XÂY DỰNG hệ THỐNG QUẢN lý KHÁCH sạn

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - - BÀI TẬP LỚN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG Đề tài: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN MỤC LỤC Phần 1: Khảo sát …………………………………………… 1: thong tin khách sạn khảo sát…………………………… 2: cấu tổ chức khách sạn…………………………… 3:Quy trình xử lý cơng việc tại khách sạn…………… 3.1: Sơ đồ quản lý đặt phòng…………………………………… 3.2:Quy trình xử lý đặt phòng.Sơ đồ quản lý sử dụng dịch vụ: 3.3: Sơ đồ quản lý trả phòng…………………………………… Mơ tả bài toán…………………………………………………… 1:Đăng ký phòng………………………………………………… 2: Đặt phòng trước……………………………………………… 3: Yêu cầu dịch vụ……………………………………………… 4: Thanh toán phòng……………………………………… Phần Phân tích chức hệ thống…………………… Phần Khảo sát Thông tinh khách sạn khảo sát: Tên khách sạn: Khách sạn Thiên Đường Địa chỉ: Số 44 – Phường Quang Trung – TP Thái Bình – Tỉnh Thái Bình Cơ cấu tở chức khách sạn Giám đốc điều hành Phòng nhân Bộ phận giám Bộ phận tiếp Phòng Bộ phận lễ tân kế tốn thị bán hàng Bộ phận phục Bộ phận Bộ phận an sát bảo vụ ăn uống buồng ninh dưỡng trang thiết bị Hình 1.1 Sơ đồ hoạt động khách sạn  Giám đốc khách sạn: có trách nhiệm khách sạn người điều hành khach sạn  Phòng nhân sự: Quản lý nhân khách sạn, có nhiệm vụ chấm cơng, quản lý nhân viên khách sạn, tuyển dụng nhân viên  Phòng kế toán: Quản lý tài khách san,đưa kế hoạch tài cho khách sạn, chi trả lương, kiểm sốt hoạt động tài khách sạn  Bộ phận lễ tân: Tiếp khách, thực cơng việc nhận đặt phòng, check in, check out toán cho khách hàng  Bộ phận tiếp thị và bán hàng: Quản lý dịch vụ bán hàng khách sạn quảng bá khách sạn  Bộ phận phục vụ ăn uống: Quản lý phục vụ ăn uống cho khách hàng khách hàng có yêu cầu  Bộ phận buồng: Thực quản lý buồng phòng, dọn phòng đón khách,đưa khách lên phòng, kiểm tra trang thiết bị phòng khách khơng thuê phòng Bộ phận an ninh: Quản lý an ninh cho khách sạn, đảm bảo hành lý, an toàn khách hàng  Bộ phận giám sát và bảo dưỡng trang thiết bị: Quản lý thiết bị khách sạn, sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị khách sạn Quy trình xử lý cơng việc tại khách sạn Sơ đồ quản lý đặt phòng Hình 1.2 Sơ đồ quản lý đặt phòng Quy trình xử lý đặt phòng.Sơ đồ quản lý sử dụng dịch vụ: Nhận yêu cầu dịch vụ khách hàng Cung cấp dịch vụ Lưu thông tin sử dụng dịch vụ Tổng hợp thơng tin Hình 1.3 Sơ đồ quản lý dịch vụ Sơ đồ quản lý trả phòng: Nhận yêu cầu trả phòng Xác định thơng tin trả phòng Lưu thơng tin trả phòng Tổng hợp chi phí phát sinh Lập hóa đơn Hình 1.4 Sơ đồ quản lý trả phòng Thanh tốn với khách hàng  Nhận xét: Quỳ trình đặt phòng trả phòng, lưu thơng tin làm thủ cơng lưu trữ excel, sổ sách nên có nhiều nhược điểm: + Lưu trữ hồ sơ thủ công với số lượng lớn nên xảy nhiều sai xót, khó xử lý lưu trữ nhiều năm gây khó khăn quản lý tìm kiếm Tốn thời gian công sức người quản lý, điều hành + Sai xót xảy khó sửa đổi, khơng có liên kết phòng ban cơng ty, nên thơng khơng cao Chính nhược điểm đòi hỏi việc quản lý cách quán để hiệu đỡ tốn nên việc xây dựng Hệ thông quản lý khách sạn cần thiết • Xây dựng hệ thống • Các chức hệ thống mới: Xây dựng hệ thống quản lý khách sạn đảm bảo yêu cầu: - Tra cứu thông tin nhân viên - Tra cứu danh sách khách hàng thông tin số CMND, mã số khách,… - Tra cứu thơng tin phòng, ngày khách th phòng hay đặt phòng - Tra cứu thơng tin trạng thái phòng: phòng trống, sửa chữa, đặt trước hay cho thuê - Tra cứu loại phòng, mã phòng, số tầng số điện thoại,… - Tổng kết doanh thu hàng tháng, hàng q, hàng năm Cung cấp thơng tin, tốn cho khách hàng, nhân viên - Có thể xóa bỏ, tìm kiếm, chỉnh sửa in tất thông tin - Phân quyền người dùng, nhân viên thực số chức định, nhà quản lý quản lý tồn thơng tin khách sạn • Các thơng tin sử dụng hệ thống mới: - Thông tin khách hàng: Họ tên khách, số CMND(Hộ chiếu), ngày sinh, giới tính, địa chỉ, email, điện thoại - Thơng tin nhân viên: Họ tên, ngày sinh, quê quán, nố CMND, tuổi, giới tính, cấp, địa chỉ, điện thoại - Thơng tin phòng: Tên phòng, đặc điểm phòng, đơn giá phòng, số điện thoại phòng - Thơng tin khác: Ngày th phòng, ngày trả phòng thời gian th phòng MƠ TẢ BÀI TỐN Đăng ký phòng Khách hàng đăng ký phòng trực tiếp quầy lễ tân khách hàng gọi điện đặt phòng đặt phòng qua trang web khách sạn Khi đăng ký phòng, khách hàng phải đưa chứng minh thư nhân dân hộ chiếu Nhân viên lễ tân tiếp nhận tồn thơng tin cá nhân, yêu cầu khách hàng (loại phòng, kiểu phòng, dịch vụ, số ngày ở)và lưu vào hệ thống Khách chọn loại tiền tệ mà khách sạn cho phép sử dụng để tốn phòng Nếu khách hàng nhóm người ghi nhận người trưởng nhóm, phòng có trưởng nhóm có từ hai người trở lên hóa đơn tốn phòng ghi tên người Đặt phòng trước Khách hàng đặt phòng trước trực tiếp quầy lễ tân khách sạn liên hệ đặt phòng trước qua điện thoại, website khách sạn Trong trường hợp đặt phòng trước khách phải đặt cọc số tiền số phần trăm giá loại phòng yêu cầu tương ứng khách sạn quy định Nhân viên lấy thông tin khách, cập nhật hệ thống xếp phòng Yêu cầu dịch vụ Khách hàng yêu cầu dịch vụ với nhân viên lễ tân Nhân viên ghi nhận thông tin yêu cầu, lưu vào hệ thống sau chuyển yêu cầu cho phận phục vụ phòng phục vụ khách Thanh toán phòng Khách hàng u cầu tốn phòng với lễ tân Khách hàng đăng ký số ngày đăng ký phòng cao số ngày đăng ký Khi trả phòng ngày trả phòng tính thời điểm trả phòng Giá phòng dịch khách sử dụng quy đổi loại tiền tệ khách yêu cầu Nhân viên in hóa đơn cho khách cập nhật hệ thống Phần Phân tích chức hệ thống Mơ hình phân rã chức Xác định chức hệ thống: Quản lý hệ thống Quản lý khách hàng Quản lý phòng Quản lý đặt, thuê phòng Quản lý dịch vụ Quản lý thiết bị Quản lý nhân viên Báo cáo thống kê Phân tích chức hệ thống: Quản lý hệ thống Quản lý phân quyền cho người dùng, quản lý đồng vào lưu hệ thống tránh trường hợp rủi ro xảy I 2 Quản lý khách hàng Quản lý danh sách khách hàng, quản lý phân loại khách hàng, quản lý thông tin khách đến khách đi, tìm kiếm, sửa đồi thơng tin khách hàng cần thiết Quản lý phòng Quản lý thêm, sửa, xóa thơng tin phòng, quản lý trạng thái phòng, quản lý tiện nghi phòng Quản lý đặt, thuê phòng Hệ thống nhận yêu cầu thuê phòng khách, kiểm tra thơng tin khách hàng, kiểm tra yêu cầu khách, thực lập hóa đơn th phòng khách tới th, lập hóa đơn trả phòng khách trả phòng Quản lý dịch vụ Quản lý thơng tin dịch vụ, tình trạng dịch vụ, lập danh sách dịch vụ (Giặt, là, ăn uống, …) Thực lập hóa đơn dịch vụ, tổng hợp lại thông tin sử dụng dịch vụ khách hàng Quản lý thiết bị Lập danh sách thiết bị, quản lý thêm, cập nhật thông tin thiết bị, quảjn lý tình trạng thiết bị Quản lý nhân viên Quản lý thông tin nhân viên, phân loại cán nhân viên Báo cáo thống kê Thống kê số lượng khách khàng, thống kê danh sách nhân viên khách sạn, báo cáo tình hình hoạt động khách sạn theo tháng, theo quý theo năm MƠ HÌNH PHÂN RÃ CHỨC NĂNG 10 Hình 6.17 Biểu mẫu tìm kiếm hóa đơn đặt-th phòng +Người dùng chọn chức tìm kiếm hóa đơn đặt – th phòng tồn thơng tin hóa đơn đặt – th phòng đưa lên lưới thơng tin Người dùng kích chọn chức tìm kiếm, sau nhập thơng tin tìm kiếm để tìm kiếm thơng tin u cầu Người dùng kích chọn vào nút “Tìm kiếm” tồn thơng tin tìm kiếm cập nhật lên lưới thông tin Khi muốn in thông tin tìm kiếm người dùng kích chọn vào nút “In” Nếu người dùng muốn lấy tồn thơng tin hóa đơn đặt – th phòng người dùng kích vào nút “Tồn hóa đơn” Để khỏi chức người dùng kích vào nút “Thốt” - 10 Biểu mẫu tìm kiếm hóa đơn phòng Tên biểu mẫu: tìm kiếm hóa đơn phòng Người thực hiện: nhân viên lễ tân, người quản trị hệ thống Thời gian thực hiện: Khi người quản lý nhân viên muốn xem thông tin hóa đơn phòng CSDL liên quan: SDDV/QLKS.mdb Mẫu thiết kế: 62 Hình 6.18 Biểu mẫu tìm kiếm hóa đơn phòng +Người dùng chọn chức tìm kiếm hóa đơn phòng tồn thơng tin hóa đơn phòng đưa lên lưới thơng tin Người dùng kích chọn chức tìm kiếm, sau nhập thơng tin tìm kiếm để tìm kiếm thơng tin u cầu Người dùng kích chọn vào nút “Tìm kiếm” tồn thơng tin tìm kiếm cập nhật lên lưới thơng tin Khi muốn in thơng tin tìm kiếm người dùng kích chọn vào nút “In” Nếu người dùng muốn lấy tồn thơng tin hóa đơn phòng người dùng kích vào nút “Tồn hóa đơn” Để khỏi chức người dùng kích vào nút “Thốt” - 11 Biểu mẫu tìm kiếm nhân viên Tên biểu mẫu: tìm kiếm nhân viên Người thực hiện: người quản trị hệ thống Thời gian thực hiện: Khi người quản lý muốn tìm kiếm thơng tin nhân viên CSDL liên quan: SDDV/QLKS.mdb Mẫu thiết kế: 63 Hình 6.19 Biểu mẫu tìm kiếm nhân viên +Người dùng chọn chức tìm kiếm nhân viên tồn thơng tin nhân viên đưa lên lưới thơng tin Người dùng kích chọn chức tìm kiếm, sau nhập thơng tin tìm kiếm để tìm kiếm thơng tin u cầu Người dùng kích chọn vào nút “Tìm kiếm” tồn thơng tin tìm kiếm cập nhật lên lưới thơng tin Khi muốn in thơng tin tìm kiếm người dùng kích chọn vào nút “In” Nếu người dùng muốn lấy tồn thơng tin nhân viên người dùng kích vào nút “Tồn nhân viên” Để khỏi chức người dùng kích vào nút “Thốt” - 12 Biểu mẫu báo cáo doanh thu phòng Tên biểu mẫu: Doanh thu phòng Người thực hiện: người quản trị hệ thống Thời gian thực hiện: Khi người quản lý muốn lấy báo cáo doanh thu phòng CSDL liên quan: Hoadonphong/QLKS.mdb Mẫu thiết kế: 64 Hình 6.20 Biểu mẫu báo cáo doanh thu phòng +Người dùng chọn chức báo cáo doanh thu phòng tồn thơng tin doanh thu phòng đưa lên lưới thơng tin Người dùng kích chọn thời gian để tìm kiếm doanh thu phòng Người dùng kích chọn vào nút “Hiển thị” tồn thơng tin tìm kiếm cập nhật lên lưới thông tin Khi muốn in báo cáo doanh thu người dùng kích chọn vào nút “In” Nếu người dùng muốn lấy tồn thơng tin doanh thu phòng người dùng kích vào nút “Tồn bộ” Để khỏi chức người dùng kích vào nút “Thốt” - 13 Biểu mẫu báo cáo doanh thu dịch vụ Tên biểu mẫu: Doanh thu dịch vụ Người thực hiện: người quản trị hệ thống Thời gian thực hiện: Khi người quản lý muốn lấy báo cáo doanh thu dịch vụ CSDL liên quan: SDDV/QLKS.mdb Mẫu thiết kế: 65 Hình 6.21 Biểu mẫu báo cáo doanh thu dịch vụ +Người dùng chọn chức báo cáo doanh thu dịch vụ tồn thơng tin doanh thu dịch vụ đưa lên lưới thơng tin Người dùng kích chọn thời gian để tìm kiếm doanh thu dịch vụ Người dùng kích chọn vào nút “Hiển thị” tồn thơng tin tìm kiếm cập nhật lên lưới thông tin Khi muốn in báo cáo doanh thu người dùng kích chọn vào nút “In” Nếu người dùng muốn lấy tồn thơng tin doanh thu dịch vụ người dùng kích vào nút “Tồn bộ” Để khỏi chức người dùng kích vào nút “Thốt” - 14 Biểu mẫu báo cáo danh sách khách hang Tên biểu mẫu: Danh sách khách hàng Người thực hiện: người quản trị hệ thống Thời gian thực hiện: Khi người quản lý muốn lấy báo cáo danh sách khách hàng đến thuê khoảng thời gian CSDL liên quan: SDDV/QLKS.mdb Mẫu thiết kế: 66 Hình 6.22 Biểu mẫu báo cáo danh sách khách hàng +Người dùng chọn chức báo cáo danh sách khách hàng tồn thơng tin khách hàng đến thuê phòng đưa lên lưới thơng tin Người dùng kích chọn thời gian để tìm kiếm khách hàng đến thuê thời gian Người dùng kích chọn vào nút “Hiển thị” tồn thơng tin tìm kiếm cập nhật lên lưới thông tin Khi muốn in báo cáo doanh thu người dùng kích chọn vào nút “In” Nếu người dùng muốn lấy tồn thơng tin danh sách khách hàng người dùng kích vào nút “Tồn bộ” Để khỏi chức người dùng kích vào nút “Thoát” - 15 Biểu mẫu báo cáo danh sách nhân viên Tên biểu mẫu: Danh sách nhân viên Người thực hiện: người quản trị hệ thống Thời gian thực hiện: Khi người quản lý muốn lấy danh sách nhân viên khách sạn CSDL liên quan: SDDV/QLKS.mdb Mẫu thiết kế: 67 Hình 6.23 Biểu mẫu danh sách nhân viên +Người dùng chọn chức báo cáo danh sách nhân viên tồn thơng tin nhân viên khách sạn đưa lên lưới thơng tin Người dùng kích chọn vào nút “In” để lấy báo cáo danh sách nhân viên Người dùng kích chọn vào nút “Thốt” để khỏi chức hệ thống 68 Thiết kế tài liệu xuất Phiếu đặt phòng 69 Phiểu thuê phòng 70 Hóa đơn phòng 71 Báo cáo doanh thu phòng 72 Báo cáo doanh thu dịch vụ 73 Báo cáo danh sách khách hàng 74 Báo cáo danh sách nhân viên 75 76 ... đòi hỏi việc quản lý cách quán để hiệu đỡ tốn nên việc xây dựng Hệ thông quản lý khách sạn cần thiết • Xây dựng hệ thống • Các chức hệ thống mới: Xây dựng hệ thống quản lý khách sạn đảm bảo yêu... hệ thống Quản lý khách hàng Quản lý phòng Quản lý đặt, thuê phòng Quản lý dịch vụ Quản lý thiết bị Quản lý nhân viên Báo cáo thống kê Phân tích chức hệ thống: Quản lý hệ thống Quản lý phân quyền... SẠN quản lý hệ Quản lý khách thống hàng Quản lý phòng Quản lý đặt, Quản lý dịch thuê phòng vụ Quản lý thiết bị Quản lý nhân Báo cáo thống viên kê Thống kê danh Phân quyền người Cập nhật khách