Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại cửa hàng bán máy vi tính Nguyễn Hoàng

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại cửa hàng bán máy vi tính Nguyễn Hoàng

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lời nói đầu Với sự phát triển của đất nước ta hiện nay, ngành Tin học có một vai trò quan trọng đối với sự phát triển Kinh tế - Xã hội của đất nước. Tin học giúp con người quản lý được các dữ liệu, thông tin, quản lý nhân sự v.v . Một cách dễ dàng, chính xác và tiêu tốn ít thời gian. Chính vì vậy Việt Nam đã coi Công nghệ thông tin là mục tiêu, là động lực của sự phát triển Kinh tế - Xã hội. Hiện nay đại đa số các Công ty đã đưa Tin học hóa một số công việc. Ví dụ như: Quản lý số liệu, xử lý các số liệu và các văn bản, quản lý nhân sự v.v . Làm cho lợi ích của Công ty ngày càng được nâng cao. Lợi nhuận là một trong những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp, phản ánh hiệu quả cuối cùng của các hoạt động sản xuất kinh doanh. Do vậy, mục đích cao nhất của mỗi doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiện nay là tối đa hóa lợi nhuận. Có lợi nhuận doanh nghiệp mới có nguồn vốn để hình thành các quỹ (quỹ dự phòng, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, sản xuất kinh doanh) và thực hiện nghĩa vụ với Nhà Nước. Qua một thời gian thực tập em đã chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại cửa hàng bán máy vi tính Nguyễn Hoàng “. 1 SV: Lã Việt Đức Lớp: Tin 46B 1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC & CÔNG NGHỆ HTL . CÁC VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU, SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI, MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU. 1.1 MỤC TIÊU KHI THÀNH LẬP CÔNG TY - Tăng cường mối quan hệ hợp tác đào tạo giữa Trung tâm và các cơ sở đào tạo khác - Hỗ trợ tầng lớp thanh niên, học sinh, sinh viên, cán bộ kỹ sư, nhân viên CNTT trên toàn quốc có cơ hội tiếp cận với Công nghệ cao, tạo nên Trung tâm đào tạo,bồi dưỡng năng lực mang tính trí tuệ - Nghiên cứu khả năng triển khai và xây dựng các công trình, các phần mềm mạng máy tính, cung cấp hình thức đào tạo điện tử, đào tạo trực tuyến trên mạng. 1.2 CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY - Nhằm mục đích thực hiện Chỉ thị 97 – CP của nhà nước về “ Phổ cập tin học và Chính phủ điện tử “ và nhằm mục đích phát triển CNTT phục vụ sự nghiệp CNH,HĐH nước nhà. Đồng thời góp phần hỗ trợ và đào tạo giới tri thức trẻ, tài năng trẻ.Viện tin học ứng dụng đã thành lập “ Trung tâm đào tạo tin học HTL “ trong quá trình phát triển đã cổ phần và hiện nay là “ Công ty cổ phần phát triển nguồn nhân lực & công nghệ HTL “ 2 SV: Lã Việt Đức Lớp: Tin 46B 2 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Công ty hoạt động dựa trên tư cách pháp nhân của Viện tin học ứng dụng - Hội tin học Việt Nam và Công ty cổ phần phát triển nguồn nhân lực & công nghệ HTL - Đào tạo & phổ cập tin học cho mọi đối tượng, mọi trình độ. Chúng tôi giúp các bạn đưa Công Nghệ Thông Tin áp dụng vào các doanh nghiệp nhằm tự động hóa các thao tác. Nghiên cứu áp dụng các thành tựu của nghành Công Nghệ Thông Tin. - Nhận cung cấp , lắp đặt các thiết bị về tin học, cung cấp các phần mềm quản lý, kế toán, thiết bị mạng, tạo các trang Web, thiết kế biển quảng cáo, logo công ty,… các dịch vụ in ấn. - Nhận bảo hành, bảo trì các thiết bị tin học 1.3 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY 1) Đàm Thanh Hà – Giám Đốc 2) Đỗ Thị Hồng Hạnh – Phó Giám Đốc 3) Cao Tuyết Lan – Phụ trách đào tạo 4) Đỗ Chung Thủy – Phụ trách thiết kế 5) Nguyễn Hoàng Linh – Phụ trách công nghệ Web Giám Đốc Phòng tổ chức 3 SV: Lã Việt Đức Lớp: Tin 46B 3 Chun đề thực tập tốt nghiệp Phòng tuyển sinh Phòng kỹ thuật Phó giám đốc đào tạo Phòng đào tạo Phòng nghiên cứu Bộ mơn tin học văn phòng Bộ mơn đồ họa chun nghiệp Bộ mơn thiết kế Website Bộ mơn quản trị mạng Bộ mơn bảo trì máy tính Bộ mơn quản trị cơ sở dữ liệu Bộ mơn vẽ kỹ thuật Bộ mơn lập trình 1.4 BÀI TỐN QUẢN LÝ Qua q trình thực tập ở trung tâm được sự hướng dẫn của giám đốc Đàm Thanh Hà em đã chọn bài tốn quản lý sau : “ Xõy dựng hệ thống thụng tin quản lý bỏn hàng tại cửa hàng bỏn mỏy vi tớnh Nguyễn Hồng “ 1.4.1 : SỰ CẦN THIẾT CỦA BÀI TỐN Hiện nay cơng việc quản lý bán hàng thường được thực hiện bằng phương pháp thủ cơng dẫn đến những bất cập như: - Tốc độ cập nhật, xử lý khơng cao, khơng đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo. - Khơng đồng bộ trong việc cập nhật dẫn tới việc sai sót. 4 SV: Lã Việt Đức Lớp: Tin 46B 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài - Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ. - Thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phí lớn. - Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lí các hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tác làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề nêu trên, phù hợp với điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống.  Trong thời đại ngày nay thông tin kinh tế là vấn đề sống còn với các đơn vị kinh doanh. Đơn vị nào làm chủ được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đối trong hoạt động kinh doanh. Hơn nữa chỉ thu nhập thông tin tốt thì vẫn chưa đủ, mà phải biết bảo quản giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ. Do đó hệ thống mới phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu. Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta sẽ tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức năng có thể được thực hiện trên máy tính. Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng như quản lý, xử lý các 5 SV: Lã Việt Đức Lớp: Tin 46B 5 Chun đề thực tập tốt nghiệp hoạt động nhập mua, xuất bán hàng hố, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ… Tóm lại, mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong q trình thực hiện các hoạt động kinh doanh.  Trong việc phân tích thiét kế hệ thống chúng ta có thể áp dụng phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống. Đây là phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hố. Trước hết xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài tốn u cầu, bao qt được tồn bộ bài tốn. Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG TIN HỌC HĨA TẠI CƠNG TY NGUYỄN HỒNG VÀ GIẢI PHÁP CHO BÀI TỐN QUẢN LÝ 2.1THỰC TRẠNG TIN HỌC HĨA Ở CƠNG TY NGUYỄN HỒNG 2.1.1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC 6 SV: Lã Việt Đức Lớp: Tin 46B 6 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 2.1.2 THỰC TRẠNG TIN HỌC HÓA VÀ YÊU CẦU XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG Hiện nay công việc quản lý bán hàng thường được thực hiện bằng phương pháp thủ công dẫn đến những bất cập như: - Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo. - Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn tới việc sai sót. - Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài - Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ. - Thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phí lớn. - Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lí các hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tác 7 SV: Lã Việt Đức Lớp: Tin 46B 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp làm việc của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề nêu trên, phù hợp với điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống. 2.1.3CÁC NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG CỦA CỬA CÔNG TY a/ Nhập hàng: Hàng được chở từ tổng kho của công ty đến kho của cửa hàng, nhân viên ở bộ phận quản lý kho sẽ kiểm tra và ghi nhận lại tên sản phẩm, số lượng và chất lượng. b/ Bán hàng : Khách hàng sau khi chọn hàng cần mua, nhân viên bán hàng ghi lại tên hàng, số lượng, đơn giá từng mặt hàng (đơn giá bán có trong bảng báo giá được công ty cập nhật hàng ngày) rồi chuyển cho nhân viên thu ngân lập phiếu bán hàng và thu tiền. Đối với khách hàng quen công ty có thể cho nợ tối đa trong vòng 10 ngày. Trong phiếu bán hàng có các thông tin sau : Mã phiếu, tên người mua, ngày bán, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Đối với các phiếu bán hàng có công nợ cần ghi thêm thông tin khách quen (tên, địa chỉ, điện thoại …). Sau đó đưa cho khách đem qua bộ phận kho để nhận hàng. c/ Đổi hàng hoặc trả hàng: - Theo qui định của công ty, khách hàng có thể được phép đổi hoặc trả hàng theo các qui định sau: + Tùy vào mặt hàng có được phép đổi hoặc trả hay không. + Khi đổi hoặc trả hàng, khách hàng phải chịu khoản lệ phí chuyển đổi tương ứng (từ 0% - 10% tùy theo mặt hàng đã mua), cộng với khoản chênh lệch 8 SV: Lã Việt Đức Lớp: Tin 46B 8 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp giữa món hàng cũ và mới (nếu đổi hàng). Nếu số tiền thấp hơn tiền đã mua món hàng cũ thì khách hàng sẽ được trả lại tiền. + Số tiền khách hàng phải trả = Lệ phí chuyển đổi + Số tiền chêch lệch phải bù thêm vào mặt hàng. d/ Bảo hành : - Trong quá trình sử dụng sản phẩm của công ty nếu có vấn đề trục trặc về kỹ thuật được ghi rõ trong quy định về bảo hành thì khách hàng sẽ được công ty bảo hành nếu sản phẩm còn thời gian bảo hành. Khi công ty nhận hàng để bảo hành sẽ cung cấp một phiếu bảo hành cho khách hàng. - Không nhất thiết khách hàng là người mua hàng mới đem mặt hàng đi bảo hành (tên khách trong phiếu bảo hành có thể là tên khách hàng khác). e/ Nhập lại hàng bảo hành: Nếu hàng bảo hành không sửa được thì công ty phải đổi một món hàng cùng loại cho khách hàng. Nếu hàng bảo hành không sửa được mà công ty không còn loại hàng này thì công ty buộc phải nhập lại hàng của khách với giá đã bán ban đầu hoặc yêu cầu khách đổi sang mặt hàng khác. Trong các trường hợp này nhân viên bảo hành sẽ phải lập phiếu nhập hàng trong đó ghi rõ tên hàng, giá tiền và lý do nhập hàng lại rồi chuyển qua bộ phận bán hàng để lập phiếu bán hàng mới (nếu khách hàng đổi sang mặt hàng khác). Khách hàng sẽ phải bù thêm tiền hay nhận lại khoản tiền chênh lệch (nếu có). 9 SV: Lã Việt Đức Lớp: Tin 46B 9 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp f/ Đơn vị tiền tệ: Đa số các loại hàng đều nhập từ ngoài nước nên đơn vị tiền tệ chuẩn được giao dịch ở đây là USD (sau khi lập phiếu bán hàng thì quy ra tiền VNĐ được tính theo tỉ giá hiện ành) g/ Kiểm tra tồn kho : Cuối mỗi ngày nhân viên quản lý kho xem xét tồn kho. Nếu lượng tồn kho nhỏ hơn lượng tồn kho tối thiểu thì sẽ lập phiếu xin nhập hàng. Lưu ý phiếu xin nhập hàng và phiếu nhập kho không nhất thiết giống nhau (số lượng và mặt hàng được nhập không chắc sẽ 2.2 CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ GIẢI PHÁP CHO BÀI TOÁN QUẢN LÝ 2.2.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ  KHÁI NIỆM Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các rằng buộc được gọi là môi trường Tuỳ thuộc vào mỗi hệ thống mà mô hình hệ thống thông tin của mỗi tổ chức có đặc thù riêng tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định. Hệ thống thông tin được thực hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học.  CẤU THÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN. 10 SV: Lã Việt Đức Lớp: Tin 46B 10 [...]... DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG BÁN MÁY VI TÍNH NGUYỄN HOÀNG 3.1 NGUYÊN NHÂN DẪN ĐÊN VI C XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN - Những vấn đề về quản lý Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng vi c đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượng quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch,... đời của một hệ thống thông tin Bởi người quản lý hiểu rõ tầm quan trọng của vi c phát triển một hệ thống thông tin để mở rộng quyền lực của mình Như phần giới thiệu đề tài đã nhắc tới, mục tiêu của đề tài này là xây dựng một hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản lí bán hàng Thực tế cho thấy công vi c chính của hệ thống thông tin quản lí bán hàng của các đơn vi kinh doanh là quản lí thông tin liên quan... doanh hàng hoá 18 SV: Lã Vi t Đức 18 Lớp: Tin 46B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Thực tế cho thấy công vi c chính của hệ thống thông tin quản lí bán hàng của các đơn vi kinh doanh là quản lí thông tin liên quan tới hoạt động bán hàng, ví dụ như: Thông tin về hàng hoá, nhà sản xuất, khách hàng, đối thủ cạnh tranh Thông tin đầu vào của hệ thống gồm các thông tin về hàng hoá, thông tin về khách hàng, ... đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh 2.2.2 SƠ LƯỢC VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ NHU CẦU QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY NGUYỄN HOÀNG 2.2.2.1 SƠ LƯỢC VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG Như phần giới thiệu đề tài đã nhắc tới, mục tiêu của đề tài này là xây dựng một hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản lí bán hàng Vì vậy ở phần này... nghiệp Thông tin cần quản lí của hệ thống bao gồm các thông tin: - Thông tin về khách hàng: Đây là những thông tin liên quan tới bán hàng của đơn vị như nhà cung cấp, khách hàng mua hàng Thông tin về mỗi đối tượng gồm có: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại , mã thuế - Thông tin về mặt hàng gồm: Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt… - Thông tin về... cán bộ quản lý chủ yếu là các quyết định tác động vào đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đề ra Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào vi c ra quyết định quản lý của mình Thời đại ngày nay là thời đại thông tin, xã hội củ chúng ta là xã hội thông tin và ngân hàng. .. quản lý bán hàng, chúng ta sẽ tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức năng có thể thực hiện được trên máy tính Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng như quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuát bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ Tóm lại, mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng. .. nay Nhìn chung, vi c phát triển hệ thống thông tin quản lý kinh doanh có tính khả thi cao Về mặt tổ chức: Vi c phát triển hệ thống thông tin quản lý kinh doanh không ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức của đơn vị, không dẫn tới sự thay đổi nhân sự Về mặt khả năng của chương trình: Đây là hệ thống chỉ đơn thuần mang tính chất thống kê và tính toán dựa trên các số liệu có sẵn, thuận tiện cho vi c chương trình... một hệ thống mới quản lý các hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tắc làm vi c của đơn vị Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề nêu trên, phù hợp điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống 3.2 CHỨC NĂNG CƠ BẢN NHẤT CUA HỆ THỐNG  Dữ liệu vào: Dữ liệu vào là thông tin về nhà sản xuất, khách hàng , hàng hóa, nhân vi n.Dữ liệu vào còn là các hóa đơn bán. .. các hóa đơn bán hàng thủ công nay được chuyển đổi thanh thao tác nhập liệu vào hóa đơn xuất Các thiết bị nhập dữ liệu vào là máy tính cụ thể là bàn phím và phần mềm quản lý bán hàng máy vi tính  Thông tin ra: Thông tin ra là các báo cáo về các loại hàng hóa còn lại trong kho , nhân vi n bán hàng Doanh thu tính theo ngày…Chương trình cung cấp khả năng tìm kiếm tên hàng hóa , nhân vi n Vì vậy rất . em đã chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại cửa hàng bán máy vi tính Nguyễn Hoàng “. 1 SV: Lã Vi t Đức Lớp: Tin 46B 1 Chuyên. VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ NHU CẦU QUẢN LÝ CỦA CƠNG TY NGUYỄN HỒNG 2.2.2.1 SƠ LƯỢC VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG Như phần giới