Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty thương mại dầu khí Đồng Tháp.doc

Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty thương mại dầu khí Đồng Tháp

LỜI NÓI ĐẦU

Một doanh nghiệp, một xã hội được xem là phát triển khi lao động có năng suất,

có chất lượng, và đạt hiệu quả cao Như vậy, nhìn từ góc độ "Những vấn đề cơ bảntrong sản xuất" thì lao động là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình sảnxuất kinh doanh Nhất là trong tình hình hiện nay khi nền kinh tế bắt đầu chuyển sangnền kinh tế tri thức thì lao động có trí tuệ, có kiến thức, có kỹ thuật cao sẽ trở thànhnhân tố hàng đầu trong việc tạo ra năng suất cũng như chất lượng lao động Trong quátrình lao động người lao động đã hao tốn một lượng sức lao động nhất định, do đómuốn quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục thì người lao động phải được táisản xuất sức lao động Trên cơ sở tính toán giữa sức lao động mà người lao động bỏ ravới lượng sản phẩm tạo ra cũng như doanh thu thu về từ lượng những sản phẩm đó,doanh nghiệp trích ra một phần để trả cho người lao động đó chính là tiền công củangười lao động (tiền lương)

Tiền lương mà doanh nghiệp trả cho người lao động được dùng để bù đắp sứclao động mà người lao động đã bỏ ra Xét về mối quan hệ thì lao động và tiền lương cóquan hệ mật thiết và tác động qua lại với nhau

Như vậy, trong các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, yếu tố con ngườiluôn đặt ở vị trí hàng đầu Người lao động chỉ phát huy hết khả năng của mình khi sứclao động mà họ bỏ ra được đền bù xứng đáng dưới dạng tiền lương Gắn với tiền lương

là các khoản trích theo lương gồm Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí Côngđoàn Đây là các quỹ xã hội thể hiện sự quan tâm của toàn xã hội đến từng người laođộng

Có thể nói rằng, tiền lương và các khoản trích theo lương là một trong nhữngvấn đề được cả doanh nghiệp và người lao động quan tâm Vì vậy việc hạch toán, phân

bổ chính xác tiền lương cùng các khoản trích theo lương vào giá thành sản phẩm sẽmột phần giúp cho doanh nghiệp có sức cạnh tranh trên thị trường nhờ giá cả hợp lý.Qua đó cũng góp cho người lao động thấy được quyền và nghĩa vụ của mình trongviệc tăng năng suất lao động, từ đó thúc đẩy việc nâng cao chất lượng lao động củadoanh nghiệp Mặt khác việc tính đúng, tính đủ và thanh toán kịp thời tiền lương cho

người lao động cũng là động lực thúc đẩy họ hăng say sản xuất và yên tâm tin tưởngvào sự phát triển của doanh nghiệp.

Là một doanh nghiệp Nhà nước, nên đối với Công ty Thương Mại Dầu KhíĐồng Tháp Petimex việc xây dựng một cơ chế trả lương phù hợp, hạch toán đủ vàthanh toán kịp thời nhằm nâng cao đời sống, tạo niềm tin, khuyến khích người laođộng hăng say làm việc là một việc rất cần thiết luôn được đặt ra hàng đầu Nhận thức

được vấn đề trên, trong thời gian thực tập tại đơn vị em đã chọn đề tài: "Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty thương mại dầu khí Đồng Tháp".

Chuyên đề gồm 3 phần:

Phần I: Những lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo

lương ở doanh nghiệp

Phần II: Tình hình tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở

công ty thương mại dầu khí Đồng Tháp

Phần III: Đánh giá về tổ chức kế toán ở đơn vị và nêu lên kiến nghị, giải pháp

để hoàn thiện công tác kế toán tiền lương ở công ty thương mại dầu khí Đồng Tháp

Trong quá trình kiến tập, nghiên cứu và sưu tầm tài liệu em được sự quan tâmhướng dẫn tận tình của cô Trần Thị Bích Liên cùng sự giúp đỡ của toàn thể cán bộnhân viên phòng kế toán trong công ty thương mại dầu khí Đồng Tháp đặc biệt là anhPhạm Ngọc Huỳnh đã tạo điều kiện cho em hoàn thành chuyên đề này Em xin chânthành cảm ơn và mong nhận được sự góp ý để nâng cao thêm chất lượng của đề tài

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ

CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

1.1.1 Khái niệm – Ý nghĩa – Bản chất của tiền lương và các khoản trích theo lương

1.1.1.1 Tiền lương

Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động mà người lao động

đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh

Tiền lương của người lao động được xác định theo hai cơ sở chủ yếu là sốlượng và chất lượng lao động của mõi người Tiền lương được hình thành có tính đếnkết quả lao động của cá nhân, của tập thể và của xã hội, nó quan hệ trực tiếp đến việcthực hiện lợi ích của cá nhân người lao động, vừa là một yếu tố chi phí cấu thành nêngiá trị của các loại sản phẩm, lao vụ, dịch vụ do doanh nghiệp sản xuất ra Do đó cácdoanh nghiệp sử dụng có hiệu quả sức lao động nhằm tiết kiệm chi phí, tăng tích lũycho đơn vị, tăng thu nhập cho người lao động

1.1.1.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương

Giờ công, ngày công lao động, năng suất lao động, cấp bậc hoặc chức danh,thang lương quy định, số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành, độ tuổi, sức khoẻ,trang thiết bị kỹ thuật đều là những nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương cao hay thấp

+Giờ công: Là số giờ mà người lao động phải làm việc theo quy định

Ví Dụ: 1 ngày công phải đủ 8 giờ… nếu làm không đủ thì nó có ảnh hưởng rấtlớn đến sản xuất sản phẩm, đến năng suất lao động và từ đó ảnh hưởng đến tiền lươngcủa người lao động

+Ngày công: Giả sử ngày công quy định trong tháng là 22 ngày Nếu người laođộng làm tăng hoặc giảm số ngày lam việc thì tiền lương của họ cũng thay đổi theo

+Cấp bậc, Chức danh, thang lương quy định: Căn cứ vào mức lương cơ bảncủa các cấp bậc, chức vụ, chức danh mà CBCNV hưởng lương theo hệ số phụ cấp caohay thấp theo quy định của nhà nước do vậy lương của CBCNV cũng bị ảnh hưỏng rấtnhiều

+Số lượng chất lượng hoàn thành: Nếu làm được nhiều sản phẩm có chất lượngtốt đúng tiêu chuẩn và vượt mức số sản phẩm được giao thì tiền lương sẽ cao Còn làm

ít hoặc chất lượng sản phẩm kém thì tiền lương sẽ thấp

+Độ tuổi và sức khoẻ cũng ảnh hưởng: Nếu cùng 1 công việc thì người laođộng ở tuổi 30 – 40 có sức khoẻ tốt hơn và làm tốt hơn những người ở độ tuổi 50 – 60

+Trang thiết bị, kỹ thuật, công nghệ: Với 1 trang thiết bị cũ kỹ và lạc hậu thìkhông thể đem lại những sản phẩm có chất lượng cao và cũng không thể đem lại hiệuquả sản xuất như những trang thiết bị kỹ thuật công nghệ tiên tiến hiện đại được Dovậy ảnh hưởng tới số lượng và chất lượng sản phẩm hoàn thành cũng từ đó nó ảnhhưởng tới tiền lương

1.1.1.3 Các khoản trích theo lương

Các khoản trích theo lương hiện nay bao gồm: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y

tế, Kinh phí Công đoàn

a) Bảo hiểm Xã hội: Là khoản tiền người lao động được hưởng trong

trường hợp nghĩ việc do ốm đau, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thai sản

b) Bảo hiểm Y tế: Là khoản tiền hàng tháng của người lao động và người

sử dụng lao động đóng cho các cơ quan y tế để được đài thọ khi có phát sinh nhucầu khám bệnh & chữa bệnh

c) Kinh phí Công đoàn: Là khoản tiền dung để duy trì hoạt động tổ chức

công đoàn đơn vị và công đoàn cấp trên Tổ chức này hoạt động nhẳm bảo vệquyền lợi và nâng cao đời sống của người lao động

d) Bão hiểm thất nghiệp : Là khoản tiền dùng để hổ trợ cho các cán bộ

công nhân viên khi bị thất nghiêp, khó khăn chưa có việc làm trong trường hợp có

sự cố xảy ra

1.1.2 Nội dung của quỹ tiền lương

Quỹ tiền lương là tất cả các khoản tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp cótính chất lương mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động thuộc doanh nghiệpquản lý và sử dụng

Xét theo gốc độ hạch toán, quỹ tiền lương được phân thành 02 phần:

1.1.2.1 Quỹ lương chính

Là tiền lương trả cho người lao động được tính theo khối lượng công việc hoànthành hoặc tính theo thời gian làm nhiệm vụ chính tại đơn vị, bao gồm: tiền lươngtheo sản phẩm, tiền lương theo thời gian và các khoản phụ cấp kem theo

1.1.2.2 Quỹ lương phụ

Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian không làm việc tại xínghiệp nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định như: nghĩ phép, nghĩ lễ,học tập quân sự, nghĩ trong thời gian máy hỏng…

1.1.3 Nội dung các khoản trích theo lương

Căn cứ Nghị Định số 152/2006/NĐ-CP ngày 22/12/2006 của Chính Phủ hướngdẫn một số điều của luật BHXH về BHXH bắt buộc;

Căn cứ Nghi định số 62/2009/NĐ-CP ngày 270702009 Chính phủ quy định chitiết và hướng dẫn thi hành một số điều của luật BHYT:

Nội dung Tổng trích Đưa vào chi phí

của doanh nghiệp Người lao động phải nộp

1.1.3.1 Quỹ BHXH: Được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ 22% trên tiền

lương cấp bậc phải trả hàng tháng; trong đó 16% của tiền lương cấp bâc phải trả đượctính vào chi phí sản xuất kinh doanh 6% còn lại do người lao động đóng góp

Mức chi về BHXH được tính cụ thể cho từng người lao động căn cứ vào sựcống hiến thời gian công tác, điều kiện làm việc và mức lương hưởng Quỹ BHXH do

cơ quan bảo hiểm quản lý, doanh nghiệp có trách nhiệm trích nộp đầy đủ cho cơ quanquản lý và thực hiện việc chi trả cho người lao động trong thời gian tạm thời mất sứclao động theo chứng từ duyệt của cơ quan bảo hiểm

1.1.3.2 Quỹ BHYT : Được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ 4,5% trên tiền

lương cấp bậc, trong đó 3% được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh đơn

vị, 1,5% còn lại do người lao động đóng góp Quỹ này do cơ quan bảo hiểm quản lý,doanh nghiệp có trách nhiệm trích nộp đầy đủ cho cơ quan quản lý

1.1.3.3 Quỹ BHTN: Được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ 2% trên tổng

tiền lương phải trả cho người lao động của đơn vị

1.1.3.4 Kinh phí công đoàn: Được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ 1%

trên tổng tiền lương phải trả cho người lao động và được tính vào chi phí sản xuất kinhdoanh của đơn vị, còn 1% người lao động đóng bằng tiền tiền lương, tiền công tháng.Quỹ này do cơ quan công đoàn quản lý

1.1.3.5 Tiền ăn trưa cho người lao động: Nếu đơn vị có chi tiền ăn trưa cho

người lao động, mức ăn trưa tối đa được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh là 1tháng cơ bản/ tháng/người Số tiền ăn trưa vượt mức quy định được tính vào quỹ phúclợi

1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Tính toán chính xác và tổ chức thanh tra kịp thời số tiền lương và các khoảnkhác phải trả cho người lao động đúng theo chế độ quy định đến người lao động Kiểmtra việc chấp hành chế độ tiền lương, BHXH và các khoản chi trả khác cho CNV

Tính toán phân bổ chính xác tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ vào các đốitượng sử dụng

Phản ánh và kiểm tra chặt chẽ việc sử dụng quỹ tiền lương, quỹ BHXH đúngvới chế độ hiện hành; lập báo cáo tiền lương; phân tích tình hình quản lý lao động, sửdụng thời gian lao động và năng suất lao động

cuối cùng Do đó không có khả năng kích thích người lao động

Hình thức này được áp dụng đối với những công việc chưa định mức được,công việc tự động hóa cao, đòi hỏi chất lượng cao

1.1.2.3 Các loại tiền lương theo thời gian

a) Tiền lương tháng (L T ):

Là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động

b) Tiền lương tuần (L t ):

Là tiền lương trả cho 1 tuần làm việc được xác định trên cơ sở tiền lương thángnhân với 12 và chia cho 52 tuần

LT = Lương cơ bản x hệ số cấp bậc

c) Tiền lương ngày ( L n ):

Là tiền lương trả trong một ngày làm việc trên cơ sở tiền lương tháng chia cho số ngàylàm việc theo chế độ trong tháng (22,24,26 ngày)

1.2.2.4 Các hình thức tiền lương theo thời gian

a) Tiền lương theo thời gian giản đơn

Căn cứ vào thời gian làm việc, mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp để tính trảcho người lao động theo tháng, ngày

b) Tiền lương theo thời gian có thưởng

Hình thức này nhằm kích thích người lao động tăng chất lượng sản phẩm vàchú ý đến khối lượng công việc được giao

Đây là hình thức trả lương theo thời gian kết hợp với tiền thưởng.Tiền thưởnggồm tiền tăng năng suất lao động, thưỏng tiết kiệm vật liệu, thưởng nâng cao chấtlượng sản phẩm

1.2.2 Hình thức tiền lương trả theo sản phẩm:

1.2.2.1 Khái niêm

Tiền lương trả theo sản phẩm là hình thức thù lao được chi trả cho người laođộng dựa vào đơn giá và sản lượng thực tế mà người lao động hoàn thành và đạt đượcyêu cầu chất lượng đã quy định sẵn

1.2.2.2 Việc trả lương theo sản phẩm phải đảm bảo các điều kiện sau

Phải xác định và giao định mức một cách chính xác cho người lao động, qua đótùy theo thực tế mõi doanh nghiệp sẽ áp dụng đơn giá sản phẩm khác nhau (Đơn giásản phẩm trực tiếp, đơn giá sản phẩm lũy tiến)

Phải tổ chức nghiệm thu và thống kê sản phẩm kịp thời, chính xác, kiên quyếtloại bỏ những sản phẩm không đạt chất lượng trong khi tính lương

Phải đảm bảo công bằng, tức là nhũng công việc giống nhau thì đơn giá và địnhmức sản lượng phải thống nhất ở bất kỳ phân xưởng nào, ca làm việc nào

1.2.2.3 Ưu điểm – nhược điểm

a)Ưu điểm

Gắn thu nhập của người làm việc với kết quả họ làm ra Do đó có tác dụngkhuyến khích người lao động tăng năng suất lao động

b) Nhược điểm

Việc xây dựng đơn giá tiền lương khá phức tạp

1.2.2.4 Các hình thức tiền lương theo sản phẩm

a)Tiền lương sản phẩm trưc tiếp cá nhân

Hình thức này được áp dụng với những công nhân trực tiếp sản xuất, công việccủa họ có tính chất tương đối độc lập, có thể định mức, kiểm tra nghiệm thu sản phẩmmột cách cụ thể, riêng biệt.

Theo hình thức này, tiền lương phải trả người lao động được tính trực tiếp theo

số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất và đơn giá sản phẩm đã đượcquy định

Trong đó:

Li: Tiền lương thực tế của công nhân I lãnh theo tháng

Qi: Số lượng sản phẩm sản xuât trong tháng của công nhân i

Đg: Đơn giá tiền lương

b) Trả lương theo sản phẩm gián tiếp

Hình thức này thường áp dụng để trả lương cho công nhân phụ làm những côngviệc phục vụ cho công nhân chính như chữa máy trong các phân xưởng, bảo dưỡngmay móc…

Theo hình thức này tiền lương trả cho người lao động được tính bằng định mứctiền lương của họ nhân với mức độ hoàn thành trên chuẩn sản phẩm của nhóm côngnhân chính do người công nhân phụ có trách nhiệm phục vụ

c) Trả lương theo sản phẩm lũy tiến

Đây là hình thức trả lương theo sản phẩm kết hợp với hình thức tiền thưởng, khicông nhân có sô lượng sản phẩm thực hiện trên định mức quy định

Hình thức này sẽ áp dụng các đơn giá khác nhau

Đối với những sản phẩm thuộc định mức: áp dụng đơn giá sản phẩm được xâydựng ban đầu

Đối với những sản phẩm vượt định mức: áp dụng đơn giá lũy tiến

1.3 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ CÔNG NHÂN VIÊN 1.3.1 Chứng từ kế toán

Bảng chấm công (01a- LĐTL)Bảng chấm công làm thêm giờ (01b-LĐTL)Bảng thanh toán lương (02-LĐTL)Bảng thanh toán tiền thưởng (03-LĐTL)Giấy đi đưòng (04-LĐTL)Phiếu xác nhận sản phẩm hay khối lương công việc hoàn thành (05-LĐTL)Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (06-LĐTL)Bảng thanh toán tiền thuê ngoài (07-LĐTL)Hợp đồng giao khoán (08-LĐTL)Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán (09-LĐTL)Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (11-LĐTL)

1.3.2 Kế toán chi tết

Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán tiến hành tính lương, thưởng, trợ cấp phảitrả cho người lao động và lập bảng thanh toán lương, bảng thanh toán tiền thưởng vàbảng thanh toán BHXH

1.3.3 Kế toán tổng hợp

1.3.3.1 Tài khoản sử dụng:

TK 334 “Phải trả người lao động”

Li = Qi x Đg

Tài khoản 334 có 2 tài khoản cấp 2:

Tài khoản 3341: Phải trả công nhân viên

Tài khoản 3342: Phải trả người lao động khác

Nợ TK 622: Lương công nhân trực tiếp sản xuất

Nợ TK 627: Lương công nhân phục vụ và quản lý tại phân xưởng

Nợ TK 641: Lương nhân viên bộ phận bán hàng

Nợ TK 642: Lương nhân viên quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 335: Lương nghĩ phép của công nhân sản xuất

Có TK 334: Tổng tiền lương phải trả cho người lao động

+ Các khoản khấu trừ lương:

Nợ TK 334: Tổng khoản khấu trừ lương

Có TK 338(3383,3384): BHXH, BHYT mà công nhân đóng

Có TK 141: Thu hồi tạm ứng

Có TK 138: Các khoản bắt bồi thường,phạt và nợ phải thu khác

Có TK 333(3335): Thuế thu nhập cá nhân của người lao động phải nộp

+ Căn cứ bảng tính thưởng, kế toán phản ánh khoản tiền thưởng từ quỹ khen thưởng

Thanh toán tiền lương và các

Khoản khác cho CNV bằng TM Tiền lương phải trả nhân viên phân xưởng

TK 512 TK641,642

Thanh toán lương bằng sản phẩm Tiền lương phải trả nhân viên Bán hàng, quản lý DN

TK3331 TK3383 BHXH phải trả

1.4 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG

1.4.1 Chứng từ kế toán

Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (10-TLLĐ)

Bảng phân bổ tiền lương & BHXH (11-TLLĐ)

1.4.2.Tài khoản sử dụng

Tài khoản 338 “Phải trả phải nộp khác”

TK 338

- Kết chuyển giá trị tài sản thừa đã xử lý - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý

(chưa xác định rõ nguyên nhân)

- BHXH phải trả CNV - Giá trị tài sản thừa đã xác định nguyên nhân, phải trả cho cá

- Số phân bổ chênh lệch tỷ giá hối đoái - Kết chuyển chênh lệch tỷ giá hối

(lãi tỷ giá) của hoạt động đầu tư XDCB đoái phát sinh & đánh giá lại các

(giai đoạn trước hoạt động) khi hoàn khoản mục tiền tệ (lãi tỷ giá) của

thành đầu tư để phân bổ dần vào doanh hoạt động đầu tư XDCB (giai đoan

thu tài chính trước hoạt động)

Tài khoản này có 8 TK cấp 2:

Tài khoản 3381: Tài sản thừa chờ xử lý

Tài khoản 3382: Kinh phí công đoàn

Tài khoản 3383: Bảo hiểm xã hội

Tài khoản 3384: Bảo hiểm y tế

Tài khoản 3385: Phải trả về cổ phần hóa

Tài khoản 3386: Nhận ký cược, ký quỹ ngắn hạn

Tài khoản 3387: doanh thu chưa thực hiện

Tài khoản 3388: Phải trả phải nộp khác

Tài khoản 3389: Bảo hiểm thất nghiệp

1.4.3 Định khoản kế toán

+ Hàng tháng căn cứ vào tổng tiền lương thực tế phải trả, tiền lương cấp bậc và

bảng phân bổ chi phí tiền lương Kế toán tiến hành trích quỹ BHXH, BHYT,BHTN &KPCĐ vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh

Nợ TK 622: Đối với công nhân trực tiếp sản xuất

Nợ TK 627: Đối với công nhân phục vụ và quản lý tại phân xưởng

Nợ TK 641: Đối với nhân viên bộ phận bán hàng

Nợ TK 642: Đối với nhân viên quản lý doanh nghiệp

Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ BHXH, BHYT trừ vào

Hoặc chi BHXH, KPCĐ tại DN lương công nhân viên 8,5%

1.5 KẾ TOÁN TRÍCH TRƯỚC TIỀN LƯƠNG NGHĨ PHÉP CỦA CÔNG NHÂN VIÊN

Hàng năm, người lao động trong danh sách của đơn vị được nghĩ một số ngàyphép theo quy định mà vẫn được hưởng đủ lương Trong thực tế, việc nghĩ phép củangười công nhân sản xuất không đồng đều giữa các tháng trong năm Do đó, để việcchi trả tiền lương nghĩ phép không làm cho giá thành sản phẩm đột biến tăng lên, tínhđúng kết quả tài chính của đơn vị, kế toán có thể tiến hành trích trước tiền lương nghĩphép và phân bổ đều vào chi phí của các kỳ hạch toán

Tỷ lệ trích trước tiền lương nghĩ phép

- Các chi phí thực tế phát sinh - Các khoản chi phí được trích trước

được tính vào CP phải trả vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh

- Phần chênh lệch giữa khoản

phải trả lớn hơn số chi phi thực tế

được ghi giảm chi phí

+ Cuối năm, tiến hành điều chỉnh số trích trước theo số đã chi thực tế

- Nếu thiếu, kế toán trích bổ sung

Tổng số tiền lương chính theo

kế hoạch của công nhân sản xuất trong năm

1.5.3 Sơ đồ kế toán tổng hợp

TK334 TK335 TK 622

Hàng tháng tiến hành tríchTiền lương nghĩ phép trước tiền lương nghĩ phép

trực tiếp phát sinh CNSX

Các khoản trích thêm Các khoản trích thừa

1.6 Hình thức sổ kế toán: Đối với mỗi doanh nghiệp thì việc áp dụng hình thức sổ kế

toán là hoàn toàn khác nhau có thể áp dụng một trong bốn hình thức sau:

- Nhật Ký Chung

- Nhật Ký Sổ Cái

- Chứng Từ Ghi Sổ

- Nhật Ký Chứng Từ

+ Nhật Ký Chung: Là hình thức kế toán đơn giản số lượng sổ sách gồm: Sổ

nhật ký, sổ cái và các sổ chi tiết cần thiết Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cảcác nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọngtâm là sổ Nhật Ký Chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán củanghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp

vụ kinh tế phát sinh

Sơ đồ 1.6.1: Tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký chung

+Nhật Ký Sổ Cái: Là hình thức kế toán trực tiếp, đơn giản bởi đặc trưng về số

lượng sổ, loại sổ, kết cấu sổ, các loại sổ cũng như hình thức Nhật Ký Chung Đặctrưng cơ bản của hình thức kế toán này là: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kếthợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ

kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – SổCái là các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Sơ đồ 1.6.2: Tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái

+ Nhật Ký Chứng Từ: Hình thức này có đặc trưng riêng về số lượng và loại sổ.

Trong hình thức Nhật Ký Chứng Từ có 10 Nhật Ký Chứng Từ, được đánh số từ Nhật

Ký Chứng Từ số 1-10 Hình thức kế toán này nó tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các

Sổ quỹ tiền mặt và

sổ tài sản

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Sổ/ thẻ kế toán chi tiết

Nhật ký Sổ cái

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

nghiệp vụ kinh tế đó theo tài khoản đối ứng Nợ Nhật Ký Chứng Từ kết hợp chặt chẽviệc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với các nghiệp vụtheo nội dung kinh tế và kết hợp việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trêncùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.

Sơ đồ 1.6.3: Tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ

+ Chứng từ ghi sổ: Là hình thức kế toán Chứng Từ Ghi Sổ được hình thành sau

các hình thức Nhật Ký Chung và Nhật Ký Sổ Cái Nó tách việc ghi Nhật Ký với việcghi sổ cái thành 2 bước công việc độc lập, kế thừa để tiện cho phân công lao động kếtoán, khắc phục những bạn chế của hình thức Nhật Ký Sổ Cái Đặc trưng cơ bản là căn

cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng Từ Ghi Sổ Chứng từ này do kế toán

Sổ cái tài khoản

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết (theo đối tượng)

lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, cócùng nội dung kinh tế Tại Công ty SXTM và Dịch Vụ Phú Bình hình thức kế toánđược áp dụng là: Chứng Từ Ghi Sổ.

Số lượng và các loại sổ dùng trong hình thức chứng từ- ghi sổ sử dụng các sổtổng hợp chủ yếu sau:

- Sổ chứng từ- Ghi sổ – Sổ nhật ký tài khoản

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ- Nhật ký tổng quát

- Sổ cái tài khoản- Sổ tổng hợp cho từng tài khoản

-Sổ chi tiết cho một số đối tượng

Sổ kế toán chi tiết theo đối tượng

Chứng từ ghi sổ (theo phần hành)

Sổ cái tài khoản

Bảng cân đối tài khoản

Bảng tổng hợp chi tiết theo đối tượng

Báo cáo tài chính

Sổ đăng ký chứng

từ ghi sổ

CHƯƠNG 2

PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TY

THƯƠNG MẠI DẦU KHÍ ĐỒNG THÁP

2.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI DẦU KHÍ ĐỒNG THÁP

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

2 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty

a) Lịch sử hình thành

Công ty thương Mại Dầu Khí Tỉnh Đồng Tháp là một doanh nghiệp Nhà Nướcđược thành lập vào thời điểm chuyển đổi từ cơ chế kế hoạch hóa tập trung sang cơ chếthị trường theo định hướng XHCN Trong buổi giao thời ấy, từ những bước đi chậpchững ban đầu, với sự đoàn kết nhất trí của đội ngũ cán bộ công nhân viên đã từngbước khắc phục khó khăn, tạo dựng cơ sở vật chất góp phần mở rộng thị trường Đếnnay Công ty Thương Mại Dầu Khí Đồng Tháp đã khẳng định là một doanh nghiệp có

vị trí quan trọng trong nền kinh tế của tỉnh Đồng Tháp

Năm 1992 Công ty được thành lập với tên gọi là Công Ty Xăng Dầu và XuấtNhập Khẩu Tổng Hợp Đồng Tháp theo NĐ 388/HDBT và NDD156/HDBT của ThủTướng Chính Phủ

Công ty được Bộ Thương Mại cho phép thành lập tại thông báo số:1827/TBngày 10/12/1992 và ngày 11/12/1992 được thành lập theo QĐ số 133/QĐ.TL của UỷBan Nhân Dân Đồng Tháp với tên gọi là Công ty Vật Tư và XNK Đồng Tháp

Đến ngày 24/08/1998 được đổi tên thành Công ty Thương Mại Dầu Khí ĐồngTháp

+ Tên giao dịch quốc tế: DONG THAP PETROLEUM TRANDINGCOMPANY

+ Tên viết tắt: PETIMEX

+ Trụ sở chính:140 - QL30 - P.Mỹ Phú - TP Cao Lãnh – Đồng Tháp

+ Điện thoại: (067).3 851056 – 3851937

+ Fax: 067.3855017

+ Tài khoản tại:

 Ngân hàng Đầu Tư Và Phát Triển Đồng Tháp

 Ngân hàng Công Thương Tỉnh Đồng Tháp+ Mã số thuế: 1400147351

b) Quá trình phát triển

Từ ngày thành lập công ty luôn xác định nhiệm vụ trọng tâm của mình là cungứng vật tư, xăng dầu phục vụ cho sản xuất nông nghiệp vùng Đồng Tháp và đáp ứngnhu cầu tiêu dùng của nhân dân trong tỉnh và từng bước phục vụ cho các tỉnh bạn

Xác định được nhiệm vụ đó, công ty đã tập trung chủ yếu vào hoạt động kinhdoanh xăng dầu Do đó hàng năm công ty đều được Bộ Thương Mại cấp hạng ngạchnhập khẩu xăng dầu (ủy thác qua các đẩu mối) Trong những năm qua, công ty đã thựchiện việc nhập khẩu xăng dầu và đáp ứng kịp thời cho sản xuất nông nghiệp và tiêudung của nhân dân

Song song với việc phát triển kinh doanh xăng dầu công ty cũng chú trọng đếnviệc phát triển cơ sở vật chất phục vụ cho kinh doanh xăng dầu như: kho chứa, bếnbãi, phương tiện vận chuyển, các trạm bán lẻ…

Có thể nói từ buổi ban đầu mới thành lập công ty hoàn toàn chưa có đủ điềukiện để phục vụ cho sản xuất kinh doanh xăng dầu Nhưng đến nay, công ty đã được

Bộ Thương Mại cho phép trực tiếp nhập khẩu xăng dầu và công ty đã thực hiện côngtác nhập khẩu từ đó đến nay

c) Về thị trường và thị phần xăng dầu cùng với sự phát triển của công ty trong thời gian qua

 Về thị trường

Thị trường kinh doanh xăng dầu có những đặc thù riêng và đòi hỏi phải cónhững điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật theo quy định

Thị trường trong tỉnh: Công ty đã phát triển một cách vững chắc thông qua

mạng lưới tiêu thụ xăng dầu được trãi đều khắp 11 huyện thị, đủ khả năng phục vụ nhucầu sản xuất và tiêu dùng của người dân trong tỉnh

Thị trường ngoài tỉnh: Từng bước được mở rộng và đi vào ổn định thông qua

các kho nhập và tồn trữ Công ty đẩy mạnh bán buôn và các điểm bán lẻ nằm trên địabàn các tỉnh Hiện nay thị trường ngoài tỉnh của Công ty có hầu hết trên các tỉnh ĐồngBằng Sông Cửu Long và một số tỉnh Miền Đông Nam Bộ như: Đồng Nai, Bình Phước

và TP HCM…

 Yếu tố con người là một yếu tố quan trọng đưa công ty đến thành công hay thất bại

Từ buổi ban đầu mới thành lập

Năm 1992: Tổng số cán bộ CNV toàn công ty chỉ có 210 người Trong đó:

Công ty Thương mại Dầu khí Đồng Tháp đã và đang trở thành một trong nhữngđầu mối xuất nhập khẩu xăng dầu trực tiếp của cả nước, chuyên cung cấp cho thịtrường nội địa

- Từng bước nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, tiếp tục mở rộng diệntích kinh doanh đối với Khách sạn – Nhà hàng bên ngoài và mở rộng mạng lưới bán lẻxăng dầu

- Về xử lý hàng hóa nhập khẩu kinh doanh chú trọng khai thác thêm mặt hàngchiến lược mà công ty có thế mạnh trên thị trường

c) Phương hướng kinh doanh

Dựa trên kết quả kinh doanh năm 2009 Công ty đề ra phương hướng kinhdoanh cho năm 2010 và các năm tiếp theo như sau:

Công ty vẫn xác định kinh doanh xăng dầu là ngành chủ lực, kế hoạch cho năm

2010 tăng trưởng là 15%; còn lại các hoạt động khác của đơn vị kinh doanh nhà hàng– khách sạn, dịch vụ du lịch, dịch vụ cảng biển, vận tải xăng dầu,cơ khí….góp phầntăng hiệu quả của công ty Kế hoạch đặt ra cho năm 2010, phải có sự tăng trưởng bìnhquân so với năm 2010 là 7%

Về thị trường xăng dầu: Giữ vững thị trường hiện có đồng thời mở rộng thị

trường ở khu vực là Trà Vinh

Về đầu tư tài sản cố định: Tiếp tục hoàn thiện Kho xăng dầu Phước Khánh,

Kho xăng dầu Sóc Trăng, xây dựng và hoàn thiện cảng xăng dầu Trần Quốc Toản vàmột số cây xăng bán lẻ

Về vốn: Đáp ứng nhu cầu tăng trưởng kinh doanh, ước tính nhu cầu vốn lưu

động cũng sẽ tăng 30% với tổng nhu cầu vốn luân chuyển trên 230 tỷ đồng

Về lao động, tiền lương: Nhu cầu số lượng lao động khoản 510 người, thu nhập

bình quân đầu người/tháng: 3.500.000đ/người/tháng

d) Ngành nghề kinh doanh

Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, các ngành nghề kinh doanh củacông ty bao gồm:

- Kinh doanh xuất nhập khẩu xăng dầu

- Mua bán nhiên liệu khí và các sản phẩm của chúng; vật liệu xâydựng; hàng trang trí nội thất; nông sản thực phẩm; vật tư nông nghiệp; máy móc thiết

bị, phụ tùng, hàng kim khí điện máy;

- Đầu tư xây dựng và kinh doanh cơ sở hạ tầng;

- Kinh doanh nhà (bao gồm xây dựng, buôn bán, cho thuê);

- Hợp tác đầu tư phát triển công nghiệp,tiểu thủ công nghiệp;

- Kinh doanh vận tải thủy bộ;

- Cho thuê kho bãi;

- Kinh doanh dịch vụ du lịch; khách sạn; ăn uống;

- Kinh doanh vui chơi giải trí;

- Hoạt động nghệ thuật sân khấu, karaoke;

- Mua bán các chất bôi trơn;

Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đến thời điểm lập báo cáo này baogồm:

- Kinh doanh xuất nhập khẩu xăng dầu;

- Mua bán nhiên liệu khí và các sản phẩm của chúng;

- Cho thuê kho bãi;

- Kinh doanh dich vụ du lịch, khách sản, ăn uống;

2.1 2 TỔ CHỨC MẠNG LƯỚI KINH DOANH:

2.1.2.1 Hệ thống mạng lưới kinh doanh xăng dầu:

a) Kinh doanh xăng dầu:

Cơ sở vật chất kinh doanh xăng dầu:

 Hệ thống cầu cảng xuất nhập khẩu xăng dầu:

Tại Đồng Nai: Cảng tiếp nhận tàu ngoại có trọng tải đến 25.000 tấn Tại ĐồngTháp: Cảng tiếp nhận từ 3.000 – 5.000 tấn

 Phương tiện vận chuyển xăng dầu:

Phương tiện vận chuyển đường thủy: Công ty hiện có 26 chiếc xà lan vậnchuyển, với tổng mức tải là: 10.000 tấn, xà lan có trọng tải từ 100 – 1.400 tấn

Phương tiện vận chuyển đường bộ: Công ty có 10 chiếc xe bồn vận chuyểnxăng dầu đến các trạm bán lẻ trên đường bộ và phục vụ đến nơi người tiêu dung

 Hệ thống bán lẻ:

Công ty hiện có 30 trạm bán lẻ xăng dầu nằm trên địa bàn các tỉnh Đồng Tháp,Vĩnh Long, Cần Thơ, TP Hồ Chí Minh và Đồng Nai có 07 điểm bán xăng dầu đủ điềukiện giao hàng cho khách hàng bằng xe bồn và xà lan vận chuyển

Phương tiện cứu hỏa đều được trang bị đầy đủ và đúng theo quy định của cơquan cảnh sát PCCC

b) Kinh doanh khách sạn :

Công ty có hệ thống khách sạn kết hợp với nhà hàng khá phong phú Ở khu vựcĐồng Tháp có khách sạn Hòa Bình, Khách sạn khu du lịch Mỹ Trà, Khách sạn Thiên

Ân, Khách sạn Cao Lãnh

2.1.2.2 Tình hình hoạt động kinh doanh hiện nay:

Công ty không chỉ phát triển ở ngành xăng dầu với tốc độ tăng doanh số hàngnăm là 15%, năm 2009 đạt doanh số 5.200 tỷ đồng mà trong những năm qua công tycòn có một hệ thống du lịch, nhà hàng, khách sạn hoạt động tốt mang lại nhiều hiệuquả thiết thực cho công ty Tuy lợi nhuận không bằng lợi nhuận của kinh doanh xăngdầu nhưng nếu so sánh ở góc độ du lịch thì hệ thống du lịch, nhà hàng – khách sạn củacông ty làm ăn rất có hiệu quả năm 2007 doanh số đạt gần 11 tỷ đồng

Trách nhiệm của các bộ phận được quy định rõ ràng và phối hợp chặt chẽ vìmục tiêu chung của toàn công ty Cụ thể như sau:

2.1.3.1 Mô hình quản lý :

Ban giám đốc công ty gồm có:

 Tổng Giám Đốc: Phụ trách chung và trực tiếp quản lý phòng Hành ChánhQuản Trị

 02 Phó Tổng Giám Đốc: Phụ trách về kinh doanh xăng dầu và phụ trach vềđầu tư xây dựng cơ bản

 Kế toán trưởng: Phụ trách về kế toán – tài chính

- Quản lý lao động tiền lương, các dịch vụ phúc lợi, công tác an toàn lao động

- Quản trị hành chánh văn phòng, soạn thảo văn thư đánh máy, nhận phát côngvăn, cung cấp văn phòng phẩm

- Quản lý điều hành đội xe thuộc khối gián tiếp

- Lễ tân ngoại giao

- Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra mọi hoạt động kinh doanh của công ty

và các đôn vị trực thuộc, giải quyết khiếu nại tố cáo

- Thực hiện quy chế dân chủ

- Tổ chức công tác bảo vệ và kiểm tra công tác bảo vệ ở cơ sở

- Đặt biệt tại đây có một cán bộ tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động chungcủa công ty, làm thư ký cho Giám Đốc và các bộ phận chuyên trách công tác thammưu cho ban giám đốc về lĩnh vực pháp luật Mõi phòng chức năng có một trưởngphòng phụ trách chung đồng thời phụ trách công tác nhân sự tiền lương, các dịch vụphúc lợi, công tác ATLĐ, một phó phòng phụ trách tổng hợp và quản trị văn phòng vàmột tổ thanh tra bảo vệ

b) Phòng kinh doanh xăng dầu

 Chức năng:

- Xây dựng kế hoạch kinh doanh xăng dầu, gồm: Chỉ tiêu nhập khẩu, kế hoạchmua hàng, điều phối hàng

- Xây dựng chiến lược giá

- Trao đổi với phòng kế toán tài vụ lập hợp đồng kinh tế

- Tổ chức khâu mua hàn

-Điều động phân phối hàng hóa cho các chi nhánh, các trạm điều hành trựcthuộc

- Tổ chức tiếp thị phát triển thị trường

- Phòng có một Trưởng Phòng và hai Phó Phòng Trưởng phòng phụ tráchchung, một Phó Phòng phụ trách đầu ra ( tiêu thụ)

- Lo thủ tục hoặc trực tiếp làm ( tùy thuộc quy mô lớn nhỏ liên quan đến việcXDCB (lo giấy phép , khảo sát, thiết kế, dự toán, thi công) chủ yếu là công trình thuộctài sản công ty, tập trung vào các cây xăng.

- Bảo trì sữa chữa thường xuyên các cây xăng và tài sản khác thuộc công ty

d) Phòng kế toán – tài vụ

 Chức năng:

- Tổ chức hoạch toán các hoạt động có lien quan đến tài chính công ty

- Tổ chức, phân công đội ngũ kế toán

- Thống nhất với phòng kinh doanh xăng dầu để ký hợp đồng kinh tế ( mua bánhàng)

- Thống nhất với phòng HCQT hoặc Phòng Kỹ Thuật để ký hợp đồng kinh tếkhác

- Lập và ký hợp đồng tín dụng với ngân hàng

- Đánh giá hiệu quả các dự án

- Phân tích hoạt động tài chính

- Lập báo cáo tài chính

- Giải quyết các tồn động về tồn động về tài chính của giai đoạn trước (Nhất làcác khoản nợ phải thu, phải trả)

2.1.3.3 Các đơn vị trực thuộc a) Cảng và kho Nhơn Trạch – Đồng Nai

Đang xây dựng dang dở, mục đích để tiếp nhận, tồn trữ hàng nhập khẩu

b) Các tổng kho Trần Quốc Toản, Tân Phú Thành

Có chức năng tồn trữ để đảm bảo hàng phục vụ khu vực Đồng Tháp vàcác tỉnh Vĩnh Long, Cần Thơ…

- Biên chế hiện có 27 cán bộ công nhân viên, mỗi Tổng Kho đều được bổ nhiệmlãnh đạo và bố trí cán bộ nghiệp vụ đầy đủ phù hợp với điều kiện kinh doanh của đơn

vị, quản lý và điều hành chặt chẽ

- Bộ máy quản lý của các kho được bố trí: 01 Giám đốc kho, 02 Phó Giám Đốc,

01 Kế Toán viết phiếu , 02 Thủ kho, 01 Kỹ sư hóa nghiệm Số CBCNV còn lại làmcông việc cấp phát hàng hóa và bảo vệ

- Giám đốc kho chịu trách nhiệm về công tác quản lý và điều hành mọi hoạtđộng của kho

+ Phó Giám Đốc – phụ trách kỹ thuật ( gọi tắt là PI)

+ Phó Giám Đốc – Phụ trách bảo vệ - ATVSLD – PCCC (Gọi tắt là PII)Các kho đều có quy chế tổ chức hoạt động riêng biệt được giám đốc công typhê duyệt và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được phân cấp, xác định

cụ thể rõ ràng trong quy chế của tổng kho

 Ngoài tỉnh: Chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh, Hậu Giang,

Bình Thuận, An Giang, Kiên Giang

 Trong tỉnh: Trạm xăng dầu Bàu Dong

Trạm xăng dầu đều có một bộ máy quản lý và điều hành việc kinh doanh xăngdầu của trạm Cụ thể, đối với trạm xăng dầu có quy mô lớn, bộ máy nhân sự được bốtrí một trưởng trạm, 1 phó trạm, 1 kế toán, 1 thủ kho, 2 nhân viên bán hàng + bảo vệ.

Đối với trạm có quy mô vừa và nhỏ được bố trí 01 trưởng trạm phụ tráchchung, 01 kế toán và 02 nhân viên bán hàng + bảo vệ

Về thời gian làm việc và nghĩ ngơi của công ty: Công ty tuần làm việc 40 giờ,nghĩ ngày thứ 7 đối với khối văn phòng và các đơn vị quản lý thì cử cán bộ trực ngàythứ 7 Riêng các đơn vị trực tiếp kinh doanh ( Kinh donh xăng dầu – Kinh doanhkhách sạn – du lịch) thì tùy thuộc vào điều kiện thực tế của đơn vị mình phân ca, kíplàm việc đảm bảo cho người lao động ngĩ ngơi theo quy định của công ty

So với trước đây công ty giảm đi 04 xí nghiệp trực thuộc lập lại 03 trạm điềuhành khu vực trong Tỉnh , sắp xếp lại chức năng, nhiệm vụ của 05 phòng nghiệp vụ

2.1.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

2.1.4.1 Mô hình tổ chức

Ghi chú:

: Quan hệ chỉ đạo

: Quan hệ đối chiếu số liệu

Sơ đồ 2.1.4.1 Mô hình tổ chức phòng kế toán trong công ty thương mại dầu khí Đồng Tháp

Là người cung cấp thông tin và tham mưu cho giám đốc về các hoạtđộng kinh doanh, phương hướng phát triển cho công ty, đảm bảo các nguồn thu

Kế toán trưởng kiêm Trưởng Phòng

Tổng số tiền lương nghĩ phép theo kế

Phó phòng phụ trách Tài chính

Tư, HàngHóa

KếToánTàiSảnCốĐịnh

Kế Toán CôngNợ

KếToánXây Dựng

KếToánChuyênQuảnCácĐơn vị

Kế ToánChi PhíGiáThành