TỔ CHỨC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

Trong điều kiện nền kinh tế của nước ta chuyển từ bao cấp sang nền kinh tế hoạt động theo cơ chế thị trường. Thị trường tiêu thụ luôn là một vấn đề sống còn của mọi doanh nghiệp thị trường có ý nghĩa vô cùng to lớn đối với các doanh nghiệp sản xuất nói riêng và đối với nền kinh tế quốc dân nói chung. Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều gắn với thị trường. Trong cơ chế thị trường hiện nay buộc các doanh nghiệp phải tìm cho mình hướng đi đúng đắn và phải luôn vươn lên sản xuất các sản phẩm có chất lượng cao để cạnh tranh trên thị trường. Hoạt động sản xuất là hoạt động cơ bản nhất vì doanh nghiệp sản xuất sản phẩm gì, sản xuất với khối lượng nhiều hay ít đều phải căn cứ vào nhu cầu của thị trường. Người mua có chấp nhận hay không giá cả có phù hợp với người tiêu dùng hay không, đòi hỏi các doanh nghiệp phải sản xuất, sản phẩm phù hợp với nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng, sản phẩm cung cấp phải đảm bảo chất lượng chủng loại phong phú, mẫu mã kiểu dáng hấp dẫn, giá cả hợp lý. Ngoài ra việc sản xuất sản phẩm phải phù hợp với quan điểm kinh tế, phải hạch toán kinh doanh theo đúng luật định lấy thu nhập bù đủ chi phí đã bỏ ra đảm bảo thu được doanh lợi ngày càng cao để tiếp tục tồn tại và phát triển. Trong cơ chế thị trường mọi doanh nghiệp đều phải tự mình tìm kiếm thị trường nơi tiêu thụ sản pham, hàng hoá. Chính qua những thử thách đó mà doanh nghiệp đã nhận thức một cách đúng đắn về chất lượng sản phẩm. Hàng hoá mà doanh nghiệp sản xuất ra được tiêu thụ nhanh cũng chứng tỏ được vị trí của mình trên thị trường đang cạnh tranh khốc liệt. Trong các doanh nghiệp sản xuất việc tổ chức quản lý tiêu thụ sản phẩm luôn được coi trọng. Thông qua việc tổ chức bán hàng, việc tổ chức kế toán thành phẩm và tiêu thụ tại doanh nghiệp được đặt ở vị trí xứng đáng trong toàn bộ công tác kế toán. Đề án này được viết dựa trên những kinh nghiệm rút ra từ quá trình học tập và sự tích luỹ từ việc tham khảo các tài liệu, giáo trình do Khoa kế toán - Đại học Kinh tế quốc dân biên soạn. Các thông tư hướng dẫn sửa đổi chế độ kế toán, các quy định của Bộ tài chính - kế toán và sự hướng dẫn của thầy giáo trong khoa.

Lời mở đầu Trong điều kiện nền kinh tế của nớc ta chuyển từ bao cấp sang nền kinh tế hoạt động theo cơ chế thị trờng. Thị trờng tiêu thụ luôn là một vấn đề sống còn của mọi doanh nghiệp thị trờng có ý nghĩa vô cùng to lớn đối với các doanh nghiệp sản xuất nói riêng và đối với nền kinh tế quốc dân nói chung. Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều gắn với thị trờng. Trong cơ chế thị trờng hiện nay buộc các doanh nghiệp phải tìm cho mình hớng đi đúng đắn và phải luôn vơn lên sản xuất các sản phẩm có chất lợng cao để cạnh tranh trên thị trờng. Hoạt động sản xuất là hoạt động cơ bản nhất vì doanh nghiệp sản xuất sản phẩm gì, sản xuất với khối lợng nhiều hay ít đều phải căn cứ vào nhu cầu của thị trờng. Ngời mua có chấp nhận hay không giá cả có phù hợp với ngời tiêu dùng hay không, đòi hỏi các doanh nghiệp phải sản xuất, sản phẩm phù hợp với nhu cầu thị hiếu của ngời tiêu dùng, sản phẩm cung cấp phải đảm bảo chất lợng chủng loại phong phú, mẫu mã kiểu dáng hấp dẫn, giá cả hợp lý. Ngoài ra việc sản xuất sản phẩm phải phù hợp với quan điểm kinh tế, phải hạch toán kinh doanh theo đúng luật định lấy thu nhập bù đủ chi phí đã bỏ ra đảm bảo thu đợc doanh lợi ngày càng cao để tiếp tục tồn tại và phát triển. Trong cơ chế thị trờng mọi doanh nghiệp đều phải tự mình tìm kiếm thị tr- ờng nơi tiêu thụ sản pham, hàng hoá. Chính qua những thử thách đó mà doanh nghiệp đã nhận thức một cách đúng đắn về chất lợng sản phẩm. Hàng hoá mà doanh nghiệp sản xuất ra đợc tiêu thụ nhanh cũng chứng tỏ đợc vị trí của mình trên thị trờng đang cạnh tranh khốc liệt. Trong các doanh nghiệp sản xuất việc tổ chức quản lý tiêu thụ sản phẩm luôn đ- ợc coi trọng. Thông qua việc tổ chức bán hàng, việc tổ chức kế toán thành phẩm và tiêu thụ tại doanh nghiệp đợc đặt ở vị trí xứng đáng trong toàn bộ công tác kế toán. Đề án này đợc viết dựa trên những kinh nghiệm rút ra từ quá trình học tập và sự tích luỹ từ việc tham khảo các tài liệu, giáo trình do Khoa kế toán - Đại học Kinh tế quốc dân biên soạn. Các thông t hớng dẫn sửa đổi chế độ kế toán, các quy định của Bộ tài chính - kế toán và sự hớng dẫn của thầy giáo trong khoa. 1 I/ ý nghĩa và sự cần thiết của kế toán thành phẩm trong doanh nghiệp sản xuất: Theo qui luật tái sản xuất, quá trình sản xuất trong doanh nghiệp sản xuất bao gồm: - Sản xuất - phân phối - trao đổi - tiêu dùng, các giai đoạn này diễn ra một cách tuần tự. Kết thúc quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp đợc đem ra tiêu thụ: Tức là đã thực hiện giá trị và giá trị sử dụng. Trong cơ chế thị trờng hiện nay sự sống còn của doanh nghiệp chính là sản phẩm sản xuất ra có bán đợc hay không, sản phẩm muốn tiêu thụ đợc nhiều hay ít phụ thuộc vào tình hình sản xuất có đảm bảo chất lợng, mẫu mã, giá cả có thích hợp với nhu cầu của ngời tiêu dùng thờng xuyên trong xã hội hay không. Xuất phát từ mối quan hệ này, trong đó sản xuất là tiền đề quyết định tiêu thụ. Sản phẩm sản xuất ra với khối lợng lớn, chất l- ợng cao, giá thành hạ thì mới tạo điều kiện cho quá trình bán hàng đợc dễ dàng. Sản phẩm đa ra tiêu thụ đợc một khối lợng lớn chứng tở doanh nghiệp sản xuất ra sản phẩm phù hợp với yêu cầu của ngời tiêu dùng và đã đợc xã hội chấp nhận cả về số lợng cũng nh chất lợng. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh, Doanh nghiệp muốn tiếp tục sản xuất thì phải có vốn mua nguyên vật liệu, trả lơng cho ngời lao động, tích luỹ cho ngân sách Nhà nớc, đảm bảo tính cân đối trong nền kinh tế, giữa tiền - hàng, giữa cung và cầu, giữa sản xuất và tiêu dùng. Doanh nghiệp giao sản phẩm hàng hoá cho ngời mua hàng và đợc ngời mua hàng trả tiền theo giá cả qui định hoặc giá thoả thuận giữa ngời mua và ngời bán, mà ở đó chất lợng là vấn đề quan trọng hàng đầu. Trong các doanh nghiệp sản xuất kế toán đợc coi là công cụ có hiệu lực về quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, kế toán thành phẩm là một trong những phần hành kế toán chủ yếu của Bộ máy kế toán doanh nghiệp. Mặt khác hiệu quả của khâu sản xuất gắn liền với hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ở một thời kỳ nhất định, do vậy công tác kế toán thành phẩm phải là: thông qua việc đo lờng, tính toán, ghi chép phản ánh một cách thờng xuyên, 2 tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trong quá trình sản xuất kinh doanh luôn đòi hỏi các doanh nghiệp áp dụng nhiều biện pháp khác nhau để tổ chức quản lý các mặt. Trong đó tổ chức kế toán thành phẩm một cách khoa học, hợp lý đúng với chế độ tài chính của Nhà nớc là yêu cầu cần thiết và hết sức quan trọng. Kế toán thành phẩm là công cụ trong việc tính toán, kiểm tra, phản ánh một cách chính xác tình hình nhập, xuất tồn kho thành phẩm, tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng và xác định doanh thu, kết quả bán hàng ở tại một thời điểm nhất định. 3 II-/ Thành phẩm và yêu cầu quản lý: Trong doanh nghiệp sản xuất thành phẩm là những sản phẩm đã đợc chế biến hoàn thành ở giai đoạn cuối cùng qui trình công nghệ trong phạm vi doanh nghiệp đã đợc kỹ thuật kiểm tra xác nhận phù hợp với tiêu chuẩn chất lợng qui định. Do vậy sản phẩm chỉ đợc gọi là thành phẩm khi nó có đầy đủ các yêu cầu sau: - Đã đợc chế tạo xong ở bớc công nghệ cuối cùng của qui trình sản xuất và đã đợc kiểm tra kỹ thuật xác định phù hợp với tiêu chuẩn chất lợng qui định, đảm bảo đúng mục đích sử dụng. - Giữa sản phẩm và thành phẩm xét trên một phơng diện nào đó có phạm vi giới hạn khác nhau, sản phẩm có phạm vi rộng hơn thành phẩm vì khi nói đến quá trình sản xuất chế tạo ra nó còn nói đến thành phẩm là nói đến quá trình sản xuất gắn với quá trình công nghệ nhất định trong phạm vi một doanh nghiệp cho nên sản phẩm bao gồm cả thành phẩm và nửa thành phẩm. Trong doanh nghiệp sản xuất thì nửa thành phẩm còn phải tiếp tục chế biến cho đến khi hoàn chỉnh. Nhng trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân thì nửa thành phẩm của doanh nghiệp có thể bán ra ngoài cho các doanh nghiệp khác sử dụng điều đó có nghĩa là thành phẩm và nửa thành phẩm chỉ là những khái niệm đợc xem xét trong phạm vi từng doanh nghiệp cụ thể tạo thành. Do vậy việc xác định đúng đắn thành phẩm trong các doanh nghiệp là vấn đề cần thiết và có ý nghĩa quan trọng nó phản ánh toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp về qui mô trình độ tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý sản xuất. Thành phẩm trong doanh nghiệp sản xuất biểu hiện trên hai mặt số lợng và chất l- ợng. + Số lợng của thành phẩm đợc xác định bằng các đơn vị đo lờng nh: kg, lít, m, bộ, cái, viên, chiếc, . + Chất lợng của thành phẩm đợc xác định bằng tỷ lệ tốt, xấu hoặc phẩm cấp, . 4 Chính vì vậy mà ngời ta nhận thấy thành phẩm có ý nghĩa quan trọng đối với nền kinh tế quốc dân nói chung và bản thân doanh nghiệp nói riêng. Do đó trong công tác quản lý thành phẩm cần đảm bảo chặt chẽ cả về số lợng, chất lợng theo từng loại, từng thứ, thành phẩm là kết quả sáng tạo lao động của cán bộ công nhân viên chức trong mỗi doanh nghiệp, thành phẩm cần phải quản lý chặt chẽ từ khâu nhập, xuất, tồn kho đến khi bán ra thị trờng luôn phải giữ đợc chữ tín trong kinh doanh. Doanh thu của doanh nghiệp Nhà nớc gồm doanh thu từ hoạt động kinh doanh và doanh thu từ các hoạt động khác, doanh thu từ hoạt động kinh doanh là toàn bộ tiền bán sản phẩm hàng hoá cung cấp dịch vụ đợc khách hàng chấp nhận thanh toán (không phân biệt đã thu tiền hay cha thu tiền). - Doanh thu tiêu thụ thuần là doanh thu tiêu thụ sau khi đã trừ thuế tiêu thụ và các khoản, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại (nếu có chứng từ hợp lệ). Qua phân tích trên ta thấy công tác sản xuất sản phẩm đặc biệt phải quan tâm đến các khâu quản lý kể từ khi ký hợp đồng bán, sản phẩm cần phải quan tâm đến số lợng sản phẩm bán, giá thành sản phẩm, phơng thức thanh toán, . để doanh nghiệp thu đợc kết quả chính xác. Nhiệm vụ của kế toán thành phẩm phải thực sự là công cụ quản lý về nhập, xuất, tồn thành phẩm phản ánh với giám đốc doanh nghiệp tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ, doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ tính chính xác, đầy đủ số thuế tiêu thụ (thuế doanh thu, tiêu thụ đặc biệt, VAT) phải nộp để xác định kết quả tiêu thụ theo đúng luật định. 5 III-/ Tổ chức kế toán thành phẩm và tiêu thụ trong doanh nghiệp sản xuất: 1-/ Yêu cầu của kế toán thành phẩm: Thành phẩm trong doanh nghiệp sản xuất gồm nhiều loại nhiều thứ hàng phẩm cấp cho nên chúng có yêu cầu quản lý không giống nhau. Vì vậy kế toán thành phẩm phải tổ chức một cách khoa học, hợp lý. - Phải tổ chức kế toán thành phẩm theo từng loại, từng thứ, từng đơn vị sản xuất. Theo dõi chính xác đợc số lợng, chất lợng của thành phẩm để có điều kiện xác định kết quả thực tế, hạch toán kinh tế từng loại sản phẩm trong từng tổ sản xuất của doanh nghiệp. - Phải phân công kế toán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có năng lực vào khâu tính giá thành nhập kho thành phẩm vì thành phẩm nhập kho đợc đánh giá theo giá thực tế và giá hạch toán. + Thành phẩm đánh giá theo giá thực tế: là thành phẩm nhập từ sản xuất giá thực tế chính là giá thực tế bao gồm các chi phí nh: nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. + Thành phẩm nhập từ thuê ngoài gia công chế biến, giá thực tế đợc đánh giá gồm: Giá thực tế nguyên liệu đa đi gia công + Tiền thuê gia công chế biến + Chi phí vận chuyển bốc dỡ có liên quan đến quá trình gia công. + Thành phẩm nhập kho từ thu mua. Giá thực tế mua ngoài = Giá mua + Chi phí thu mua - Phải có sự phân công kế toán với thủ kho thành phẩm, với nhân viên hạch toán phân xởng để đảm bảo hạch toán chính xác, đối chiếu thờng xuyên giúp cho việc quản lý, giám sát thành phẩm một cách chặt chẽ. - Ngoài giá thành thực tế của thành phẩm do yêu cầu của công tác nhập, xuất kho thành phẩm hàng ngày nên thành phẩm đợc đánh giá theo giá hạch 6 toán do phòng kế toán quy định và sử dụng trong một thời gian nhất định (có thể là 1 năm) thông thờng các doanh nghiệp lấy giá thành kế hoạch hoặc giá bán thành phẩm kế hoạch làm giá hạch toán hoặc do doanh nghiệp có chủng loại thành phẩm nhiều có thể doanh nghiệp đã xây dựng đợc giá hạch toán cho từng loại thành phẩm tại sổ chi tiết ghi theo giá hạch toán, tại sổ tổng hợp kế toán phải chuyển từ giá hạch toán sang giá thực tế bằng cách xác định hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán. Trong các doanh nghiệp sản xuất sở dĩ phải dùng giá hạch toán vì thành phẩm trong kho thờng xuyên biến động trong từng ngày cho nên không thể xác định đợc giá thành thực tế của thành phẩm vì vậy phải sử dụng giá hạch toán để tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm trong tháng nhằm giảm bớt khối lợng ghi chép vào cuối tháng. Giá hạch toán của thành phẩm đợc sử dụng để tiến hành tại phần kế toán chi tiết, đến cuối tháng, quý kế toán phải điều chỉnh về giá thực tế nh công thức đã trình bày ở phần trên. 2-/ Chứng từ sử dụng trong kế toán nhập, xuất kho thành phẩm: Trong tháng khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế về nhập, xuất kho thành phẩm. Kế toán thành phẩm phải tiến hành lập các chứng từ nhập, xuất kho thành phẩm một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác đúng với quy định ghi trong chế độ chứng từ và sổ kế toán do Bộ tài chính ban hành , các chứng từ ban đầu gồm: + Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT). + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu số 02 BH). Việc luân chuyển chứng từ nhập, xuất kho thành phẩm phát sinh qua thủ kho chuyển đến phòng kế toán phải theo một trình tự khoa học, hợp lý, đảm bảo thời gian nhanh nhất để phòng kế toán hoạch toán phân loại chứng từ theo từng loại, từng đối tợng, . 7 3-/ Kế toán chi tiết thành phẩm: Tổ chức kế toán chi tiết thành phẩm ở phòng kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với hạch toán chi tiết thành phẩm ở kho. Vì vậy kế toán doanh nghiệp phải lựa chọn phơng pháp hạch toán chi tiết phù hợp với yêu cầu quản lý. Phù hợp với trình độ của đội ngũ kế toán của doanh nghiệp tuỳ theo chủng loại thành phẩm của doanh nghiệp nhiều hay ít mà áp dụng một trong ba phơng pháp phổ biến hiện nay nh sau: a. Ph ơng pháp ghi thẻ song song: Sơ đồ hạch toán chi tiết thành phẩm theo phơng pháp ghi thẻ song song Với cách ghi chép và kiểm tra đối chiếu nh trên phơng pháp này có u nhợc điểm sau: * Ưu điểm: - Ghi chép đơn giản, dễ dàng, dễ kiểm tra đối chiếu. *Nhợc điểm: - Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng, quan hệ đối chiếu giữa thủ kho và kế toán dồn dập về cuối tháng nên ảnh hởng đến tính kịp thời của công tác kế toán. Phơng pháp này chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có chủng loại thành phẩm ít, trình độ kế toán còn hạn chế. 8 Thẻ kho Sổ chi tiết TP Bảng kê tổng hợp N-X tồn kho TP Chứng từ xuất Chứng từ nhập (1)(1) (4) Ghi cuối tháng Đối chiếu điểm Ghi hàng ngày (2)(2) b. Ph ơng pháp đối chiếu luân chuyển: nội dung hạch toán chi tiết thành phẩm đợc khái quát theo sơ đồ sau Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển có u nhợc điểm sau: * Ưu điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. * Nhợc điểm: Việc ghi sổ vẫn còn trùng lắp, việc kiểm tra đối chiếu giữa thủ kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý. Phơng pháp này có áp dụng với các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều. 9 Số (thẻ) kho Sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng kê nhập (4) (3) (2) (2) (2) (2) Bảng kê xuất c. Ph ơng pháp số d : khác với 2 phơng pháp trên: sơ đồ hạch toán chi tiết thành phẩm theo phơng pháp sổ số d Phơng pháp sổ số d có những u điểm sau: * Ưu điểm: Giảm bớt khối lợng ghi sổ kế toán, công việc đợc tiến hành đều trong tháng. * Nhợc điểm: Phơng pháp này do kế toán chỉ theo dõi về chỉ tiêu giá trị nếu có nhầm lẫn giữa kế toán và thủ kho sẽ khó phát hiện sai sót. Kế toán muốn nhận biết một thứ thành phẩm nào đó phải xuống kho xem xét. Phơng pháp sổ số d áp dụng trong doanh nghiệp có khối lợng các nghiệp vụ kinh tế về nhập, xuất diễn ra thờng xuyên có nhiều loại thành phẩm dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho yêu cầu về trình độ quản lý, trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tơng đối cao. 10 Thẻ kho Sổ số dư Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng kê luỹ kế xuất Bảng kê luỹ kế nhập (1)(1) (2) (5) (3)(3) Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ghi hàng ngày