PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng đáp ứng các yêu cầu sau: • Thực hiện công việc bán hàng cho khách hàng. • Nhập hàng mới.

ĐH KINH TẾ QUỐC DÂN – BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN MỤC LỤC PHÁT BIỂU YÊU CẦU .3 ĐẶC TẢ CHỨC NĂNG 3 I. GIỚI THIỆU .3 1. Mục đích .3 2. Phạm vi dự án .3 II. MÔ TẢ TỔNG THỂ .4 III. MÔ HÌNH LUỒNG DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG 5 1. Biểu đồ phân cấp chức năng: 6 2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh: .8 3. Biều đồ luồng dữ liệu mức đỉnh .10 4. Chức năng nhập hàng .13 5. Chức năng bán hàng .14 6. Chức năng thông kê 15 7. Quản trị và tìm kiếm thông tin .17 8. Chức năng bảo mật .18 IV. ĐẶC TẢ CÁC CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG 20 1. Chức năng nhập hàng .20 a. Chức năng cập nhập thông tin hàng hoá .20 b. Chức năng lưu thông tin chuyến hàng 21 2. Chức năng quản lý bán hàng 21 a. Quản lý hoá đơn bán hàng 21 b. Chức năng quản lý ca làm 22 3. Chức năng thông kê 22 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG ĐH KINH TẾ QUỐC DÂN – BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN a. Thống kê danh mục hàng hoá .22 b. Thống kê hàng tồn đọng .23 c. Thống kê doanh thu 23 d. Thống kê hàng bán chạy .23 4. Chức năng quản trị và tìm kiếm .24 a. Chức năng cập nhật giá .24 b. Chức năng cập nhật danh sách Account .24 c. Tìm kiếm thông tin .24 5. Chức năng bảo mật .25 a. Chức năng quản lý Account .25 b. Chức năng đăng ký Account 25 c. Chức năng đổi Password 26 V. BIỂU ĐỒ THỰC THỂ LIÊN KẾT: 26 IV. KẾT LUẬN 29 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG ĐH KINH TẾ QUỐC DÂN – BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG PHÁT BIỂU YÊU CẦU Yêu cầu phân tích thiết kế một hệ thống quản lý bán hàng trong siêu thị. Mô tả quy trình bán hàng như sau: Hàng sẽ được nhập về kho, rồi được dán giá và barcode, phân loại sau đó chuyển vào các gian hàng. Khách hàng sẽ lấy giỏ hàng và tới các gian hàng chọn mặt hàng cần mua. Sau khi đã chọn đủ các mặt hàng cần mua, người mua hàng ra quầy thu ngân thanh toán. Nhân viên thu ngân quét nhãn mặt hàng chương trình tự động tính tiền và in hóa đơn ra cho khách. ĐẶC TẢ CHỨC NĂNG I. GIỚI THIỆU 1. Mục đích Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng đáp ứng các yêu cầu sau: • Thực hiện công việc bán hàng cho khách hàng. • Nhập hàng mới. • Quản lý hoá đơn. • Thực hiện lưu trữ, tìm kiếm, thống kê và cập nhập thông tin mới. • Thông kê doanh thu, thực trạng tiêu thụ của các mặt hàng. • Bảo mật tốt: phân quyền và phạm vi xử lý thông tin. • Giao diện đẹp, dễ sử dụng. 2. Phạm vi dự án Là một hệ thống nhỏ quản lý bán hàng trong một siêu thị, với hệ thống nhân sự: • Người quản lý • Nhân viên bán hàng • Nhân viên quản lý kho Và các thành phần trong hệ thống bao gồm: • Kho Account: chứa các thông tin tài khoản người dùng PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG ĐH KINH TẾ QUỐC DÂN – BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN • Kho thông tin hàng hoá: các thông tin về mặt hàng (mã hàng, tên hàng, giá cả…) • Kho hoá đơn: chứa các thông tin hoá đơn (hoá đơn nhập hàng, hoá đơn bán hàng). • Kho ca làm: chứa các thông tin về ca làm việc của nhân viên Trong thời gian tới, nếu có điều kiện về thời gian, chúng tôi sẽ phân tích một hệ thông lớn bán hàng lớn hơn bao gồm nhiều đại lý nhỏ. Hệ thống sẽ phân ra nhiều phân hệ nhỏ như: Phân hệ bán hàng, phân hệ mua hàng, phân hệ bán lẻ, phân hệ kho v.v. II. MÔ TẢ TỔNG THỂ Như đã nói ở phần phạm vi của hệ thống, hệ thống quản lý bán hàng trong siêu thi gồm ba đối tượng sử dụng chính: • Nhân viên bán hàng: quản lý việc bán hàng • Nhân viên quản lý kho: quản lý nhập xuất hàng. • Người quản lý: quản lý toàn bộ siêu thị và các nhân viên. Cửa hàng bán hàng theo hình thức một siêu thị nhỏ được mô tả với các chức năng sau: Bán hàng: Sau khi chọn xong hàng hoá, khách hàng đến bàn thanh toán, nhân viên bán hàng sẽ nhập hoá đơn căn cứ vào mã hàng và số lượng hàng hoá. Hệ thống sẽ tự động in hoá đơn cho khách hàng đồng thời lưu các thông tin vào kho hoá đơn. Để thuận lợi cho việc bán hàng, khi nhập mã hàng hệ thống sẽ tự động hiện thị tên hàng vào bên cột TÊN HÀNG và giá hàng ở cột GIÁ. Sau khi nhập đầy đủ thông tin và số lượng hàng hoá hệ thống tự động tính tiền và hiển thị ở mục THÀNH TIỀN. Nhập hàng: Khi có nhu cầu thêm hàng hoá, người quản lý sẽ liên hệ và đặt hàng với nhà cung cấp. Nếu yêu cầu hàng hoá là những mặt hàng mới hoặc mặt hàng cũ nhưng có thay đổi về giá cả thì người quản lý và Nhà cung cấp sẽ thoả thuận với nhau. Nếu các mặt hàng không có gì thay đổi thì người quản lý chỉ cần yêu cầu số lượng với Nhà cung cấp. Giá nhập của các mặt hàng chỉ có người quản lý và Nhà cung cấp biết. Nhân viên nhập hàng chỉ có vai trò nghiệm thu hàng hoá, nhập các thông tin mới vào hệ thống còn hoá đơn nhập hàng thì được gửi trực tiếp tới người quản lý để cập nhập thông tin nhâp/bán hàng. Trong quá trình nhập hàng, bên cạnh việc cập nhập thông tin vào kho dữ liệu hàng hoá, hệ thống sẽ lưu lại hoá đơn nhập hàng vào kho thông tin các chuyến hàng. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG ĐH KINH TẾ QUỐC DÂN – BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Thống kê và tìm kiếm: Khi cần tìm kiếm các thông tin về hàng hoá, hệ thống cung cấp một công cụ tìm kiếm theo mã hàng và tên hàng. Người quản lý có thể bao quát tình hình của cửa hàng qua các báo cáo thông kê như: thông tin về doanh thu, danh sách các mặt hàng bán chạy… từ đó làm cơ sở cho việc quản lý hoạch định chiến lược kinh doanh cho cửa hàng. Bảo mật: Để phân quyền sử dụng cho người dùng. Sau khi nhận phần mềm trong danh sách chỉ có Account của người quản lý và người quản lý sẽ biết được Password do nhà sản xuất phần mềm cung cấp để đăng nhập. Sauk hi đăng nhập người quản lý sẽ thay đổi Password để đảm bảo tính bảo mật của hệ thống. Sau đó người quản lý sẽ cung cấp các Account cho riêng các nhân viên để các nhân viên có thể đăng nhập vào hệ thống. Chỉ khi đăng nhập vào hệ thống thì người sử dụng mới có thể xử lý các thông tin và thao tác trên hệ thống. Trong đó, Account của người quản lý có quyền xử lý thông tin toàn hệ thống. Account của nhân viên chỉ có quyền truy cập một số thông tin trên hệ thống. Quản trị: người quản lý có quyền trên toàn hệ thống, có thể sửa đổi và cập nhập đơn giá của hàng hoá, danh sách của nhân viên công ty, đưa ra định hướng kinh doanh dựa vào những thống kê bán hàng, doanh thu. III.MÔ HÌNH LUỒNG DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG Trên cơ sở phạm vi và mục đích của hệ thống, chúng tôi đưa ra các mô hình và các thao tác để giải quyết bài toán. Phân tích các đối tượng của hệ thống: • Người quản lý: Là người có khả năng truy cập đến mọi thành phần của hệ thống. • Nhân viên nhập hàng: Có nhiệm vụ nhập các thông tin về hàng hoá khi có hàng hoá nhập kho. Nhân viên nhập hàng chỉ có quyền truy nhập một số chức năng của hệ thống: tìm kiếm thông tin về hàng hoá đã nhập, hàng hoá tồn đọng… • Nhân viên bán hàng: Có nhiệm vụ bán hàng, nhập hoá đơn bán hàng, thông tin hàng hoá bán cho khách hàng. Nhân viên bán hàng chỉ có quyền truy nhập một số PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG ĐH KINH TẾ QUỐC DÂN – BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN chức năng trong hệ thống như: Tìm kiếm thông tin về khách hàng, danh mục hàng hoá, tìm kiếm thông tin về ca làm việc… • Kho thông tin hàng hoá: Chứa các thông tin về hàng hoá, bao gồm các thông tin: Tên hàng hóa, mã hàng hoá, số lượng, đơn giá… và các thông tin về hàng hoá nhập mới, hàng hoá có đơn giá thay đổi, hàng tồn đọng… • Kho thông tin hoá đơn: Bao gồm các thông tin về hoá đơn nhập hàng, hoá đơn bán hàng. • Kho thông tin ca làm: Chứa các thông tin về ca làm của nhân viên. • Kho thông tin Account: Chứa các thông tin của người quản lý, nhân viên và thông tin về Account của họ. • Kho thông tin doanh thu: Chứa thông tin về doanh thu. Kho này cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo doanh thu định kì và đưa ra báo cáo cho người quản lý. Từ các đối tượng được nêu ở trên chúng tôi sẽ đi vào phân tích hệ thống chi tiết hơn trên các dạng biểu đồ: 1. Biểu đồ phân cấp chức năng: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG ĐH KINH TẾ QUỐC DÂN – BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Hình 1: Biểu đồ phân cấp chức năng Phân tích biểu đồ: 1. Quản trị hệ thống: do người quản lý thực hiện • Tìm kiếm thông tin và cập nhập danh sách Account. • Tìm kiếm thông tin và cập nhập đơn giá hàng. • Tìm kiếm các thông tin thống kê, báo cáo. 2. Quản lý kho: do nhân viên thực hiện. • Thực hiện việc nhập/xuất hàng hoá. • Cập nhập và tìm kiếm thông tin hàng hoá. • Lưu chuyển thông tin chuyến hàng. 3. Quản lý bán hàng • Nhập hoá đơn bán hàng. • In hoá đơn bán hàng PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG ĐH KINH TẾ QUỐC DÂN – BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN • Tổng kết và lưu thông tin bán hàng. 4. Thống kê. • Thống kê danh mục hàng hoá. • Thống kê và quản lý hàng tồn đọng. • Báo cáo doanh thu. • Thống kê hàng bán chạy 5. Bảo mật. • Quản lý đăng nhập: dựa vào các thông tin về Account để kiểm tra điều kiện cho phép đăng nhập vào hệ thống • Đăng kí Accout: tạo Accout đăng nhập vào hệ thống • Đổi thông tin người dung và PassWord: thay đổi thông tin về người dung và PassWord khi cần thiết. 2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG ĐH KINH TẾ QUỐC DÂN – BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Hình 2: biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Phân tích biểu đồ: Biểu đồ khung cảnh của hệ thống quản lý bán hàng trong siêu thị bao gồm các thành phần sau: Có 3 tác nhân ngoài: Người quản lý: dựa vào biểu đồ ta thấy người quản lý làm những công việc sau: • (1) Đăng nhập vào hệ thống để có thể sử dụng được hệ thống. • (2) Cập nhập danh sách Account để hệ thống quản lý việc đăng ký tài khoản của các nhân viên • (3) Cập nhập bảng giá các mặt hàng bao gồm: giá nhập (do nhà cung cấp(NCC) và người quản lý thoả thuận) và giá bán (do người quản lý quy định) • (4) Người quản lý có quyền xem thông tin về các mặt hàng như: số hàng đã bán, số hàng còn, số hàng bán chạy nhất, số hàng tồn đọng, danh sách hoá đơn, doanh thu… qua hệ thống PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG ĐH KINH TẾ QUỐC DÂN – BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN • Đổi Password Nhân viên nhập hàng: Qua biểu ta thấy nhân viên bán hàng thực hiện các công việc sau: • (5) Đăng nhập vào hệ thống để làm việc (khi chưa có Account thì phải đăng ký Account). • (6) Nhập thông tin hàng hoá bao gồm các thông tin như: tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lượng, đơn vị, hạn sử dụng. • (7) Tìm kiếm và xem danh mục hàng hoá. • Đổi Password Nhân viên bán hàng: Làm những công việc sau: • (8) Đăng nhập vào hệ thống để sử dụng hệ thống (nếu chưa có Account thì phải đăng kí Account ). • (9) Cập nhập hoá đơn khi bán hàng. Hoá đơn đưa ra các thông tin: tên sản phẩm, mã vạch, số lượng , đơn vị, số tiền, tổng tiền. • (10) Họ có thể tìm kiếm thông tin và xem thông tin về ca bán hàng của mình trên hệ thống để nghiệm thu với người quản lý. • (11) Truy cập vào hệ thống để xem thông tin về hàng hoá để tiện cho việc bán hàng • Đổi Password. 3. Biều đồ luồng dữ liệu mức đỉnh PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG