Thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000 tại Công Ty Thuốc Lá Thanh Hóa

ISO 9001:2000 nằm trong bọ tiêu chuẩn ISO 9000 được soát xét lần thứ 2, thay thế ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003 của phiên bản 1994, ứng với TCVN ISO 9001:2000 mô tả các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng . Áp dụng ISO 9000 giúp doanh nghiệp, tổ chức tiếp cận công nghệ quản lý; nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ; giảm thiểu sản phẩm và dịch vụ; giảm thiểu sản phẩm, dịch vụ không phù hợp; tạo lập niềm tin nơi khách hang; tăng cường tính cạnh tranh và khả năng thâm nhập trị trường mới. Đơn vị có chứng nhận ISO 9000 chính là khẳng định sự cam kết về chất lượng, tăng uy tín trên thị trường xuất khẩu.

Chương 2: Thực trạng áp dụng hệ thống chất quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000 tại Công Ty Thuốc Lá Thanh Hóa 2.1 Sự cần thiết khách quan phải áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000 tại Công Ty Thuốc Lá Thanh Hóa: Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành lần đầu năm 1987, soát xét lần 1 năm 1994, lần hai vào ngày 14/12/2000. Đây là bộ tiêu chuẩn về quản lý chất lượng, quy tụ kinh nghiệm quốc tế và được nhiều quốc gia áp dụng. ISO 9001:2000 nằm trong bọ tiêu chuẩn ISO 9000 được soát xét lần thứ 2, thay thế ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003 của phiên bản 1994, ứng với TCVN ISO 9001:2000 mô tả các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng . Áp dụng ISO 9000 giúp doanh nghiệp, tổ chức tiếp cận công nghệ quản lý; nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ; giảm thiểu sản phẩm và dịch vụ; giảm thiểu sản phẩm, dịch vụ không phù hợp; tạo lập niềm tin nơi khách hang; tăng cường tính cạnh tranh và khả năng thâm nhập trị trường mới. Đơn vị có chứng nhận ISO 9000 chính là khẳng định sự cam kết về chất lượng, tăng uy tín trên thị trường xuất khẩu. Công Ty TNHH 1 thành viên Thuốc Lá Thanh Hóa là một đơn vị của Tổng công ty Thuốc Lá Việt Nam, lãnh đạo nhà máy với kinh nghiệm sản xuất kinh doanh nhiều năm đã sớm nhận ra tầm quan trọng và sự cần thiết phải áp dụng Book tiêu chuẩn ISO 9000 trong doanh nghiệp mình. Bắt đầu từ năm 2006, Nhà máy chính thức áp dụng Hệ thống Quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong toàn bộ nhà máy. Sau 5 năm áp dụng, hệ thống quản lý chất lượng đã phát huy tác dụng, góp phần không nhỏ trong việc thay đổi cung cách làm việc, trong tư duy lãnh đạo và nâng cao chất lương sản phẩm của Công Ty. Việc áp dụng ISO 9001:2000 đã mang lại cho công ty nhiều lợi ích: + Giúp sản phẩm của Công ty có chất lượng cao hơn, ổn định hơn theo thời gian: Bảng 7: Kết quả kiểm tra chất lượng Thuốc Lá bao thành phẩm Mác thuốc Chỉ tiêu vật lí Chất lượng cảm quan Rỗ đầu (gr) Lỗi điếu (%) Điểm 2011 Mức CL Điểm 2010 ChL 2011 2010 ChL 2011 2010 ChL Bao cứng Mild Seven 0,65 0,57 0,08 2,07 2,07 0,00 44,03 Tốt 43,17 0,86 Fulu 0,61 0,77 -0,16 2,28 1,17 1,11 40,44 Khá 39,59 0,85 Buddy 0,65 0,69 -0,04 2,45 2,14 0,31 37,16 Khá 36,99 0,17 Vinataba 0,64 0,86 -0,22 1,30 2,47 - 1,17 37,74 khá 37,72 0,02 Home 0,82 0,88 -0,06 2,70 1,63 1,07 37,35 Khá 37,38 -0,03 Caravan 0,05 1,17 -1,12 2,35 1,90 0,45 34,26 TB 33,39 0,87 Blue River 1,26 1,17 0,09 1,93 0,57 1,36 33,66 TB 32,91 0,75 Bao mềm Blue Bird 1,31 1,18 0,13 5,01 5,75 - 0,74 34,48 TB 32,33 2,15 Gold Lotus 0,85 0,90 -0,05 3,24 3,19 0,05 36,10 TB 35,51 0,59 Bông Sen Lotus 1,17 1,41 -0,24 3,61 4,41 - 0,80 34,77 TB 33,78 0,99 Bôn Sen 0,90 1,15 -0,25 2,64 3,95 - 1,31 34,24 TB 33,52 0,72 Nguồn: Phòng QLCL Qua bảng số liệu có thể nhận thấy chất lượng của tất cả các loại thuốc đều tăng 1 cách ổn định và đều đặn theo từng năm. Điều nay đã chứng minh việc áp dụng hệ thống QLCL ISO 9001:2000 vào quản lý hoạt động kinh doanh của Công Ty đã góp phần giúp công ty từng bước hoàn thiện hơn trong lĩnh vực sản xuất, từng bước đạt được mục tiêu đưa sản phẩm có chất lượng tốt nhất đến tay người tiêu dung. + Giúp tỉ lệ hàng bán công ty bị trả lại ngày càng giảm Bảng 8: Tình hình tiêu thụ Năm 2009 2010 2011 Các chỉ tiêu Kế hoạch (nghìn bao) Thực hiện (nghìn bao) Tỷ lệ (%) Kế hoạch (nghìn bao) Thực hiện (nghìn bao) Tỷ lệ (%) Kế hoạch (nghìn bao) Thực hiện (nghìn bao) Tỷ lệ (%) Lượn g gửi đi 401.331,00 401.331,00 100,00 489.061,00 489.061,00 100,00 565.030,00 565.030,00 100,00 Lượn g TT 400.528,34 400.608,60 100,02 488.571,94 489.013,00 100,09 565.000,00 565.030,00 100,01 Lượn g Gửi lại 802,66 722,40 90,00 489,06 48,00 9,80 30,00 0 0 Tỷ lệ gửi lại (%) 0,20 0,18 90,00 0,10 0,01 10,00 0,005 0 0 Nguồn: Phòng TT Qua bảng trên ta thấy, qua các năm gần đây, Công ty đều vượt kế hoạch đề ra khi thực hiện chương trình tiêu thụ về lượng hàng tiêu thụ được và lượng hàng bị gửi lại. Nhờ thực hiện tốt quy trình sản xuất, kinh doanh, lượng sản phẩm sai hỏng giảm hẳn và do đó lượng hàng bán bị gửi lại cũng giảm và một thành tựu đáng phát huy đó là trong năm 2011, lượng hàng bán bị trả lại đã giảm xuống tối thiểu và bằng 0. Tiết kiệm nguyên vật liệu Bảng 9. Tình hình tiêu hao nguyên liệu năm 2011 Chỉ tiêu Tiêu hao nguyên liệu (kg/1000 bao) Nội địa Xuất khẩu (Bao cứng) Bao mềm Bao cứng Loại 10 điếu Loại 20 điếu Định mức 18,53 17,33 8,51 16,62 Thực hiện 18,15 16,91 8,11 16,51 Nguồn : Phòng QLCL Như vậy, tình hình tiêu hao nguyên liệu năm 2011 đã thực hiện tiết kiệm tốt hơn định mức một lượng đáng kể trên các loại sản phẩm sản xuất. Đặc biệt là loại sản phẩm bao cứng 10 điếu xuất khẩu, năm 2011 đã giảm được 0,42kg/1000 bao, tương ứng hơn 4% lượng tiêu hao nguyên liệu so với định mức kế hoạch. Điều này cho thấy Công ty đã ngày càng thực hiện tốt hơn hệ thống QLCL của mình đi đến hiệu quả tiết kiệm nguyên liệu trong quá trình sản xuất. Sau 5 năm áp dụng hệ thống QLCL ISO 9001:2000 vào hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã đạt được những kết quả ngoài mong đợi và đang ngày càng hoàn thiện hơn, điều đó đã chứng minh được sự cần thiết và vai trò của hệ thống ISO 9001:2000 trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công Ty Thuốc Lá Thanh Hóa. 2.2 Quy trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000 tại Công Ty Thuốc Lá Thanh Hóa: Bước đầu ban Giám đốc công ty Thuốc Lá Thanh Hóa đã tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng. Hiểu rõ hơn về ý nghĩa của ISO 9000 trong việc phát triển công ty, định hướng các hoạt động, xác định mục tiêu và các điều kiện áp dụng cụ thể Quy trình áp dụng ISO 9001:2000 tại Công ty Thuốc Lá Thanh Hóa Định Địsadfsefdsngdsigfodsijoji 1.Định hướng chiến lược và xác định mục tiêu của công ty 2. Thiết lập chính sách chất lượng đối với từng bộ phận 5. Thực hiện các quá trình 9. Xem xét nhu cầu đánh giá cấp chứng nhận 4. Thiết lập hệ thống các quá trình 10. Tiến hành thủ tục đánh giá 3. Xác định các mục tiêu chất lượng đối với từng bộ phận 7. Phân tích đánh giá các quá trình 8. Tiến hành các biện pháp cải tiến Sau đó vào ngày 23/01/2006 công ty lập ban chỉ đạo dự án ISO 9001. bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện của các bộ phận trong phạm vi áp dụng ISO 9001. Trong khoảng thời gian từ 23/01-23/02/2006 Ban chỉ đạo dự án đã từng bước đánh giá thực trạng của doanh nghiệp so với các yêu cầu của tiêu chuẩn. rà soát các hoạt động theo định hướng quá trình, nhận thấy Công Ty không những cần phải chú trọng nâng cao chất lượng các sản phẩm xuất khẩu như Home, Fulu, Bluddy. mà cũng phải chú ý nâng cao chất lượng các sản phẩm tiêu thụ nội địa như Bôn Sen, Blue River đồng thời phải hiện đại hóa cơ sở máy móc thiết bị của nhà máy và từng bước nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty. Ngày 23/02/2006 Công ty tiến hành thiết kế hệ thống và lập văn bản hệ thống chất lượng . Hệ thống tài liệu của công ty bao gồm: Sổ tay chất lượng, Các qui trình và thủ tục liên quan, Các hướng dẫn công việc, quy chế, quy định cần thiết, Áp dụng hệ thống chất lượng theo các bước Phổ biến để mọi nhân viên nhận thức đúng, đủ về ISO 9001, Hướng dẫn nhân viên thực hiện theo các quy trình, hướng dẫn đã xây dựng, Xác định rõ trách nhiệm , quyền hạn liên quan đến từng quá trình, qui trình cụ thể Hàng năm khi kết thúc mỗi quý công ty lại tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ để xác định sự phù hợp của hệ thống và tiến hành các hoạt động khắc 6. Đo lường tính hiệu quả và hiệu lực của các quá trình 11. Cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng phục, phòng ngừa cần thiết Sau khoảng thời gian xây dựng và lên kế hoạch. Công ty đã chính thức đưa hệ thống QLCL ISO 9001:2000 vào trong thực tiễn sản xuât. Ban đầu công ty đặt ra chỉ tiêu tăng chất lượng của các sản phẩm trong từng năm đạt từ 2% trở lên, tương ứng với bảng số liệu chất lượng Thuốc lá bao thành phẩm của công ty, hướng tới mục tiêu đạt tỉ lệ hàng trả lại sau bán là 0%, tăng tổng sản lượng sản xuất của công ty mỗi năm 5% trở lên. Công ty đã mở các lớp, chương trình hướng dẫn cán bộ công nhân viên có thể hiểu rõ được vai trò của hệ thống ISO 9001:2000 cũng như trách nhiệm của mỗi người phải hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, mỗi năm Công ty đều trích ra một khoản chi phí nhất định để nâng cao cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty như mua và lắp đặt Máy đóng tút bong kính BOXER-ME4 năm 2009, Máy cuốn điếu đầu lọc MK8-MAX3TFU và Máy đóng bao bong kính năm 2010, Dây chuyền đồng bộ sản xuất sợi thuốc lá năm 2011… Ngày 1/6/2006 Công ty đã chính thức được tổ chức GlobalGROUP (mã số UKAS 039)cấp chứng chỉ ISO 9001:2000, Công ty Thuốc Lá Thanh Hóa đã xây dựng và chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ sản xuất , kinh doanh theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000 , đảm bảo các quá trình kiểm tra chất lượng được thực hiện thống nhất trong toàn công ty . Sau thời gian nỗ lực thực hiện, hệ thống kiểm tra chất lượng của công ty đã thoả mãn hoàn toàn các yêu cầu của tổ chức cấp chứng chỉ ISO 9001:2000., GlobalGROUP là tổ chức hàng đầu về chất lượng mang uy tín toàn cầu của Vương Quốc Anh. Sau 5 năm áp dụng hệ thống QLCL ISO 9001:2000 vào Công Ty đã không còn những vướng mắc, bỡ ngỡ ban đầu mà hệ thống ISO 9001:2000 đã như một phần đời sống gắn liền với hoạt dộng sản xuất kinh doanh của Công ty và vẫn đang từng ngày góp phần giúp công ty ngày càng nâng cao đưuọc chất lượng sản phẩm của mình. 2.3 Thực trạng áp dụng Hệ thống Quản Lý Chất Lượng ISO 9001:2000 tại Công ty Thuốc Lá Thanh Hóa: Thực trạng áp dụng hệ thống QLCL ISO 9001:2000 2.3.1. Trách nhiệm của lãnh đạo 2.3.1.1. Cam kết của lãnh đạo Giám đốc Công ty Thuốc Lá Thanh Hóa đã cam kết huy động 100% nguồn lực để phát triển sản xuất và thực hiện hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 - 2000, nhằm luôn thoả mãn khách hàng và các đối tác. 2.3.1.2. Hướng vào khách hàng Công ty coi việc định hướng khách hàng là trung tâm của hoạt động kinh doanh, là yếu tố chiến lược quyết định sự tồn tại và phát triển của Công ty trong tương lai. Nhằm giữ vững và mở rộng thị trường, thu hút khách hàng, Công ty tìm hiểu nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng để đáp ứng ngày càng tốt hơn những nhu cầu chính đáng của khách hàng. Hàng tháng lãnh đạo Công ty từ sự tham mưu của Phòng Thông Tin và các báo cáo liên quan theo định kì, nghiên cứu, tìm ra các yêu cầu cụ thể của khách hàng về: số lượng, chất lượng hàng hóa, dịch vụ; những yếu tố thời gian, địa điểm, loại hình phục vụ,… ; từ đó xây dựng, chỉ đạo phương pháp thực hiện. Đánh giá sự thoả mãn của khách hàng đối với các sản phẩm và dịch vụ do Công ty cung cấp, trên cơ sở đáp ứng một cách tốt nhất các yêu cầu của khách hàng thông qua quy trình cụ thể. 2.3.2. Mục tiêu chất lượng Hàng năm, Công ty đề ra mục tiêu chất lượng cụ thể để thực hiện. Mục tiêu chất lượng Công ty năm 2012: • Thực hiện tốt công tác kiểm tra, giám sát, đảm bảo hệ thống quản lí chất lượng của Công ty đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2000. • 100% CBCNV của Công ty Thuốc Lá Thanh Hóa là 948 người nâng cao trình độ nghiệp vụ kiểm tra chất lượng, đáp ứng yêu cầu của hệ thống QLCL. • Kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào, đảm bảo 100% đúng yêu cầu hợp đồng. • Đảm bảo 100% sản phẩm ra ngoài thị trường đạt yêu cầu chất lượng. Các mục tiêu trên được thực hiện thống nhất trong toàn Công ty. Căn cứ vào mục tiêu chung toàn Công ty, các đơn vị xác định mục tiêu riêng cho mình phù hợp đặc thù từng đơn vị. Các mục tiêu chất lượng này được treo trong từng phòng cùng với chính sách chất lượng thể hiện quyết tâm áp dụng và duy trì hệ thống quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 của toàn CBCNV. Kết quả là trong năm 2011, Công ty đã thực hiện tốt các mục tiêu chất lượng đề ra. 2.3.3. Chính sách chất lượng Giám đốc Công ty cam kết cung cấp đầy đủ nguồn lực để thực hiện có hiệu lực và hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000, đảm bảo ổn định chất lượng các mác thuốc, không ngừng cải tiến hệ thống quản lý chất lượng nhằm thoả mãn tốt nhất yêu cầu của khách hàng. Khi có lỗi phát sinh, Công ty sẽ triệt để làm rõ nguyên nhân, tìm biện pháp khắc phục kịp thời. 2.3.4. Tổ chức thực hiện 2.3.41.Cơ cấu tổ chức hệ thống QLCL Giám đốc và phó Giám đốc sản xuất là người chỉ đạo chung và chịu trách nhiệm chính về chất lượng sản phẩm. Công tác QLCl chủ yếu tập trung ở 2 phòng: Phòng Quản Lý Chất Lượng và phòng Kỹ Thuật Công Nghệ. Phòng Kĩ thuật công nghệ có trách nhiệm soạn thảo các thông số tiêu chuẩn cho từng công đoạn sản xuất, nghiên cứu các tiêu chuẩn cơ sở, tiêu chuản của Tổng Công ty và truyền đạt xuống từng bộ phận. Ngoài ra, phòng còn quản lí quy trình công nghệ sản xuất, sửa chữa máy móc, bảo dưỡng, nghiên cứu sản xuất sản phẩm mới. Phòng Quản lí chất lượng có nhiệm vụ quản lí nguyên vật liệu, hương liệu, chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất, phát hiện sai sót, báo cáo để Giám đốc chỉ thị khắc phục, giám sát chất lượng thành phẩm khi xuất kho, kiểm tra kết luận nguyên nhân hàng bị trả lại hoặc hàng giả. Hiện phòng tại Công ty Thuốc Lá Thanh Hóa có 37 nhân viên, chia làm 5 tổ: + Tổ văn phòng, + Tổ kiểm nghiệm phân xưởng Sợi, + Tổ kiểm nghiệm phân xưởng Bao mềm, + Tổ kiểm nghiệm phân xưởng Bao cứng, + Tổ kiểm tra nguyên liệu. Tuy có nhiệm vụ chuyên trách tại từng phân xưởng nhưng khi có yêu cầu, các kiểm nghiệm viên đều có thể bổ sung, hoán đổi vị trí và phải đảm bảo công việc tại vị trí mới. Như vậy, với việc tổ chức hệ thống QLCl như trên, Công ty đã sắp xếp một hệ thống khá gọn nhẹ , loại trừ tối đa sự dôi thừa các chi phí gián tiếp, trong đó, Giám đốc trực tiếp tham gia vào nhiều hoạt động và có trách nhiệm chủ đạo trong hệ thống QLCL nên nắm bắt được tình hình và định hướng hoạt động được theo cách tối ưu. 2.3.4.2. Hệ thống tài liệu Các tài liệu của HTQLCL của Công ty gồm: - Sổ tay chất lượng. - Các quy trình và quá trình theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000. - Các hướng dẫn. - Các biểu mẫu.