Hướng dẫn tự học Excel

DỰ ÁN HỖ TRỢ ĐỔI MỚI QUẢN LÝ GIÁO DỤCSupport to the Renovation of Education Management SREM CHƯƠNG TRÌNH HỖ TRỢ KỸ THUẬT QUẢN LÝ GIÁO DỤC VÙNG KHÓ TỈNH QUẢNG TRỊ PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG MI

Trang 1

DỰ ÁN HỖ TRỢ ĐỔI MỚI QUẢN LÝ GIÁO DỤC

Support to the Renovation of Education Management ( SREM )

CHƯƠNG TRÌNH HỖ TRỢ KỸ THUẬT QUẢN LÝ GIÁO DỤC VÙNG KHÓ TỈNH QUẢNG TRỊ PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG

MICROSOFT OFFICE EXCEL 2003

I CÁC THAO TÁC CƠ BẢN:

1 Cấu trúc bảng tính:

Bảng tính gồm có 2 phần:

- WorkBook: Lưu trữ các WorkSheet, gồm có 255 WorkSheet

- WorkSheet: Là các trang bảng tính nằm trong WorkBook, mỗi

WorkSheet gồm có tiêu đề cột (256 cột), số hiệu dòng (65536 dòng) và tên WorkSheet

Giữa các WorkBook và các bảng tính khác có thể liên kết với nhau

Trang 2

I CÁC THAO TÁC CƠ BẢN:

2 Định dạng bảng:

- Điều chỉnh độ rộng cột và chiều cao dòng

- Ghép, tách ô

- Các định dạng khác:

Cách 1: Vào Format \ Cell

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1

Trang 3

II CÁC HÀM THÔNG DỤNG:

1 Khái niệm và cú pháp chung của hàm:

a Khái niệm:

Hàm là một đoạn chương trình con đã được định nghĩa nhằm thực hiện một công việc nào đó và trả về một giá trị

b Cú pháp chung:

=<TÊN HÀM>(Danh sách các đối số)

Ví dụ: =SUM(1,6,2,4)  13

=MAX(3,2,6,4)  6

Trang 4

2 Địa chỉ:

a Địa chỉ tương đối:

<cột><dòng> : Khi sao chép đến ô mới, địa chỉ mới sẽ thay đổi theo phương, chiều và khoảng cách

b Địa chỉ tuyệt đối:

$<cột>$<dòng> : Khi sao chép đến ô mới, địa chỉ mới không thay đổi

c Địa chỉ hỗn hợp:

$<cột><dòng> hoặc <cột>$<dòng>

3 Vùng:

Được giới hạn bởi toạ độ ô đầu và toạ độ ô cuối

<cột><dòng>:<cột><dòng>

Trang 5

3 Các hàm số học:

a Hàm ABS:

=ABS(Đối số) : Lấy trị tuyệt đối của đối số

b Hàm INT:

=INT(Đối số) : Lấy phần nguyên của đối số (đối số phải là số dương)

c Hàm MOD:

=MOD(Đối số, Số chia) : Đem đối số chia cho số chia và lấy phần dư.

d Hàm SQRT:

=SQRT(Đối số) : Lấy căn bậc hai của đối số

e Hàm SUM:

=SUM(Danh sách các đối số) : Lấy tổng các đối số có trong danh sách

Trang 6

3 Các hàm số học:

f Hàm ROUND:

=ROUND(Đối số,n) : Làm tròn đối số

nếu n = 0 làm tròn đến phần nguyên nếu n < 0 làm tròn đến n số phần nguyên nếu n > 0 làm tròn đến n số phần thập phân

Trang 7

4 Các hàm thống kê:

a Hàm AVERAGE:

=AVERAGE(Danh sách các đối số) : Lấy trung bình cộng của các đối số

có trong danh sách

b Hàm COUNT:

=COUNT(Danh sách các vùng) : Đếm tổng số các ô có dữ liệu là kiểu số trong danh sách các vùng

c Hàm COUNTA:

=COUNTA(Danh sách các vùng) : Đếm tổng số các ô có dữ liệu trong

danh sách các vùng

d Hàm COUNTIF:

=COUNTIF(Vùng, Chỉ tiêu) : Đếm tổng số các ô trong vùng thoả mãn chỉ tiêu

Trang 8

4 Các hàm thống kê:

e Hàm MAX:

=MAX(Danh sách các đối số) : Lấy giá trị lớn nhất của các đối số có trong danh sách

f Hàm MIN:

=MIN(Danh sách các đối số) : Lấy giá trị nhỏ nhất của các đối số có

trong danh sách

g Hàm RANK:

=RANK(Đối số, Vùng dữ liệu) : Cho vị thứ của đối số trong vùng dữ liệu.

Lưu ý: Vùng dữ liệu phải là địa chỉ tuyệt đối.

Trang 9

5 Các hàm chuỗi:

a Hàm LEFT:

=LEFT(Đối số, n) : Lấy n ký tự của đối số từ bên trái

b Hàm RIGHT:

=RIGHT(Đối số, n) : Lấy n ký tự của đối số từ bên phải

c Hàm MID:

=MID(Đối số, m, n) : Lấy n ký tự trong đối số kể từ vị trí thứ m.

d Hàm VALUE:

=VALUE(Đối số) : Biến đổi chuỗi ký tự kiểu số thành kiểu số

Trang 10

6 Các hàm logic:

a Hàm AND:

=AND(Danh sách sác biểu thức logic) : Cho giá trị TRUE khi tất cả các biểu thức logic trong danh sách đều đúng

b Hàm OR:

=OR(Danh sách sác biểu thức logic) : Cho giá trị TRUE khi chỉ cần một biểu thức logic trong danh sách đúng

c Hàm IF:

=IF(Biểu thức logic, Giá trị 1, Giá trị 2) : Nếu biểu thức logic cho giá trị

TRUE thì trả về giá trị 1, ngược lại thì trả về giá trị 2

Lưu ý: Có thể lồng các hàm IF vào nhau.

Trang 11

III MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC:

1 Tạo biểu đồ:

- Chọn vùng dữ liệu cần tạo (kể cả tiêu đề cột và tiêu đề dòng)

- Thực hiện 1 trong 2 cách:

Cách 1: Vào Insert \ Chart

Cách 2: Chọn biểu tượng

- Chọn kiểu biểu đồ (Standard Types)  Next >

- Chọn cách thể hiện (Data Range)  Next >

- Đặt tiêu đề (Tiles)  Next >

- Chọn vị trí bố trí biểu đồ

- Finish

- Hiệu chỉnh

Trang 12

2 Sắp xếp dữ liệu:

- Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp (chỉ chọn phần nội dung)

- Vào Data \ Sort

- Chọn các cột cần sắp xếp (theo thứ tự ưu tiên)

- Chọn cách sắp xếp

- OK

Trang 13

3 Lọc dữ liệu:

- Chọn cột dữ liệu cần lọc (có cả tiêu đề cột) hoặc đặt hộp chọn tại tiêu đề bảng

- Vào Data \ Filter \ Auto Filter

- Chọn điều kiện lọc trong đối tượng list

Lưu ý: Riêng mục Custom được lọc do người sử dụng đặt điều kiện

Trang 14

Phép toán Ý nghĩa

Does not Equal Khác

Is greater than Lớn hơn

Is greater than or Equal to Lớn hơn hoặc bằng

Is less than or Equal to Nhỏ hơn hoặc bằng

Phép toán

Giá trị Giá trị

Trang 15

4 Tổng hợp theo nhóm:

- Sắp xếp bảng số liệu theo cột cần tổng hợp

- Đặt hộp chọn trong bảng dữ liệu cần thống kê

- Vào Data \ Subtotals

- Chọn cột cần thống kê (At each change in)

- Chọn hàm cần thống kê (Use function)

- Chọn cột cần tính tổng (Add subtotal to)

- OK

Định dạng
Số trang	15
Dung lượng	554 KB