Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi
Các sô liệu, kêt quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng ai công bô trong
bất kỳ công trình nào khác
Tác giả luận văn
Trang 20000) 0)0 S00 i MỤC LỤC Q0 k0 ii
DANH MUC CAC CHU VIET TAT cccccccccccccscsccsssscscssscscssscesrsvavscansceenevans vi
DANH MỤC CÁC BẢNG - SG TT HH TH ng HT Triệu vii
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ L1 n ng TT HH gu viii
i08 33 I
Chuong 1: CO SO LY LUAN VE KIEM SOAT NOI BO CHI PHI KINH
DOANH TRONG DOANH NGHIỆP - - (0 2112112 12 121 1 ke 4 1.1 Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ trong quản lý - 4 1.1.1 Khái quát về kiém soát trong qHẲH Ïj - - St EnkErrerrrrrret 4
1.1.2 Hệ thơng kiểm sốt nội bộ trong doanh ng hiệp 5c các: 6 1.1.2.1 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội Độ ca: 6 1.1.2.2 Các yếu tô cơ bản của hệ thong kiểm SOGt NGL DO ceccccccccccsccssecsersecseeses 10
1.2 Bản chất và phân loại chỉ phí kinh doanh trong doanh nghiệp 13 1.2.1 Bản chất chỉ phí kiÏt (ÍOHÌÏN Ác nền HT iu 13 1.2.2 Phân loại chỉ DHÍ KỈHH (ÍOQHÍI TT TT HH khu 15 1.2.2.1 Phân loại chỉ phí kinh doanh theo nội dụng kinh tẾ ca: 15 1.2.2.2 Phân loại chỉ phí kinh doanh theo chức năng của CPKÌ) 16 1.2.2.3 Phân loại CPKD theo mỗi quan hệ giữa chỉ phí với quy mô SX 16 1.2.2.4 Phân loại CPKD theo phân cấp quyên kiểm soát chỉ phí của ẩơn vị L7 1.3 Lập dự toán chỉ phí kinh doanh trong doanh nghiệp L7 1.3.1 Nội dung và cơ sở lập dự toán chỉ phí kinh (OqHÌi - 17 1.3.2 Xây dựng dự toán chỉ phí kinh (ÍOQHÌH ào Ă cà nhe 18 1.4 Thú tục kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh trong DN 20
1.4.1 Thủ tục kiểm soát giá vẫn hàng bán - - cu 20
Trang 31.4.2.1 Kiểm soát chi phi tiên lương và các khoản trích theo lương 21
1.4.2.2 Kiém sodt chi phí vát liệu, bao bì, công Cụ, dụHg CỊ «- «+ 23
1.4.2.3 Kiểm soát chỉ phí khẩu hao tài sản cỗ định : sec cecerscee 23 1.4.2.4 Chỉ phí dịch vụ mua ngoài và các chỉ phí bằng tiên khác 24 1.4.3 Thủ tục kiểm soát chỉ phí quản lý doanh nghiệp - sec sec: 24 1.5 Tổ chức báo cáo kế toán và phân tích phục vụ kiểm soát chi phí kinh doanh
7:0 0) 25
1.5.1 TỔ chức báo cáo chỉ phí kinh doqHÏh St cErkekrkrerererrree 25 1.5.2 Phân tích chi phí kinh (ỦOQHÏL Q- SH Ỳ xxx xxx 26 1.5.2.1 Phân tích và kiểm soát giả vôn hàng bắn 5c cererecee 26 1.9.2.2 Phân tích chi phi DAN NAN oo ceccec cc cccseccc cece eseeecee cee eeneneeeeeaseeseeetaaaaaees 27 1.5.2.3 Phân tích chi phí quản lý doanh nghHiỆD .àc cà ằ cv v4 29
Kết luận Chương - : ¿E111 1 1 5 11 1111111 E11 11011110 HH 29
Chương 2: THỰC TRẠNG KIỀM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ KINH DOANH
TAI CONG TY CO PHAN LAM DAC SAN XUAT KHAU QUANG NAM 30
2.1 Đặc điểm hoạt động SXKD và tô chức quản lý tại Công ty lâm đặc sản XK Quảng ïNam Q1 HH TH HH 2.2222 30
2.1.1 Giới thiệu tổng quát Ề CÔN (p - 5S éE te ngreg 30
2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công fy c s55: 30 2.1.1.2 Chức năng và nhiệm Vụ Của CƠNG ÍW Ă ĂĂ Ăn và 31 2.1.1.3 Lĩnh vực kinh doanh và định hướng phát triển của Công ty 32 2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý sản xuất kinh: d0qHiÏL - - -cSccecscsrce 33
2.1.2.1 Khái quát cơ cấu tô chức quản lý ở Công y c- sec vexcvcec: 33 2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ các thành viên trong ĐỘ IHáy 33 2.1.3 Tổ chức kế toán ở CÔNG (J - - - ScSe ST kề EE kg HH He ngài 37 2.1.3.1 Tô chức bộ máy kẾ ÍỐW - + 5c tk EEEEE 1k1 11T kg rk 37 2.1.3.2 Hình thức kế tốn áp dụng tại CƠNG f Sex tt ce, 39
Trang 42.2.1.1 Cơ cấu tổ chức quản lý và vận hành .- St két reo Al
2.2.1.2 Chính sách nhân sự và đội ngĩ nhÂn VIÊN «cà s3 43
2.2.1.3 Công tác kế hoạch hóa hoạt động sản xuất kinh doanh ‹: 43
2.2.1.4 Hoạt động của bộ phận [727.8 11,8:118 088NNM<ẠAĐa 45 2.2.2 Thú tục kiểm soát nội bộ chỉ phí kinh doanh tại Công ty 45
2.2.2.1 Thủ tục kiểm soát giá vốn hàng ĐẦH - + Set + vétsEvekekcee: 45 2.2.2.2 Thủ tục kiểm soát chỉ phí bán hùng Sex tt tétsrvekevcee: 51 2.2.2.3 Thủ tục kiểm soát chi phí quản lý CÔN ty St ccscvecvce: 54 2.3 Kiểm soát nội bộ CPKD thông qua thơng tin kế tốn ở Công ty Lâm đặc sản xuất khẩu Quảng NaIm - G- G113 EE SE T 1k T111 g1 111111 ri 57 2.3.1 Tổ chức thông tin dự toán làm cơ sở kiểm sốt CPKD ở Cơng tp 57
2.3.2 Kế toán tập hợp CPKD và lập báo cáo CPKD ở Công tự 58
2.3.3 Tình hình chi phí kinh doanh tại Công ty thời giq4H HA - 60
2.4 Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chỉ phí kinh doanh tại Công ty 62
2.4.1 Một số W đÏỄTM tk TT TS 1 11115 11 11111 ng HH HT ngư 62 2.4.1 Một số hạt GHỄ St TT T1 11T 15 g1 TT ng HH gu 62 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ch T111 TT g1 1T TT ng HT TT 64 Chương 3: GIÁI PHÁP HỒN THIỆN KIÊM SỐT NỘI BỘ CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỎ PHẢN LÂM ĐẶC SẢN QUẢNG NAM 65
3.1 Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện kiểm soát nội bộ CPKD ở Công ty Lâm đặc sản xuất khẩu Quảng Nam (5c E21 SE key 65 3.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kiểm soát nội bộ CPKD ở Công ty 65
3.1.2 Phương luớớng hồn thiện kiểm sốt nội bộ CPKD ở Công ty 66
3.2 Các giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội bộ chi phí kinh doanh ở Công ty cỗ phan lâm đặc sản xuất khẩu Quảng Nam - - - - ©2s SE sEsrerred 67 3.2.1 Hoàn thiện mơi trường kiểm sốt nội bộ chỉ phí kinh doanh ở Cơng ty 67
3.2.2 Hồn thiện báo cáo dự toán chỉ phí kinh doanh ở Công ty 70
Trang 53.2.5 Một số giải pháp khác góp phân quản lý chặt chế CPKD ở Công ty 82
3.2.5.1 Kiểm sốt thơng qua trung tâm chỉ phi - +5 cv cetsrvexevce: 82 3.2.5.2 Kiểm soát sự biến động chỉ phí do tác động của môi trường kinh doanh
¬ ——= 83
Trang 6BHXH BHYT CPKD CPBH DN GVHB HĐQT KPCĐ KSNB KH NVL QLDN TSCD SXKD SX : Bảo hiểm xã hội : Bảo hiểm y tế : Chi phí kinh doanh : Chi phí bán hàng : Doanh nghiệp : Giá vốn hàng bán : Hội đồng quản trị : Kinh phí cơng đồn
Trang 7
Số hiệu Tên bảng Trang
2.1 Kê hoạch mua nguyên liệu gỗ áp dụng tại Công ty 47 2.2 | Quy trình thủ tục kiêm soát giá mua hàng hóa Gỗ tại Công ty 47 2.3 Biên động giá mua nguyên liệu gỗ tại Công ty qua 3 năm 48
2.4 | Quy trình thủ tục kiểm soát hàng nhập tại Công ty 49
2.5 Quy trình thủ tục kiêm sốt xuất hàng tại Cơng ty 50 2.6 Tình hình chi phí kinh doanh tại Công ty qua 3 năm 61 2.7 Tốc độ tăng doanh thu, chi phí và khoán của Công ty 62 3.1 Bảng dự toán chi phí kinh doanh tại Công ty 72
3.2 | Quy trình lập kê hoạch chi phí kinh doanh 73
3.3 Báo cáo chi phí giá vôn hàng bán tại Công ty 77
3.4 Báo cáo chi phí bán hàng tại Công ty Tỉ
3.5 | Báo cáo chi phí giá vôn hàng bán tại Công ty 78 3.6 Phân tích chi phí giá vôn hàng bán tại Công ty 79
3.7 Phân tích chi phí bán hàng tại Công ty 80
3.8 Phan tich chi phi quan ly doanh nghiép tai Cong ty 81
Trang 8
Số hiệu Tên Sơ đồ Trang
1.1 | Sơ đồ lập dự toán chi phí kinh doanh 19 2.1 | Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 34 2.2 _ | Tổ chức bộ máy kề toán tại Công ty 38 2.3 ‘| Trình tự ghi số kê toán theo hình thức trên máy vi tính 40 2.4 | Qui trình thủ tục kiêm sốt giá vơn hàng bán 46
2.5 Tổ chức các sô chỉ phí tại Công ty 60
3.1 | Quy trình kiểm soát các chỉ phí kinh doanh 75
Trang 9Nền kinh tế Việt Nam đang đứng trước nhiều cơ hội cũng như những thách
thức mới, đặc biệt là sau khi gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới- WTO Hoạt
động của các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn khi phải đối mặt với ngày càng
nhiều đối thủ cạnh tranh Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải nỗ lực, nhanh
chóng tự hoàn thiện mình, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, chiếm giữ được thị trường trong và ngoài nước Van đề tiết kiệm chi phí trong quá trình sản xuất
kinh doanh nhằm đạt được những mục tiêu nhất định đã xác định trong chiến lược
kinh doanh của doanh nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt Đồng thời, tăng cường cơng tác kiểm sốt chi phí, có hình thức tổ chức hạch toán chi phí cũng như nâng cao hiệu quả sử dụng ch1 phí luôn là một khâu quan trọng trong quả trình quan ly
Công ty Cổ phân lâm đặc sản xuất khẩu Quang Nam sản xuất - kinh doanh các mặt hàng đô gỗ các loại và trồng rừng, kinh doanh nguyên liệu ngành gỗ .là doanh
nghiệp Cổ phần đặc thù trên địa bàn Tỉnh Quảng Nam Mặc dù còn gặp nhiều khó
khăn do thiếu vốn, thường xuyên đối mặt với thiên tai, Công ty vẫn tổ chức hoạt động tốt, vươn lên mở rộng thị trường ra bên ngoài, hội nhập khu vực và toàn cầu Với hoạt động đa dạng như vậy, vấn đề kiểm soát chặt chẽ chi phí kinh doanh, đảm
bảo chi phí không thất thoát, lãng phí là rất quan trọng
Hiện tại cơng tác kiểm sốt chi phí kinh doanh tại Công ty đã có nhiều mặt tích cực như: xây dựng hệ thống định mức, tổ chức quản lý chặt chẽ quá trình sản xuất, phân công phân nhiệm rõ ràng cho các phòng, ban, cá nhân Tuy nhiên, công
tác lập dự toán chi phi còn chưa linh hoạt Việc xây dựng các thủ tục cũng như chế
độ kiểm soát chi phí chưa được quan tâm đúng mức Do vậy vẫn còn tình trạng
lãng phi chi phi anh hưởng đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Nhằm
kiểm soát tốt mọi mặt hoạt động của Công ty, ngăn ngừa và phát hiện sai phạm kịp
thời uốn nắn, chấn chỉnh, góp phần quản lý có hiệu quả chỉ phí kinh doanh, đòi hỏi
Trang 10Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực trạng của cơng tác kiểm sốt nội bộ chỉ phí
kinh doanh tại Công ty Cổ phần Lâm Đặc sản xuất khẩu Quảng Nam (CTCPLDSXKQN), phát hiện những tôn tại trong hoạt động kiểm soát nội bộ chỉ phí kinh doanh, tác giả đề xuất những giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh tại Công ty, góp phân thiết thực trong việc thực hiện tốt
các mục tiêu kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh, giảm thiểu sai sót, ngăn ngừa
được rủi ro của việc kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh (CPKD), góp phần nâng
cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) cho Công ty 3 Đối tượng và phạm vỉ nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu về đặc điểm của chỉ phí kinh doanh và cơng tác kiểm sốt nội bộ chi phí kinh doanh của Công ty Cổ phần lâm đặc sản xuất khâu Quang
Nam, bao gồm: giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
trên cơ sở kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát hành chính, giám sát các quá trình hình
thành và phát sinh chi phí, đặc biệt thông qua các qui trình, qui định, các thủ tục, chính sách, hợp đồng kinh tế tại Công ty Cổ phân lâm đặc sản xuất khâu Quang Nam Luận văn nghiên cứu công tác kiểm soát chi phí kinh doanh trong phạm vi Công ty cô phần lâm đặc sản xuất khẩu Quảng Nam
4 Phương pháp nghiên cứu
Đề thực hiện tốt việc nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ CPKD tại Công ty
Cổ phần lâm đặc sản xuất khâu Quảng Nam, tác giả đã sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, cụ thể: phương pháp phân tích, hệ thống hoá, thực hiện khảo sát thực tế tại Công ty và phỏng vấn các đối tượng: giám đốc, kế toán trưởng, các nhân viên kế toán của công ty Các phương pháp trên được sử dụng kết hợp nhăm mục đích xem
xét, đánh giá các vấn đề cần nghiên cứu, từ đó nêu lên các ý kiến của bản thân Cuối
Trang 11- Về mặt lý luận: Luận văn đã hệ thống hóa và làm rõ các vấn đề lý luận về
kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại, từ việc hình thành chi phí, cách thức phản ánh và kiểm soát chỉ phí cũng như việc xem xét các tương quan của các khoản chi phí trong tổng số
- Luận văn đã đưa ra các giải pháp hồn thiện cơng tác kiểm soát chi phí kinh doanh, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho Công ty 6 Kết cầu Luận văn
Ngoài Phần mở đầu và Kết luận, nội dung của Luận văn được chia thành 3
chương:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chỉ phí kinh doanh trong
doanh nghiệp thương mại
- Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chỉ phí kinh doanh tại Công ty Cổ phân lâm đặc sản xuất khẩu Quảng Nam
Trang 12KINH DOANH TRONG DOANH NGHIEP
1.1 Những vẫn dé cơ bản về kiểm soát nội bộ trong quan lý 1.1.1 Khái quát về kiểm soát trong quản lý
Quản lý là hoạt động cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của con người,
trong mọi tổ chức cũng như toàn bộ xã hội Sự cần thiết trên xuất phát từ yêu cầu đảm
bảo hiệu quả hoạt động của tổ chức Quản lý là quá trình định hướng và tô chức thực hiện các định hướng trên cơ sở các nguồn lực được xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất Trong thực tế, quá trình quản lý bao gồm các hoạt động cơ bản có liên hệ với nhau như: lập kế hoạch, Cung cấp các nguồn lực, tô chức, điều hành và kiểm soát Quá trình quản lý gồm hai khâu chính, đó là khâu định hướng và khâu tổ chức thực hiện
Chức năng kiểm soát, kiểm tra phải được có tầm quan trọng đặc biệt trong quá trình quản lý, là cơ sở và khả năng mang lại kết quả quản lý mong muốn
Kiểm soát là quá trình áp dụng những cơ chế và phương pháp để đảm bảo các
hoạt động và thành quả đạt được phù hợp các mục tiêu, kế hoạch và chuẩn mực của
tổ chức Kiểm soát không phải là một giai đoạn hay một khâu mà thể hiện ở tất cả các khâu, các giai đoạn của quá trình quản lý, cụ thể: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh
đạo thực hiện, đảm bảo nguon luc va ra quyết định
Hoạt động kiểm sốt gắn với cơng tác quản lý ở cấp độ vĩ mô thể hiện như
Nhà nước thực hiện chức năng kiểm tra, kiểm soát của mình một cách trực tiếp hoặc
gián tiếp các hoạt động của các cơ quan Nhà nước Kiểm soát ở mức trực tiếp thông thường gắn với tư cách là chủ sở hữu, nhà nước trực tiếp kiểm soát các chương
trình, kế hoạch; kiểm soát các nguồn lực, kiểm soát quá trình và kết quả thực hiện
các mục tiêu Kiểm soát ở mức gián tiếp thường thực hiện thông qua kết quả kiểm soát chuyên nghiệp của các cơ quan và các tổ chức kiểm soát độc lập để điều tiết vi
Trang 13chuyên nghiệp đề xác định thực trạng của hoạt động nhưng thường có ngay kết luận làm rõ vụ việc được kiểm tra hoặc thậm chí có thể có ngay quyết định điều chỉnh, xử lý gắn với kết luận thanh tra Hoạt động này thường mang tính đột xuất khi có
dấu hiệu sai phạm cần phải phát hiện và kịp thời chắn chỉnh hoạt động
Hoạt động kiểm soát trong quản lý được hiểu theo nhiêu chiều: Cấp trên kiểm soát cấp dưới thông qua chính sách hoặc biện pháp cụ thể Như vậy, kiểm soát thường mang tính tự thân, có nghĩa là tự kiểm tra và thông dụng nhất là kiểm soát nội bộ tại đơn vị Hoạt động kiểm soát mang tính thường xuyên trong tổ chức vì nó là một chức năng của quản lý, gắn với hành vi, hoạt động quản lý và vì quản lý là hoạt động thường xuyên và cần thiết trong bất kỳ tổ chức nào Có hai dạng kiểm soát nội bộ là kiểm sốt tơ chức và kiểm soát kế toán
- Kiểm soát tổ chức là hệ thống các chế độ, thủ tục và các quy định mà ban giam đốc chịu trách nhiệm tổ chức thiết lập nhăm thực hiện các mục tiêu của tổ chức, cụ thể như sau:
+ Đảm bảo sự tuân thủ của tổ chức đối với các chính sách, kế hoạch, thủ tục
pháp luật và các quy định hiện hành, từ đó tránh các sai phạm do thiếu tuân thủ + Đề ra những chuẩn mực điều hành rõ ràng để định hướng việc sử dụng các
nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả
+ Xây dựng các mục tiêu cho các hoạt động hoặc chương trình, thực hiện các
thủ tục kiểm soát và hướng tới các kết quả mong muốn qua những chính sách và thủ
tục tốt hơn, hoàn thiện hơn và từ đó đề ra những mục tiêu cao hơn
Trang 14tiêu, chính sách cho toàn thể đơn vị; Tạo lập cơ cấu trách nhiệm và quản lý; Thiết lập các quy chế hoạt động dé đạt các mục tiêu của đơn vị; Giám sát để nhận dang
các rủi ro bên trong lẫn bên ngoài tác động đến đơn vị; Thiết lập các chính sách và
thủ tục thực hiện để giải quyết các rủi ro; Đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của các bộ phận trong don vi
- Kiểm soát kế toán là hệ thống các chế độ, thủ tục và các quy định mà ban giam đốc chịu trách nhiệm tổ chức, thiết lập nhăm tập trung vào việc năm bắt các
thông tin qua chứng từ, qua các số kế toán và báo cáo kế toán để cung cấp thông tin
cho việc đưa ra quyết định Kiểm soát kế toán nhằm thực hiện các mục tiêu sau: + Bảo vệ tài sản cua don vi trong quá trình hoạt động;
+ Dam bao tinh tin cậy, tính xác thực và tính kịp thời của thông tin kế toán;
+ Đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vỊ;
+ Kiểm soát kế toán thường bao gồm các hoạt động sau: xét duyệt nghiệp vụ: kiểm soát tính hiện hữu của nghiệp vụ; kiểm tra ghi chép nghiệp vụ đầy đủ: kiểm
soát định khoản chính xác số tiền, tài khoản và ghi chép; bảo vệ thông tin, đữ liệu kế toán khỏi sự xâm nhập bất hợp lệ; đối chiếu nhằm phát hiện sai sót và gian lận
Kiểm soát tổ chức và kiểm soát kế toán có vai trò như nhau và luôn hỗ trợ cho nhau Tuy nhiên kiểm soát kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến tính xác thực của thông
tin kế toán hơn là kiểm soát tổ chức Kiểm soát tổ chức gắn liền với trách nhiệm thực hiện các mục tiêu của tổ chức và là điểm xuất phát để thành lập kiểm soát kế
toán Việc phân định các hoạt động kiểm tra, thanh tra và kiểm soát đã thể hiện
được vai trò cụ thể của kiểm soát trong các giai đoạn của quá trình quản lý 1.1.2 Hệ thơng kiểm sốt nội bộ trong doanh nghiệp
1.1.2.1 Khai niém và mục tiêu của hệ thong kiểm soát nội bộ
Trang 15Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC): “Hệ thơng kiểm sốt nội bộ (KSNB)
là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhăm đạt được bốn mục tiêu sau: bao vé tai san cua don vi; bao dam dé tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ phap ly va bao đảm hiệu quá của hoạt động” Như vậy, KSNB
là một chức năng cơ bản và có tính thường xuyên của đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn
chặn nhăm thực hiện có hiệu quả tật cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị
Theo Ủy ban Tổ chức Tài trợ (COSO) của Ủy ban Treadway (Hoa Kỳ) quy định trong báo cáo có tầm ảnh hưởng sâu rộng “Khung tích hợp hệ thống kiểm soát
nội bộ”, Ủy ban định nghĩa hệ thống KSNB như sau: “Hệ thống KSNB là một quá trình do HĐQT, Ban giám đốc và các nhân viên khác triển khai thực hiện, được thiết kế nhằm đưa ra mức độ đảm bảo hợp lý về việc đạt được mục tiêu trong các
khía cạnh sau đây:
+ Bảo toàn tài sản (mục tiêu an toàn hoạt động)
+ Hiệu quả, hiệu suất của các hoạt động (mục tiêu hoạt động bao gồm các mục tiêu về hiệu quả hoạt động và lợi nhuận)
+ Mức độ tin cậy của công tác báo cáo tài chính (mục tiêu thông tin) + Tuân thủ các luật lệ, quy định áp dụng (mục tiêu tuân thủ)
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhăm
bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhăm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.”
Từ các khái niệm trên, tóm lại có mây điểm chung về hệ thống KSNB:
Trang 16cấp, ủy quyên v.v ) nhằm đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả, an toàn
+ Hoạt động của các bộ phận kiểm tra giám sát chuyên trách, trong đó có kiểm
toán nội bộ nhằm đảm bảo cho việc vận hành các cơ chế kiểm soát nội bộ nói trên được thực hiện nghiêm, có hiệu quả
Thứ hai, hệ thống KSNB gan lién với mọi bộ phận, mọi quy trình nghiệp vụ
và mọi nhân viên trong doanh nghiệp Những tố chức và bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp sẽ tham gia vào việc KSNB và kiểm soát lẫn nhau (chứ không đơn
thuân là chỉ có cấp trên kiểm sốt cấp dưới)
Hệ thơng KSNB có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của DN, bao gồm cả những hoạt động chính thức hoặc không chính thức, nhằm đưa ra quy định, hướng
dẫn về các nhân tố có thể tác động đến hoạt động SXKD Theo nghĩa rộng, KSNB
bao gồm thủ tục quản lý trang thiết bị hoặc những cơng cụ kiểm sốt sản xuất, kinh doanh và phân phối của công ty Thông tin của người chịu trách nhiệm kiểm soát nội bộ thường được thu thập và tông hợp từ nhiều nguồn khác nhau như trao đối với nhân viên cơ sở, điều tra thông qua bảng câu hỏi, gặp gỡ trực tiếp
- Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ: Hệ thống KSNB hình thành và
phát triển trong các DN có nhiều mục tiêu khác nhau, cụ thể: + Mục tiêu bảo vệ tài sn của đơn vị:
Tài sản của đơn vị bao gôm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có
thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không
được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như số sách kế toán, các tài liệu quan trọng
+ Mục tiêu đảm bảo độ tin cậy của các thông tim:
Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ
Trang 17+ Mục tiêu đắm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý:
Hệ thông KSNB được thiết kế trong DN phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động SXKD của DN phải được tuân thủ đúng mức
Cụ thể hệ thống KSNB cần:
* Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động SXKD của DN;
+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận
trong mọi hoạt động của DN;
+ Đảm bảo việc ghi chép đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan
+ Mục tiêu đảm bảo hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:
Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cân thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguôn lực trong DN
Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong
DN được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống KSNB doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý DN
Tuy năm trong một thể thống nhất, song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có
mâu thuẫn với nhau giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản,
số sách hoặc cung cấp thông tin đây đủ và tin cậy Nhiệm vụ của các nhà quản lý là
xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu và kết hợp hài hòa bốn mục tiêu trên Thiết lập một hệ thống KSNB chính là xác lập một cơ chế giảm sát mà ở đó
nhà quản lý DN không còn quản lý băng lòng tin, mà băng những quy định rõ ràng nhăm giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD; bảo vệ tài sản khỏi hư hỏng,
Trang 18cáo tài chính; đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy cũng như qui định pháp
luật; đảm bảo sử dụng tối ưu các nguôn lực và đạt được mục tiêu đặt ra và bảo vệ
quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông Vì thế, cần thiết phải thiết lập và tổ chức vận
hành hệ thống KSNB để có thể tạo điều kiện cho DN hoạt động tốt trong môi
trường kinh doanh và cạnh tranh
1.1.2.2 Cac yếu tô cơ bản của hệ thông kiểm soát nội bộ
Đề đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cô hệ thống KSNB với bốn yếu tố chính: mơi rường kiểm sốt, hệ thông thông tin, các thủ tục kiểm soát và hệ
thong kiểm toán nội bộ
- Yếu tô môi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt tập hợp các yếu tổ của DN ảnh hướng đến hoạt động của
hệ thống KSNB và là các yếu tỐ tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của
DN nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB Môi trường kiểm sốt cịn
bao gơm tồn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài của DN có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý đữ liệu của các loại hình KSNB
Các nhân tố thuộc mơi trường kiểm sốt chung chủ yếu liên quan đến quan
điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của nhà quản lý trong DN Trên
thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại DN đó Nếu các nhà quản lý cho răng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với
mọi hoạt động trong DN thì mọi thành viên sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đề ra Ngược lại nếu
hoạt động kiểm tra kiểm soát bị coi nhẹ từ các nhà quản lý thì chắc chắn các quy
chế về KSNB sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả bới các thành viên Có
thể tìm hiểu các nhân tố trong mơi trường kiểm sốt như: Đặc thù về quản lý của
Trang 19việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành băng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh Một mơi trường kiểm sốt tốt sẽ là nền tảng cho sự
hoạt động hiệu quả của hệ thống KSNB
- Hé thong ké toan:
Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của DN bao gồm hệ thống
chứng từ kế toán, hệ thống số kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thông bảng tổng hợp, cân đối kế toán Quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác KSNB của DN Mục đích của một hệ thống kế toán của một tô chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi số và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài
chính của tổ chức đó, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế
tốn Một hệ thơng kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chỉ tiết:
+ Mục tiêu tính có thật: cơ cấu kiểm sốt khơng cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào số sách của DN
+ Mục tiêu sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý + Mục tiêu tính đây đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh té phat sinh + Mục tiêu sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoán giá và phí
+ Mục tiêu sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đơ kế tốn và ghi nhận đúng đắn ở các loại số sách kế toán
+ Mục tiêu về tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi số các nghiệp vụ phát sinh được
thực hiện kịp thời theo quy định
+ Mục tiêu về quá trình chuyên số và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào số phụ phải được tổng cộng và chuyển số đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo cáo tài chính của DN
- Thủ tục kiểm soát:
Trang 20rất khác nhau ở mỗi loại nghiệp vụ khác nhau và trong những DN khác nhau Tuy nhiên, tất cả đều dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản để xây dựng các thủ tục kiểm soát:
+ Nguyên tắc phân công phân nhiệm
Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho
nhiều bộ phận và cho nhiều người Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện
+ Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhăm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyến hạn Ví
dụ trong tô chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi số tài sản và bảo quản tài sản
Ở nước ta, để đảm bảo thực hiện nguyên tắc này, tại điểm 3 4 Điều 51, luật
Kế toán “Những người khơng được làm kế tốn” có quy định:
+ Bố, mẹ, vợ, chong, con, anh, chi, em ruột của người có trách nhiệm quản lý
điều hành đơn vị kế toán, kế cả kế toán trưởng trong cùng một đơn vị kế toán là
doanh nghiệp nhà nước,công ty cô phân, hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự
nghiệp, tỔ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tô chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước
+ Thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán là
doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phân, hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự
nghiệp, tỔ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tô chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước
+ Nguyên tắc uỷ quyên và phê chuẩn
Theo sự ủy quyên, các cấp đưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định Quá trình ủy quyên được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mắt đi tính tập trung trong quản lý Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt
Trang 21phê chuẩn chung được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về
những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ Ví dụ việc xây dựng và phê chuẩn bảng giá bán sản phẩm có định, hạn mức tín dụng cho kháck hàng
Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng
Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: + Chứng từ và số sách đây đú: Chứng từ và số sách có vai trò quan trọng trong việc ghi nhận truyền đạt thông tin trong và ngoài DN, yêu cầu phải đầy đủ để
đảm bảo tài sản được bảo vệ và các nghiệp vụ ghi số chính xác
+ Kiểm soát vật chat doi với tài sản và số sách: là hình thức áp dụng các thê thức bảo vệ, kiểm kê tài sản và đối chiếu với tài liệu kế tốn và các thơng tin khác Ví dụ
xây dựng nhà kho, trang bị hệ thông báo động, báo cháy mặt khác phải hạn chế sự tiếp cận trực tiếp với tài sản, số sách khi chưa có sự cho phép của người quản lý
+ Kiểm soát độc lập: là hoạt động kiểm soát được thực hiện thường xuyên và liên tục bởi kiểm toán viên có vị trí độc lập với đối tượng bị kiểm soát để xem xét việc thực hiện các thủ tục Hình thức này là rất cần thiết xuất phát từ những hạn chế vốn có của hệ thống KSNB Ví dụ nguyên tắc bất kiêm nhiệm được áp dụng ở đơn
vị nhưng có thể không loại trừ được trường hợp nhân viên ở các bộ phận khác nhau
thông đồng dé chiếm đoạt tài sản Cá nhân thực hiện thủ tục thâm tra nội bộ độc lập
với cá nhân có trách nhiệm chuẩn bị số liệu
Như vậy, tầm quan trọng của hệ thống KSNB đã được khăng định cả về
phương diện lý thuyết lẫn thực tiễn kinh doanh ở các DN Một hệ thống KSNB bao
gôm nhiều yếu tố có mối quan hệ biện chứng, chứa đựng tập hợp các chủ thể, các
quá trình và sự vận hành Trên cơ sở nhận thức về hệ thống KSNB, các yếu tố câu thành, vấn để có tính quyết định là thiết lập và tô chức quá trình KSNB nói chung
và KSNB chi phí kinh doanh của DN
1.2 Bản chất và phân loại chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp 1.2.1 Bản chất chỉ phí kinh doanh
Trang 22của các hao phí lao động sống và lao động vật hóa mà DN chỉ ra hoặc tiêu dùng
trong quá trình SXKD của DN nhăm đạt được một mục đích đã xác định Bản chất của chi phí là sự chỉ ra, sự mất đi để đổi lấy một kết quả dưới dạng vật chất như hàng hóa, tiên, nhà xưởng hoặc không có dạng vật chất như kiến thức, dịch vụ
được phục vụ
Về bản chất, CPKD là khái niệm biểu thị tổng hợp toàn bộ các chỉ phí hình
thành và phát sinh phục vụ cho quá trình SXKD của DN Chi phí kinh doanh sẽ kết
tinh trong giá thành hoặc giá vốn của hàng hóa sản xuất hoặc hàng hóa bán ra, thể hiện mức độ đóng góp và kết tinh của DN và các tổ chức khác vào quá trình SXKD Theo cách tiếp cận hệ thống toàn bộ chỉ phí của doanh nghiệp bao gồm chỉ phí kinh
doanh, chi phí tài chính va chi phí khác
+ Chi phí kinh doanh là là loại chỉ phí chính yếu phản ánh quá trình hoạt động
SXKD của DN, bao gồm:
- Chi phi vat tu la toan b6 giả trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa của DB sử dụng vào hoạt động sản xuất
- Chỉ phí tiên lương là toàn bộ khoản tiền và các khoản phụ cấp có tính chất
tiền lương chỉ trả cho người lao động tham gia vào hoạt động SXKD của DN
- Các khoản trích nộp theo quy định như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo
hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn được trích theo quy định của nhà nước
- Chỉ phí khẩu hao tài sản cô định là sô khâu hao tài sản cô định trích theo quy dịnh đối với toàn bộ tài sản cổ định trong DN
- Chi phi dich vu mua ngoài là chi phí trả cho tỗ chức, cá nhân ngoài doanh
nghiệp về các khoản dịch vụ được thực hiện theo yêu cầu của DN
- Chỉ phí bằng tiên khác là các khoản chi phí khác ngoài các khoản chi phí
trên như phí tiếp tân, giao dịch
Trang 23phí cho vay và đi vay vốn, chi phí góp vốn liên doanh, chi phí giao dịch bán chứng khoán
+ Chi phí khác là các khoản lỗ do các sự kiện hay các nghiệp vụ riêng rẽ với hoạt động thông thường của DN gây ra như chỉ phí thanh lý, nhượng bán tài sản cố
định, chi phí vẻ tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, bị phạt thuế, truy nộp
thuế , cũng có thể là những khoản chỉ phí bị bỏ sót từ những năm trước
Trong đó, dé tai chi tập trung nghiên cứu chi phí kinh doanh sản phẩm hàng hóa
1.2.2 Phân loại chỉ phí kinh doanh
Có nhiều tiêu thức để phân loại CPKD, cụ thể như: theo nội dung kinh tế, theo
chức năng của chi phí, theo mối quan hệ của chỉ phí với qui mô SXKD và theo sự phân cấp kiểm soát chỉ phí
1.2.2.1 Phân loại chỉ phí kinh doanh theo nội dung kinh tế
Theo nội dung kinh tế của chỉ phí thì toàn bộ CPKD của DN có thể được chia thành các loại như chi phí vật tư mua ngoài, chỉ phí tiền lương, chi phí khâu hao và
chi phi dịch vụ mua ngoài
+ Chị phí vát tư mua ngoài là toàn bộ giả trị các loại vật tư mua ngoài dùng
cho hoạt động SXKD của DN
+ Chỉ phí tiên lương và các khoản trích theo lương là toàn bộ các khoản tiền chi trả cho người lao động; các khoản chi phí trích nộp theo tiền lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công doan ma DN phải nộp
+ Chỉ phí khẩu hao tài sản cô định là toàn bộ số tiền hao mòn TSCĐ được
trích lại dưới dạng khâu hao trong từng thời kỳ
+ Chỉ phí dịch vụ mua ngoài là toàn bộ số tiền DN phải trả cho các dịch vụ đã
sử dụng vào hoạt động SXKD trong kỳ do các đơn vị khác ở bên ngoài cung cấp
+ Chỉ phí bằng tiên khác là các khoản chỉ phí băng tiền ngoài các khoản đã
Trang 24Cách phân loại này cho thấy mức hao phí về lao động sống và lao động vật hóa trong toàn bộ chi phí kinh doanh trong kỳ; g1úp cho DN lập được dự toán chi
phí theo các yếu tố; kiểm tra sự cân đối giữa kế hoạch cung cấp vật tư, kế hoạch lao động tiền lương, kế hoạch khâu hao tài sản cố định, kế hoạch nhu câu vốn lưu động
1.2.2.2 Phân loại chi phí kinh doanh theo chức năng của CPKD),
Theo cách phân loại này, toàn bộ CPKD trong DN có thể được chia thành các
loại:
+ Giá vốn hàng bán (GVHB) bao gồm giá mua hàng hóa và các khoản chỉ phí phát sinh trong quá trình mua hàng
+ Chỉ phí bán hàng bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa như chỉ phí tiền lương, phụ cấp lương trả cho nhân viên bán hàng, tiếp thị,
vận chuyển, bảo quản, các chi phí khâu hao phương tiện vận tải, chi phí vật liệu,
bao bì, các chi phí dịch vụ mua ngoài, các chi phí bằng tiền khác như bảo hành sản
phẩm, quảng cáo
+ Chỉ phí quản lý doanh nghiệp (QLDN) là các khoản chị phí cho bộ máy quản lý của DN, các chi phí có liên quan đến hoạt động chung của DN như khâu hao tài sản cố định phục vụ cho bộ máy quan ly, chi phí công cụ, dụng cụ, các chi
phí khác phát sinh ở phạm vi toàn DN như tiền lương và phụ cấp lương trả cho Hội
đồng quản trị, ban giám đốc, nhân viên các phòng ban quản lý, chỉ phí vật liệu, đồ dùng Văn phòng, các khoản thuế, lệ phí, bảo hiểm, chi phí dịch vụ mua ngoài, chỉ phí băng tiền khác
+ Chỉ phí tài chính bao gồm các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt
động tài chính như lãi tiền vay, chỉ phí phát sinh trong hoạt động đầu tư cổ phiếu, góp vốn liên doanh
Cách phân loại này giúp DN quản lý chi phí theo từng hoạt động chức năng để
khai thác khả năng tiết kiệm chi phí của DN
1.2.2.3 Phân loại CPKD theo mỗi quan hệ giữa chỉ phí với quy mô SX
Theo cách phân loại này, toàn bộ CPKD trong DN có thể được chia thành các
Trang 25+ Chỉ phí cô định là các chi phí không thay đổi (hoặc thay đổi không đáng kể)
theo sự thay đổi của quy mô kinh doanh của DN Thuộc loại chi phí này bao gồm
chi phí khâu hao tài sản cố định, chi phí tiền lương phải trả cho cán bộ, nhân viên quản lý, lãi tiền vay phải trả
+ Chỉ phí biến đổi là các chỉ phí thay đối theo sự thay đối của quy mô kinh
doanh Thuộc loại chỉ phí này gồm chỉ phí bao bì đóng gói, chỉ phí hoa hồng bán hàng, giá vốn của hàng hóa mua vào để bán
+ Chỉ phí hỗn hợp là loại chi phí mà bản thân nó gồm cả các yếu tổ biến phí lẫn định phí Ở mức hoạt động căn bản, chi phí hỗn hợp thể hiện các đặc điểm của định phí, quá mức đó nó lại thể hiện đặc điểm của biến phí như chỉ phí tiền lương
nhân viên bán hàng
Cách phân loại này cho phép nhìn nhận xu hướng biến đổi của từng loại chỉ phí theo quy mô kinh doanh, từ đó DN có thể xác định quy mô kinh doanh hợp lý
đề đạt được hiệu quả cao nhất
1.2.2.4 Phân loại CPKD theo phân cấp quyên kiểm soát chỉ phí của đơn vị
Theo cách phân loại này, toàn bộ CPKD trong DN được chia ra làm hai loại: + Chỉ phí kiếm soát được: là chỉ phí phát sinh được quyết định bởi một cấp quản lý Chi phí kiểm soát được thường liên quan đến một bộ phận cụ thể và bị ảnh
hưởng đáng kể bởi người quản lý bộ phận, như chỉ phí quảng cáo riêng ở cửa hàng -
người cửa hàng trưởng quyết định được mức chi tiêu
+ Chỉ phí khơng kiểm sốt được: là chỉ phí phát sinh không do quyết định bởi
một cấp quản lý Ví dụ chỉ phí quảng cáo chung cho công ty phân bồ - người cửa hàng trưởng không quyết định được mức chi tiêu
Cách phân loại giúp DN hoạch định được ngân sách chi phí chính xác hơn tạo
điều kiện hạn chế tình trạng bị động vẻ vốn và trách nhiệm quản lý
1.3 Lập dự toán chỉ phí kinh doanh trong doanh nghiệp 1.3.1 Nội dung và cơ sở lập dự toán chỉ phí kinh doanh
Dự toán CPKD là dự toán giá vốn hàng bán, dự toán chi phí bán hàng, và dự
Trang 26phí của toàn bộ các hoạt động và qui trình thực hiện SXKD của DN Yếu tố quan
trọng của dự toán CPKD là xác định các định mức phí liên quan trực tiếp đến các
khoản mục chi phí của CPKD Vì thế, định mức chi phí là thước đo trong hệ thống dự toán CPKD của DN, và là cơ sở cho việc quản lý và kiểm soát chỉ phí của DN, là cơ sở để đối chiếu giữa chỉ phí thực tế phát sinh với chi phí theo định mức, dự toán để từ đó phát hiện ra chỉ phí vượt định mức hoặc chỉ phí tiết kiệm được
Cơ sở lập dự toán CPKD bao gồm 2 yếu tố, đó là: sự phân chia các khâu, các cung đoạn của quá trình kinh doanh và khả năng tô chức và triển khai SXKD của DN
+ Sự phân chia các khâu, các cung đoạn của quá trình SXKD cho phép hình thành các “trung tâm chi phí” - thực thể hoạt động trong quy trình kinh doanh của
DN và phát sinh các hao phí cần thiết để thực hiện hoạt động
+ Khả năng tô chức và triển khai SXKD của doanh nghiệp phan ánh mức hao phí tương ứng cho mỗi khâu
1.3.2 Xây dựng dự toán chỉ phí kímh doanh
Xây dựng dự toán CPKD là quá trình dựa vào các điều kiện tiền đề về sự vận hành của hệ thống SXKD mà DN triển khai, nhăm phát họa kế hoạch CPKD của
từng khâu cũng như của toàn bộ quả trình SXKD của DN Du toán CPKD xây dựng sẽ bao gồm các hạng mục chỉ phí câu thành nên toàn bộ CPKD của DN và mức chi dự kiến cho từng hoạt động tương ứng với hệ thống định mức chỉ phí được thiết lập
Hệ thông định mức của DN phải thường xuyên được kiểm tra, tính toán, xây dựng lại cho phi hop voi su thay doi cia DN, cua thị trường vì định mức là cơ sở cho việc kiểm soát chi phí và tính toán chi phí thực tế phát sinh trong các khâu kinh doanh
Định mức chi phí được xây dựng từ hai yếu tố lượng và giá Mỗi DN có năng
lực SXKD khác nhau, việc ứng dụng khoa học kỹ thuật công nghệ khác nhau sẽ xác định các định mức chi phí khác nhau Còn định mức về giá cũng không có DN nào giống nhau do đặc điểm hoạt động của từng DN Định mức chỉ phí có thể được xây dựng băng các phương pháp:
+ Phương pháp thống kê kinh nghiệm: Đây là phương pháp được sử dụng khi
DN đã có nhiều kinh nghiệm trong quá trình SXKD, số liệu về CPKD ở quá khứ có
Trang 27+ Phương pháp kỹ thuật: Quá trình kinh doanh được phân tích để xác định
thời gian, thao tác công việc, hoạt động của thiết bị nhăm xác định lượng nhiên liệu, vật liệu và lao động hao phí cần thiết để thực hiện hoạt động SXKD trong điều kiện
thực tế tại DN
+ Phương pháp kết hợp: Khi xây dựng định mức thường kết hợp cả hai
phương pháp trên Trước tiên, tiến hành phân tích những kết quả đạt được, sau đó
xem xét những thay đồi về điều kiện kinh tế, kỹ thuật để điều chỉnh, bổ sung định mức cho phù hợp
* Cách xây dựng định mức, dự toán chi phí kinh doanh thể hiện trong sơ đồ
1.1 sau day Dinh muc vé luong Dự toán hàng tồn đầu — kỳ, cuối kỳ Định mức về giá Dự toán Định mức về lượng GVHB Dự toán hàng mua trong kỳ Định mức về giá Định mức về lượng hàng hóa tiêu thụ 5 Du Du toan bién phi ban LỄ ự toán hàn am í toán chỉ phí A g Dinh muc bién phi chi phi > bán hà kính hàng Dự toán định phí bán Định mức định phí doanh hàng >
Dinh muc vé luong
Trang 281.4 Thủ tục kiểm soát nội bộ chỉ phí kinh doanh trong DN 1.4.1 Thú tục kiểm soát giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán chịu ảnh hưởng của hai quá trình, đó là: quá trình mua hàng
hóa nhập kho và quá trình xuất bán hàng hóa Để kiểm soát giá vốn hàng bán, cần
kiểm soát chặt chẽ hai quá trình này
1.4.1.1 Đối với quả trình mua hàng hóa nhập kho
Đề kiểm soát chặt chẽ quá trình mua hàng hóa cần có sự tham mưu đầy đủ của các bộ phận liên quan trong việc kiểm tra, kiểm soát và quản lý thực hiện nghiệp vụ
như: bộ phận bán hàng, bộ phận mua hàng (Phòng kinh doanh), bộ phận xét duyệt (thông thường là giám đốc), bộ phận kho và bộ phận kế toán
* Bộ phận bán hàng: căn cứ vào kế hoạch bán hàng, đơn đặt hàng hoặc thực tế bán hàng kết hợp với tồn kho hàng hóa (do bộ phận kho cung cấp) sẽ lập Phiếu
yêu cầu mua hàng hóa và chuyển cho bộ phận mua hàng Phiếu yêu cau mua hàng hóa phải có chữ ký của trưởng bộ phận bán hàng và do trưởng bộ phận này hoàn toàn chịu trách nhiệm vẻ yêu cầu hàng hóa Phiếu yêu cầu mua hàng hóa can thé hiện đây đủ các yếu tố của hàng hóa cần mua như: chủng loại, số lượng, chất lượng,
tiêu chuẩn , đặc biệt phải thể hiện rõ lượng hàng hóa thực tế cần mua bao nhiêu
* Bộ phận mua hàng: sau khi nhận Phiếu yêu cầu mua hàng hóa sẽ kiểm tra lại lượng hàng hóa trong kho, và tiến hành cân đối Bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với các nhà cung cấp để so sánh các điều kiện mua hàng với nhau, từ đó tìm ra nhà cung
cấp tối ưu nhất và tham mưu cho Giám đốc Khi hàng hóa về đến đơn vị, căn cứ hóa
đơn của người bán, lập phiếu nhập kho chuyển xuống bộ phận kho
* Bộ phận xét duyệt (thường là Giám đốc): từ sự tham mưu của bộ phận mua hàng, Giám đốc sẽ quyết định chọn nhà cung cấp và ký kết hợp đồng kinh tế Bộ phận mua hàng là người chịu hoàn toàn trách nhiệm về các điều khoản trong hợp đồng mua hàng
* Bộ phận kho hàng: có nhiệm vụ nhận hàng hóa khi hàng hóa được chuyền
Trang 29+ Bộ phận kế toán: căn cứ vào hóa đơn của người bán, phiếu nhập kho (đã có
ký nhận của bộ phận kho), hợp đồng kinh tế để kiểm tra, đối chiếu về giá cả và thực hiện việc ghi số kế toán
Nhăm ngăn ngừa các sai sót xảy ra trong quá trình mua hàng, các bộ phận nói
trên phải độc lập với nhau Bộ phận mua hàng không thể đồng thời là người xét duyệt, bộ phận kho không thể đồng thời là bộ phận mua hàng, bộ phận kế tốn khơng thể đồng thời là bộ phận kho Ngoài ra, các chứng từ phát sinh trong quá trình này cân có đây đủ chữ ký của các bộ phận có liên quan
1.4.1.2 Đối với quả trình xuất bán hàng hóa
Tùy thuộc vào phương pháp hạch toán hàng tổn kho mà các thủ tục kiểm soát
giá vốn là khác nhau Một số thủ tục kiểm soát để kiểm soát gia vốn như sau:
+ Tách biệt chức năng ghi số kế toán hàng tôn kho và chức năng quản lý hàng hóa tồn kho nhăm tránh tình trạng có ý ghi giảm hàng tổn kho để biển thủ tài sản,
tránh tình trạng sai sót trong công tác kế toán hàng tổn kho
+ Cất giữ hàng tôn kho vào những nơi có khóa cần thận và chỉ những người có thấm quyền mới có khóa mở chỗ đó
+ Mọi hàng hóa nhập xuất đều phải có phiếu nhập, xuất hàng và phải có đây đủ chữ ký của các bộ phận, cá nhân có liên quan
+ Thực hiện việc đối chiếu, so sánh về mặt lượng của từng mặt hàng giữa giá vốn
và doanh thu để xem xét giá vốn tính được theo phương pháp kiểm kê định kỳ có phải
là hàng thực tế bán ra hay không: thực hiện việc đối chiếu giữa giá vốn kỳ này với giá vốn kế hoạch và giá vốn của các kỳ trước để phân tích sự biến động giá vốn
1.4.2 Thú tục kiểm soát chi phi ban hang
Chi phí bán hàng bao gồm các chi phí như tiền lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên bán hàng; chi phí vật liệu, dụng cụ dùng cho hoạt động bản hang; chi phi khẩu hao tài sản cố định; chỉ phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác Kiểm soát chỉ phí bán hàng chính là kiểm soát các chỉ phí này
1.4.2.1 Kiểm soát chỉ phí tiên lương và các khoản trích theo lương
Tiên lương là một khoản phí tương đối quan trọng, việc tính không đúng tiền
Trang 30hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ Mặt khác, chỉ phí tiền lương là chi phí đễ xảy ra
các gian lận làm cho một lượng tiền của đơn vị bị sử dụng kém hiệu quả hoặc bị
thất thoát Vì vậy, kiểm soát chỉ phí tiền lương có vai trò quan trọng và thông
thường liên quan đến các bộ phận như: bộ phận bán hàng, bộ phận tính lương, bộ phận kế toán và bộ phận xét duyệt
* Bộ phận bán hàng: là bộ phận chịu trách nhiệm chấm công (trường hợp tính lương theo thời gian) hoặc thống kê số lượng hoặc doanh thu bán hàng (trường hợp tính lương theo kết quả bán hàng), sau đó chuyển số liệu cho bộ phận tính lương
Chứng từ trong giai đoạn này là các Bảng chấm công hay Bảng thống kê số lượng hàng bán (doanh thu bán hàng) Các chứng từ này phải có chữ ký xác nhận của Trưởng bộ phận bán hàng và cá nhân này chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của chứng từ Thủ tục kiểm soát của khâu này được thiết kế tùy
thuộc vào hình thức tính lương của đơn vị Nếu lương được tính theo thời gian thì
việc kiểm soát cần được chú trọng ở khâu chấm công Nếu lương được tính theo kết
quả bán hàng thì việc kiểm soát cần chú trọng ở khâu tập hợp số lượng hàng hóa tiêu thụ hoặc doanh thu ban hang
* Bộ phận tính lương: thông thường là Phòng Tổ chức nhân sự, căn cứ vào số
liệu thống kê của bộ phận bán hàng, tiến hành tính lương cho nhân viên bán hàng
theo quy định của đơn vị Đông thời, căn cứ vào hệ số lương cơ bản của từng người, tiền hành trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên bán hàng Chứng từ tính lương và các khoản trích theo lương (Bảng thanh toán lương và Bảng trích
BHXH, BHYT, KPCĐ) sau khi lập xong sẽ chuyển cho bộ phận kề toán
+ Bộ phận kế toán: xem xét tính hợp lệ của chứng từ lương và ký xác nhận, sau đó chuyển cho bộ phận xét duyệt
+ Bộ phận xét duyệt: kiểm tra lại chứng từ lương và ký duyệt, sau đó chuyển cho
bộ phận kế toán để làm thủ tục chỉ lương và chuyển nộp BHXH, BHYT, KPCĐ
Trang 311.4.2.2 Kiểm soát chỉ phi vát liệu, bao bì, công cụ, dụng cụ
Việc kiểm soát chỉ phí này được thể hiện qua hai giai đoạn: g1aI đoạn mua vật liệu, bao bì, công cụ, dụng cụ nhập kho và giai đoạn xuất vật liệu, bao bì, công cụ, dụng cụ cho hoạt động bán hàng
+ Kiểm soát quá trình mua vật liệu, bao bì, công cụ, dụng cụ nhập kho: Tiến
hành tương tự như trường hợp mua hàng hóa nhập kho
+ Kiểm soát quá trình xuất kho vật liệu, bao bì, công cụ, dụng cụ cho hoạt
động bán hàng: Thông thường quá trình này cần có sự tham gia của các bộ phận: bộ
phận bán hàng, bộ phận xét duyệt, bộ phận kế toán và bộ phận kho
- Bộ phận bản hàng: căn cứ vào nhu cầu phục vụ hoạt động bản hàng, bộ phận
bán hàng sẽ lập Phiếu đề nghị cấp vật tư chuyển đến cho Giám đốc phê duyệt Trên Phiếu đề nghị cấp vật tư thể hiện đầy đủ các nội dung: lý do cấp, chủng loại vật tư cần cấp, số lượng, quy cách
- Bộ phận xét duyệt: xem xét lý do cấp, yêu cầu cấp vật tư trên Phiếu đề nghị
cấp vật tư, đối chiếu với định mức hoặc kế hoạch của đơn vị để duyệt đồng ý cho
cấp hay không
- Bộ phận kế toán: căn cứ vào Phiếu đề nghị cấp vật tư đã được duyệt, kế toán
lập Phiếu xuất kho và chuyển cho Giám đốc ký duyệt để cho xuất kho, sau đó
chuyển đến bộ phận kho
- Bộ phận kho: căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành xuất vật tư cho bộ phận bán hàng Bộ phận bán hàng sau khi nhận đây đủ vật tư sẽ ký nhận trên Phiếu
xuất kho Lúc này Phiêu xuất kho sẽ làm căn cứ cho việc ghi thẻ kho và số kế toán 1.4.2.3 Kiểm soát chỉ phí khẩu hao tài sản cô định
Khác với các chi phí thông thường, chi phí khâu hao là một chỉ phí ước tính, việc xác định chi phí khấu hao hàng kỳ không phải là chi phi thực tế mà là sự ước
tính của kế toán về mức độ hao mòn của tài sản cố định Chi phí khấu hao được xác định căn cứ vào hai yếu tố: nguyên giá tài sản cô định và thời gian tính khâu hao Do đó, đề kiểm soát chỉ phí khâu hao, cân thiết phải kiểm soát hai yếu tố này
« Đối với nguyên giá tài sản cô định: Thường thì tài sản có định có giá trị lớn,
Trang 32huong rat lon dén hoat động của đơn vị Do vậy, thủ tục kiểm soát đối với việc mua săm, đầu tư xây dựng tài sản cô định cần được thiết kế rất chặt chẽ Don vị cần quy
định rõ thâm quyển của từng cấp quản lý đối với việc phê chuẩn nghiệp vụ mua sắm, đầu tư xây dựng tài sản cô định, chức năng mua tài sản với chức năng thanh toán, chức năng quản lý tài sản với chức năng ghi số kế toán Các chức năng này nếu không được tách biệt rất dễ đàng xảy ra gian lận, hạn chế khả năng kiểm sốt
« Đối với thời gian khẩu hao: cần theo đúng quy định hiện hành
1.4.2.4 Chỉ phí địch vụ mua ngoài và các chỉ phí bằng tiên khác
Bộ phận bán hàng khi có nhu cầu chỉ tiêu, lập phiếu đề nghị chỉ tiêu, gửi bộ phận kế toán, bộ phận kế toán đối chiếu với kế hoạch chi tiêu xác nhận các khoản
chi phù hợp, chuyền lãnh đạo phê duyệt Tùy vào các nội dung chỉ phí cụ thể, các
bộ phận có thể tạm ứng trước tiền hoặc được chi tiền sau khi thực hiện Người thực
hiện báo cáo hoạt động chi thông qua các chứng từ phù hợp Phụ trách bộ phận kế
toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của bộ chứng từ, cho lập phiếu chi hoặc séc chi
trình lãnh đạo phê duyệt
Thủ quỹ thanh toán tiền cho bộ phận bán hàng và yêu cầu ký xác nhận vào
phiếu chi hoặc séc Bộ phận kế toán tập hợp các chứng từ phát sinh liên quan, kiểm tra các nội dung trên chứng từ, ghi sỐ chỉ tiết, số tổng hợp Thực hiện nguyên tắc phân công, phân nhiệm giữa kế toán, thủ quỹ, người thực hiện và người duyệt chỉ 1.4.3 Thú tục kiểm soát chỉ phí quản lý doanh nghiệp
Kiểm soát chi phí quản lý DN là kiểm soát quá trình hình thành, phát sinh và thực tế chỉ trả các khoản chỉ cho công tác quản lý doanh nghiệp Tùy thuộc vào đặc điểm tổ chức của DN mà chỉ phí quản lý DN bao gồm:
- Chi phi duy trì bộ máy quản lý của DN - Chi phi vật liệu dùng trong công tác quan ly;
- Chi phí dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho công tác quản lý;
- Chi phí khấu hao tài sản cỗ định ở khâu quản lý DN; - Thuế, phí, lệ phí;
- Chi phi dự phòng;
Trang 33- Chi phi bang tién khac
Do chi phi quan ly DN cũng bao gồm các nội dung tương tự chỉ phí bán hàng nên thủ tục kiểm soát các loại chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của
nhân viên quản lý; chi phí vật liệu, dụng cụ dùng cho hoạt động quản lý; chi phí khấu hao tài sản cô định; chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí băng tiền khác tương tự như thủ tục kiểm soát chi phí bán hàng
1.5 Tổ chức báo cáo kế toán và phân tích phục vụ kiểm soát chi phí kinh doanh trong DN
1.5.1 TỔ chức báo cáo chỉ phí kinh doanh
Thơng tin kế tốn phục vụ cho công tác KSNB CPKD được tập hợp trên số kế toán chi phí và sau đó là lập các báo cáo chỉ phí Vì thế, việc tập hợp trên số kế toán
chi phí và lập các báo cáo chi phí là những hình thức tổ chức quan trọng đáp ứng các yêu cầu của KSNB CPKD
- Về nguyên tắc, hoạt động kế toán của DN có nhiệm vụ tập hợp chi tiết toàn
bộ chi phí phát sinh theo từng địa điểm phát sinh cũng như hoạt động phát sinh chi
phí một cách kỊp thời và chính xác Cụ thể, chỉ phí được theo dõi theo từng bộ phận qua việc mở sỐ chỉ tiết các tài khoản 632 — Giá vốn hàng bán, tài khoản 641- Chi
phi bán hàng, tài khoản 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Việc tập hợp chi phí trên số kế toán đòi hỏi phải tổ chức chặt chẽ và chính xác, đảm bảo tính trung thực trong quá trình ghi chép, nhăm tạo cơ sở cho việc kiểm soát khi cần thiết
- Lập báo cáo CPKD là khâu quan trọng tiếp theo nhăm tập hợp các chỉ phí
kinh doanh của DN theo từng loại chi phí được xác định Việc lập báo cáo CPKID bao gồm báo cáo dự toán chỉ phí và báo cáo tổng hợp chỉ phí Báo cáo dự toán chỉ phí kinh doanh là hình thức phản ánh các loại chi phí và định mức dự kiến cần thiết chi tiêu đáp ứng nhu cầu vận hành một cách bình thường các hoạt động SXKD của DN Về nguyên tắc, tật cả các khoản chi hình thành các loại chỉ phí kinh doanh của
Trang 34cứ để so sánh với chỉ phí theo dự toán và phân tích các nguyên nhân làm cho chi phi biến động Trong DN, báo cáo CPKD bao gồm báo cáo GVHB, báo cáo chi phí bán
hàng, báo cáo chi phí QLDN và báo cáo chi phí tài chính 1.5.2 Phân tích chỉ phí kinh doanh
Phân tích CPKD là quá trình xem xét, đánh giá tương qua thực tế chi phí phát sinh với chi phí dự kiến theo từng loại chi phí hoặc tổng mức phí, nhăm xác định các nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động về chỉ phí và hiệu quả sử dụng chỉ phí
cũng như SXKD của DN Thông qua việc phân tích tình hình chi phi kinh doanh có thể xác định các nguyên nhân tác động đến sự tăng, giảm chỉ phí thực tế so với định mức, chi phí dự toán đặt ra trước đó Từ đó đề ra các biện pháp khắc phục, các phương án kinh doanh mới, khai thác các khả năng tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu
quả kinh doanh Có nhiều nhân tổ tác động đến tình hình biến động của chỉ phí,
nhưng trong kiểm tra thường xem xét hai nhân tố: nhân tô lượng và nhân tổ giá
Nhân tố lượng: là chênh lệch giữa lượng hao phí thực tế với lượng hao phí theo dự toán nhân (x) đơn giá dự toán Nhân tổ giá: : là chênh lệch giữa đơn giá thực tế với đơn giá dự toán nhân (x) với lượng hao phí thực tế
Có thể thấy rằng nếu kết quả âm, chỉ phí thực tế thấp hơn chỉ phí dự toán
Ngược lại, nếu kết quả đương, điều này có nghĩa chỉ phí thực tế cao hơn chi phí dự toán, tình hình không tốt
1.5.2.1 Phân tích và kiểm soát giá vôn hàng bán
Phân tích GVHB là quá trình đánh giá thực tế quản lý GVHB của doanh
nghiệp so với những dự kiến kế hoạch GVHB bao gồm giá mua hàng hóa và các chi phi liên quan đến hàng hóa mua vào Biến động về GVHB có thể kiểm soát gắn
liền với yếu tố giá và lượng hàng hóa tiêu thụ
* Biên động vê lượng:
ˆ Lượng hàng Lượng hàng Đơn giá
Chnh _ KE tiêuthụ _ hóatiêuthụ | „ xuấtkho
lệch thực tế theo dự toán theo dự toán
* Biến động về gid:
lá Đơn giá Lượng
Chênh Đơn giá ne hàng hóa lệch = xuấkho _ Xuẩtkho tiêu thụ
Trang 35Việc phân tích giá vốn hàng bán cho phép xác định những thay đổi, biến động tăng (giảm) ảnh hưởng đến tăng (giảm) giá vốn hàng bán Nguyên nhân rút ra trong quá trình phân tích có thể liên quan đến yếu tố về lượng và yếu tố về giá
Nguyên nhân biến động về lượng là những nguyên nhân do việc xây dựng định mức chưa đúng, dự toán các yếu tố cau thành giá vốn hàng bán chưa phù hợp với thực
tế, đồng thời các yếu tố nguyên vật liệu hoặc hàng hóa mua vào không đảm bảo chất lượng, chưa đáp ứng các yêu câu cần thiết cho quá trình SX của DN, cụ thể:
+ Xây dựng định mức, dự toán lớn hơn () thực tế: gây khó khăn trong quá trình kinh doanh, tạo tâm lý buông xuôi
+ Xây dựng định mức, dự toán nhỏ hơn (<) thực tế: không khai thác hết năng lực kinh doanh của DN
Nguyên nhân biến động về giá là những nguyên nhân do không nắm bắt được
giá cả thị trường đâu vào hoặc chưa xác định đúng nguồn hàng cần khai thác của các nhà cung cấp trên thị trường nên giá mua hàng hóa, chi phí vận chuyền, bốc xếp
theo dự tốn khơng sát với thị trường Nguyên nhân biến động về giá cũng có thể
khách quan do biến động của thị trường cung ứng và tình hình cạnh tranh trên thị trường cung ứng của các tô chức kinh doanh
1.5.2.2 Phân tích chi phí bán hàng
Đối với các doanh nghiệp, dự toán chỉ phí bán hàng tách ra làm hai phần Phần liên quan trực tiếp đến từng đơn vị hàng hóa tiêu thụ gọi là biến phí và phân liên quan đến toàn bộ hàng hóa tiêu thụ gọi là định phí
* Kiếm soát sự biến động của chi phí bán hàng liên quan đến từng đơn vị
hàng hóa tiêu thụ (gồm biến phí)
Chi phí bán hàng biến động là do biến động chi phí khả biến và bất biến cấu
thành nên toàn bộ chi phí bán hàng của DN Do phương pháp lập dự toán biến phí bán hàng của các DN khơng hồn toàn giống nhau nên kỹ thuật phân tích biến động cũng khác nhau
- Định mức biến phí bán hàng được xây dựng cho từng yếu tố chỉ phí căn cứ
vào mức độ hoạt động thì việc kiểm soát biến động cũng được phân tích thành nhân
Trang 36* Biên động vê lượng:
- Lượng Lượng hàng Don gia
Chenh _ hàng hóa hóa tiêu thụ x bién phi ban
léch — tiêu thụ - theo dự hàng dự
thực tê toán toán
* Biến động về gid:
Don gia Don gia Luong
Chénh _ biến phí biến phí x hang hoa
lệch — bán hàng - bán hàng teu thụ
thực tế dự toán thực te
Nguyên nhân biến động chỉ phí bán hàng có thể là nguyên nhân biến động về lượng hoặc nguyên nhân biến động về giá Nguyên nhân biến động về lượng là
những nguyên nhân liên quan đến việc xây dựng định mức và dự toán chưa phù hợp chưa theo sát tình hình thị trường cũng như chưa phù hợp khả năng thực hiện quá trình tiêu thụ của DN, cũng như những nguyên nhân liên quan đến yếu tô chất lượng hàng hóa khi mua vào, trong quá trình dự trữ và bảo quản và khi bán ra Những trường hợp xảy ra khi định mức hoặc dự toán chênh lệch:
+ Xây dựng định mức, dự toán lớn hơn () thực tế: gây khó khăn trong quá trình kinh doanh
+ Xây dựng định mức, dự toán nhỏ hơn (<) thực té: không khai thác hết năng
lực kinh doanh của doanh nghiệp
Ngược lại, nguyên nhân biến động về giá là những nguyên nhân liên quan đến
sự saI lệch giá cả hàng hóa của thị trường do việc năm bắt không chính xác hoặc dự báo sai lệch, đồng thời khi có sự thay đổi về chế độ, chính sách của Nhà nước về
tiền lương, các khoản mục phí dịch vụ liên quan đến quá trình phân phối và bán hàng như chỉ phí vận chuyền, xếp đỡ, hoa hồng dịch vụ
Trường hợp định mức biến phí bán hàng được xác định băng tỷ lệ % trên biến phí trực tiếp Khi phân tích tình hình biến động cần thiết phải điều chỉnh biến phí
bán hàng dự toán theo mức độ hoạt động thực tế, theo phương pháp lập dự toán
Trang 37* Đối với định phí bán hàng
Chênh lệch = Định phí bán hàng thực tế - Định phí bán hàng theo dự toán Khi phân tích định phí bán hàng cần xem xét định phí tùy ý, định phí bắt buộc, định phí kiểm soát được cũng như định phí không kiểm soát được để xác định nguyên nhân của sự biến động, trách nhiệm cụ thể của các bộ phận
1.9.2.3 Phân tích chi phi quan ly doanh nghiệp
Phân tích chi phí QLDN là quá trình xem xét và đánh giá sự thay đối của chi
phí QLDN mà doanh nghiệp dự kiến trong toàn bộ kế hoạch chi phí cũng như tính
thực tế của các khoản chi cầu thành nên chi phí QLDN Quá trình phân xem xét cả
biến động về lượng và về giá phí của các yếu tô chi phí cấu thành, xác định các nguyên nhân và định hướng các giải pháp điều chỉnh, tăng cường kiểm soát đáp ứng các yêu câu quản lý SXKD
Kết luận Chương 1
Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ CPKD đã được khăng định cả về phương
diện lý thuyết lẫn thực tế kiểm soát kinh doanh của các DN Điều này không thể
thực hiện dựa vào kinh nghiệm của bản thân nhà quản lý, mà cân phải có hệ thống
các phương pháp và chính sách được thiết kế để kiểm tra, giám sát các hoạt động của DN Trong quá trình tổ chức hoạt động kinh doanh, các DN đều quan tâm đến
các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, lợi nhuận sao cho lợi nhuận đạt được cao nhất Đề
làm được điều này thì hoạt động SXKD của DN phải hiệu quả, doanh thu tăng đồng
thời chi phí giảm Muốn vậy, các DN phải kiểm soát được CPKD thông qua hệ
thống KSNB hoạt động một cách thường xuyên và hiệu quả
Kiểm soát nội bộ CPKD được thực hiện tốt sẽ giúp cho các DN ngăn chặn và
phát hiện kịp thời các sai phạm, lãng phí và đề ra các biện pháp ngăn ngừa cụ thẻ,
đưa các hoạt động vào khuôn khổ Góp phần nâng cao ý thức chấp hành pháp luật, ý
Trang 38Chuong 2
THUC TRANG KIEM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ KINH DOANH TAI CONG TY CO PHAN LAM DAC
SAN XUAT KHAU QUANG NAM
2.1 Đặc điểm hoạt động SXKD và tô chức quản lý tại Công ty lâm đặc sản XK Quảng Nam
2.1.1 Giới thiệu tổng quát về Công ty
2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty Cổ phần Lâm Đặc sản xuất khâu Quảng Nam được thành lập vào năm 1986, với tên gọi ban đầu là Xí nghiệp Liên hiệp Lâm đặc sản xuất khẩu Quảng
Nam — Da Nang Đến năm 1997, Công ty được đổi tên thành Công ty Lâm đặc sản
xuất khâu Quảng Nam Năm 2004, thực hiện Quyết định sé 5084/QD-UB của
UBND tỉnh Quảng Nam về việc phê duyệt phương án cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước, Công ty được chuyên đổi sở hữu thành công ty cổ phần, với tên gọi là Công ty cô phần Lâm đặc sản xuất khâu Quảng Nam
Hiện nay, Công ty là thành viên của Công ty TNHH sản xuất nguyên liệu giấy
Việt Nhật, đã chính thức gia nhập mạng lưới kinh doanh Lâm sản Việt Nam
(VFTN) Công ty đã có chứng chỉ COC, ISO 9001-2000, đang thực hiện SA §000 Cơng ty đang theo đuổi thực hiện chương trình quản lý rừng bền vững theo các nguyên tắc và tiêu chí của Hội đồng quản lý rừng (gọi tắt là ESC - Forest
Stewardship Council ) là một tổ chức Quốc tế, phi lợi nhuận được thành lập vào 2/1996 tại Mexico, hiện nay trụ sở chính của FSC được đặt tại Bom (Đức), nhăm đem đến những giải pháp, khuyến khích và kiểm soát việc quản lý rừng trên thể giới phù hợp với môi trường, có lợi ích xã hội và đạt hiệu quả kinh tế
Đề đủ năng lực cạnh tranh trên thị trường, Công ty đã tiến hành cơ cấu, sắp xếp lại bộ máy quản lý và tổ chức SXKD, đầu tư máy móc thiết bị mới nhằm tăng
Trang 39tong doanh thu của công ty hơn 164 tỷ đồng, nộp ngân sách 8 tỷ và ôn định công việc làm cho hơn 1.225 lao động
Công ty có trụ sở chính tại thôn 5, xã Điện Ngọc, huyện Điện Bàn, tỉnh Quảng Nam Tên giao dịch: Công ty Cổ phân Lâm Đặc Sản Xuất khẩu Quảng Nam
Tên giao dịch quốc tế: Foresh Products Export joint-stock Company of Quang Nam Tên viết tắt: FOREXCO QUANG NAM
Website: www.forexco.com.vn va www.forexco.vn
Vốn điều lệ: 30.000.000.000 đồng
Loại hình doanh nghiệp: Công ty cỗ phân, trong đó nhà nước chiếm 65% vốn 2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
* Chức năng của Công ty
Công ty hiện đang kinh doanh 2 lĩnh vực chính: SXKD hàng đồ gỗ ngoài trời các loại và trồng rừng - kinh doanh nguyên liệu giấy Công ty có 4 xí nghiệp chế biến gỗ trực thuộc chuyên sản xuất hàng đồ gỗ ngoài trời các loại để tiêu thụ nội địa và xuất khẩu, được trang bị máy móc nhập khâu từ Italia Đài Loan, Đức đặc biệt
các xí nghiệp được trang bị hệ thống lò sây hơi nước hiện đại theo công nghệ của Italia Tổng công suất bình quân 700 container40 feet/năm
Thị trường xuất khâu là Châu Âu Nguyên liệu dùng để chế biến hàng đồ gỗ
ngoài trời là nguyên liệu hợp pháp được trồng tại khu vực tỉnh Quảng Nam và vũng xung quanh thành phố Đà Nẵng Ngồi ra, cơng ty còn nhập khẩu chủng loại gỗ keo
có chứng chỉ FSC, Bạch đàn FSC Teak FSC để sản xuất bàn ghế ngồi trời Cơng ty đang quản lý 4.100 ha rừng trồng trên địa bàn tỉnh Quảng Nam và thành phố Đà
Nẵng Chủng loại cây trồng là Keo và Bạch đàn Cây keo gồm 3 loại là eo lá tràm, Keo tai tượng và Keo lai; cây Bạch đàn gồm chủng loại Kamadulensis (trắng) và Bạch đàn Urophylla (đỏ) Chu kỳ khai thác là 7 năm, sản lượng gỗ khai thác hàng
năm từ 60.000 BDT đến 80.000 BDT (BDT: Tân đăm khô) được sản xuất để làm
bột giấy Trồng rừng mới hàng năm khoản 500 ha
Trang 40Về xuất khẩu:
- Các sản phâm đồ gỗ nội thất và ngoại thất làm băng gỗ tự nhiên và gỗ rừng
trông như (chò, dầu, teak, keo, bạch đản, xoan vườn, dỗi hương, xoan đảo )
- Các sản phẩm kết hợp sắt với gỗ, song mây, các mặt hàng thủ công mỹ nghệ (gỗ, song mây, đá cẩm thạch )
Về nhập khẩu:
- Bao gồm công nghệ và nguyên liệu gỗ tròn, gỗ xẻ, song mây và các nguyên liệu phụ khác nhăm phục vụ cho sản xuất
Thông qua các hoạt động kinh doanh xuất nhập khâu, sản xuất dịch vụ và liên doanh hợp tác đầu tư với các tô chức cá nhân trong và ngoài nước để khai thác có hiệu quả các nguôn lực hiện có, đề phát triển lượng hàng hoá nhăm đáp ứng nhu câu và tạo nguồn xuất khẩu, tăng thu ngoại tệ, góp phần đây mạnh sự phát triển Cơng ty
¢ Nhiệm vụ của Công ty
Xây dựng và tô chức thực hiện các kế hoạch SXKD của Công ty theo pháp luật hiện hành của nhà nước và theo sự chỉ đạo, hướng dẫn của Sở nông nghiệp và Phát triển Nông thôn tỉnh Quảng Nam Tìm hiểu và nghiên cứu thị trường để xây dựng các phương án kinh doanh có hiệu quả, quản lý và sử dụng vốn của Công ty
đúng quy định và có hiệu quả kinh tế, để đảm bảo trang trải tài chính, thực hiện đầy đủ mọi nghĩa vụ, trách nhiệm đối với nhà nước Quản lý và sử dụng đội ngũ cán bộ
công nhân viên theo đúng luật định của nhà nước, luôn luôn chăm lo đời sống vật
chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên Công ty Công ty có trách nhiệm khai
thác và sử dụng có hiệu quả các nguôn tài nguyên nông lâm sản, đặc sản rừng, gắn
sản xuất với tái tạo rừng, đảm bảo cho sự cân bằng môi sinh, thực hiện các nhiệm vụ của hội viên mạng kinh doanh lâm sản Việt Nam và Thế giới mà Công ty tham
ø1a và được công nhận
2.1.1.3 Lĩnh vực kinh doanh và định hướng phát triển của Công ty
Công ty có hơn 20 năm kinh nghiệm sản xuất đồ gỗ xuất khâu và tiêu thụ nội
địa, có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực trồng rừng nguyên liệu giây và kinh doanh gỗ nguyên liệu giấy