Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại viễn thông Quảng Ngãi

1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG ********** MỞ ĐẦU Header Page of 126 Tính cấp thiết ñề tài Viễn thông lĩnh vực kinh tế ñặc biệt, vừa có tính phục vụ, vừa có tính chất kinh doanh.Viễn thông Quảng Ngãi doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc tập ñoàn Bưu Viễn thông Việt nam với lĩnh vực NGUYỄN THỊ PHƯƠNG THẢO kinh doanh cung cấp dịch vụ thông tin cố ñịnh di ñộng ñiện thoại nội tỉnh, ñiện thoại ñường dài, dịch vụ di ñộng trả sau, dịch vụ internet dịch vụ giá trị gia tăng khác Việt Nam ñã thức gia nhập WTO ñã cam kết mở cửa nhiều ngành kinh tế mũi nhọn ñó có ngành Viễn thông, ñó thị TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU RÌNH trường viễn thông giai ñoạn ñang sôi ñộng với tham BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI VIỄN THÔNG gia nhiều doanh nghiệp nước ñòi hỏi doanh nghiệp QUẢNG NGÃI muốn tồn phát triển cần có nhiều giải pháp ñể tăng sức cạnh tranh, tăng cường hiệu lực công tác quản lý bước vươn lên nắm giữ thị phần, chiếm vị trí chủ ñạo thị trường Một giải pháp mà ñơn vị cần quan tâm phải tăng cường Chuyên ngành: KẾ TOÁN Mã số: 60.34.30 kiểm soát nội ñối với hoạt ñộng bán hàng thu tiền ñể ñảm bảo doanh thu ñược tính ñủ, tính xác tránh thất thoát tiền thu bán hàng Bởi chu trình bán hàng thu tiền ñược xem chu trình cuối trình sản xuất kinh doanh ñơn vị, chu trình tạo LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH doanh thu cho ñơn vị, ñiều kiện ñể ñánh giá hiệu sử dụng ñồng vốn ñơn vị ñiều kiện quan trọng giúp ñơn vị trì mở rộng hoạt ñộng sản xuất kinh doanh Người hướng dẫn khoa học: TS Đoàn Thị Ngọc Trai Hiện nay, ñơn vị ñã thiết lập thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền, nhiên thủ tục chưa chặt chẽ chưa thật hữu hiệu Chính vậy, tăng cường kiểm soát nội ñối với chu trình bán hàng thu tiền nhằm giúp ñơn vị ñạt ñược hiệu Đà Nẵng – 2010 Footer Page of 126 Header Page of 126 cao công tác quản lý, hạn chế ñược rủi ro ñạt ñược mục tiêu ñề yêu cầu mang tính cấp thiết Mục ñích nghiên cứu Về mặt lý luận: Luận văn nghiên cứu vấn ñề lý luận chung Xuất phát từ yêu cầu thiết thực trên, ñã chọn ñề tài: “Tăng KSNB chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp số cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Viễn thông ñặc thù sản xuất kinh doanh doanh nghiệp viễn thông có ảnh Quảng Ngãi” làm luận văn tốt nghiệp cao học chuyên ngành Kế toán hưởng ñến công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền Tổng quan ñề tài nghiên cứu: Về mặt thực tiễn: Luận văn phân tích làm rõ thực trạng kiểm soát Hiện nay, nghiên cứu vấn ñề kiểm soát nội ñối với hoạt nội chu trình bán hàng thu tiền Viễn thông Quảng Ngãi nhằm ñộng bán hàng thu tiền doanh nghiệp viễn thông có ñề tài tìm hạn chế tồn Trong ñó, luận văn chủ yếu tập trung tác giả Vũ Ngọc Nam(2007) “ Tăng cường kiểm soát nội ñối với vào nghiên cứu hoạt ñộng cung cấp dịch vụ thu cước viễn thông doanh thu tiền thu bán hàng công ty thông tin di ñộng (VMS)” - Đối tượng phạm vi nghiên cứu Luận văn thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng Tuy nhiên, ñề tài tập trung nghiên cứu kiểm soát hoạt ñộng bán sản phẩm sim, card ñiện thoại di ñộng mà chưa nghiên cứu ñến Luận văn tập trung kiểm soát qui trình cung cấp dịch vụ viễn thông ñể ghi nhận doanh thu ban ñầu thu cước dịch vụ viễn thông Phạm vi nghiên cứu : bao gồm văn phòng Viễn thông Quảng Ngãi hoạt ñộng cung cấp dịch vụ viễn thông như: dịch vụ ñiện thoại di trung tâm viễn thông huyện trực thuộc ñộng, cố ñịnh, dịch vụ internet…Hơn nữa, Viễn thông Phương pháp nghiên cứu: Quảng Ngãi hoạt ñộng kiểm soát nội nhiều hạn chế chưa Luận văn sử dụng phương pháp luận vật biện chứng Trong có ñề tài nghiên cứu kiểm soát nội ñơn vị Do ñó, luận trình tìm hiểu thu thập số liệu từ thực tế, tác giả ñã sử dụng văn tập trung nghiên cứu vấn ñề “Tăng cường kiểm soát nội phương pháp phân tích, so sánh, ñối chiếu, chứng minh,….ñể làm rõ chu trình bán hàng thu tiền Viễn thông Quảng Ngãi” chủ yếu vấn ñề cần nghiên cứu, từ ñó ñưa giải pháp ñi sâu nghiên cứu kiểm soát hoạt ñộng cung cấp dịch vụ viễn Đóng góp luận văn thông thu cước viễn thông Trong trình nghiên cứu ñề tài này, Về mặt lý luận: Luận văn ñã góp phần hệ thống hóa làm rõ tác giả ñã nghiên cứu tham khảo ñề tài ngành khác, cụ thể vấn ñề lý luận kiểm soát nội nói chung kiểm soát nội ñề tài tác giả Thái Như Quỳnh (2008) “Tăng cường kiểm soát chu trình bán hàng, thu tiền nói riêng, cụ thể kiểm soát nội nội doanh thu tiền thu bán ñiện công ty TNHH thành ñối với chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp viên Điện lực Đà Nẵng” - Luận văn thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng Về mặt thực tiễn: Qua phân tích ñánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền Viễn thông Quảng Ngãi, luận văn ñã nêu lên bất cập hạn chế ñối với KSNB chu trình bán hàng thu tiền ñơn vị, từ ñó ñưa số giải pháp tương ñối hữu hiệu ñể Footer Page of 126 5 Header Page of 126 khắc phục hạn chế tồn thủ tục KSNB bán hàng 1.1.4 Các yếu tố kiểm soát nội thu tiền ñơn vị, góp phần tăng cường công tác KSNB 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát Kết cấu luận văn Môi trường kiểm soát ñơn vị gồm nhân tố: Đặc Ngoài phần mở ñầu kết luận, luận văn bao gồm chương: thù quản lý, cấu tổ chức, sách nhân sự, công tác kế hoạch, Chương 1: Những vấn ñề kiểm soát nội ñối với chu phận kiểm toán nội bộ, ủy ban kiểm soát, nhân tố bên trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Viễn thông Quảng Ngãi Chương 3: Một số giải pháp tăng cường kiểm soát nội ñối với chu trình bán hàng thu tiền Viễn thông Quảng Ngãi 1.1.4.2 Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán ñơn vị hệ thống thông tin chủ yếu ñơn vị Quá trình vận hành hệ thống kế toán trình thu thập, ghi chép, tính toán phân loại, ghi sổ, tổng hợp lập báo cáo thông tin kinh tế, tài ñơn vị 1.1.4.3 Các thủ tục kiểm soát Chương Thủ tục kiểm soát toàn quy trình, sách NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ nhà quản lý thiết lập nhằm giúp ñơn vị ñạt ñược mục tiêu kiểm CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG CÁC soát Việc thiết lập thủ tục kiểm soát phải dựa ba DOANH NGHIỆP nguyên tắc: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm 1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội Kiểm soát nội ñược hiểu phương pháp sách ñược thiết lập nhà quản lý ñể ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu hoạt ñộng nhằm ñạt ñược tuân thủ sách qui trình ñược thiết lập 1.1.2 Bản chất kiểm soát nội 1.1.3 Chức kiểm soát nội Đảm bảo chắn qui ñịnh chế ñộ quản lý ñược thực ñúng thể thức; Phát hiện, ngăn chặn sai phạm gian lận nhiệm, nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn 1.1.5 Tầm quan trọng KSNB công tác quản lý 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.2.1 Một số vấn ñề chu trình bán hàng thu tiền 1.2.1.1 Khái niệm chu trình bán hàng thu tiền Chu trình bán hàng thu tiền bắt ñầu từ yêu cầu mua hàng khách hàng thông qua ñơn ñặt hàng kết thúc việc thu tiền 1.2.1.2 Bản chất chu trình bán hàng thu tiền kinh doanh; Ghi chép kế toán ñầy ñủ, xác; Đảm bảo việc 1.2.1.3 Chức chu trình bán hàng thu tiền lập Báo cáo tài kịp thời, trung thực, hợp lý; Bảo vệ tài sản Thông thường, doanh nghiệp chức thông tin không bị lạm dụng, sử dụng sai mục ñích Footer Page of 126 chu trình bán hàng thu tiền là: xử lý ñặt hàng; xét duyệt bán Header Page of 126 chịu; chuyển giao hàng hoá; lập hoá ñơn; xử lý ghi sổ khoản - Xuất kho hàng hoá chuyển giao hàng: doanh thu thu tiền Phiếu xuất kho ñược ñánh số thứ tự phải có ñầy ñủ chữ ký 1.2.1.4 Các sách liên quan ñến tiêu thụ 1.2.2 Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền 1.2.2.1 Mục tiêu KSNB chu trình bán hàng thu tiền trưởng phận bán hàng, người lập, thủ kho người nhận hàng Hoá ñơn phải ñược lập hợp lý tính toán xác - Xử lý, ghi sổ nghiệp vụ theo dõi toán: Các nghiệp vụ bán hàng thu tiền phải ñược phê chuẩn ñúng Trước ghi sổ nghiệp vụ bán hàng, kế toán phải kiểm tra, ñắn, ñánh giá xác, ghi sổ ñầy ñủ, kịp thời tổng hợp xác ñối chiếu thông tin ñơn ñặt hàng, hoá ñơn bán hàng, lệnh xuất nhằm tránh thất thoát doanh thu, ñảm bảo tiền ñược thu ñúng, thu ñủ hàng ñể ñảm bảo ñộ xác, hợp lý làm tăng hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp 1.2.2.2 Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Tổ chức thông tin kế toán bao gồm việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán hệ thống sổ kế toán khoa học, ñầy ñủ, phù hợp với yêu - Thẩm ñịnh xóa sổ khoản nợ phải thu không thu ñược: Bộ phận quản lý công nợ phải lập danh sách khách hàng khả toán gửi phận tín dụng thẩm ñịnh 1.3 ĐẶC ĐIỂM KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP VIỄN THÔNG cầu thông tin báo cáo doanh thu, tiền thu bán hàng nợ phải 1.3.1 Đặc ñiểm hoạt ñộng sản xuất kinh doanh viễn thông thu khách hàng, ñồng thời phải qui ñịnh rõ phương pháp lập, qui - Thứ nhất: Quá trình sản xuất gắn liền với trình tiêu thụ trình luân chuyển, ký duyệt chứng từ - Thứ hai: Có nhiều ñơn vị tham gia ñể tạo sản phẩm 1.2.2.3 Các bước công việc kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền - Tiếp nhận xử lý ñơn ñặt hàng: Các chứng từ ñặt hàng nghiệp vụ bán hàng phải ñược phê chuẩn, ñược ghi chép ñầy ñủ phải ñánh số trước theo thứ tự liên tục Định kỳ, ñơn vị phải giao cho người ñộc lập kiểm soát lại tất số thứ tự tìm nguyên nhân bỏ sót - Thứ ba: Nhu cầu dịch vụ viễn thông xuất không ñều - Thứ tư, sản phẩm viễn thông hình thái vật chất cụ thể, ña dạng, phong phú 1.3.2 Những rủi ro thường gặp chu trình bán hàng thu cước viễn thông - Ký kết hợp ñồng với khách hàng khả toán thường xuyên toán trễ hạn - Xét duyệt bán chịu: - Chính sách khuyến làm phát sinh số lượng thuê bao ảo Bộ phận tín dụng cần thu thập thông tin tài chính, tình hình hoạt - Tính cước sai, áp giá cước cao thấp với qui ñịnh ñộng kinh doanh khách hàng khả ñơn vị ñể từ - Không gạch nợ chậm trễ gạch nợ ñó ñưa ñịnh bán chịu - Ghi sai khách hàng toán không nộp tiền cước thu ñược - Gian lận tiền khuyến làm ảnh hưởng ñến uy tín ñơn vị Footer Page of 126 Header Page of 126 10 1.3.3 Đặc ñiểm kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp viễn thông - Tiếp nhận xử lý yêu cầu cung cấp dịch vụ: Chương THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI VIỄN THÔNG QUẢNG NGÃI Trước ký kết hợp ñồng phải kiểm tra kỹ chất lượng vùng phủ sóng ñịa ñiểm khách hàng ñăng ký, ñối tượng ñược ưu tiên 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ VIỄN THÔNG QUẢNG NGÃI Các thủ tục kiểm soát bao gồm việc yêu cầu sử dụng thủ tục ñánh số 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Viễn thông trước ñối với Phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ Hợp ñồng Quảng Ngãi - Xét duyệt bán chịu: Trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông việc xét duyệt bán chịu xảy Khách hàng ñược quyền sử dụng dịch vụ toán khoản cước phí ñúng thời hạn - Xuất kho hàng hoá chuyển giao hàng: Trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông hoạt ñộng xuất hàng giao hàng Viễn thông Quảng Ngãi ñơn vị kinh tế trực thuộc, hạch toán phụ thuộc Tập ñoàn Bưu Viễn thông Việt nam 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Viễn thông Quảng Ngãi - Tổ chức xây dựng, quản lý, vận hành, lắp ñặt, khai thác, bảo dưỡng, sửa chữa mạng viễn thông ñịa bàn tỉnh; - Tổ chức, quản lý, kinh doanh cung cấp dịch vụ viễn thông - công nghệ thông tin ñịa bàn tỉnh; - Xử lý, ghi sổ nghiệp vụ theo dõi toán: 2.1.3 Đặc ñiểm tổ chức sản xuất kinh doanh ñơn vị Hoá ñơn ñược lập sau khách hàng ñã sử dụng dịch vụ Kế 2.1.3.1 Đặc ñiểm dịch vụ ñơn vị toán ghi nhận doanh thu giao cho thu ngân viên ñi thu Do vậy, Sản phẩm ñơn vị sản phẩm vô hình, có cạnh việc theo dõi trình thu nộp tiền thu ngân viên phải ñược kiểm tranh cao, khuyến lớn, dễ lỗi thời nên việc kinh doanh khó soát chặt chẽ, việc toán Hóa ñơn ñối chiếu phải thực khăn, doanh thu thấp Quá trình sản xuất gắn liền với tiêu thụ nên ñúng qui ñịnh doanh thu ñơn vị bị thất thoát sản xuất mà khách hàng - Thẩm ñịnh xóa sổ khoản nợ phải thu không thu ñược Trong doanh nghiệp viễn thông không thực sách bán chịu, nhiên dịch vụ viễn thông thường dịch vụ trả sau nên xảy trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ không chịu không sử dụng hết công suất Sản phẩm ñơn vị chủ yếu dịch vụ trả sau nên khó khăn công tác thu nợ 2.1.3.2 Đặc ñiểm tổ chức mạng lưới kinh doanh toán tiền cắt dịch vụ ñể chuyển sang mạng khác, gây tổn thất Mạng lưới kinh doanh ñơn vị phát triển sâu rộng khắp ñịa cho ñơn vị Trong trường hợp ñơn vị phải làm thủ tục yêu cầu bàn tỉnh gồm 14 trung tâm viễn thông trực thuộc Hiện toàn tỉnh pháp luật can thiệp Khi thu hồi ñược nợ phận quản lý có 170 trạm chuyển mạch, truy nhập thuê bao, ñó có tổng ñài nợ phải làm văn trình lãnh ñạo xem xét xóa nợ Footer Page of 126 Header Page of 126 12 11 host, 107 tổng ñài vệ tinh, 60 trạm truy nhập thuê bao phân bổ 2.3.2 Hình thức kế toán toàn tỉnh Hiện nay, ñơn vị ñang sử dụng kế toán máy ñược thiết kế theo hình 2.2 MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT TẠI VIỄN THÔNG QUẢNG thức kế toán Chứng từ ghi sổ NGÃI 2.4 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT 2.2.1 Đặc ñiểm tổ chức máy quản lý NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI VIỄN Hiện nay, máy quản lý ñơn vị ñược tổ chức theo cấu trực THÔNG QUẢNG NGÃI tuyến, chức Cơ cấu tổ chức Viễn thông Quảng Ngãi bao 2.4.1 Tổ chức thu thập luân chuyển chứng từ sử dụng gồm: Giám ñốc; Phó giám ñốc; Phòng tổ chức – hành chính; Phòng Kế Đơn vị ñã lập sử dụng hệ thống chứng từ tương ñối rõ ràng, toán tài thống kê; Phòng kế hoạch kinh doanh; Phòng ñầu tư ñầy ñủ, kịp thời phản ảnh nghiệp vụ phát sinh, phù hợp với ñặc XDCB; Phòng mạng dịch vụ ñiểm kinh doanh ñơn vị phục vụ tốt cho công tác kiểm tra, kiểm Trực thuộc Viễn thông Quảng Ngãi có 14 trung tâm viễn thông huyện,thành phố trung tâm dịch vụ chăm sóc khách hàng 2.2.2 Chính sách nhân soát trình từ bán hàng ñến thu tiền ghi nhận doanh thu 2.4.2 Tổ chức hệ thống sổ kế toán Hiện nay, hệ thống sổ kế toán doanh thu, công nợ ñơn vị Tại VTQN, công tác tuyển dụng nhân tuân thủ ñúng qui chế ñược mở chi tiết, rõ ràng, tổ chức tương ñối khoa học, hợp lý tạo tuyển dụng Nhà nước ngành Việc bố trí, bổ nhiệm cán ñiều kiện ngăn ngừa, phát kịp thời sửa chữa sai sót ñã phần dựa vào lực thực tế người, nhiều người công tác bán hàng thu tiền giỏi, có tài ñã ñược trọng dụng 2.2.3 Công tác lập kế hoạch, phương án sản xuất kinh doanh 2.4.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo VTQN ñược lập theo qui ñịnh gửi Tập ñoàn Công tác lập kế hoạch ñơn vị ñã có nhiều cải tiến khoa học, bám theo tháng, quí, năm Ngoài mẫu biểu báo cáo chung theo qui sát ñược tình hình biến ñộng kinh doanh ñể kiểm soát hoạt ñịnh Nhà Nước, ñơn vị lập thêm số báo cáo nội phục ñộng kinh doanh ñơn vị vụ công tác quản lý 2.2.4 Các nhân tố bên 2.5 THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG Các văn qui ñịnh Sở văn hóa thông tin truyền thông, VÀ THU TIỀN TẠI VIỄN THÔNG QUẢNG NGÃI luật doanh nghiệp, Bộ tài chính, quan thuế … 2.3 ĐẶC ĐIỂM HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI VIỄN THÔNG QUẢNG NGÃI 2.5.1 Mục tiêu kiểm soát Mục tiêu ñơn vị phải kiểm soát ñược doanh thu tiền thu cước trung tâm báo cáo lên xác ñầy ñủ, thu 2.3.1 Mô hình tổ chức kế toán ngân viên nộp tiền ñầy ñủ ñúng hạn, công tác chấm xóa nợ cho Công tác kế toán ñược tổ chức theo mô hình kế toán tập trung khách hàng ñược thực kịp thời, nghiêm túc nhằm tránh thất thoát Footer Page of 126 13 14 doanh thu tiền thu cước Đồng thời, kiểm soát sách bán hàng viễn thông chuyển Bộ phận tính cước kiểm tra, nhập thông tin vào ñưa ñã chặt chẽ chưa việc thực sách bán hàng có chương trình ñể áp giá tính cước Header Page of 126 tuân thủ qui ñịnh không nhằm phát huy hiệu sách bán hàng ñảm bảo uy tín ñơn vị 2.5.2 Thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền 2.5.2.1 Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền trung tâm viễn thông huyện trực thuộc * Kiểm soát việc ghi nhận doanh thu nộp tiền thu cước VTQN kiểm soát doanh thu cước phát sinh trung tâm viễn thông vào Báo cáo sản lượng, doanh thu trung tâm gửi báo cáo số liệu cước phòng tính cước cung cấp VTQN kiểm soát việc thu cước trung tâm viễn thông a/ Thủ tục kiểm soát nội ñối với hoạt ñộng bán hàng vào báo cáo tình hình thu cước trung tâm viễn thông * Kiểm soát giai ñoạn ký kết hợp ñồng kiểm tra số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng trung tâm Việc kiểm soát vào thông tin khách hàng khai báo Phiếu Yêu cầu giấy tờ kèm theo ñể ký kết hợp ñồng cung cấp dịch vụ viễn thông * Kiểm soát giai ñoạn lắp ñặt dịch vụ Việc kiểm soát vào Hợp ñồng cung cấp dịch vụ viễn thông Biên nghiệm thu *Kiểm soát công tác lập Hóa ñơn Kiểm soát số liệu in Hóa ñơn (VT01) Bảng kê chi tiết 2.5.2.3 Kiểm soát việc thực sách tiêu thụ Thủ tục kiểm soát việc thực sách tiêu thụ vào Báo cáo khuyến qui ñịnh khuyến 2.6 NHỮNG HẠN CHẾ TỒN TẠI TRONG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI VIỄN THÔNG QUẢNG NGÃI 2.6.1 Môi trường kiểm soát - Chưa phân cấp mạnh cho ñơn vị trực thuộc ñó ñơn b/ Thủ tục kiểm soát thu tiền cước viễn thông vị trực thuộc chưa thật chủ ñộng việc phát triển sản xuất kinh Thủ tục kiểm soát dựa vào Hóa ñơn dịch vụ Viễn thông (liên 3) doanh ñơn vị; số tiền thu ngân viên nộp hàng ngày, Giấy nộp tiền vào ngân hàng Cuối tháng, thực kiểm soát Hóa ñơn (liên 1) Hóa ñơn toán Hóa ñơn 2.5.2.2 Thủ tục kiểm soát văn phòng Viễn thông Quảng Ngãi * Kiểm soát công tác tính cước Công tác tính cước ñược thực kiểm soát tập trung - Việc lập kế hoạch giá cước, kế hoạch khuyến VTQN không kịp thời, không thống chưa có tính sáng tạo, linh hoạt; - Hệ thống qui chế kiểm soát ñơn vị chưa thực hữu hiệu ñó ñơn vị lại chưa thành lập phận kiểm toán nội Điều ñã làm giảm hiệu công tác kiểm tra, giám sát ñơn vị 2.6.2 Hệ thống thông tin phục vụ cho kiểm soát phận tính cước VTQN Căn vào thông tin danh bạ Hệ thống thông tin chưa ñược tổ chức khoa học, chưa ñáp ứng tính cước trung tâm viễn thông số liệu gọi Đài ñược yêu cầu kiểm soát Việc ứng dụng phần mềm kế toán, tính Footer Page of 126 15 16 cước, phát triển thuê bao… chưa có kết nối trung tâm với ñịnh không thực báo cáo kịp thời thuê bao ñã ñược VTQN, phần mềm không ñược nâng cấp thường xuyên nên lắp ñặt gây khó khăn cho việc cập nhật danh bạ công tác tính cước Header Page of 126 chưa ñáp ứng kịp thời thay ñổi kinh doanh dẫn ñến nhiều khâu phải làm thủ công nên dễ gây sai sót, chậm trễ Việc luân chuyển chứng từ trung tâm viễn thông phòng ban VTQN chưa kịp thời, chưa ñầy ñủ, công tác ñối soát số liệu cước phát sinh chưa khoa học, nhiều thời gian làm chậm trễ việc ghi nhận doanh thu lập báo cáo ñơn vị 2.6.3 Các thủ tục kiểm soát * Đối với hoạt ñộng thu tiền bán hàng - Thời gian giao thu toán hóa ñơn chưa hợp lý Do ñó, tình trạng thu ngân thu ñược tiền khách hàng không nộp tiền cho ñơn vị không xóa nợ kịp thời xảy phổ biến - Tại TTVT chưa có phận quản lý công nợ, kế toán trung tâm phải kiêm nhiệm nhiều việc nên công tác quản lý giao thu, toán hoá ñơn chấm xoá nợ lỏng lẻo, sai phạm Giám * Đối với hoạt ñộng bán hàng ñốc số TTVT chưa nắm ñược tỷ lệ (%) thu cước ñơn vị - Qui trình ký kết hợp ñồng chưa khoa học, nhiều thời gian ñạt tháng, nguyên nhân nợ cước cụ thể gây khó khăn cho việc phát triển thuê bao Các thông tin khách hàng hợp ñồng chưa ñược kiểm tra kỹ dẫn ñến khiếu nại gây khó khăn cho công tác thu nợ loại khách hàng - Công tác ñối chiếu công nợ hàng tháng TTVT Bưu ñiện huyện chưa ñược tiến hành thường xuyên ñể xảy tình trạng sai - Công tác tính cước không ñược kiểm tra chặt chẽ, nhân viên lệch số liệu, ảnh hưởng ñến khách hàng, làm chậm trễ công việc tính cước người kiểm tra, không thực việc kiểm tra chung toàn VTQN Sự phối hợp TTVT Bưu ñiện huyện chéo Số liệu cước ñơn vị khác ñưa ñược kiểm tra sơ chưa chặt chẽ sài, có khiếu nại khách hàng kiểm tra kỹ - Việc thực qui ñịnh khuyến chưa ñược kiểm - Công tác lắp ñặt dịch vụ không ñược kiểm tra kiểm soát tra, giám sát chặt chẽ ñã dẫn ñến nhiều gian lận, sai sót, khiếu nại gây kỹ Khách hàng ñang nợ chưa thu ñược tiền tiếp tục lắp ñặt bất lợi cho ñơn vị Thu ngân không chi trả tiền khuyến cho khách làm nợ ñọng gia tăng Không thực bàn giao thuê bao ñã ñược hàng mà chiếm dụng số tiền khuyến mãi, tạo nên suy nghĩ cho lắp ñặt, kết nối liên lạc cho trưởng ñài theo ñúng qui ñịnh, làm ảnh khách hàng “ Viễn thông lừa ñảo chương trình khuyến mãi” hưởng ñến công tác quản lý tính cước Máy hỏng không xử lý kịp Khách hàng lợi dụng sơ hở chương trình khuyến ñể hỏng nhiều ngày, công nhân ñài, trạm nhận máy sửa chữa ñể ñược hưởng khuyến nhiều lần không trả lại cho khách hàng mà thông báo ñến khách hàng thông báo cước thuê bao phải trả hàng tháng Nhân viên lắp ñặt dịch vụ không lập Biên nghiệm thu theo qui Footer Page of 126 Header Page of 126 17 Chương GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI VIỄN THÔNG QUẢNG NGÃI 18 - Các trung tâm trực thuộc tự triển khai kế hoạch thực cuối kỳ phải báo cáo kết hoạt ñộng cho Viễn thông Quảng Ngãi 3.2.1.2 Tăng cường công tác kế hoạch Đơn vị nên xây dựng chương trình khuyến thời gian 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI khuyến từ ñầu năm ñầu quí gửi kế hoạch BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI VIỄN cho công ty VNPT, VDC ñể tránh trường hợp khuyến chồng chéo, THÔNG QUẢNG NGÃI trùng lắp Một là: Tập ñoàn Bưu Viễn thông Việt Nam ñời ñã làm thay ñổi cách cấu trúc tổ chức, chế quản lý phong cách làm việc, chấm dứt chế cấp bù, bao tiêu sản phẩm Viễn thông Quảng Ngãi ñơn vị thành viên tập ñoàn 3.2.1.3 Tổ chức phận kiểm toán nội Bộ phận kiểm toán ñơn vị nên thành lập gồm người 3.2.2.2 Cải tiến hệ thống báo cáo bán hàng thu tiền Đơn vị nên lập thêm số báo cáo nội thể số tương lai thành viên hạch toán ñộc lập, tự chủ tài tiêu phải thực báo cáo tuần ñó cần có thay ñổi chế quản lý cho phù hợp ñể 3.2.3 Hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng thu tiền cạnh tranh với ñơn vị thành viên khác tập ñoàn Hai là: Việt Nam ñã gia nhập WTO ñang dần hội nhập kinh tế giới nhiều lĩnh vực ñó có viễn thông Ba là: Định hướng chiến lược phát triển Viễn thông Quảng Ngãi trở thành công ty mạnh hoạt ñộng lĩnh vực công 3.2.3.1 Hoàn thiện thủ tục KSNB chu trình bán hàng thu tiền trung tâm viễn thông a/ Đối với hoạt ñộng bán hàng * Tăng cường kiểm soát việc ký kết hợp ñồng cung cấp dịch vụ Rút ngắn thời gian ký kết hợp ñồng Đơn vị nên giao việc cấp nghệ thông tin Việt Nam mã số hợp ñồng số thuê bao cho trung tâm viễn thông thực 3.2 GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU cách cài ñặt phần mềm phát triển thuê bao TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI VIỄN THÔNG QUẢNG Nhân viên giao dịch TTVT cần kiểm tra kỹ giấy tờ ưu tiên, chứng minh thư Ngoài việc yêu cầu khách hàng xuất trình NGÃI 3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 3.2.1.1 Tăng cường phân cấp quản lý ñơn vị - Giao quyền chủ ñộng cho trung tâm trực thuộc việc lập kế hoạch, chiến lược kinh doanh, tuyển dụng nhân việc phát triển thuê bao ký kết hợp ñồng cung cấp dịch vụ chứng minh thư ñăng ký dịch vụ ñơn vị nên yêu cầu khách hàng photocopy thêm sổ hộ * Tăng cường kiểm soát công tác lắp ñặt dịch vụ Trưởng ñài viễn thông cần giao nhiệm vụ lắp ñặt cụ thể cho nhân viên lắp ñặt thông qua việc lập Phiếu ñiều hành lắp ñặt (sửa chữa) ñó ghi rõ loại dịch vụ cần lắp ñặt (sửa chữa), tên ñịa Footer Page of 126 19 20 khách hàng (có vẽ sơ ñồ ñịa khó tìm), tên công nhân lắp ñịnh Cuối ngày, tổ trưởng thu ngân công nợ yêu cầu thu ngân ñặt (sửa chữa), mã số hợp ñồng, số thuê bao Phiếu ñiều hành lắp ñặt giao hóa ñơn ñể kiểm tra, ñối chiếu ghi ngày kiểm soát lên (sửa chữa) yêu cầu phải có chữ ký nhân viên ñược giao nhiệm vụ liên hóa ñơn ñã thu ñược tiền ngày lưu lại Trưởng ñài Sau hoàn thành việc lắp ñặt, Phiếu ñiều hành lắp hóa ñơn giao lại hóa ñơn cho thu ngân viên tiếp tục ñi thu Khi ñặt Biên nghiệm thu phải ñược gửi cho Trưởng ñài viễn nộp liên Hóa ñơn cần lập Sổ giao nhận liên Hóa ñơn Sau 10 ngày, thông ñể làm sở tính cước theo lịch toán thu ngân viên phải giao toàn Hóa ñơn ñã thu Header Page 10 of 126 Trường hợp khách hàng ñược khuyến thiết bị ñầu cuối, ñơn vị giao thiết bị trực tiếp cho khách hàng yêu cầu khách hàng ký vào Biên nhận hàng khuyến ñược chưa thu ñược cho tổ quản lý thu ngân – công nợ ñể thực toán Sau ñợt toán hoá ñơn, tổ trưởng thu ngân - công nợ * Tăng cường kiểm soát công tác in hoá ñơn kiểm soát việc thực toán Hoá ñơn với thu ngân viên theo Để giảm bớt chi phí in ấn tránh trường hợp sai sót lịch chốt số liệu báo cáo cho kế toán TTVT ñể ñối chiếu với sổ phụ trình in Bảng kê, ñơn vị khuyến khích khách hàng lựa chọn hình thức gửi Bảng kê chi tiết cho khách hàng qua mạng hình thức gửi mail ñưa lên trang web ñơn vị ngân hàng toán Hoá ñơn với kế toán TTVT Hàng tháng lần, trung tâm viễn thông nên thực kiểm tra ñột xuất việc thu nộp tiền cước thu ngân viên b/ Đối với công tác thu cước viễn thông * Tăng cường kiểm soát công tác quản lý nợ * Tăng cường kiểm soát công tác toán hóa ñơn - Để ñôn ñốc nhắc nhở khách hàng nộp tiền kiểm soát việc nộp Đơn vị nên thực giao Hoá ñơn thành ñợt qui ñịnh 10 ngày tiền thu ngân viên việc xóa nợ cho khách hàng, ñơn vị phải toán hoá ñơn lần, toán xong toàn hoá ñơn giao nên thực gửi thông báo yêu cầu khách hàng ñến toán cước ñợt trước giao tiếp hoá ñơn ñợt sau Đối với trường hợp thời gian cắt liên lạc ñối với khách hàng không nộp tiền sau ngày chậm trễ, thời hạn mà không toán hoá ñơn tiến hành lập gửi giấy báo Khi thông báo cho khách hàng toán ñơn vị nhận biên không giao hoá ñơn ñợt chấm dứt hợp ñồng thu ñược phản hồi từ phía khách hàng từ ñó giúp ñơn vị phát kịp thời nợ với thu ngân viên vi phạm trường hợp thu ngân ñã thu tiền khách hàng chưa nộp cho Đơn vị nên thành lập tổ quản lý thu ngân- công nợ trung ñơn vị quên không gạch nợ cho khách hàng tâm ñể chuyên trách việc quản lý thu cước viễn thông trung - Đối với dịch vụ trả sau, thường khách hàng khó kiểm tâm, ñôn ñốc thu hồi nợ, thực giao thu toán hoá ñơn với soát ñược số cước phát sinh nên ñơn vị cần dựa vào thông tin thu ngân viên trực tiếp làm việc với khách hàng trường khách hàng hợp ñồng ñể phân loại ñối tượng sử dụng dịch vụ ( cá hợp cần thiết Tổ trưởng quản lý thu ngân - công nợ thực việc nhân, gia ñình, quan, sở kinh doanh dịch vụ) từ ñó xây dựng giao Hóa ñơn dịch vụ viễn thông cho thu ngân viên theo ñợt ñã qui chương trình báo ñộng ñỏ với mức báo ñộng phù hợp Footer Page 10 of 126 Header Page 11 of 126 21 22 Tổ quản lý thu ngân – công nợ phải làm nhiệm vụ theo dõi Các tổng ñài hàng ngày phải mở Sổ theo dõi quản lý danh sách khách hàng nợ tiền hạn Số nợ hạn khách hàng khách hàng ñã ngưng liên lạc, ñã khôi phục liên lạc (có ghi rõ thời phải theo dõi theo tuổi nợ, theo nguyên nhân, lý nợ gian khôi phục ngừng liên lạc) hàng ngày phải thực ñối Từng trung tâm viễn thông cần biết ñánh giá tỷ lệ (%) thu cước ñơn vị ñạt bao nhiêu, nguyên nhân nợ cước cụ thể loại khách hàng.VTQN cần có chế kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ giao tiêu thu nợ cho trung tâm viễn thông chiếu với danh bạ khách hàng ngừng liên lạc ñã khôi phục liên lạc nhân viên cước trung tâm viễn thông cung cấp Việc chuyển liệu cước từ tổng ñài phận tính cước nên ñược thực hàng ngày phải thường xuyên ñối chiếu lưu Mỗi thu ngân viên nên có Sổ theo dõi tình hình thuê bao lượng cước gửi ñi nhận Hiện tại, ñơn vị chưa tổ chức Bộ phận tuyến ñường ñảm nhiệm ñể quản lý chặt chẽ có ñề kiểm toán nội ñơn vị nên giao nhiệm vụ cho phận tra xuất kịp thời với lãnh ñạo ñơn vị Hàng tuần, thu ngân viên phải lập thực kiểm tra công tác tính cước nhằm ñảm bảo cho công tác tính “Bảng kê khách hàng không nộp tiền” có nêu rõ lý gửi phận cước ñược xác Hàng tháng, phận tra phải xuống kiểm quản lý thu ngân – công nợ ñể kịp thời xử lý tra việc áp giá tính cước Đồng thời, phận tra tiến hành kiểm * Thay ñổi hình thức thu cước viễn thông tra ñột xuất việc tính cước dựa thông tin khiếu nại từ phía khách Đơn vị nên khuyến khích khách hàng trả tiền cước dịch vụ qua hàng ñể xác ñịnh nguyên nhân nhằm ñảm bảo cho công tác tính cước thẻ ATM, nạp tiền toán cước qua ñiện thoại hình thức xác, ñúng qui ñịnh giảm rủi ro gian lận thu nộp tiền thu ngân viên Đơn vị phối * Tăng cường kiểm soát công tác thu nộp cước hợp với ngân hàng thực chương trình khuyến cho khách Hàng tháng kế toán VTQN cần kiểm tra sổ phụ ngân hàng hàng cách giảm 5% số tiền cước khách hàng nộp qua thẻ ATM, qua ñiện thoại nhằm khuyến khích khách hàng sử dụng dịch vụ toán TTVT ñể ñối chiếu với số tiền TTVT chuyển VTQN cần giao tiêu thu cước cụ thể cho trung tâm hàng tháng cần tiến hành so sánh số liệu cước thực tế thu ñược 3.2.3.2 Tăng cường kiểm soát văn phòng VTQN với tiêu thu cước ñã giao Đối với TTVT có tỷ lệ thu cước thấp * Tăng cường kiểm soát công tác tính cước so với tiêu giao, phận tra VTQN phải trực tiếp xuống Cài ñặt phần mềm cập nhật danh bạ phần mềm xử lý biến trung tâm kiểm tra lập Biên tra tình hình thu, nộp cước ñộng, phần mềm tính cước ñồng thời thực kết nối thông tin TTVT có xác nhận hai bên ñể làm xử lý Cuối tháng, trung tâm viễn thông VTQN thông qua máy chủ ñể thuận tiện phận tra lập Báo cáo tra tình hình thu, nộp cước cho việc truy cập liệu nhằm hạn chế sai sót ñảm TTVT gửi cho giám ñốc VTQN ñể kịp thời xử lý trường hợp bảo cho công tác tính cước ñược kịp thời, xác sai phạm có phương án ñạo liệt công tác thu cước TTVT Footer Page 11 of 126 Header Page 12 of 126 23 24 3.2.3.3 Tăng cường kiểm soát việc thực sách tiêu thụ KẾT LUẬN Trước xu hội nhập phát triển kinh tế, doanh nghiệp Đơn vị nên thể số tiền chiết khấu hóa ñơn Trong Việt Nam cần phải trọng công tác quản lý doanh nghiệp trường hợp khách hàng sử dụng nhiều dịch vụ tổng số tiền cước nhằm ñảm bảo hoạt ñộng sản xuất kinh doanh doanh nghiệp ñạt dịch vụ ñạt ñược mức hưởng chiết khấu, ñơn vị lập hiệu cao, tăng cường sức cạnh tranh bước khẳng ñịnh vị thêm Phiếu nhận tiền chiết khấu lĩnh vực Để làm ñược ñiều ñó, doanh Để tránh trường hợp ñơn vị không thu hồi ñược hàng tặng nghiệp cần tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát nhằm khuyến khách hàng không sử dụng dịch vụ ñúng cam kết, ñơn ñảm bảo xác thông tin tài doanh thu, chi vị nên yêu cầu khách hàng ñặt cược 50% giá trị hàng khuyến phí…làm ñể ñưa ñịnh kinh doanh hợp lý Chính ký vào Biên nhận hàng khuyến kiểm soát nội ngày trở nên quan trọng thiếu Để tránh trường hợp hộ gia ñình ñược khuyến công tác quản lý doanh nghiệp Tuy nhiên, doanh nghiệp nhiều lần, khách hàng ñược gắn mã số riêng biệt Mã Việt Nam chưa hiểu rõ cần thiết, lợi ích cách xây dựng, tổ số phải gắn với thông tin hộ khách hàng chức vận hành hệ thống kiểm soát nội Công tác Mã số ñược cấp cho khách hàng sống với khách kiểm tra, kiểm soát thường chồng chéo, phiến diện, tập trung vào hàng khách hàng ñã hủy bỏ hợp ñồng sử dụng dịch vụ số kinh tế - tài Đây ñiểm yếu mà doanh ñơn vị nghiệp cần khắc phục ñể nâng cao sức cạnh tranh hội nhập vào 3.3 Một số kiến nghị ñể thực giải pháp kinh tế toàn cầu 3.3.1 Đối với Nhà nước Nhà nước cần khuyến khích hình thành tập ñoàn tổng công Trong chế thị trường cạnh tranh ngày gây gắt với phát triển nhanh chóng công nghệ lĩnh vực kinh doanh ty viễn thông mạnh Ban hành sách cải cách giá cước, cho viễn thông, ñể ñứng vững khẳng ñịnh vị thị phép tất nhà khai thác tự chủ xây dựng ban hành giá cước trường việc nhanh chóng thay ñổi chiến lược phát triển tăng dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng dựa quan hệ cung cầu cường công tác quản lý việc làm cần thiết doanh nghiệp thị trường viễn thông Nhận thực ñược tầm quan trọng ñó, luận văn ñã 3.3.2 Đối với Tập ñoàn Bưu Viễn thông Việt Nam ñi sâu nghiên cứu, kết hợp lý luận thực tiễn từ ñó tìm giải Tập ñoàn Bưu viễn thông cần xây dựng phương án giá pháp ñể tăng cường công tác kiểm soát nội chu trình bán cước thích hợp, ban hành qui ñịnh cụ thể sách khuyến hàng thu tiền Viễn thông Quảng Ngãi Trong khuôn khổ phạm vi nhằm ñảm bảo tính hiệu chương trình khuyến mục ñích nghiên cứu, luận văn ñã giải vấn ñề sau: Footer Page 12 of 126 Header Page 13 of 126 25 Thứ nhất, luận văn ñã trình bày lý luận kiểm soát nội ñồng thời hệ thống làm rõ lý luận kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Bên cạnh ñó, luận văn ñã nêu bậc ñặc ñiểm khác biệt hoạt ñộng sản xuất kinh doanh viễn thông ảnh hưởng ñến kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp viễn thông Thứ hai, luận văn ñã ñi sâu nghiên cứu, phân tích thực tế công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền VTQN từ ñó ñánh giá rõ hạn chế tồn kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền ñơn vị cần phải ñược khắc phục Thứ ba, sở nghiên cứu lý luận thực tế công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Viễn thông Quảng Ngãi, luận văn ñã ñưa ñược giải pháp tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền VTQN Những giải pháp tăng cường kiểm soát mà luận văn ñưa ñược áp dụng công tác kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền Viễn thông Quảng Ngãi nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý ñảm bảo cho hoạt ñộng sản xuất kinh doanh ñơn vị ñạt hiệu cao Footer Page 13 of 126  ... SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP VIỄN THÔNG cầu thông tin báo cáo doanh thu, tiền thu bán hàng nợ phải 1.3.1 Đặc ñiểm hoạt ñộng sản xuất kinh doanh viễn thông thu khách... tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền 2.5.2.1 Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền trung tâm viễn thông huyện trực thu c * Kiểm soát việc ghi nhận doanh thu nộp tiền thu cước VTQN kiểm... ñề lý luận chung Xuất phát từ yêu cầu thiết thực trên, ñã chọn ñề tài: Tăng KSNB chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp số cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Viễn thông ñặc thù