Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại trung tâm khai thác vận chuyển thuộc bưu điện Tỉnh Bình Định

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG MAI HỒNG NHƯ UN HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN THUỘC BƯU ĐIỆN TỈNH BÌNH ĐỊNH LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG MAI HOÀNG NHƯ UYÊN HOÀN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN THUỘC BƯU ĐIỆN TỈNH BÌNH ĐỊNH Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Người hướng dẫn khoa học: GS.TS TRƯƠNG BÁ THANH Đà Nẵng - Năm 2013 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng hướng dẫn GS.TS Trương Bá Thanh Các số liệu, kết nêu luân văn trung thực chưa công bố cơng trình khác Tác giả luận văn Mai Hoàng Như Uyên MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lí chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu 3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa khoa học đề tài Bố cục đề tài Tổng quan đề tài nghiên cứu CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ hệ thống kiểm soát nội 1.1.3 Mục tiêu tổng quát hệ thống kiểm soát nội 1.1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội 10 1.2 KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 16 1.2.1 Đặc điểm chu trình 16 1.2.2 Các sai phạm xảy chu trình bán hàng thu tiền 17 1.2.3 Các thủ tục kiểm sốt chủ yếu chu trình bán hàng thu tiền 19 1.3 ĐẶC ĐIỂM KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH DỊCH VỤ BƯU CHÍNH 23 1.3.1 Khái niệm dịch vụ, dịch vụ bưu 23 1.3.2 Những rủi ro thường gặp chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bưu 26 1.3.3 Đặc điểm kiểm soát nội chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bưu 27 KẾT LUẬN CHƯƠNG 31 CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN QUY NHƠN - BƯU ĐIỆN TỈNH BÌNH ĐỊNH 32 2.1 TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN QUY NHƠN 32 2.1.1 Đặc điểm TTKTVC Quy Nhơn 32 2.1.2 Cơ cấu tổ chức máy quản lý 34 2.1.3 Chức nhiệm vụ 36 2.1.4 Tổ chức cơng tác kế tốn 39 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN QUY NHƠN-BƯU ĐIỆN TỈNH BÌNH ĐỊNH 42 2.2.1 Đặc điểm dịch vụ cung cấp đơn vị 42 2.2.2 Đặc điểm tổ chức mạng lưới kinh doanh 49 2.2.3 Quy trình cung cấp dịch vụ thu tiền đơn vị 50 2.2.4 Thủ tục kiểm sốt chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền đơn vị 58 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN QUY NHƠN 66 2.3.1 Ưu điểm 66 2.3.2 Nhược điểm 67 KẾT LUẬN CHƯƠNG 69 CHƯƠNG HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN QUY NHƠN 70 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN 70 3.2 HOÀN THIỆN MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT 72 3.2.1 Xây dựng sách, quy định tính trung thực giá trị đạo đức 72 3.2.2 Tăng cường công tác kế hoạch 73 3.2.3 Cải cách sách nhân 74 3.2.4 Phân định rõ quyền hạn trách nhiệm 75 3.2.5 Tăng cường hoạt động kiểm soát giám sát Ban kiểm soát 75 3.3 HỒN THIỆN CÁC THỦ TỤC KSNB CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN 76 3.3.1 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát tiếp nhận xử lý yêu cầu khách hàng 76 3.3.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm sốt chu trình cung cấp dịch vụ 78 3.3.3 Hồn thiện thủ tục kiểm sốt thu nộp tiền 81 3.3.4 Tăng cường kiểm sốt sách tiêu thụ 82 3.4 CÁC KIẾN NGHỊ ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI PHÁP 83 3.4.1 Đối với quan quản lý nhà nước 83 3.4.2 Đối với Bưu điện tỉnh Bình Định 84 KẾT LUẬN CHƯƠNG 85 KẾT LUẬN 86 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 88 QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản sao) PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BCĐKT Bảng cân đối kế toán BCKQKD Báo cáo kết kinh doanh CBCNV Cán công nhân viên CMND Chứng minh nhân dân GDV Giao dịch viên GTGT Giá trị gia tăng HĐQT Hội đồng quản trị KSNB Kiểm soát nội KSV Kiểm soát viên SXKD Sản xuất kinh doanh TK Tài khoản TTĐB Tiêu thụ đặc biệt TTKTVC Trung tâm khai thác vận chuyển XK Xuất DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu bảng 1.1 Tên bảng Tổng hợp sai phạm xảy chu trình bán hàng thu tiền Trang 17 2.1 Tình hình thực doanh thu qua năm 33 2.2 Bảng kê chi tiết công nợ 60 DANH MỤC CÁC HÌNH Số hiệu hình 2.1 Tên hình Cảnh quan Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn Trang 33 2.2 Các dịch vụ thu hộ cung cấp 47 2.3 Phiếu gởi bưu phẩm ghi số BĐ1 52 2.4 Phiếu gởi bưu kiện nước 53 2.5 Phiếu gởi bưu phẩm chuyển phát nhanh EMS 53 2.6 Phiếu gởi chuyển tiền biên nhận 56 2.7 Giấy nộp tiền 64 2.8 Phiếu thu 65 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Số hiệu sơ đồ 2.1 2.2 2.3 2.4 Tên sơ đồ Sơ đồ tổ chức máy sản xuất TTKTVC Quy Nhơn Sơ đồ tổ chức máy kế tốn Quy trình cung cấp dịch vụ bưu chuyển phát Quy trình cung cấp dịch vụ tài bưu Trang 35 39 51 55 74 3.2.3 Cải cách sách nhân Con người nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến mơi trường kiểm sốt Bởi lẽ hệ thống kiểm soát nội xây dựng vận hành cách hữu hiệu tùy thuộc vào lực người đơn vị Trình độ học vấn nhân viên toàn Trung tâm khó khăn lớn việc hồn thành mục tiêu đơn vị Trước đây, với dịch vụ chuyển phát truyền thống với trình độ sơ cấp trung cấp, GDV hồn thành tốt cơng việc Tuy nhiên, với phát triển hàng loạt dịch vụ mới, cộng với ứng dụng khoa học cơng nghệ vào sản xuất trình độ GDV lạc hậu Vì Trung tâm cần có sách khuyến khích hỗ trợ nhân viên nâng cao trình độ học vấn: cân nhắc, đề bạt cá nhân có lực cấp vào vị trí quan trọng dây chuyền sản xuất; tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân vừa tham gia sản xuất vừa phấn đấu học tập nâng cao trình độ Bên cạnh đó, cơng tác tuyển dụng nhân cần có cải cách mới: thay tuyển dụng nhân em ngành đơn vị nên tuyển dụng nhân có trình độ học vấn cao có mong muốn làm việc cho đơn vị có thay đổi phong cách làm việc Ngồi ra, sách, chế độ trả lương người lao động cần có thay đổi Hiện nay, Trung tâm trả lương cho nhân viên theo hệ số mức độ phức tạp, chênh lệch phận quản lý GDV lớn có cào GDV với tạo nên thái độ bất mãn nhân viên Do để thúc đẩy hiệu lao động, Trung tâm nên trả lương cho nhân viên dựa thành lao động, dựa kế hoạch giao cụ thể cho cá nhân cá nhân hoàn thành tốt kế hoạch cá nhân hệ số lương cao ngược lại 75 3.2.4 Phân định rõ quyền hạn trách nhiệm Cần ban hành quy định quyền hạn trách nhiệm nhân viên dây chuyền sản xuất cách rõ ràng Theo đó, cá nhân có quyền truy cập khai thác phần hành mực độ thích hợp cho chức danh chịu trách nhiệm quyền truy cập ca làm việc Những sai sót xảy cá nhân cá nhân phải hồn tồn chịu trách nhiệm Đồng thời, cần có hình thức kỷ luật thật cụ thể sai phạm Có tạo ý thức trách nhiệm nhân viên tham gia vào dây chuyền sản xuất 3.2.5 Tăng cường hoạt động kiểm soát giám sát Ban kiểm soát Ban kiểm soát Trung tâm thành lập gồm ba thành viên, nhiên hoạt động Ban kiểm soát thể giấy tờ thực tế động thái Ban kiểm soát tham gia vào chu trình sản xuất, sai sót nghiệp vụ xảy Ban kiểm sốt tham gia để tìm ngun nhân sai sót, kết thành viên Ban kiểm soát kiêm nhiệm nên thiếu độc lập lực hạn chế Ngoài ra, thành viên ban kiểm sốt khơng có am hiểu nghiệp vụ kế toán nên việc kiểm soát giám sát tập trung vào mảng nghiệp vụ Vì vậy, đơn vị cần phải tăng cường chức năng, quyền hạn Ban kiểm soát, coi trọng ban kiểm soát với tư cách tra chủ sở hữu có tồn quyền kiểm tra doanh nghiệp, đặc biệt tài chính; họ phải có trách nhiệm kiểm tra kỹ để phát khoản chí phí bất hợp lý, chi vượt định mức, chứng từ giả mạo (nếu có) Ban kiểm sốt cần phải thành lập lại với thành viên hoạt động độc lập, có lực nghiệp vụ chun mơn am hiểu lĩnh vực kế tốn, có đạo đức uy tín Bên cạnh đó, cần có văn quy định rõ thẩm quyền hoạt động kiểm soát giám sát ban kiểm soát gởi đến tất tổ giao dịch để phối hợp thực 76 3.3 HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KSNB CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN Việc hồn thiện thủ tục KSNB chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền góp phần củng cố lại hệ thống kiểm soát nội Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn nhiều hạn chế, nhằm đạt mục tiêu sau: - Giữ chân khách hàng cũ, phát triển thêm nhiều khách hàng mới, điều kiện cạnh tranh khốc liệt với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu khác địa bàn - Giảm tránh các rủi ro, gian lận thất thoát tiền doanh thu, đồng thời bảo đảm nguyên tắc bất kiêm nhiệm - Đảm bảo việc thực đắn chế độ, quy định tài nhà nước - Đảm bảo đạt hiệu hoạt động kinh doanh mà Trung tâm đề ra, đồng thời nâng cao trình độ lực quản lý đơn vị Tuy nhiên giải pháp để hồn thiện kiểm sốt nội chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền phải cân nhắc mặt hiệu khả thực thi, góp phần tạo điều kiện cho hệ thống kiểm soát nội đơn vị thực tốt vai trị kiểm sốt đạt mục tiêu kiểm sốt 3.3.1 Hồn thiện thủ tục kiểm sốt tiếp nhận xử lý yêu cầu khách hàng Hiện bưu cục thuộc TTKTVC Quy Nhơn, việc niêm yết bảng giá cước, giới thiệu dịch vụ cung cấp chưa quan tâm mức Các bảng cước cũ chưa gỡ bỏ, số dịch vụ treo băng rôn giới thiệu, quảng cáo thời gian khai trương dịch vụ sau khơng niêm yết Vì vậy, Trung tâm cần làm lại hệ thống bảng hiệu 77 giới thiệu đầy đủ dịch vụ cung cấp, dịch vụ cần thể cách xúc tích đặc điểm, tính năng, điều kiện nhận gửi thời gian tồn trình Các bảng hiệu phải treo tường với khoảng cách dễ nhìn phù hợp với mỹ quan bưu cục Cước dịch vụ cần niêm yết bàn viết thư bưu cục, trục xoay để người tham khảo dễ dàng thay cước dịch vụ thay đổi Định kỳ, ban kiểm soát phải kiểm tra việc niêm yết bưu cục lần tháng để đảm bảo nhân viên bưu cục bảo quản tốt bảng hiệu cập nhật tốt thay đổi giá cước dịch vụ Để kiểm soát thái độ phục vụ khách hàng giao dịch viên, đơn vị tổ chức chấm điểm hàng tháng cho nhân viên theo tiêu chuẩn chất lượng phục vụ khách hàng Tổng cơng ty Bưu Viễn thông ban hành Tuy nhiên, biện pháp chưa mang lại kết thiết thực, nguyên nhân việc chấm điểm không quan sát viên đảm nhận mà GDV phải tự đánh giá cho điểm cho nên khơng khách quan, việc thực cịn hời hợt chấm điểm cho xong; khâu bình xét lại qua loa cịn nhiều nể nang.Vì vậy, đơn vị cần tổ chức lại công tác sau: việc chấm điểm phải thực chấm điểm chéo cho giao dịch viên; để tránh hình thức chiếu lệ nể nang lẫn giao dịch viên ban kiểm soát cần tăng cường chức giám sát mình, bảng điểm chấm sai người thực việc chấm điểm bị trừ số điểm với số điểm mà chấm sai Có vậy, nhân viên đơn vị có ý thức việc thực nội quy thái độ phục vụ khách hàng, tạo hình ảnh tốt đẹp cho đơn vị tiếp xúc với khách hàng Hằng năm, đơn vị cần tổ chức lớp tập huấn kỹ giao tiếp, kỹ bán hàng cho tất giao dịch viên Để tạo động lực phấn đấu trau dồi kiến thức, am hiểu dịch vụ, định kỳ quý ban kiểm 78 soát nên tổ chức kiểm tra kiến thức dịch vụ kỹ bán hàng, đề gởi đến hộp thư mở cho giao dịch viên yêu cầu phải thực nghiêm túc; điểm kiểm tra thông báo rộng rãi qua mạng nội bộ; nhân viên có điểm kiểm tra xuất sắc biểu dương điểm kiểm tra tích lũy làm sở để bình bầu vào cuối năm Khách hàng đến bưu cục thuộc TTKTVC cần tư vấn phục vụ tận tình nhân viên giao dịch Vì vậy, giao dịch viên cần có thái độ nhã nhặn tác phong chun nghiệp tạo hình ảnh tốt đẹp người nhân viên bưu điện lòng khách hàng, để đơn vị hoàn thành tốt mục tiêu doanh thu đặt 3.3.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm sốt chu trình cung cấp dịch vụ Thủ tục kiểm sốt chu trình cung cấp dịch vụ bưu cục thuộc TTKTVC Quy Nhơn phù hợp với quy trình thủ cơng Trong đó, dịch vụ cung cấp hỗ trợ chương trình phần mềm kết nối liệu với bưu điện tỉnh thành khác tồn quốc.Vì vậy, thủ tục cần thay đổi để phù hợp với tình hình a Hồn thiện thủ tục kiểm sốt cung cấp dịch vụ bưu chuyển phát Để giảm thiểu sai sót xảy quy trình nhận gửi thủ công, yêu cầu đặt việc nhận gửi dịch vụ bưu chuyển phát phải thực hệ thống chương trình phần mềm, hành vi gạch xóa sữa chữa biên lai, kê tay vào bảng kê gửi phải triệt để nghiêm cấm nhằm ngăn ngừa việc gian lận tiền cước khách hàng Khách hàng sau đồng ý sử dụng dịch vụ cần điền thông tin cần thiết lên bưu gửi GDV tiến hành lấy số hiệu dán lên bưu gửi (Số hiệu mã vạch quy định riêng cho loại dịch vụ, phải sử dụng theo thứ tự từ bé đến lớn để tiện cho việc tra soát, đối chiếu); cân trọng lượng phát hành bưu gửi lên hệ thống chương trình: cập nhật họ tên, địa 79 người gởi, người nhận, dịch vụ đặc biệt có, in biên nhận để hoàn tất Việc phát hành bưu gửi qua chương trình tiết kiệm nhiều thời gian ngăn chặn nhiều rủi ro xảy như: không nhầm lẫn tên địa người nhận lỗi khách hàng, số hiệu bưu gửi trùng khớp với biên nhận, hướng chuyển bưu gửi bảo đảm xác tiền cước thu đúng, thu đủ Trước nhấn nút hoàn tất, GDV cần kiểm tra lại tất thông tin nhập, thông báo cước cho khách hàng để khách hàng kiểm tra lại đồng ý trả tiền Mọi thao tác điều chỉnh sau hoàn tất phải phê duyệt Tổ trưởng tổ phó bưu cục Khi đóng chuyến thư cho phận khai thác, Tổ trưởng phải nhân viên giao dịch kiểm soát lại bưu gửi đóng chuyến thư: cân lại trọng lượng bưu gửi, kiểm tra lại hướng chuyển có trùng khớp với bảng kê, tổng số bưu gửi thực tế phải với tổng số bưu gửi thể bảng kê Những bưu phẩm gởi dịch vụ ghi số, cần kiểm tra GDV dán đủ cước Đối với dịch vụ phát hành báo chí, vào tháng cuối quý thời gian nhận đặt báo cho quý tiếp theo, lượng tiền mặt thu vào nhiều khơng kiểm tra kiểm sốt kịp thời rủi ro chiếm dụng tiền xảy lớn Khác với dịch vụ bưu chuyển phát, tiếp nhận nhu cầu đặt báo, GDV phải cung cấp hóa đơn cho khách với nhu cầu báo chí sau cập nhật vào chương trình Cuối ngày tổng số tiền hóa đơn phải khớp với sổ quỹ chương trình nộp kế tốn Vì vậy, kiểm sốt viên cần phải kiểm tra hóa đơn có khớp với sổ quỹ tiền mặt vào cuối ngày Đồng thời, thống kê khách hàng đặt nợ có với danh sách khách hàng kí kết với trung tâm, có khách hàng khơng thuộc khách hàng nợ mà lại có nhu cầu nhận đặt khơng xuất hóa 80 đơn để cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt u cầu giao dịch viên phải xóa nhu cầu nhận đặt khỏi hệ thống b Hồn thiện thủ tục kiểm sốt cung cấp dịch vụ tài bưu Đối với chu trình cung cấp dịch vụ tài bưu chính, lượng tiền thu vào ca, ngày làm việc lớn so với doanh thu từ dịch vụ bưu chuyển phát Vì song hành hai hình thức cung cấp dịch vụ thủ công hệ thống phần mềm, nên giao dịch viên lợi dụng điều để chiếm đoạt tiền dễ mà không bị phát hiện, khách hàng đến khiếu nại việc xử lý Vì vậy, để chấm dứt hành vi đó, Trung tâm cần ban hành thể lệ nghiêm cấm giao dịch viên thực nghiệp vụ hình thức thủ cơng trường hợp, khuyến cáo khách hàng chấp nhận biên nhận in từ chương trình tồn hệ thống Đối với dịch vụ chuyển tiền, chương trình phần mềm cịn cho phép sửa, xóa phiếu chuyển tiền sau phát hành thu tiền khách Vì chức sửa, xóa cần tháo gỡ khỏi chương trình Mọi điều chỉnh liên quan đến phiếu chuyển tiền phải lập vụ, phải có phê duyệt kiểm soát viên đơn vị nhận phiếu chuyển tiền điều chỉnh thực Đối với dịch vụ tiết kiệm mở bưu cục khơng online, hàng ngày kiểm sốt viên cần kiểm điếm lại sổ thẻ trắng lưu bưu cục để tránh trường hợp giao dịch viên có phát hành sổ thẻ tiết kiệm không nộp tiền phận kế tốn khơng cập nhật vào hệ thống Ban kiểm sốt kiểm tra định kỳ bất thường quỹ sổ thẻ trắng bưu cục để ngăn chặn rủi ro tổ trưởng thông đồng với giao dịch viên biển thủ số tiền tiết kiệm phát hành Đối với dịch vụ bảo hiểm nhân thọ bưu chính, phát hành hợp đồng bảo hiểm, bưu cục trung tâm in hợp đồng cho khách cập 81 nhật vào hệ thống Vì vậy, ngày giao dịch viên bưu cục trung tâm phải có trách nhiệm tổng hợp chi tiết giao dịch phát sinh ngày tất bưu cục fax phận kế toán, để kế tốn có sở theo dõi quỹ tiền mặt lưu bưu cục 3.3.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát thu nộp tiền Kiểm soát thu nộp tiền bưu cục thuộc Trung tâm khai thác vận chuyển cịn nhiều bất cập: có q nhiều dịch vụ thực nghiệp vụ thủ công, chương trình phần mềm sử dụng để theo dõi vết hoạt động bưu gửi bưu cục có kiểu kế tốn khác vào cuối ngày, việc kiểm tra, kiểm sốt khơng thực thường xuyên, kiểm tra lại kiểm tra theo xác xuất nên việc thất doanh thu khó tránh khỏi Chính vậy, Trung tâm cần ban hành quy định cụ thể việc thực nghiệp vụ cung cấp dịch vụ phần mềm Tổng cơng ty ban hành Đối với chu trình cung cấp dịch vụ bưu chuyển phát, vào cuối ngày, giao dịch viên tổng hợp phiếu gửi bảng kê đóng chuyến thư đối chiếu với thống kê bưu phẩm phát hành ngày xem có khớp số lượng, số tiền In thống kê, đóng tập với phiếu gửi bảng kê để lưu Kiểm soát viên kiểm tra lần tập lưu hàng ngày có chênh lệch, phải điều chỉnh cho tiến hành chốt liệu Dữ liệu chốt không sữa chữa, kiểm sốt viên khơng phát sai sót mà sau bị phát kiểm sốt viên phải hồn tồn chịu trách nhiệm Số liệu sau chốt liệu kiểm soát viên (tổ trưởng) cập nhật vào chương trình quản lý doanh thu chi phí ngày Chương trình cho phép in phiếu nộp tiền, báo cáo tổng hợp tình hình thực doanh thu từ ngày đến ngày, báo cáo doanh thu dịch vụ từ ngày đến ngày Do đó, KSV (Tổ trưởng) không cần phải vào sổ theo dõi doanh thu ngày 82 STK1 thủ công, cần thực việc cập nhật thật xác kịp thời vào chương trình quản lí giảm bớt thao tác trùng lắp, đồng thời cung cấp thơng tin cần thiết tình hình thực doanh thu bưu cục cách nhanh chóng, xác Đối với dịch vụ tài bưu chính, chương trình khai thác dịch vụ cho phép kết xuất liệu Vì phận tin học cần nghiên cứu để liệu tổng hợp cuối ngày dịch vụ tài bưu tự động kết chuyển sang chương trình quản lý tiền mặt bưu cục để tránh việc nhập sai, nhập so với số tiền thu sai sót gian lận 3.3.4 Tăng cường kiểm sốt sách tiêu thụ Để sách khuyến phát huy tác dụng việc tăng trưởng doanh thu giữ chân khách hàng cần tăng cường việc kiểm soát sách khuyến có thực đến tay người sử dụng dịch vụ Hiện tất bưu cục, theo định số 424QĐ - BĐBĐ ngày 05 tháng 04 năm 2012 GĐ Bưu điện tỉnh Bình Định, khách hàng sử dụng dịch vụ có doanh thu từ 700.000 đồng đến 1.000.000 chưa có thuế vat trích thưởng 5% doanh thu đó, từ triệu đến triệu đồng trích thưởng 7%, từ triệu đến 15 triệu trích thưởng 15%, nhiên khơng kiểm sốt chặt chẽ số khách hàng doanh thu triệu thường khơng trích thưởng GDV hay qn, mặt khác số GDV lợi dụng lỏng lẽo khâu kiểm soát chiếm đoạt số tiền khách việc giả quên không chi tiền cho khách, sau kê vào bảng kê khuyến giả chữ ký người gởi để ký nhận tiền Do thủ tục kiểm sốt nhằm tăng cường kiểm sốt sách khuyến là: - Hằng ngày, khâu kiểm tra tập gốc báo, kiểm soát viên kiểm tra việc chi khuyến mãi, khách hàng đủ điều kiện chưa chi yêu cầu giao dịch viên mời khách đến để nhận lại 83 - Kế toán viên duyệt chi khuyến cần đối chiếu chữ ký khách hàng bảng kê khuyến phải trùng khớp với chữ ký phiếu gởi - Niêm yết chương trình khuyến quầy giao dịch - Bộ phận tin học cần đưa vào chương trình nhận gửi mục khuyến hay chiết khấu, số tiền khuyến Chương trình trừ ln tiền khuyến tổng số tiền thu khách 3.4 CÁC KIẾN NGHỊ ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI PHÁP 3.4.1 Đối với quan quản lý nhà nước Mặc dù Luật Bưu có hiệu lực từ 1/1/2011, quy định cụ thể để chấn chỉnh bảo đảm môi trường cạnh tranh lành mạnh chưa ban hành đồng thực liệt Vì vậy, hành vi lợi dụng mạng lưới Bưu Chính Việt Nam để phát triển dịch vụ doanh nghiệp bưu thị trường tạo nên khơng khó khăn cho Bưu Việt Nam cơng tác quản lý nhà nước Ngồi ra, cịn có doanh nghiệp, cá nhân tự hoạt động chuyển phát khơng có giấy phép kinh doanh; vi phạm mặt quản lý, cấp phép, quy trình nghiệp vụ, tiêu chí an ninh, an tồn bưu gửi không bị xử phạt Những hành vi cạnh tranh không lành mạnh thực trạng nhức nhối thị trường để áp dụng quy định Luật Bưu chính, Luật cạnh tranh chưa đủ, quy định để bảo đảm cạnh tranh lành mạnh lĩnh vực bưu chưa cụ thể hóa trách nhiệm cách xử lý khiến doanh nghiệp quan quản lý đề khó vận dụng vào thực tiễn Do đó, quan quản lý nhà nước cần sớm ban hành quy chế hình thức xử phạt cụ thể để doanh nghiệp phát triển môi trường kinh doanh công lành mạnh Bên cạnh đó, để thực dịch vụ bưu cơng ích năm Bưu điện tỉnh thành bù lỗ cho dịch vụ Chính vậy, 84 Nhà nước cần có khung giá cho loại hình dịch vụ để đảm bảo việc thực dịch vụ mang lại hiệu cho đơn vị đơn vị có động lực phục vụ cơng ích tốt cho xã hội 3.4.2 Đối với Bưu điện tỉnh Bình Định Để KSNB chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền Trung tâm mang tính hữu hiệu đáp ứng mục tiêu phát triển doanh thu, Bưu điện tỉnh cần sớm ban hành quy định phù hợp với quy trình ứng dụng cơng nghệ vào sản xuất: u cầu thực việc nhận gửi bưu chuyển phát chương trình phần mềm; trang bị máy in kim để in biên nhận cho khách hàng; yêu cầu phận tin học thực việc phân quyền truy cập khai thác chương trình với chức danh Cần sớm thành lập lại Ban kiểm soát với thành viên có đầy đủ lực tri thức, trao quyền chủ động kiểm soát; đồng thời yêu cầu Ban kiểm sốt phải có báo cáo nhiệm vụ tháng, quý lúc để có thơng tin bổ ích phục vụ cho công tác quản trị công tác lập kế hoạch Ngoài ra, để tạo mối quan hệ tốt với khách hàng Bưu điện tỉnh nên thiết lập trang web nhằm giới thiệu dịch vụ cung cấp, tính giá cước cách đầy đủ Đây kênh thơng tin tiếp nhận ý kiến khách hàng phong cách phục vụ nhân viên, chất lượng sản phẩm nhằm chấn chỉnh kịp thời sai sót đồng thời mang đến lợi ích tốt cho khách hàng sử dụng dịch vụ Bưu Việt Nam Một số Bưu điện tỉnh thành khác thực tốt công tác mang lại hiệu cao trình sản xuất kinh doanh mang lại doanh thu cho đơn vị Bưu điện Bình Định chưa làm 85 KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong chương 3, luận văn nêu cần thiết phải hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn thuộc Bưu điện tỉnh Bình Định Đồng thời, dựa vào nhược điểm công tác kiểm sốt nội chu trình cung cấp dịch vụ đơn vị, luận văn mạnh dạn đưa số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác KSNB chu trình trung tâm 86 KẾT LUẬN Để tồn phát triển mơi trường cạnh tranh khốc liệt nay, đòi hỏi doanh nghiệp Việt Nam phải ngày nâng cao lực quản lý doanh nghiệp để kiểm soát tốt hoạt động sản xuất đơn vị, hạn chế thấp rủi ro xảy gây tổn hại đến tài sản, danh tiếng, hình ảnh doanh nghiệp Để đạt điều này, doanh nghiệp cần tăng cường cơng tác kiểm tra, kiểm sốt nhằm đảm bảo xác thơng tin doanh thu, chi phí…làm để đưa định kinh doanh hợp lý Chính hệ thống kiểm sốt nội cơng cụ hữu ích cơng tác quản lý doanh nghiệp xây dựng vận hành cách Tuy nhiên, khái niệm kiểm sốt nội cịn hiểu cách mơ hồ vận dụng vào thực tế theo cảm tính số doanh nghiệp Việt Nam nên hiệu mang lại chưa cao Xuất phát từ vấn đề nêu trên, nhận thức tầm quan trọng Kiểm sốt nội cơng tác quản lý doanh nghiệp, luận văn sâu nghiên cứu, kết hợp lý luận thực tiễn để tìm giải pháp nhằm hồn thiện KSNB chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn-Bưu điện tỉnh Bình Định Luận văn giải vấn đề đặt sau: Thứ nhất, luận văn hệ thống lý luận hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Đồng thời nêu lên đặc điểm khác biệt hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ bưu ảnh hưởng đến chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền Thứ hai, luận văn sâu nghiên cứu, phân tích thực tế cơng tác kiểm sốt nội chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền Trung tâm khai thác Quy Nhơn- Bưu điện tỉnh Bình Định, từ đánh giá nhược điểm 87 kiểm sốt nội chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền đơn vị cần hoàn thiện Thứ ba, sở nghiên cứu lý luận thực tế cơng tác kiểm sốt nội chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn, luận văn đưa giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền đơn vị phương diện hồn thiện mơi trường kiểm sốt hồn thiện thủ tục kiểm sốt chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền Những giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền mà luận văn đưa hồn tồn thực Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn, nhằm giảm thiểu rủi ro gian lận sai sót thời gian qua đơn vị Bên cạnh giải pháp góp phần làm cho hệ thống kiểm sốt nội Trung tâm ngày hữu hiệu để đạt mục tiêu đặt đơn vị 88 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Thị Điệp (2010), Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty cổ phần sách thiết bị trường học Đà Nẵng, Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh [2] Vũ Đức Hữu, Nguyễn Phan Quang, Diệp Quốc Huy (1999), Kiểm toán nội khái niệm quy trình [3] Khoa kế toán kiểm toán - Trường đại học kinh tế Hồ Chí Minh (2010), Kiểm sốt nội bộ, Nhà xuất Phương Đông [4] Kotler Philip (2003), Quản trị Marketing, Nhà xuất thống kê Hà Nội [5] Ths Dương Đình Ngọc, Hệ thống kiểm sốt nội - Chìa khóa vàng doanh nghiệp hiệu quả, Nội san công ty TNHH kiểm toán Apec [6] PGS.TS Nguyễn Văn Thanh (2008), Bài giảng Marketing dịch vụ, Đại học bách khoa Hà Nội [7] Nguyễn Thị Phương Thảo (2010), Tăng cường kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Viễn Thông Quảng Ngãi, Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh [8] Nguyễn Minh Tiến (2011), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội quy trình bán hàng thu tiền Tổng cơng ty cơng nghiệp thực phẩm Đồng Nai, Khoa kế tốn kiểm toán – Đại Học Lạc Hồng [9] Victoz Z.Brink Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội đại - Đánh giá hoạt động hệ thống kiểm soát, Nhà xuất tài [10] www.calstate.edu [11] www.ic.coso.org [12] www.internalcontrolinstitute.org [13] www.ucop.edu/ctlacct/under-ic.pdf [14] www.vnpost.vn ... cung cấp dịch vụ thu tiền Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn - Bưu điện Bình Định - Chương 3: Hồn thiện kiểm sốt nội chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn... cung cấp dịch vụ thu tiền Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn thu? ??c bưu điện tỉnh Bình Định chương 32 CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM... SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN QUY NHƠN - BƯU ĐIỆN TỈNH BÌNH ĐỊNH 32 2.1 TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN QUY NHƠN