CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN CÔNG NGHỆ, THIẾT BỊ VÀ KIỂM ĐỊNH XÂY DỰNG - CONINCO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY TRÌNH TIẾP ĐĨN KHÁCH QUỐC TẾ (Ban hành kèm theo Quyết định số 689/2016/QĐ-TGĐ Ngày 29 tháng năm 2016 Tổng Giám đốc) Phạm vi đối tượng áp dụng: 1.1.Phạm vi áp dụng: Quy trình áp dụng với tất việc liên quan đến tiếp làm việc với khách Quốc tế Công ty Cổ phần Tư vấn công nghệ, thiết bị Kiểm định xây dựng – CONINCO 1.2 Đối tượng áp dụng: Ban Giám đốc, Trung tâm Hợp tác Tư vấn Quốc tế, Phòng, Ban, Đơn vị trực thuộc Công ty Định nghĩa, từ viết tắt 2.1 Định nghĩa: Khách quốc tế cá nhân, công ty, đơn vị tổ chức đến từ lãnh thổ nằm Việt Nam 2.2 Từ viết tắt - Chủ tịch Hội đồng quản trị: CT HĐQT - Tổng Giám đốc: TGĐ - Phó Tổng Giám đốc: PTGĐ - Giám đốc: GĐ - Trưởng phòng: Tp - Trung tâm Hợp tác Tư vấn Quốc tế: T.3C - Phòng Thị trường: P.TT Nguyên tắc thực hiện: Việc tổ chức làm việc với khách Quốc tế Công ty Cổ phần Tư vấn công nghệ, thiết bị Kiểm định xây dựng – CONINCO thực nguyên tắc: trang trọng, chuyên nghiệp, tiết kiệm, chống lãng phí để phù hợp với tình hình thực tế cần tận dụng tối đa sở vật chất sẵn có Cơng ty việc tiếp đón: Phòng khách, phòng họp, phương tiện lại Trừ có ý kiến đạo Tổng Giám đốc, nhiệm vụ/ quà tặng điều khoản cố định (điều không cần nhắc lại mẫu phiếu đề nghị hay thông báo) 3.1 Trách nhiệm đơn vị Stt Yêu cầu/Nhiệm vụ - Phiên dịch (Tiếng Anh, Tiếng Việt) - Thông báo lại thành phần dự họp nội trường hợp khách đến sớm/muộn/hoãn/hủy - Chuẩn bị chiếu slide chào mừng sảnh tầng 1, - Phục vụ phòng họp (biển tên để bàn, trà/nước/hoa quả, cờ hai nước, trực kỹ thuật phòng họp, quay phim) - Thơng báo lại cho T.3C trường hợp khách đến sớm - Cung cấp tài liệu giới thiệu công ty, quà tặng - Chụp ảnh - Đón tiếp khách lên phòng họp - Thông báo lại cho T.3C trường hợp khách đến sớm/muộn/hoãn/hủy - Chuẩn bị tài liệu họp Trách nhiệm T.3C Cụ thể P.HC Theo thông tin T.3C cung cấp P.TT Theo số lượng TGĐ phê duyệt Đơn vị Trang phục Thành phần dự họp Đơn vị đơn vị đề xuất tiếp khách Đơn vị phải chuyển lại tài liệu họp cho bên liên quan trước ½ ngày Tuy nhiên, lý khách quan xem xét, họp thiết phải có tài liệu (trừ đối tác lần đầu tiếp xúc, đến thăm xã giao) Các cán dự họp cài áo logo Công ty, đeo thẻ nhân viên, ăn mặc lịch sự: Khơng mặc quần bò, áo phơng khơng cổ, dép lê (khuyến khích mặc đồng phục Công ty) 3.2 Phân cấp quà tặng Stt Quà tặng/ Ấn phẩm Bình hoa sơn mài Quy cách cấp Chỉ cấp TGĐ định Đồ gỗ Chỉ cấp cho lần đầu - Hộp bút tiếp xúc (Trường hợp - Họp card Tập đoàn/ Cơng ty trưởng đồn khác phép tính mới) Quyển giới thiệu cơng Chỉ cấp cho lần đầu ty tiếp xúc (Trường hợp Tập đồn/ Cơng ty trưởng đồn khác phép tính mới) Cấp độ Theo định TGĐ Chỉ cấp cho Trưởng đoàn Cấp cho tất thành phần dự họp Sơ đồ thuyết minh quy trình “Quy trình tiếp đón khách Quốc tế” 4.1 Sơ đồ Các bước Nội dung Biểu mẫu Chuyển Phiếu phiếu đề nghị tiếp khách quốc tế cho T.3C BM_TKQT_01 CUNG CẤP THƠNG TIN T.3C chỉnh sửa (nếu có), trình TGĐ phê d uyệt BM_TKQT_01 BM_TKQT_03 Xem xét đạo BM_TKQT_01 BM_TKQT_03 Căn ý kiến đạo TGĐ,T.3C thông báo mời họp đến tất đơn vị có liên quan Thực theo phân cơng nhiệm vụ thông báo BM_TKQT_02 BM_TKQT_03 Trách nhiệm PTGĐ/Đơn vị (a) T.3C (b) TGĐ (c) TRÌNH TỔNG GIÁM ĐỐC CHỈ ĐẠO Khơng Có T.3C (d) Các đơn vị có liên quan (e) T.3C (c1) RA THƠNG BÁO TIẾP ĐĨN KẾT THÚC Thông báo lại cho đơn vị đề nghị v/v khơng thực tiếp đón khách theo ý kiến đạo TGĐ 4.2 Thuyết minh (a) Cung cấp thông tin PTGĐ/Đơn vị điền đầy đủ thông tin chuyển Phiếu đề nghị tiếp khách Quốc tế (BM_TKQT_01) qua đường email cho cán tiếp nhận T.3C, cc cho Giám đốc T.3C, PTGĐ phụ trách đơn vị (b) Trình Tổng Giám đốc Sau tiếp nhận BM_TKQT_01 PTGĐ/Đơn vị, T.3C xem xét điều chỉnh nội dung (nếu cần), in chuyển BM_TKQT_01 BM_TKQT_03 cho TGĐ xem xét đạo (c) Chỉ đạo (c1) Tổng giám đốc xem xét đạo: - Nếu đồng ý: Chuyển sang bước (d) - Nếu không đồng ý: chuyển sang bước (c1) kết thúc quy trình Khi đó, T.3C có trách nhiệm báo lại với đơn vị đề xuất v/v khơng thực tiếp đón khách theo ý kiến đạo TGĐ (d) T.3C thông báo mời họp đến tất đơn vị có liên quan áp dụng BM_TKQT_02 kèm BM_TKQT_03 theo ý kiến đạo TGĐ (e) Thực tiếp đón theo quy định điều theo thông báo mời họp BM_TKQT_02 T.3C ban hành Điều khoản thi hành: 5.1 Quản trị thông tin Khách Quốc tế T.3C chịu trách nhiệm lưu trữ tồn thơng tin liên quan đến Khách Quốc tế để thuận tiện cho việc quản trị thông tin như: Card visit; Phim giới thiệu; Quyển giới thiệu; Các tài liệu thảo luận, trình chiếu buổi làm việc bên; ảnh tư liệu; phim tư liệu (nếu có)… T.3C chịu trách nhiệm thống kê quản lý thành phần tham dự (tránh chồng chéo phần tặng quà) theo quy định mục 3.2 5.2 Quản lý chi phí tiếp khách: + T.3C chịu trách nhiệm lập kế hoạch tiếp khách quốc tế hàng năm (Dự kiến số) dự toán chi phí tiếp khách Quốc tế để cơng ty đưa vào dự tốn chi phí năm + Với lần tiếp đón khách Quốc tế T.3C đơn vị đề nghị có trách nhiệm lập dự tốn thực thủ tục tạm ứng, tốn chi phí tiếp khách theo quy định hành Công ty thủ tục tài Quy định áp dụng biểu mẫu: Khi thực quy trình Đơn vị, cán có liên quan cần đọc kỹ hướng dẫn biểu mẫu ... uyệt BM_TKQT_01 BM_TKQT_03 Xem xét đạo BM_TKQT_01 BM_TKQT_03 Căn ý kiến đạo TGĐ,T.3C thông báo mời họp đến tất đơn vị có liên quan Thực theo phân cơng nhiệm vụ thông báo BM_TKQT_02 BM_TKQT_03 Trách... - Hạnh phúc QUY TRÌNH TIẾP ĐĨN KHÁCH QUỐC TẾ (Ban hành kèm theo Quy t định số 689 /2016/ QĐ-TGĐ Ngày 29 tháng năm 2016 Tổng Giám đốc) Phạm vi đối tượng áp dụng: 1.1.Phạm vi áp dụng: Quy trình áp... họp đến tất đơn vị có liên quan áp dụng BM_TKQT_02 kèm BM_TKQT_03 theo ý kiến đạo TGĐ (e) Thực tiếp đón theo quy định điều theo thông báo mời họp BM_TKQT_02 T.3C ban hành Điều khoản thi hành: 5.1