Bài tập phát triển khả năng lãnh đạo (213)

Nhiều hoạt động của người quản lý liên quan đến việc ra và thực hiện quyết định bao gồm lập kế hoạch công việc, giải quyết các vấn đề kỹ thuật, các vấn đề khác như lựa chọn và tuyển dụng

TÊN CHỦ ĐỀ: BÀI TẬP CÁ NHÂN

Họ và tên: Mai Xuân Thông

Lớp học: GAMBA01.M06

Môn học: Phát triển khả năng lãnh đạo

Đề bài:

Nêu và giải thích một cách chi tiết những bước bạn sẽ làm nếu bạn quyết định thực hiện quy trình ra quyết định theo hướng khuyến khích nhân viên tham gia tại tổ chức mình Hãy đưa ra những lập luận về quá trình và loại quyết định mà bạn định thử nghiệm và giải thích lý do Nêu lên những điểm có lợi và hạn chế của quy trình mà bạn

có thể dự đoán cả về lý thuyết và thực hành

Báo Cáo:

Đưa ra quyết định là một trong những chức năng quan trọng nhất của người lãnh đạo Nhiều hoạt động của người quản lý liên quan đến việc ra và thực hiện quyết định bao gồm lập

kế hoạch công việc, giải quyết các vấn đề kỹ thuật, các vấn đề khác như lựa chọn và tuyển dụng nhân viên cấp dưới, quyết định tăng lương, phân công công việc,.…Có bốn loại quy trình ra quyết định cơ bản để thực hiện các hoạt động trên được hầu hết các nhà nghiên cứu công nhận đó là quyết định chuyên quyền, tham vấn ý kiến, quyết định chung và uỷ quyền quyết định Trong bài viết này sẽ đề cập một cách chi tiết những bước thực hiện quy trình ra quyết định theo hướng khuyến khích nhân viên tham gia tại tổ chức: Quy trình này bao gồm tám bước để khuyến khích nhân viên tham gia, đó là:

- Khuyến khích mọi người bày tỏ các mối quan tâm

- Miêu tả một đề xuất dự kiến

- Ghi lại các ý kiến và gợi ý

- Tìm cách xây dựng dựa trên ý tưởng và gợi ý

- Nên tế nhị khi thể hiện sự quan tâm đối với một đề xuất

- Lắng nghe các ý kiến phản đối mà không được bảo thủ

- Cố gắng sử dụng các gợi ý và giải quyết các mối quan tâm

- Thể hiện sự đánh giá cao các ý kiến gợi ý

Qua các bước phân tích chúng ta sẽ hiểu rõ hơn để khuyến khích sự tham gia, tham vấn ý kiến của nhân viên chúng ta sẽ phải làm gì? Làm như thế nào? Những quyết định nào thì nên thực hiện theo quy trình ra quyết định theo hướng khuyến khích nhân viên tham gia tại

tổ chức mình

Trước tiến chúng ta cần phải hiểu lãnh đạo là gì? Khi lãnh đạo thực hiện quy trình ra quyết định theo hướng khuyến khích nhân viên tham gia tại tổ chức mình thì đó là lãnh đạo loại nào?

Lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng đối với người khác nhằm tạo ra sự hiểu và nhất trí về những việc cần phải làm, cách thực hiện hiệu quả những việc đó, và quá trình hỗ trợ nỗ lực tập thể hoặc cá nhân để hoàn thành các mục tiêu chung

Khi lãnh đạo thực hiện quy trình ra quyết định theo hướng khuyến khích nhân viên tham gia tại tổ chức mình thì đó chính là lãnh đạo tham gia, vậy bản chất của hình thức lãnh đạo tham gia là gì? Lãnh đạo tham gia liên quan đến việc sử dụng các quy trình ra quyết định khác nhau cho phép người khác có một mức độ ảnh hưởng nhất định với quyết định của người lãnh đạo Lãnh đạo tham gia có sự nỗ lực của người lãnh đạo để khuyến khích và hỗ trợ sự tham gia của người khác trong việc đưa ra quyết định

Tham vấn ý kiến, sự tham gia của nhân viên sẽ không hiệu quả trừ phi mọi người tham gia tích cực, đưa ra các ý kiến, đề xuất, nói lên các vấn đề quan tâm Dưới đây là tám bước cơ bản để khuyến khích sự tham gia của nhân viên tại tổ chức:

Thứ nhất là khuyến khích mọi người bày tỏ các mối quan tâm: Trước khi tiến hành bất

kỳ thay đổi nào ảnh hưởng đến mọi người, cần tham khảo ý kiến của những người đó Một hình thức tham vấn ý kiến phù hợp đó là tổ chức các buổi gặp mặt đặc biệt với những người

sẽ bị ảnh hưởng bởi thay đổi để xác định mối quan tâm của họ và giải quyết các mối quan tâm

đó, ví dụ trước khi quyết định chuyển nhân viên cấp dưới đang làm vị trí này sang làm vị trí khác, từ nơi này sang nơi khác, từ phòng ban này sang phòng ban khác thì người lãnh đạo nên

tổ chức gặp mặt để tham vấn ý kiến của họ xem mối quan tâm của họ khi chuyển là gì? họ quan tâm đến sự phù hợp giữa kiến thức của họ hiện có với sự đòi hỏi kiến thức chuyên môn của công việc mới, hay là khó khăn về nơi ở khi chuyển địa điểm làm việc, công việc mới thì ảnh hưởng như nào đến sự thăng tiến của họ…từ đó để xác định được chính xác mối quan tâm của nhân viên và giải quyết các mối quan tâm của họ

Miêu tả một đề xuất dự kiến là bước thứ hai để khuyến khích sự tham gia: Sự tham gia tích cực hơn nếu ta đưa ra một đề xuất dự thảo và khuyến khích mọi người đóng góp cải thiện

đề xuất đó thay vì yêu cầu mọi người phải đóng góp cho một kế hoạch đã chi tiết và có vẻ như

đã hoàn chỉnh, trong trường hợp sau mọi người sẽ cảm thấy không muốn bày tỏ các vấn đề của mình và có thái độ chỉ trích bản kế hoạch đó Ví dụ khi định thực hiện phương án cải tiến phân phối tiền lương của Công ty mình quản lý thì không nên đưa ra quá chi tiết và hoàn chỉnh mà chỉ dự thảo một đề xuất như hiện trạng việc phân phối tiền lương của Công ty, nhận xét lương hiện tại, đưa ra một phương án trả lương mới không quá chi tiết, để sau đó mong muốn nhận được sự đóng góp chân thành của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty

về phương án trả lương mới mà mình đã dự thảo

Bước thứ ba là ghi lại các ý kiến và gợi ý: Khi một nhân viên nào đó đưa ra một gợi ý, nên tiếp thu ý kiến đó và thể hiện quan tâm đầy đủ chứ không bàng quan Một phương pháp

đó là liệt kê các ý tưởng trên một biểu đồ hoặc một tấm bảng khi họ thể hiện ý kiến của mình Trong một cuộc họp không chính thức, nếu không có bản đồ hoặc bảng thì cần phải ghi chép lại để không quên mất ý kiến và đề xuất của nhân viên, ví dụ khi gọi các nhân viên lên để trao đổi công việc thuyên chuyển từ nơi này sang nơi khác, thì ngay sau đó phải ghi lại ý kiến của các nhân viên những ý kiến đề xuất của nhân viên được trao đổi có đồng ý hay không đồng ý việc thuyên chuyển, và những mối quan tâm của họ

Tìm cách xây dựng dựa trên ý tưởng và gợi ý là bước thứ tư người lãnh đạo phải quan tâm: Hầu hết mọi người đều nhanh chóng tập trung vào các nhược điểm của một ý kiến hoặc

đề xuất mà một ai đó đưa ra mà chưa có đủ sức thuyết phục Nên tìm kiếm những đặc điểm tích cực của các đề xuất và nêu các điểm tích cực đó trước khi phân tích những mặt tiêu cực Trong nhiều trường hợp ý kiến ban đầu chưa hoàn chỉnh nhưng sau khi xem xét kỹ lưỡng và

có điều chỉnh, phân tích ý kiến đó lại được cải thiện nhiều Vì vậy thay vì từ chối thẳng thừng một đề xuất hoặc ý kiến có những nhược điểm rõ ràng, nên thảo luận về những nhược điểm

đó và sau đó xem xét các ý kiến đề xuất khác tốt hơn nhưng lấy ý kiến ban đầu làm cơ sở

Nên tế nhị khi thể hiện sự quan tâm đối với một đề xuất đó là bước thứ năm chúng ta cần thực hiện: Nếu ta thực sự quan tâm đến một đề xuất, thể hiện sự quan tâm đó một cách tế nhị và tránh đe doạ đến sự tự trọng của nhân viên đưa ra đề xuất và làm cho người nhân viên

đó có cảm giác không muốn đưa ra đề xuất nữa trong tương lai Ví dụ: Khi thực hiện xây dựng một sự đổi mới ở phòng Tài chính ở Công ty của ta, có một nhân viên mặc dù đã xem

dự thảo của mình nhưng vẫn đưa ra một phương án hoàn toàn không mang tính khả thi thì ta

cũng không nên đưa ra các câu hỏi mang tính tiêu cực như: Anh có thực sự muốn xây dựng

phòng Tài chính của công ty mạnh lên hay chỉ là đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo là có ý kiến?

hoặc Ý kiến này cũng đã có nhiều người đề cập đến, anh có lặp lại theo ý người ta không? Sự

quan tâm nên được thể hiện theo cách tế nhị thay vì phản đối, từ chối thẳng thắn Thông thường sự quan tâm được thể hiện dưới hình thức câu hỏi với đại từ như “chúng ta” để nhấn

mạnh sự chia sẻ nỗ lực, thể hiện như ví dụ sau: Ý kiến của anh rất hay, nhiều người chưa nghĩ

được như anh, nhưng vấn đề hiện nay chúng ta đang vướng mắc là vấn đề bị bó hẹp về nhân

sự của phòng, anh có cách nào vượt qua vấn đề về nhân sự mà vẫn thực hiện được nhiệm vụ

đó không?

Bước thứ sáu là lắng nghe các ý kiến phản đối mà không được bảo thủ: Để khuyến khích mọi nhân viên thể hiện sự quan tâm và phê bình đối với kế hoạch hoặc đề xuất của mình, cần lắng nghe cẩn thận mà không có thái độ bảo thủ hoặc nổi giận Sử dụng lời lẽ của mình để khẳng định lại sự quan tâm của mọi người đối với đề xuất và để cho thấy rằng mình hiểu rõ đề xuất đó và mình quan tâm đến nó Tránh đưa ra chỉ trích, phê bình ngay lập tức mà nên xem xét một cách khách quan ý kiến và tìm hiểu những yêu cầu cần phải điều chỉnh

Cố gắng sử dụng các gợi ý và giải quyết các mối quan tâm là bước thứ bảy: Mọi người

sẽ dừng đưa ra ý kiến hoặc gợi ý nếu ta lờ đi ý kiến của họ và tự mình đưa ra quyết định cuối cùng Điều quan trọng là phải quan tâm thích đáng tới khả năng sử dụng các đề xuất, ý kiến

và giải quyết các vấn đề mà người ta hỏi ý kiến thổ lộ Lợi ích tiềm năng của việc hỏi ý kiến

sẽ không xuất hiện nếu mọi người cho rằng yêu cầu đóng góp ý kiến, đề xuất chỉ là một cách

để điều khiển họ mà thôi

Bước tiếp theo cần làm nữa là thể hiện sự đánh giá cao các ý kiến gợi ý: Mọi người sẽ

dễ dàng hợp tác hơn trong việc đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề nếu họ nhận được sự đánh giá thích đáng cho những đóng góp hữu ích của mình Nên khen thưởng những cá nhân

có những ý kiến hay và hiểu biết sâu sắc Cần cảm ơn và bày tỏ sự đánh giá cao các đề xuất hữu ích Giải thích tại sao một ý kiến hoặc đề xuất lại được sử dụng trong việc đưa ra quyết định hoặc kế hoạch Giải thích tại sao một ý kiến, đề xuất lại bị điều chỉnh để phù hợp hơn Nếu một ý kiến không được chấp nhận thì phải giải thích cho người đưa ra ý kiến đó lý do tại sao ý kiến đó không khả thi, cũng nên giải thích một cách khéo léo

Khi lựa chọn thực hiện quy trình ra quyết định tham gia ta phải đánh giá tầm quan trọng của quyết định: Chất lượng quyết định có thể sẽ quan trọng nếu quyết định đó mang lại kết quả quan trọng cho đơn vị hoặc tổ chức của người quản lý Chất lượng quyết định cũng quan trọng hơn khi người quản lý phải chịu rủi ro cao, ví dụ các sai lầm rất rõ ràng và nó phản ánh hiệu quả quản lý kém

Xác định những người có kiến thức và kỹ năng liên quan: Khi một người quản lý thiếu thông tin liên quan mà cấp dưới, đồng sự, người ngoài tổ chức lại có thông tin này thì các quy trình quyết định tham gia sẽ là phù hợp Tình huống này có thể xảy ra khi vấn đề quyết định phức tạp và cách tốt nhất để giải quyết vấn đề lại chưa thể hiện rõ ràng từ số liệu hoặc từ kinh nghiệm của người quản lý với các vấn đề tương tự Một quyết định phức tạp hơn khi nó liên quan đến nhiều phương án và khó có thể dự đoán trước được kết quả của từng phương án, mỗi phương án lại đòi hỏi phải có sự đánh đổi hoặc chi phí cơ hội Đối với những quyết định phức tạp, cần xác định ai là người có kiến thức, kỹ năng liên quan và một mạng lưới các mối quan hệ là rất hữu ích trong việc xác định ra các cá nhân như vậy Ví dụ khi thiết kế làm lưới tiếp địa cho một cột điện để chống sét sẽ có nhiều phương án như là lưới tiếp địa hình tia, hình tia có đóng cọc, lưới tiếp địa hình xương cá…mỗi phương án nó sẽ cho kết quả trị số điện trở tiếp địa khác nhau và khó dự đoán được

Đánh giá khả năng hợp tác của các thành viên tham gia: Sự tham gia sẽ khó có cơ hội thành công trừ phi những người tham gia tiềm năng sẵn sàng hợp tác trong việc tìm kiếm giải pháp cho vấn đề Sự hợp tác có khả năng thành công hơn khi quyết định mang tính quan trọng cho cấp dưới và ccấp dưới nhận thức được rằng họ có một số ảnh hưởng đối với quyết định cuối cùng Nếu mọi người hiểu rằng người lãnh đạo đang cố gắng điều khiển họ thì sự tham vấn ý kiến sẽ không làm tăng chất lượng và sự chấp nhận quyết định Sự hợp tác còn khó thực

hiện nếu những người tham gia tiềm năng có các mục tiêu công việc khác biệt so với mục tiêu của người quản lý Khi có sự nghi ngờ về động cơ của những người tham gia tiềm năng thì nên tham vấn ý kiến cá nhân một vài người trong số họ để xác định xem có nên tổ chức một cuộc họp nhóm hay không Sẽ là không sáng suốt nếu tổ chức một cuộc họp với những người

có thái độ thù địch vì họ coi đây là cơ hội để đưa ra quyết định ngượ với lợi ích của người quản lý Khi những người có kiến thức và kỹ năng liên quan lại có nhiều mục đích khác nhau thì sự tham vấn ý kiến một vài người sẽ là hữu ích để phân tích nguyên nhân vấn đề và xác định các phương án khả thi Tuy nhiên, sự lựa chọn cuối cùng lại thuộc về người quản lý Một

lý do nữa của sự thiếu hợp tác đó là những người tham gia tiềm năng không muốn tham gia vào quá trình ra quyết định mà họ coi đó là trách nhiệm của người quản lý Cơ hội tham gia

có thể bị cấp dưới từ chối vì họ có quá nhiều công việc phải làm và đặc biệt khi khi quyết định đó không ảnh hưởng đến họ

Đánh giá khả năng quyết định được chấp nhân mà không có sự tham gia: Quy trình tham gia tốn nhiều thời gian sẽ là không cần thiết nếu người quản lý có đủ kiến thức để đưa ra quyết định sáng suốt Quyết định đó sẽ được cấp dưới chấp nhận và thực hiện Một quyết định chuyên quyền sẽ dễ được chấp nhân hơn nếu một người quản lý có một vị trí quyền lực cao đối với các nhân viên trong nhóm hoặc người quản lý đó có kỹ năng thuyết phục để mọi người htực hiện quyết định thành công Việc chấp nhận một quyết định chuyên quyền sẽ khả thi hơn nếu quyết định đó liên quan đến công việc mà mọi người muốn làm, hoặc khi có một tình huống khủng hoảng xảy ra và quyết định là một phương án hợp lý để đối phó với khủng hoảng

Đánh giá tính khả thi của việc tổ chức một cuộc họp: Tham vấn ý kiến cá nhân tưng người hoặc tổ chức một cuộc họp nhóm thường cần có thời gian nhiều hơn là việc đưa ra một quyết định chuyên quyền và yêu cầu mọi người thực hiện quyết định đó Việc tổ chức một cuộc họp sẽ rất khó nếu rất nhiều người muốn tham gia và họ làm việc phân tán ở nhiều địa điểm khác nhau Trong nhiều tình huống khủng hoảng, thường không có đủ thời gian để tham khảo ý kiến nhiều cá nhân thành viên và cũng khó tổ chức một cuộc họp tập thể kéo dài để quyết định phương án phản ứng đối với khủng hoảng đó Trong tình huống như vậy, người quản lý chịu trách nhiệm đưa ra quyết định quyết đoán, hơn là có sự tham gia của mọi người như là cháy nhà, động đất…Tuy nhiên, ngay cả trong tình huống khủng hoảng thì người lãnh đạo cũng nên duy trì sự đáp ứng các đề xuất của các cấp dưới Trong tình hình áp lực và có khủng hoảng, người lãnh đạo thường không nhìn ra tất cả vấn đề và nghĩ ra những biện pháp phải thực hiện

Khi quy trình mà ta có thể dự đoán cả về lý thuyết và thực hành thì nó có những lợi thế như sau:

- Đưa ra được những quyết định phù hợp hơn Ví dụ khi ta quyết định đi siêu thị hoặc đi công viên có nhiều trò chơi cùng gia đình thì ta sẽ biết là tốn nhiều tiền, thời gian, ta sẽ quyết định mang nhiều tiền và phải đi vào ngày nghỉ

- Hạn chế được thiệt hại về kinh tế, thời gian, bởi vì khi ta có thể dự đoán cả về lý thuyết và thực hành ta sẽ tránh được những quyết định nào không mang lại hiệu quả kinh tế và lãng phí

về thời gian

Hạn chế là:

- Giảm sự sáng tạo

- Lâu ngày sẽ gây ra sự nhàm chán, sự nhàm chán này dễ làm cho người ra quyết định chủ quan mắc sai lầm