Từ khi bắt đầu công cuộc đổi mới, ta thường nói tới tầm quan trọng của “đổi mới tư duy, đặc biệt là tư duy về kinh tế”. Thực tiễn cho thấy đổi mới bước đầu trong tư duy về kinh tế đã mang lại những thành tựu quan trọng cho sự phát triển kinh tế của đất nước. Trong điều kiện hiện nay, nhất là khi tình hình kinh tế, xã hội khu vực và thế giới có những biến động to lớn, dồn dập, thường vượt ra ngoài mọi dự đoán, thì những cách tư duy cũ có tính máy móc, theo những mô hình tất định sơ lược đã trở lên bất cập trong việc nhận thức. Vì vậy, để tiếp tục tồn tại và phát triển, con người phải có cách nhìn mới, cách nghĩ mới, từ đó có những cách hiểu mới, cách xử sự mới đối với môi trường thiên nhiên, đối với kinh tế, xã hội và vấn đề an ninh, chính trị đang có nhiều biến chuyển mới. Tư duy hệ thống là cách tiếp cận sáng tạo để giải quyết những vấn đề phức tạp trong tự nhiên và cuộc sống. Tư duy hệ thống đã nhanh chóng được đánh giá như là một yếu tố chủ yếu của đổi mới tư duy trước yêu cầu nhận thức sự phức tạp trong mối quan hệ toàn thể. Nếu con người áp dụng tư duy hệ thống để có thể thấu hiểu được các mối quan hệ phức tạp thì họ sẽ có những định hướng đúng đắn trong việc can thiệp các tương tác, tạo ra những giá trị mà họ mong muốn. Tư duy hệ thống là sự cần thiết cho mỗi người, đặc biệt là các nhà lãnh đạo để có những giải pháp mang tính tổng thể chứ không đơn giản tập trung vào các tính năng bị cô lập.
Lý thuyết hệ thống MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU - Chương I CƠ SỞ LÝ THUYẾT .4 - I MỘT SỐ HIỂU BIẾT VỀ KHOA HỌC TƯ DUY HỆ THỐNG - Một số khái niệm khoa học tư hệ thống - Ý nghĩa việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học tư hệ thống quản lý nhà nước, quản lý phát triển bền vững việc thực mục tiêu, nhiệm vụ đơn vị - Chương II II ỨNG DỤNG TƯ DUY HỆ THỐNG TRONG CÔNG TÁC THAM MƯU TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY 10 - 18 Chức năng, nhiệm vụ tổ chức máy Văn phòng Huyện ủy 10 Mục tiêu, nhiệm vụ phận tham mưu tổng hợp: 11 - 12 Thực trạng công tác tham mưu tổng hợp Văn phòng 13 - 14 Một số lỗi thường gặp hệ thống giải pháp khắc phục: .14 - 15 5- Điểm đòn bẩy hệ thống giải pháp thực 15 - 16 ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 16 - 18 Chương III KẾT LUẬN 19 Lý thuyết hệ thống LỜI MỞ ĐẦU Từ bắt đầu công đổi mới, ta thường nói tới tầm quan trọng “đổi tư duy, đặc biệt tư kinh tế” Thực tiễn cho thấy đổi bước đầu tư kinh tế mang lại thành tựu quan trọng cho phát triển kinh tế đất nước Trong điều kiện nay, tình hình kinh tế, xã hội khu vực giới có biến động to lớn, dồn dập, thường vượt dự đoán, cách tư cũ có tính máy móc, theo mô hình tất định sơ lược trở lên bất cập việc nhận thức Vì vậy, để tiếp tục tồn phát triển, người phải có cách nhìn mới, cách nghĩ mới, từ có cách hiểu mới, cách xử môi trường thiên nhiên, kinh tế, xã hội vấn đề an ninh, trị có nhiều biến chuyển Tư hệ thống cách tiếp cận sáng tạo để giải vấn đề phức tạp tự nhiên sống Tư hệ thống nhanh chóng đánh yếu tố chủ yếu đổi tư trước yêu cầu nhận thức phức tạp mối quan hệ toàn thể Nếu người áp dụng tư hệ thống để thấu hiểu mối quan hệ phức tạp họ có định hướng đắn việc can thiệp tương tác, tạo giá trị mà họ mong muốn Tư hệ thống cần thiết cho người, đặc biệt nhà lãnh đạo để có giải pháp mang tính tổng thể không đơn giản tập trung vào tính bị cô lập Là quan tham mưu, tổng hợp trực tiếp giúp Ban Thường vụ Thường trực Huyện uỷ việc tổ chức, điều hành công tác lãnh đạo, đạo, phối hợp hoạt động quan giúp việc cấp ủy; Tham mưu, đề xuất chủ trương, nhiệm vụ, giải pháp thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính, đối ngoại cấp uỷ, với nhiệm vụ phức tạp nhạy cảm, Văn phòng Huyện ủy An Lão quan tâm đến việc tiếp cận, ứng dụng phương pháp khoa học Tư hệ thống công tác tham mưu tổng hợp Lợi ích phương pháp khoa học giúp nhìn nhận, phân tích đánh giá vấn đề công tác tham mưu tổng hợp cách hệ thống, toàn diện, đầy đủ, qua xác định nguyên nhân sâu xa vấn đề điểm “đòn bẩy” để giải triệt để vấn đề, góp phần nâng cao chất lượng tham mưu, tổng hợp phục vụ công tác lãnh đạo, đạo cấp ủy Lý thuyết hệ thống Để hiểu rõ có cài nhìn thiết thực, cụ thể vấn đề trình bày tiểu luận sau “ Ứng dụng tư hệ thống vào công tác tham mưu tổng hợp Văn phòng huyện ủy An Lão” Lý thuyết hệ thống Chương I CƠ SỞ LÝ THUYẾT I MỘT SỐ HIỂU BIẾT VỀ KHOA HỌC TƯ DUY HỆ THỐNG Một số khái niệm khoa học tư hệ thống: 1.1 Hệ thống: Là tập hợp phần tử có quan hệ hữu với nhau, tác động chi phối lẫn theo quy luật định để trở thành chỉnh thể Để nhận biết phần tử ta vào đặc trưng: - Mỗi phần tử phải có chức định - Mỗi phần tử có tính độc lập tương đối 1.2 Tư hệ thống: Tư hệ thống: cách nhìn nhận cách tổng thể, thông qua mối quan hệ phần hệ thống, thay thân phận, phần riêng rẽ Tư hệ thống xuất phát từ môn khoa học gọi Lý thuyết Hệ thống Tổng quát (General Systems Theory), phát triển từ nghiên cứu sinh học vào năm 1920 Tư hệ thống cung cấp viễn cảnh mạnh mẽ, ngôn ngữ riêng tập công cụ dùng để đề cập tới vấn đề hóc búa sống công việc thường ngày * Các thành phần tư hệ thống - Tư theo tương quan: Tư theo cấu trúc hệ thống, tương quan - Tư động: Tư theo tiến trình động (trễ, chu trình phản hồi, dao động) - Tư theo mô hình: Hiểu tường minh việc mô hình hoá - Chỉ đạo hệ thống khả cho việc quản lý hệ thống thực hành hệ thống kiểm soát Tư theo tương quan: Các quan hệ - khối xây dựng tâm trí việc hiểu điều Nền tảng cách tư phác họa xác nguyên nhân hậu Để giải thích tượng phải tìm "nguyên nhân" (có lẽ một) Người ta giả thiết nguyên nhân tồn Lý thuyết hệ thống hậu quan sát nguyên nhân hợp thức Những từ cụm từ "vì", "do vậy", "nếu - thì" ký hiệu cho quan niệm tư ngôn ngữ hàng ngày Điều tương tự toán học khái niệm hàm với biến độc lập (= "nguyên nhân") biến phụ thuộc (= "hậu quả”) Tương phản với cách tư mối quan hệ nhân quả, gọi tư chức hay tu tuyến tính - tư theo tương quan Trong hệ thống có tương quan hậu trực tiếp mà hậu gián tiếp Điều dẫn tới chu trình phản hồi Chu trình phản hồi làm tăng cường (đương tính) hay làm cân (âm tính) Tư động: Hệ thống có hành vi qua thời gian Tính trễ dao động thời gian tính điển hình hệ thống, điều quan sát theo chiều thời gian, tư động có nghĩa nhìn trước phát triển tương lai (có thể) Một góc nhìn lại dĩ vãng đơn phát triển khứ không đủ cho việc đạo thực tế hệ thống - giống liệu bạn có tin vào tài xế lái xe việc nhìn vào gương chiếu hậu để xác định lái xe đâu không? Các mô hình mô có ích hay chí cần thiết để dự kiến phát triển tương lai đặc biệt thực lên chậm chạp Tư theo mô hình: Tư hệ thống đòi hỏi việc ý thức tới kiện giải với mô hình thực không với thân thực Tư theo mô hình chứa đựng khả xây dựng mô hình Mô hình phải xây dựng, làm hợp lệ phát triển thêm Khả xây dựng mô hình phân tích mô hình phụ thuộc phần lớn vào công cụ sẵn có để mô tả mô hình Chọn dạng biểu diễn thích hợp (như biểu đồ chu trình nhân quả, biểu đồ kho luồng, phương trình) điểm mấu chốt tư hệ thống Chỉ đạo hệ thống: Điều đưa tới khía cạnh cốt lõi thứ tư tư hệ thống: việc đạo thực tế hệ thống Tư hệ thống có cấu phần thực dụng: giải không suy nghĩ hệ thống, song, quan tâm tới hành động hướng theo hệ thống Một câu hỏi tảng quan trọng việc lý hệ thống thực hành là: cấu phần hệ thống chủ đề cho việc thay đổi? Trong hệ thống xã hội thường thay đổi hành vi Lý thuyết hệ thống người khác cách trực tiếp được, người ta thay đổi hành vi Trong hệ thống kinh tế người sản xuất thường không điều khiển trực tiếp thị trường Các hoạt động thị trường thường hoạt động phía cung cấp để hấp dẫn phản ứng ham muốn phía yêu cầu * Đặc điểm tư hệ thống - Cách nhìn toàn thể: Ðặc điểm chủ yếu tư hệ thống cách nhìn toàn thể cách nhìn toàn thể mà thấy thuộc tính hợp trội hệ thống Các thuộc tính hợp trội toàn thể mà thành phần có Tình yêu, hạnh phúc, thành đạt, thuộc tính người toàn thể, phận người Cũng vậy, dân chủ, bình đẳng, thuộc tính xã hội, thuộc tính người xã hội Hợp trội sản phẩm tương tác, qua tương tác mà có cộng hưởng tạo nên giá trị cao tổng gộp đơn giản giá trị thành phần Ðể tạo nên thuộc tính hợp trội có chất lượng cao hệ thống, phải can thiệp vào quan hệ tương tác, vào hành động thành phần Ðồng thời cần ý tiến hoá, qua việc tham gia tương tác thành phần góp phần tạo nên tính chất hợp trội hệ thống, mặt khác, tính chất hợp trội hệ thống làm tăng thêm phẩm chất thành phần Ðể "quản lý" hệ thống phát triển, điều quan trọng phải hiểu mối tương tác với môi trường, đặc biệt môi trường có yếu tố ta điều khiển được, có nhiều yếu tố mà ta điều khiển Tài người lãnh đạo hay quản lý chỗ sở hiểu biết tích luỹ mà điều khiển tốt điều khiển được, gây ảnh hưởng đến mà không điều khiển được, cố cảm nhận mà không gây ảnh hưởng - Tính có mục tiêu: Tính có mục tiêu đặc điểm quan hệ thống phức tạp Có mục tiêu, có mục tiêu biết trước, xác định từ đầu Có thể có mục tiêu, mà có nhiều mục tiêu đồng thời Vì hệ mở, hoạt động môi trường, nên muốn đạt mục tiêu cần biết mục tiêu người, đối tác Biết để cố"gây ảnh hưởng đến mà không điều khiển được" Mục tiêu đối tác, nói dễ hiểu, mà Lý thuyết hệ thống đối tác thích Mà thích người dễ hiểu Có thích hợp lẽ, ta hiểu suy luận lý Có thích theo cảm hứng, lại có thích theo thị hiếu phù hợp với văn hoá đó, ta dùng lý lẽ lôgích mà hiểu Không thể áp đặt thích cho người, suy bụng ta bụng người; mà phải trực cảm tế nhị nghiên cứu công phu để hiểu lẽ mà họ làm việc họ làm, họ thích họ thích, từ cảm nhận lý mục tiêu đối tác môi trường, tuỳ mà xác định giải pháp thích nghi - Tính đa chiều: Tính đa chiều (multidimensionality), hay gọi đa thứ nguyên, đặc điểm cốt yếu tư hệ thống Trong giới mà ta sống, hệ thống tự nhiên xã hội luôn tồn khuynh hướng đối lập nhau, xu trái ngược nhau; có đối lập dẫn đến đối kháng cực đoan đòi hỏi một còn, phổ biến, mà phổ biến khuynh hướng đối lập không loại trừ nhau, chung sống tương tác với đấu tranh thoả hiệp, tạo nên quan hệ bổ sung, trạng thái với chất lượng cho phát triển 1.3 Khoa học tư hệ thống: nghiên cứu mối liên hệ, tác động qua lại yếu tố cấu tạo nên hệ thống Ý nghĩa việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học tư hệ thống quản lý nhà nước, quản lý phát triển bền vững việc thực mục tiêu, nhiệm vụ đơn vị: 2.1 Ý nghĩa việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học tư hệ thống quản lý nhà nước, quản lý phát triển bền vững Tư hệ thống giúp nhà quản lý nhìn nhận, giải vấn đề cách khái quát, nắm vấn đề nhanh chóng tìm điểm bắt đầu để giải vấn đề Với công đổi mới, đất nước ta có nhiều thay đổi, nước ta thành viên tham gia ngày sâu rộng vào sống kinh tế xã hội chung cộng đồng quốc gia giới Những vấn đề đất nước giải tuỳ thuộc nhiều vào cách hiểu phát triển giới, từ mà có cách hiểu nhu cầu phát triển ta giới Thế giới trải qua giai đoạn biến chuyển phức tạp, xu trật tự vĩ mô chừng mực có Lý thuyết hệ thống thể dự phóng được, trình vận động theo xu đầy biến động, hỗn độn, khó mà tiên đoán Đối với thành phố Hải Phòng, việc áp dụng phương pháp tư hệ thống quản lý nhằm mục tiêu phát triển thành phố theo mô hình thành phố sinh thái, thành phố kinh tế ECO2, đưa hiệu kinh tế, phát triển kinh tế xanh, nâng cao khả cạnh tranh, áp dụng số quản lý đô thị theo yêu cầu phát triển bền vững, đồng thời hiệu xã hội giải việc làm, tăng thu nhập, giảm nghèo sử dụng tiêu chuẩn môi trường việc xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch Rõ ràng, phương pháp Tư hệ thống giúp có nhìn tổng thể mối tương quan vận động phát triển vật, tượng, kiện thực tế Qua đó, cá nhân, tổ chức nhận thức rõ vai trò, trách nhiệm tổng thể chung để đạt kết cao công việc phục vụ cho phát triển bền vững Tuy nhiên, thực tế công tác quản lý nhà nước cho thấy nhiều quan, đơn vị bị chồng chéo không rõ ràng chức nhiệm vụ, thiếu kết nối, thiếu kiểm soát, thiếu tính thích ứng với biến đổi không ngừng thực tế khách quan Và coi lỗi hệ thống theo cách tiếp cận Tư hệ thống Theo kết nghiên cứu ISEESYSTEMS, thực tế xảy lỗi hệ thống điển hình sau đây: - Lỗi hệ thống “càng sửa hỏng”; - Lỗi hệ thống “luân chuyển gánh nặng”; - Lỗi hệ thống “xa dần mục tiêu”; - Lỗi hệ thống “chạy đua”; - Lỗi hệ thống “bi kịch lợi ích nhóm”; - Lỗi hệ thống “vòng luẩn quẩn” Vậy cách để khắc phục hệ thống bị lỗi? Đó sử dụng phương pháp Tư hệ thống để có nhìn tổng thể, đầy đủ, qua tìm nguyên nhân sâu xa, xác định trách nhiệm có giải pháp triệt để Hơn nữa, phương pháp Tư hệ thống giúp dự đoán biến động xảy để có biện pháp xử lý phù hợp Lý thuyết hệ thống 2.2 Ý nghĩa việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học tư hệ thống việc thực mục tiêu, nhiệm vụ Văn phòng Huyện ủy Văn phòng Huyện ủy nằm hệ thống quan tham mưu, giúp việc Huyện ủy, trực tiếp giúp Huyện uỷ mà trực tiếp thường xuyên Ban Thường vụ Thường trực Huyện uỷ tổ chức, điều hành công tác lãnh đạo, đạo, phối hợp hoạt động quan; tham mưu, đề xuất chủ trương, nhiệm vụ, giải pháp thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính, đối ngoại cấp uỷ Trực tiếp quản lý tài sản, tài Huyện uỷ quan, tổ chức đảng thuộc Huyện uỷ, bảo đảm hậu cần cho hoạt động cấp uỷ; trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo cấp uỷ Rõ ràng công việc nặng nề, đòi hỏi công tác quản lý Văn phòng phải khoa học, có hệ thống, có tính “chuyên nghiệp” cao, song phải có hiểu biết rộng, phận, cá nhân phải có khả xử lý nhiều công việc thời gian định Lý thuyết hệ thống Chương II II ỨNG DỤNG TƯ DUY HỆ THỐNG TRONG CÔNG TÁC THAM MƯU TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY Chức năng, nhiệm vụ tổ chức máy Văn phòng Huyện ủy: Theo Quyết định số 01-QĐ/HU Huyện ủy An Lão việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ quan tham mưu, giúp việc cho Huyện ủy, Văn phòng Huyện ủy có chức chính, là: Công tác tham mưu tổng hợp Công tác phục vụ; bảo đảm hậu cần cho hoạt động cấp uỷ Sơ đồ tổ chức Văn phòng Huyện ủy cụ thể sau: Mục tiêu, nhiệm vụ phận tham mưu tổng hợp: Văn phòng Huyện uỷ tham mưu cho Huyện uỷ mà trực tiếp thường xuyên Ban Thường vụ Thường trực Huyện uỷ việc tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, đạo, phối hợp hoạt động quan tham mưu; tham mưu, đề xuất chủ trương, biện pháp lãnh đạo, đạo cấp ủy lĩnh vực kinh tế – xã hội, nội chính, đối ngoại huyện Xây dựng chương trình công tác Ban chấp hành, Ban thường vụ, Thường trực Huyện uỷ Đảm bảo công tác thông tin phục vụ lãnh đạo huyện uỷ; chế độ cung cấp thông tin cho ban, đoàn thể, cấp uỷ viên tổ chức; theo dõi, đôn đốc chi, đảng sở, quan trực thuộc Huyện ủy, MTTQ, đoàn thể quan, tổ chức thực chế độ thông tin báo cáo cấp ủy theo 10 Lý thuyết hệ thống quy định Thẩm định Đề án quan, tổ chức trước trình Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Phối hợp với quan liên quan nghiên cứu, đề xuất, tham mưu cho cấp ủy huyện ban hành số đề án, thị, nghị quyết, chương trình hành động để triển khai, thực tốt nghị Đại hội đảng huyện thị, nghị cấp phát triển kinh tế – xã hội, nội chính; tham gia ý kiến với quan nhà nước việc thực thị, nghị Đảng phát triển kinh tế – xã hội địa phương… Mục tiêu phát triển bền vững hệ thống tham mưu, tổng hợp là: Tham mưu cho Ban Thường vụ, Huyện ủy ban hành chủ trương, giải pháp lãnh đạo, đạo bảo đảm chất lượng, kịp thời có tính khả thi cao Quy trình vận hành yếu tố tác động đến hệ thống: Lãnh đạo V.Phòng giao việc (Sơ đồ tổ chức hoạt động phận tham mưu, tổng hợp) Trong trình vận hành hệ thống thấy rõ có nhân tố tác động tích cực tiêu cực việc thực mục tiêu hệ thống Cụ thể là: Tác động xuôi: Quy trình vận hành khoa học Đội ngũ cán bộ, nhân viên hệ thống có trình độ, lực, kinh nghiệm công tác; có tinh thần trách nhiệm cao; việc ứng dụng CNTT đẩy mạnh Tác động ngược: Chủ nghĩa “kinh nghiệm”, máy móc, dập khuôn, chép; quan liêu, bảo thủ, chủ quan; tư tưởng trông chờ, ỷ lại, đùn đẩy trách nhiệm số phận hệ thống 11 Lý thuyết hệ thống Thực trạng công tác tham mưu tổng hợp Văn phòng Huyện ủy Về số lượng: Bộ phận tổng hợp Văn phòng Huyện ủy có đồng chí (Bao gồm Chánh Văn phòng), chiếm 25% số cán bộ, nhân viên Văn phòng; trình độ chuyên môn có thạc sỹ, đồng chí có trình độ đại học; 100% có trình độ Trung cấp cao cấp trị, có trình độ ngoại ngữ, tin học B trở lên; có khả tác nghiệp máy vi tính Công tác tham mưu tổng hợp thời gian qua ứng yêu cầu đề Tuy nhiên, số tồn tại, hạn chế chủ yếu là: - Tham mưu sai chủ trương, đường lối - Chất lượng văn tham mưu hạn chế, có số văn chưa đáp ứng yêu cầu - Việc ban hành văn chậm, chưa kịp thời - Một số văn không chủng loại, sai thể thức - Nội dung văn không đúng, sát với tình hình thực tiễn địa phương, đơn vị - Hiệu lực, hiệu quả, tính khả thi hạn chế Nguyên nhân hạn chế, khuyết điểm do: - Lãnh đạo văn phòng giao việc chưa rõ ràng, chưa có định hướng cụ thể; - Chuyên viên nhận thức chưa đầy đủ, dập khuôn, chép, thiếu sáng tạo; - Chất lượng góp ý phòng, ban, ngành số đồng chí ủy viên Ban Chấp hành thấp; - Việc xem xét, phê duyệt lãnh đạo chưa kỹ càng; - Công tác kiểm tra, giám sát chưa thường xuyên, kịp thời Qua việc phân tích nguyên nhân trên, Văn phòng Huyện ủy xác định có số lỗi hệ thống sau: - Lãnh đạo Văn phòng giao việc chung chung, định hướng cụ thể, chủ yếu đồng chí Chánh Văn phòng kính chuyển đồng chí Phó Văn phòng, đồng chí Phó Văn phòng kính chuyển đồng chí chuyên viên tham mưu, thực 12 Lý thuyết hệ thống - Chuyên viên Văn phòng chủ quan, máy móc, thiếu sáng tạo, dập khuôn, chép - Các phòng ban ngại va chạm, góp ý sơ sài - Văn thư chưa kiểm tra kỹ văn bản, ban hành chậm Một số lỗi thường gặp hệ thống giải pháp khắc phục: (1) Khâu giao việc: Đây khâu quan trọng, có tính chất định việc hoàn thành mục tiêu công tác tham mưu, tổng hợp Lỗi thường gặp khâu là: Lãnh đạo Văn văn phòng giao việc chung chung, không cụ thể, rõ ràng, thiếu tính định hướng, dẫn đến việc chuyên viên chưa hiểu rõ mục đích, yêu cầu nội dung công việc nên có sai lầm từ khâu nhận thức; ảnh hướng tới quy trình chất lượng khâu lại, khâu soạn thảo văn Khắc phục: Lãnh đạo Văn phòng cần chuẩn bị chu đáo nội dung giao việc, rõ mục đích, yêu cầu, phạm vi, tính chất văn ( Viết để làm gì, viết gì, viết cho đọc); gợi ý cứ, tài liệu, phương pháp, cách làm (2) Khâu soạn thảo văn bản: Khâu soạn thảo văn cần xác định rõ thể loại văn bản, bố cục văn bản, từ xây dựng đề cương chi tiết Việc thu thập thông tin, tài liệu tham khảo phải đầy đủ, bảo đảm tính xác, tính thời Nội dung viết phải cụ thể, xác, tư tưởng đạo phải dứt khoát, thể tính nguyên tắc, đòi hỏi hiệu lực thi hành… Lỗi thường gặp khâu là: Văn sơ sài Chuyên viên soạn thảo thường làm việc theo kinh nghiệm, xây dựng báo cáo rập khuôn, chép, máy móc công tác ghép nối số liệu…; Chưa kiểm tra nguồn số liệu trước báo cáo, số liệu báo cáo đơn vị không xác; Khắc phục: cần tăng cường công tác tư tưởng, giáo dục, nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm chuyên viên soạn thảo công việc giao Lãnh đạo Văn phòng thường xuyên kiểm tra, giám sát, rõ khuyết điểm, thiếu sót Có có chế độ khen thưởng, kỷ luật kịp thời (3) Khâu xin ý kiến đóng góp ý kiến: Khâu thể rõ kỹ làm việc theo nhóm nâng cao chất lượng, hiệu văn 13 Lý thuyết hệ thống Việc xin ý kiến phải cụ thể, nội dung cần xin ý kiến phải rõ ràng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ phòng, ban khả năng, sở trường cá nhân góp ý Thời gian xin ý kiến phải phù hợp, không không dài để tránh lãng phí thời gian khâu Những lỗi thường gặp khâu là: Chậm thời gian so với kế hoạch, ý kiến góp ý thường chung chung, không đầu tư thời gian nghiên cứu “ngại chạm”, né tránh trách nhiệm … Khắc phục: Thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở, tổ chức hội nghị, trình chiếu văn để thành viên tham gia góp ý trực tiếp, tranh luận thành viên nhóm để đến thống chung (4) Khâu trình văn việc xét duyệt văn bản: Khâu trình văn quan trọng, lãnh đạo, chuyên viên trình văn trực tiếp qua mạng máy tính, cần thảo luận, phân tích kỹ nội dung, cách thức tiến hành, nguồn tài tài liệu để nghiên cứu soạn văn bản; cung cấp cho lãnh đạo thông tin cần thiết để lãnh đạo xem xét Với văn quan trọng, thẩm quyền cho phép, lãnh đạo Văn phòng phải trình lãnh đạo quan, Thường trực, Ban Thường vụ Huyện ủy xem xét, phê duyệt (5) Khâu phát hành văn bản: khâu quan trọng đòi hỏi phối hợp tốt chuyên viên tổng hợp, lãnh đạo văn phòng cán văn thư Trước ban hành, văn thư phải rà soát lại toàn văn từ bố cục, thể thức để ký, thể loại văn bản, thời gian, đối tượng ban hành bảo đảm quy định Lỗi thường gặp khâu phát hành thiếu không đối tượng, chưa kịp thời, tính bảo mật chưa cao Khắc phục: Tăng cường phối hợp phận công tác kiểm tra, giám sát; Tích cực phát hành văn qua mạng máy tính; Chủ động tiếp thu thông tin, ý kiến góp ý tập thể, cá nhân, đối tượng nhận văn 5- Điểm đòn bẩy hệ thống giải pháp thực Từ phân tích trên, Văn phòng xác định: điểm “đòn bẩy” Hệ thống Khâu giao việc Lãnh đạo văn phòng Nếu lãnh đạo giao việc cụ thể, rõ ràng, có định hướng cụ thể, chuyên viên dễ thực (Hạn chế tình trạng dập khuôn, máy móc, chép) đồng thời nâng cao trách nhiệm thành viên hệ thống Lãnh đạo văn phòng dễ kiểm tra, giám sát, quy 14 Lý thuyết hệ thống trách nhiệm cụ thể cho tập thể, cá nhân cuối hoàn thành mục tiêu Hệ thống - Giải pháp thực hiện: (1) Đổi khâu giao việc Thực giao việc “Phiếu” (2) Tăng cường kiểm tra, giám sát Nâng cao trách nhiệm người đứng đầu (3) Đẩy mạnh CCHC, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin (4) Đổi mới, nâng cao chất lượng công tác thi đua, khen thưởng Yêu cầu: lãnh đạo nghiên cứu kỹ nội dung công việc để giao việc cho chuyên viên văn phòng cách cụ thể, tinh thần rõ: “Rõ người, rõ việc, rõ thời gian hoàn thành” Chỉ rõ mục đích, yêu cầu công việc; phạm vi, tính chất văn bản; gợi ý, thảo luận với chuyên viên phương pháp, cách làm * Một số đề xuất, kiến nghị: Ngoài giải pháp trên, Văn phòng Huyện ủy có số kiến nghị, đề xuất, cụ thể: 1-Đối với cán bộ, chuyên viên phận tổng hợp, Văn phòng Huyện ủy: Thứ nhất, phải thống nhận thức tính chất, vai trò, trách nhiệm công việc phận tham mưu, tổng hợp, mối quan hệ với Văn phòng tập thể, cá nhân, quan, đơn vị khác; đòi hỏi lãnh đạo, chuyên viên phải đầu tư trí tuệ, am hiểu công việc chuyên môn, có tầm nhìn bao quát vấn đề Yêu cầu: - Mỗi cán bộ, chuyên viên phân công nhiệm vụ theo mảng phải kiểm tra đầu mối công việc, làm công việc gì? Liệt kê đầu mối công việc cụ thể, thời gian thực hiện, thời gian hoàn thành - Xác định chuyên viên tham mưu Văn phòng không đơn chuyên viên phận khác mà phải nắm vững chủ trương, sách Đảng, pháp luật nhà nước Khi thực nhiệm vụ tham mưu, phải hiểu biết nhiệm vụ để giải đáp, trả lời, giải thích quy định pháp luật quy định Đảng Thứ hai, cần thiết lập quy trình nghiệp vụ cho chuyên viên, mối quan hệ người Hệ thống, qua có đạo kịp thời; công tác phối hợp 15 Lý thuyết hệ thống tổ chức nhịp nhàng, chặt chẽ Để làm việc cần phải rà soát, phân công nhiệm vụ cho chuyên viên phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ, khả đáp ứng công việc giao người Yêu cầu: - Nhận nhiệm vụ từ Lãnh đạo xem xét công việc phân công tổ chức triển khai thực báo cáo theo quy định, thời gian - Trong công việc hàng ngày phải ghi lại công việc làm bảng tổng hợp công việc hàng tháng, để cuối tháng tổng hợp báo cáo làm sở đánh giá, phân loại thi đua Thứ ba, cần xác định trình độ lực cán bộ, công chức từ có sách trang bị kỹ nghiên cứu, phân tích, phát đưa ý kiến đề xuất, kỹ tổng hợp chọn lọc vấn đề cần xử lý Yêu cầu: - Lãnh đạo xem xét trình độ, lực chuyên viên theo cấp lực để phân công công việc sở trường, kỹ sẵn có, chuyên viên trước phải tận tình giúp đỡ chuyên viên nắm bắt kịp công việc từ thực tốt nhiệm vụ có khả chuyên môn hóa cao công việc giao - Chuyên viên phải tập trung nghiên cứu sâu, kỹ mảng công việc phân công, phải hiểu biết số lĩnh vực khác; đồng thời phải tự rèn luyện thân giao tiếp, thực nhiệm vụ, tạo lĩnh công việc, độc lập suy nghĩ, hành động Thứ tư, cán bộ, chuyên viên phải có biện pháp hệ thống hóa cập nhật sách văn theo lĩnh vực mà phân công, xếp lại vị trí làm việc, tài liệu, rà soát lại cách lưu trữ thông tin, văn máy tính cá nhân hợp lý Cách thức lưu văn nghiệp vụ phải thật khoa học, dễ nhận biết gặp vấn đề vụ việc Nếu lưu trữ văn cách có khoa học tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu, góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: mục tiêu, yêu cầu cải cách hành Yêu cầu: 16 Lý thuyết hệ thống - Việc xếp hệ thống hóa cập nhật văn yêu cầu tìm kiếm nhanh nhất, Ví dụ phân loại theo danh mục tài liệu khóa, năm, theo loại tài liệu thị, nghị quyết, thông tri, báo cáo, hướng dẫn, kết luận … Do tùy theo cách xếp hệ thống cập nhật văn cho dễ tìm kiếm sử dụng - Việc soạn thảo văn cần nghiên cứu thực quy định, công tác tham mưu xử lý, văn không trình tự thủ tục soạn thảo văn ảnh hưởng đến chất lượng văn ban hành - Cần tổ chức kiểm tra nội công tác soạn thảo văn để giúp cho công chức thực quy định soạn thảo văn Thứ năm, đề cao trách nhiệm cán bộ, chuyên viên vị trí công việc nhiệm vụ phân công Lãnh đạo Văn phòng bám sát nhiệm vụ phân công, cho cán chuyên viên phân công nhiệm vụ cảm thấy có ích quan trọng Có số việc cụ thể nên giao trực tiếp cho chuyên viên có trách nhiệm đại diện cho Văn phòng tham gia làm việc với tổ chức, cá nhân, phòng, ban liên quan thảo luận vấn đề cần báo cáo, tham mưu Yêu cầu : - Lãnh đạo giao nhiệm vụ cho chuyên viên nên động viên, tạo niềm đam mê, sáng tạo công việc Tuyên dương việc làm tốt, nhắc nhở việc làm chưa tốt, đồng thời gần gũi, gắn bó với xem họ anh em, người thân mình, phê bình cách nhẹ nhàng, không nên quát mắng có lời lẽ không hay, có nhận thức, có sĩ diện, ứng xử lãnh đạo quan trọng khâu quản lý điều hành đơn vị - Để trang bị, kiến thức, kỹ cung cấp thông tin cho vị trí công việc, đòi hỏi lãnh đạo Văn phòng nắm lịch tập huấn có yêu cầu cấp trên, cắt cử đối tượng tham gia tập huấn; để tích lũy kinh nghiệm công việc 2- Đối với Thường trực, Ban Thường vụ, Huyện ủy: - Đề nghị Thường trực, Ban Thường vụ Huyện ủy quan tâm đạo, thực giao việc phiếu (bản giấy, điện tử) - Kiện toàn, bổ sung đủ số lượng chuyên viên Văn phòng Huyện ủy đáp ứng yêu cầu tình hình 17 Lý thuyết hệ thống - Xây dựng, điều chỉnh, bổ sung quy chế làm việc quy chế phối hợp phòng, ban, quan, đơn vị có liên quan đến hệ thống 18 Lý thuyết hệ thống Chương III KẾT LUẬN Khoa học Tư hệ thống mang đến phương pháp suy nghĩ việc nhận biết, phân tích quản lý vấn đề phức hợp, tương tác với nhau, quy mô vấn đề nằm cấp độ quan, đơn vị, địa phương, đất nước, khu vực hay toàn cầu Trong lĩnh vực tham mưu, tổng hợp Văn phòng huyện ủy, giải pháp nhanh giúp giải vấn đề cách riêng biệt, tập trung vào ngắn hạn kết không bền vững Chỉ có áp dụng giải pháp dài hạn có tính khoa học, có chu trình xử lý đem lại kết lâu dài, bền vững; góp phần vào việc nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp, tiếp tục đổi phương thức lãnh đạo, nâng cao chất lượng lãnh đạo, đạo điều hành Huyện ủy, Ban Thường vụ Thường trực Huyện ủy nghiệp xây dựng, phát triển huyện ngày văn minh, giàu đẹp Việc ứng dụng khoa học tư hệ thống vào công tác quản lý Văn phòng Huyện ủy An Lão nhằm nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp thu số kết bước đầu Nhưng khẳng định hướng chắn gặt hái nhiều thành công tương lai Bài viết em, cố gắng không tránh khỏi thiếu xót, mong Thầy xem xét đánh giá để tiểu luận hoàn thiện Em xin cám ơn 19 ... đối 1.2 Tư hệ thống: Tư hệ thống: cách nhìn nhận cách tổng thể, thông qua mối quan hệ phần hệ thống, thay thân phận, phần riêng rẽ Tư hệ thống xuất phát từ môn khoa học gọi Lý thuyết Hệ thống Tổng... hướng theo hệ thống Một câu hỏi tảng quan trọng việc lý hệ thống thực hành là: cấu phần hệ thống chủ đề cho việc thay đổi? Trong hệ thống xã hội thường thay đổi hành vi Lý thuyết hệ thống người... điểm mấu chốt tư hệ thống Chỉ đạo hệ thống: Điều đưa tới khía cạnh cốt lõi thứ tư tư hệ thống: việc đạo thực tế hệ thống Tư hệ thống có cấu phần thực dụng: giải không suy nghĩ hệ thống, song, quan