Hóa đơn – chứng từ quan trọng của kế toán nhận biết tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ sai phạm về hóa đơn và biện pháp xử lý

Chủ đề 2: Hóa đơn – chứng từ quan trọng Kế toán Nhận biết tính hợp pháp hóa đơn, chứng từ Sai phạm hóa đơn biện pháp xử lý… vv I) CÁC LOẠI HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ QUAN TRỌNG TRONG KẾ TOÁN Hóa đơn: a Khái niệm:Hóa đơn chứng từ người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định pháp luật b Vai trò quan trọng hóa đơn - Đối với nhà nước: Vì hóa đơn ghi nhận hoạt động kinh doanh nên hoá đơn có nghĩa tiền, chí quan trọng tiền vì, hoá đơn tài vượt tầm kiểm soát Nhà nước nguy hiểm việc làm tiền giả nhiều Người ta tùy tiện nâng giá trị công trình xây dựng cách đưa hoá đơn tài không phản ánh thực tế để hợp thức hoá gian lận Vì vậy, Nhà nước phải quản lý hoá đơn, chứng từ Việc quản lý có ý nghĩa to lớn không Nhà nước mà thân doanh nghiệp Quản lý không tốt dẫn đến việc phản ánh sai lệch kết sản xuất kinh doanh, nghĩa vụ Nhà nước doanh nghiệp; Các đối tượng xấu lợi dụng kẽ hở quy định để gian lận, rút tiền NSNN - Đối với doanh nghiệp: Hóa đơn chứng chủ yếu ghi lại hoạt động sản xuất kinh doanh DN giúp đưa báo cáo tình hình hoạt động cách chuẩn xác làm tiền đề cho hoạch định mang tính chiến lược DN Quản lý tốt hóa đơn thể quy trình chặt chẻ DN, tránh lãng phí trường hợp bị đối tượng xấu lợi dụng kẻ hở nhằm gian lận tiền của, rò rĩ bí công nghệ vào tay đối thủ Bảo mật thông tin hóa đơn, chứng từ nói vấn đề mà tất nhà quản lý phải quan tâm mang tính chất sống chiến trường cạnh tranh khốc liệt DN Để đảm bảo công tác quản lý tài hạch toán kế toán tốt cần hướng tới doanh nghiệp có hệ thống hóa đơn chứng từ sổ sách minh bạch, có số liệu quản lý rõ nét mặt kinh doanh giúp cho chủ doanh nghiệp có thuyết phục để định quản lý xác, kịp thời đưa DN quỹ đạo phát triển hùng mạnh c Các loại hóa đơn: - Hoá đơn giá trị gia tăng loại hoá đơn dành cho tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ hoạt động sau: • Bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ nội địa; • Hoạt động vận tải quốc tế; • Xuất vào khu phi thuế quan trường hợp coi xuất khẩu; - Hoá đơn bán hàng dùng cho đối tượng sau đây: • Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp bán hàng hoá, dịch vụ nội địa, xuất vào khu phi thuế quan trường hợp coi xuất • Tổ chức, cá nhân khu phi thuế quan bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ vào nội địa bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ tổ chức, cá nhân khu phi thuế quan với nhau, hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân khu phi thuế quan” Ví dụ: + Doanh nghiệp A doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ vừa có hoạt động bán hàng nước vừa có hoạt động xuất nước Doanh nghiệp A sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng cho hoạt động bán hàng nước không cần lập hóa đơn GTGT cho hoạt động xuất nước + Doanh nghiệp B doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ vừa có hoạt động bán hàng nước vừa có hoạt động bán hàng cho tổ chức, cá nhân khu phi thuế quan Doanh nghiệp B sử dụng hoá đơn GTGT cho hoạt động bán hàng nước cho hoạt động bán hàng vào khu phi thuế quan + Doanh nghiệp C doanh nghiệp chế xuất bán hàng vào nội địa bán hàng hóa nước (ngoài lãnh thổ Việt Nam) sử dụng hóa đơn bán hàng bán vào nội địa, hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân khu phi thuế quan”; bán hàng hóa nước (ngoài lãnh thổ Việt Nam), doanh nghiệp C không cần lập hóa đơn bán hàng + Doanh nghiệp D doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, bán hàng hoá, dịch vụ nước, cho khu phi thuế quan, doanh nghiệp D sử dụng hoá đơn bán hàng Khi xuất hàng hóa nước ngoài, doanh nghiệp D không cần lập hóa đơn bán hàng - Hoá đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm… - Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức nội dung lập theo thông lệ quốc tế quy định pháp luật có liên quan d Các nội dung hóa đơn Một số mẫu hóa đơn: Mẫu số: 01GTKT3/001 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/14P Liên 1: Lưu Ngày tháng .năm 20 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH A Số: 0000001 Mã số thuế: Địa chỉ: 45 phố X, quận Y, thành phố Hà Nội Điện thoại: .Số tài khoản Họ tên người mua hàng Tên đơn vị Mã số thuế:………………………………………………………………………………………………… Địa Hình thức toán: .Số tài khoản……………………………………………… STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 6=4x5 Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: …… % , Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền toán ………… ………… Số tiền viết chữ: Người mua hàng Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ, tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu lập, giao, nhận hóa đơn) (In Công ty , Mã số thuế ………… .) Ghi chú: - Liên 1: Lưu - Liên 2: Giao người mua - Liên 3: 5.2 Mẫu tham khảo Hóa đơn bán hàng Mẫu số: 02GTTT3/001 HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Ký hiệu: AB/14P Liên 1: Lưu Số: 0000001 Ngày tháng .năm 20 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH A Mã số thuế: 010023400 Địa chỉ: 45 phố X, quận Y, thành phố Hà Nội Số tài khoản Điện thoại: Họ tên người mua hàng Tên đơn vị Địa Số tài khoản Hình thức toán: MST: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ: Thành tiền 6=4x5 … Số tiền viết chữ: Người mua hàng Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu lập, giao, nhận hóa đơn) (In Công ty in , Mã số thuế ) Nội dung bắt buộc hóa đơn lập phải thể mặt giấy • Tên loại hóa đơn - Tên loại hóa đơn thể tờ hóa đơn Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG… - Trường hợp hóa đơn dùng chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán bán hàng đặt thêm tên khác kèm theo, phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ ghi ngoặc đơn Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG - PHIẾU BẢO HÀNH, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU BẢO HÀNH), HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG - PHIẾU THU TIỀN, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU THU TIỀN) … • Ký hiệu mẫu số hóa đơn ký hiệu hóa đơn -Ký hiệu mẫu số hóa đơn thông tin thể ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu loại hóa đơn (một loại hóa đơn có nhiều mẫu) -Ký hiệu hóa đơn dấu hiệu phân biệt hóa đơn hệ thống chữ tiếng Việt 02 chữ số cuối năm - Đối với hóa đơn đặt in, 02 chữ số cuối năm năm in hóa đơn đặt in Đối với hóa đơn tự in, 02 chữ số cuối năm bắt đầu sử dụng hóa đơn ghi thông báo phát hành năm hóa đơn in Ví dụ: Doanh nghiệp X thông báo phát hành hóa đơn tự in vào ngày 7/6/2014 với số lượng hóa đơn 500 số, từ số 201 đến hết số 700 Đến hết năm 2014, doanh nghiệp X chưa sử dụng hết 500 số hóa đơn thông báo phát hành Năm 2015, doanh nghiệp X tiếp tục sử dụng hết 500 số hóa đơn thông báo phát nêu Trường hợp doanh nghiệp X không muốn tiếp tục sử dụng số hóa đơn phát hành chưa sử dụng thực hủy số hóa đơn chưa sử dụng thực Thông báo phát hành hóa đơn theo quy định • Tên liên hóa đơn -Liên hóa đơn tờ số hóa đơn Mỗi số hóa đơn phải có từ liên trở lên tối đa không liên, đó: + Liên 1: Lưu + Liên 2: Giao cho người mua + Các liên từ liên thứ trở đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định Riêng hóa đơn quan thuế cấp lẻ phải có liên, liên liên lưu quan thuế -Đối với loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với quan có thẩm quyền tổ chức, cá nhân kinh doanh loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với quan có thẩm quyền tạo, phát hành hóa đơn có từ liên trở lên, đó, giao cho người mua liên: liên “giao cho người mua” liên dùng để đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định pháp luật - Trường hợp tổ chức, cá nhân kinh doanh loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng tạo hóa đơn liên tổ chức, cá nhân mua tài sản thuộc loại phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, xe máy…) với quan có thẩm quyền mà liên hóa đơn phải lưu quan quản lý đăng ký tài sản (ví dụ: quan công an…) sử dụng chứng từ sau để hạch toán kế toán, kê khai, khấu trừ thuế, toán vốn ngân sách nhà nước theo quy định: Liên hóa đơn (bản chụp có xác nhận người bán), chứng từ toán theo quy định, biên lai trước bạ (liên 2, chụp) liên quan đến tài sản phải đăng ký • Số thứ tự hóa đơn Số thứ tự hóa đơn số thứ tự theo dãy số tự nhiên ký hiệu hóa đơn, gồm chữ số ký hiệu hóa đơn • Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; • Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua; • Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi số chữ Trường hợp tổ chức kinh doanh có sử dụng phần mềm kế toán theo hệ thống phần mềm công ty mẹ tập đoàn đa quốc gia tiêu đơn vị tính sử dụng tiếng anh theo hệ thống phần mềm tập đoàn • Người mua, người bán ký ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) ngày, tháng, năm lập hóa đơn • Tên tổ chức nhận in hóa đơn Trên hóa đơn đặt in, phải thể tên, mã số thuế tổ chức nhận in hóa đơn, bao gồm trường hợp tổ chức nhận in tự in hóa đơn đặt in Hóa đơn thể tiếng Việt Trường hợp cần ghi thêm chữ nước chữ nước đặt bên phải ngoặc đơn ( ) đặt dòng tiếng Việt có cỡ nhỏ chữ tiếng Việt Chữ số ghi hóa đơn chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán có sử dụng dấu phân cách số tự nhiên dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị chứng từ kế toán; chữ viết hóa đơn chữ tiếng Việt không dấu doanh nghiệp lựa chọn sử dụng chữ viết chữ tiếng Việt không dấu dấu phẩy (,), dấu chấm (.) để phân cách chữ số ghi hóa đơn Dòng tổng tiền toán hóa đơn phải ghi chữ Các chữ viết không dấu hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung hóa đơn Trước sử dụng chữ viết hóa đơn chữ tiếng Việt không dấu chữ số sử dụng dấu phân cách số tự nhiên dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị hóa đơn, doanh nghiệp phải có văn đăng ký với quan thuế tự chịu trách nhiệm tính xác nội dung hóa đơn lập theo cách ghi chữ viết, chữ số đăng ký Mỗi mẫu hóa đơn sử dụng tổ chức, cá nhân phải có kích thước (trừ trường hợp hóa đơn tự in máy tính tiền in từ giấy cuộn không thiết cố định độ dài, độ dài hóa đơn phụ thuộc vào độ dài danh mục hàng hóa bán ra)  Nội dung không bắt buộc hóa đơn lập • Ngoài nội dung bắt buộc trên, tổ chức kinh doanh tạo thêm thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể tạo lô-gô, hình ảnh trang trí quảng cáo • Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hành, không che khuất, làm mờ nội dung bắt buộc phải có hóa đơn  Một số trường hợp hóa đơn không thiết có đầy đủ nội dung bắt buộc: * Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ tạo, phát hành sử dụng hóa đơn không thiết phải có chữ ký người mua, dấu người bán trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in Trường hợp kinh doanh dịch vụ hóa đơn không thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính” * Các trường hợp sau không thiết phải có đầy đủ nội dung bắt buộc, trừ trường hợp người mua đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ nội dung bắt buộc: - Hóa đơn tự in tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại thành lập theo quy định pháp luật không thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua, dấu người bán - Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không thiết phải có chữ ký người bán, dấu người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua - Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn doanh nghiệp sở đề nghị doanh nghiệp, Cục thuế xem xét có văn hướng dẫn hóa đơn không thiết phải có tiêu thức “dấu người bán” - Các trường hợp khác theo hướng dẫn Bộ Tài (Mẫu hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng trang cuối) e Hình thức hóa đơn: Hóa đơn thể hình thức sau: + Hóa đơn tự in hóa đơn tổ chức kinh doanh tự in thiết bị tin học, máy tính tiền loại máy khác bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; + Hóa đơn điện tử tập hợp thông điệp liệu điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý theo quy định Luật Giao dịch điện tử văn hướng dẫn thi hành; + Hóa đơn đặt in hóa đơn tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho tổ chức, hộ, cá nhân Các chứng từ in, phát hành, sử dụng quản lý hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý II NHẬN BIẾT TÍNH HỢP PHÁP CỦA HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ Tính hợp pháp hóa đơn chứng từ: Tính hợp pháp là: - Hoá đơn Bộ Tài (Tổng cục thuế) phát hành quan thuế cung cấp cho sở kinh doanh - Hoá đơn sở kinh doanh tự in theo mẫu quy định quan thuế chấp nhận cho sử dụng - Hóa đơn DN làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, chưa thông báo phát hành hóa đơn mà sử dụng hóa đơn hóa đơn bất hợp pháp Tuy nhiên, doanh nghiệp có giao dịch mua bán hàng hóa dịch vụ có thật, hóa đơn tài đầy đủ, toán minh bạch (thanh toán qua ngân hàng) gặp phải tình rủi ro hóa đơn sau: - DN cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp bên bạn hàng hóa dịch vụ không nằm phạm vi hoạt động đăng ký kinh doanh doanh nghiệp - Doanh nghiệp bạn có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp nằm danh sách doanh nghiệp tạm dừng kinh doanh bỏ trốn quan thuế - Doanh nghiệp chưa làm thông báo phát hành hóa đơn mà sử dụng hóa đơn, hóa đơn chưa thông báo phát hành đồng nghĩ với việc hóa đơn bất hợp pháp Tính hợp lý chứng từ Hợp lý nội dung hàng hóa, dịch vụ, số tiền thể hóa đơn phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, giải trình, diễn giải Doanh nghiệp kinh doanh hoạt động mảng lĩnh vực hóa đơn chứng từ phải phù hợp phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Ví dụ: Doanh nghiệp bạn đơn vị kinh doanh vận tải, doanh nghiệp bạn phương tiện lại (ô tô, xe máy) thuộc sở hữu doanh nghiệp, lại có hóa đơn đầu vào xăng dầu Có thể giám đốc doanh nghiệp xe thuộc sở hữu cá nhân có hóa đơn đầu vào đổ nhiên liệu Hóa đơn hợp pháp lại không hợp lý xe không thuộc sở hữu doanh nghiệp nhiên liệu tiêu hao cho xe chi phí hợp lý Do hóa đơn bất hợp lý Hoặc trường hợp, cá nhân công tác địa phương, giấy đường thể rõ ràng (03 ngày công tác: ngày 15 ngày 17), mà hóa đơn thuê phòng lưu trú lại ghi số ngày lưu trú ngày Vậy hóa đơn hóa đơn không hợp lý Tính hợp lệ chứng từ Hóa đơn hợp lệ hiểu phù hợp với thông lệ Hoá đơn phải đảm bảo đầy đủ nội dung tiêu yêu cầu ghi hóa đơn như: + Ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn, họ tên người mua, bán, địa công ty mua,bán, mã số thuế, hình thức toán (tiền mặt chuyển khoản), số tài khoản (nếu có), + Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền toán; số tiền chữ + Phải có chữ ký người mua, người bán, chữ ký Giám đốc, chữ ký GĐ phải có giấy ủy quyền đóng dấu treo vào bên góc trái hóa đơn, người ủy quyền ký vào Hoá đơn lập theo Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 Lưu ý: Hóa đơn hợp lệ để xác định chi phí trừ hay không trừ tính thuế TNDN Ngoài việc phải đáp ứng tính hợp lệ số trường hợp phải đáp ứng yêu cầu khác như: - Không vượt định mức (tiêu hao nguyên vật liệu, ), - Không vượt mức khống chế (chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi tiếp tân, khánh tiết, hội nghị; chi hỗ trợ tiếp thị, chi hỗ trợ chi phí, chiết khấu toán; chi báo biếu, báo tặng ) - Tiền ăn trưa người lao động: 680.000đ/ng/tháng - Chi trang phục: 5.000.000đ/ng/năm - Chi phí mua xe ô tô chỗ ngồi Chú ý: Những hóa đơn có Giá trị > 20triệu phải chuyển khoản qua Ngân hàng khấu trừ thuế GTGT tính vào chi phí hợp lý, hợp lệ tính thuế TNDN Các sai phạm hay mắc phải lập hóa đơn nhiều, đưa sau: - Mực sử dụng hóa đơn không theo quy định như: mực phai, mực bút chì, mực đỏ - Ghi in sai ngày tháng hóa đơn, tên doanh nghiệp, mã số thuế doanh nghiệp, địa doanh nghiệp - Tính toán số tiền có sai lệch: số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế … - Hóa đơn thiếu tên, chữ ký người bán, người mua Lưu ý trường hợp người mua không mua hàng trực tiếp, doanh nghiệp phải ghi hình thức mua hàng hóa đơn như: bán hàng qua điện thoại, bán hàng qua Internet, tuyệt đối không để phần thông tin người mua, bỏ trống - Hóa đơn dấu đơn vị bán hóa đơn Quy định loại trừ số trường hợp đặc biệt doanh nghiệp bán sử dụng hóa đơn đặc thù đăng ký riêng với quan thuế sử dụng dấu tròn có mã vạch hóa đơn Thông thường hóa đơn nằm mặt hàng như: điện, nước, cước viễn thông, hóa đơn vé máy bay… III CÁCH XỬ LÝ TRONG MỘT SỐ TRƯỜNG HỢP VỚI HÓA ĐƠN: Hóa đơn viết sai kế toán chưa xé khỏi cuống - Biện pháp xử lý: Trường hợp đơn giản, kế toán cần gạch chéo liên lưu giữ số hóa đơn viết sai cuống hóa đơn Kế toán phải lưu giữ đầy đủ liên cuống để toán số hủy bỏ với ngành thuế (tờ chứng từ thể báo cáo tình hình dùng chứng từ tháng cột số " xóa bỏ " ) Hóa đơn viết sai xé khỏi cuống hóa đơn: a, Hóa đơn viết sai chưa kê khai thuế: - Biện pháp xử lý: Nếu kế toán viết sai thông tin hóa đơn lập sau xé khỏi cuống Nhưng hai bên chưa tiến hành kê khai thuế việc kế toán cần làm lập biên thu hồi liên số hóa đơn lập theo mẫu sau:Mẫu biên thu hồi lập sai ( ý: không sử dụng biên hủy hóa đơn trước nữa) Biên thu hồi hóa đơn phải thể lý thu hồi hóa đơn Sau thu hồi hóa đơn viết sai, kế toán gạch chéo liên, lưu giữ số hóa đơn lập để giải trình với Thuế có yêu cầu Sau xuất lại hóa đơn theo quy định - Kê khai thuế: Dùng hóa đơn viết để kê khai thuế Ngày ghi hóa đơn xuất lại ngày ( ngày làm biên thu hồi) bên bán kê khai vào bảng kê bán ra, bên mua kê vào bảng kê mua vào Hóa đơn bị thu hồi không kê khai b, Hóa đơn viết sai kê khai thuế: -Hóa đơn viết sai hóa đơn không hợp lệ, giá trị để khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí người mua, với người bán dù bạn có viết sai bạn phải kê khai nộp thuế bình thường, bạn bị xử phạt vi phạm sử dụng hóa đơn theo nghị định 109/2013/NĐ-CP - Biện pháp xử lý: Khi phát sai sót người bán người mua phải lập biên có thoả thuận văn ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót Hoá đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu… - Kê khai thuế: Căn vào hoá đơn điều chỉnh, người bán người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào Hoá đơn điều chỉnh không ghi số âm (-) * Nếu hóa đơn viết sai ngày tháng, địa chỉ, mã số thuế, tên công ty…(Không ảnh hưởng đến số tiền thuế GTGT phải nộp khấu trừ): Cách xử lý: - Hai bên lập biên có thoả thuận văn ghi rõ sai sót, - Người bán lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn ghi rõ nội dung ghi sai; nội dung điều chỉnh; số hóa đơn, ký hiệu… - Khi kê khai: Tại kỳ kê khai lập lại hóa đơn điều chỉnh: Bên bán kê khai hóa đơn điều chỉnh vào bảng kê bán Bên mua kê khai vào bảng kê mua vào (Chỉ tiêu: Doanh thu thuế GTGT ghi "0") * Nếu hóa đơn viết sai thuế suất, đơn giá … (Ảnh hưởng đến số tiền): Cách xử lý: - Hai bên lập biên có thoả thuận văn ghi rõ sai sót, - Người bán phải lập hoá đơn điều chỉnh sai sót Hoá đơn điều chỉnh ghi rõ (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu… Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không ghi số âm (-) - Khi kê khai: Tại kỳ kê khai tại: Căn vào hoá đơn điều chỉnh, người bán người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào bảng kê Nếu hóa đơn điều chỉnh giảm: Khi kê khai: - Bên bán ghi âm (-) “Chỉ tiêu số - Doanh thu” PL 01-1/GTGT, thuế GTGT tự động cập nhật VD: -50.000.000 - Bên mua ghi âm (-) “Chỉ tiêu số – Giá trị hàng hóa, dịch vụ” PL 012/GTGT bên mua ghi âm tiêu số Xử lý trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn - Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phát mất, cháy, hỏng hóa đơn lập chưa lập phải lập báo cáo việc mất, cháy, hỏng thông báo với quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) chậm không năm (05) ngày kể từ ngày xảy việc mất, cháy, hỏng hóa đơn Trường hợp ngày cuối (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định pháp luật ngày cuối thời hạn tính ngày ngày nghỉ - Trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ người bán lập hóa đơn theo quy định sau người bán người mua làm mất, cháy, hỏng liên hóa đơn gốc lập người bán người mua lập biên ghi nhận việc, biên ghi rõ liên hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế tháng nào, ký ghi rõ họ tên người đại diện theo pháp luật (hoặc người ủy quyền), đóng dấu (nếu có) biên người bán chụp liên hóa đơn, ký xác nhận người đại diện theo pháp luật đóng dấu hóa đơn để giao cho người mua Người mua sử dụng hóa đơn có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) người bán kèm theo biên việc mất, cháy, hỏng liên hóa đơn để làm chứng từ kế toán kê khai thuế Người bán người mua phải chịu trách nhiệm tính xác việc mất, cháy, hỏng hóa đơn Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba bên vận chuyển hàng bên chuyển hóa đơn) vào việc bên thứ ba người bán người mua thuê để xác định trách nhiệm xử phạt người bán người mua theo quy định Hóa đơn bất hợp pháp - Hóa đơn bất hợp pháp hóa đơn giả, hóa đơn hết giá trị sử dụng, hóa đơn chưa có giá giá sử dụng - Hóa đơn giả hóa đơn in khởi tạo theo mẫu hóa đơn phát hành tổ chức, cá nhân khác in, khởi tạo trùng số ký hiệu hóa đơn - Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng hóa đơn tạo theo quy định chưa hoàn thành việc thông báo phát hành - Hóa đơn hết giá trị sử dụng hóa đơn làm thủ tục phát hành tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa, loại hóa đơn bị sau thông báo phát hành tổ chức, cá nhân phát hành báo với quan thuế quản lý trực tiếp, hóa đơn tổ chức, cá nhân ngừng sử dụng mã số thuế - Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn việc lập khống hóa đơn; cho bán hóa đơn chưa lập để tổ chức, cá nhân khác lập bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (trừ trường hợp sử dụng hóa đơn quan thuế bán cấp trường hợp ủy nhiệm lập hóa đơn theo hướng dẫn Thông tư này); cho bán hóa đơn lập để tổ chức, cá nhân khác hạch toán, khai thuế toán vốn ngân sách; lập hóa đơn không ghi đầy đủ nội dung bắt buộc; lập hóa đơn sai lệch nội dung liên; dùng hóa đơn hàng hóa, dịch vụ để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác Một số trường hợp cụ thể xác định sử dụng bất hợp pháp hóa đơn: - Hóa đơn có nội dung ghi thực phần toàn - Sử dụng hóa đơn tổ chức, cá nhân khác để bán ra, để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán để gian lận thuế, để bán hàng hóa không kê khai nộp thuế - Sử dụng hóa đơn tổ chức, cá nhân khác để bán hàng hóa, dịch vụ, không kê khai nộp thuế, gian lận thuế; để hợp thức hàng hóa, dịch vụ mua vào chứng từ - Hóa đơn có chênh lệch giá trị hàng hóa, dịch vụ sai lệch tiêu thức bắt buộc liên hóa đơn - Sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ mà quan thuế, quan công an quan chức khác kết luận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn IV MỘT VÀI SAI PHẠM VÀ HÌNH THỨC XỬ PHẠT (theo TT10/2014/TTBTC) Không đủ nội dung quy định: phạt tiền 2-4 triệu đồng buộc phải hủy hóa đơn đơn in khởi tạo không quy định Tự in hóa đơn giả (trừ trường hợp xác định lỗi khách quan phần mềm tự in hóa đơn) hành vi khởi tạo hóa đơn điện tử giả: phạt tiền 20-50 triệu đồng, bị phạt đình quyền tự in hóa đơn, quyền khởi tạo hóa đơn điện tử từ 01-03 tháng kể từ ngày định xử phạt có hiệu lực thi hành, buộc phải hủy hóa đơn đơn in khởi tạo không quy định Không lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị toán từ 200.000 đồng trở lên cho người mua theo quy định: phạt tiền 10-20 triệu đồng tổ chức, cá nhân phải lập hóa đơn cho người mua Ngày ghi hóa đơn lập xảy trước ngày mua hóa đơn quan thuế: phạt tiền từ 4-8 triệu đồng Không hủy hủy không quy định hóa đơn phát hành chưa lập, không giá trị sử dụng theo quy định: phạt tiền 2-4 triệu đồng phải hủy hóa đơn phát hành chưa lập, không giá trị sử dụng ... HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ QUAN TRỌNG TRONG KẾ TOÁN Hóa đơn: a Khái niệm :Hóa đơn chứng từ người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định pháp luật b Vai trò quan trọng hóa. .. Các chứng từ in, phát hành, sử dụng quản lý hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý II NHẬN BIẾT TÍNH HỢP PHÁP CỦA HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ Tính hợp pháp hóa. .. hóa đơn hóa đơn không hợp lý Tính hợp lệ chứng từ Hóa đơn hợp lệ hiểu phù hợp với thông lệ Hoá đơn phải đảm bảo đầy đủ nội dung tiêu yêu cầu ghi hóa đơn như: + Ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn,