MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 3 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Phương pháp nghiên cứu. 4 6. Cấu trúc của đề tài 4 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH 5 1.1. Khái niệm lập kế hoạch 5 1.2. Vai trò của công tác xây dựng chương trình kế hoạch trong doanh nghiệp 6 1.3. Phân loại kế hoạch 7 1.4. Nội dung lập kế hoạch 7 1.4.1. Lập kế theo hoạch sứ mệnh 7 1.4.2. Lập kế hoạch theo tầm nhìn 8 1.4.3. Lập kế hoạch theo mục tiêu 8 1.4.4. Lập kế hoạch theo chính sách 8 1.4.5. Lập kế hoạch theo quy trình 9 1.4.6. Lập kế hoạch theo quy tắc 9 1.4.7. Lập kế hoạch theo chương trình 9 1.4.8. Lập kế hoạch theo ngân sách 10 1.5. Các bước lập kế hoạch 10 1.6. Khái quát chung về văn phòng 11 1.6.1. Khái niệm văn phòng cơ quan 11 1.6.2. Chức năng của văn phòng 13 1.6.2.1. Chức năng tham mưu tổng hợp 13 1.6.2.2. Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo 13 1.6.2.3. Chức năng hậu cần 14 1.6.2.4. Chức năng hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh (đối với văn phòng của doanh nghiệp) 14 1.6.3. Nhiệm vụ của văn phòng 14 1.6.3.1. Nhóm công việc hành chính 15 1.6.3.2. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp 15 1.6.3.3. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo. 16 1.6.3.4. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần 16 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ – XÂY DỰNG XUẤT NHẬP KHẨU HỒNG BÀNG 18 2.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng Xuất nhập khẩu Hồng Bàng 18 2.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty cổ phần Đầu tư Xây Dựng – Xuất nhập khẩu Hồng Bàng 20 2.2.1. Chức năng 20 2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 20 2.2.2.1. Trong lĩnh vực kiểm tra, kiểm soát 20 2.2.2.2. Trong lĩnh vực tổ chức nhân sự 20 2.2.2.3. Trong lĩnh vực xây dựng 21 2.2.2.4. Trong lĩnh vực Phát triển sản phẩm 21 2.2.2.5. Trong lĩnh vực Tài chính kế toán 21 2.2.2.6. Trong lĩnh vực Đầu tư 21 2.2.2.7. Trong lĩnh vực Maketing 22 2.2.2.8. Trong lĩnh vực Phát triển kinh doanh 22 2.2.2.9. Trong lĩnh vực Dịch vụ chăm sóc khách hàng 22 2.2.2.10. Trong lĩnh vực Giám định xác minh 22 2.3. Sơ đồ tổ chức của công ty 22 2.4. Thực trạng công tác Xây dựng chương trình kế hoạch tại công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Xuất nhập khẩu Hồng Bàng. 23 2.4.1. Vai trò của chương trình kế hoạch đối với hoạt động của công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hồng Bàng 23 2.4.2. Vai trò của bộ phận văn phòng trong công tác xây dựng chương trình kế hoạch của công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hồng Bàng 24 2.4.3. Phân loại chương trình kế hoạch trong công tác văn phòng. 25 2.4.3.1. Phân loại theo thời gian. 25 2.4.3.2. Theo nhiệm vụ cụ thể, kế hoạch trong công tác văn phòng 27 2.4.4. Căn cứ để lập kế hoạch trong công tác văn phòng 27 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG XUẤT NHẬP KHẨU HỒNG BÀNG 28 3.1. Những thành tựu đã đạt được trong công tác xây dựng chương trình kế hoạch 28 3.2. Những mặt còn tồn tại trong công tác xây dựng chương trình kế hoạch 29 3.3. Giải pháp cho công tác xây dựng chương trình kế hoạch 29 3.4. Những thành tựu đã đạt được trong công tác thông tin 31 3.5. Những mặt còn tồn tại trong công tác thông tin 31 3.6. Giải pháp cho công tác thông tin 32 KẾT LUẬN. 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 34
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài William Arthur Ward – Nhà giáo dục tiếng người Mỹ Ông tác gia tiếng danh ngôn truyền cảm hứng nói “Con người chẳng lên kế hoạch để thất bại, đơn giản họ thất bại việc lên kế hoạch để thành cơng“.Như nói việc lên kế hoạch cho hành động, việc hoạch định kinh doanh bước đầu cần thiết cho thành công tương lai Một doanh nghiệp thực tốt cơng tác hoạch định doanh nghiệp tận dụng tối đa nguồn lực bên trong, chủ động năm bắt hội bên ngồi, nhìn nhận rõ ràng sẵn sàng đương đầu với thánh thức Ngày với phát triển mạnh mẽ khoa học kỹ thuật cơng nghệ, khu vực hố tồn cầu hố làm cho môi trường kinh doanh doanh nghiệp, ngành có thay đổi nhanh chóng xu hướng tốc độ Đặc biệt xu hướng hội nhập kinh tế khu vực việc cạnh tranh hoạt động sản xuất kinh doanh diễn khốc liệt Vậy làm để có ưu canh tranh đối thủ mạnh Đó mục tiêu công tác xây dựng kế hoạch cơng ty nói cách khác, cơng tác xây dựng kế hoạch định thành cơng hay thất bại doanh nghiệp Mặc dù vậy, tổ chức, doanh nghiệp nhận thức tầm quan trọng công tác xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh Một số doanh nghiệp hoạt động theo tính tự phát chưa trọng đến cơng tác hoạch định, mà kế hoạch, phương án kinh doanh thiết lập thường thiếu tính thực tiến chưa phù hợp với bối cảnh doanh nghiệp bối cảnh đất nước Nhận thấy tầm quan trọng sứ mệnh công tác xây dựng kế hoạch nên em chọn đề tài “ Cơng tác Xây dựng quản lý chương trình, kế hoạch Công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng - Xuất nhập Hồng Bàng” Lịch sử nghiên cứu Do cơng tác hoạch định giữ vai trị quan trọng hàng đầu nên dành quan tâm đặc biệt nhà quản trị nhiều sinh viên lựa chọn làm đề tài nghiên cứu Kết nghiên cứu số đề tài trở thành sở cho cơng trình nghiên cứu sau số doanh nghiệp quan tâm áp dụng đạt thành tựu định Trong thời gian nghiên cứu đề tài, em tìm hiểu nhiều tài liệu tác giả khác có tham khảo số giáo trình liên quan đến đề tài là: • Sách Quản trị học bản, NXB thống kê, năm 2001 James H.Donnelly J.Gibson • Giáo trình Quản trị học, NXB ĐHQG, năm 2002 • Giáo trình Lý thuyết quản trị kinh doanh, trường Đại học Thương Mại, NXB Thống kê • Giáo trình Quản trị văn phịng, trường Đại học Kinh tế quốc dân, NXB ĐHKTQD năm 2012 Ngồi em tìm hiểu thao khảo số luận văn liên quan đến đề tài là: • Luận văn“ Cơng tác xây dựng quản lý kế hoạch kinh doanh công ty cổ phần may thăng long “ sinh viên Nguyễn Tuấn Anh thực năm 2011 Tác giả đề tài cho ta thấy tranh cụ thể công việc công tác hoạch định công ty cổ phần may thăng long nay, thực trạng, nhân tố ảnh hưởng đến công tác hoạch định Công ty tác giả cụ thể Thực trạng nội dụng hoạch định công ty chưa tác giả cách cụ thể, nội dung hoạch định sách, chương trình kế hoạch cơng ty tác giả nói chung chung • Luận văn“ Khảo sát công tác hoạch định công ty TNHH Thương Mại Phú Xuân “ sinh viên Đỗ Ngọc Hải thực năm 2013 So với đề tài đề tài đánh giá tốt Các thực trang nội dung hoạch định, nhân tố ảnh hưởng đến nội dung hoạch định tác giả rõ ràng cụ thể Ngoài ra, biện pháp mà tác giả đưa đánh giá cao Đánh giá chung: Các tác giả đề tài đề cập đến nhiều góc độ khác cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch doanh nghiệp số tồn số giải pháp để hồn thiện cơng tác cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch công ty, nhiên giải pháp chưa giải triệt để tồn Những giải pháp chưa tác giả cách rõ ràng, cịn mang tính chung chung chưa cụ thể với đề tài em mong tiếp tục hồn thiện thiếu sót đề tài nghiên cứu trước, đồng thời đề cập đến góc nhìn cơng tác cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch doanh nghiệp Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài • • • • • Đối tượng nghiên cứu đề tài: Bài tiểu luận chủ yếu tập trung nghiên cứu Các nội dung công tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng ty Q trình xây dựng chương trình kế hoạch cơng ty Những nhân tố ảnh hưởng đến cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng ty Vai trị phận văn phịng cơng ty nói chung vai trị phận văn phịng cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch Phạm vi nghiên cứu: • Về không gian: Bài tiểu luận tập trung nghiên cứu công tác xây dựng chương trình kế hoạch vai trị phận văn phịng cơng ty • Về thời gian: Tiến hành nghiên cứu liệu công ty năm 2015- 2016 định hướng giải pháp đến năm 2018 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu: • Hệ thống hóa vấn đề lý luận công tác hoạch định, nội dung công tác hoạch định nhân tố ảnh hưởng đến cơng tác hoạch định • Phân tích đánh giá thực trạng cơng tác hoạch định công ty, thành công, hạn chế ngun nhân hạn chế • Vai trị phận văn phịng cơng ty nói chung cơng tác hoạch định nói riêng • Đề xuất số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hoạch định công ty Nhiệm vụ nghiên cứu: • Hệ thống hóa sở lý luận xây dựng chương trình, kế hoạch doanh nghiệp Phân tích khái niệm có liên quan • khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch Cơng ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng - Xuất nhập Hồng Bàng • Nghiên cứu đưa số giải pháp, khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng ty Phương pháp nghiên cứu Trên sở quan khoa học phương pháp luận vật Mác-xít, dựa yêu cầu, điều kiện thực tế đề tài hoàn thiện việc sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp phân tích, tổng hợp (có trích dẫn) sử dụng đề tài thông qua việc thu thập xử lý liệu có sẵn cơng trình nghiên cứu tác giả khác Khai thác nguồn tài liệu có giá trị từ Website công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng - Xuất nhập Hồng Bàng, mạng nội công ty Đặc biệt báo cáo sơ kết, tổng kết số liệu phòng hành nhân sự; phịng ban, phận có liên quan công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng - Xuất nhập Hồng Bàng năm 2015, 2016 Phương pháp so sánh đánh giá: phương pháp xem xét tiêu phân tích cách so sánh số liệu với tiêu sở (chỉ tiêu gốc) Phương pháp thực nghiệm Bao gồm: Phỏng vấn: đề tài áp dụng phương pháp vấn lãnh đạo để làm rõ nội dụng quan điểm, nhu cầu cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch Phỏng vấn cơng nhân viên để có ý kiến phản hổi, đa dạng, khách quan, trung thực Điều tra bảng hỏi: sử dụng bảng hỏi để khảo sát ý kiến phận người lao động Cổ phần Đầu tư – Xây dựng - Xuất nhập Hồng Bàng Trong số lượng phiếu phát 200 phiếu Thu 186 phiếu tháng năm 2017 để khảo sát cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng - Xuất nhập Hồng Bàng Cấu trúc đề tài Kết cấu đề tài gồm chương Chương 1: Cơ sở lý luận cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch Chương 2: Thực trạng cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch Cơng ty Cổ phần Cổ phần Đầu tư – Xây dựng - Xuất nhập Hồng Bàng Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác xây dựng chương trình, kế hoạch Cơng ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng - Xuất nhập Hồng Bàng CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH 1.1 Khái niệm lập kế hoạch Trong việc quản trị loại hình doanh nghiệp cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch đóng vai trị quan trọng Cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch hỗ trợ nhà quản trị việc đề kế hoạch, sử dụng hiệu nguồn lực, nguồn tài nguyên hạn chết điều kiện môi trường biến động không ngừng Lập kế hoạch giữ vai trò mở đường cho tất chức quản trị doanh nghiệp Trong lịch sử khái niệm lập kế hoạch nhiều tác giả tiếp cận nhiều góc độ khác nhau, mang tới cho người đọc nhìn thực tế sâu sắc xây dựng kế hoạch ● Theo R.Kreitner “ Lập kế hoạch đối phó với bất tỉnh kế hoạch chi tiết đề đạt mục tiêu đề Vì lập kế hoạch vừa có tính dự báo, vừa thể ý chí, can thiệp người nhằm đạt mục tiêu với chương trình hoạt động cụ thể, biện pháp cụ thể” ● Theo Harold Koontz “ Lập kế hoạch trình xác định mục tiêu định phải làm làm để đạt mục tiêu” Ngồi tiếp cận cịn có học giả Việt Nam tiếp cận vấn đề xây dựng chương trình số góc độ khác ● Theo T.S Đoàn Thị Thu Hà “ Lập kế hoạch trình xác định mục tiêu lực chọn phương thức để đạt mục tiêu đó” ● Theo PGS.TS Lê Văn Tâm “ Lập kế hoạch chức tiến trình quản trị bao gồm: xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược tổng thể, thiết lập hệ thống kế hoạch để phối hợp với hoạt động ” Qua học độ tiếp cận lập kế hoạch nêu trên, thấy chất việc lập kế hoạch trình ấn định mục tiêu, xây dựng chọn lựa biện pháp tốt để thực hiệu mục tiêu Lập kế hoạch có liên quan tới mục tiêu cần đạt được, phương tiện để đạt mục tiêu để định vấn đề doanh nghiệp thực công việc không dễ dàng địi hỏi nhà quản trị phải thơng qua nhiều phương pháp Dù kế hoạch dựa vào phương pháp nhà quản trị phải dựa vào dự đốn thơng qua liệu, thơng tin q khứ Chính mà thơng tin vai trò định tới chất lượng việc lập kế hoạch 1.2 Vai trị cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch doanh nghiệp Lập kế hoạch chức quan trọng doanh nghiệp hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Xây dựng chương trình kế hoạch cho biết hướng doanh nghiệp thời kỳ tương lai doanh nghiệp trước biến động môi trường kinh doanh nhà quản trị doanh nghiệp dựa phân tích nhận định tình hình để đưa Bản kế hoạch cơng cụ đắc lực việc phối hợp nỗ lực thành viên doanh nghiệp Nó tạo thể thống mục tiêu chung từ hình thành nên sức mạnh tổng thể doanh nghiệp từ sức mạnh cá nhân thành viên doanh nghiệp để tập trung phân bổ sử dụng có hiệu nguồn lực thời kỳ khác Xây dựng chương trình kế hoạch nhà quản trị doanh nghiệp thực dựa phân tích tồn cảnh mơi trường bên ngồi tiềm lực doanh nghiệp Trong kế hoạch chứa đựng kế hoạch chiến lược thiết lập mục tiêu chung doanh nghiệp đồng nghĩa với tập trung toàn nguồn lực doanh nghiệp, hoạch định tác nghiệp thực phân bổ nguồn lực sử dụng nguồn lực cho hiệu Xây dựng chương trình kế hoạch đối phó với bất thường kế hoạch chi tiết để đạt mục tiêu đề Các nhà quản trị doanh nghiệp trước để đề phương pháp hành động tương lai Bởi mà hoạch định mang tính chủ động thích nghi đối phó với yếu tố mang tính bất định Xây dựng chương trình kế hoạch khâu nối tảng cho chức lại Lập kế hoạch chức nhà quản trị chức quản trị Bất kỳ doanh nghiệp thực hoạt động quản trị trước tiên phải thực chức lập kế hoạch từ có tảng thực chức lại Xây dựng chương trình kế hoạch thước đo lực quản trị Xây dựng chương trình kế hoạch ln biết tới công cụ để khẳng định lực trình độ chun mơn nhà quản trị doanh nghiệp kế hoạch đưa từ nhà quản trị doanh nghiệp 1.3 Phân loại kế hoạch ● Phân loại theo thời gian Kế hoạch dài hạn kế hoạch cho thời kỳ năm trở lên Kế hoạch trung hạn kế hoạch cho thời kỳ từ 1-5 năm Kế hoạch ngắn hạn kế hoạch thời kỳ năm ● Phân theo phạm vi hoạt động Kế hoạch chiến lược: Là hoạch định cấp độ toàn doanh nghiệp, thiết lập mục tiêu chung toàn doanh nghiệp vị trí doanh nghiệp thị trường Kế hoạch chiến lược vạch nhà quản lý cấp cao doanh nghiệp Kế hoạch chiến thuật: Là việc xác định kế hoạch ngắn hạn từ 1-2 năm Có phạm vi hẹp kế hoạch chiến lược, nhà quản trị cấp trung gian thực ● Phân loại theo tính chất thực Kế hoạch bắt buộc: Là kế hoạch với mục tiêu xác định rõ ràng, loại kế hoạch khơng có tính linh động khơng cần hướng dẫn, giải thích Kế hoạch hướng dẫn: Nêu yêu cầu, mục tiêu hướng dẫn đạo chung, loại có tính linh động cao, người thực chủ dộng thực tùy theo hoàn cảnh 1.4 Nội dung lập kế hoạch 1.4.1 Lập kế theo hoạch sứ mệnh Sứ mệnh kinh doanh: Bản công bố sứ mạng doanh nghiệp thường đựng câu trả lời cho câu hỏi quan trọng: Tại doanh nghiệp tồn tại? Doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực nào? Doanh nghiệp đâu? Tất thể công bố sứ mạng doanh nghiệp Lập kế hoạch theo sứ mệnh giai đoạn mở đầu quan trọng tồn q trình quản trị, hoạch định sứ mạng giúp doanh nghiệp trả lời cho hai câu hỏi: doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực nào? Tại lại tồn kinh doanh lĩnh vực đó? Như vậy, hoạch định sứ mạng kinh doanh thực chất xác định lĩnh vực kinh doanh 1.4.2 Lập kế hoạch theo tầm nhìn Tầm nhìn tranh kỳ vọng cho 5-10 năm, mơ tả rõ ràng mục đích cuối mà doanh nghiệp theo đuổi gì? Nó thiết lập khn khổ hoạt dộng doanh nghiệp thời gian tồn Tầm nhìn hướng tiếp cận tiên phong lĩnh vực kinh doanh mà doanh nghiệp theo đuổi Lập kế hoạch theo tầm nhìn tầm nhìn phổ biến tới nhân viên, cộng đồng tạo giúp cho khách hàng doanh nghiệp tin tưởng hành động theo đường định Lập kế hoạch theo tầm nhìn việc nhà quản trị doanh nghiệp đưa định hướng, mục tiêu tương lại mà doanh nghiệp muốn hướng tới 1.4.3 Lập kế hoạch theo mục tiêu Mục tiêu kết mà nhà quản trị mong muốn đạt tới Mỗi doanh nghiệp khơng có mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận mà có nhiều mục tiêu: Mục tiêu tăng trưởng, tăng thị phần, tăng thu nhập cho người lao động… Tuy nhiên, doanh nghiệp nhấn mạnh vào mục tiêu mục tiêu khác bị lãng quên điều ảnh hưởng tới hoạt động lâu dài doanh nghiệp.Song doanh nghiệp lúc đặt nhiều mục tiêu lại khơng đạt hiệu mong đợi.Vì lập kế hoạch theo mục tiêu nhà quản trị cần lược chọn mục tiêu đảm bảo yêu cầu đặt cho mục tiêu kinh doanh phải cụ thể, có thời hạn có tính khả thi Khi lập kế hoạch theo mục tiêu nhà quản trị cần lưu ý tới vấn đề sau: Phân tích yếu tố khách quan tác động tới việc kinh doanh Xác định đắn mục tiêu bao trùm, mục tiêu trung gian mục tiêu ● ● điều kiện ● ● Đề thời hạn cụ thể cho mục tiêu để có kế hoạch thực Cần cụ thể hóa mục tiêu để dễ so sánh phân tích tình hình thực hóa 1.4.4 Lập kế hoạch theo sách Chính sách kinh doanh hướng dẫn bao gồm qui định, mục tiêu điều lệ dùng việc định nhà quản lý.Chính sách cần phải dễ điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tiễn đồng thời phải dễ truyền đạt dễ hiểu cơng nhân viên Lập kế hoạch theo sách q trình đưa quan điểm, phương hướng cách thức chung để định tổ chức Lập kế hoạch theo sách đắn, khoa học xây dựng sách tốt, tiền đề để sách vào sống mang lại hiệu cao Ngược lại, lập kế hoạch sai cho đời sách khơng phù hợp với thực tế, thiếu tính khả thi mang lại hậu khơng mong muốn q trình quản lý Những tổn hại không tạm thời, cục bộ, mà ảnh hưởng lâu dài, liên quan tới nhiều lĩnh vực 1.4.5 Lập kế hoạch theo quy trình Lập kế hoạch theo quy trình trình mà người lập kế hoạch hình thành cách trình tự cơng viêc cần thiết phải thực thiện theo thứ tự xếp có ưu tiên để thực thành công chiến lược hay chương trình hoạt động doanh nghiệp Kết trình lập kế hoạch này bảng phân cơng cơng việc phịng ban, phận doanh nghiệp thời hạn hoàn thành cơng việc.Như vậy, lập kế hoạch theo quy trình trở nên chuyên nghiệp việc thực chiến lược, hoạt động doanh nghiệp trở nên hiệu hơn.Bởi có phân cơng người việc chun mơn, khơng có chồng chéo đầu cơng việc tạo thành tính chun mơn hóa mang lại hiệu cao kinh doanh 1.4.6 Lập kế hoạch theo quy tắc Quy tắc thực chất phản ánh định quản lý mà theo hành động định phải làm hay khơng làm Quy tắc doanh nghiệp đưa để hạn chế tư cấp thừa hành Như vậy, nhà quản trị đưa quy tắc nhằm hướng cán công nhân viên làm việc theo mục tiêu chung, làm việc có nguyên tắc, có trật tự, làm việc theo nội quy doanh nghiệp.Vậy lập kế hoạch theo quy tắc đưa giải thích rõ ràng hành động làm, hành động làm nhằm mang lại môi trường làm việc chuyên nghiệp xây dựng văn hóa doanh nghiệp mang đậm sắc 1.4.7 Lập kế hoạch theo chương trình Theo tác giả: TS Đồn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2008) “Giáo trình quản trị học” Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, NXB Giao Thơng Vận Tải: “Chương trình bao gồm số mục đích, sách, thủ tục, nhiệm vụ giao, bước cần tiến hành, nguồn lực huy động yếu tố khác” Chương trình hỗ trợ bang ngân quỹ cần thiết, chương trình quan 10 Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Xuất nhập Hồng Bàng Giám đốc Phó giám đốc Phòng Kỹ Thuật Phòng Kho Cung Phòng Kinh Doanh Vật Tư Ứng Vận Phịng Hành Chính Nhân Sự Phịng Tài Chính Kế Tốn Ghi Chú: Biểu thị mối quan hệ phối hợp Biểu thị mối quan hệ đạo 2.4 Thực trạng cơng tác Xây dựng chương trình kế hoạch công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Xuất nhập Hồng Bàng 2.4.1 Vai trị chương trình kế hoạch hoạt động công ty Cổ phần Xuất nhập Hồng Bàng Chương trình, kế hoạch có vai trị quan trọng tổ chức hoạt động công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Xuất nhập Hồng Bàng Chương trình, kế hoạch giúp cho công ty Cổ phần Xuất nhập Hồng Bàng, tổ chức đạt mục tiêu cách tương đối xác Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định hoạt động công ty 24 Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu làm việc công ty Cổ phần Xuất nhập Hồng Bàng: có chương trình, kế hoạch tốt giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho quan, tổ chức hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt hạn chế rủi ro trình hoạt động Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho công ty chủ động công việc, biết làm việc trước, việc sau, khơng bỏ sót cơng việc Chương trình, kế hoạch giúp cho Ban lãnh đạo cơng ty chủ động ứng phó với thay đổi q trình điều hành cơng ty cách linh hoạt mà đạt mục tiêu đề Chương trình, kế hoạch giúp cho Ban lãnh đạo cơng ty phân bổ sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng đơn vị để thực có hiệu nhiệm vụ đề Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho thủ trưởng quan điều hành hoạt động thống nhất, tránh chồng chéo mâu thuẫn việc lãnh đạo, đạo, phát huy trí tuệ tập thể Ban lãnh đạo quan Chương trình, kế hoạch làm sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá hoạt động quan, tổ chức 2.4.2 Vai trị phận văn phịng cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng ty Cổ phần Xuất nhập Hồng Bàng Trong trình hoạt động cơng ty, phận văn phịng có vai trị sau cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch công ty: Lập kế hoạch chức quan trọng nhà quản trị văn phòng, cụ thể cơng ty Trưởng phịng Hành Nhân sự, giúp cho việc tổ chức cơng tác văn phịng cơng khoa học, tránh chồng chéo phân công nhiệm vụ sử dụng nguồn lực văn phịng cơng ty cách hiệu Lập kế hoạch giúp cho đơn vị, cá nhân văn phịng cơng ty tập trung thống với định hướng biện pháp tiến hành cụ thể, từ đạt kết cao nhất, xố bỏ hoạt động tự phát, thất thường cơng ty Lập kế hoạch tạo khả chủ động việc tác nghiệp cán bộ, nhân viên văn phịng cơng ty chủ động phối hợp với đồng nghiệp, từ nâng cao trách nhiệm công việc Lập kế hoạch tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, đánh giá kết từ nhân viên 25 hiệu hoạt động chung văn phịng cơng ty Thơng qua việc lập kế hoạch nhà quản trị văn phịng cơng ty ứng phó với bất ổn thay đổi môi trường tác động tiêu cực xã hội, thích ứng hoạt động công ty để phù hợp với môi trường công ty 2.4.3 Phân loại chương trình kế hoạch cơng tác văn phịng 2.4.3.1 Phân loại theo thời gian Chương trình cơng tác năm: Chương trình cơng tác năm cần đảm bảo đề án, công việc đăng ký chương trình phải thể kết hợp nhiệm vụ nêu văn bản, ý kiến đạo cấp với chủ động đề xuất đơn vị Mỗi đề án, công việc cần xác định rõ nội dung chính; đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, người phụ trách, cấp trình thời hạn trình cấp Các đơn vị phải chịu trách nhiệm tiến độ chuẩn bị nội dung thực công việc mà kiến nghị đưa vào chương trình cơng tác công ty Căn lập kế hoạch năm: Từ chiến lược tổ chức Từ dự án tham gia Từ mục tiêu công ty mục tiêu phận công ty giao Từ nhiệm vụ theo chức nhiệm vụ phận Nội dung kế hoạch năm: Nội dung mục tiêu công việc Thời gian thực Mức độ quan trọng công viêc (để giúp phận đặt trọng tâm vào công tác đánh giá công việc cuối năm) Chương trình cơng tác tháng: Hàng tháng, đơn vị chương trình cơng tác q để xây dựng triển khai thực chương trình cơng tác tháng Chậm vào tuần cuối hàng tháng, văn phịng tổng hợp chương trình cơng tác tháng sau trình lãnh đạo xem xét, định thơng báo cho đơn vị Chương trình cơng tác tháng đầu q thể cụ thể chương trình cơng tác quý Căn để lập kế hoạch chương trình công tác tháng Các công việc kế hoạch năm 26 Các cơng việc tháng trước cịn tồn Các công việc phát sinh công ty giao Nội dung chương trình: Các cơng việc quan trọng tháng Các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực Các công việc chưa xác định lịch (nhưng phải làm tháng làm tháng sau) Chương trình cơng tác tuần/lịch cơng tác tuần: Căn chương trình cơng tác tháng đạo lãnh đạo, văn phòng phối hợp với đơn vị có liên quan xây dựng chương trình cơng tác tuần, trình lãnh đạo phê duyệt gửi đơn vị vào chiều thứ hàng tuần Căn để lập kế hoạch chương trình cơng tác tuần Các công việc kế hoạch tháng Các công việc tuần trước chưa thực xong Các công việc phát sinh công ty giao thêm Nội dung chương trình: Các cơng việc quan trọng tuần Phần công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi (yêu cầu kết quả) Các công việc chưa xác định lịch (nhưng phải làm tuần làm tuần sau) Chương trình/kế hoạch cơng tác đơn vị: Căn chương trình cơng tác tuần công t chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao, đơn vị xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác đơn vị tổ chức thực Chương trình phải xác định rõ trách nhiệm đến cá nhân thành viên đơn vị; đồng thời thể rõ lịch trình thực cơng việc, bảo đảm tiến độ trình lãnh đạo cấp xem xét theo chương trình cơng tác tổ chức 2.4.3.2 Theo nhiệm vụ cụ thể, kế hoạch cơng tác văn phịng Phân theo nhiệm vụ cụ thể, kế hoạch hành văn phịng cơng ty Xuất 27 nhập Hồng Bàng có: • • • • • • • • • Kế hoạch tuyển dụng, bố trí, xếp nhân Kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo, lễ hội Kế hoạch tổ chức phong trào văn hóa, văn nghệ, thi đua Kế hoạch xây dựng, sửa chữa nhà xưởng, sở vật chất Kế hoạch mua sắm, bảo dưỡng máy móc, thiết bị Kế hoạch tài Kế hoạch đảm bảo an ninh, an toàn, phong cháy chữa cháy Kế hoạch chăm sóc sức khỏe cho người lao động Kế hoạch chăm lo đời sống cho người lao động… 2.4.4 Căn để lập kế hoạch cơng tác văn phịng • Dựa vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn công ty • Căn chủ yếu để lập kế hoạch dự báo môi trường thực kế hoạch tương lai (các hội, nguy cơ, điểm mạnh, điểm yếu, biến động kinh tế xã hội nói chung, ) • Các điều kiện có công ty, phận (điều kiện tiền vốn, sở vật chất, thời gian, ) Như văn phịng Cơng ty Xuất nhập Hồng Bàng thể nơi thu thập xử lý, tổng hợp cung cấp thơng tin hữu ích theo u cầu Ban lãnh đạo công ty giới hạn chức nhiệm vụ cơng tác văn thư, lưu trữ, công tác tổ chức hội nghị, tổ chức đón tiếp khách, quản lý trang thiết bị văn phòng… Đồng thời phận văn phòng cánh tay đắc lực trợ giúp cho Ban lãnh đạo công ty việc định điều hành, lập kế hoạch chiến thuật hay kế hoạch chiến lược để phát triển cơng ty Ngồi phận văn phòng giúp cho nhà quản lý việc đưa sở lý luận thực tiễn để điều chỉnh định hướng hoạt động công ty cho phù hợp với lực, phù hợp với nguồn lực cơng ty qua đánh giá biến động môi trường kinh doanh để giúp cho cơng ty tránh có kế hoạch tốt để đương đầu với biến đổi 28 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CƠNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG XUẤT NHẬP KHẨU HỒNG BÀNG Cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch đời mang tính tất yếu khách quan Bởi lẽ đề đạt hiệu cao lãnh đạo, quản lý điều hành đòi hỏi nhà quản lý phải năm bắt thông tin để nhanh chóng đưa định quản lý, điều hành xác, kịp thời để giải vấn đề phát sinh thực tết Chính mà cơng tác xây dựng chương trình kế hoạchcó vai trị quan trọng hoạch định, lập kế hoạch, hay chiến lược phát triển công ty Trong năm hoạt động, nhiều mặt cơng tác văn phịng công ty vào chiều sâu Chất lượng xây dựng chương trình kế hoạch nâng lên, việc thực quy chế làm việc cơng ty có tiến triền tốt hơn, thông tin báo cáo thực nề nếp, hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thơng quan tâm, trình độ cán nâng lên bước, công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật nghiệp vụ hành trọng, công tác hậu cần đáp ứng yêu cầu đề 3.1 Những thành tựu đạt cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch Xây dựng chương trình cơng tác tháng, q, năm khơng trùng lặp, chồng chéo lên Xây dựng chương trình kế hoạch có ích việc quản lý cơng tác mạng, tin học, viễn thông, đảm bảo cầu nối đơn vị ngồi cơng ty, áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công ty Lập kế hoạch tổ chức tiếp đón đồn khách đến thăm cơng ty đồn khách ngoại giao, đối tác lĩnh vực làm ăn Tổ chức họp, hội nghị khoa học, hội thảo hay hội nghị khách hàng… Xây dựng chương trình kế hoạch có ích việc áp dụng khoa học công nghệ vào việc xử lý thông tin, sử dụng thơn tin điện tử q trình làm việc hay áp dụng cơng nghệ tìm kiếm tổng hợp thông tin nhằm cung cấp thông tin tốt cho giám đốc cán quản lí cơng ty 29 Văn phịng cơng ty quan tâm đến công tác củng cố thông tin nội bộ, tổ chức thơng tin nhanh nhạy, có hiệu quả, thực tương đối tốt chế độ gửi thông tin theo quy định công ty bao hàm đầy đủ nội dung, trình bày rõ ràng thơng qua hệ thống văn 3.2 Những mặt cịn tồn cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch Hiện văn phịng cơng ty giới hạn xây dựng chương trình kế hoạch lĩnh vực hành chính, quản trị văn phịng, lĩnh vực liên quan đến cơng tác quản lý công ty Như công tác xây dựng chương trình kế hoạch cịn số hạn chế chưa thực phủ kín lĩnh vực tài chính, kế tốn, vấn đề hoạt động xuất nhập khẩu… Cán văn phòng thiếu chủ động tự giác việc đề xuất, xây dựng chương trình kế hoạch đưa ý kiến Việc phân công công việc cho nhân viên văn phịng chưa thực cụ thể đơi dẫn đến tình trạng nhân viên ỷ lại cơng việc khơng hồn thành tiến độ cơng việc ● Ngun nhân Do phận văn phịng khơng thể làm cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch tất lĩnh vực hoạt động công ty mà xây dựng chương trình kế hoạch hoạt động liên quan đến nghiệp vụ Cịn lĩnh vực hoạt động khác công ty sản xuất kinh doanh, dịch vụ thương mại, thi công dự án… chưa có phận xây dựng chương trình kế hoạch cho cán quản lý Nhân viên chưa có ý thức tự giác cao cơng việc Ngồi cơng ty chưa có biện pháp kích thích khả sáng tạo nhân viên 3.3 Giải pháp cho cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch Như phần thực tế nêu văn phịng cơng ty làm cơng tác lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ, số mặt khác, ngồi cịn mặt hoạt động khác cơng ty phịng ban chun mơn thực hiện.Cách thức xây dựng chương trình kế hoạch tiết kiệm thời gian chuyền tải thông tin chuyền thẳng từ phịng ban chun mơn tới lãnh đạo cơng ty mà không cần phải thông qua phận văn 30 phịng Mặt khác nội dung thơng tin xây dựng chương trình kế hoạch cho lĩnh vực hoạt động cơng ty mang tính chun sâu cụ thể Tuy nhiên cách thức xây dựng chương trình kế hoạch có nhược điểm làm nội dung thơng tin bị chia nhỏ gây khó khăn việc hình thành phương án điều hành tổng hợp lãnh đạo công ty Với thực trạng vấn đề em xin đưa số ý kiến nhằm khắc phục hạn chế là: ● Thứ nhất: ngồi văn phịng phận khác nên có phận làm cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch để trợ giúp cho cán quản lý thực tốt cơng việc ● Thứ hai: văn phòng đầu mối tiếp nhận phương án xây dựng chương trình kế hoạch từ phận chuyên môn để tập hợp thành hệ thống thống trình lãnh đạo cơng ty đề xuất với lãnh đạo phương án dựa sở lý luận mà tổng hợp ● Thứ ba: Cần phải phải phân chia công việc cách rõ ràng cụ thể cán văn phòng cán phụ trách công việc chuyên môn qua giúp cho cơng việc thực tốt ● Cán nhân viên cần chủ động việc tham gia đề xuất, góp ý để khích lệ tinh thần nhân viên, ngồi ban lãnh đạo cơng ty cần có hình thức khen thưởng khích lê kịp thời ý kiến có tính sáng tạo đem lại hiệu cho công ty Trong thời đại khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin truyền thông phát triển vũ bão nay, người làm cơng tác văn phịng cần có am hiểu khoa học kỹ thuật để có khả ứng dụng mạnh mẽ cơng nghệ thơng tin truyền thơng hoạt động nghiệp vụ Đây yêu cầu thiết từ thực tiễn đặt Thơng tin có vai trị to lớn tất lĩnh vực đời sống xã hội Các nhà quản lỹ nhận thông tin nguồn lực quý báu tổ chức, định đến thành công hay thất bại tổ chức Thơng tin liên lạc phương tiên để nhân viên liên lạc với tổ chức nhằm đạt mục đích chung Chung ta khơng thể hoạt động nhóm mà khơng có thơng tin liên lạc với khơng thực điều phối trao đổi Do thơng tin có vai trị quan 31 hoạt động quản lý, đảm bảo thống hoạt động quản lỹ tồn cơng ty Thơng tin coi hệ thống huyết mạch công ty, thông tin khơng cung cấp đầy đủ lãnh đạo cơng ty khơng thể có sở lý luận để đưa định kịp thời, xác, hiệu khơng có thơng tin nhà quản lý lãnh đạo đưa kế hoạch cụ thể nhằm phát triển công ty đánh giá môi trường yếu tố ảnh hưởng đến phát triển công ty 3.4 Những thành tựu đạt công tác thông tin Văn phịng cơng ty quan tâm đến cơng tác củng cố thông tin nội bộ, tổ chức thông tin nhanh nhạy, có hiệu quả, thực tương đối tốt chế độ gửi thông tin theo quy định cơng ty bao hàm đầy đủ nội dung, trình bày rõ ràng thông qua hệ thống văn Thu thập thông tin cần thiết giúp cho lãnh đạo nắm bắt tình hình có định sáng suốt Tuy nhiên bên cạnh cơng tác văn phòng bộc lộ hạn chế, khuyết điểm cần khắc phục chưa thực làm hết khả tiềm cơng tác tham mưu, tổng hợp, xây dựng thực chương trình cơng tác, cơng tác nghiên cứu, đề xuất chuyên viên nghiên cứu chất lượng chưa cao, chế độ thơng tin báo cáo cịn chậm, việc bảo mật thơng tin đơi cịn chưa thực tốt 3.5 Những mặt cịn tồn cơng tác thơng tin Các thơng tin cung cấp nhiều cịn chưa cụ thể, rõ ràng, cịn tình trạng cung cấp thơng tin chung chung, mơ hồ Công tác xử lý thông tin phản hồi chưa trọng triển khai thực đồng với hoạt động khác dẫn đến tình trạng văn hay định quản lý ban hành lâu làm ảnh hưởng đến hoạt động công ty Hiện trang thiết bị văn phòng để hỗ trợ cung cấp thơng tin cũ chưa có thay ảnh hưởng đến trình tìm kiếm thu thập ban hành thông tin ● Nguyên nhân Do hoạt động sản xuất kinh doanh nhiều lĩnh vực nên tránh khỏi 32 việc Ban lãnh đạo công ty chưa thường xuyên theo dõi đôn đốc đơn vị thực nghiêm túc chế độ thơng tin Trình độ tin học, ngoại ngữ đội ngũ cán nhân viên hạn chếm văn phịng nhiều phải giải nhiều cơng việc đội ngũ cán có trình độ chun mơn chưa cao Các trang thiết bị máy móc văn phòng cũ chưa thay nên hay xảy tình trạng hỏng bị lỗi 3.6 Giải pháp cho công tác thông tin Để cơng ty hoạt động hiệu khơng thể tách rời hoạt động phòng ban, phận Sự phối hợp tốt phòng ban, phận đảm bảo cho hoạt động công ty thực liên hồn có hiệu Vì cơng ty cần tạo phối hợp đồng bộ, chặt chẽ trình thực thi nhiệm vụ phòng ban, phận Lãnh đạo công ty kiểm tra, giám sát việc thực chế độ thơng tin phịng ban phận, trưởng phịng ban phận phải thường xun đơn đốc nhắc nhở đơn vị thực nghiên túc chế độ thơng tin Văn phịng cơng ty cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn tin khác nhau, sau thơng tin phải tập hợp hệ thống theo vấn đề, lĩnh vực định để tránh trùng lặp, chồng chéo xác định độ xác thơng tin Văn phịng cần phải đưa chế độ bảo dưỡng máy móc, trang thiết bị văn phòng định kỳ nhằm đảm bảo cho công tác thông tin thông suốt hiệu Hơn hệ thông mạng mà công ty sử dụng cần phải thay đổi để đáp ứng nhu cầu tìm kiếm thơng tin cách nhanh 33 KẾT LUẬN Cơng ty Cổ phần Đầu tư - Xây Dựng - Xuất nhập Hồng Bàng thành lập chưa lâu, công ty dần khẳng định mình, tạo chỗ đứng niềm tin đối tác, công ty đà phát triển lớn mạnh với phát triển chung đất nước Trong q trình thực tập cơng ty, quan tâm, giúp đỡ Cô ban lãnh đạo Công ty Anh chị nhân viên… em rút nhận xét, đánh giá, trau dồi nhiều kinh nghiệm cho thân Qua em có nhìn sâu ngành Quản trị văn phịng hay cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác văn phịng Tuy nhiên phạm vi đề tài rộng mẻ, nội dung mang tính tổng hợp cao mà trình độ chun mơn nhận thức hạn chế nên tiểu luận em khơng tránh khỏi thiết sót Bởi em mong nhận góp ý thầy để tiểu luận em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO James H.Donnelly (2001), Sách Quản trị học bản, NXB thống kê T.S Trần Đăng Thịnh (2002), Giáo trình Quản trị học, NXB ĐHQG T.S Phạm Vũ Luận (2015), Giáo trình Lý thuyết quản trị kinh doanh, NXB thống kê Nguyễn Tuấn Anh (2011), Luận văn công tác xây dựng quản lý kế hoạch kinh doanh công ty cổ phần may thăng long Đỗ Ngọc Hải (2013), Luận văn Khảo sát công tác hoạch định công ty TNHH Thương Mại Phú Xuân Tài liệu qua website: VOER (2012), Quản trị chiến lược,http://voer.edu.vn/ VOER (2012), Vai trò lập kế hoạch ,http://voer.edu.vn/ 35 ... Cơng ty Cổ phần Cổ phần Đầu tư – Xây dựng - Xuất nhập Hồng Bàng Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch Công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng - Xuất nhập Hồng. .. trạng công tác Xây dựng chương trình kế hoạch cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Xuất nhập Hồng Bàng 2.4.1 Vai trị chương trình kế hoạch hoạt động công ty Cổ phần Xuất nhập Hồng Bàng Chương trình, kế. .. Công ty cổ phần Đầu tư - Xây Dựng – Xuất nhập Hồng Bàng 2.2.1 Chức Công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng? ?? Xuất nhập Hồng Bàng doanh nghiệp tư nhân độc lập.Với kinh nghiệm năm hoạt động lĩnh vực Đầu