Ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 tại viện thông tin khoa học

MỤC LỤC BẢNG TRA KÍ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT TTTV: Thông tin Thư viện CSDL: Cơ sở dữ liệu CNTT: Công nghệ thông tin MARC: Machine-Readable Cataloging ISBD: International Standar Bibliographic Description AACR2: Anglo-American Cataloguing Rules OPAC: Online Public Access Catalog CBTV: Cán bộ thư viện NDT: Người dùng tin ĐKCB: Đăng kí cá biệt LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài Hiện nay, chúng ta đã và chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và truyền thông Sự phát triển này đã tạo tiền đề cho việc hình thành và phát triển một xã hội thông tin với nền kinh tế tri thức Trong bối cảnh đó, công tác thư viện – thông tin cũng đã và có những biến đổi sâu sắc mọi hoạt động của mình Chính vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin, hiện đại hóa các quan thông tin thư viện đã và trở thành mục tiêu chiến lược phát triển của sự nghiệp thông tin – thư viện Việt Nam Ở nước ta, các quan thông tin thư viện đã bắt đầu ứng dụng CNTT vào một số khâu dây truyền thông tin tư liệu: từ bổ sung, biên mục, xư lí, in phích phiếu, in mã vạch đến xây dựng CSDL để quản lí, truy nhập, khai thác… Từ đó nâng cao hiệu quả phục vụ bạn đọc của thư viện và quan thông tin Trong bối cảnh đó, viện thông tin khoa học cũng hòa mình vào xu thế chung của thời đại, từng bước hoàn thiện mục tiêu xây dựng thư viện hiện đại bằng cách ứng dụng CNTT vào các khâu hoạt động của mình Từ năm 2014 thư viện đã tiến hành đưa phần mềm Hệ quản trị Thư viện tích hợp Libol 6.0 Công ty Tinh Vân thiết kế và phát triển vào sư dụng, phục vụ công tác lưu trữ, xư lý thông tin và phục vụ bạn đọc Đối với viện thông tin khoa học, sau một thời gian sư dụng, thư viện đã thu được những kết quả khả quan đồng thời quá trình sư dụng phần mềm này cũng nảy sinh nhiều vấn đề cần được nghiên cứu xư lý và khắc phục kịp thời nhằm hoàn thiện và nâng cao nữa chất lượng của phần mềm từ đó nâng cao hiệu quả công tác thư viện Với những lí trên, đã đã chọn đề tài “Ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 tại viện thông tin khoa học” làm đề tài tiểu luận của mình Tình hình nghiên cứu Việc nghiên cứu về vấn đề ứng dụng phần mềm Libol đã có nhiều luận văn thạc sĩ chuyên ngành Thư viện thực hiện − Luận văn thạc sĩ “Ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội” (2012) của tác giả Trần Thu Thủy − Luận văn cao học “Khảo sát ứng dụng phần mềm Libol 6.0 tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Kinh tế quốc dân” (2011) của tác giả Phạm Thị Thanh Mai − Luận văn cao học “Nghiên cứu nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm Libol 5.0 tại thư viện trường Đại học Xây dựng Hà Nội” (2008) của tác giả Nguyễn Thị Ngọc Anh Ngoài ra, còn có một số các khóa luận, các bài báo được đăng các tạp chí chuyên ngành, các website… Lựa chọn đề tài “Ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 tại Thư viện Nhà xuất bản Giáo dục” làm tiểu luận, sẽ kế thừa các kết quả nghiên cứu của các tác giả trước và nghiên cứu ứng dụng thực tế tại thư viện NXBGD tại Hà Nội với những đặc thù riêng Do đó, đề tài nghiên cứu mang tính mới và không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trước đó Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích Nghiên cứu thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 tại viện thông tin khoa học từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm tạo nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm này hoạt động thơng tin – thư viện tại thư viện • Nhiệm vụ nghiên cứu • Nghiên cứu những lí luận liên quan đến đề tài • Khảo sát, phân tích thực trạng và kết quả triển khai ứng dụng phần mềm Libol 6.0 tại thư viện viện thông tin khoa học • Đưa những nhận xét, đánh giá và đề xuất một số giải pháp khắc phục những nhược điểm nhằm nâng cao hiệu quả sư dụng phần mềm Đới tượng và phạm vi nghiên cứu • Đới tượng nghiên cứu Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 được sư dụng tại thư viện viện thông tin khoa học • Phạm vi nghiên cứu Khơng gian: viện thông tin khoa học (tại Hà Nội) Thời gian: Từ năm 2013 đến (từ thư viện viện thông tin khoa học bắt đầu ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0) Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình thực hiện đề tài, đã sư dụng các phương pháp sau: • Phân tích tởng hợp tài liệu qua các nguồn tin mạng, các tài liệu cụ thể • Phương pháp quan sát, nghiên cứu, thực tập tại các phòng ban của thư viện • Phỏng vấn, trao đởi với các cán bợ thư viện • Tham khảo các tài liệu của thư viện Ý nghĩa lí luận và thực tiễn Đề tài nghiên cứu khảo sát và phân tích thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 tại viện thông tin khoa học tiến tới đánh giá khả đáp ứng của phần mềm đối với các yêu cầu về nghiệp vụ, đưa các đề xuất, giải pháp khắc phục các tồn tại từ đó góp phần nâng cao hiệu quả công tác tại thư viện Đồng thời, tiểu luận có thể làm tài liệu tham khảo cho sinh viên hay một số giảng viên nghiên cứu vấn đề này Bố cục của tiểu luận Ngoài phần mở đầu, mục lục, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, bài tiểu luận chia làm chương: Chương 1: Viện thông tin khoa học với quá trình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động thư viện Chương 2: Thực trạng ứng dụng phần mềm Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 tại thư viện viện thông tin khoa học Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 tại thư viện viện thông tin khoa học Chương VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC VỚI QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN 1.1 Khái quát về Viện thông tin khoa học 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Viện thông tin khoa học Hiện nay, Thư viện Trung tâm thông tin khoa học Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh là một những đơn vị chuyên môn củaTrung tâmThông tin khoa học thuộc Học viện Qua nhiều năm xây dựng và trưởng thành, thư viện đã trải qua nhiều nhiều giai đoạn, gắn liền với sựhình thành và phát triển của Học viện Năm 1949, trường Nguyễn Ái Quốc được thành lập, trụ sở của nhà trường được đặt tại cứ địa cách mạng tại Việt Bắc, lúc này một tổ công tác phục vụ tài liệu, tư liệu cho giáo viên, học viên cũng được thành lập với cán bộ Năm 1962, chuyển vềHàNội, Ban giám hiệu nhà trường đã quyết định thành lập Phòng tư liệu –thư viện trực thuộc Ban giám hiệu, tiền thân của Viện Thông tin khoa học ngày Năm 1978, sở phòng Tư liệu trước đó, Vụ tư liệu trực thuộc Ban Giám đốc nhà trường đã được thành lập Đến năm 1986, trương Đảng cao cấp Nguyễn Ái Quốc đổi tên thành Học viện khoa học xã hội Nguyễn Ái Quốc, Học viện đã đầu tư xây dựng đề án cải tổ công tác thông tin, xây dựng bộ máy làm công tác thông tin Ban giám đốc đã quyết định chuyểnVụ tư liệu thành Trung tâm Thông tin –Tư liệu Năm 1993, Học viện Nguyễn Ái Quốc chuyển thành Học viện Chính trị quốc gia Hồ CHí Minh, trung tâm Thông tin - Tư liệu giữ nguyên tên và cấu tổchức trước đó Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện đã trải qua nhiều giai đoạn, gặp cả những thuận lợi và khó khăn Khi mới đ ời, Thư viện là một tủ sách nhỏ, công tác thư viện có cán bộ đảm nhiệm phụ trách… thì đến nay, được sự quan tâm của Ban giám đốc Học viện, Thư viện ngày càng lớn mạnh, vốn tài liệu ngày càng được bổ sung đầy đủ cả về số lượng và chất lượng, qua đó cũng nâng cao được khả phục vụ và thỏa mãn nhu cầu thông tin của bạn đọc 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Viện thông tin khoa học Chức của thư viện Viện Thông tin khoa học là đơn vị trực thuộc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh (gọi tắt là Học viện) Viện Thông tin khoa học thực hiện các chức năng: Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin khoa học, tư liệu, thư viện phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý, đào tạo, bồi dưỡng và công tác nghiên cứu khoa học của Học viện; làm đầu mối nghiệp vụ thông tin, tư liệu, thư viện của toàn Học viện; dịch vụ thông tin khoa học • Nhiệm vụ của thư viện Nghiên cứu, xây dựng và phát triển, ứng dụng các sản phẩm thông tin khoa học phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý; đào tạo, bồi dưỡng và nghiên cứu khoa học của Học viện: • Nghiên cứu, biên soạn, biên tập, xuất bản, phát hành các ấn phẩm định kỳ: Bản tin Thông tin những vấn đề lý luận (phục vụ lãnh đạo); Tạp chí Thông tin khoa học lý luận chính trị; các bản tin chuyên ngành thông tin - thư viện • Nghiên cứu, biên soạn, biên tập, xuất bản, phát hành các loại ấn phẩm khác: Sách chuyên đề, sách tham khảo phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý; đào tạo, bồi dưỡng và nghiên cứu khoa học của Học viện Tổ chức bổ sung, phân loại, xư lý, quản lý nguồn tài nguyên thông tin tiếng Việt và tiếng nước ngoài, với các loại hình khác (dạng giấy, dạng số, microfilm, băng ghi âm, băng ghi hình, ) theo quy định của Nhà nước và Học viện Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin các quy trình nghiệp vụ; tổ chức, quản lý thư viện điện tư; xây dựng và phát triển thư viện số; xây dựng, quản lý cổng thông tin thư viện của Học viện Tổ chức bổ sung, xư lý phát hành các loại sách, báo, tạp chí, bản tin, tài liệu học tập, nghiên cứu, giảng dạy Lựa chọn, thẩm định, biên dịch, xuất bản các tài liệu nước ngoài phục vụ yêu cầu công tác của Học viện Nghiên cứu khoa học về thông tin, thư viện, công nghệ thông tin, báo chí, xuất bản; khoa học lý luận chính trị và các khoa học xã hội nhân văn phục vụ cho việc tổ chức, quản lý, xây dựng và phát triển hệ thống thông tin khoa học của Học viện Hợp tác với các tổ chức nước và ngoài nước lĩnh vực thông tin khoa học theo quy định của pháp luật và của Giám đốc Học viện Tổ chức các dịch vụ thông tin theo quy định của Nhà nước, của Học viện, của ngành Phối hợp tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ làm công tác thông tin thư viện Học viện, các trường chính trị tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; hướng dẫn các đối tượng dùng tin 10 Quản lý, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của Viện về mọi mặt; thực hiện chế độ, chính sách, công tác thi đua - khen thưởng và kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Viện theo thẩm quyền; thực hiện phòng và chống tham nhũng, tiêu cực, lãng phí đơn vị theo quy định của pháp luật; quản lý tài chính và tài sản theo phân cấp của Giám đốc Học viện 11 Thực hiện các nhiệm vụ khác Giám đốc Học viện giao 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Viện thông tin khoa học - Ban lãnh đạo, gồm 02 đồng chí: + ThS Nguyễn Thái Bình - Phó Viện trưởng phụ trách + TS Nguyễn Phương Thảo - Phó Viện trưởng + PGS,TS Nguyễn Hữu Thắng - Phó Viện trưởng - Cán bộ, công chức của Viện Thông tin khoa học gồm: 52 cán bộ; Trong đó: có 02 PGS,TS; 02 tiến sĩ; 18 thạc sỹ; 25 cư nhân; 05 trình độ khác - Viện Thông tin khoa học gồm các đơn vị trực tḥc dưới đây: • Thư viện • Phòng Khai thác và phổ biến thông tin • Phòng Quản trị mạng • Tạp chí Thơng tin khoa học lý luận chính trị • Bản tin Những vấn đề lý luận (Phục vụ lãnh đạo) • Phòng Hành chính - Tổng hợp Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc Viện Thông tin khoa học Viện trưởng Viện Thông tin khoa họcquy định Viện trưởng Viện Thông tin khoa học phối hợp với Vụ trưởng Vụ Tổ chức - Cán bộ thống nhất trình Giám đốc Học viện quyết định việc thay đổi cấu tổ chức của Viện 10 Hình Thống kê dưới dạng biểu đồ hình cột Hình Thống kê theo tỷ lệ phần trăm Việc ứng dụng phân hệ Biên mục – Bổ sung vào công tác bổ sung tài liệu thư viện, đã giúp CBTV tiết kiệm được nhiều thời gian và công 19 sức Phân hệ còn cung cấp khả in mã vạch, giúp tiến hành kiểm kê và quản lý kho sách dễ dàng Đồng thời với tính thống kê, phân loại dưới dạng bảng biểu và đồ thị, cho phép CBTV đưa các báo cáo định kỳ về công tác bổ sung cũng các loại báo cáo hàng ngày, hàng tháng, hàng năm Tuy nhiên thực tế, không phải chức nào của phân hệ cũng được áp dụng thực hiện các tính kiểm kê, báo cáo… 2.2.2 Công tác biên mục tài liệu Trong hệ thống thông tin tự động hóa, quy trình xư lý thông tin được tự động hóa ở mức tối đa, dữ liệu đã được biên mục ở công đoạn trước sẽ tiếp tục chuyển qua công đoạn sau, tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức của người xư lý Ngoài ra, phân hệ biên mục, CBTV còn có thể nắm được số lượng và tình trạng của các biểu ghi như: số lượng bản biên mục, số lượng biểu ghi chờ duyệt Qua đó có thể lên kế hoạch làm việc, nhằm hoàn thiện biểu ghi và đưa phục vụ cho bạn đọc thời gian sớm nhất Hình Giao diện phân hệ Biên mục – Bổ sung Khi tài liệu được bổ sung vào thư viện, CBTV thiết lập biểu ghi cho ấn phẩm, đó bao gồm những thông tin sơ lược bản như: nhan đề, năm 20 xuất bản, số lượng, số ĐKCB, kho,… Những thông tin này sẽ tiếp tục được chuyển sang phân hệ biên mục CBTV sẽ cập nhật những thông tin về nội dung ấn phẩm như: kí hiệu phân loại, từ khóa… cùng với những thông tin hình thức Hình Biên mục chi tiết cho tài liệu Sau biên mục xong CBTV sẽ bấm vào ô “Nhập” và thực hiện nhập giá tiền cũng SĐKCB của tài liệu kết thúc sẽ là ô “bổ sung” và cập nhật biểu ghi, NDT có thể tra cứu thông tin về ấn phẩm OPAC Trong quá trình biên mục ấn phẩm, CBTV còn có thể chép các biểu ghi thư mục từ CSDL của các thư viện khác mà không cần phải biên mục lại từ đầu thông qua chuẩn trao đổi dữ liệu thư mục Z39.50 Phương pháp này thường được áp dụng cần xư lý các tài liệu tiếng nước ngoài Việc ứng dụng phân hệ biên mục – bổ sung công tác xư lý tài liệu đã đem lại hiệu quả rất tốt CBTV có thể tạo được những biểu ghi biên mục đạt tiêu chuẩn, giúp bạn đọc có thể thông qua đó tra cứu và xem các thông tin thư mục bản mà họ cần Tuy nhiên còn một số các chức của phân hệ chưa được sư dụng thường xuyên chức phân loại, mục, danh 21 mục Nếu được xây dựng và phát triển hoàn chỉnh thì đó sẽ là công cụ hết sức hữu hiệu, trợ giúp cho CBTV quá trình xư lý thông tin, xây dựng được hệ thống CSDL với các biểu ghi có chất lượng chuẩn quốc tế 2.3 Ứng dụng phần mềm Libol 6.0 công tác phục vụ bạn đọc Bạn đọc là đối tượng hướng tới của bất kỳ thư viện nào Bạn đọc có ý nghĩa quyết định đối với mọi hoạt động của thư viện Có nhiều công việc liên quan đến bạn đọc nảy sinh CBTV tiến hành công tác phục vụ bạn đọc: phân loại bạn đọc, quản lý hồ sơ bạn đọc, làm thẻ,… Phân hệ này đã trợ giúp rất nhiều cho công việc quản lý bạn đọc của thư viện Các dữ liệu về bạn đọc được CBTV cập nhật vào máy tính thông qua chức “hồ sơ bạn đọc” Thông tin về bạn đọc bao gồm: ảnh, họ tên, ngày sinh, dân tộc, số thẻ, ngày cấp, ngày hết hạn,… để phục vụ cho tra cứu, thống kê cũng in thẻ Hình Giao diện phân hệ bạn đọc CBTV có thể sưa thông tin bạn đọc CSDL, gia hạn hiệu lực của thẻ cho một hoặc một nhóm bạn đọc thông qua chức “Sưa” và “Gia hạn 22 thẻ” CBTV còn có thể thống kê bạn đọc theo nhiều tiêu chí khác thông qua chức “Thống kê báo cáo”: thống kê bạn đọc theo độ tuổi; nhóm bạn đọc; thời gian cấp thẻ Chỉ cần nhấn chuột vào đường liên kết để lựa chọn tiêu chí, các tham số cần thiết Màn hình giao diện sẽ hiện kết quả thống kê theo biểu đồ hình cột và biểu đồ thể hiện tỷ lệ phần trăm Hình10 Giao diện chức thống kê theo tuổi bạn đọc Việc ứng dụng phân hệ bạn đọc của phần mềm Libol 6.0 đã giúp ích rất nhiều việc quản lý bạn đọc Qua phân hệ này, CBTV có thể nắm ro thông tin về bạn đọc, số lượng, thành phần bạn đọc của thư viện Từ đó có thể đưa những chính sách phục vụ nhằm thu hút bạn đọc đến với thư viện 2.4 Ứng dụng phần mềm Libol 6.0 công tác tra cứu tài liệu Sau CBTV đã tiến hành xư lý, biên mục cho tài liệu, xây dựng CSDL cho tài liệu, bạn đọc có thể tra cứu thông tin để thỏa mãn nhu cầu tin của mình Để tra cứu, bạn đọc vào trang mục lục công cộng trực tuyến OPAC (Online Public Access Catalog) của thư viện để tra tìm tài liệu Đây là phân hệ 23 giúp cho người sư dụng có thể tra tìm tài liệu một cách trực tiếp và hiệu quả qua mạng Internet mà không cần phải đến thư viện hoặc thông qua người trung gian CBTV Phân hệ tra cứu OPAC là một cầu nối giúp cộng đồng bạn đọc và thư viện giao tiếp với được tiện lợi và hiệu quả vào mọi lúc, mọi nơi Để phục vụ việc tra cứu của bạn đọc, phân hệ có chế độ tìm là “Tìm đơn giản” và “Tìm nâng cao”, bạn đọc việc điền những dấu hiệu đã biết và kết hợp các toán tư với và bấm vào ô tìm kiếm Trên giao diện sẽ trả kết quả và bạn đọc có thể lựa chọn được tài liệu phù hợp để thỏa mãn nhu cầu tin Trong quá trình sư dụng thư viện, nếu có vấn đề cần phải góp ý, người dùng có thể sư dụng chức “Góp ý” để gưi thông tin đến cho người quản trị để thư viện có chính sách cải thiện hoạt động nhằm phục vụ bạn đọc được tốt Tuy nhiên, theo tìm hiểu thì thực tế, địa OPAC của thư viện NXBGD bị lỗi nên bạn đọc chưa thể sư dụng được phân hệ này Hình 11 Giao diện phân hệ OPAC 24 2.5 Ứng dụng phần mềm Libol 6.0 công tác lưu thông tài liệu Cung cấp tài liệu là dịch vụ bản của quan TTTV nhằm giúp cho NDT có thể sư dụng được tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình Để hỗ trợ CBTV việc quản lý lưu thông tài liệu thư viện đã ứng dụng phân hệ Mượn trả của phần mềm Libol 6.0 CBTV có thể sư dụng phân hệ này để theo doi lượng bạn đọc sư dụng thư viện, theo doi lượng tài liệu lưu thông, thống kê diện tài liệu được sư dụng nhất, quản lý chính sách lưu thông của các tài liệu CBTV có thể phục vụ bạn đọc mà không mất nhiều công sức và thời gian, đồng thời cũng giúp thư viện sư dụng có hiệu quả các thông tin được ghi nhận quá trình mượn trả để tiện cho cán bộ thống kê và có những chính sách bổ sung tài liệu, phục vụ bạn đọc cho phù hợp Hình 12 Giao diện phân hệ Mượn trả Để ghi lại những thông tin về việc mượn sách hoặc các ấn phẩm khác thư viện của bạn đọc và kiểm tra số bản rỗi của một ấn phẩm hay trạng thái mượn sách của bạn đọc, CBTV sư dụng chức “ghi mượn” của phân hệ Những cuốn sách bạn đọc mượn sẽ được CBTV quét mã vạch số ĐKCB 25 vào ô “ĐKCB” ở bên dưới Sau CBTV đã xác nhận đầy đủ thông tin cho các ấn phẩm được mượn, bạn đọc sẽ mượn được tài liệu Nếu có vấn đề gì quá trình mượn, phần mềm sẽ tự động báo lỗi Để ghi nhận việc trả sách, xác định lại những yêu cầu đặt mượn và lưu lại nhật ký quá trình mượn tài liệu của bạn đọc, CBTV sư dụng chức “ghi trả” của phân hệ Khi bạn đọc trả tài liệu, CBTV cần quét mã vạch số ĐKCB của tài liệu , phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin về bạn đọc và ấn phẩm được trả Chương trình sẽ hiển thị thông báo việc trả sách đã hoàn thành “trả ấn phẩm thành công” giao diện Để giúp cho việc thiết lập chính sách lưu thông cho các ấn phẩm thư viện, tạm thời khóa thẻ thư viện của một hay một nhóm bạn đọc, ghi chú vào thẻ bạn đọc, CBTV có thể sư dụng chức “chính sách” của phân hệ Ngoài ra, CBTV còn có thể thực hiện việc thống kê, báo cáo để kiểm tra thông tin các ấn phẩm được mượn của một bạn đọc, kiểm tra thông tin về các ấn phẩm được mượn ngày, kiểm tra những bạn đọc đã mượn cùng một tài liệu, danh sách các ấn phẩm được mượn theo từng loại tài liệu, … Việc ứng dụng phân hệ mượn trả quá trình lưu thông tài liệu đã làm giảm đáng kể thời gian và công sức cho CBTV việc ghi mượn và nhận trả tài liệu Thay vì phải viết số theo lối truyền thống trước Tuy nhiên còn một số chức của phân hệ chưa được sư dụng một cách thường xuyên “Phí phạt” 26 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP LIBOL 6.0 TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC 3.1 Đánh giá hiệu quả việc ứng dụng phần mềm Libol 6.0 công tác thông tin thư viện tại viện thông tin khoa học Trong thời đại ngày nay, mà CNTT đã và được coi là động lực để phát triển của mỗi quốc gia thì đối với viện thông tin khoa học nói riêng và các quan TTTV nói chung thì hoạt động nghiệp vụ có một vai trò hết sức quan trọng Nhờ sự quan tâm của ban lãnh đạo, viện thông tin khoa học đã từng bước ứng dụng CNTT vào hoạt động của mình và thu được những kết quả rất khả quan Đặc biệt từ ứng dụng phần mềm thư viện tích hợp Libol vào công tác thông tin thư viện, diện mạo của thư viện đã có sự thay đổi ro rệt ở tất cả các khâu, các quá trình hoạt động của thư viện 3.1.1 Ưu điểm Trong công tác quản lý: phân hệ Quản lý đã giúp cho người quản trị hệ thống có thể cấp phát quyền truy cập và sư dụng các phân hệ của phần mềm, giúp cho việc bảo đảm các dữ liệu của máy tính được an toàn; Đồng thời, qua phân hệ, quản trị viên có thể theo doi tình trạng hoạt động của thư viện để có thể đưa những chính sách hoạt động cho thư viện một cách hợp lý Đối với công tác biên mục - bổ sung: việc ứng dụng phân hệ Biên mục – Bổ sung đã hỗ trợ rất nhiều cho các khâu công tác bổ sung tài liệu tại thư viện, CBTV có thể theo doi được quá trình bổ sung tài liệu theo từng tháng, từng quý, từng năm Từ đó đưa chính sách bổ sung hợp lý Đồng 27 thời giúp công tác biên mục được nhanh và chính xác hơn, tạo lập được những CSDL có chất lượng cao Trong công tác phục vụ bạn đọc: phân hệ Bạn đọc đã giúp CBTV quản lý hồ sơ bạn đọc và thực hiện những hoạt động có liên quan đến bạn đọc của thư viện, thông tin về bạn đọc Qua phân hệ này, CBTV nắm được số lượng, thành phần bạn đọc đến thư viện từ đó có những chính sách phục vụ cho phù hợp với từng đối tượng Trong việc tra cứu tài liệu: hiện trang OPAC của thư viện chưa thể hoạt động được Đối với lưu thông tài liệu: việc ứng dụng phân hệ Mượn trả góp phần làm giảm đáng kể thời gian và công sức cho CBTV và bạn đọc việc ghi mượn và trả tài liệu Vì vậy, suất phục phụ bạn đọc tăng cao 3.1.2 Nhược điểm Trong công tác Biên mục – Bổ sung: thực tiễn công tác bổ sung tại viện thông tin khoa học chưa ứng dụng CNTT các thủ tục mua bán, giao nhận và toán điện tư Nguyên nhân là thư viện là một đơn vị trực thuộc viện thông tin khoa học, không có tài khoản riêng các thủ tục toán tài chính cho việc bổ sung tài liệu đều phải thông qua phòng Tài chính Hơn nữa việc giao dịch thương mại điện tư chưa phổ biến lĩnh vực thư viện ở Việt Nam hiện Đối với biên mục, thư viện chưa xây dựng được các công cụ tra cứu hiệu quả như: từ điển, từ chuẩn Các chức danh mục, mục hầu chưa được sư dụng Trong quá trình xư lý thông tin, công đoạn làm tóm tắt chưa được thực hiện Do lực lượng cán bộ còn ít mà lượng công việc nhiều nên chưa thể thực hiện hết được các công đoạn xư lý tài liệu Phương pháp định từ khóa theo phương pháp tự do, 28 không có kiểm soát nên có những từ khóa dài, không có giá trị tìm tin hay có những từ khóa chưa đặc trưng cho nội dung tài liệu Công tác phục vụ bạn đọc: đối với in thẻ bạn đọc không thuộc quyền của người sư dụng, điều này gây khó khăn cho bạn đọc bị mất thẻ và phải làm lại Trong tra cứu tài liệu: là cầu nối giúp người dùng tin tra tìm tài liệu của thư viện một cách tiện lợi nhất, góp phần quảng bá hình ảnh của thư viện đồng thời nâng cao hiệu quả sư dụng của tài nguyên thông tin OPAC lại chưa được vào sư dụng vậy người dùng tin sẽ phải tốn công sức và thời gian để đến thư viện để tra cứu Trong lưu thông tài liệu: quá trình mượn trả tài liệu được thực hiện máy tính điện tư, trường hợp mạng bị lỗi hoặc mất điện thì bạn đọc sẽ phải chờ lâu 3.2 Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác ứng dụng phần mềm Libol 6.0 tại thư viện Viện thông tin khoa học Trên sở nêu những mặt mạnh và mặt yếu, xin đưa một số đề xuất để nâng cao hiệu quả công tác ứng dụng phần mềm Libol 6.0 tại thư viện viện thông tin khoa học sau: Trong công tác Biên muc – Bổ sung tài liệu: thư viện cần đề xuất với ban lãnh đạo tăng cường thêm CBTV có chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo các công đoạn của quá trình xư lý thông tin Thường xuyên củng cố, nâng cao lực trình độ của các bộ bằng cách cư cán bộ tham gia các lớp tập huấn Đẩy mạnh tốc độ xây dựng kho tài liệu điện tư Xây dựng các công cụ tra cứu: từ điển, từ chuẩn, … 29 Trong phục vụ bạn đọc: việc hướng dẫn, đào tạo NDT phải được quan tâm, liền với việc phát triển các dịch vụ thông tin của thư viện Ngoài việc trang bị cho NDT những hiểu biết về tổ chức và hoạt động của thư viện, nội quy thư viện, nguồn lực thông tin của thư viện, các sản phẩm và dịch vụ thông tin đặc biệt là kỹ tìm tin bản các CSDL của thư viện, thì thư viện cũng cần phải đào tạo, hướng dẫn họ kỹ tra cứu, khai thác thông tin mạng Internet, tra cứu thông tin của các thư viện và ngoài nước Trong tra cứu tài liệu: thư viện trước hết phải nhanh chóng đưa OPAC vào hoạt động Tăng cường đầu tư sở hạ tầng CNTT đặc biệt là hệ thống mạng đảm bảo để NDT có thể tra cứu với tốc độ tốt nhất Tăng cường hỗ trợ đào tạo NDT các kỹ cần thiết để nâng cao hiệu quả tra cứu Trong lưu thông tài liệu: xây dựng nội quy thư viện về quyền và nghĩa vụ của NDT cũng của CBTV, đưa các quy định cụ thể về chính sách lưu thông tài liệu để bạn đọc nắm ro Cần phải có những chế tài, những biện pháp xư lý cụ thể và phải được thực hiện nghiêm túc bạn đọc mượn tài liệu quá hạn, làm mất hoặc hư hỏng tài liệu 30 KẾT LUẬN Tin học hóa là vấn đề được triển khai một cách mạnh mẽ ở hầu hết các quan thông tin thư viện hiện Hoat động môi trường công nghệ biến đổi không ngừng, mỗi quan TTTV cần phải tự thay đổi để thích nghi với xu thế của thời đại Do vậy, vấn đề đặt hiện đối với mỗi quan TTTV là cần phải có những thay đổi thích ứng, nâng cao phương thức và hiệu quả hoạt động hoàn thành xuất sắc chức năng, nhiệm vụ được giao Viện thông tin khoa học cũng không nằm ngoài xu thế đó Sớm nhận thấy sự cần thiết của việc ứng dụng CNTT hoạt động thư viện viện thông tin khoa học đã không ngừng phấn đấu xây dựng tiến tới thư viện hiện đại Mấy năm trở lại thư viện đã có những bước tiến đáng kể Đặc biệt là việc ứng dụng có hiệu quả phần mềm thư viện tích hợp Libol 6.0 của Công ty Công nghệ tin học Tinh Vân vào công tác thông tin – thư viện, đã đem lại diện mạo mới cho thư viện Mặc dù còn một số chức của một số phân hệ chưa thể áp dụng hết nhìn chung các phân hệ được áp dụng đã phát huy hết hiệu quả Vị trí, vai trò của thư viện đã được nâng cao Hi vọng, thời gian tới thư viện viện thông tin khoa học sẽ sớm hoàn thành được mục tiêu "Xây dựng thư viện trường học kiểu mẫu", tiếp tục thực hiện tốt nhiệm vụ được giao 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO Cao Minh Kiểm (2000), “Thư viện số: định nghĩa và vấn đề”, Tạp chi Thông tin & Tư liệu, tr.5-11 Đoàn Phan Tân (2006), Thông tin học, Đại học Quốc gia, Hà Nội Đoàn Phan Tân (2001), Tin học hoạt động thông tin – thư viện, Đại học Quốc gia, Hà Nội Nguyễn Tiến Hiển (2002), Quản lý thư viện và trung tâm thông tin, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội Nguyễn Chí Nguyên (2009), “Bài tìm hiểu phần mềm Libol (Library Online)”, truy cập ngày 31-7-2015, tại trang web http://nguyenchinguyen0761048.blogspot.com/2009/11/bai-tim-hieu-phanmem-libollibraly.html 32 ... hợp Libol 6.0 tại thư viện viện thông tin khoa học Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 tại thư viện viện thơng tin khoa học... Viện thông tin khoa học với quá trình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động thư viện Chương 2: Thư? ?c trạng ứng dụng phần mềm Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol. .. tượng nghiên cứu Hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 được sư dụng tại thư viện viện thơng tin khoa học • Phạm vi nghiên cứu Không gian: viện thông tin khoa học (tại Hà Nội)