Tiền lương là phần thu nhập chủ yếu của người lao động, tiền lương giúp cho người lao động chi trả các khoản tiêu dùng hàng hóa dịch vụ hàng ngày cho bản thân và gia đình để có thể đảm bảo cuộc sống và tái sản xuất sức lao động.
Chuyên đề tốt nghiệp Cao đẳng xây dựng số 1 LỜI NÓI ĐẦU Tiền lương là phần thu nhập chủ yếu của người lao động, tiền lương giúp cho người lao động chi trả các khoản tiêu dùng hàng hóa dịch vụ hàng ngày cho bản thân và gia đình để có thể đảm bảo cuộc sống và tái sản xuất sức lao động. Tiền lương mà người lao động được hưởng có ảnh hưởng đến địa vị của người lao động trong gia đình, xã hội. Địa vị của họ trong tương quan với các bạn đồng nghiệp cũng như giá trị tương đối của họ đối với tổ chức và đối với xã hội được khẳng định dựa vào số tiền lương mà họ nhận được trong quá trình làm việc. Bên cạnh đó, tiền lương cao hay thấp sẽ tạo động lực thúc đẩy người lao động ra sức học tập để nâng cao giá trị của họ đối với tổ chức thông qua sự nâng cao trình độ và sự đóng góp cho tổ chức hoặc có thể kìm hãm sự phát triển của tổ chức. Trong bất kỳ một tổ chức hay doanh nghiệp nào đó thì nguồn nhân lực (nguồn lực con người) là một trong những yếu tố quan trọng nhất cần phải được bảo toàn, giữ gìn, đào tạo và phát triển. Vì vậy cần phải xây dựng 1 hệ thống thang bảng lương hợp lý khoa học để người lao động có thể an tâm làm việc, cống hiến hết mình và lâu dài cho tổ chức hay doanh nghiệp. Với cơ chế thị trường mở cửa như hiện nay thì tiền lương là một trong những vấn đề rất quan trọng vì đó chính là khoản thù lao cho công lao động của người lao động. Lao động chính là hoạt động tay chân và trí óc của con người nhằm tác động biến đổi các vật tự nhiên thành những vật phẩm có ích đáp ứng nhu cầu của con người. Trong doanh nghiệp lao động là yếu tố cơ bản quyết định quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra liên tục, thường xuyên thì chúng ta phải tái tạo sức lao động hay ta phải trả thù lao cho người lao động trong thời gian họ tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh. Sinh viên: Hà Thị Hạnh Lớp: CKT 5.4 1 Chuyên đề tốt nghiệp Cao đẳng xây dựng số 1 Tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động tương ứng với thời gian chất lượng và kết quả lao động mà họ đã cống hiến. Tiền lương chính là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động. Ngoài ra người lao động còn được hương một số thu nhập khác như: Trợ cấp, BHXH, tiền thưởng… Đối với doanh nghiệp thì chi phí tiền lương là một bộ phận chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp sản xuất ra. Tổ chức sử dụng lao động hợp lý hạch toán tốt lao động và tính đúng thù lao của người lao động, thanh toán tiền lương và các khoản trích đúng thù lao của người lao động, thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương kịp thời sẽ kích thích người lao động quan tâm đến thời gian và chất lượng lao động. Từ đó nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành từ đó sẽ làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Sau khi thấy được tầm quan trọng của tiền lương và các khoản trích theo lương em đã chọn đề tài: "Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Lê Gia" để làm đồ án tốt nghiệp dưới sự chỉ dẫn tận tình của các thầy cô giáo hướng dẫn trong thời gian thực tập. Nội dung đề án bao gồm 3 phần: Phần 1: Đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Lê Gia Phần 2: Thực trạng tổ chức quá trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Lê Gia. Phần 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tiền lương và các khoản trích tiền lương tại Công ty TNHH Lê Gia. Do thời gian nghiên cứu có hạn, nên đề tài này không tránh khỏi thiếu sót và hạn chế. Vì vậy em rất mong nhận được ý kiến đóng góp và xem xét của các thầy cô cùng các cô chú trong Công ty TNHH Lê Gia và bạn đọc để đề tài nghiên cứu của em ngày càng được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên: Hà Thị Hạnh Lớp: CKT 5.4 2 Chuyên đề tốt nghiệp Cao đẳng xây dựng số 1 PHẦN 1 : ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH LÊ GIA I. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh. 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty TNHH Lê Gia là doanh nghiệp tư nhân được thành lập theo giấy phép số 1042 GP/TLDN ngày 17/04/1999 của UBND tỉnh Thanh Hóa. Là công ty trách nhiệm hữu hạn, Công ty có trụ sở chính tại Huyện Tĩnh Gia Tỉnh Thanh Hóa. Công ty có con dấu riêng, có tài khoản tại Ngân hàng cổ phần thương mại ACB Công ty TNHH Lê Gia có tư cách pháp nhân, có quyền và nghĩa vụ theo luật định, tự chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của mình trong số vốn mà Công ty có và tự quản lý, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh đã đăng ký theo luật doanh nghiệp, đồng thời tự chịu trách nhiệm về bảo toàn và phát triển vốn của mình và làm nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. Công nghệ truyền thông trên thế giới đang phát triển với tốc độ chóng mặt. Các doanh nghiệp trong và ngoài nước đều đánh giá Việt Nam là quốc gia có tốc độ phát triển công nghệ thông tin vào hàng cao trên thế giới và là một thị trường đầy tiềm năng. Nắm bắt được lợi thế này Công ty TNHH Lê Gia quyết định đầu tư và mở rộng thị trường trên phạm vi cả nước. Thời gian đầu trước khi thành lập Công ty TNHH Lê Gia cũng gặp nhiều khó khăn về vốn cũng như về lao động, nhưng trải qua 10 năm hoạt động cho đến nay thì các cán bộ lãnh đạo công ty đã nỗ lực rất nhiều và ngày càng khẳng định vị thế của mình trên thị trường cạnh tranh trong nước. Sinh viên: Hà Thị Hạnh Lớp: CKT 5.4 3 Chuyên đề tốt nghiệp Cao đẳng xây dựng số 1 2. Các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Lê Gia gồm các lĩnh vực chủ yếu sau: - Chuyên kinh doanh bán lẻ máy tính, linh kiện máy tính, máy văn phòng. Với khẩu hiệu “máy tính cho mọi nhà” công ty sẽ cung cấp các máy tính, linh kiện và máy văn phòng phù hợp với mọi nhu cầu từ đơn giản đến cao cấp với cam kết Hàng hoá chính hãng, sản phẩm chất lượng, dịch vụ tận tâm và giá cả cạnh tranh. - Thiết kế xây dựng, bảo trì hệ thống PC, LAN, WAN, Internet, mạng Wifi…. - Tư vấn nâng cấp và sữa chữa các thiết bị máy vi tính. - Cung cấp các thiết bị văn phòng cho các công ty. - Lắp đặt, bảo dưỡng, bảo hành và sửa chữa các thiết bị văn phòng. Điện tử viễn thông là ngành sử dụng những công nghệ tiên tiến, tạo nên các thiết bị giúp cho việc truy xuất thông tin muốn có.Cùng với sự phát triển của xã hội, nhu cầu sử dụng và truyền dữ liệu của con người cũng tăng lên theo hàm số mũ. Ngành điện tử viễn thông tự hào là ngành đưa tri thức của mọi người đến mỗi người và ngược lại . Ngành điện tử viễn thông không ngừng phát triển để đem lại sự hội tụ về các loại hình dịch vụ trên thế giới. Công ty TNHH Lê Gia hoạt động trong lĩnh vực tin học – là một lĩnh vực kinh doanh đặc biệt và có nhiều đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Các mặt hàng kinh doanh của công ty thuộc ngành công nghệ thông tin nên giá cả của nó không ổn định trong thời gian ngắn, phụ thuộc vào sự phát triển của công nghệ thông tin nên để có vị trí vững chắc trên thị trường thì Công ty TNHH Lê Gia cần có chính sách kinh doanh hợp lý và phù hợp với nhu Sinh viên: Hà Thị Hạnh Lớp: CKT 5.4 4 Chuyên đề tốt nghiệp Cao đẳng xây dựng số 1 cầu của khách hàng trong từng thời kì nhất định để theo kịp với các doanh nghiệp khác. 3. Cơ cấu tổ chức của công ty. a. Cơ cấu tổ chức kinh doanh ( mô hình tiêu thụ sản phẩm): Hình.1: MÔ HÌNH TIÊU THỤ SẢN PHẨM Sinh viên: Hà Thị Hạnh Lớp: CKT 5.4 Lập phương án kinh doanh Tác động khách hàng Đàm phán hợp đồng Kết thúc 5 Giao hàng cho kháchKý hợp đồng Thống nhất Giao hàng cho khách Ký hợp đồng Thống nhất Thu thập thông tin khách hàng Chuyên đề tốt nghiệp Cao đẳng xây dựng số 1 Qua mô hình mô phỏng quy trình tiêu thụ sản phẩm ta thấy việc tiêu thụ sản phẩm được thực hiện qua 6 bước. Cụ thể: Bước 1: Nhân viên chăm sóc khách hàng thu thập thông tin khách hàng tiềm năng báo cáo với nhân viên kinh doanh Bước 2: Nhân viên kinh doanh dựa vào thông tin thu thập được xem xét đó có phải là khách hàng tiềm năng thật sự hay không. Nếu xét thấy khách hàng có tiềm năng thì đưa ra phương án kinh doanh (phương án tác động) Bước 3: Nhân viên kinh doanh dựa vao phương án đã lập trực tiếp tác động khách hàng. Nếu khách hàng không thống nhất thì hủy bỏ phương án và loại bỏ khách hàng ra khỏi danh sách tiềm năng. Nếu khách hàng chưa thống nhất thì chuyển sang bước tiếp theo. Bước 4: Đàm phán hợp đồng, nhân viên kinh doanh sẽ dựa trên những mong muốn và đòi hỏi của khách hàng rồi cân nhắc theo điều kiện có thể của công ty để đưa ra những thỏa thuân hợp lý nhất cho cả 2 bên để đi đến thống nhất để kí hợp đồng. Bước 5: Ký hợp đồng dựa trên thỏa thuận của 2 bên . Bước 6: Thực hiện hợp đồng giao hàng cho khách theo như hợp đồng đã ký kết. b. Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của Công ty Là một công ty TNHH nhỏ nên bộ máy tổ chức của công ty tương đối gọn nhẹ. Bộ máy quản lý điều hành của công ty bao gồm: - Giám đốc - Phòng kế hoạch- kinhdoanh - Phòng kế toán tài chính - Phòng vật tư- kỹ thuật - Phòng hành chính Sinh viên: Hà Thị Hạnh Lớp: CKT 5.4 6 Chuyên đề tốt nghiệp Cao đẳng xây dựng số 1 HÌNH 2: CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP * Giám đốc: Là người có quyền lực cao, là người đại diện pháp nhân của Công ty, được phép sử dụng con dấu riêng. Giám đốc Công ty là người ra quyết định chiến lược và chiến thuật cho Công ty, là người có quyền điều hành và phân cấp hoạt động kinh doanh của Công ty. Giám đốc Công ty có thể tự xem xét quyết định thành lập, tổ chức lại, giải thể hoặc sáp nhật các đơn vị trực thuộc. Giám đốc Công ty có quyền ủy quyền cho cấp dưới thay mình điều hành các hoạt động của Công ty trong thời gian Giám đốc vắng mặt. * Bộ máy giúp việc: Gồm văn phòng, các phòng ban chuyên môn có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành công việc phù hợp với điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty. - Phòng Hành chính: Tham mưu cho Giám đốc Công ty về công tác quản lý văn phòng, hội nghị, văn thư lưu trữ, quản lý và điều động trang thiết bị văn phòng, công tác bảo vệ và thông tin liên lạc, đào tạo và tuyển dụng nhân sự . Sinh viên: Hà Thị Hạnh Lớp: CKT 5.4 7 Phòng hành chính Phòng Kinh Doanh Phòng Tài chính kế toán Phòng vật tư kỹ thuật Giám đốc Chuyên đề tốt nghiệp Cao đẳng xây dựng số 1 - Phòng vật tư kỹ thuật: Phụ trách về kinh tế, kế hoạch dự trữ sản phẩm thiết bị nhằm phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm, các dự án bảo hành bảo dưỡng các sản phẩm. Ngoài ra lo cung ứng vật tư thiết bị cho việc sửa chữa hay lắp ráp sản phẩm. Nhân viên của Phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao, sử dụng máy vi tính thành thạo. - Phòng Tài chính Kế toán: Có nhiệm vụ cung cấp thông tin kinh tế, quản lý toàn bộ công tác tài chính - kế toán, quản lý vốn, thu hồi vốn, huy động vốn. Tập hợp các khoản chi phí kinh doanh, đánh giá giá thành sản phẩm qua các lần xuất nhập sản phẩm, tính toán kết quả sản xuất kinh doanh, theo dõi tăng giảm tài sản và thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước về các khoản phải nộp. - Phòng Kinh doanh: Có nhiệm vụ nắm bắt những biến động trên thị trường tiêu thụ, tìm kiếm khách hàng có nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của Công ty, giúp doanh nghiệp tăng cường lợi nhuận và ngày càng phát triển. Các nhân viên của Phòng Kinh doanh phải biết sử dụng máy vi tính, thành thạo nghiệp vụ kinh doanh, am hiểu thị trường về lĩnh vực mà Công ty đang kinh doanh. Nhận xét: Bộ máy của Công ty được bố trí theo cơ cấu trực tuyến - chức năng. Đặc điểm của cơ cấu này là điều hành theo phương pháp mệnh lệnh hành chính, mọi quyết định đề ra được gửi đến các phòng ban triển khai thực hiện. Vì Công ty là doanh nghiệp vừa và nhỏ nên áp dụng và bố trí theo cơ cấu này là hợp lý, tránh được sự cồng kềnh. Giải quyết công việc theo hệ đường thẳng cho phép phân công lao động theo tính chất công việc, từng phòng ban phụ trách từng mảng vấn đề, Sinh viên: Hà Thị Hạnh Lớp: CKT 5.4 8 Chuyên đề tốt nghiệp Cao đẳng xây dựng số 1 đồng trực tiếp điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, thực hiện công việc chịu sự chi phối của cấp trên, do vậy không tạo được tính linh hoạt cho cấp dưới trong công việc. II. Đặc điểm chung công tác kế toán . 1. Tổ chức bộ máy kế toán. a. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Lê Gia Tổ chức bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung chuyên sâu, mỗi người trong phòng kế toán được phân công phụ trách một công việc nhất định do vậy công tác kế toán tại công ty là tương đối hoàn chỉnh, hoạt động không bị chồng chéo lên nhau. HÌNH 3 : BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY b. Mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán trong bộ máy kế toán: Phòng kế toán của Công ty TNHH Lê Gia có 5 người trong đó có 1 kế toán trưởng, 1 thủ quỹ và 3 kế toán viên. - Chức năng phòng kế toán: Giúp cho ban giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ chính sách của Nhà nước về quản lý tài chính. - Nhiệm vụ: Thực hiện ghi chép phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản có liên quan. Lập báo cáo cung cấp số liệu, tài liệu của công ty theo yêu cầu của giám đốc công ty và của cơ quan quản Sinh viên: Hà Thị Hạnh Lớp: CKT 5.4 9 Kế toán trưởng Kế toán kho Kế toán công nợ và kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Chuyên đề tốt nghiệp Cao đẳng xây dựng số 1 lý Nhà nước. Lập kế hoạch, kế toán tài chính, tham mưu cho giám đốc về các quyết định trong việc quản lý công ty. - Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và các cơ quan pháp luật về toàn bộ công việc kế toán của mình tại công ty. Có nhiệm vụ theo dõi chung. Chịu trách nhiệm hướng dẫn tổ chức phân công kiểm tra các công việc của nhân viên kế toán. - Kê toán kho: Cập nhật chi tiết lượng hàng hoá, dụng cụ xuất ra cho các văn phòng, công ty và lượng hàng hoá mua vào của công ty. Dựa vào các chứng từ xuất nhập vật tư, cuối tháng tính ra số tiền phát sinh và lập báo cáo. - Kế toán tổng hợp: thực hiện công tác cuối kỳ, có thể giữ sổ cái tổng hợp cho tất cả các phần hành ghi sổ cái tổng hợp, lập báo cáo nội bộ cho bên ngoài đơn vị theo định kỳ báo cáo hoặc yêu cầu đột xuất. - Kế toán công nợ: phản ánh các khoản nợ phải thu, nợ phải trả các khoản phải nộp, phải cấp cũng như tình hình thanh toán và còn phải thanh toán với đối tượng (người mua, người bán, người cho vay, cấp trên, ngân sách…). Ngoài ra do mô hình thanh toán tức là sẽ ghi chép kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh tính toán tiền lương và các khoản trích theo lương tiến hành phân bổ các khoản chi phí lương, chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ theo đúng chế độ kế toán hiện hành. - Thủ quỹ: phản ánh thu, chi tồn quỹ tiền mặt hàng ngày đối chiếu tồn quỹ thực tế với sổ sách để phát hiện những sai sót và xử lý kịp thời đảm bảo tồn quỹ thực tế tiền mặt cũng bằng số dư trên sổ sách. Sinh viên: Hà Thị Hạnh Lớp: CKT 5.4 10