Công ty Xây Dựng và Công Nghệ Tin Học có tên viết tắt là ITC. Công ty có tư cách pháp nhân,có con dấu riêng và chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật trong phạm vi quyền hạn của mình.
Báo cáo tốt nghiệp 1 Trường ĐH KTQD MỤC LỤC 1. Đặc điềm, tình hình chung công ty Xây dựng và tin học-ITC Trang 1.1 Đặc điểm công ty 2 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 2 1.1.2 Chức năng hoạt động 3 1.1.3 Nhiệm vụ 4 1.1.4 Vị trí 4 1.1.5 Hệ thống tổ chức bộ máy quản lý của công ty 5 1.2. Đặc điểm sản phẩm, dịch vụ 7 1.2.1 Các sản phẩm, dịch vụ của công ty 7 1.2.2 Chất lượng sản phẩm, dịch vụ 8 1.2.3 Quy trình kinh doanh sản phẩm và dịch vụ của công ty 8 1.2.4 Yêu cầu về quản lý sản phẩm 11 1.3. Đặc điểm, cơ cấu của đội ngũ lao động trong công ty 11 1.3.1 Đặc điểm đội ngũ lao động 11 1.3.2 Cơ cấu đội ngũ lao động 12 1.4. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty 13 1.4.1 Số liệu về hoạt động kinh doanh 13 1.4.2 Nhận xét về tình hình kinh doanh của Công ty 15 1.5 Các vấn đề về lao động đang được Công ty nghiên cứu, giải quyết 15 1.5.1 Quyền của nhân viên 15 1.5.2 Nghĩa vụ của nhân viên 16 2. Những đổi mới và hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới 17 3. Các hoạt động của Phòng hành chính nhân sự 17 3.1 Cơ cấu phòng 17 3.2 Chức năng, nhiệm vụ của phòng 18 3.3 Nhân viên trong phòng 19 3.4 Các vấn đề khác liên quan đến hoạt động của phòng 20 Tài liệu tham khảo 22 Đào Thị Cần Lớp QTNL K9A Báo cáo tốt nghiệp 2 Trường ĐH KTQD ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY 1.Đặc điềm, tình hình chung của công ty Xây Dựng và Công Nghệ Tin Học-ITC 1.1 Đặc điểm công ty 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty Xây Dựng và Công Nghệ Tin Học có tên viết tắt là ITC. Công ty có tư cách pháp nhân,có con dấu riêng và chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật trong phạm vi quyền hạn của mình. Do ông: Trần Quang Trung làm giám đốc. Số vốn điều lệ: 600 000 000 đ Loại hình kinh doanh: Doanh nghiệp tư nhân Giấy phép thành lập Doanh nghiệp số: 4005 GP/TLDN cấp ngày 20/01/1999 do UBND thành phố Hà Nội cấp. Giấy phép kinh doanh số: 071016 cấp ngày 27/01/1999 do sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp. Ngành nghề kinh doanh: Thiết bị viễn thông . Mã số thuế: 0100843500 Điện thoại: 04 37333015 Fax: 04 37472241 Email: itccom@hn.vnn.vn Địa chỉ: 12A1 Lý Nam Đế- Hoàn Kiếm-Hà Nội. Khi mới thành lập công ty đăng ký mức vốn điều lệ là 600 000 000 đ. Đến cuối năm 2000 công ty đã bổ xung thêm vốn kinh doanh trên 1 tỷ đồng. Công ty Xây Dựng và Công Nghệ Tin Học là một trong những doanh nghiệp tư nhân lớn hoạt động kinh doanh trên các lĩnh vực như cung cấp văn phòng phẩm,thiết bị máy văn phòng đặc biệt là dịch vụ kỹ thuật điện tử tin học. Tuy vậy nhưng lĩnh vực kinh doanh chính của công ty đó là kinh doanh máy vi tính, linh kiện máy vi tính và thiết bị ngoại vi. Để tồn tại và phát triển trong Đào Thị Cần Lớp QTNL K9A Báo cáo tốt nghiệp 3 Trường ĐH KTQD nền kinh tế thị trường công ty không ngừng đa dạng hóa các loại hình kinh doanh. Ngày 15 tháng 04 năm 2002 công ty đã được sở kế hoạch và đầu tư cho phép bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh đó là tư vấn và làm dịch vụ kỹ thuật trong lĩnh vực điện tử tin học và tự động hóa. Nhờ bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh này mà công ty đã có thể cung cấp cho khách hàng những dịch vụ hoàn hảo hơn, từ khâu tư vấn đến cung cấp phần cứng, lắp đặt chạy thử,cung cấp phần mềm,bảo dưỡng máy tính và các dịch vụ khác.Công ty có thể đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng trong lĩnh vực điện, điện tử tin học. Mặc dù mới được thành lập hơn 10 năm,công ty đã tạo dựng được mối quan hệ ổn định với những khách hàng lớn ở trong nước và quốc tế. Công ty Xây dựng và công nghệ tin học là một trong những doanh nghiệp trong nước tổ chức sản xuất và lắp máy các sản phẩm tin học. Với chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh và nhiều các tỉnh, thành phố, các trung tâm dịch vụ của công ty đã được tổ chức rộng khắp cả nước. Công ty đã góp phần quan trọng vào việc cung cấp cho thị trường Việt Nam các thiết bị tin học có chất lượng tốt và giá cả hợp lý. Công ty Xây Dựng và Công Nghệ Tin Học đã và đang là công ty hoạt động trong lĩnh vực tin học hàng đầu tại Việt Nam. 1.1.2 Chức năng hoạt động Công ty Xây Dựng và Công Nghệ Tin Học là công ty hoạt động trong lĩnh vực điện tử viễn thông với 3 chức năng chính là: Tổ chức, lắp ráp, xuất nhập khẩu các sản phẩm Điện tử công nghiệp. Tổ chức, lắp ráp, xuất nhập khẩu các sản phẩm tin học. Tổ chức phân phối các sản phẩm tin học ứng dụng, sản phẩm tin học công nghệ cao. Tuy nhiên hoạt động chính của công ty là kinh doanh các thiết bị linh kiện máy vi tính như: Màn hình, cây máy tính, bàn phím, chuột, máy in, máy fax. Ngoài ra công ty còn kinh doanh các mặt hàng điện tử như ổn áp, bộ lưu điện. Bên cạnh hoạt động kinh doanh chính kể trên, Công ty còn tiến hành các hoạt động kinh doanh Đào Thị Cần Lớp QTNL K9A Báo cáo tốt nghiệp 4 Trường ĐH KTQD khác như: Đào tạo tin học, thiết kế và xây dựng các phần mềm tin học,thực hiện dịch vụ như lắp đặt, bảo hành cho các mạng máy tính. 1.1.3 Nhiệm vụ Để thực hiện các chức năng mà công ty đã đề ra thì công ty đã đưa ra cho mình các nhiệm vụ chủ yếu là: Phân phối các sản phẩm tin học, viễn thông. Cung cấp các giải pháp tin học. Tư vấn tin học. Phát triển phần mềm ứng dụng. Cung cấp các thiết bị công nghệ cao, chuyên dùng và chuyển giao công nghệ. Kinh doanh, bán lẻ các sản phẩm tin học và thiết bị văn phòng. Mặc dù còn rất nhiều khó khăn về vốn và những vướng mắc khách quan khác, nhưng với sự nỗ lực của công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Với uy tín cao, Công ty đã ký kết và thực hiện tốt nhiều hợp đồng, giải quyết nhanh chóng nhiều vướng mắc phát sinh, điều này làm cho các bạn hàng trong nước và quốc tế thêm tin tưởng vào quý Công ty. 1.1.4 Vị trí Tuy chỉ là công ty có quy mô vừa nhưng công ty ITC đã và đang tạo dựng được cho mình một vị trí vững chắc. Như chúng ta biết thì ngày nay là thời đại công nghệ thông tin, mà nước ta đang dần bắt kịp với xu thế đó thì công ty có một vị trí đặc biệt quan trọng như một hạt nhân trung tâm trong việc cung cấp các thiết bị và giải pháp tin học. Với chức năng chính là nhập khẩu, lắp ráp và phân phối các sản phẩm tin học, Công ty còn giữ vị trí chủ đạo trong việc giúp ngành tin học tiếp cận với đời sống và từng bước phổ cập hóa tin học. Đào Thị Cần Lớp QTNL K9A Báo cáo tốt nghiệp 5 Trường ĐH KTQD Hơn thế nữa công ty còn giữ vị trí tiên phong trong việc tiếp cận và ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến nhất thế giới nhắm từng bước đưa ngành tin học nước ta phát triển đồng thời hòa nhập cùng thị trường tin học thế giới. 1.1.5 Hệ thống tổ chức bộ máy quản lý của công ty Công tác quản lý là khâu quan trọng, cần thiết và không thể thiếu được để duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Nó đảm bảo giám sát chặt chẽ tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Về đặc điểm của bộ máy quản lý, công ty ITC có quy mô quản lý gọn nhẹ, bộ máy gián tiếp được sắp xếp phù hợp với khả năng và có thể kiêm nhiệm nhiều việc. Công ty tổ chức quản lý theo chế độ một thủ trưởng + Đứng đầu là giám đốc công ty Tiếp đến là các phòng ban và đơn vị kinh doanh trong công ty: + Phòng hành chính nhân sự + Phòng tài chính kế toán + Các đơn vị kinh doanh trực thuộc • Trung tân hệ thống thông tin • Trung tâm kỹ thuật tin học • Trung tâm kinh doanh dịch vụ điển tử • Trung tâm chuyển giao công nghệ • Trung tâm điện tử công nghệ • Trung tâm máy tính và thiết bị văn phòng • Trung tâm thương mại và dịch vụ Đào Thị Cần Lớp QTNL K9A Báo cáo tốt nghiệp 6 Trường ĐH KTQD Giám đốc Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của công ty *Giải thích sơ đồ 1: o Ban giám đốc Công ty gồm: Giám đốc và 2 phó giám đốc + Giám đốc là người đứng đầu Công ty, là người chỉ huy trực tiếp bộ máy quản lý, các bộ phận khác của Công ty. Giám đốc công ty là người đại diện và phải chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật. Trợ giúp cho giám đốc là 2 Phó giám đốc + Phó giám đốc thứ nhất: Được sự ủy quyền của Giám đốc trực tiếp phụ trách khâu công nghệ phần mềm tin học và đào tạo tin học. + Phó giám đốc thứ hai: Phụ trách công tác đối nội đối ngoại của công ty. Tiếp đến là các phòng ban Đào Thị Cần Lớp QTNL K9A Trung tâm chuyển giao công nghệ Các đơn vị kinh doanh trực thuộc Phòng Hành chính Nhân sự Phòng tài chính Kế toán Trung tâm hệ thống thông tin Trung tâm kỹ thuật tin học Trung tâm kinh doanh dịch vụ điện tử Trung tâm thương mại và dịch vụ Trung tâm máy tính và thiết bị văn phòng Trung tâm điện tử công nghệ Báo cáo tốt nghiệp 7 Trường ĐH KTQD o Phòng hành chính nhân sự: Do một trưởng phòng phụ trách, làm nhiệm vụ làm nhiệm vụ giúp cho giám đốc công ty trong 2 lĩnh vực. - Về mặt hành chính: Quán xuyến mọi phát sinh về mặt hành chính trong toàn Công ty. - Về mặt nhân sự: Giúp Giám đốc quản lý về mặt nhân sự. o Phòng tài chính Kế toán: Do kế toán trưởng công ty trực tiếp phụ trách với hai nhiệm vụ. - Giúp việc cho giám đốc về công việc hạch toán và kế toán các nghiệp vụ kinh doanh và sản xuất của toàn Công ty theo pháp lệnh Kế toán thống kê. - Làm nhiệm vụ thống kê theo yêu cầu của Nhà nước, xây dựng và quản lý các định mức về tiền lương lao động của toàn Công ty. o Các đơn vị kinh doanh trực thuộc: Đây là những đơn vị trực tiếp làm nhiệm vụ kinh doanh hoặc sản xuất. Trên thực tế Công ty có bảy đơn vị trực thuộc trong đó có sáu cửa hàng chuyên làm nhiệm vụ mua và bán các linh kiện các thiết bị máy tính và một số thiết bị điện dân dụng khác, còn trung tâm Điện tử và Công nghệ chuyên làm nhiệm vụ lắp ráp các loại ổn áp. Nhận xét: Cơ cấu tổ chức có vai trò quan trọng quyết định đến toàn bộ hoạt động của tổ chức. Cơ cấu tổ chức hợp lý, gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng, đạt hiệu quả cao. Ngược lại, một tổ chức không hợp lý với nhiều đầu mối, nhiều bộ phận chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn kém hiệu quả. Vì thế, cần phải đánh giá mức độ hợp lý của một cơ cấu của tổ chức. Một cơ cấu tổ chức được coi là hợp lý không chỉ là có vừa đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ chức mà phải có một tập thể mạnh với những con người có đủ những phẩm chất cần thiết để thực hiện các chức năng nhiệm vụ được giao. Một tổ chức ra đời cần phải ổn định trong một thời gian nhất định, mặc dù một vài bộ phận hoặc con người trong đó có thể thay đổi. Sự ổn định của tổ chức sẽ tạo điều kiện để thực hiện thành công các chiến lược đề ra của tổ chức đó, giúp cho các Đào Thị Cần Lớp QTNL K9A Báo cáo tốt nghiệp 8 Trường ĐH KTQD thành viên trong tổ chức yên tâm ở vị trí công tác của mình. Tuy nhiên khi các yếu tố ảnh hưởng tác động mạnh đến cơ cấu tổ chức,cơ cấu tổ chức cũ trở nên không còn phù hợp nữa thì cần phải đổi mới cơ cấu tổ chức đó. Một cơ cấu tổ chức lỗi thời, trong nhiều trương hợp, sẽ cản trở sự phát triển của tổ chức. Việc thay đổi một cơ cấu tổ chức, du là lỗi thời, không phải là vấn đề đơn giản vì có rất nhiều yếu tố cản trở sự thay đổi đó. Theo Stephen P.Robins, sự cản trở đó xuất phát từ cá nhân hoặc bản thân tổ chức. Sự cản trở của cá nhân bao gồm thói quen của con người, nhu cầu đảm bảo an toàn, các yếu tố kinh tế (lo sợ giảm thu nhập…) nỗi lo sợ không ai biết đến (nổi tiếng), xử lý thông tin có chọn lọc. Sự cản trở của tổ chức có thể là sự thiếu năng động (tính ỳ) của cơ cấu tổ chức, chú trọng thay đổi đồng bộ, sự năng động của nhóm, mối đe dọa với kiến thức chuyên môn và sự không lành nghề, đe dọa với các mối quan hệ quyền lực vốn đã được thiết lập. Vì thế, đòi hỏi người lãnh đạo phải nắm được các yếu tố đang thúc đẩy và các yếu tố đang cản trở sự thay đổi trong tổ chức của mình. Trên đây là những nhận xét chung về cơ cấu của các công ty hiện nay còn đối với riêng công ty Xây Dựng và Công nghệ Tin Học mà em đang thực tập thì em có đưa ra các nhận xét về cơ cấu tổ chức của công ty như sau: Công ty có cơ cấu theo kiểu trực tuyến chức năng, và nó cũng thể hiện sự phù hợp với tình hình hoạt động của Công ty. Với cơ cấu này Công ty đã tận dụng hết được mọi tính ưu việt của việc hướng dẫn công tác qua các chuyên gia kỹ thuật và cán bộ nghiệp vụ chuyên môn ở các phòng ban chức năng. Ưu điểm của kiểu công tác quản lý này là công tác quản lý được chuyên môn hóa cao: Mỗi bộ phận chức, phòng ban đảm nhiệm một chức năng nhất định, vận dụng được khả năng, trình độ chuyên sâu của cán bộ quản lý, giảm gánh nặng cho Giám đốc. 1.2. Đặc điểm sản phẩm, dịch vụ 1.2.1 Các sản phẩm, dịch vụ của công ty Công ty Xây dựng và công nghệ tin học là công ty hoạt động trong lĩnh vực tin học. Nên Công ty là đại lý chính thức của nhiều hãng máy tính nước ngoài có tên Đào Thị Cần Lớp QTNL K9A Báo cáo tốt nghiệp 9 Trường ĐH KTQD tuổi như IBM, COMPAQ, HP, CNET, ZIDA, INTEL vv, và được khách hàng tin cậy trong nhiều lĩnh vực. 1.2.2 Chất lượng sản phẩm, dịch vụ Chất lượng sản phẩm có ảnh hưởng rất lớn đến uy tín cũng như kết quả kinh doanh của công ty. Do đặc điểm công ty thương mại là cung cấp cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ có thương hiệu và chất lượng tốt, nên công ty luôn đặt ra tiêu chí chất lượng lên hàng đầu. Để làm tốt chuyện này thì các nhà quản lý cần đưa ra được kế hoạch và thực hiện tốt các kế hoạch đó để có thể tạo dựng niềm tin với khách hàng. Mặt khác sản phẩm của công ty đều là sản phẩm có thương hiệu của các hãng máy tính nổi tiếng trên thị trường như: IBM, COMPAQ, INTEL, HP, CNET, ZIDA vv. Thái độ phục vụ nhiệt tình, chăm sóc khách hành thường xuyên cũng là mục tiêu mà công ty đặt ra đối với các nhân viên. 1.2.3 Quy trình kinh doanh sản phẩm và dịch vụ của công ty Thị trường là nơi thể hiện nhất các mặt đối lập của sản xuất hàng hóa, là mục tiêu khởi điểm của quá trình kinh doanh và cũng là nơi kết thúc quá trình kinh doanh. Đồng thời nhờ vào thị trường mà doanh nghiệp nhận biết được nhu cầu của xã hội, tự đánh giá hoạt động kinh doanh của bản thân doanh nghiệp. Mà điều đặc biệt trong nền kinh tế thị trường, khách hàng giữ vai trò trung tâm, do đó muốn hàng hóa phát triển thì hàng hóa sản xuất phải được người tiêu dùng chấp nhận. Vậy phải có biện pháp, hình thức lưu chuyển hàng hóa như thế nào để phục vụ khách hàng tốt nhất? Phải chăng doanh nghiệp thương mại ra đời đã đáp ứng đòi hỏi đó của thị trường với chức năng cơ bàn là tổ chức lưu chuyển hàng hóa, là cầu nối giữa người sản xuất và người tiêu dùng. Hoạt động chính của doanh nghiệp thương mại đó là mua vào và bán ra các sản phẩm, hàng hóa được sản xuất ra từ khâu sản xuất, sau đó qua hệ thống bán hàng của mình để đem hàng hóa tới người tiêu dùng nhằm thỏa mãn nhu cầu của họ về một giá trị sử dụng nhất định. Quá trình kinh doanh sản phẩm, dịch vụ của công ty trải qua 3 khâu: mua vào-dự trữ và bán ra. Ta có thể thấy bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình lưu chuyển Đào Thị Cần Lớp QTNL K9A Báo cáo tốt nghiệp 10 Trường ĐH KTQD hàng hóa là giai đoạn cuối cùng trong chu kỳ tuần hoàn vốn của doanh nghiệp. Bán hàng là quá trình trao đổi giữa người bán và người mua thực hiện giá trị của hàng hóa tức là chuyển hóa vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị và hình thành nên kết quả bán hàng và cuối cùng là kết quả kinh doanh của công doanh nghiệp. Thông qua quá trình bán hàng nhu cầu của khách hàng được thỏa mãn và giá trị của hàng hóa được thực hiện. Tại công ty quá trình bán hàng được bắt đầu khi công ty chuyền giao sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng đồng thời khách hàng phải trả cho doanh nghiệp một khoản tiền tương ứng như giá bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ mà hai bên thỏa thuận. Do sự đa dạng của nền kinh tế thị trường, quá trình tiêu thụ hàng hóa của Công ty cũng rất đa dạng. Nó tùy thuộc vào hình thái thực hiện hình thái thể hiện của hàng hóa cũng như là đặc điểm vận động của hàng hóa. Hiện nay để đáp ứng từng khách hàng với nhiều hình thức mua khác nhau, công ty áp dụng 2 hình thức bán hàng chính đó là: bán buôn và bán lẻ. -Bán buôn: Với hình thức này việc bán hàng thông qua các hợp đồng kinh tế được ký kết giữa các tổ chức bán buôn với công ty. Chính vì vậy đối tượng bán buôn rất đa dạng: có thể là công ty sản xuất, công ty thương mại trong nước, ngoại thương. Phương thức bán hàng này thường là thanh toán bằng chuyển khoản. Khi bên mua nhận được chấp nhận thanh toán hoặc trả tiền ngay thì sản phẩm của công ty được xác định là tiêu thụ. -Bán lẻ: Theo hình thức này thì khách hàng đến mua trực tiếp tại cửa hàng với giả cả thỏa thuận với nhân viên bán hàng. Thời điểm xác định tiêu thụ là nhận được báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng. Công ty còn cung cấp các dịch vụ khác theo yêu cầu của khách hàng. 1.2.4 Yêu cầu về quản lý sản phẩm Quản lý sản phẩm đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty. Quản lý tốt sản phẩm thì có thể tránh rủi ro ảnh hưởng đến việc tiêu thụ sản Đào Thị Cần Lớp QTNL K9A