TÌM HIỂU THỰC TRẠNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRUNG ƯƠNG QUÂN ĐỘI

Ý nghĩa của hoạt động xử lý tài liệu trong các cơ quan thông tinthư viện nói chung và tại thư viện Trung ương Quân đội nói riêng 2.. Trong pháp lệnh Việt Nam tại điều 1 có ghi ‘Thư viện

KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN

… … o0o………

TIỂU LUẬN GIỮA KHÓA

TÌM HIỂU THỰC TRẠNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI

THƯ VIỆN TRUNG ƯƠNG QUÂN ĐỘI

]

MỤC LỤC

Mở đầu

1. Tính cấp thiết của đề tài

2. Mục đích nghiên cứu

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

5. Bố cục của bài tiểu luận

Nội dung

Chương I : Khái quát về Thư viện Trung ương Quân đội

1. Lịch sử hình thành và phát triển của thư viện

2. Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Trung ương Quân đội

3.4 Người dung tin

3.5 Cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thư viện

Chương II:Thực trạng của hoạt động xử lý tài liệu tại thư việnTrung ương Quân đội

1. Ý nghĩa của hoạt động xử lý tài liệu trong các cơ quan thông tinthư viện nói chung và tại thư viện Trung ương Quân đội nói riêng

2. Thực trạng hoạt động xử lý tài liệu tại thư viện

2.6. Xử lý phiếu tiền máy

2.7. Nhập và xây dựng cơ sở dữ liệu

Chương III: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm nâng cao hiệuquả hoạt động xử lý tài liệu tại Thư viện Trung ương Quân đội

3.2.3 Bổ sung vốn tài liệu

3.2.4 Đào tạo cán bộ xử lý tài liệu

3.2.5 Cải tiến các thao tác kỹ thuật trong hoạt động xử

lý tài liệu

Kết luận

TÀI LIỆU THAM KHẢO

MỞ ĐẦU

1.Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, nhân loại đang bước sang một thời đại mới - thời đạicủa nền kinh tế tri thức,thời đại của nền công nghệ thông tin,lấy

kinh tế - xã hội phát triển tạo sự vững chắc cho sự phát triển củamột đất nước Vì vậy hơn lúc nào hết vị thế của hoạt động thôngtin - thư viện đang được khẳng định trong đời sống xã hội.

Nhận thức được vai trò và lợi ích to lớn của nghề nghiệp thôngtin -thư viện trong sự nghiệp phát triển đất nước, hệ thống cơquan thông tin- thư viện Việt Nam đang có nhiều cố gắng để ngàycàng hoàn thiện và phát triển cùng với hệ thống thư viện toàn thếgiới

Trong pháp lệnh Việt Nam tại điều 1 có ghi ‘Thư viện có chứcnăng,nhiệm vụ giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc,thu thập, tàngtrữ, tổ chức khai thác và sử dụng vốn tài liệu trong xã hội nhằmtruyền bá tri thức cung cấp thông thông tin phục vụ nhu cầu họctập, nghiên cứu, công tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân,góp phần nâng cao dân trí , đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhântài ,phát triển khoa học công nghệ, kinh tế, văn hóa, phục vụ côngcuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước

Như vậy có thể nói thư viện là kho tri thức của nhân loại Vìthế nhiều thư viện đã hình thành với lượng thông tin rất đa dạng

và phong phú nhằm đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc, đảm bảochất lượng phục vụ được tốt nhất

Cùng với hệ thống thư viện toàn quốc,Thư viện Quân đội đã

và đang có nhiều cố gắng trong hoạt động của mình trong việcphục vụ nhiệm vụ xây dựng và chiến đấu của quân đội nói riêng

và sự nghiệp phát triển đất nước nói chung Thư viện Quân đội làthư viện trung tâm đầu ngành của hệ thống thư viện toàn quân nên

tổ chức hoạt động, đối tượng phục vụ rất phong phú Thư việnkhông chỉ phục vụ cán bộ,chiến sĩ toàn hệ thống mà còn phục vụ

cả những cán bộ khoa học các giao viên, học viên quân sự, sinhviên các trường đại học và một số đối tượng khác Để phục vụmột số lượng lớn người dung tin như vậy đòi hỏi thư viện phải cóđường lối đúng đắn, hợp lý trong mọi hoạt động của mình đặcbiệt là hoạt động xử lý tài liệu,nó là yếu tố quyết định đến chấtlượng hoạt động thư viện Vì vậy, việc nghiên cứu đề tài “ Tìmhiểu hoạt động xử lý tài liệu tại Thư viện trùn ương Quân đội”hẳn

sẽ có ý nghĩa lý luận và thực tiễn rất lớn

2 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở kết quả nghiên cứu thực trạng hoạt động xử lý tàiliệu tại Thư viện Trung ương Quân đội sẽ giúp e tìm ra đượcnhững điểm mạnh , điểm hạn chế để từ đó đưa ra ý kiến đóng góp

cá nhân hi vọng góp phần nâng cao chất lượng của thư viện

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu:

Đề tài nghiên cứu toàn bộ nội dung hoạt động xử lý tài liệucủa thư viện, từ khâu xử lý hình thức đến khâu xử lý nội dung vàviệc xây dựng cơ sở dữ liệu của Thư viện

3.2 Phạm vi nghiên cứu:

Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn về mặt không gian làhoạt động xử lý tài liệu tại Thư viện Về mặt thời gian: thực trạnghoạt động xử lý tài liệu trong giai đoạn hiện nay

Đề tài được thực hiện trên cơ sở nắm vững phương pháp luậncủa chủ nghĩa Mác-Leenin,tư tưởng Hồ Chia Minh, các quanđiểm của Đảng cộng sản Việt Nam về công tác sách ,báo và thưviện

Đề tài được thực hiện bằng một số phương pháp nghiên cứusau:

+ Thu thập và nghiên cứu những tài liệu có nội dung lien quanđến đề tài

+ Tham khảo ý kiến các thầy cô và cán bộ Thư viện

+ Quan sát trực tiếp quá trình xử lý tại Thư viện

5.Bố cục của bài tiểu luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo bài tiểu luậngồm 3 chương:

Chương I: Khái quát về thư viện Trung ương Quân đội

Chương II: Thực trạng hoạt động xử lý tài liệu tại Thư việnTrung ương Quân đội

Chương III: Một số nhận xét, đóng góp ý kiến đối với hoạtđộng xử lý tài liệu tại Thư viện Trung ương Quân đội

ở Chiến khu Việt Bắc với gần 500 cuốn sách , cơ sở vật chất rấtnghèo nàn,thiếu thốn.

Trải qua thời gian cùng với sự phát triển của quân đội,Thưviện đã không ngừng lớn mạnh, từ một Thư viện phổ thông trởthành một thư viện Khoa học Tổng hợp về quân sự cấp Nhà nước

Hệ thống thư viện trong quân đội cũng nhen nhóm hình thành,thưviện của các trường trong quân đội, thư viện các quân khu…

Trong tập san Thư viện số 4-2002 Đại tướng Võ Nguyên Giap

đã viết : “Thư viện là công cụ cực kỳ quan trọng để truyền bá tư

tưởng, đường lối cũng như khoa học quân sự trong đông đảo cán

bộ và chiến sĩ của quân đội ta.”Do đó “ xây dựng Thư viện Quân

đội thành một trong những trung tâm khoa học và văn hóa quan trọng của quân đội ta.”

Thực hiện theo chủ trương của Tổng cục Chính trị , Thư việnTrung ương Quân đội đã và đang có nhiều cố gắng đưa thư việnphát triển cùng với sự phát triển của nhu cầu tin với sự phát triểncủa xã hội hiện đại Thư viện đã có những đổi mới tích cực vềhoạt động chuyên môn ,nghiệp vụ

Sự hình thành và phát triển của Thư viện được hiện rõ quacác giai đoạn :

• Từ giai đoạn 1957-1965

Đây là giai đoạn nền móng ,vốn tài liệu ban đầu của thư việngồm 500 bản sách của Tổng Quân ủy và một số sách báo quốcvăn,ngoại văn của Bộ Quốc Phòng.Khi đó thư viện nằm trong một

chế.Họ vừa làm ,vừa chỉ đạo nghiệp vụ, vừa thục hiện công việc

cụ thể

Đến 1958,do yêu cầu của đất nước, của công tác chính trị nênThư viện đã được tách ra khỏi Câu lạc bộ quân đội để trở thànhThư viện trung tâm của toàn quân.Để nhanh chóng tăng vốn tưliệu,Thư viện đã đặc biệt chú ý đến công tác bổ sung, sưu tầm vốnsách báo.Sau một thời gian sưu tầm, vốn tài liệu của Thư viện đãtăng lên thành hơn 3000 cuốn sách báo

Cùng với sự gia tăng của lượng sách báo,số lượng cán bộ củaThư viện cũng tăng lên Năm 1959, Tổng cục chính trị đã điều vềcho Thư viện thêm 7 cán bộ

Trong 2 năm 1960,1961 Thư viện liên tục cử cán bộ đi học

“lớp thư viện Xê-rốp”, mở các lớp nghiệp vụ ngắn ngày cho cán

bộ nhân viên thư viện các quân khu,sư đoàn,trung đoàn…đồngthời biên soạn nhiều loại thư mục và hướng dẫn,tuyên truyền vậnđộng cán bộ,chiến sĩ đọc trong các đợt học tập

Ngày 17/9/1963, Thư viện tổ chức Hội nghị Thư viện Toànquốc Lần thứ 1 tại Trạm 60 Bộ Quốc Phòng.Hàng quý, Thư việncho ra tập san phê bình: “ Người lính gác”,phát hiện nhiều sáchcần thu hồi Hai thư mục:hướng dẫn mua sách và đăng kí giwoisthiệu sách mới được ra hang tháng Nội san hướng dẫn nghiệp vụ

“Thư viện Quân đội”3 tháng 1 kì để phổ biến và trao đổi nghiệpvụ

Hàng năm, Thư viện thường phối hợp với Phòng Văn hóa Văn nghệ, Cục Xuất bản tổ chức nhiều đợt trưng bày triển

-lãm,tuyên truyền giới thiệu sách ,báo nhân các ngày kỉ niệm lớncủa đất nước.

Đây là giai đoạn khởi đầu nên Thư viện Trung ương Quân đội

đã gặp nhiều khó khăn, trắc trở Tuy nhiên, Thư viện đã vươn lên

và sớm khẳng định được vai trò của thư viện trung tâm đầu ngànhcủa các thư viện toàn hệ thống

• Từ 1965 đến 1975

Đây là thời kỳ cả nước có chiến tranh, đêa quốc Mỹ mở rộngchiến tranh tiến hành phá hoại Miền Bắc.Vì vậy, Thư viện phải sơtán, di chuyển kho sách và nơi làm việc đến các địa điểm khácnhau như Hà Nội chuyển về Hòa Bình,Hà Tây Theo chỉ thị 104của Ban Bí thư Trung ương Đảng về “Vai trò,nhiệm vụ và phươngchâm công tác văn hóa,văn nghệ trong tình hình hiện nay”, Thưviện đã chuyển hướng hoạt động thư viện,sách báo về cơ sở,tăngcường bổ sung tài liệu,in hang vạn bản sách,in loại sáchmỏng,gọn,khổ nhỏ để phục vụ tủ sách trên vai theo bộ đội vàochiến trường,đồng thời thành lập những thư viện dự trữ cho cácđơn vị sau ngày giải phóng Ngoài trụ sở chính lâm thời của thưviện tại số nhà 23/Lò Đúc-Hà Nội,thư viện còn có kho sách pháthành lớn tại khu văn công Mai Dịch để cấp phát sách cho các đơn

vị bộ đội Trong giai đoạn này sách báo chiến trường là mộtnhiệm vụ quan trọng hang đầu của Thư viện…Sách đi cùng sungđạn,thuốc men, thực phẩm đến tận tay các chiến sĩ,sách nằm trong

Trong những năm 1968 đến 1972, số lượng cán bộ biên chếcủa Thư viện được tăng lên thành 15 người.

Đầu năm 1973,đế quốc Mỹ phải ký hiệp định Pari ngừng némbom Miền Bắc Để có điều kiện thực hiện nhiệm vụ mới,Thư viện

đã được Bộ Quốc Phòng quyết định chuyển trụ sở về nhà 83 LýNam Đế- Hà Nội Đây là một bước ngoặt lớn trong việc xây dựng

và phát triển Thư viện Do yêu cầu của đất nước,đòi hỏi Thư việnphải nhanh chóng ổn định kho sách,mặt khác khẩn trương phục

vụ tốt yêu cầu của độc giả

Năm 1975 miền Nam được giải phóng,đất nước được thốngnhất,Thư viện đã chuyển hàng trăm tấn sách vào miền Nam cụ thể

là các Quân khu 5,Quân khu 7,Quân khu 4 để kịp thời cấp phátcho bộ đội và nhân dân vùng mới giải phóng.Đồng thời làmnhiệm vụ thu hồi các loại sách ,báo của Mỹ-Ngụy chuyển ra HàNội Thư viện đã đưa ra Bắc hàng trăm tấn sách,báo với hangchục vạn ấn phẩm các loại

Như vậy,trong chiến tranh chống Mỹ cứu nước,Thư việnTrung ương Quân đội đã hoàn thành tốt nhiệm vụ do Tổng cụcChính trị giao cho.Thư viện đã góp phần nhỏ bé của mình vàochiến thắng vĩ đại của dân tộc

• Từ năm 1975 đến 1985

Từ sau 1975 đất nước ta được hòa bình,thống nhất đấtnước,quân đội đi vào ổn định và mạng lưới thư viện toàn hệ thốngdần được hình thành để kịp phục vụ nhu cầu của đất nước

Đến thời kì này, Thư viện phát triển mạnh mẽ ,số cán bộ biênchế đã tăng lên 40 người , cơ cấu gồm các phòng, ban Thư việntích cực bổ sung sách mới, báo chí, thực hiện lien thư viện để cóđược nguồn tài liệu thêm phong phú,đa dạng phục vụ nhu cầu củabạn đọc.

Thư viện đã có những bước tiến về mọi mặt cả số lượng cũngnhư chất lượng Năm 1982 Thư viện đã được nhận Huân chươngQuân công hạng 3 của Nhà nước , đến tháng 12 nhận Huânchương Quân công hạng nhì Năm 1978 thư viện đã xây dựngđược một ngôi nhà mới khang trang với các phòng đọc, phòngmượn và hội trường

• Từ năm 1986 đến nay

Trong 3 năm 1986,1987,1990 Thư viện đã tổ chức hai hộinghị thư viện toàn quân để đánh giá lại thực trạng và định hướnghoạt động của thư viện trong điều kiện đất nước đổi nước

Cuối năm 1992, Thư viện được nhà nước trao tặng Huânchương lao động hạng nhì Ngoài ra thư viện còn được tặngnhiều bằng khen, giấy khen, cờ thưởng luân lưu của Nhà nước Trải qua hơn 50 năm xây dựng và trưởng thành,Thư viện đãthực sự trở thành Thư viện khoa học Tổng hợp về quân sự, là Thưviện trung tâm đầu ngành của hệ thống Đến nay vốn tài liệu củaThư viện trên

Hiện nay thư viện đang tiếp tục xây dựng cơ sở vật chất, tăngcường bổ sung tài liệu và thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ cho

2 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Trung ương Quân đội

2.1.Chức năng

- Tham mưu cho Thủ trưởng Tổng Cục Chính trị và Bộ QuốcPhòng về công tác thông tin-thư viện và hoạt động sách báo trongquân đội

- Sưu tầm , bảo quản ,tàng trữ lâu dài tài liệu để tổ chức khaithác phục vụ tài liệu cho quân đội và quốc gia

- Nhập sách báo bổ sung để cấp phát cho các Thư viện đơn vịtrong hệ thống để góp phần nâng cao đời sống văn hóa tinh thầncho cán bộ, chiến sĩ trong quân đội

- Biên soạn và phát hành thông tin-thư mục về các nội dung cólien quan đến quân sự, quốc phòng,an ninh để cung cấp thông tin

và định hướng đọc cho cán bộ,chiến sĩ trong quân đội toàn quân

- Hướng dẫn và kiểm tra nghiệp vụ,bồi dưỡng đào tạo cho cán

bộ trong toàn hệ thống,tổ chức nghiên cứu khoa học,tổng kết kinhnghiệm giữa các thư viện trong nước và nước ngoài

2.2 Nhiệm vụ

- Trợ giúp Thủ trưởng Tổng cục Chính trị theo dõi,kiểm tra,nắm bắt tình hình của việc tổ chức hoạt động của hệ thống trongtoàn quân

- Soạn các văn bản về Thư viện trình lên Tổng cục Chính trị và

Bộ Quốc Phòng để ban hành.Tham mưu giúp Thủ trưởng Tổngcục Chính trị để ra phương hướng hoạt động thông tin-thư việntrong quân đội

- Tuyên truyền, giới thiệu tài liệu đến bạn đọc: tổ chức giớithiệu sách, triển lãm sách, báo, tọa đàm….

- Bổ sung, sưu tầm,trao đổi tài liệu của Thư viện để phục vụcông tác học tập,nghiên cứu Tiếp nhận ấn phẩm, lưu chiểu củacác đơn vị trong toàn quân

- Xử lý kỹ thuật trong Thư viện để tạo ra các cơ sở dữ liệu,phục vụ việc xây dựng danh mục tra cứu, thư mục phục vụ choquá trình tìm tin

- Tổ chức các phòng đọc,phòng mượn một cách hợp lý và kịpthời với yêu cầu của người nhận

- Tổ chức ,sắp xếp,bảo quản lâu dài kho tài liệu của Thư viện

- Cấp phát sách cho các đơn vị trong toàn quân một cách cóđịnh hướng

- Hướng dẫn nghệp vụ thư viện cho các cán bộ,nhân viên củacác thư viện đơn vị trong toàn quân

- Trao đổi tài liệu và hợp tác với các thư viện,trung tâm thôngtin trong quân đội,trong nước và quốc tế vào các hoạt động thưviện chung của cả nước,đưa sự nghiệp thư viện ngày càng pháttriển

3 Nguồn lực của Thư viện Trung ương Quân đội

Nguồn lực là bộ phận cốt lõi, là nển tảng để lập kế hoạch củathư viện, thể hiện quy mô và khả năng phát triển của Thư việnđó.Nguồn lực của Thư viện Trung ương Quân đội bao gồm:

3.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật

Được sự quan tâm của Bộ Quốc Phòng, Thư viện Trungương Quân đội được xây dựng một cách cơ bản tại số 83 LýNam Đế- Hà Nội.Có thể nói Thư viện là một trong những Thưviện lớn được xây dựng khang trang,đẹp đẽ.

Thư viện đã được trang bị các phương tiện kỹ thuật tươngđối đầy đủ,bao gồm hệ thống tủ mục lục, giá sách,sổ sách,bànghế,đến các thiết bị hiện đại như máy vi tính, máy photocopy,máy nghe nhìn, máy in băng ghi âm, máy hút

3.2 Đội ngũ cán bộ

Việc xây dựng một đội ngũ cán bộ vững vàng về trình độchuyên môn nghiệp vụ, tư tưởng được thư viện rất chú trọng Thư viện luôn tạo điều kiện để các cán bộ đi học nghiệp vụ

ở trong và ngoài nước nhằm nâng cao kỹ năng, học hỏi Hiện nay,Thư viện gồm …

Thư viện không chỉ tập trung vào việc nâng cao trình độnghiệp vụ, ngoại ngữ,tin học cho cán bộ Thư viện mà cả về mặt tưtưởng, lý luận quân sự… thông qua các buổi xem phim tư liệu,các hội nghị,sinh hoạt Đảng…

Bên cạnh các sách báo xuất bản công khai, vốn tài liệu củathue viện còn có các sách , báo xuất bản trong nội bộ quân độibằng giấy gió ở chiến khu Việt Bắc Ngoài ra còn có trên 3 vạnbản tư liệu đánh máy hoặc in và các tài liệu công bố khác đượcnhập về dưới dạng trao đổi.

Vốn tài liệu của thư viện Quân đội có cơ cấu như sau:

- Tài liệu chính trị , xã hội chiếm : 30%

- Tài liệu quân sự chiếm : 25 %

- Tài liệu KHKT, y tế chiếm : 10%

- Tài liệu văn học, nghệ thuật chiếm : 35 %

Nguồn tài liệu quý hiếm do chính các đơn vị trong quânđội phát hành như: Các văn bản,hội thảo khoa học,các báocáo nghiên cứu khoa học, sáng kiến, sáng chế, luận án tiến

sỹ, thạc sĩ trong và ngoài nước

Nguồn tài liệu của Thư viện được tạo lên từ việc bổ sung và

từ nguồn biếu,tặng,trao đổi.Tuy nhiên,tài liệu từ nguồn này khôngnhiều,chỉ mang tính tuyên truyền và ngoại giao là chủ yếu

Vốn tài liệu của Thư viện ngày càng phong phú và đa dạngbởi Thư viện luôn chú trọng đến công tác bổ sung vốn tài liệu.Tuy nhiên,tài liệu của Thư viện chủ yếu là tài liệu truyền thống

mà rất ít tài liệu điện tử Vì vậy, Thư viện cần xây dựng chiếnlược bổ sung vốn tài liệu đúng đắn với sự phát triển của khoa họccông nghệ thông tin hiện nay

3.4 Người dùng tin

Đối tượng phục vụ của Thư viện là các sĩ quan,chiếnsĩ,quân nhân chuyên nghiệp,công nhân viên quốc phòng trong cảnước Ngoài ra còn phục vụ rộng rãi các đối tượng là cán bộnghiên cứu, viên chức,sinh viên đại học, cán bộ giảng dạy.

3.5 Cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thư viện.

Thư viện Trung ương Quân đội bao gồm các phòng, bannhư:

3.5.1 Phòng bổ sung và xử lý kỹ thuật

Hiện nay, Thư viện gồm có nguồn tài liệu công bố,tài liệukhông công bố,tài liệu lưu hành nội bộ Đặc biệt ,Thư viện cònlưu giữ nhiều tài liệu quý hiếm về lịch sử Việt Nam, về hai cuộcchiến tranh, các danh nhân anh hùng,tướng lĩnh.Hàng năm, Thưviện bổ sung trên 3000 tên sách và trên 300 loại báo,tạp chí trong

và ngoài nước

Về sách, báo, tạp chí được nhập vào Thư viện phải đượcchuyển sang khâu xử lý kỹ thuật trước khi đưa ra sử dụng.Baogồm các khâu:

+ Đóng dấu,dán nhãn+ Đăng kí cá biệt+ Mô tả tài liệu+ Phân loại tài liệu+ Định từ khóa+ Xử lý phiếu tiền máy+ Nhập và xây dựng cơ sở dữ liệu

3.5.2 Phòng Phát hành

Phát hành sách là công việc chuyển sách đến tay người đọc,góp phần tuyên truyền quan điểm, đường lối,chủ trương, chínhsách của Đảng và nhà nước,phổ biến kiến thức cho mọi người Theo quy định 3425 của Bộ Quốc Phòng: Thư viện Trungương Quân đội phải dành 50% kinh phí được cấp cho việc chọnlựa mua sách tập trung để cung cấp cho các đơn vị Kinh phí cònlại phân bổ cho các đơn vị thư viện mua.

Tuy nhiên, việc cung cấp sách cho các đon vị của Thư việncòn nhiều thiếu sót vì nội dung sách chưa thật phong phú ,hấp dẫnđối với bộ đội Vì vậy còn phải khắc phục và đổi mới để phục vụcác đơn vị ngày càng tốt hơn

3.5.3 Phòng phục vụ bạn đọc

Công tác phục vụ bạn đọc là cái đích cuối cùng của mọihoạt động Thư viện Hệ thống các phòng phục vụ của Thư việngồm :

dạng như phục vụ tại chỗ, cho mượn về nhà,cung cấp các bản saotài liệu, phục vụ lưu động…

Để phục vụ người dùng một cách hiệu quả, Thư viện đã tổchức rất nhiều hình thức phục vụ tra cứu tìm tin và thông tin-thưmục Cán bộ Thư viện luôn chú ý tới việc hướng dẫn,giúp ngườidung tra tìm tài liệu với thái độ tận tình chu đáo

3.5.4 Phòng thông tin thư mục

Nhiệm vụ của phòng thông tin – thư mục là biên soạn các ấnphẩm “ tài liệu nghiên cứu phục vụ lãnh đạo” Đây là loại tài liệudùng để phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, nâng cao và mở rộngtầm nhận thức cho cán bộ lãnh đạo,chỉ huy cấp chiến dịch, chiếnlược trong quân đội Vì vậy loại tài liệu này có nội dung và loạihình rất phong phú

Ngoài ra phòng Thông tin-thư mục còn biên soạn các thưmục khác nhau như thư mục chuyên đề,thư mục thông báo sáchmới,thư mục giới thiệu sách quân sự

Vào những năm 90,Thư viện đã trang bị một loạt máy tính

và ứng dụng rộng rãi công nghệ thông tin vào tất cả các hoạt độngcủa Thư viện Nhờ đó, công tác biên soạn phòng thông tin-thưmục được dễ dàng và nhanh chóng hơn

3.5.5 Phòng nghiệp vụ thư viện

Phòng nghiệp vụ có nhiệm vụ ngiên cứu ,kiểm tra về nghiệp

vụ thư viện cho hệ thống thư viện trong quân đội

Thư viện cùng các thư viện đơn vị phát triển thành một hệthống tương đối hoàn chỉnh,phục vụ đắc lực cho công tác lãnhđạo,chỉ huy, huấn luyện, nghiên cứu khoa học…

Thư viện cũng rất chú trọng tới việc đào tạo,bồi dưỡng cánbộ,nhân viên thư viện toàn hệ thống có trình độ cao, chú trọng tớiviệc xây dựng vốn tài liệu và trang thiết bị cho các đơn vị thưviện,tủ sách Thư viện thường xuyên phổ biến các văn bản phápquy,thống nhất nghiệp vụ,kỹ thuật chuyên ngành cho các cán bộtrong các Thư viện toàn quân

Nghị quyết TW 2-Khóa VIII của Đảng đã khẳng định “ cùngvới giáo dục và đào tạo,khoa học công nghệ là quốc sách hangđầu” Trong chỉ thị 58-CP/TW của Bộ Chính trị cũng nhấn mạnhviệc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong sự nghiệpcông nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước giai đoạn 2001-2005 Từđây, ta thấy được tầm quan trọng của nền khoa học công nghệtrong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước.

Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học- côngnghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin đã làm gia tăng thông tin vớimột khối lượng khổng lồ, đó là hiện tượng “ bùng nổ thông tin” Hiện tượng này xảy ra khắp nơi trên toàn cầu tạo nên sự mátthông tin,sự nhiễu tin… Vì vậy người sử dụng, người khai thácmuốn có được nguồn tin đúng với nhu cầu của mình là một việc

vô cùng khó khăn và phức tạp,thậm chí sẽ không thể có đượcchúng

Vậy vấn đề cần giải quyết lúc này là làm thế nào để nguồn tin,tài liệu có thể đến với người dung một cách dễ dàng,nhanh chóng,đầy đủ , chính xác,thuận tiện nhất Đây là bài toán đặt ra đối vớinhững người làm công tác thông tin thư viện trong các cơ quanthư viện nói chung và cán bộ của thư viện Trung ương Quân độinói riêng

Công tác xử lý thông tin, xử lý tài liệu có vai trò rất lớn bởi

nó tác động và ảnh hưởng trực tiếp tới sản phẩm và dịch vụ thôngtin, tới chất lượng hoạt động của cơ quan thông tin-thư viện Nếucông tác xử lý thông tin, xử lý tài liệu được chú trọng thì sẽ tạo ranhững nguồn tin đảm bảo độ tin cậy, chính xác, đầy đủ đáp ứngnhu cầu người sử dụng và đem lại hiệu quả thông tin cao.Nhậnthức được tầm quan trọng của công tác xử lý tài liệu nên Thư việnTrung ương Quân đội rất quan tâm đến việc này Thư viện đã tậptrung nhiều cán bộ có kinh nghiệm, có trình độ nghiệp vụ, trình

độ ngoại ngữ, tin học để thực hiện công việc này Thư viện đã

hiện đại như máy tính,máy in,các thiết bị khác…tạo điều kiện chocán bộ tiến hành xử lý tài liệu được nhanh chóng, tiết kiệm thờigian và công sức.

Công tác xử lý tài liệu bao gồm việc mô tả nội dung và hìnhthức của tài liệu Vì vậy, nếu làm tốt công tác này thì rất tiện lợicho người sử dụng trong quá trình tìm kiếm ,khai thác dữ liệu.Qua hệ thống phích, mục lục, thư mục, các bản tóm tắt,tổng quan.Người dung sẽ nhanh chóng tìm được tài liệu phù hợp với yêu cầucủa mình

Các sản phẩm được tạo ra từ công tác xử lý tài liệu của Thưviện Trung ương Quân đội sẽ được chuyển xuống các thư việncủa quân khu, quân đoàn, quân binh chủng… phục vụ các cán bộ ,chiến sĩ quân đội tại các thư viện đơn vị, cơ sở

Vì vậy , công tác xử lý tài liệu trong Thư viện Trung ươngQuân đội có ý nghĩa và vai trò hết sức to lớn Nó không chỉ ảnhhưởng tới chất lượng sản phẩm của thư viện mà còn ảnh hưởngtới các thư viện trong hệ thống

Để hoạt động của Thư viện toàn hệ thống ngày càng hiệu quả,Thư viện Trung ương Quân đội đã và đang cố gắng nhiều trongmọi hoạt động, đặc biệt là công việc xử lý tài liệu Thư viện đã vàđang tiến hành quá trình tin học hóa toàn bộ hoạt động của Thưviện nói chung và hoạt động xử lý tài liệu nói riêng

2.Thực trạng xử lý tài liệu tại Thư viện

Xử lý tài liệu là một chuỗi những công đoạn làm việc với tàiliệu từ khi tài liệu được nhập về đến khi tài liệu được đưa ra phục

vụ bạn đọc Đây là một công việc có vai trò to lớn bởi nó chophép người đọc biết được thông tin về nội dung,hình thức, côngdụng của tài liệu,để có thể lựa chọn được những yêu cầu phù hợpvới nhu cầu của họ.

Thư viện Trung ương Quân đội đã thực hiện công đoạn xử lýtài liệu qua hai khâu cơ bản: Mô tả hình thức và mô tả nội dung.Thư viện đã giao cho phòng Bổ sung và xử lý kỹ thuật tài liệu vàphòng Báo-tạp chí thực hiện hoạt động xử lý tài liệu ,được tiếnhành qua các bước:

- Xử lý phiếu tiền máy

- Nhập và xây dựng cơ sở dữ liệu

2.1 Đóng dấu, dán nhãn

• Đóng dấu

Ngay khi tài liệu được bổ sung về,thao tác đầu tiên mà cán

bộ xử lý phải thực hiện là đóng dấu lên tài liệu

Thư viện Trung ương Quân đội sử dụng 2 loại dấu :

- Dấu “ THƯ VIỆN QUÂN ĐỘI”

- Dấu “QUÂN ĐỘI NHÂN DÂN VIỆT NAM”

- Dấu “THƯ VIỆN QUÂN ĐỘI” gồm các yếu tố : + Kí hiệu nơi tài liệu sẽ được chuyển đến ( M:phòng mượn)

+Năm xuất bản tài liệu (Vd:04)

+ Số đăng kí cá biệt ( Vd: 115273)

- Dấu “ QUÂN ĐỘI NHÂN DÂN” Bao gồm:

+ Tên dấu : “THƯ VIỆN QUÂN ĐỘI”

+ Tên cơ quan : “THƯ VIỆN TRUNG ƯƠNGQUÂN ĐỘI”

Mỗi loại hình tài liệu có một cách đóng dấu.Chúng khácnhau về loại dấu và số lượng dấu được đóng trên mỗi tàiliệu

- Đối với sách, luận án ,tư liệu : Đóng cả 2 loại dấutrên cho những loại tài liệu này

+ Dấu “THƯ VIỆN QUÂN ĐỘI” được đóng vàotrang tên sách,tại khoảng chính giữa của tên tài liệu và tênnhà xuất bản và góc phải phía dưới của trang 17 Nếu sáchmỏng ,không có trang 17 thì đóng dấu vào trang trước củatrang cuối cùng

+ Dấu “QUÂN ĐỘI NHÂN DÂN VIỆT NAM”đóng vào chính giữa mép trên của trang lời nói đầu(lời giớithiệu) và đóng dấu giáp lai Nếu sách không có trang lời nóiđầu thì đóng vào trang đầu tiên của nội dung sách

- Đối với báo,tạp chí

Dấu dành cho báo, tạp chí là dấu “ QUÂN ĐỘI NHÂNDÂN VIỆT NAM” Tuy nhiên ,tại phòng báo ,tạp chídấu này được sử dụng có khác hơn một ít

Chỉ đóng dấu một lần cho báo tại vị trí của tên báo

Đóng dấu 2 lần cho tạp chí, tại trang bìa và trang saubìa của tạp chí.

*Ý nghĩa của việc đóng dấu: Đóng dấu cho tài liệu sẽ giúp choviệc kiểm soát tài liệu của Thư viện Điều đó chứng tỏ tài liệu đóthuộc quyền sở hữu của Thư viện Đồng thời, giúp cán bộ thưviện dễ dàng nhận biết được nếu tài liệu bị xé hay bị thất lạc, bịmất

*Yêu cầu khi đóng dấu : Cán bộ thư viện cần chú ý đóng dấu đầy

đủ, chính xác,cân đối sao cho đảm bảo tính thẩm mỹ, tránh việcđóng nhầm vị trí của mỗi dấu

+Ký hiệu môn loại : ( ví dụ : 334( V)(09))

Cách thức dán nhãn:

- Đối với sách, luận án: dán 1 nhãn/ tài liệu

Nếu tài liệu được sắp xếp vào bộ phận nào thì dán nhãn

có ký hiệu của bộ phận đó

- Đối với báo,tạp chí: Sauk hi đã phục vụ 1 tháng, 1 quýhoặc 1 năm, báo ,tạp chí sẽ được đóng thành quyển Chỉdán nhãn cho quyển báo, tạp chí với 2 loại T và B, khôngdán nhãn cho báo, tạp chí rời

- Yêu cầu khi dán nhãn:

Dán nhãn trên trang bìa và sát mép gáy của tài leeij Cóthể dán nhãn ở phía trên hoặc phía dưới của trang bìa tàiliệu nhưng nhãn cần được dán ngay ngắn, không bị lệch

và nhăn nhúm

2.2 Đăng ký tài liệu.

Sau khi đã đóng dấu, dán nhãn cho tài liệu, cán bộ xử lý sẽtiến hành đăng kí tài liệu

Đăng ký tài liệu cho 2 loại : Đăng ký tổng quát và đăng kí cábiệt Cán bộ xử lý của Thư viện tiến hành đăng ký cá biệt cho tàiliệu một cách thường xuyên hơn, còn đăng kí tổng quát chỉ thựchiện sau 4 đến 6 tháng

Đăng ký tổng quát là đăng kí từng lô sách, từng đợt sách nhậpvào thư viện theo một chứng từ kèm theo vào sổ đăng kí tổngquát Qua sổ đăng kí tổng quát, ta biết được tổng số tài liệu cũngnhư tổng số tiền của số tài liệu đó có trong thư viện tại một thờiđiểm nhất định