hoach dinh nguon nhan luc

Tìm hiểu hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp khả áp dụng Tập đồn Cơng nghiệp Than-Khoáng sản Việt Nam The enterprise resource planning is a system with the general target of ensuring the proper resource for an enterprise such as available manpower, materials, equipment and finance The system with the planning tools will be used for increasing the operational efficiency and the total management within an the enterprise KS VŨ TUẤN SỬ KS BÙI THỊ LÊ NA KS NGUYỄN THỊ KHÁNH LY Viện Khoa học Công nghệ Mỏ - Vinacomin I- Mở đầu Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp có cách tổ chức nhân theo phòng ban, phòng ban có riêng hệ thống máy tính để xử lý cơng việc gần độc lập phòng ban khác Việc chuyển thơng tin nội doanh nghiệp thực cách thủ cơng, suất thấp khơng có tính kiểm soát ERP (Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”, phần mềm máy tính hỗ trợ thực quy trình xử lý cách tự động, giúp cho doanh nghiệp quản lý hoạt động chủ chốt, kế tốn, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định quản lý sản xuất, quản lý nhân sự, … nghiệp vụ khác doanh nghiệp Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp doanh nghiệp nhân lực, vật tư, máy móc tài có sẵn với số lượng đủ cần, sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản lý toàn diện doanh nghiệp Khi ứng dụng ERP, suất lao động tăng liệu đầu vào phải nhập lần cho giao dịch có liên quan, đồng thời báo cáo thực với tốc độ nhanh hơn, xác Doanh nghiệp có khả kiểm sốt tốt hạn mức tồn kho, cơng nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận, đồng thời có khả tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực doanh nghiệp II- Một số nội dung hệ thống ERP Thông thường, doanh nghiệp sử dụng phần mềm, phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, vật tư, thiết bị, Hệ thống ERP phần mềm tích hợp nhiều mơđun có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, thực chức tương tự cao phần mềm quản lý rời rạc Tính tích hợp điểm phân biệt việc ứng dụng ẺP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý đơn lẻ gọi tính “tổng thể hữu cơ” Về chất, triển khai hệ thống ERP hệ thống hóa tự động hóa quy trình làm việc Do đó, việc doanh nghiệp cần làm trước triển khai ERP phải xem xét tái cấu tổ chức, hướng tới mơ hình quản lý doanh nghiệp theo quy trình Q trình khơng thể xây dựng xong một, hai ngày mà từ 35 năm hay nhiều nữa, thế, đòi hỏi nhà quản lý doanh nghiệp phải có tầm nhìn chiến lược, tâm đổi doanh nghiệp đầu tư dài hạn vào sở hạ tầng, đào tạo nâng cao trình độ tin học đội ngũ cán công nghệ thông tin Thông thường việc triển khai thực phát triển công nghệ thông tin doanh nghiệp theo giai đoạn sau: - Giai đoạn Đầu tư sở hạ tầng: Doanh nghiệp trang bị máy tính, thiết lập mạng cục LAN, mạng diện rộng WAN, kết nối Internet - Giai đoạn Sơ khai: Doanh nghiệp triển khai ứng dụng đơn giản soạn thảo văn bản, bảng tính, hệ thống Email, lịch công tác - Giai đoạn Tác nghiệp riêng lẻ: Doanh nghiệp tiến đến triển khai sử dụng chương trình tài kế tốn, quản lý nhân sự, tiền lương - Giai đoạn Triển khai chiến lược: Áp dụng giải pháp theo mơ hình quản trị ERP, SCM (Quản trị chuỗi cung ứng), CRM (Quản trị quan hệ khách hàng) triển khai để giúp doanh nghiệp thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao lực điều hành, tăng hiệu lực cạnh tranh Đặc điểm bật giai đoạn hệ thống công nghệ thông tin tác động đến toàn thể doanh nghiệp Việc điều hành doanh nghiệp thực hệ thống với số liệu trực tuyến lúc, nơi - Giai đoạn Thương mại điện tử: Doanh nghiệp ứng dụng công nghệ Internet để hình thành quan hệ thương mại điện tử, kết nối doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp, đối tác quan quản lý Nhà nước… với tiêu chí khơng đơn thiết lập Website, giới thiệu sản phẩm, nhận đơn đặt hàng, chăm sóc khách hàng qua mạng mà kế thừa, phát huy sức mạnh tảng liệu quy trình nghiệp vụ hình thành từ đầu Đa phần doanh nghiệp Việt Nam giai đoạn Tác nghiệp riêng lẻ, điểm yếu hệ thống sở liệu phân tán, không đồng dẫn đến loạt vấn đề bảo mật, lưu phục hồi Nhưng rõ sở liệu không kết nối với xảy tình trạng liệu bị trùng lặp khơng xác Mặt khác, liệu khơng mang tính trực tuyến nên nhà quản lý cần báo cáo phải đợi nhân viên hồn tất việc nhập liệu Nếu báo cáo liên quan đến nhiều phòng ban vấn đề trở nên phức tạp nhiều III- Tình hình áp dụng hệ thống ERP Việt Nam khả áp dụng ngành Than - Khống sản 1- Tình hình áp dụng hệ thống ERP Việt Nam Từ sau Việt Nam gia nhập WTO, trào lưu triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp doanh nghiệp bắt đầu trở nên rầm rộ Một số doanh nghiệp triển khai áp dụng ERP thành công như: Công ty Thép Việt – Pomina, Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại SMC (thuộc ngành thép); Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex); Tập đồn Đại Cường Fortex (Thái Bình - đơn vị tiên phong ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp SAP - ERP hoạt động điều hành, quản lý hoạt động ngành sản xuất sợi sơ Việt Nam); Công ty Cổ phần Dược phẩm Imexpharm; Cơng ty Giấy Sài Gòn (GSG); Cơng ty Xăng dầu Bắc Thái; Nhà máy Sữa đậu nành Việt Nam – VINASOY gần nhất, ngày 8/8/2012, Tập đoàn Hồng Anh Gia Lai thành cơng việc áp dụng ERP Việc triển khai thành công giải pháp ERP mang lại nhiều hiệu tích cực cho doanh nghiệp Nổi bật cải thiện hiệu suất kinh doanh nhờ hệ thống tích hợp phận phòng ban, liệu chung truy xuất tức thời; kiểm sốt tồn kho xác thời điểm Các nghiệp vụ, quy trình quản lý đặc thù ngành chuẩn hóa áp dụng hệ thống SAP Thơng tin cập nhật kịp thời xác giúp cấp lãnh đạo kiểm soát chi phí thực tế, chi phí kế hoạch, ngân sách tức thời Dự án quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp (SAP-ERP) tập trung vào mảng lớn như: tái cấu trúc xây dựng hoạt động theo mơ hình tập đồn tối ưu nguồn lực tài nguồn lực thương mại; chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ theo xu hướng tiến tối ưu giới; nâng cao trình độ chun mơn cho đội ngũ nhân viên; ứng dụng công nghệ thông tin vào trình thực bước quy trình; tăng cường khả kiểm sốt; tối ưu hóa quản lý chi phí; nâng cao khả phục vụ khách hàng; nâng cao hình ảnh uy tín doanh nghiệp, tập đoàn 2- Khả áp dụng hệ thống ERP vào ngành Than - Khoáng sản Việt Nam Như phân tích, Tập đồn Cơng nghiệp Than- Khống sản Việt Nam (Vinacomin) doanh nghiệp thành viên giai đoạn Tác nghiệp riêng lẻ, điều kiện đơn vị đóng nhiều địa bàn, phân tán rộng nước nên việc quản lý báo cáo số liệu có độ trễ thiếu xác, tiêu hao nhiều thời gian nguồn lực doanh nghiệp, hiệu điều hành quản lý chưa cao Vì vậy, việc áp dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp thành viên toàn ngành thực cần thiết, tất yếu Hiện nay, nhiều doanh nghiệp ngành Than triển khai áp dụng vài phần mềm quản lý, như: phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế tốn… chưa có tính kết nối Tuy nhiên, giai đoạn then chốt, tảng để tiến lên giai đoạn "Triển khai chiến lược" Do vậy, doanh nghiệp cần tập trung vào công tác nghiên cứu xây dựng quy trình hoạt động theo chuẩn mực kinh doanh tốt (theo ISO chẳng hạn) Mặt khác, cần tiến hành chuẩn hóa sở liệu hữu, chuẩn bị sẵn sàng để kết nối chuyển sở liệu sang hệ thống Song song với đó, cần nghiên cứu giải pháp ERP phù hợp Khi thực giải pháp “Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp – ERP” nâng cao lực công tác quản trị, đồng thời nâng cao uy tín số tín nhiệm Vinacomin đáp ứng tiêu chuẩn giới, nhờ: • Tiếp cận thơng tin quản trị đáng tin cậy: ERP giúp nhà quản lý dễ dàng tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy để đưa định kịp thời dựa sở có đầy đủ thơng tin có độ xác cao • Giảm lượng hàng tồn kho: Phân hệ quản lý kho hàng phần mềm ERP cho phép công ty theo dõi hàng tồn kho xác xác định mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ mà giảm nhu cầu vốn lưu động đồng thời giúp tăng hiệu sản xuất • Chuẩn hóa thơng tin nhân sự: Phân hệ quản lý nhân tính lương hỗ trợ tất nghiệp vụ quản lý nhân viên, giúp xếp hợp lý qui trình quản lý nhân tính lương, giúp sử dụng nhân hiệu quả, đồng thời giảm thiểu sai sót gian lận hệ thống tính lương • Cơng tác kế tốn xác hơn: Phần mềm kế tốn phân hệ kế toán phần mềm ERP giúp cơng ty giảm bớt sai sót, có khả thực báo cáo hợp cho nhiều loại hình sản xuất kinh doanh khác nhau, phức tạp quy mô lớn Đồng thời giúp nhân viên kiểm toán nội cán quản lý cao cấp kiểm tra tính xác tài khoản • Tích hợp thơng tin đặt hàng khách hàng: Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty theo dõi đơn hàng cách dễ dàng, giúp phối hợp phận kinh doanh, kho giao hàng địa điểm khác thời điểm • Chuẩn hóa tăng hiệu suất sản xuất: Phân hệ hoạch định quản lý sản xuất (định mức, chi phí, số lượng, chất lượng sản phẩm, tài nguyên trữ lượng, công nghệ thiết bị ) phần mềm ERP giúp công ty nhận dạng loại bỏ yếu tố hiệu qui trình sản xuất • Qui trình kinh doanh xác định rõ ràng hơn: Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng qui trình kinh doanh để giúp phân công thực cách rõ ràng giảm bớt bất hợp lý vấn đề tồn liên quan đến hoạt động tác nghiệp hàng ngày công ty IV Kết luận kiến nghị Ứng dụng ERP xu tất yếu, công cụ quan trọng để nâng cao lực cạnh tranh, đồng thời giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt với tiêu chuẩn quốc tế Doanh nghiệp ứng dụng từ đầu, quy mô nhỏ có nhiều thuận lợi việc triển khai sớm vào nề nếp Để ứng dụng thành công ERP vào doanh nghiệp Vinacomin cần nhiều điều kiện như: nhận thức tâm cao ban lãnh đạo Tập đoàn doanh nghiệp; xác định đắn mục tiêu, phạm vi bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp Một số đề xuất để triển khai áp dụng ERP: - Chuẩn bị đầy đủ sở hạ tầng thông tin (các mạng băng thông rộng, mạng LAN tin cậy tính tương hợp mạng, mạng LAN phải có nơi đặt server tập trung điều kiện địa bàn phân tán), đào tạo đội ngũ nhân viên, tâm lãnh đạo doanh nghiệp cam kết thời gian tài - Nghiên cứu lựa chọn giải pháp phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Tổ chức thực hoạt động doanh nghiệp theo tiêu chuẩn hành quốc tế - Áp dụng thí điểm ERP vài doanh nghiệp Tập đoàn, làm sở để triển khai cho doanh nghiệp toàn ngành Việc triển khai thành cơng ERP tiết kiệm chi phí, tăng khả cạnh tranh, đem lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp Tập đồn Cơng nghiệp Than - Khống sản Việt Nam Đây vấn đề cần quan tâm, phát triển Vinacomin thời gian tới./