số Đảng viên, Đoàn viên kèm theo Danh sách để báo cáo lên Lãnh đạo Cục khi Lãnh đạo Cục có yêu cầu. Chức năng Báo cáo tăng, giảm nhân sự cũng lấy thông tin từ Kho Hồ sơ cán bộ để đưa ra Danh sách tăng, giảm nhân sự để báo cáo Lãnh đạo Cục khi Lãnh đạo Cục có yêu cầu. Tương tự, khi Lãnh đạo Cục yêu cầu báo cáo danh sách các Phòng ban thì chức năng Báo cáo danh sách phòng ban này sẽ lấy từ kho Hồ sơ cán bộ Danh sách Phòng ban báo cáo lên Lãnh đạo Cục. 8 2. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC KHUNG CẢNH Yêu cầu Nhập DS Kết quả 3. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC ĐỈNH QĐ đi công tác 9 Quản lý Tìm kiếm Xử lý Báo cáo Cán bộ Lãnh đạo cục QĐ nghỉ hưu DS Cán bộ Y/c xem ds cán bộ Duyệt nghỉ hưu Đề xuất nghỉ hưu Y/C tìm i kiếm Báo cáo Đơn xin nghỉ hưu QĐ lên h mà QĐ lên lương Xin nghỉ hưu Hồ sơ Nộp hồ sơ QĐ đi công tác Hồ sơ lưu QLNS ục Cán bộ 4.BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH 4.1 Phân rã chức năng Quản lý: 10 Lãnh đạo cục Hồ sơ lưu Y/C báo cáo Báo cáo ĐX lên lương Đề xuất tăng h mà DS duyệt lên lương DS duyệt tăng h mà Quản lý công tác Quản lý Lý lịch Cán bộ QT công tác Hồ sơ lý lịch QT công tác Hồ sơ Đơn/ QĐ xin nghỉ hưu Lãnh đạ o c ụ c Duyệt nghỉ hưu DS cán bộ YC xem DS CB QĐ đi công tác QĐ đi công tác