Quy trinh chuan trong ung pho tham hoa

Ch ÷ thËp ®á ViÖt nam TRUNG ƯƠNG HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA HÀ NỘI, THÁNG 01 NĂM 2012 TRUNG ƯƠNG HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA HÀ NỘI, THÁNG 01 NĂM 2012 QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA TRUNG ƯƠNG HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM LỜI GIỚI THIỆU Việt Nam số quốc gia chịu ảnh hưởng nặng nề trình biến đổi khí hậu nước biển dâng Thiên tai xảy ngày đa dạng, phức tạp với qui mô, mức độ phạm vi ảnh hưởng ngày lớn, gây thiệt hại ngày nặng nề người tài sản nhân dân Mỗi thiên tai, thảm họa xảy ra, Hội Chữ thập đỏ Việt Nam lực lượng có mặt trợ giúp người dân khắc phục hậu thiên tai, đồng thời tổ chức gắn bó bền bỉ với người dân vùng thiên tai giai đoạn tái thiết, phục hồi Các hoạt động cứu trợ người dân bị ảnh hưởng thiên tai tiến hành với nhiều cách làm khác nhau, hình thức khác nhau, quy trình khác kết trợ giúp khác Không hoạt động cứu trợ không thu kết mong muốn Làm để hoạt động ứng phó thảm họa ngày chuyên nghiệp, thống nhất, đồng đạt hiệu cao? Đó mong muốn cấp Hội đối tác Hội Chữ thập đỏ Việt Nam trình tổ chức hoạt động trợ giúp nhân dân bị ảnh hưởng thiên tai Được trợ giúp Hiệp hội Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ Quốc tế Hội Chữ thập đỏ Tây Ban Nha với dự án: “Tăng cường lực Hội Chữ thập đỏ Việt Nam phòng ngừa ứng phó thảm họa” Cơ quan Hỗ trợ phát triển quốc tế Chính phủ Tây Ban Nha-AECID tài trợ, Trung ương Hội Chữ thập đỏ Việt Nam tiến hành xây dựng quy trình chuẩn ứng phó thảm họa (gọi tắt tiếng Anh SOP) nhằm đưa quy trình thống nhất, đồng hệ thống Hội Chữ thập đỏ Việt Nam tiến hành hoạt động cứu trợ khẩn cấp cứu trợ giai đoạn phục hồi, tái thiết cách hiệu quả; xác định rõ vai trò, trách nhiệm cấp Hội, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác điều phối phối hợp với quan có liên quan, góp phần mang đến trợ giúp kịp thời cho người dân khu vực bị ảnh hưởng thiên tai, thảm họa Tài liệu sử dụng thống hệ thống Hội Chữ thập đỏ Việt Nam áp dụng đối tác Phong trào Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ Quốc tế tham gia Hội Chữ thập đỏ Việt Nam công tác ứng phó thảm họa Việt Nam Trung ương Hội Chữ thập đỏ Việt Nam chân thành cảm ơn Hiệp hội Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế, Hội Chữ thập đỏ Tây Ban Nha số Hội Chữ thập đỏ quốc gia khác hỗ trợ tích cực kỹ thuật tài cho việc xây dựng tài liệu; cảm ơn chuyên gia tư vấn Manish Gangal, Henk Tukker tham khảo quy trình chuẩn Hội quốc gia để phát triển khung hoàn thiện tài liệu quy trình chuẩn ứng phó thảm họa sở thông tin Trung ương Hội Chữ thập đỏ Việt Nam cung cấp; xin ghi nhận đóng góp quý báu lãnh đạo, cán chuyên trách 15 tỉnh/thành Hội đội ngũ cán Ban Quản lý thảm họa ban, đơn vị liên quan thuộc Trung ương Hội Chữ thập đỏ Việt Nam suốt trình xây dựng hoàn thiện tập tài liệu TRUNG ƯƠNG HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA TRUNG ƯƠNG HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM MỤC LỤC Phần 1: Giới thiệu chung 1.1 Tổng quan tình hình thiên tai Việt Nam 1.2 Lý xây dựng quy trình chuẩn ứng phó thảm họa 1.3 Mục tiêu đối tượng áp dụng 1.4 Cấu trúc tài liệu Phần 2: Vai trò Hội Chữ thập đỏ Việt Nam ứng phó thảm họa 2.1 Khung pháp lý 2.2 Sơ đồ tổ chức Hội Chữ thập đỏ Việt Nam ứng phó thảm họa 2.3 Vai trò cấp Hội Chữ thập đỏ Việt Nam ứng phó thảm họa 2.4 Mối quan hệ cấp hội với quan Chính phủ tổ chức có liên quan khác Phần 3: Ứng phó thảm họa 3.1 Quy trình ứng phó thảm họa 3.2 Chẩn bị lập kế hoạch dự phòng ứng phó khẩn cấp 13 3.3 Cảnh báo sớm 13 3.4 Thông tin thảm họa báo cáo 15 3.5 Tìm kiếm 16 3.6 Đánh giá thiệt hại nhu cầu 17 3.7 Lập kế hoạch cứu trợ khẩn cấp 19 3.8 Lựa chọn đối tượng hưởng lợi 21 3.9 Cấp phát hàng cứu trợ 23 3.10 Cấp phát tiền mặt 24 3.11 Nước sạch, vệ sinh môi trường 25 3.12 Chăm sóc y tế tình khẩn cấp 25 3.13 Hỗ trợ đoàn tụ gia đình 25 3.14 Giám sát đánh giá 26 Phần 4: Hoạt động Đội ứng phó thảm họa 27 Phần 5: Công tác hậu cần 28 5.1 Các mặt hàng cứu trợ thiết yếu 28 5.2 Quy trình mua sắm 29 5.3 Vận chuyển lưu kho hàng cứu trợ 31 5.4 Trách nhiệm cấp Hội Chữ thập đỏ công tác hậu cần 33 Phần 6: Vận động quản lý nguồn lực 34 6.1 Vận động nguồn lực 34 6.2 Quản lý nguồn tài hoạt động ứng phó thảm họa 35 6.3 Quản lý nguồn nhân lực ứng phó thảm họa 36 Phần 7: Quy trình cập nhật hoàn thiện Quy trình chuẩn ứng phó thảm họa 38 Các phụ lục 39 QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA TRUNG ƯƠNG HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM PHẦN 1: GIỚI THIỆU CHUNG 1.1 Tổng quan tình hình thiên tai Việt Nam Việt Nam quốc gia trọng điểm thiên tai khu vực Đông Nam Á 10 quốc gia trọng điểm bị ảnh hưởng thiên tai giới Các loại thiên tai điển bão, lũ lụt, lũ quét, sạt lở đất, hạn hán, v.v diễn hàng năm, gây nhiều thiệt hại người (từ 500-700 người/năm) tài sản với mức thiệt hại kinh tế từ đến 1,5% tổng GDP quốc gia năm Trước tình hình đó, Chính phủ Việt Nam ban hành Chiến lược quốc gia phòng tránh giảm nhẹ thiên tai đến năm 2020, Chương trình mục tiêu quốc gia ứng phó với biến đổi khí hậu, Đề án nâng cao nhận thức cộng đồng quản lý rủi ro thiên tai dựa vào cộng đồng Luật phòng ngừa ứng phó thảm họa soạn thảo trình Quốc hội xem xét thông qua 1.2 Lý xây dựng quy trình chuẩn ứng phó thảm họa Hội Chữ thập đỏ Việt Nam xác định tham gia phòng ngừa, ứng phó với thiên tai, thảm họa ưu tiên hoạt động Hội Là tổ chức bổ trợ Chính phủ công tác nhân đạo, Hội Chữ thập đỏ Việt Nam tích cực thúc đẩy hoạt động quản lý thảm họa dựa vào cộng đồng ứng phó với thảm họa thông qua loạt hoạt động từ tuyên truyền nâng cao nhận thức cho cộng đồng thảm họa cách phòng tránh, ứng phó; tổ chức lực lượng tham gia cứu trợ, đến việc chuẩn bị tiền, hàng cứu trợ hoạt động cứu trợ (gồm cứu trợ khẩn cấp cứu trợ tái thiết phục hồi) Kết Hội tham gia phòng ngừa, ứng phó thảm họa Chính phủ nhân dân đánh giá cao, góp phần thiết thực giảm nhẹ thiệt hại thiên tai gây Tuy nhiên, hoạt động ứng phó thảm họa dựa kinh nghiệm, thiếu tính thống nhất, đồng thiếu chuyên nghiệp, phần hạn chế kết mong muốn Việc xây dựng thực quy trình chuẩn ứng phó thảm họa nhằm tạo thống nhất, đồng hoạt động ứng phó thảm họa, nâng cao tính chuyên nghiệp hiệu hoạt động tham gia ứng phó thảm họa hệ thống Hội Chữ thập đỏ Việt Nam "Hội thảo xây dựng quy trình chuẩn cứu trợ quy chế hoạt động nhóm Ứng phó Thảm họa cấp Trung Ương" QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA TRUNG ƯƠNG HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM 1.3 Mục tiêu đối tượng áp dụng Quy trình chuẩn ứng phó thảm họa quy định cách thức thống nhất, đồng mà Hội Chữ thập đỏ Việt Nam tiến hành hoạt động ứng phó thảm họa; xác định rõ vai trò, trách nhiệm cấp Hội hoạt động ứng phó thảm họa; chế điều phối, phối hợp hệ thống Hội hoạt động ứng phó với thảm họa Quy trình áp dụng thống hệ thống Hội Chữ thập đỏ Việt Nam hoạt động ứng phó thảm họa Việt Nam đối tác thuộc Phong trào Chữ thập đỏ, Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế 1.4 Cấu trúc tài liệu Quy trình chuẩn ứng phó thảm họa bao gồm phần nội dung phần phụ lục Phần nội dung đưa nguyên tắc, quy định, bước tiến hành, phân công nhiệm vụ cấp Hội Phần phụ lục đưa hướng dẫn chi tiết biểu mẫu QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA TRUNG ƯƠNG HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM PHẦN 2: VAI TRÒ CỦA HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM TRONG ỨNG PHÓ THẢM HOẠ 2.1 Khung pháp lý Vai trò trách nhiệm Hội Chữ thập đỏ Việt Nam hoạt động ứng phó thảm họa quy định văn sau: Luật Hoạt động Chữ thập đỏ (Luật số 11/2008/QH12); Nghị định số 03/2011/NĐ-CP, ngày 07/01/2011 Chính phủ quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật hoạt động chữ thập đỏ; Nghị định số 64/2008/NĐ-CP ngày 14/5/2008 vận động, tiếp nhận, phân phối sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện hỗ trợ nhân dân khắc phục khó khăn thiên tai, hoả hoạn, cố nghiêm trọng, bệnh nhân mắc bệnh hiểm nghèo Điều lệ Hội Chữ thập đỏ Việt Nam; Chiến lược Phát triển Hội Chữ thập đỏ Việt Nam đến năm 2020; Các văn đăng tải Cổng thông tin Hội: www.chuthapdo.org.vn Bên cạnh đó, hoạt động ứng phó thảm họa Hội Chữ thập đỏ Việt Nam điều chỉnh văn Phong trào Chữ thập đỏ, Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế: Bảy nguyên tắc Phong trào Chữ thập đỏ, Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế; Luật quốc tế ứng phó thảm họa (IDRL)1; Những nguyên tắc ứng xử cứu trợ thảm họa; Tiêu chuẩn tối thiểu Sphere cứu trợ thảm họa2 Chi tiết văn nêu phụ lục 2.2 Sơ đồ tổ chức Hội Chữ thập đỏ Việt Nam ứng phó thảm họa Thường trực TƯ Hội Chữ thập đỏ Việt Nhóm ứng phó thảm họa Các ban chuyên môn TƯ Hội Quan hệ đạo Quan hệ trao đổi/hướng dẫn kỹ thuật Quan hệ quản lý/ hỗ trợ kỹ thuật thời gian ƯPTH Hội Chữ thập đỏ tỉnh/thành phố Hội viên TNV ƯPTH Hội Chữ thập đỏ cấp huyện Hội viên TNV ƯPTH Hội Chữ thập đỏ cấp xã Hội viên TNV ƯPTH IDRL viết tắt International Disaster Response Law (Luật quốc tế ứng phó thảm họa) QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA TRUNG ƯƠNG HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM 2.3 Vai trò cấp Hội Chữ thập đỏ Việt Nam ứng phó thảm họa Vai trò cụ thể cấp hội Chữ thập đỏ Việt Nam, phòng, ban chuyên môn Trung ương Hội Nhóm ứng phó thảm họa trình bày bảng Cấp Hội Đơn vị Vai trò ‐ Chỉ đạo toàn diện hoạt động Hội Chữ thập đỏ tham gia ứng phó thảm họa; Thường trực Trung ương Hội ‐ Quyết định kế hoạch phương án ứng phó thảm họa hàng năm; ‐ Thực nhiệm vụ thành viên Ban Chỉ đạo Phòng chống lụt bão Trung ương; ‐ Chỉ đạo hoạt động cứu trợ khẩn cấp và cứu trợ giai đoạn tái thiết phục hồi; ‐ Quyết định lời kêu gọi cứu trợ thảm họa ‐ Đầu mối tiếp nhận xử lý thông tin thảm họa; ‐ Chủ trì tham mưu xây dựng kế hoạch điều phối thực kế hoạch chương trình/dự án ứng phó thảm họa; Ban Quản lý thảm ‐ Tổ chức giám sát, đánh giá, báo cáo kết (bao họa gồm báo cáo hoạt động tài chính, cho nhà tài trợ Trung ương Hội) hoạt động ứng phó thảm họa ‐ Phối hợp tham mưu xây dựng Lời kêu gọi nước Trung ương Hội Chữ thập đỏ Việt Nam ‐ Tiếp nhận thông tin thảm họa ứng phó thảm họa; chia sẻ với đối tác quốc tế; Ban Đối ngoại Phát triển ‐ Chủ trì tham mưu vận động nguồn lực quốc tế phục vụ công tác ứng phó thảm họa phục hồi ‐ Hỗ trợ thủ tục hành đón đoàn quốc tế tham gia hoạt động ứng phó thảm họa; ‐ Tham mưu xây dựng, phối hợp thực tổng kết Lời kêu gọi quốc tế Ban Chăm sóc sức khỏe Ban Tài Kế toán ‐ Chủ trì tham mưu đạo hoạt động chăm sóc sức khỏe, hỗ trợ tâm lý trước, sau thảm họa; ‐ Tổ chức triển khai công tác vệ sinh môi trường, phòng chống dịch bệnh trước, sau thảm họa ‐ Chủ trì tham mưu điều phối nguồn lực tài tham gia hỗ trợ xây dựng, giải ngân báo cáo ngân sách phục vụ công tác ứng phó thảm họa ‐ Phối hợp tiếp nhận, quản lý tài sản hàng cứu trợ phục vụ hoạt động ứng phó thảm họa QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA TRUNG ƯƠNG HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM ‐ Cung cấp thông tin thảm họa hoạt động ứng phó thảm họa cho phương tiện thông tin đại chúng; Ban Tuyên truyền ‐ Tổ chức lực lượng báo chí tham gia hoạt động ứng phó thảm họa địa bàn thiên tai ‐ Đưa tin công khai danh sách tổ chức, cá nhân ủng hộ nguồn lực phương tiện thông tin đại chúng Cổng thông tin điện tử Hội Ban Thanh thiếu niên - Tình nguyện viên ‐ Tham mưu tổ chức huy động lực lượng niên, tình nguyện viên Chữ thập đỏ tham gia công tác ứng phó thảm họa; ‐ Phối hợp hướng dẫn kỹ ứng phó thảm họa cho lực lượng niên, tình nguyện viên Chữ thập đỏ ‐ Chủ trì tham mưu tiếp nhận, quản lý kho hàng, lượng hàng cứu trợ phục vụ ứng phó thảm họa Văn phòng ‐ Cấp hàng cứu trợ, bố trí phương tiện vận chuyển hàng cứu trợ theo định Trung ương Hội ‐ Tham gia vận động, tiếp nhận nguồn lực nước phục vụ cứu trợ khẩn cấp tái thiết phục hồi ‐ Chủ trì tham mưu vận động nguồn lực nước phục vụ cứu trợ khẩn cấp tái thiết phục hồi Ban xây dựng quỹ ‐ Phối hợp tổ chức để nhà tài trợ (nếu yêu nhân đạo cầu) tham gia hoạt động cứu trợ khẩn cấp cứu trợ giai đoạn phục hồi ‐ Xây dựng kế hoạch ứng phó thảm họa hàng năm (theo hướng dẫn Trung ương Hội) báo cáo với Ủy ban Nhân dân tỉnh/ thành phố, Trung ương Hội Chữ thập đỏ Việt Nam; ‐ Thu thập thông tin ban đầu hình ảnh thiệt hại nhu cầu để tổ chức cứu trợ khẩn cấp báo cáo đề xuất với Trung ương Hội; Hội Chữ thập đỏ tỉnh/ thành phố ‐ Tổ chức cứu trợ khẩn cấp với nguồn lực chỗ, ý làm rõ hình ảnh Chữ thập đỏ; tham mưu tổ chức hoạt động cứu trợ khẩn cấp cứu trợ giai đoạn phục hồi theo kế hoạch Trung ương Hội; ‐ Vận động tiền, hàng; tiếp nhận, quản lý tổ chức cấp phát tiền, hàng cứu trợ; ‐ Hướng dẫn, hỗ trợ Hội Chữ thập đỏ cấp ứng phó thảm họa; ‐ Phối hợp tham gia hoạt động Đội ứng phó thảm họa cấp Trung ương địa bàn Đội hoạt động; ‐ Kiểm tra, giám sát, đánh giá báo cáo kết công tác ứng phó thảm họa với Trung ương Hội quan liên quan QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA TRUNG ƯƠNG HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM PHẦN 5: CÔNG TÁC HẬU CẦN 5.1 Các mặt hàng cứu trợ thiết yếu 5.1.1 Phân loại: Các mặt hàng cứu trợ thảm họa Hội Chữ thập đỏ Việt Nam phân loại sau: ‐ Theo giai đoạn ứng phó thảm họa: o Các mặt hàng cứu trợ khẩn cấp o Các mặt hàng cứu trợ giai đoạn tái thiết, phục hồi ‐ Theo chủng loại hàng hóa: o Nhóm hàng cứu trợ lương thực, thực phẩm: gạo, mỳ tôm, nước đóng chai, thực phẩm đóng hộp… o Nhóm hàng cứu trợ khác: thùng hàng gia đình, viên lọc nước, thuốc men, quần áo, bạt nhựa, lều bạt, dụng cụ sản xuất, giống, vật liệu xây dựng… o Tiền mặt Tập hợp nhân dân nơi bị thiên tai chuẩn bị cấp phát hàng cứu trợ 5.1.2 Nguyên tắc: ‐ Đối với hàng hóa sản xuất nước: phải đảm bảo theo Tiêu chuẩn Việt Nam ‐ Với hàng hóa nhập khẩu: phải đạt Tiêu chuẩn Việt Nam QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA 28 TRUNG ƯƠNG HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM 5.1.3 Danh mục hàng hóa thiết yếu tiêu chuẩn kỹ thuật tối thiểu: Danh mục hàng cứu trợ thiết yếu Tiêu chuẩn kỹ thuật tối thiểu Gạo Loại gạo, vụ sản xuất, tỷ lệ tấm, độ ẩm, quy cách đóng gói, thời hạn sử dụng Thùng hàng gia đình Bao nhiêu mặt hàng, loại hàng, phù hợp với điều kiện tự nhiên, văn hóa xã hội vùng cứu trợ Mỳ tôm Loại, nhà sản xuất, quy cách đóng gói, thời hạn sử dụng Nước uống đóng chai Loại, nhà sản xuất, quy cách đóng gói, thời hạn sử dụng Bạt nhựa Loại, nhà sản xuất, kích thước, mầu sắc Lều bạt Loại, nhà sản xuất, kích thước, phụ tùng kèm, mầu Viên lọc nước Nhãn hiệu (Aquatab), nhà sản xuất, quy cách đóng gói, thời hạn sử dụng …… Danh mục hàng hóa phục hồi sớm Tiêu chuẩn kỹ thuật tối thiểu Giống lúa Chủng loại, vụ sản xuất, độ ẩm, quy cách đóng gói, thời hạn sử dụng Giống rau mầu Chủng loại, vụ sản xuất, độ ẩm, quy cách đóng gói, thời hạn sử dụng Giống gia cầm, gia súc Chủng loại, nhà sản xuất, độ tuổi Vật liệu xây dựng Loại, nhà sản xuất, quy cách kỹ thuật …… Lưu ý: Cần tham khảo chi tiết Tiêu chuẩn mua hàng Tổ mua hàng Trung ương Hội Chữ thập đỏ Việt Nam 5.2 Quy trình mua sắm 5.2.1 Nguyên tắc: ‐ Mọi mua sắm hàng phục vụ công tác cứu trợ phải tuân thủ theo Luật đấu thầu văn hướng dẫn thực Luật đấu thầu Chính phủ Việt Nam mua sắm hàng hóa trang thiết bị; trường hợp đặc biệt, nhà tài trợ có yêu cầu khác tuân thủ theo quy định nhà tài trợ ‐ Chỉ định thầu mua sắm trực tiếp áp dụng quyền cấp cho phép ‐ Tạm ứng cho địa phương (tiền mua hàng hóa) Thường trực Trung ương Hội định QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA 29 TRUNG ƯƠNG HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM 5.2.2 Quy trình mua sắm thông qua đấu thầu: Quy trình mô tả sơ đồ đây, nêu rõ quy trình đấu thầu, báo giá, chọn thầu, đánh giá kết lần cung cấp hàng trước (nếu có chất lượng, thời hạn giao hàng) Xây dựng duyệt yêu cầu kỹ thuật sản phẩm Xây dựng duyệt giá gói thầu Xây dựng duyệt hồ sơ mời thầu Mời thầu: Ðăng báo đề xuất nhà thầu trở lên Xây dựng, duyệt kế hoạch đấu thầu, phương án chấm thầu Bán hồ sơ thầu; nhận hồ sơ thầu Đóng thầu Mở thầu Chấm thầu, đề xuất danh sách trúng thầ Báo cáo kết đấu thầu Phê duyệt kết đấu thầu Thông báo kết đến nhà thầu đ h Thương thảo ký kết Hợp đồng với nhà thầu Thực hợp đồng Thanh lý hợp đồng QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA 30 TRUNG ƯƠNG HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM Ngoài ra, Hội Chữ thập đỏ Việt Nam cần xây dựng quy trình đánh giá chất lượng (đặc biệt gạo, mặt hàng khác xem xét áp dụng theo nhu cầu tình hình thực tế) Các phòng, ban chuyên môn Hội Chữ thập đỏ Việt Nam xây dựng thường xuyên cập nhật danh sách công ty độc lập có chức kiểm tra chất lượng nhà thầu Khi cần thiết, theo yêu cầu Tổ mua hàng, Thường trực Trung ương Hội điều động thêm nhân lực phòng ban chuyên môn bổ sung nhân lực tham gia tổ mua hàng trường hợp mua sắm số lượng lớn thời gian gấp rút 5.3 Vận chuyển lưu kho hàng hóa cứu trợ 5.3.1 Nguyên tắc: ‐ Hàng hóa cứu trợ phải vận chuyển tới nơi cấp phát ‐ Trong trình cứu trợ, giảm tối thiểu thời gian hàng cứu trợ lưu kho Các thùng hàng cứu trợ QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA 31 TRUNG ƯƠNG HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM ‐ ‐ Địa phương hưởng lợi chuẩn bị điều kiện cần thiết để nhận hàng cứu trợ Phải tuân thủ tiêu chuẩn tối thiểu kho hàng quy định kiểm soát việc di chuyển hàng cứu trợ 5.3.2 ‐ ‐ ‐ Quy trình Lập danh sách công ty vận tải hàng hóa Cử cán đầu mối chịu trách nhiệm liên hệ với công ty Lập danh sách kho hàng: Địa điểm đâu? Quy mô? Tiêu chuẩn tối thiểu kho hàng như: quy định lưu kho, thời hạn lưu kho, quản lý hàng lưu kho, v.v… Cử cán đầu mối chịu trách nhiệm quản lý vận chuyển lưu kho Trao đổi thông tin với phòng, ban khác với cấp Hội Chữ thập đỏ ‐ ‐ 5.3.3 Quy định kho hàng số lượng hàng dự trữ: ‐ Theo tiêu chuẩn kho hàng Việt Nam cho loại hàng (hàng bảo quản lâu dài, không làm giảm chất lượng hàng hóa, hàng vào trước trước…) ‐ Ưu tiên dự trữ: thùng hàng gia đình, lương khô, lều bạt, viên lọc nước Số lượng tùy theo khả cấp hội ‐ Quy định thủ tục xuất hàng dự trữ tình khẩn cấp: đảm bảo nhanh chóng nhất, vòng 24 QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA 32 TRUNG ƯƠNG HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM 5.4 Trách nhiệm cấp Hội Chữ thập đỏ công tác hậu cần Cấp Hội Trung ương Hội Hội cấp tỉnh Đơn vị Trách nhiệm Thường trực Quyết định việc mua, xuất, nhập hàng cứu trợ Ban Quản lý thảm họa Tham mưu đề xuất loại hàng cứu trợ, số lượng, kế hoạch phân bổ Ban Tài chínhKế toán Tiếp nhận tiền cứu trợ Làm thủ tục tài xuất nhập kho nhanh chóng Phối hợp với Văn phòng kiểm kê hàng cứu trợ Văn phòng/Thường trực tổ tiếp nhận Tiếp nhận hàng cứu trợ Thực thủ tục mua, nhập, xuất kho, vận chuyển hàng theo đề xuất ban chuyên môn phê duyệt Thường trực; định kỳ cập nhật kiểm kê số lượng trạng hàng hóa Quản lý kho Thường trực Quyết định mua, xuất nhập hàng cứu trợ Tiếp nhận tiền hàng cứu trợ Tham mưu đề xuất loại hàng cứu trợ, số lượng, Ban Công tác xã hội Quản kế hoạch phân bổ hàng cứu trợ lý thảm họa Bộ phận kế toán, tài vụ Tiếp nhận tiền hàng cứu trợ Làm thủ tục tài xuất nhập kho nhanh chóng Phối hợp với Văn phòng kiểm kê hàng cứu trợ Văn phòng Tiếp nhận hàng hóa cứu trợ Thực thủ tục mua sắm, nhập, xuất kho, vận chuyển hàng cứu trợ theo đề xuất ban chuyên môn phê duyệt Thường trực Hàng quý cập nhật kiểm kê số lượng trạng hàng hóa Quản lý kho QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA 33 TRUNG ƯƠNG HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM PHẦN 6: VẬN ĐỘNG VÀ QUẢN LÝ NGUỒN LỰC 6.1 Vận động nguồn lực 6.1.1 Nguyên tắc: ‐ Công tác vận động nguồn lực Hội Chữ thập đỏ Việt Nam tổ chức cấp Hội có thảm họa xẩy ‐ Tùy thuộc vào mức độ thiệt hại để định việc Lời kêu gọi nước hay quốc tế ‐ Việc Lời kêu gọi nước Thường trực Trung ương Hội định theo quy định ‐ Việc Lời kêu gọi quốc tế Thường trực Trung ương Hội định theo thẩm quyền có phối hợp với Đoàn Hiệp hội Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế ‐ Việc Lời kêu gọi cấp địa phương Thường trực Hội Chữ thập đỏ cấp tỉnh định phê duyệt Trung ương Hội Ủy ban Nhân dân tỉnh 6.1.2 Quy trình: ‐ Căn vào tình hình thiệt hại thảm họa gây để định việc huy động nguồn lực nước hay quốc tế Khi thảm họa vượt khả ứng phó địa phương, xem xét khả Lời kêu gọi nước; thảm họa vượt khả ứng phó quốc gia, xem xét khả Lời kêu gọi quốc tế gửi yêu cầu xuất Quỹ ứng phó khẩn cấp Hiệp hội chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế (Quỹ DREF) ‐ Văn phòng phối hợp với Ban Quản lý thảm họa tham mưu Lời kêu gọi nước; Ban Đối ngoại & Phát triển phối hợp với Ban Quản lý thảm họa, Văn phòng tham mưu cho Thường trực Trung ương Hội phối hợp với Hiệp Hội Lời kêu gọi quốc tế ‐ Ban Đối ngoại – Phát triển chịu trách nhiệm phối hợp với Đoàn Hiệp hội Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ Quốc tế Hội Chữ thập đỏ quốc gia khác để vận động quốc tế 6.1.3 Quỹ cứu trợ khẩn cấp Hội Chữ thập đỏ Việt Nam: o Đối với Trung ương Hội: dự trữ tối thiểu 10 tỉ đồng Trong tình khẩn cấp cấp từ 500 triệu đến tỉ đồng Ban Quản lý thảm họa chủ trì Ban Tài – Kế toán tham mưu lập kế hoạch báo cáo Thường trực Trung ương Hội để định phê duyệt Thời gian tối thiểu vòng 24 sau thảm họa (theo hướng dẫn ứng phó thảm họa hàng năm Trung ương Hội) o Đối với cấp tỉnh, thành Hội: dự trữ tối thiểu 500 triệu đồng o Đối với cấp huyện, quận, thị Hội: dự trữ tối thiểu 50 triệu đồng QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA 34 TRUNG ƯƠNG HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM 6.1.4 Trách nhiệm cấp Hội Chữ thập đỏ công tác huy động nguồn lực Cấp Hội Trung ương Hội Đơn vị Thường trực Hội cấp tỉnh Ban Đối ngoại -Phát triển Ban Xây dựng quỹ nhân đạo Ban Tài chínhKế toán Ban Tuyên truyền Ban Quản lý thảm họa Thường trực Ban Công tác xã hội Văn phòng Bộ phận xây dựng quỹ Trách nhiệm Ra lời kêu gọi hệ thống Chữ thập đỏ, nước lời kêu gọi quốc tế theo thẩm quyền Tham mưu vận động trợ giúp quốc tế Tham mưu vận động nguồn lực nước Tiếp nhận tiền cứu trợ Tổ chức kiện truyền thông để xây dựng quỹ Tham mưu xây dựng kế hoạch sử dụng nguồn lực cứu trợ Ra lời kêu gọi hệ thống Chữ thập đỏ địa phương Trình Ủy ban Nhân dân tỉnh lời kêu gọi hỗ trợ Tham mưu soạn thảo văn bản, vận động nhà tài trợ Tiếp nhận tiền, hàng cứu trợ Tham mưu tổ chức kiện truyền thông xây dựng quỹ 6.2 Quản lý nguồn tài hoạt động ứng phó thảm họa Các nguồn lực tài phục vụ công tác ứng phó thảm họa Hội Chữ thập đỏ Việt Nam đến từ nguồn sau: ‐ Đóng góp cá nhân, tổ chức nước nước ‐ Từ ngân sách nhà nước ‐ Từ thành viên Phong trào Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ Quốc tế Quy trình tài cụ thể áp dụng hoạt động cứu trợ khẩn cần phải có quy định riêng nhằm giảm bớt thủ tục hành để kịp thời phục vụ công tác mua sắm tổ chức cấp phát hàng cứu trợ tới người bị ảnh hưởng thảm họa Về quy định quản lý tài phải tuân thủ quy định Chính phủ Việt Nam Trung ương Hội Chữ thập đỏ Việt Nam Ngoài ra, Hội Chữ thập đỏ Việt Nam xây dựng quy trình cấp phát nhanh tiền từ Trung ương Hội tới Hội cấp tỉnh để phục vụ hoạt động ứng phó Thường trực Trung ương Hội giao cho Ban Tài Kế toán chịu trách nhiệm xây dựng quy định phù hợp, nêu rõ người có thẩm quyền người dự phòng định trường hợp người chịu trách nhiệm vắng Các quy định cụ thể quản lý tài giai đoạn ứng phó thảm họa cụ thể sau: 6.2.1 Đối với giai đoạn cứu trợ khẩn cấp: ‐ Sau có định Trung ương Hội cứu trợ khẩn cấp, tỉnh/thành Hội tạm ứng tiền để triển khai cứu trợ khẩn cấp ‐ Việc toán tỉnh, thành Hội giai đoạn khẩn cấp, từ – ngày theo hướng dẫn quản lý tài cụ thể QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA 35 TRUNG ƯƠNG HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM ‐ Các báo cáo tài chứng từ có liên quan phải gửi cho Ban Tài chínhTrung ương Hội theo định cấp tiền, hàng Trung ương Hội 6.2.2 Đối với giai đoạn phục hồi: thực theo quy định chung quản lý tài Chính phủ Việt Nam nhà tài trợ 6.2.3 Lập kế hoạch ngân sách cho hoạt động cứu trợ: Các tỉnh, thành Hội chủ động lập kế hoạch ngân sách cho hoạt động cứu trợ địa phương mình, vào ưu tiên sau: ‐ Căn thiệt hại đợt thiên tai ‐ Căn vào nhu cầu người dân thiệt hại ‐ Căn vào nguồn lực chỗ, hỗ trợ khác ‐ Căn vào địa bàn hưởng lợi Các tỉnh, thành Hội chịu trách nhiệm lập kế hoạch phân bổ, tổ chức triển khai thực toán sau thực chương trình cứu trợ (lưu ý: xây dựng kế hoạch phải cân nhắc thời gian) Hội thảo quy trình chuẩn ứng phó thảm hoạ 6.3 Quản lý nguồn nhân lực ứng phó thảm họa Trong trường hợp thảm họa xảy gây thiệt hại lớn vượt khả ứng phó địa phương, nhiều địa phương, quốc gia, Hội Chữ thập đỏ Việt Nam huy động nguồn nhân lực Hội từ cấp Trung ương tới địa phương hỗ trợ Hiệp hội Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế Hội Chữ thập đỏ quốc gia thành viên khác nhằm mục đích mang lại hỗ trợ kịp thời tới đối tượng bị ảnh hưởng Nguồn nhân lực phục vụ công tác ứng phó thảm họa Hội Chữ thập đỏ Việt Nam gồm: ‐ Cán Hội Chữ thập đỏ cấp: phòng, ban chuyên môn Trung ương Hội, Hội Chữ thập đỏ tỉnh/thành phố, quận/huyện/thị xã, xã/phường ‐ Các tình nguyện viên ứng phó thảm họa Chữ thập đỏ ‐ Từ thành viên Phong trào Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ Quốc tế QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA 36 TRUNG ƯƠNG HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM Trong thời gian ứng phó thảm họa, cán chuyên môn phòng, ban Trung ương Hội Chữ thập đỏ điều động tham gia vào Nhóm ứng phó thảm họa gồm: Đội ứng phó thảm họa, Nhóm Tiếp nhận cứu trợ, Nhóm Mua sắm hàng hóa, Nhóm Triển khai cứu trợ Việc huy động cán thực theo điều động Thường trực Trung ương Hội Việc huy động tình nguyện viên tham gia hoạt động ứng phó khẩn cấp với thảm họa quy định Quy chế quản lý tình nguyện viên Hội Chữ thập đỏ Việt Nam Các quy định cụ thể quản lý nguồn nhân lực, chế độ sách… quy định Quy chế chung Hội Chữ thập đỏ Việt Nam Quy chế hoạt động Đội ứng phó thảm họa QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA 37 TRUNG ƯƠNG HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM PHẦN 7: QUY TRÌNH CẬP NHẬT VÀ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA Ban Quản lý thảm họa chịu trách nhiệm cập nhật thông tin tham mưu hoàn thiện quy trình chuẩn ứng phó thảm họa Mọi bổ sung, sửa đổi phải Thường trực Trung ương Hội phê duyệt phổ biến tới tất ban chuyên môn, Hội Chữ thập đỏ địa phương, Hiệp hội Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế Hội Chữ thập đỏ quốc gia liên quan Việc cập nhật thông tin cải tiến, hoàn thiện quy trình chuẩn ứng phó thảm họa phải tuân thủ tài liệu pháp lý quốc gia quốc tế liên quan đến hoạt động Chữ thập đỏ ứng phó thảm họa như: + Luật hoạt động Chữ thập đỏ, Điều lệ Hội, Chiến lược phát triển Hội Chữ thập đỏ Việt Nam đến năm 2020 + Các Thỏa thuận Hội Chữ thập đỏ Việt Nam với Hiệp hội Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế Hội Chữ thập đỏ quốc gia khác + Các Nguyên tắc Phong trào Chữ thập đỏ Trăng lưỡi liềm đỏ Quốc tế + Các quy định Phong trào, đối tác hoạt động ứng phó thảm họa Chương trình tập huấn Đội ứng phó thảm hoạ cấp quốc gia QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA 38 TRUNG ƯƠNG HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM CÁC PHỤ LỤC Các phụ lục Luật Hoạt động Chữ thập đỏ (Số 11/2008/QH12): http://chuthapdo.org.vn/redcross/vn/upload/info/attach/1288835842000_Luathoatdo ngCTD.pdf Nghị định số 03/2011/NĐ-CP Chính phủ ban hành ngày 07/01/2011 hướng dẫn việc thực Luật Hoạt động Chữ thập đỏ: http://vanban.chinhphu.vn/portal/page?_pageid=578,33345598&_dad=portal&_schema=PO RTAL&docid=98602 Nghị định số 64/2008/NĐ-CP ngày 14/05/2008 việc vận động, tiếp nhận phân phối sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện hỗ trợ nhân dân khắc phục khó khăn thiên tai, hỏa hoạn, cố nghiêm trọng bệnh nhân mắc bệnh hiểm nghèo: http://vanban.chinhphu.vn/portal/page?_pageid=578,33345598&_dad=portal&_schema=PO RTAL&docid=66885 Chiến lược Phát triển Hội Chữ thập đỏ Việt Nam tới năm 2020: http://chuthapdo.org.vn/redcross/vn/home/InfoDetail.jsp?area=1&cat=1823&ID=9642 Sổ tay Sphere: http://www.sphereproject.org/content/view/720/200/lang,english/ Các tài liệu có đĩa CD: - Hướng dẫn đánh giá tình khẩn cấp - Các tài liệu vệ sinh nước sạch: ‐ Hướng dẫn sử dụng viên lọc nước ‐ Hướng dẫn sử dụng hệ thống xử lý nước tình khẩn cấp - Hướng dẫn quy trình cấp phát hàng cứu trợ" (bao gồm hướng dẫn việc lựa chọn người hưởng lợi) QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA 39 TRUNG ƯƠNG HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM BAN BIÊN TẬP Th.s Đoàn Văn Thái Phó chủ tịch, Tổng thư ký Trung ương Hội Ts Lê Thế Thìn Trưởng ban Quản lý thảm họa Trung ương Hội Bs Nguyễn Thị Thu Hà Phó trưởng ban Công tác xã hội Trung ương Hội Cn Nguyễn Hữu Thắng Phó trưởng ban Quản lý thảm họa Trung ương Hội Cn Vũ Ngọc Kiên Chuyên viên ban Quản lý thảm họa Trung ương Hội QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA 40 Ch ÷ thËp ®á ViÖt nam TRUNG ƯƠNG HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y DE COOPERACION HỘI CHỮ THẬP ĐỎ TÂY BAN NHA aecid CƠ QUAN HỢP TÁC PHÁT TRIỂN QUỐC TẾ TÂY BAN NHA Australian Red Cross THE POWER OF HUMANITY HỘI CHỮ THẬP ĐỎ ÚC