Kế toán quản trị Họ Tên :Vũ Ngọc Minh Lớp : GaMBA.X0210 Ngày : 25/09/2010 BÀI TẬP CÁ NHÂN Đề bài: Sử dụng đọc “Tại kế hoạch ngân sách (Ngân quỹ) lại không tốt cho doanh nghiệp?” để trả lời câu hỏi sau: Mục tiêu kế hoạch ngân quỹ doanh nghiệp gì? Điều khiến cho việc lập kế hoạch ngân quỹ không với mục tiêu ban đầu nó? Và kế hoạch ngân quỹ trở thành gì? Theo đọc thực tế mối quan hệ kế hoạch ngân quỹ với thực mục tiêu chiến lược doanh nghiệp nào? Nguyên nhân gì? Các công ty Xerox, Emerson 3M tổ chức hoạt động hệ thống đánh giá để tránh “cuộc chiến cục bộ” phận tổ chức? Sự khác biệt cách làm công ty gì? Liên hệ với thực tế đơn vị anh chị công tác Bài làm: Dự toán kế hoạch định lượng sử dụng nguồn lực qua thời kỳ cụ thể Các cá nhân thường lập dự toán cho gia đình để cân thu nhập khoản chi tiêu cho đồ ăn, quần áo, nhà ở, thứ khác dành lại khoản cho tiết kiệm Dự toán thực để so sánh với khoản chi tiêu thực tế để đảm bảo tuân thủ theo kế hoạch chi tiêu Các công ty sử dụng dự toán theo cách tương tự, khối lượng công việc theo chi tiết vượt dự toán cá nhân Trong tổ chức, thuật ngữ Dự toán chủ đạo (Master Budgets) đề cập tới dự toán quan trọng công ty gồm mục tiêu cụ thể bán hàng, sản xuất, hoạt động tài Dự toán thường sử dụng cho hai mục đích riêng biệt - Lập kế hoạch kiểm soát Lập kế hoạch bao gồm phát triển mục tiêu lập dự toán khác cho mục đích Kiểm soát bao gồm bước thực ban quản lý để tăng khả làm việc cho phận tổ chức để đạt mục tiêu thiết lập giai đoạn lập kế hoạch Để có hiệu hệ thống dự toán tốt phải cung cấp việc lập kế hoạch kiểm soát Một kế hoạch tốt mà không kiểm soát tốt lãng phí thời gian công sức Từ đó, ta thấy mục tiêu chủ chốt việc lập kế hoạch ngân quỹ hàng năm doanh nghiệp theo dõi xem tiền chi tiêu nào, có số mục tiêu khác như: Phản ánh, truyền đạt kế hoạch ban lãnh đạo tổ chức; Cho phép nhà quản lý suy nghĩ lên kế hoạch cho tương lai tránh dành thời gian để giải công việc khẩn cấp hàng ngày; Cung cấp phương tiện để phân bổ nguồn lực vào phận tổ chức để sử dụng cách hiệu nhất; Quy trình lập Vũ Ngọc Minh – GaMBA.0210 C Kế toán quản trị kế hoạch giúp phát bế tắc trước chúng xảy ra; Liên kết hoạt động toàn tổ chức thông qua việc tham gia vào kế hoạch phận khác Kế hoạch giúp cho hoạt động tổ chức hướng, không bị xáo trộn; Kế hoạch xác định mục tiêu, mục đích coi tiêu chuẩn đo lường hiệu hoạt động thực tế Với mục đích xem tiền chi tiêu nào, việc lập kế hoạch ngân quỹ chúng trở nên vô nghĩa, bất hợp lý bị gán thêm nhiều vai trò hơn, ví dụ như: Khi ngân sách trở thành công cụ để đánh giá hiệu hoạt động, hay bóp méo kế hoạch dài hạn hay trở thành rào cản nhà quản lý việc dịch chuyển nguồn lực cần thiết Mặt khác, kế hoạch Nhà quản lý đặt nên mang tính áp đặt nhân tố người Trong phần lớn chương trình kế hoạch tất cấp tổ chức làm việc để tạo mộ kế hoạch sát thực Nhưng thực tế hầu hết công ty không theo quy trình kế hoạch mà họ đưa Các nhà lãnh đạo cấp cao đưa mục tiêu lợi nhuận, nhà lãnh đạo cấp thấp hướng điều chỉnh kế hoạch theo mục tiêu mà nhà lãnh đạo cấp cao đề Thêm nữa, chương trình lập kế hoạch thành công phải có chấp thuận người có vị trí quan trọng liên quan Nếu cấp không nhiệt tình tổ chức có chung quan điểm Kế hoạch trở nên không hiệu lực kế hoạch sử dụng phương thức để gây áp lực sử dụng cách cứng nhắc, không linh động Quy trình lập kế hoạch dễ tạo xung đột phòng ban, mục tiêu cuối công ty hợp tác hướng tới mục tiêu chung bị lãng quên Bản kế hoạch tổng thể tổng hợp tất kế hoạch chi tiết doanh nghiệp Nếu kế hoạch chi tiết mang sẵn yếu tố chủ quan không tích cực kế hoạch tổng thể không tránh khỏi việc xa rời thực tế kinh doanh Không doanh nghiệp để đối phó với kế hoạch, đối phó với sách lương, thưởng kèm nó, họ cách để làm theo kế hoạch đề mà không bận tâm tới chất lượng kế hoạch Họ sẵn sàng tống đẩy hàng hóa vào kênh phân phối sau mua lại để bán, họ bỏ qua vài hội đầu tư, phát triển kinh doanh có “nó ngân sách” Cũng có nhà quản lý lại cố gắng chi tiêu cách bất hợp lý có kế hoạch chi tiêu ngân sách thực tế họ tiết kiệm cho doanh nghiệp Trong đó, thực tế nảy sinh nhiều xung đột phận, phòng ban Bộ phận sản xuất muốn sản xuất sản phẩm cũ, đơn giản thói quen phận marketing lại muốn có sản phẩm tung thị trường, điều mà phận sản xuất không muốn Kết hàng tồn kho tăng, việc giải tồn đọng lại không đơn giản, sản phẩm lại dễ dàng bán nhanh nên không tồn kho lượng hàng tồn kho thực chất lại sản phẩm cũ lỗi thời Vũ Ngọc Minh – GaMBA.0210 C Kế toán quản trị Mỗi chiến lược lý thuyết việc làm để đạt mục tiêu tổ chức Ban lãnh đạo người truyền tải chiến lược thành thước đo hiệu hoạt động mà nhân viên công ty dễ dàng hiểu Xét lý thuyết, kế hoạch ngân sách đóng vai trò quan trọng trình doanh nghiệp đạt mục tiêu chiến lược đề Nhưng thực tế, kế hoạch ngân sách rào cản việc thực mục tiêu chiến lược doanh nghiệp Đó mặt trái kế hoạch ngân sách mang lại chẳng hạn như: thiếu linh hoạt, có tính đối phó, hạn chế đầu tư theo thời điểm, tạo thành công ảo, tăng chi phí bất hợp lý, gây xung đột nội không phản ánh chất lượng doanh nghiệp… Do doanh nghiệp cần xem xét tới hệ thống bảng điểm cân bao gồm tập hợp thước đo hiệu hoạt động phát triển sở chiến lược công ty để hỗ trợ cho chiến lược Chính mà cần xem xét tới hệ thống bảng điểm cân nhằm mục đích cải thiện – không đạt mục tiêu cụ thể lợi nhuận mà mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp như: tạo sản phẩm thân thiện với môi trường cho khách hàng, giải vấn đề nội doanh nghiệp, mang lại thỏa mãn cho khách hàng doanh nghiệp đạt mục tiêu tài Đó tất vấn đề liền với tầm nhìn chiến lược doanh nghiệp Để nhằm đạt hiệu tối ưu cho kế hoạch ngân sách doanh nghiệp, nhà quản lý cần đến thước đo hiệu hoạt động mà cụ thể thước đo thu nhập vốn đầu tư, thông tin phi tài chất lượng, thị phần hài lòng khách hàng Điểm cốt lõi xây dựng tảng hệ thống kiểm soát dựa thước đo dựa kế hoạch ngân sách Các công ty đa ngành nghề Xerox, Emerson, 3M tổ chức hoạt động theo quy trình để tránh xung đột nội tổ chức Đo lường đầu mà đo lường đầu vào: Khác với việc nhìn nhận kế hoạch ngân sách thiên kiểm soát chi tiêu hoạt động mà không quan tâm xem làm bao nhiêu, công ty Emerson lại đề cao vấn đề lợi nhuận chi tiêu, thước đo cụ thể hóa hoạt động xuống tới cấp bậc thấp công ty Các hoạt động nghiên cứu phát triển, toán hóa đơn, hoạt động có chi phí… họ cần thước đo tỷ lệ doanh số bán hàng công ty có từ sản phẩm mới, thời hạn khoản phải thu, tỷ lệ nhân viên bỏ việc Những thước đo ngăn chặn thất thường khuyến khích nhân viên hành nỗ lực cho đơn vị sản xuất kinh doanh mà không gây trở ngại hay xung đột cho họ Kế hoạch trước, ngân sách sau Ronald Mitsch, phó chủ tịch hãng 3M đưa quan điểm kế hoạch, bạn làm ngân sách năm trước năm tới Còn công ty Emerson, giảm chi phí phần chu kỳ lập kế hoạch năm không kế Vũ Ngọc Minh – GaMBA.0210 C Kế toán quản trị hoạch hàng năm phó chủ tịch Hội đồng quản trị Robert Staley cho “giảm chi phí điều quan trọng thời kỳ làm ăn thuận lợi”, khoản tiết kiệm thực có từ khoản đầu tư vào quy trình trang thiết bị Thiết kế để tránh chiến cục Các phận kinh doanh lập kế hoạch ngân sách cố gắng đẩy công việc chi phí cho phận khác Xerox tái cấu hoạt động việc kết hợp bán hàng, dịch vụ nhận đơn đặt hàng theo đơn vị đại lý tổ chức vận hành theo chức song song cách mà phận chức “tranh giành” nguồn vốn Tại Emerson tất phận chịu trách nhiệm lợi nhuận chi phí chế độ tiền lương khuyến khích dựa kết hoạt động chung toàn công ty Ở công ty 3M, người, công nghệ tiền có đan xen lẫn phận Chẳng hạn nhân viên bán hàng băng dính Scotch báo cáo cho phận kinh doanh văn phòng phẩm thương mại đồng thời bán hàng hóa phận khác, thu nhập phản ánh báo cáo nội hai phận Điều giảm thiểu đáng kể tranh cãi nội mà dễ xảy doanh nghiệp tổ chức kiểu ma trận Hơn nữa, nhà quản lý 3M “chi tiêu thêm cho marketing nhân sổ sách” việc tìm từ nhiều nguồn: phận mà họ trực thuộc, tất phận công ty (theo Robert Hershock – phó giám đốc nhóm) Các công ty xây dựng chiến lược đồng thời lập kế hoạch cho tình bất ngờ mang tính đột phá Chẳng hạn 3M dự báo chiến lược họ tạo thêm “các hội tăng trưởng chưa rõ ràng” – hạng mục mà chi phí doanh thu khó đoán trước Trong đó, nhà quản lý Emerson lập ngân sách cho tình xấu việc xây dựng kịch khác cho trường hợp bất thường Tóm lại việc xây dựng phương thức kinh doanh truyền thống kết hợp với thực tế xu hướng phát triển doanh nghiệp, doanh nghiệp Xerox, Emerson, 3M tìm cho cách thức để tổ chức hoạt động theo hệ thống đánh giá riêng biệt để tránh “cuộc chiến cục bộ” phận tổ chức, đảm bảo cho phận làm việc với tất tiềm lực vốn có hỗ trợ thực kế hoạch ngân sách đạt mục tiêu chiến lược chung Qua trình nghiên cứu lý thuyết lập kế hoạch môn Kế toán quản trị, liên kết mối quan hệ lý thuyết với đơn vị công tác sau: Hiện làm việc công ty chuyên xuất nhập trang thiết bị, vật tư máy móc nên công tác lập kế hoạch tương đối quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty lập phòng Kế hoạch – Đầu tư để phụ trách công việc lập kế hoạch từ kế hoạch bán hàng, kế hoạch doanh thu lợi nhuận … Phòng chịu trách nhiệm sách liên quan đến chương trình dự toán hợp tác để công ty tự lập dự toán Những khó khăn tính toán liên quan đến kế hoạch họ giải người phê duyệt lập kế hoạch cuối Vũ Ngọc Minh – GaMBA.0210 C Kế toán quản trị Bất đồng nảy sinh trình lập dự toán Bởi lập dự toán quy trình phân bổ nguồn lực, quy trình đưa định quan trọng việc phận nhận nhiều phận nhận nguồn lực Bên cạnh việc lập dự toán đưa tiêu chí để đánh giá hoạt động người quản lý phận họ Đó lý nhà quản lý cẩn trọng việc lập dự toán đầu tư nhiều công sức nhằm đảm bảo lợi ích họ lợi ích phòng ban họ phụ trách Quy trình lập dự toán dễ tạo xung đột phòng ban, mục tiêu cuối công ty hợp tác hướng tới mục tiêu chung bị lãng quên Lập dự toán thành công, tránh xung đột phòng ban yêu cầu kỹ liên kết cá nhân, bên cạnh kỹ kỹ thuật túy Tuy nhiên kỹ liên kết cá nhân tốt thất bại ban giám đốc sử dụng việc lập dự toán để gây áp lực lên nhân viên cách bất hợp lý để khiển trách họ Về thực tế công ty phát sinh số điều chưa tốt như: Thứ nhất, mức độ chịu trách nhiệm người quản lý chưa cao Khi lập kế hoạch với mục tiêu số A định, công việc thực tế phát sinh B B