Liệt kê những tiêu chí cần thiết của một CEO (tổng giám đốc) khi bạn chuẩn bị công tác phỏng vấn các ứng viên vào vị trí này

QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC Đề Tài: Hãy lý giải khác biệt hai học thuyết X Y (của Doughlas McGregor) quản trị nhân Làm cách tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt hơn? Liệt kê tiêu chí cần thiết CEO (Tổng Giám Đốc) bạn chuẩn bị công tác vấn ứng viên vào vị trí này? Có thể áp dụng mô hình Quản Lí Đổi Mới (Managing Change) John Kotter vào việc thay đổi văn hóa doanh nghiệp bạn? Nội dung làm Câu 1: Hãy lý giải khác biệt hai học thuyết X Y (của Doughlas McGregor) quản trị nhân 1.1 Nội dung học thuyết X Y o Học thuyết X: Học thuyết X Douglas Mc Gregor đưa vào năm 1960, kết việc tổng hợp lý thuyết quản trị nhân lực áp dụng xí nghiệp phương Tây lúc Học thuyết X đưa giả thiết có thiên hướng tiêu cực người sau: - Lười biếng tính người bình thường, họ muốn làm việc - Họ thiếu chí tiến thủ, không dám gánh vác trách nhiệm, cam chịu để người khác lãnh đạo - Từ sinh ra, người tự coi trung tâm, không quan tâm đến nhu cầu tổ chức - Bản tính người chống lại đổi - Họ không lanh lợi, dễ bị kẻ khác lừa đảo kẻ có dã tâm đánh lừa Theo học thuyết nhà quản trị lúc chưa hiểu hết mức nhu cầu người nên hiểu đơn giản người lao động có nhu cầu tiền, hay nhìn phiến diện chưa đầy đủ người lao động nói riêng chất người nói chung Chính điều mà nhà quản trị theo học thuyết X thường không tin tưởng vào Họ tin vào hệ thống quy định tổ chức sức mạnh kỷ luật Khi có vấn đề xảy ra, họ thường cố quy trách nhiệm cho cá nhân cụ thể để kỷ luật khen thưởng Nhà quản trị cần huy , kiềm tra, điều chỉnh hành vi nhân viên để họ làm việc nhắm đáp ứng nhu cầu tổ chức Nhà quản trị sửng dụng biện pháp khen thưởng kỷ luật, trừng phạt để đáp lại hành vi ủnh hộ hay chống đối nhân viên o Học thuyết Y Học thuyết Y Douglas Mc Gregor đưa vào năm 1960 Có thể coi học thuyết “sửa sai” hay tiến lý thuyết quản trị nhân lực Học thuyết Y đưa giả thiết tích cực chất người, là: - Lười nhác tính bẩm sinh người nói chung Con người cần thích làm việc nghỉ ngơi giải trí Lao động trí óc, lao động chân tay nghỉ ngơi, giải trí tượng người - Điều khiển đe dọa biện pháp thúc đẩy người thực mục tiêu tổ chức Con người chủ động tự giác việc thực mục tiêu tổ chức mà họ giao phó - Trong điều kiện thích hợp, người bình thường không học cách chấp nhận trách nhiệm mà học cách nhận trách nhiệm - Tài người tiềm ẩn, vấn đề để khơi gợi dậy tiềm Không người có khả phát huy tốt trí tưởng tượng, tài sức sáng tạo - Con người làm việc tốt đạt thỏa mãn cá nhân Các phần thưởng liên quan tới kết công việc họ đóng vai trò quan trọng việc giao phó cho họ thực mục tiêu Như vậy, học thuyết Y cho nhân viên tự nhiên mà trở thành người không chăm chỉ, động Họ vốn người nhiệt tình làm việc, biết nhận trách nhiệm, mong muốn tạo kết tốt Quan điểm chất người tương tự với mà ngày nghĩ phương thức quản lý hợp tác, nơi làm việc nơi nhân viên tự nhiều suy nghĩ, hành động đóng góp cho kế hoạch làm việc Từ cách nhìn nhận người trên, học thuyết Y đưa phương thức quản trị nhân lực như: - Thực nguyên tắc thống mục tiêu tổ chức mục tiêu cá nhân Khi tổ chức tạo công việc thích thú, trì quan hệ tốt nhân viên nhân viên chấp nhận mục đích tổ chức họ Nhà quản trị cần cung cấp cho nhân viên môi trường làm việc tốt để họ kết hợp mục tiêu cá nhân vào mục tiêu tổ chức Điều có nghĩa làm cho nhân viên hiểu để thỏa mãn mục tiêu cần phải thực tốt mục tiêu tổ chức - Các biện pháp quản trị áp dụng người lao động phải có tác dụng mang lại "thu hoạch nội tại” Một tổ chức đạt hiệu điều kiện làm việc tốt nội dung công việc rõ ràng - Áp dụng phương thức hấp dẫn để có cam kết chắn thành viên tổ chức Khuyến khích tập thể nhân viên tự điều khiển việc thực mục tiêu họ, làm cho nhân viên tự đánh giá thành tích họ - Nhà quản trị nhân viên phải có ảnh hưởng lẫn Đối xử với nhân viên nên phù hợp với nhân cách trình độ họ - Tổ chức nên quan tâm nhiều đến huấn luyện hướng dẫn trừng phạt đè nén Thuyết Y khoa học quản trị thông qua tự giác tự chủ Mc Gregor kêu gọi sử dụng biện pháp tự chủ thay cho cách lãnh đạo điều khiển thông qua nguyên tắc thứ bậc 1.2 Sự khác biệt hai học thuyết Từ nội dung trên, dễ dàng nhìn khác biệt hai học thuyết gần đối lập nhau: Thuyết X Thuyết Y Giả thiết tiêu cực chất người, đáng giá người phiến diện Giả thiết tích cực chất người, đánh giá người toàn diện Phương thức quản lý nghiêm khắc, theo nguyên tắc thứ bậc Phương thức quản lý tự giác , tự chủ mềm dẻo Tạo nên tính thụ động, thiếu sáng tạo nhân viên Tạo nên tính chủ động, sáng tạo nhân viên Phù hợp với tổ chức qui mô lớn, trình độ phát triển chưa cao Phù hợp với tổ chức qui mơ nhỏ, chuyên môn hóa cao Câu 2: Hãy phân tích ưu khuyết điểm mô hình nhu cầu A Maslow 2.1 NỘI DUNG CỦA THUYẾT NHU CẦU MASLOW Tháp nhu cầu Maslow nhà tâm lý học Abraham Maslow đưa năm 1943 viết A Theory of Human Motivation lý thuyết quan trọng ứng dụng nhiều quản trị, quản trị nguồn nhân lực quản trị Marketing Cấu trúc tháp nhu cầu Maslow gồm tầng, đó, nhu cầu người liệt kê theo thứ tự hình kim tự tháp Những nhu cầu phần đáy kim tự tháp cần thỏa mãn trước Các nhu cầu bậc cao nảy sinh mong muốn thỏa mãn nhu cầu đáp ứng đầy đủ Dưới hình minh họa tháp nhu cầu Maslow:  Tầng thứ nhất: Nhu cầu sinh lý (physiological) - thức ăn, nước uống, nơi trú ngụ, tình dục, tiết, thở, nghỉ ngơi  Tầng thứ hai: Nhu cầu an toàn (safety) - cần có cảm giác yên tâm an toàn thân thể, việc làm, gia đình, sức khỏe, tài sản đảm bảo  Tầng thứ ba: Nhu cầu giao lưu tình cảm trực thuộc (love/belonging) - muốn nhóm cộng đồng đó, muốn có gia đình yên ấm, bạn bè thân hữu tin cậy  Tầng thứ tư: Nhu cầu quý trọng, kính mến (esteem) - cần có cảm giác tôn trọng, kinh mến, tin tưởng  Tẩng thứ năm: Nhu cầu tự thể thân (self-actualization) - muốn sáng tạo, thể khả năng, thể thân, trình diễn mình, có công nhận thành đạt 2.2 ĐÁNH GIÁ HỌC THUYẾT NHU CẦU CỦA MASLOW Học thuyết tháp nhu cầu Maslow đánh giá cao tính chất xác thực, đán cụ thể Học thuyết ứng dụng nhiều lĩnh vực kinh tế -xã hội, giúp nhà quản trị nói riêng người nói chung, hiểu rõ người Trong lĩnh vực Marketing, học thuyết sử dụng để làm tảng khảo sát hành vi người tiêu dùng – tiền đề chiến lược bán hàng Trong lĩnh vực Quản trị nguồn nhân lực, học thuyết sử dụng phổ biến nghiên cứu phương thức động viên nhân viên làm việc Cũng lý thuyết khác, học thuyết tất nhiên tuyệt đối toàn vẹn Ví dụ: Sẽ khó sử dụng thuyết Maslow để giải thích hành vi cá biệt hành động thầy giáo vùng cao với mức lương không đủ sống (nhu cầu chưa thỏa mãn) làm việc với niềm say mê, niềm tin khát vọng nâng cao trình độ chuyên môn (nhu cầu cấp cao), Tuy nhiên, 60 năm qua, học thuyết đại diện cho tâm lý số đông kim nam cho nhà quản trị, nhà giáo dục học, tâm lý học nghiên cứu hành vi người Câu 3: Làm cách tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt hơn? Những nghiên cứu Elton Mayo (1924-1932) Dickson (1973) người lao động không động viên yếu tố tiền bạc trả cho sức lao động mà hành vi họ nơi làm việc dẫn dắt nhiều yếu tố khác gòp thành động lực làm việc họ Nhiều công trình nghiên cứu chuyên sâu vấn đề động lực tồn dạng có ý thức hay vô thức Nó thúc đẩy người ta hành động gây ảnh hưởng tốt xấu, động lực định hướng hành động theo nhiều phương cách thường dẫn dắt mong muốn cá nhân ngưới nhân viên thể qua hành vi thái độ họ Vì vậy, nhà điều hành cần hướng “mong muốn cá nhân” cho phù hợp với “ mục tiêu tổ chức” cần học cách nhận định thái độ nhân viên, cách nhận biết nhân viên cần động viên mức độ Xét khía cạnh tâm lý, người cảm thấy phấn chấn làm việc khi: - Công việc tạo thích thú - Công việc có mục tiêu cụ thể hợp lý (sẽ đạt mục tiêu sau cố gắng hy vọng) - Được ghi nhận thành tích, cảm ơn, khen thưởng lúc từ cấp - Được đồng nghiệp tin tưởng, nể phục - Được tạo hội phát triển nâng cao tay nghề - Môi trường làm việc tốt (yếu tố minh bạch công coi chủ yếu) Hiện nay, HRD tổ chức hệ thống hóa hoạt động nhằm động viên nhân viên, hay nói cách khác trì nâng cao động lực làm việc họ thành chương trình cụ thể Có thể liệt kê số chương trình phổ biến sau: - Động viên thông qua thiết kế công việc (Motivation through Job design) • Chiến lược làm công việc phù hợp với người: Gồm hai kỹ thuật  Mở rộng công việc (Job Enlargement)  Làm phong phú công việc (Job Enrichment) • Chiến lược làm người phù hợp với công việc  Giúp nhân viên tìm hiểu trước thực tế công việc (Realistic Job Review) tránh bất ngờ thường nguyên nhân chủ yếu dẫn đến thái độ bất mãn nghỉ việc  Sự luân phiên công việc (Jop Rotation) tạo điều kiện cho nhân viên nhận loại hình công việc phù hợp với  Làm việc có giới hạn ( Limited Exposure): Để tránh nhàm chán cho nhân viên làm công việc c1o tính thủ tục, HRD dùng kỹ thuật Giờ nghỉ tình (contingent time off –CTO) gồm việc thiết lập hạn mức thành hang ngày thách thức nhân viên nghỉ hoàn thành hạn mức Phương pháp đem lại kết suất cao - Động viên thông qua khen thưởng (Motivation through rewards) • Phần thưởng ngoại nội (Extrinsic & Intrinsic Rewards)  Ngoại tại: Tiền, phúc lợi, đề bạt, công nhận, khen ngợi, biểu dương…  Nội tại: Chính tự cảm nhận thành tựu, tự trọng, thể thỏa mãn • Chế độ đãi ngộ nhân viên: linh động đa dạng tùy theo tổ chức Có thể đơn cử vài ví dụ như:  Chế độ lương theo sản lượng  Hoa hồng bán hang  Chế độ thưởng định kỳ cho thành tích xuất sắc (Quí, sáu tháng…)  Chia lợi nhuận  Tăng lương theo trình độ kiến thức  Mua cổ phiếu công ty  … - Động viên thông qua tham gia nhân viên (Motivation through Participation) Nhân viên có lực, có nhu cầu phát triển thể thân động viên lớn với chương trình Họ tham gia vào lĩnh vực: • Thiết lập mục tiêu • Ra định • Giải vấn đề • Thiết kế thực thi thay đổi tổ chức Một số mô hình dùng phổ biến Nhóm kiểm soát chất lượng, Nhóm hoạt động tự quản nhằm động viên nhân viên, đặc biệt nhân viên thuộc nhóm tài (Talent Pool) tổ chức Câu 4: Liệt kê tiêu chí cần thiết CEO (Tổng Giám Đốc) bạn chuẩn bị công tác vấn ứng viên vào vị trí này? Tổng Giám đốc điều hành (Chief Executive Officer – CEO) hay tổng giám đốc chức vụ điều hành cao tập đoàn, công ty hay tổ chức Việc chọn lựa nhân cho vị trí công việc quan trọng phận nhân (Human Resource Department - HRD) Ở tập đoàn đa quốc gia, việc tìm đối tượng cho vị trí CEO đơn vị địa phương thuộc tập đoàn thường có tham gia Giám đốc khu vực HRD khu vực bên cạnh HRD địa phương Tùy theo tính chất đặc thù tổ chức qui mô lẫn ngành nghề hoạt động, HRD xây dựng mô tả công việc (Job description – JD) CEO (JD cập nhật theo giai đoạn phát triển tổ chức) dưa JD để xác định xác tiêu chí phẩm chất cá nhân lẫn lực (Job requirements hay gọi Job Specification - JS) cần tìm kiếm từ ứng viên Một cách tổng quát, JD CEO bao gồm lĩnh vực sau: • Lập kế hoạch (Planning) • Quản lý chung (Overall Management) • Quản lý tài (Financial Management) • Quản lý nhân (HR Management) • Marketing PR • Liên hệ với cộng đồng (Community Relationships) • Đánh giá hiệu hệ thống ( Programmatic Effectiveness) Từ nội dung JD trên, ta có JS – tiêu chí cần thiết vị trí CEO sau: A Năng lực chuyên môn: * Bằng cấp: Cử nhân (chuyên môn hay quản lý) hay MBA * Sử dụng thông thạo phương tiện máy tính phần mềm quản lý thông dụng chuyên dụng tùy theo lĩnh vực hoạt động đặc thù ( có) tổ chức * Kinh nghiệm quản lý giám sát: - Tối thiểu năm kinh nghiệm vị trí quản lý cấp cao doanh nghiệp (thành viên hội đồng cấp cao – Member of Board), xây dựng chiến lược lên kế hoạch, giám sát tài - Tối thiểu năm kinh nghiệm quản lý nhân bao gồm tuyển dụng, giám sát, đánh giá thực chức quản trị nhân khác * Kỹ năng: - Chứng minh kỹ quản lý doanh nghiệp quản lý tài (thiết kế test hay nhóm câu hỏi để đánh giá) - Chứng minh khả làm việc chủ động linh hoạt - Chứng minh kỹ giao tiếp đạt cấp độ từ tốt đến xuất sắc hai lĩnh vực trực tiếp (nói - verbal) gián tiếp (viết- written ) - Chứng minh lực làm việc đa (multi-task) làm việc với tốc độ cao - Chứng minh kỹ giải vấn đề (xung đột, khủng hoảng…) - Chứng minh kỹ định (Dicision Maker ) - Chứng minh khả chia sẻ kiến thức kỹ cho người khác (Training and Mentoring skills) - Chứng minh kỹ lãnh đạo đạt cấp độ xuất sắc (dùng test, case studies interview để phối hợp đánh giá) B Phẩm chất bản: * Tính cách cá nhân - Phẩm chất đạo đức: Trung thực, liêm chính, kiên định - Các tính cách khác: Điềm tĩnh, tư thoáng… Ngoài ra, cần số tính cách khác tùy theo lĩnh vực hoạt động tổ chức Ví dụ: Một tập đoàn chuyên quảng cáo cần CEO có tầm nhìn rộng, ưu thích sáng tạo có tính cách cá nhân nhóm người mở đường (Path-finder) * Kiểu tiếp cận công việc Mẫu người định hướng Giải vấn đề (Planning Problem solving) Quá trình tuyển chọn ứng viên cho vị trí CEO thường thực dạng thảo luận mở dạng vấn thông thường (với nhóm câu hỏi định sẵn HRD) Tuy nhiên, nội dung thảo luận mở soạn thảo chặt chẽ chuyên gia tuyển dụng chuyên gia tư vấn kỹ lưỡng cho vấn viên ( Interviewers) nội dung Đội ngũ vấn viên thường bao gồm thành viên đương nhiệm hội đồng cấp cao thành viên Trung tâm đánh giá (Assessment Center) HRD Câu 5: Có thể áp dụng mô hình Quản lý Đổi Mới (Managing Change) John Kotter vào việc thay đổi văn hóa doanh nghiệp bạn? John Paul Kotter, Giáo sư trường Kinh doanh Harvard, xem chuyên gia quản lý thay đổi Hai sách ông chuyên luận -Dẫn dắt thay đổi (Leading Change) Linh hồn thay đổi (The Heart of Change) đánh giá rât cao nhà điều hành giới 10 nhân viên hay “Coaching plan” (Kế hoach hỗ trợ huấn luyện) cho nhân viên quản lý cấp thấp cấp trung • Nuôi dưỡng mới: Cùng với Ban Giám đốc, HRD xây dựng kế hoạch ngân sách cho chương trình huấn luyện dài hạn toàn tổ chức hạt nhân trao quyền giám sát theo dõi thúc đẩy thực hiên kế hoạch Tài liệu tham khảo PhD Bùi Văn Danh & MBA Nguyễn Văn Dung & ThS Lê Quang Khôi – Quản trị nguồn nhân lực - NXB Phương Đông 2011 The Oxford handbook of Human Resource Management Michael Amstrong – Amstrong’ s handbook of Human Resource Management Practice Anna- Wil Harzing & Joris Van Ruysseveldt- International Human Resource Management John P Kotter – Leading Change John P Kotter – The Heart of Change Các websites: o Psychology.about.com – Maslow’s hierarchy Needs o Wikipedia – Abraham Maslow o www ceovn.com – What is CEO? o www.stevenrobbins Com – CEO Job decription o Doanhnhansaigon.vn – Quản trị thay đổi -oOo Task 1: Analysis the differences between X and Y theories in Human Resource Management (by Doughlas McGregor) In his 1960 book, The Human Side of Enterprise, Douglas McGregor proposed two theories by which to view employee motivation He avoided descriptive labels and simply called the theories Theory X and Theory Y Both of these theories begin with the premise that management's role is to assemble the 14 factors of production, including people, for the economic benefit of the firm Beyond this point, the two theories of management diverge 1.1 Contents of X and Y theories Theory X assumptions: Theory X assumes that the average person: • Dislikes work and attempts to avoid it • Has no ambition, wants no responsibility, and would rather follow than lead • Is self-centered and therefore does not care about organizational goals • Resists change • Is gullible and not particularly intelligent Essentially, Theory X assumes that people work only for money and security Therefore, Managers who believe on X theory have trust no ones They only have believed on systems and power of discipline When having any problem, they often try to attribute responsibility to an individual for rewarding or discipline Managers usually use hard management in controlling, directing, adjusting behaviors of staff for reaching organization’s goals Theory Y assumptions: • The expenditure of physical and mental effort in work is as natural as play or rest • Control and punishment are not the only ways to make people work, man will direct himself if he is committed to the aims of the organization • If a job is satisfying, then the result will be commitment to the organization 15 • The average man learns, under proper conditions, not only to accept but to seek responsibility • Imagination, creativity, and ingenuity can be used to solve work problems by a large number of employees • Under the conditions of modern industrial life, the intellectual potentialities of the average man are only partially utilized In Y theory, McGregor recognized that people‘s nature is not lazy, active They are enthusiastic, take responsibility and tend to good results The concept of human nature is similar to what we now think of the participative management, ie a workplace where employees feel free in thinking, action and contribute to organization’s plans Based on above opinions, management method in theory Y as below: - Align goals of individual with goals of organization That mean managers need to make employees understand that to meet their goals then they need to implement the objectives of the organization - The management processes which apply to employees must bring “ Intrinsic rewards” for them Organization will work effectiveness with good environment and good JDs - Having good processes to get strong commitment of employees Encouraging to apply Self- managed Team Model - Increasing interaction between staffs and managers - Treatment staffs base on their level and personality - More focusing on Coaching Key different points X theory Y theory 16 Setting negative nature for people Management with hard methods and hierarchical principles Create passivity in employees, lacking of innovation Setting positive nature for people Management with soft methods, selfawareness, self -control Making employees active in workplace, create innovative atmosphere Suitable for large-scale organizations, Suitable for middle-scale organizations, low or average - level in high - level in development development Task 2: Analysis strong points and weak points of Maslow's hierarchy of needs 2.1 Maslow’s hierarchy of Needs Maslow's hierarchy of needs is a theory in psychology, proposed by Abraham Maslow in his 1943 paper A Theory of Human Motivation Maslow subsequently extended the idea to include his observations of humans' innate curiosity His theories parallel many other theories of human developmental psychology, all of which focus on describing the stages of growth in humans Maslow use the terms Physiological, Safety, Belongingness and Love, Esteem, and Self-Actualization needs to describe the pattern that human motivations generally move through Maslow's hierarchy of needs is often portrayed in the shape of a pyramid, with the largest and most fundamental levels of needs at the bottom, and the need for self-actualization at the top Maslow's theory suggests that the most basic level of needs must be met before the individual will strongly desire (or focus motivation upon) the secondary or higher level needs 17 Stage 1: Physiological needs For the most part, physiological needs are obvious – they are the literal requirements for human survival If these requirements are not met, the human body simply cannot continue to function Including air, water, food, clothing and shelter provide necessary protection from the elements The intensity of the human sexual instinct is shaped more by sexual competition than maintaining a birth rate adequate to survival of the species Stage 2: Safety needs With their physical needs relatively satisfied, the individual's safety needs take precedence and dominate behavior Safety and Security needs include:  Personal security  Financial security  Health and well-being 18  Safety net against accidents/illness and their adverse impacts Stage 3: Love and belonging After physiological and safety needs are fulfilled, the third layer are interpersonal and involve feelings of belongingness The need is especially strong in childhood and can over-ride the need for safety as witnessed in children who cling to abusive parents Deficiencies with respect to this aspect of Maslow's hierarchy – due to hospitalism, neglect, ostracism, ect – can impact individual's ability to form and maintain emotionally significant relationships in general, such as:  Friendship  Intimacy  Family Humans need to feel a sense of belonging and acceptance, whether it comes from a large social group, such as clubs, office culture, religious groups, professional organizations, sports teams, gangs, or small social connections (family members, intimate partners, mentors, close colleagues, confidants) They need to love and be loved (sexually and non-sexually) by others Stage 4: Esteem All humans have a need to be respected and to have self-esteem and selfrespect Esteem presents the normal human desire to be accepted and valued by others People need to engage themselves to gain recognition and have an activity or activities that give the person a sense of contribution, to feel selfvalued, be it in a profession or hobby Most people have a need for a stable self-respect and self-esteem Maslow noted two versions of esteem needs, a lower one and a higher one The lower one is the need for the respect of others, the need for status, recognition, fame, prestige, and attention The higher one is the need for self-respect, the need for strength, competence, mastery, self-confidence, independence and freedom 19 Stage 5: Self-actualization This level of need pertains to what a person's full potential is and realizing that potential Maslow describes this desire as the desire to become more and more what one is, to become everything that one is capable of becoming This is a broad definition of the need for self-actualization, but when applied to individuals the need is specific 2.1 Comments on Maslow’s hierarchy of Needs ` The theory of Maslow’s hierarchy of Needs is always appreciated by its authenticity, accuracy and specification This theory has applied in many fields of socio-economic, helping managers in particular and people in general, more understanding people In Marketing, this theory uses as foundation to examine consumer behaviors - the premise of the sales strategy In Human Resource Management, this theory is also very common when studying methods of motivation employees to work Similar to other psychological theories, this theory is not perfect one Some special case of human behaviors cannot fit to Maslow’s hierarchy of Needs For example, it is difficult to use Maslow's theory to explain behaviors of a young teacher working with very low salary that is not enough to live (basic needs not met) but he still works with passion, believes and desires to improve the professional level (high- level needs) However, more than 60 years, this theory has fitted to majority and has been a guideline for managers, educators, psychologists in studying human behaviors Task 3: How does management create employee’s dynamics for them to work better? Researchs of Elton Mayo (1924-1932) and Dickson (1973) have shown that workers are not only motivated by the money paid for their labor but also their behaviors at work led by many other factors contributed to their working dynamics More intensive researches on this issue have shown that working 20 dynamics are in conscious or unconscious form It motivates people to act and make good or bad influences Dynamics have power-oriented on people’s behaviors in many ways It is usually driven by employees’ desires and expressed by their attitudes Therefore, the operators and managers should be fitted "employees’ desires" to "the organization's objectives" and should learn to recognize the employee's attitude because this is the best way to recognize the key factors to motivate them By psychological mentioned, employees feel comfortable and work with enthusiasm when: - Interested in their jobs Work with specific , clear and reasonable objectives (they can reach the goal after doing with the best) - Be recognized on their performance, getting right feedback or rewards from his superior at the right time - Be trust, respect - Have opportunities for career development - Good working environment (the factors of transparency and fairness be considered mainly) Currently, the HRD have systemized activities that motivate employees to sets of motivation programs for maintaining and increasing working dynamics of employees Some common programs as follows: - Job Motivation through design • Strategy to fit Jobs to person: Includes two techniques * Job Enlargement * Job Enrichment • Strategy to fit people to Jobs * Realistic Job Reviews: an unexpected issue can be the main reason of a dissatisfication and resignation * Job Rotation : enabling employees to recognize the type of job suits they can best 21 * Limited Exposure: To prevent boredom for employees who work with procedural techniques , HRD can use technique of Contingent time off (CTO), including the establishment of a daily or monthly challenge goal for that jobs and employees will be allowed off when reaching this goals This technique has resulted high effectiveness - Motivation through rewards • Extrinsic & Intrinsic Rewards Extrinsic Rewards :money, benefits, promotion, recognition, praise Intrinsic Rewards : It is the sense of self - achievement, self-esteem • Compensation of employees: very flexible and varied depending on each organization Below are some policies of compensation: * Paid according to output * Sales commission * Rewarding scheme for outstanding performance (quarterly or * Sharing profit * Adjust salary belong to level of knowledge - Motivation through Participation For high competencies staffs which need to develop and express themselves will be great motivated by this kind of program They can participate in areas: Set goals and Objectives of department of organization • Decision-making • Solve the problems • Design and implementation of organizational changes Some models are now apply widely as Quality control groups, self-managed team model for motivation, These activities are more suitable for employees of group talent (Talent Pool) of organizations Task 4: As interviewer, list down key criteria of CEO for preparation to interview this position 22 CEO (Chief Executive Officer - CEO is the highest position of a corporation, company or organization The selection of personnel for this position is one of the most important job of the Human Resource Department (HRD) In the multi-national Corporations, selecting candidates for the CEO position of a local branch of the Group usually has participated by Regional Director and Regional HRD Depending on the particular characteristics of the organization, in terms of size and kind of industry, HRD will develop job description (JD) of CEO position (JD is updated to each stage of organizational development) and based on the JD to accurately determine the criteria for personal qualities and capacities (Job requirements, also known as Job Specification - JS) to look for from candidates In general, the JD of CEO includes following key factors: • Planning • Overall Management • Financial Management • Human Resources Management • Marketing and PR • Community Relationships • Programmatic Effectiveness From JD contents above, we can create Job Specification - JS for this position It includes key criteria for the CEO position as follows: A Professional capacities * Degree: Bachelor's (on management or on expertise) or MBA Use proficient computer equipments and common managing software or specific software for specific activities (if any) of the organization * Experience in management and monitoring: - Minimum years experience in senior management positions (Senior 23 Member of Board), strategy and planning, financial oversight - Minimum years experience in HR management including recruitment, supervision, evaluation and implementation of HR other functions * Skills: - Proven skills in business management and financial management (evaluated by tests designed specifically or by interviewing questions) - Proven ability to work proactively and flexibly - Proven communication skills at level of good to excellent on both the direct ( (verbal) and indirect (written) - Proven ability to work in multi-task and working with high speed - Proven problem solving skills (conflict, crisis ) - Demonstrate decision making skills (reaching Good Dicision Maker standards) - Demonstrate the ability to share knowledge and skills to others (Training and mentoring skills) - Proven leadership skills at excellent levels (using the test, case studies, interview to coordinately evaluate) B Personnel qualities: * Personality - Moral qualities: Honesty, integrity, consistency - The other personnel qualities: Calm, open mind … Besides, depending on kind operations of the organization CEO may need some other personnel qualities as example: An advertising corporation surely needs a CEO with good vision, favorite in creativity and has majority of personality of the Path-finder Person * Type of work – approached : Planning and Problem solving Selection process for the CEO position is usually open discussions conducted by interviewers in spite of common interview (with a predetermined questions of HRD).However, the contents of open discussion is drawn tight by recruiting experts and interviewers who joint into these open discussions will be consulted carefully by HR experts Interviewers Team 24 often includes current members of the board and senior members of the Assessment Center of the HRD Task 5: Can apply Managing Change Model of John Kotter in changing culture in your business? John Paul Kotter, Professor of Harvard , is considered an expert in change management Two of his books on that issue, Leading Change and The Heart of Change, have been rated very highly by the executives in the world David Walsh, Vice Chairman of IL Chicago Tribune Company, in comments upon The Heart of Change: "An excellent book on a topic of utmost importance in today's business environment." His remark affirmed the usefulness of the change management model of John P Kotter This model consists of steps, which was initially introduced in Leading Change and was completed by the author six years later in The Heart of Change These steps can be summarized as follows: - Step 1: Increase the urgency of the problem Whether working in the senior position in a large private firms or in the lower position in a small non-profit organization, the most successful people in change management began by making the relevant individual be aware of urgent need to change Creating awareness of the urgency to change should be made by the creative methods, to make people leave their seats, leaving shells and ready to act - Step 2: Establish Pioneer Team Along with demonstrating the sense of urgency, it’s necessary to create a Pioneer Team including the credibility, skills, having a wide circle of acquaintances, prestigious members for leading the change The team acts as the excellent teams with high confidence and determinative It will be difficult to success in changing when basing on the weak force and in a complex organizational structure which does not have enough power and skills to lead change Overall changing picture will be very bleak if having no necessary resources to make the changes - Step 3: Building Future perspectives and strategies 25 In the most successful cases, Pioneer Team creates a very clear, simple and understandable vision as well as the strategies In the less successful cases, only the detailed plan and budget created with light vision which does not reflect what happening inside and outside the organization, or other ones created by others and Pioneer Team is not interested in In the failed cases, the strategies are often too cautious and slow to adapt to fast - moving conditions - Step 4: Deliver effectively the vision and strategies Next step is delivery of the vision and strategies – Those are simple and sincere messages should be delivered through multiple channels The goal is for people ‘awareness, building commitment and creating the energy of change from all individuals Now, actions are often more important than words The icons will be more impactful The repeat is the key factor The less successful cases is due to deliver ineffectively or everyone does not agree on messages delivered - Step 5: Remove the barriers In the most successful cases, empowerment will be noticed as an important role The basic obstacles that prevent people to take action on the vision are removed In less successful cases, people are only concerned for themselves and ignore the surrounding obstacles The change will be defeated - Step 6: Getting short-term successes In the most successful cases, people who are empowered to act on the vision will get supports to create important short-term successes They give people confidence, motivation and momentum to the efforts In other cases, successes take time, hard to recognize and not reflect human values Lack of a well-managed process, the beginning projects which are selected carelessly and take more time to succeed, people in skepticism and criticism could sink any effort - Step 7: Maintain the motive power for change When the change is successful, leading team will not stop Motive power will comes after initial successes The first change will be strengthened The wise person will choose what to address next, then create waves of change until the vision becomes reality In the less successful cases, 26 people try to too many things at the same time and loosing early motive power - Step 8: Keeping the new things alive Finally, Pioneer Team creates the change throughout the organization by keeping the new culture alive This new culture including norms and behaviors common values developed by effective actions in the appropriate time In this step, to get a big difference, some promotions should be in time; making rightorientation for new employees and creating events that can impact on their emotions Otherwise, the changes will be only superficial and to be swayed easily The most important idea throughout the eight steps is that people will change their actions when they see a real impact on their feelings This is especially true with the aim of changing people's behavior in the changing strategies of the enterprise culture Illustrating to this issue is the process of construction of "Learning Organization" model in the branch of multinational corporations located in the emerging markets (such as Vietnam) now The steps of the process pursue closely 8-step of Change management model John P Kotter as follow: • Create awareness of the benefits of "Learning Organization" model • Development of the Pioneer Team including members of the Learning & Development Team, Training Team, deputies Managers of departments who take professional responsibilities and Vice director of the organization • Pioneer Team creates and practices on the pilot model in accordance with the organization's strategy; Developing criteria for evaluating the change in short-term and long term; Conducting the evaluation and contributing the ideas for adjusting strategy (if need) • Widely application of pilot model: Pioneers team became the clues that deliver effectively the vision and strategy and also the practical experience obtained through the pilot phase • Empowerment: After professional behaviors of team reached the required standard, they will be empowered by pioneers and be supported to monitor steps (if need) 27 • Evaluating the short-term successes: Empowered person and his/her team together evaluate their performance in changing and increasing motive power of team by rewarding • Conducting next action plans to maintain new born thing such as "My Learning" program for each employee or "Coaching Plan" for first-line and middle managers • Keeping the newborn things alive: Together with the Board of Directors, HRD build plans and setting budget for long-term training programs all over the organization and the pioneers are empowered to monitor and promote implementation of these plans References PhD Bùi Văn Danh & MBA Nguyễn Văn Dung & ThS Lê Quang Khôi – Human Resource Management - Publisher Phương Đông 2011 The Oxford handbook of Human Resource Management 10 Michael Amstrong – Amstrong’ s handbook of Human Resource Management Practice 11 Anna- Wil Harzing & Joris Van Ruysseveldt- International Human Resource Management 12 John P Kotter – Leading Change 13 John P Kotter – The Heart of Change 14 From websites: o Psychology.about.com – Maslow’s hierarchy Needs o Wikipedia – Abraham Maslow o www ceovn.com – What is CEO? o www.stevenrobbins Com – CEO Job decription o Doanhnhansaigon.vn – Change Management 28 ... viên, đặc biệt nhân viên thuộc nhóm tài (Talent Pool) tổ chức Câu 4: Liệt kê tiêu chí cần thiết CEO (Tổng Giám Đốc) bạn chuẩn bị công tác vấn ứng viên vào vị trí này? Tổng Giám đốc điều hành (Chief... nhân viên thể qua hành vi thái độ họ Vì vậy, nhà điều hành cần hướng “mong muốn cá nhân” cho phù hợp với “ mục tiêu tổ chức” cần học cách nhận định thái độ nhân viên, cách nhận biết nhân viên cần. .. mục tiêu cá nhân vào mục tiêu tổ chức Điều có nghĩa làm cho nhân viên hiểu để thỏa mãn mục tiêu cần phải thực tốt mục tiêu tổ chức - Các biện pháp quản trị áp dụng người lao động phải có tác