Đề xuất mô hình đổi mới văn hóa làm việc cho các doanh nghiệp

Đề xuất mơ hình đổi văn hóa làm việc cho doanh nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Đứng trước thách thức môi trường kinh doanh, nhu cầu phát triển, với khó khăn phát sinh kinh doanh thời kỳ khủng hoảng kinh tế toàn cầu, doanh nghiệp Việt Nam cần tái cấu trúc lại để tồn phát triển cách bền vững Tái cấu trúc trình nâng cao thể trạng doanh nghiệp tảng có, trình thực thay đổi doanh nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu hơn, tạo “trạng thái” tốt cho doanh nghiệp để thực mục tiêu đề Đặc biệt sau nghị định 75 Chính phủ đời, câu chuyện tái cấu trúc trở thành chủ đề nóng nhiều trang viết hướng quan tâm theo dõi cơng luận Cũng từ vai trò quan trọng mà câu chuyện tái cấu trúc không dừng lại vài phận mà câu chuyện chung tồn kinh tế Đó lúc doanh nghiệp, phận doanh nghiệp phải tự ý thức câu chuyện cải tổ cách thức làm việc để phòng ban làm việc tốt Trong môn học, học viên yêu cầu phát triển dự án đổi mô hình quản lý cá nhân nhóm doanh nghiệp nơi học viên cơng tác, có nhìn tổng quan thách thức doanh nghiệp định hướng cải tổ dựa nội dung lý thuyết quản trị hành vi tổ chức Bản thân đảm trách công tác quản lý Ban Quản lý Vốn nước tổ chức tín dụng, tơi xin mạnh dạn đưa luận điểm cho thực trạng đơn vị , định hướng cải tổ mà ấp ủ Hi vọng rằng, ý kiến thân nhận nhiều nhận xét quý thầy cô anh chị học viên để ý tưởng hoàn thiện trước áp dụng vào thực tiễn sở( số lý tế nhị, học viên xin dấu tên đơn vị xin sử dụng tên đơn vị thống “ Doanh nghiệp” phần tham luận sau) Xin trân trọng cảm ơn! “ BẢN THẢO CHO MỘT MƠ HÌNH ĐỔI MỚI ” I “DOANH NGHIỆP” – CƠ HỘI, THÁCH THỨC QUA LĂNG KÍNH “OB” OB chủ đề + Định nghĩa Mơn học OB Hành vi tổ chức – môn học mẻ, nghiên cứu kỹ nó, bạn thấy, môn học cần thiết cho tất làm việc tổ chức Môn học giúp bạn giải thích thái độ, hành vi cư xử cá nhân, cá nhân tổ chức, nhóm tồn tổ chức mà bạn thành viên Nó giúp bạn đưa giải pháp đắn để giải xung đột, đưa biện pháp tạo động lực cho người lao động, đồng thời xây dựng văn hóa riêng cho tổ chức bạn Hành vi hành động, cử chỉ, thái độ, thói quen người, bao gồm hành vi vô thức hành vi có thức Hành vi tổ chức hành vi cá nhân diễn tổ chức, bao gồm: Hành vi thái độ cá nhân, tương tác hành vi thái độ cá nhân với tổ chức Hành vi tổ chức khoa học nghiên cứu ảnh hưởng Cá nhân, Nhóm Cấu trúc đến hành vi tổ chức với mục đích áp dụng kiến thức vào việc nâng cao hiệu tổ chức Quản trị hành vi tổ chức môn học nghiên cứu cách có hệ thống hành vi thái độ người tổ chức tương tác hành vi người với tổ chức nhằm đạt mục tiêu tổ chức + Các chủ thể mơn học OB Thứ nhất: Môn học Hành vi tổ chức trang bị cho kiến thức Hành vi cá nhân tổ chức, từ dự đốn hành vi cá nhân tổ chức, đưa biện pháp cải biến hành vi không mong đợi tổ chức Ngồi đưa biện pháp tạo động lực lao động dựa sở nghiên cứu cách hệ thống toàn diện Hành vi cá nhân Thứ hai: Môn học Hành vi tổ chức trang bị cho kiến thức Hành vi nhóm, xung đột xảy ra, từ dự báo xung đột, đưa cách giải xung đột, xây dựng nhóm làm việc hiệu Thứ ba: Mơn học Hành vi tổ chức trang bị cho kiến thức Văn hóa tổ chức, từ nghiên cứu sâu để xây dựng kiến tạo văn hóa cho doanh nghiệp Những hội thách thức Trước việc đời nghị định 75/2011/NĐ-CP, câu chuyện tái cấu trúc trở thành nội dung phổ biến sâu rộng toàn doanh nghiệp than ban quản lý vốn nước Tổng quan đơn vị, ban nghiệp vụ doanh nghiệp có cách thức hoạt động tương đương với ngân hàng nhỏ Nhiệm vụ ban quản lý phần vốn nước ngoài, cụ thể quản lý khoản vốn ODA theo dạng : (i) từ ngân sách nhà nước cấp xuống cho Ngân hàng thơng qua kênh Bộ tài ( thường dạng hiệp định vay phủ nhà tài trợ, sau hợp đồng ủy quyền Bộ tài Doanh nghiệp ) (ii) nguồn vốn tự huy động từ thị trường bên Ban VNN xác định đối tượng phù hợp với sách tín dụng, sau thực cơng tác thẩm định duyệt vay trình lãnh đạo ngân hàng Đó lý do, thân cán ban có nhiều chun mơn nghề nghiệp, xây dựng, kinh tế, tài chính, ngân hàng, ngoại ngữ Từ đặt “Câu chuyện sử dụng cán hợp lý” đưa hiệu hoạt động tồn ban lên cao, góp phần nâng cao hiệu hoạt động chung cho toàn doanh nghiệp Hiện tại, cấu trúc phân phòng ban thực theo chức chưa rõ ràng, bao gồm phòng song phương, phòng đa phương phòng chương trình mục tiêu Việc có nhiều phòng đơi khiến cho nhiều nghiệp vụ bị trùng lặp, lúc lại tạo thiếu hụt mặt nhân thực nghiệp vụ chung giống ban khác Doanh nghiệp Đồng thời phòng có cách thức triển khai cơng việc khác nhau, việc luân chuyển cán hay luân chuyển cơng việc gặp nhiều khó khăn đặc biệt cơng việc có nhiều đặc điểm Từ đặt thêm câu chuyện “ đào tạo chéo” phòng Ngồi ra, doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhiên giống tổ chức khác gồm phận “front office” “back office” hay nói cách khác mức độ đóng góp phòng ban khác Trong hầu hết tổ chức tín dụng thương mại doanh nghiêp tư nhân sử dụng chế lương linh hoạt , khuyến khích phận front office, hầu hết tổ chức tín dụng nhà nước lại đặt “trọng tâm” vào phận “back office” hay nói cách khác phận “làm ăn tốt ” lại trở thành “ lao động bình thường ” phải gánh yếu tố hiệu suất công việc phòng ban “nhàng nhàng” khác doanh nghiệp Đã đến lúc khơng dừng lại trách nhiệm người đứng đầu doanh nghiệp mà trách nhiệm lãnh đạo phòng ban có tơi Một điểm cần lưu ý câu chuyện phối hợp đơn vị Bộ tài coi đơn vị “duyệt nguồn” duyệt chế đầu vào nguồn vốn Thông thường theo quy định Việt Nam, chương trình tín dụng triển khai tôn trọng đặt hiệp định vay vốn lên quy định luật Đó lúc câu chuyện vướng chế đơn vị cần quy định cụ thể để tránh nút thắt triển khai sau Một số kiến nghị giải pháp Ứng với hội thách thức nêu, thân nội lãnh đạo ban có nhiều buổi làm việc để rà sốt tình hình thực tế, xây dựng chế hoạt động, báo cáo cơng tác để có sở báo cáo lãnh đạo “doanh nghiệp” làm việc với ngành liên quan để thống chế hoạt động sau Dưới số bước triển khai phần xây dựng móng giải pháp thực tế sau (i) Cơ cấu lại máy hoạt động theo hướng chun mơn hóa cơng việc tối ưu hóa nguồn nhân lực có (ii) Đào tạo chéo phòng ban, ban “doanh nghiệp” (iii) Xây dựng biểu mẫu để áp dụng thống (iv) Xây dựng chế hoạt động riêng ban đề xuất lãnh đạo (v) Đề xuất tham gia công tác xây dựng chế đầu vào hiệp định vay hậu thuẫn phủ câu chuyện huy động vốn từ thị trường ngoài, đặc biệt việc huy động ngoại tệ vốn mảng “nhạy cảm” cách thức xây dựng sách tiền tệ phủ Xét góc độ Quản trị hành vi tổ chức, giải pháp có nhiều ý nghĩa tích cực đặc biệt việc xây dựng dạng “nhóm tự quản” hoạt động hiệu doanh nghiệp + Về việc cấu lại máy phòng ban: Điều khắc phục hạn chế mơ hình cũ đặc biệt cấu trúc phòng gắn chặt với nghiệp vụ, với mạnh cán Từ nâng cao hiệu làm việc theo dạng tổng hợp làm + Về việc đào tạo chéo: Giúp cán có thêm kiến thức cho mảng chun mơn yếu, đặc biệt trước cán làm việc theo dạng tổng hợp cài làm + Về việc xây dựng biểu mẫu: Bên cạnh việc giúp cán có khả quản lý cộng việc hiệu hơn, việc thống biểu mẫu giúp cán phối hợp hiệu đặc biệt câu chuyện tổng hợp thông tin vốn nhiệm vụ chiếm nhiều thời gian nghiệp vụ ban + Về việc xây dựng hoạt động riêng ban: Như nói, thống chế thực ghi nhận cụ thể cho đóng góp phòng ban hiệu chung toàn “doanh nghiệp”, vừa có tác dụng khuyến khích suất vừa gương để phòng ban khác phấn đấu đạt suất cao + Về việc phối hợp với ngành: Đây không thuận lợi việc triển khai cụ thể sau hiệp định ký kết mà việc giảm rủi ro cho “doanh nghiệp” đến từ điểm “không thể sửa chữa” “ thay đổi” từ lúc đầu Đây nội dung nhắc đến bàn họp, mà triển khai thực tế cần có “đồng sức, đồng lòng” doanh nghiệp ngành nhằm thực nhiệm vụ mà phủ giao phó đem đến nhiều giá trị xã hội cho người dân Do giới hạn phạm vi luận, học viên xin nêu vài sáng kiến đổi mới, với dự thảo cho kế hoạch triển khai bước đầu nhằm cung cấp nhìn tổng quan trước có phát triển cụ thể sau để áp dụng vào thực tế “doanh nghiệp” II.Ý TƯỞNG CHO MỘT MƠ HÌNH QUẢN LÝ MỚI Đổi cấu Cơ cấu xây dựng không dựa nguyên tắc hiệu quả, câu chuyện việc khích lệ cán “cắt cử” vị trí xuất phát từ ý nghĩa “ hệ số trách nhiệm” Tuy nhiên khối lượng công việc tăng lên hẳn dẫn đến câu chuyện dẫm chân khuyết số nhiệm vụ Hiện coi front office bao gồm hai khối huy động vốn tìm khách hàng vay phận back office tập trung vào công việc rà soát thu nợ tổng hợp báo cáo Do việc cấu lại phòng điều cần làm + Thứ cần tách riêng phòng huy động vốn: Tập hợp cán có chuyên mơn mặt tài chính, ngân hàng đặc biệt ngoại ngữ Làm việc chuyên biệt tạo điều kiện cho cán tiếp xúc thường xuyên với công việc đàm phán nguồn vốn Đây thực khâu quan trọng bước đi, nét chữ thêm vào hiệp định vay có ý nghĩa định tới tồn q trình triển khai sau +.Thứ hai lập phòng thẩm định: Từ việc tiếp nhận hồ sơ, đánh giá phương án trả nợ vốn vay Nhân cho khối cán có chun mơn sâu kinh tế xây dựng, kinh tế tài để đánh giá lực chủ đầu tư Vị trí kinh tế xây dựng khuyết đơn vị Chúng tơi dự kiến trình chế để xin thêm người từ ban thẩm định Trước đây, bạn thẩm định thường tham mưu cho dự án ban vốn nước nhiên thời gian phối hợp thường kéo dài nhân không ổn định khối lượng dự án tín dụng nước tương đối nhiều Việc có nhân chuyên trách kỹ thuật xây dựng có ý nghĩa tham mưu lớn, nhanh gọn so với việc chờ đợi ý kiến theo đường cơng văn hành +.Thứ ba có lẽ lập phòng tổng hợp: Tổng hợp ý kiến thẩm định từ khối thẩm định, kết hợp với ý kiến pháp lý từ ban bên ngồi, ý kiến ban thẩm định tín dụng nước (nếu cần) từ tổng hợp thành báo cáo kết thẩm định để tham mưu cho lãnh đạo Đối với khối thẩm định, công việc khác theo dõi dự án theo mẫu biểu thống nhất, để cần thiết đặc biệt làm việc với ngành, báo cáo lãnh đạo doanh nghiệp hoạt động dự án ODA, dự án có vốn nước ngồi, nhanh chóng cung cấp cho cán tổng hợp để chiết suất số liệu Về cấu lãnh đạo, theo định hướng luân phiên quản lý công việc theo nhiệm kỳ năm với cấu hai phó trưởng Điều đơi tạo không gắn kết với công việc dễ gây bất đồng thảo luận công việc Do cần xem xét kỹ xem có tiếp tục trì hay khơng Có thể phân chia theo nghiệp vụ, phó phụ trách trực tiếp cơng việc huy động vốn, cán phụ trách việc thẩm định Tất báo cáo lên lãnh đạo trưởng để có tờ trình trình lên lãnh đạo doanh nghiệp 2.Đổi chế + Đổi chế nội Đổi chế bao hàm chế nội ngân hàng, hành lang chế hoạt động ban mối quan hệ tương ứng với “doanh nghiệp” Chắc chắn khơng thể có chế lương thưởng giống tổ chức tín dụng thương mại chắn khơng thể tương đồng với phòng ban khác Đó câu chuyện áp dụng chế hệ số cho ban, việc ghi nhận nỗ lực cán Ngoài ra, cần rõ ràng chế xử lý khoản tiền gửi lần rút vốn tài khoản đặc biệt Đây khoản tiền không nhỏ ( lên tới nhiều nghìn tỷ năm) xét đến việc gửi qua đêm khoản tiền khoản quỹ lương khổng lồ cho cán + Câu chuyện chế ngành Như trình bày, cần có phối hợp lãnh đạo doanh nghiệp Trên sở phân tích phản hồi ban, báo cáo lãnh đạo doanh nghiệp để có văn ý kiến thức gửi tới quý ngành Hiện có nhiều chương trình dự án có bất cập việc khóa đầu vào, lại mở đầu yêu cầu việc tự chịu rủi ro tín dụng Nhưng minh chứng cụ thể luận điểm rõ ràng xác thực để gửi tới 3.Kế hoạch triển khai Forming Đối với tái cấu trúc: Trước hết đơn vị phải xây dựng phương án tái cấu, làm việc trước với tổ chức cán bộ, sau trình chung lên lãnh đạo “doanh nghiệp phê duyệt” Quy trình tháng ( bao gồm giải trình bổ sung ) Storming Trong trình này, cần sàng lọc nhân để phân bổ nhân phù hợp với chun mơn Các lãnh đạo phòng trước đánh giá lại theo chuyên mơn, chồng chéo phải có câu chuyện hi sinh hay giáng cấp Đó giá phải trả cho đổi đòi hỏi cán phải ln cố gắng để có biểu tốt Norming Một chế chức phòng xây dựng có danh sách cụ thể cán chuyên môn phân nhiệm cụ thể Qua q trình thí điểm nêu trên, bảng phân công phân nhiệm điều chỉnh sửa đổi cho phù hợp Performing Tiếp đến q trình triển khai cơng việc thí điểm Thời gian ấn định vòng tháng Trong thời gian này, định kỳ hàng tuần, cán có báo cáo công việc theo tuần gửi lãnh đạo ban để rà sốt lượng cộng việc, có đính kèm đề xuất Kết thúc giai đoạn này, nhân chốt thức vào vị trí cứng phòng Adjourning Cơng tác xác định nội dung yếu nghiệp vụ để từ định câu chuyện đào tạo Có thể thực rõ thêm hình thức bảng điều tra cụ thể nơi cán kê khai rõ chuyên môn, thực công việc nhu cầu đào tạo Tổng hợp kết nhu cầu đào tạo có tần suất cao ưu tiên để triển khai thực sớm đồng thời ưu tiên việc đào tạo từ nội Trưởng phòng nhân phụ trách việc đào tạo, bao gồm đào tạo chuyên môn phòng cho cán khác phòng Trước đây, đơn vị làm vào sáng thứ chiều thứ coi thời gian bù thêm để phòng ban triển khai đào tạo Mỗi tuần chủ đề, huy động vốn, thẩm định, quản lý vốn hay tham luận mẫu quản lý Đối với đào tạo mở rộng nghiệp vụ khác, ban liên hệ với ban nghiệp vụ khác “doanh nghiệp” liên hệ với cán kỳ cựu tài chính, kế hoạch đầu tư liên quan để quy chế quản lý vốn hay đấu thầu, báo cáo từ tài kế hoạch đầu tư Quá trình định hướng diễn vòng 06 tháng Sau có đánh giá cụ thể hiệu để nhân rộng tần suất thực nhiều Về kết nối phòng giảm bước trung gian hành chính, tận dụng cộng nghệ, hồn tồn bãi bỏ nguyên tắc nhiều cửa sử dụng phần mềm dạng Edocman để cán trình trực tiếp công việc lên lãnh đạo, qua file hệ thống, từ có liên hệ trực tiếp công việc nhân viên lãnh đạo Việc ứng dụng có mặt khơng tích cực lãnh đạo phải dành nhiều thời gian tham gia cơng việc chun viên Cũng nghiên cứu việc để lãnh đạo phòng tham gia rà sốt trước cán trình lên lãnh đạo ban sử dụng hình thức trình online III.KẾT LUẬN Xây dựng mơ hình làm việc theo nhóm hợp lý, đạt hiệu cao khơng đảm bảo phát triển toàn diện lực cán bộ, tạo gắn kết thành viên sâu xa hướng đến tối ưu cho hoạt động đơn vị, tổ chức Mỗi doanh nghiệp có đặc trưng riêng từ ý niệm đổi hành vi tổ chức doanh nghiệp có nhiều khác biệt Điều quan trọng vai trò người lãnh đạo, chèo lái thuyền doanh nghiệp có nhìn nhận thách thức hội cho đổi hay không Cũng thật may môn học phục vụ cho mục đích quản trị doanh nghiệp, quản trị kinh doanh, có mơn học Quản trị hành vi tổ chức vậy, khơng cung cấp nhìn chung tổ chức mà tiền đề để sở có cải biến, cải tiến phù hợp với môi trường kinh doanh thay đổi hàng ngày vô khắc nghiệt Cũng qua mơn học này, mong có thêm nhiều học viên khác tiếp cận hội đổi đồng thời chương trình có thêm nhiều mơn học thực bổ ích thực tiễn nâng cao hiệu quản lý nhà quản trị doanh nghiệp Một lần xin gửi lời cảm ơn chân thành tới quý thầy cô mơn Quản trị Hành vi tổ chức Chương trình Griggs momg sớm nhận phản hồi nhận xét từ phía Q thầy TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình mơn học Quản trị Hành vi tổ chức – Chương trình Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh Quốc tế Griggs Quản trị Hành vi tổ chức (2005) Xuất lần Tác giả McShane, S.L Von Glinow, M.A Nhà xuất McGraw Hill Hành vi tổ chức – Nguyễn Hữu Lâm – Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh Thực tế triển khai nghiệp vụ quản lý vốn nước sở Các bước xây dựng nhóm làm việc theo mơ hình Tuckman tham khảo địa : http://www.12manage.com/methods_tuckman_stages_team_developme nt.html The end - ... tên đơn vị thống “ Doanh nghiệp phần tham luận sau) Xin trân trọng cảm ơn! “ BẢN THẢO CHO MỘT MƠ HÌNH ĐỔI MỚI ” I DOANH NGHIỆP” – CƠ HỘI, THÁCH THỨC QUA LĂNG KÍNH “OB” OB chủ đề + Định nghĩa Mơn... ba: Mơn học Hành vi tổ chức trang bị cho kiến thức Văn hóa tổ chức, từ nghiên cứu sâu để xây dựng kiến tạo văn hóa cho doanh nghiệp Những hội thách thức Trước việc đời nghị định 75/2011/NĐ-CP, câu... nâng cao hiệu làm việc theo dạng tổng hợp làm + Về việc đào tạo chéo: Giúp cán có thêm kiến thức cho mảng chun mơn yếu, đặc biệt trước cán làm việc theo dạng tổng hợp cài làm + Về việc xây dựng