Đang tải... (xem toàn văn)
trang 31 - 46 tài liệu Siêu 5S dành cho tất cả mọi người
31 Kế hoạch thực hiện siêu 5S trong thời gian hai năm từ / / đến / / Chuẩn bị Đi sâu và nâng cao Duy trì và cải tiến Bớc Chơng trình siêu 5S 1 Chuẩn bị: - Lãnh đạo hiểu rõ triết lý vì lợi ích của siêu 5S - Lãnh đạo thăm quan các công ty điển hình về siêu 5S. - Lãnh đạo cam kết áp dụng siêu 5S. - Thành lập ban chỉ đạo siêu 5S. - Bổ nhiệm điều phối viên siêu 5S. - Đào tạo điều phối viên và cán bộ nòng cốt về siêu 5S. 2 Thông báo chính thức của lãnh đạo: - Lãnh đạo thông báo chính thức áp dụng siêu 5S trong 2 năm. - Lãnh đạo giải thích mục tiêu của chơng trình siêu 5S cho mọi đồng nghiệp. - Củng cố sơ đồ tổ chức và quy định các khu vực. - Quảng bá siêu 5S bằng các biểu ngữ, áp phích, tờ gấp. - Đào tạo siêu 5S cho mọi ngời. 3 Tổng vệ sinh: - Tổ chức ngày tổng vệ sinh 2 lần/ năm - Tổ chức tiến hành các nhóm nhỏ và chỉ định ngời chịu trách nhiệm từng khu vực. - Cung cấp đủ thiết bị và dụng cụ vệ sinh. - Thực hiện tổng vệ sinh trong một ngày. - Tổng vệ sinh bao gồm việc loại bỏ những thứ không cần thiết và phổ biến 4 Thực hiện Seiri: - Xây dựng tiêu chuẩn huỷ bỏ những thứ không cần thiết. - Tổ chức một ngày seiri, 2 lần/năm. - Mọi ngời tập trung xác định và phân loại các vật không cần thiết để loại bỏ. - Các vật không cần thiết mà chi phí lớn cần đợc đánh giá đề phòng xảy ra lãng phí. 5 Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày: - Seiri: loại bỏ những thứ không cần thiết và không dùng đến. - Seiton: cải tiến địa điểm và phơng pháp lu đồ tổi thiểu hóa thời gian tìm kiếm. - Seiso: lập lịch vệ sinh hàng ngày để tạo một môi trờng lành mạnh, thuận tiện. - Huy động mọi ngời tích cực cải tiến. 6 Đánh giá định kỳ siêu 5S: - Xây dựng kế hoạch khuyến khích và đánh giá viên. - Thờng xuyên tiến hành đánh giá 5S bởi các đánh giá viên. - Tạo sự cạnh tranh 5S giữa các phòng ban. - Trao thởng cho nhóm và cá nhân về đóng góp của họ. - Tổ chức các đợt tham quan các công ty khác đang áp dụng siêu 5S. - Tạo sự cạnh tranh về siêu 5S giữa các công ty. Bảng tiến trình siêu 5S đối với kế hoạch thực hiện 2 năm giới thiệu ở trên mô tả các chơng trình cơ bản theo các bớc, giai đoạn, tháng và đợc thiết kế để theo dõi hồ sơ tiến độ hàng tháng. Các cột theo 24 tháng đợc nhóm thành 3 giai đoạn Giai đoạn đầu (3 tháng): Chuẩn bị Giai đoạn hai (9 tháng): Đi sâu và nâng cao Giai đoạn ba (12 tháng): Duy trì và nâng cấp Các hoạt động đợc nhấn mạnh vào giai đoạn đầu gồm hiểu biết triết lý và lợi ích của siêu 5S cho lãnh đạo thực hiện, cam kết của lãnh đạo đối với việc thực hiện siêu 5S, tổ chức một Ban chỉ đạo công tác về siêu 5S, đào tạo cán bộ theo siêu 5S và ngời thừa hành do các chuyên gia đảm nhận và chuẩn bị kế hoạch thực hiện siêu 5S bởi Uỷ ban công tác. Các hoạt động chính tập trung vào giai đoạn hai gồm việc lãnh đạo thông báo chính thức việc thực hiện siêu 5S, hoạt động quảng bá siêu 5S, toàn thể cán bộ làm vệ sinh công ty, bắt đầu Seiri, thực hiện hàng ngày Seiri, Seiton và Seiso và đánh giá siêu 5S. Các hoạt động nhấn mạnh vào giai đoạn ba bao gồm tổng vệ sinh toàn công ty thực hiện định kỳ Seiri, hàng ngày Seiri, Seiton và Seiso, thi đua giữa các ban về 5S và đánh giá định kỳ 5S. Mục tiêu đối với giai đoạn này trong việc quảng bá các hoạt động siêu 5S là hoàn thiện siêu Seiri, siêu Seiton, siêu Seiso, siêu Seiketsu và siêu Shitsuke. Giai đoạnTháng 32 Trớc hết, lãnh đạo nên đọc phần 1 của cuốn sách này thật cẩn thận và hiểu triết lý và lợi ích của siêu 5S. Tiếp đó sẽ thăm quan các công ty siêu 5S để học hỏi rút kinh nghiệm thực tế. Dựa vào các nhà t vấn chuyên môn trong giai đoạn chuẩn bị này để khuyến cáo đối với các công ty mẫu, hớng dẫn các thủ tục áp dụng 5S, đào tạo cán bộ điều phối và cán bộ nòng cốt thực thi 5S, hớng dẫn việc tổ chức, điều hành ban chỉ đạo công tác. Đó là cách tiếp cận rất hiệu quả để thành công trong việc áp dụng siêu 5S. Cần chuẩn bị kế hoạch thực hiện 2 năm - siêu 5S theo bớc thứ nhất - Lãnh đạo phải hiểu triết lý và lợi í ch của Siêu 5S - Lãnh đạo thăm quan các công ty mẫu áp dụng siêu 5S - Cam kết của lãnh đạo đối với việc thực hiện siêu 5S - Tổ chức Ban chỉ đạo về siêu 5S - Chỉ đị nh điều phối viên về siêu 5S - Đào tạo điều phối viên và các cán bộ nòng cốt thực hiện siêu 5S Bớc 1: Chuẩn bị Kế hoạch tổng thể 33 Nội dung của bớc 2 là việc lãnh đạo thông báo chính thức cho mọi ngời lao động khi bắt đầu chơng trình siêu 5S, bằng cách cho thấy quyết định của mình áp dụng 5S và giải thích mục tiêu của nó tại thời điểm này. Ban chỉ đạo công tác siêu 5S cần tiến hành các công việc sau đây: 1. Lập sơ đồ tổ chức việc thực hiện 5S cần đợc xây dựng 2. Treo các hình ảnh minh họa về nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ tập trung vào con ngời (các mục tiêu trực quan) 3. Lập sơ đồ các nhóm thực hiện siêu 5S theo khu vực 4. Chuẩn bị hộp dụng cụ siêu 5S 5. Chuẩn bị các áp phích quảng bá siêu 5S Sau đó toàn thể công nhân cần đợc đào tạo về siêu 5S. - Lãnh đạo thông báo chí nh thức việc thực hiện chơng trình siêu 5S cho 2 năm - Lãnh đạo giải thí ch các mục tiêu của chơng trình siêu 5S cho tất cả mọi ngời - Công bố sơ đồ tổ chức về siêu 5S và sơ đồ triển khai, chỉ ra các khu vực đợc phân chia theo trách nhiệm cụ thể đối với các nhóm nhỏ - Đề ra các công cụ quảng bá khác nhau kể cả các biểu ngữ, áp phí ch, tờ rơi và tạp chí - Tổ chức các chơng trình đào tạo tại chỗ về các nội dung cơ bản của siêu 5S cho mọi ngời. Bớc 2: Thông báo chí nh thức của lnh đạo Kế hoạch tổng thể 34 Ban chỉ đạo siêu 5S, bao gồm lãnh đạo và trởng các bộ phận do lãnh đạo làm chủ tịch, thảo luận và quyết định các vấn đề quan trọng liên quan đến siêu 5S nh các chính sách cơ bản, các kế hoạch trung, dài hạn và ngân sách cho siêu 5S. Điều phối viên siêu 5S làm nhiệm vụ th ký cho Ban. Ban công tác siêu 5S bao gồm đại diện các bộ phận, chuẩn bị kế hoạch thực hiện hai năm về siêu 5S và hớng dẫn mọi ngời thực hiện chơng trình siêu 5S mà Ban chỉ đạo siêu 5S đã thông qua. Điều phối viên 5S làm nhiệm vụ th ký cho Ban này. Ban đánh giá siêu 5S bao gồm những ngời đợc lựa chọn, đánh giá tình hình tiến triển 5S và đa ra những hớng dẫn cần thiết bằng cách thăm viếng định kỳ các bộ phận khác nhau. Thông báo cho các nơi về những thành tích nổi bật, . Ban đánh giá với sự phê chuẩn của Ban công tác sẽ khuyến cáo cho họ về giải thởng của lãnh đạo. Sử dụng t vấn để giúp việc đánh giá và hớng dẫn là rất cần thiết. Cán bộ nòng cốt và đào tạo về chơng trình siêu 5S, trởng các bộ phận nên hớng dẫn bộ phận của mình thực hiện các chơng trình nội bộ, và có trách nhiệm đào tạo cán bộ cấp dới của mình. Các nhóm cán bộ thuộc các khu vực khác nhau triển khai các công việc trong toàn bộ phận và tổ chức. Tổ chức thực hiện siêu 5S Giám đốc điều hành Đánh giá viên 5S Ban chỉ đạo 5S Ban công tác 5S Ban đánh giá 5S Điều phối viên 5S Trởng phòng cung tiêu Ngời thực hiện 5S/đào tạo Trởng phòng sản xuất Ngời thực hiện 5S/đào tạo Trởng phòng kinh doanh Ngời thực hiện 5S/ đào tạo Trởng phòng hành chính Ngời thực hiện 5S Nhóm máy 1 Nhóm máy 2 Nhóm máy 3 Nhóm sơn Nhóm lắp ráp v à bao gói Nhóm mua hàng Nhóm kinh doanh Nhóm hành chính 35 Thiết lập mục tiêu dài hạn về siêu 5S Tốt nhất, Ban công tác siêu 5S thiết lập ra mục tiêu dài hạn về siêu 5S hàng năm và thông báo cho toàn thể mọi ngời biết. Ví dụ: Mục tiêu dài hạn về siêu 5S cho 2000: - Mục tiêu siêu Seiri: Tạo ra không gian làm việc hiệu quả bằng cách vào ngày mùng 5 hàng tháng tiến hành loại bỏ các đồ vật không cần thiết. - Mục tiêu siêu Seiton: Giảm thời gian tìm kiếm đồ vật xuống dới 30 giây (tối đa) bằng cách qui định vị trí của từng đồ vật. - Mục tiêu siêu Seiso: Đảm bảo cho thiết bị và khu vực làm việc trong điều kiện tối u bằng cách làm vệ sinh chúng thật sạch sẽ. - Mục tiêu siêu Seiketsu: Tạo ra môi trờng làm việc sạch đẹp và an toàn bằng cách lặp lại siêu 3S - Mục tiêu siêu Shitsuke: Phù hợp các luật lệ và luôn sẵn sàng để cải thiện hình ảnh công ty. Nơi làm việc gọn gàng và sạch sẽ tập trung vào con ngời Kho vật liệu Xởng máy 1 Xởng máy 2 Xởng sơn Bộ phận lắp ráp và bao gói Xởng máy 3 Phòng kinh doanh Phòng hành chí nh 36 Sơ đồ các nhóm thực hiện 5S theo khu vực Khu vực Nhóm Phòng cung tiêu Kho vật liệu Nhóm kho vật liệu Ban Sản xuất Xởng máy 1 Xởng máy 2 Xởng máy 3 Xởng sơn Bộ phận lắp ráp và bao gói Nhóm máy 1 Nhóm máy 2 Nhóm máy 3 Nhóm sơn Nhóm lắp ráp và bao gói Phòng Kinh doanh Nhóm kinh doanh Phòng Hành chính Bộ phận Y tế Bộ phận Văn phòng Nhóm hành chính Nhóm hành chính Nhóm hành chính Các nhóm chị u trách nhiệm thực hiện 5S theo khu vực Kho vật liệu Xởng máy 1 Xởng máy 2 Xởng sơn Bộ phận lắp ráp và bao gói Xởng máy 3 Phòng kinh doanh Phòng hành chí nh 37 Dụng cụ quảng bá áp phích 5S nên thu thập mẫu từ ngời lao động. Treo những ví dụ đã đợc lựa chọn sẽ làm tăng mối quan tâm của ngời lao động về nội dung cũng nh tinh thần tham gia của họ. Dụng cụ thực hiện Phơng pháp so sánh bằng ảnh là rất tốt, ví dụ nh các ảnh giới thiệu sau cuốn sách này. Các qui tắc và thủ tục cuộc thi liên phòng về 5S cũng đợc giới thiệu trong cuốn sách này. Dụng cụ đánh giá Các mẫu giấy dán tờng hớng dẫn về 5S đợc trình bày trong sách này Các mẫu đánh giá 5S (xem phụ lục) Ví dụ khen thởng (xem phụ lục) Hộp dụng cụ 5S Dụng cụ quảng bá Dụng cụ thực hiện Dụng cụ đánh giá Bản tin 5S Ngày 5S (một lần trong tháng) Giấy dán tờng hớng dẫn 5S áp phí ch 5S Tham quan 5S Kiểm tra của lãnh đạo Khẩu hiệu 5S Chụp ảnh các cải tiến Phiếu kiểm tra 5S Biển đeo ngực 5S Thi liên phòng về 5S Khen ngợi Seiri Seiton Shitsuke Seiketsu Seiso Siêu Phòng A Phòng B Chỗ này cần Seiri Chỗ này cần Seiton 38 Để thực hiện siêu 5S, trớc hết phải nhớ các định nghĩa về Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Hình vẽ trên nếu phóng to có thể dùng làm áp phích Sau đây là hai ví dụ khác. Shitsuke Đào tạo mọi ngời theo các thói quen làm việc tốt và tuân thủ nghiêm ngặt các qui định 5S là nền tảng để cải tiến năng suất Seiri Loại các đồ vật không cần thiết và khỏi chỗ làm và huỷ chúng Seiton Sắp xếp các đồ vật cần thiết một cách có trật tự sao cho khi có nhu cầu dễ lấy Seiso Vệ sinh nơi làm việc sao cho máy móc, thiết bị luôn sạch sẽ Seiketsu Duy trì nơi làm việc của mình sao cho có năng suất và dễ chịu bằng cách lập Seiri, Seiton, Seiso Seiri Seiton Shitsuk Seikets Seiso 39 Bố trí 2 ngày trong năm làm tổng vệ sinh Cán bộ phụ trách ngày tổng vệ sinh nên phác thảo kế hoạch vệ sinh chi tiết theo phơng pháp 5W - 1H (ai, khi nào, tại sao, ở đâu, cái gì cần phải làm và nh thế nào). Sau đó thông báo kế hoạch này tới tất cả mọi ngời. Xem xét kỹ chủng loại, số lợng các công cụ vệ sinh cần thiết trớc khi mua. Ngày tổng vệ sinh, mọi ngời ngừng các công việc thờng ngày để tập trung làm vệ sinh. Tờng, trần, cửa sổ, sàn nhà và hành lang cơ quan cũng nh các máy móc làm việc, thiết bị và phụ kiện đều phải đợc làm vệ sinh sao cho chúng thật sạch sẽ, bóng loáng. Tất cả các khu vực bên ngoài nh nhà để xe, phòng bảo vệ, vờn, cống rãnh lối đi lại đều đợc dọn dẹp gọn gàng. Mời con em cán bộ cơ quan cùng tham gia làm vệ sinh sẽ đóng góp tốt cho công việc Shitsuke. Làm vệ sinh môi trờng xung quanh mình và nơi làm việc là rất tốt cho mọi ngời, do vậy, ngày tổng vệ sinh sẽ động viên mọi ngời thực hiện 5S. Tổ chức "ngày tổng vệ sinh" ngay sau khi lãnh đạo thông báo thực hiện 5S. Phân chia công ty thành các khu vực nhỏ và giao cho các nhóm nhỏ công nhân chị u trách nhiệm từng nhóm. Cung cấp thông tin đầy đủ công cụ vệ sinh toàn cơ quan. Tổng vệ sinh bao gồm cả Seiri các rác thải và các đồ vật không cần thiết Ngày tổng vệ sinh nên thực hiện 2 lần trong năm và tiến hành liên tục Bớc 3: Tổng vệ sinh với sự tham gia của mọi ngời Kế hoạch tổng thể 40 Tại sao các đồ không cần thiết lại đợc tích tụ tại nơi làm việc? Câu trả lời là: 1. Mua nguyên liệu phụ tùng vợt quá nhu cầu. 2. Các đơn hàng đối với các đồ vật đã có trong kho đợc làm lại do nhầm lẫn. 3. Thay đổi đặc trng kỹ thuật khiến cho nhiều đồ vật đã có trong kho trở nên vô dụng. 4. Suy giảm chất lợng đối với nguyên liệu và phụ tùng. 6. Sản xuất quá nhiều sản phẩm và bán thành phẩm. 7. Khách hàng trả lại hàng. 8. Các văn bản trùng lặp và nhiều lý do khác nữa. Trong 5S, việc hủy bỏ các đồ vật không cần thiết trong quá trình Seiri làm tiền đề cho các quá trình tiếp theo. Điều quan trọng là các biện pháp nhằm tránh tái xuất hiện các đồ vật không cần thiết cần phải đợc thực hiện. Điều này đợc làm trong quá trình Seiri bằng cách xác định nguyên nhân tái diễn (việc này sẽ đóng góp cho việc cải tiến năng suất). Không gian là tiền. Seiri tạo ra không gian hữu dụng và hiệu quả (do vậy đóng góp vào cải tiến năng suất). Xây dựng tiêu chuẩn loại bỏ những đồ vật không cần thiết. Tiến hành Seiri là một hoạt động đợc tiến hành với tất cả mọi ngời để loại bỏ những gì không cần thiết sau ngày tổng vệ sinh. Mọi ngời tập trung phân loại, thu nhập những gì không cần thiết để loại đi. Những gì không cần thiết nhng có giá trị cao cần đợc đánh giá để tránh phải mua lại chúng trong tơng lai. Hoạt động Seiri cả ngày trong phạm vi toàn cơ quan cần đợc tiến hành 2 lần trong năm và làm thờng xuyên. Bớc 4: thực hiện Seiri Kế hoạch tổng thể . chơng trình siêu 5S cho 2 năm - Lãnh đạo giải thí ch các mục tiêu của chơng trình siêu 5S cho tất cả mọi ngời - Công bố sơ đồ tổ chức về siêu 5S và sơ đồ triển. siêu 5S Giám đốc điều hành Đánh giá viên 5S Ban chỉ đạo 5S Ban công tác 5S Ban đánh giá 5S Điều phối viên 5S Trởng phòng cung tiêu Ngời thực hiện 5S/ đào
