áp dụng mô hình ERP và phân tich mô hình bán hàng trực tuyến

Các sai sót bắt đầu xuấthiện trong các khâu từ nhận đơn đặt hàng,chuyển đơn đặt hàng về nhà máy đến khâu sảnxuất hay cơ bản nhất là bộ máy quản lí bị phình to và trở nên quá kồng kềnh nh

LỜI MỞ ĐẦU

Một trong những yếu tố khá lớn cản trở sự mở rộng và phát triển của các doanhnghiệp đó là sự yếu kém trong khâu quản lí các nguồn lực,các nguồn tài nguyên trongdoanh nghiệp khi họat động của doanh nghiệp đạt qui mô lớn Các sai sót bắt đầu xuấthiện trong các khâu từ nhận đơn đặt hàng,chuyển đơn đặt hàng về nhà máy đến khâu sảnxuất hay cơ bản nhất là bộ máy quản lí bị phình to và trở nên quá kồng kềnh nhưng lại rấtthiếu tính hiệu quả,làm suy giảm lớn đến hiệu suất công việc và lợi nhuận đát được.Điều

đó bắt buộc các doanh nghiệp bước lên mô hình qui mô vừa và lớn phải có sự hỗ trợchuyên nghiệp trong việc quản lí1 cách toàn diện với hiệu quả cao và chính xác, trơn trutrong các khâu của quá trinh họat động của mình.Hệ thống ERP chính là 1 giải pháp nhưthế,1 giải pháp phù hợp tạo ra 1 hiệu quả họat động cao cho doanh nghiệp trong quá trình

mở rộng qui mô hoạt động của mình nếu được áp dụng đúng cách.Dưới đây nhóm 3 xinđược giới thiệu 1 cách cơ bản về ERP, áp dụng mô hình ERP và phân tich mô hình bánhàng trực tuyến của Trần Anh như 1 hình mẫu phân hệ của hệ thống ERP trong doanhnghiệp

1. Cơ sở lý thuyết

1.1. Khái niệm

ERP (Công nghệ) là một hệ thống thông tin quản lý tích hợp các nguồn lực củadoanh nghiệp, bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp.ERP là một hệ thống tổng hợp các quy trình kinh doanh trọng yếu của doanh nghiệpdựa trên sự tích hợp gồm các mô-đun phần mềm và hệ thống CSDL tác ngiệp tập trungcủa doanh nghiệp

Ý nghĩa của E, R và P trong thuật ngữ ERP

E: Interprise (Doanh nghiệp)

R: Resource (Tài nguyên) Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ PM, phần cứng hay dữ

liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được Ứng dụng ERP vào quản trị DNđòi hỏi DN phải biến nguồn lực thành tài nguyên

P: Planning (Hoạch định), là kế hoạch là một khái niệm quen thuộc trong quản trị

kinh doanh Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ DN lên kế hoạch như thế nào?

Tóm lại, ERP là một giải pháp Hệ thống toàn diện, bao gồm việc tích hợp các bộ

công cụ này theo một quy chuẩn tốt nhất có thể, để đáp ứng trọn vẹn các yêu cầu về quảntrị toàn bộ nguồn lực của một doanh nghiệp, từ hệ thống thông tin, email, tài liệu văn bảnlưu trữ, các quy trình xử lý hoạt động sản xuất kinh doanh mua bán… được vận hành trơntru trên một thể thống nhất gọi là một hệ thống ERP

Hỗ trợ các công cụ dự báo, lập báo cáo

Ngoài ra theo Marcelino Tito Torres trong tài liệu hội thảo về “ManufacturingResource Planning” thì một hệ thống ERP có 5 đặc điểm chính sau:

ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated BusinessOperating System) Tích hợp – có nghĩa là mọi công đoạn, mọi người, mọi phòng banchức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình hoạt động sản xuấtkinh doanh thống nhất

 ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính(People System Supported by the Computer) Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới

là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ Người sử dụng phải được đào tạo cẩnthận, tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định

 ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa làphải hệ thống hoạt động theo các quy tắc và các kế hoạch rõ ràng Kế hoạch sản xuấtkinh doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không hoạt động khikhông có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định trước

 ERP là hệ thống với các tránh nhiệm được xác định rõ (DefinedResponsibilities) Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõ trước

 ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communicationamong Departments) Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ khôngphải mỗi phòng ban là một cát cứ

1.2.2 Thành phần cấu thành ERP

Oracle cung cấp cho doanh nghiệp toàn bộ bức tranh về tình hình tài chính của minh vàcho phép kiểm soát tòan bộ các giao dịch nghiệp vụ, giúp tăng tốc độ khai thác thông tin vàtính minh bạch trong các báo cáo tài chính từ độ tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.Doanh nghiệp có thể đóng sổ cuối kì nhanh hơn, ra quyết định chính xác hơn dựa trên số liệutức thì do hệ thống cung cấp, góp phần làm giảm chi phí vận hành doanh nghiệp Các phân hệchính của Oracle Financials là General Legder, Account Receipables, Account Payables,Assets…

Procurement – Quản lí mua hàng

Oracle Procurement gồm các phân hệ được thiết kế nhằm quản lí hiệu quảviệc mua sắm hàng hóa, dịch vụ đa dạng và phức tạp Các phân hệ quản lí mua sắmcho phép doanh nghiệp quản lí các yêu cầu mau sắm tòan doanh nghiệp, công tácmua sắm, quản lý và lựa chọn nhà cung cấp Các phân hệ của quản lí mau sắm gồm:Purchasing Intelligence, iProcurementm, Sourcing, iSupplier Portal

Logistics- Cung ứng

Oracle Logistics hỗ trợ quản lí tòan bộ quy trình cung ứng, từ quản lý kho đếnvận chuyển và trả lại hàng cho các phân hệ Inventory Management, Mobile SupplyChain, Supply Chain Intelligence, Transportation, Warehouse Management,…

Oracle Fulfillment – Quản lí bán hàng

Oracle Order Fulfillment cho phép quản lí các quy trình bán hàng rất mềmdỏe, cung cấp số liệu kịp thời, góp phần tăng khả năng thực hiện đúng hạn cácđơn hàng của khách hàng, tự động hóa quy trình từ bán hàng đến thu tiền, gópphần làm giảm các chi phí bán hàng gồm Oracle Management, configurator,Advanced Pricing, iStore, Supply Chain Intelligence…

Manufacturing – Quản lí sản xuất

Oracle Manufacturing giúp tối ưu hóa năng lực sản xuất, từ khâu nguyên liệu đếnthành phẩm cuối cùng Hỗ trợ cả mội trường sản xuất lắp ráp giản đơn (DiscreteManufacturing) và cả mội trường sản xuất chế biến phức tạp (Process Manufacturing),Oracle Manufacturing giúp cải tiến và kiểm soát quy trình sản xuất tốt hơn Các phân hệchính của Quản lí sản xuất là MDS, MPS, MRP, BOM/Formula, WIP,…

Human Resources – Quản Trị nhân sự

Các phân hệ Quản trị nhân sự của Oracle sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồnnhân lực của mình Oracle cung cấp các công cụ để gắn người lao động với các mục tiêu của

tổ chức, hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên, tuyển dụng, đào tạo, lương…Các phân

hệ gồm Human Resources, Payroll, Trianning Administration, Self-service HR, HRIntelligence, Time & Labor, Advance Benefits, iLearning, iRecruitment

Project – Quản lý dự án

Oracle Projects giúp cải tiến công tác quản lí dự án, cung cấp thông tin phù hợp chonhững người lien quan, từ đó doanh nghiệp có thể điều phối dự án nhịp nhàng, tối ưu hóaviệc sự dụng nguồn lực, ra quyết định kịp thời Các phân hệ gồm Projects Billing,Projects Costing, Project Intelligence, Project Resource Mgmt, Project Contracts, ProjectCollaboration…

Planning & Schedule – Lập kế hoạch

Oracle Planning & Scheduling gồm các phân hệ hỗ trợ việc lập kế hoạch cung ứngcũng như kế hoạch sản xuất Các phân hệ chính gồm Supply Chain Planning, Adv SupplyChain Planning, Demand Planning, Global Order Promising, Mfg.Scheduling, InventoryOptimization, Collaborative Planning, Supply Chain Intelligence

 Intelligence – Báo Cáo Phân Tích

Oracle E-Business Intelligence là một bộ các ứng dụng lập báo cáo phân tích nhằmđem lại những thông tin kịp thời, chính xác cho các cấp lãnh đạo, các cán bộ quản lý vátác nghiệp Oracle E-Business Intelligence đựơv tích hợp sẵn trong giải pháp Oracle nêngiảm thiểu đáng kể công sức triển khai

 Maintenance Management – Quản lí bảo dưỡng

Các phân hệ Oracle Enterprise Asset Management và OracleMaintenance, Repair,and Overhaul hỗ trợ doanh nghiệp chủ động trong việc lên kế hoạch và thực hiện duy tu,bảo dưỡng thiết bị, nhà xưởng, máy móc, xe cộ…Công tác duy tu, bảo dưỡng được thựchiện tốt hơn sẽ giúp tăng tuổi thọ của tài sản, đãm bảo tính an toàn và độ tin cậy cảu máymóc, thiết bị

Ngoài các phân hệ ERP ở trên, các doanh nghiệp triển khai mở rộng ERP với việctriển khai CRM (Customer Relationship Management - Quản lí quan hệ khách hàng) vàSCM (Supply Chain Planning - Quản lí dây chuyền cung ứng.

1.1 Quy trình triển khai

1.3.1 Các yêu cầu để triển khai hệ thống ERP

Cơ sở hạ tầng thông như các mạng, băng thông rộng, mạng LAN tin cậy và tíchtương hợp các mạng

Mạng LAN phải có server tập trung kể cả trong điều kiện phân tán

Phần cứng máy tính server và phần cứng máy tính phải được nâng cấp để chạyđược ERP

Đội ngũ nhân viên phải có trình độ chuyên môn cao

Phải có cam ết của lãnh đạo cấp cao về thời gian làm việc và tiền bạc

 Cam kết duy trì hoạt động thủ công sẽ được sử dụng như hệ thống sao lưucủa hệ thống ERP phục vụ cho các mục đích kiểm soát

Nhà cung cấp hệ thống (người tạo ra phần mềm ERP)

–  Nhà cung cấp lớn, giá thành vài triệu usd: SAP; Oracle

–  Nhà cung cấp nhỏ, giá thành vài trăm nghìn usd

Công ty tư vấn: xuất thân từ các đơn vị tư vấn quản trị,dựa trên các mô tả về yêu

cầu của hệ thống mà doanh nghiệp cần để giới thiệu cho hệ thống ERP thích hợp

–  Nước ngoài: Accenture, Cap Cermini Ernst & Young,IBM Consulting

 Khách hàng

– Thành lập ban chỉ đạo: Giám đốc, phó giảm đốc, trưởng phòngban …

– Chọn Chủ nhiệm dự án: thiết lập các đối thoại, điều động nguồn lực dự án, điềuphối ngân sách dự án, theo dõi tiến độ…

Nhà tư vấn triển khai:

– Chọn tư vấn chính phụ trách triển khai, đảm bảo đúng yêu cầu, đúng hạn

– Chọn các nhà tư vấn khác: quản lý, hệ thống, kỹ thuật

1.3.2 Các bước thực hiện triển khai dự án ERP hoàn chỉnh

Bước 1: Thực hiện tiền định giá (pre evaluation screening):

Khi một công ty quyết định triển khai hệ thống ERP thì việc nghiên cứu để có đượcphần mềm trọn gói (package) hoàn hảo bắt đầu Nhưng có đến hàng trăm nhà cung cấpERP với nhiều hình dạng và quy mô khác nhau – tất cả những yêu cầu cần thiết để cóđược giải pháp lý tưởng cho bạn Phân tích toàn bộ các package trước khi đi đến quyết

thời gian Vì vậy tốt hơn, giới hạn bớt con số của package định giá ít hơn 5 Tốt nhất làluôn luôn định giá tỉ mỉ chi tiết một con số nhỏ của package hơn là chỉ phân tích hàng tácác package một cách chung chung Vì thế công ty nên tiến hành định giá trước để giớihạn con số của package vốn phải được định giá bởi Ban đánh giá Không phải tất cả cácERP package đều như nhau, mỗi package đều có những điểm mạnh và yếu điểm của nó.Quá trình tiền định giá sẽ loại bỏ các ERP package không phù hợp hoàn toàn với quytrình kinh doanh của công ty Có thể xem xét một vài packages tốt nhất bằng cách đọc cáctài liệu sản phẩm của những nhà cung cấp, nhờ các chuyên gia tư vấn bên ngoài và quantrọng nhất là tìm ra được package mà được sử dụng bởi những công ty có hoạt độngtương tự như công ty của bạn

Bước 2: Định giá trọn gói( package evaluation)

Nhân tố quan trọng nhất nên nhớ trong đầu khi phân tích các package khác nhau làkhông có package nào hoàn hảo Ý nghĩ đó cần thiết phải được mọi người trong nhómđưa ra quyết định chọn lựa thấu hiểu Mục tiêu của quá trình lựa chọn không phải là đểxác định được package nào đáp ứng mọi yêu cầu Mục tiêu đó là tìm được một package

đủ linh động để đáp ứng các nhu cầu của công ty hay nói cách khác, một phần mềm có thểtuỳ biến để phù hợp tốt

Khi đã xác định được package nào để định giá, công ty cần phải xác lập các tiêu chílựa chọn cho phép định giá tất cả các package với quy mô như nhau Để chọn được hệthống tốt nhất, công ty nên nhận dạng được hệ thống nào đáp ứng với nhu cầu kinhdoanh, phù hợp với tiểu sử công ty và những nhận định nào với thực tế kinh doanh củacông ty Khó có thể tìm được hệ thống phù hợp hoàn toàn với cách thức hoạt động củacông ty, nhưng mục tiêu hướng tới làm tìm một hệ thống với sự khác biệt ít nhất

Vài điểm mấu chốt quan trọng nên lưu ý khi đánh giá phần mềm ERP:

Chức năng phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty

Mức độ tích hợp giữa các thành phần khác nhau của hệ thống ERP

Sự linh động và khả năng thích ứng (scalability)

Sự phức tạp

Sự thân thiện với người sử dụng

Triển khai nhanh chóng

Khả năng hỗ trợ việc kiểm soát và hoạch định đa chiều

Khả năng kỹ thuật chủ/khách, cơ sở dữ liệu độc lập, bảo mật

Khả năng nâng cấp thường xuyên

Số lượng sữa chữa theo yêu cầu

Cơ sỡ hạ tầng hỗ trợ nội bộ

Khả năng của các địa điểm tham khảo

Tổng chi phí bao gồm: license, đào tạo, triển khai, bảo trì, sữa chữa(customization) và các yêu cầu về phần cứng

Nên thành lập chính thức một Ban lựa chọn hay đánh giá để thực hiện quá trình trên.Ban này bao gồm nhân sự từ các phòng ban khác nhau (chuyên gia chức năng), Ban giámđốc cấp cao (CIO hay COO) và các nhà tư vấn (các chuyên gia trọn gói) Ban tuyển chọn

sẽ được tín nhiệm với trọng trách chọn package cho công ty Khi tất cả các chức năngkinh doanh được trình bày với sự tham gia của Ban giám đốc thì package được chọn ra sẽ

có được sự chấp thuận rộng rãi Các chuyên gia hay các nhà tư vấn có thể đóng vai trònhư những nhà trung gian hay đóng vai trò giải thích những điểm mạnh và yếu của mỗipackage

Bước 3: Lập kế hoạch dự án

Đây là giai đoạn thiết kế qui trình triển khai dự án Giai đoạn này sẽ quyết định chitiết triển khai như thế nào về lịch trình, thời hạn, … Kế hoạch dự án được bắt đầu Xácđịnh vai trò và phân công trách nhiệm cho từng người Các nguồn lực sử dụng cho việctriển khai được quyết định, những người đứng đầu để triển khai dự án được chỉ định Cácthành viên trong đội triển khai được lựa chọn và được phân công nhiệm vụ Giai đoạn này

sẽ quyết định khi nào bắt đầu dự án, thực hiện như thế nào và dự định khi nào hoàn tất dự

án Đây cũng là giai đoạn hoạch định “phải làm gì” trong trường hợp bất ngờ; làm saogiám sát được tiến trình triển khai; các phương thức kiểm soát nào nên được thiết lập vàcần làm gì khi sự việc không còn nằm trong tầm kiểm soát Kế hoạch dự án thường đượclập bởi một Ban gồm các đội trưởng của các nhóm triển khai Chỉ đạo Ban dự án ERPthường là CIO hay COO Ban dự án ERP họp định kỳ trong suốt toàn bộ chu trình triểnkhai dự án để xem xét lại tiến trình và lập biểu đồ cho những hành động diễn biến tươnglai

Bước 4: Phân tích sự khác biệt( Gap analysic)

Có thể cho rằng giai đoạn này quyết định thành công hay thất bại cho quá trìnhtriển khai dự án ERP Nói một cách đơn giản, đây là tiến trình qua xuyên suốt của môhình hoạt động hiện tai và định hướng mô hình trong tương lai Cái hay là thiết kế một môhình mà nó có thể đoán trước và bao gồm bất cứ chức năng thiếu sót nào Tất nhiên, mộtcông ty có thể dễ dàng chấp nhận hoạt động mà không cần chức năng đặc thù (giải pháp

rẻ nhưng bất lợi) Còn các giải pháp khác bao gồm:

 Hy vọng vào việc nâng cấp (chi phí thấp nhưng rủi ro)

 Xác định sản phẩm của bên thứ ba có thể lấp được kẻ hở (với hy vọng nócũng tích hợp được với package ERP)

 Thiết kế chương trình theo sự đặt hàng

 Thay đổi mã nguồn ERP (đó là sự lựa chọn đắt giá, thường dành cho việccài đặt sứ mạng khó khăn)

Bước 5: Cấu hình hệ thống ( Configuaration)

Đây là phần chức năng chính của việc triển khai ERP Ở đây có một chút bí mật vềqui trình cấu hình hệ thộng và cho lý do tốt đẹp: Holy Grail hay quy tắc bất thành văn củatriển khai ERP là: việc làm đồng bộ các hoạt động kinh doanh hiện tại trong công ty vớiERP package hơn là thay đổi mã nguồn và chỉnh sữa (customization) để phù hợp với công

ty Để làm được như vậy, các qui trình kinh doanh phải được thấu hiểu và sắp đặt (ánh xạ –map) theo giải pháp phù hợp với mục tiêu chung của công ty Nhưng các công ty không thểngưng hoạt động khi diễn ra quá trình ánh xạ (mapping) Vì thế một nguyên mẫu – một sự

mô phỏng các qui trình hoạt động thật sự của công ty - sẽ được sử dụng Nguyên mẫu đócho phép kiểm tra thử nghiệm toàn bộ một mô hình mong đợi trong một môi trường đượckiểm soát Vì các nhà tư vấn ERP định hình và thử nghiệm nguyên mẫu, họ cố gắng giảiquyết bất kỳ vấn đề về lôgic vốn có trong BPR trước khi chạy hệ thống thật

Việc cấu hình hệ thống có thể giải thích và cho thấy những gì không phù hợptrong package đó và nơi nào xảy ra những khác biệt trong chức năng

1.2 Ý nghĩa

1.4.1 Đối với bản thân doanh nghiệp

 Chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp, áp dụng công cụ CNTT trongquản lý giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, đưa các quy trình đó vàosản xuất – kinh doanh

 Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, song song với các yếu tố nêutrên việc cung cấp và sử dụng thông tin kịp thời, chính xác là một trong các yếu tố quantrọng trong nền kinh tế đầy cạnh tranh hiện nay

 Tạo khả năng hòa nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt trong giai đoạntoàn cầu hóa kinh tế hiện nay

 Việc ứng dụng CNTT, các giải pháp ERP chuẩn thế giới, cung cấp cácthông tin tài chính rõ ràng luôn tạo niềm tin cho các đối tác nước ngoài/trong nước trongviệc hợp tác làm ăn, các nhà đầu tư chứng khoán của doanh nghiệp

 Tạo tiền đề và nâng cao khả năng cung cấp các dịch vụ gia tăng Việc sửdụng các thành tựu CNTT trong quản lý giúp các doanh nghiệp tăng khả năng thích nghivới thị trường, sẵn sàng mở rộng các loại hình dịch vụ cho khách hàng, tăng khả năng tiếpcận với thị trường và khách hàng

1.4.2 Đối với nhà quản lý

 Tăng cường khả năng quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp, sử dụng cáccông cụ hiện đại, mở rộng khả năng truy cập thông tin giúp cho các nhà quản lý thực hiệncông việc của mình một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng

 Nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, giảm giá thành

 Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực trong sản xuấtkinh doanh

 Giải quyết bài toán Spend less – Know more – Get more Giải quyết vấn đềtăng hiệu quả doanh nghiệp với chi phí ít nhất và khối lượng công việc phải thực hiện ít nhất

1.4.3 Đối với các nhà phân tích - nhân viên

 Phân tích đánh giá thông tin chính xác, kịp thời thông qua hệ thống các giảipháp lưu trữ thông tin, hỗ trợ thông tin, ra quyết định vv

 Thực hiện các tác nghiệp theo quy trình thống nhất và chuẩn hóa

 Giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ, tăng năng suất lao động

 Nâng cao tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc trongcông việc

 Tăng cường khả năng làm việc nhóm, mỗi cá nhân trong một quy trình côngviệc, theo phân công và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân trong công việc là rấtcần thiết

2 Tình hình ứng dụng ERP ở Việt Nam

2.1 Thực trạng

Thị truờng ERP Việt Nam đi sau khoảng 10-15 năm so với thị truờng ERP ở Châu

Ầu và Mỹ Vào thời gian đầu, hầu hết các dự án triển khai đều chỉ tập trung vào chứcnăng: Kế toán, vật tư và mua hàng, số luợng chuyên viên tư vấn có khả năng triển khainhững dự án ERP quy mô lớn vẫn còn rất ít, chủ yếu cần có sự trợ giúp từ các chuyênviên tư vấn của Singapore, Ấn Độ và các quốc gia khác

Năm 2003, thị trường ERP Việt Nam bắt đầu phát triển với việc ứng dụng của một

số công ty như Bảo Minh, Thép Miền Nam, Vinatex

Năm 2004-2007, thị trường ERP Việt Nam phát triển mạnh ở các doanh nghiệp

vừa và nhỏ Đối với phân khúc này, các dự án triển khai sử dụng chủ yếu là phần mềmcủa Oracle như: Prime Group, công ty TNHH Minh Hiếu, công ty cơ khí Sơn Hà Oracleđược xem là nhà cung cấp chiếm nhiều ưu thế trong năm 2006

Về số lượng, các doanh nghiệp áp dụng ERP cũng gia tăng rất mạnh Nhiều thànhcông đạt được khi triển khai ở các công ty: Kinh Đô, Phong Phú, mía đường LamSơn Nhận thức ERP đã được nâng cao hơn so với các năm trước Đồng thời thách thứchội nhập và đổi mới phong cách quản lý dựa trên nền tảng công nghệ đang được nhiềudoanh nghiệp quan tâm

Bảng thông tin về dự án ERP Việt Nam năm 2006 và 2007

Công

Ty

Tổng sốkhách hàng

Tổng giá trị hợpđồng (đồng)

Tổng sốkhác hàng

Tổng giá trị hợpđồng (đồng)

Năm 2007-tới nay: Nhiều dự án của năm 2009 đã được nghiệm thu như dự án ERP

của công ty Tân Hiệp Phát, công ty Thép Việt - Pomina Bên cạnh đó, hàng loạt các dự ánmới cũng được ký kết như: dự án triển khai SAP của công ty tư vấn xây dựng SinoPaciTic (SPCC) dự kiến sẽ hoàn thành trong 6 tháng với mức đầu tư ban đầu hơn 20 tỷđồng, công ty cổ phần thực phẩm Sữa TH (TH Milk) đã ký kết với IBM và CSC khởiđộng dự án 5 triệu USD để triển khai SAP ERP - phiên bản ECC 6.0

Nhận xét:

Từ năm 2003 đến 2014, tình hình ứng dụng ERP đã phát triển mạnh mẽ tại ViệtNam: ngày càng nhiều doanh nghiệp trong các ngành nghề khác nhau đã ứng dụng hệthống này vào công tác quản lý, đặc biệt có sự cạnh tranh gay gắt giữa các giải pháp trong

và ngoài nuớc Ban đầu, một số doanh nghiệp thuờng là các tập đoàn lớn áp dụng ERP,sau đó các công ty khác dần nhận ra lợi ích và “theo đuôi” để áp dụng, một số doanhnghiệp khác chưa áp dụng ngay mà chỉ quan sát và cân nhắc có nên triển khai hay không

và triển khai vào thời điểm nào cho phù hợp Cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu 2008

đã ảnh hưởng không nhỏ đến nền kinh tế Việt Nam và thị trường ERP 2009 Nhiều công

ty thực hiện chính sách cắt giảm chi tiêu và nhân sự, đặc biệt là các khoản mục đầu tưkhông mang lại lợi nhuận trực tiếp, do đó chỉ một số ít doanh nghiệp lựa chọn thời kỳ này

để triển khai ERP Về phía các nhà cung cấp giải pháp cũng chịu áp lực về chi phí Một sốgiải pháp trong nước được chào giá thấp hơn để tìm kiếm thêm các dự án mới song songvới việc triển khai các dự án đã ký kết

Bên cạnh đó, xu hướng ứng dụng ERP theo ngành ngày càng thể hiện rõ nét Nhiềudoanh nghiệp đã áp dụng ERP trong ngành đồ uống như: công ty bia Huế, bia Carlsberg;trong ngành bánh kẹo như Kinh Đô, Bibica, Phạm Nguyên; trong ngành dệt may nhưcông ty May 10, công ty may Tiền Tiến, công ty Savimex, công ty TNHH Mai PhượngVy; trong ngành bán lẻ như công ty Thế giới di động, Viễn Thông A, Trần Anh, sốlượng doanh nghiệp trong ngành ứng dụng càng nhiều và cạnh tranh càng lớn sẽ tạo điềukiện cho ERP phát triển

2.2 Thuận lợi

nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng,một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng khôngđược cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau Ngay cả một ông CEO cũng có thể dễdàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền

như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn

bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứkhác Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thờigian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết Người quản lý có thểxem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từkhu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số

tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lựcmột cách hợp lý tùy nhu cầu dự án Mình được biết là ERP còn có thể tự động kiểm tratrong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của

dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này

người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng,

có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác ERP thì tổng hợphết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi,hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng củadoanh nghiệp ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩnquốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam cũng được luôn (công

ty TRG International ở Việt Nam cũng đang chỉnh sửa bộ phần mềm Infor ERP LN theochuẩn Việt Nam)

hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao Việc này giúp các công tygiảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữPlanning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động củamình, và đây là một ví dụ) Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng

nhanh tốc độ làm việc.

sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (đểtính lương bổng và các phức lợi này nọ), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việctrong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau Nhân viên cũng vui

hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn.

doanh nghiệp thì không cần mạng xã hội, thực ra là có, và nó rất hữu ích trong việc liênlạc giữa nhân viên các phòng ban với nhau Truy xuất nền tảng tên là Ming.le cho phépmọi người trong một hệ thống ERP chat với nhau thời gian thực để truy vấn thông tin, ynhư khi bạn chat trên Facebook Ông giám đốc có thể nhanh chóng chat với thủ kho hỏixem mặt hàng X còn lại bao nhiêu cái, thủ kho tra kết quả ngay trong giao diện nền web

rồi nói ngay cho giám đốc biết Chưa kể đến việc ERP còn sở hữu khả năng hiển thịnhững tác vụ mà một người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng,

2.3 Khó khăn

ra Nhất là khi liệu nhân viên có nhanh chóng nắm được vũ khí công nghệ thông tin này

để ứng dụng vào phát triển và quản lý

tài chính thì lo việc tài chính, app cho bên nhân sự thì lo về nhân sự, những rắc rối gì xảy

ra bên ngoài phần mềm đó thì không phải là vấn đề của bộ phận, nó là rắc rối của ngườikhác Một nhân viên nhập liệu không chỉ đơn giản gõ gõ thông tin rồi nhấn Enter nữa.Người này sẽ thấy được những thông tin có liên quan của khách hàng, chẳng hạn như liệungười đó có trả tiền cho thứ mà họ mới mua hay chưa, mức đánh giá tín dụng của người

đó ra sao, người đó đã từng mua những gì và có thể họ sẽ phải update những thông tin nàyluôn Bên kho bãi cũng phải cập nhật thông tin lên Internet (hoặc mạng nội bộ) thườngxuyên chứ họ không chỉ làm việc với giấy tờ như trước nữa Nếu họ không làm như thế,màn hình ở bên nhân viên tiếp xúc với khách hàng sẽ hiển thị là trong kho đang không cóthứ mà khách hàng muốn, thế là mất đi cơ hội kiếm tiền Nếu không đồng nhất được trong

hệ thống thông tin ERP đồng nghĩa với việc khả năng mất doanh thu là rất cao

hệ thống mới: Đây cũng là một trong những lý do khiến dự án ERP bị thất bại trong khâu

tích hợp và ứng dụng vào thực tiễn chứ hiếm khi bị thất bại do thiếu tiền hay những vấn

đề tài chính khác Thực chất thì việc đổi phần mềm cũng không quan trọng bằng việc cácnhân viên trong công ty tự thay đổi mình để tận dụng phần mềm ERP giúp các công tytiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn so với việc thực hiện công việc thủ công, nhưngnếu bạn chỉ đơn giản cài phần mềm rồi để đó và không chịu thay đổi cách thức vận hànhthì bạn chỉ đang phí tiền mà thôi Ngoài ra, bạn cũng có thể đang làm chậm lại tiến độ củamọi người, bởi bạn đang thay thế phần mềm mà mọi người quen xài với một hệ thốngkhông ai chịu (hoặc không ai có thể) dùng

nhũng rất khó xảy ra và chính điều này khiến một số cá nhân trong công ty từ chối sửdụng phần mềm mới Việc đưa ERP có thể giúp ích cho doanh nghiệp, cho khách hàng,nhưng lại làm những nhân viên này mất đi “thu nhập ngoài luồng” Đây cũng là điều màcác công ty rất lo lắng bởi nó dẫn đến sự thất bại của dự án tích hợp ERP

công ty chỉ dùng ERP nhưng không thể đáp ứng được hết nhu cầu của họ, thế nên họ mớidùng thêm một hoặc một số phần mềm khác (ví dụ như phần mềm kế toán chẳng hạn) đểđảm bảo hoạt động trơn tru Khi đó, vấn đề lớn nhất là làm sao để cho ERP tích hợp tốtvới các giải pháp bên ngoài này, từ việc trao đổi dữ liệu cho đến quy trình làm việc nàykhông hề dễ dàng

tiền, đó là những người lãnh đạo không rành về hệ thống Họ chỉ biết rõ nhu cầu của mình

và chỉ đạo xuống cho bên IT thực hiện Bên IT lại không rõ về quy trình của doanhnghiệp cũng như các yêu cầu kinh doanh nên lại gặp khúc mắc khi triển khai Phải giải

quyết cho được mối quan ngại này thì ERP mới thật sự mang lại lợi ích như những gì nóvốn có

2.4 Một số doanh nghiệp đã thiết kế thành công

Petrolimex: Tập đoàn đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng thành công ERP trong kinh doanh xăng dầu.

Petrolimex là Tập đoàn đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng thành công ERP - giải phápquản trị nguồn lực doanh nghiệp để hiện thực hóa chiến lược phát triển trong giai đoạnmới phù hợp với mô hình Công ty đại chúng và tiến trình tái cấu trúc sau cổ phần hóa

Hệ thống ERP đã chính thức vận hành tại Petrolimex trên quy mô toàn quốc từ ngày

01 tháng 01 năm 2013.Dự án được hoàn thành trong thời gian 3 năm (2010-2012)

Giải pháp ERP SAP gồm các phân hệ: Quản lý mua hàng, bán hàng, quản lý kho bể,

kế toán tài chính, kế toán quản trị,… đã được triển khai trong lĩnh vực kinh doanh xăngdầu từ Công ty mẹ - Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam đến 42 công ty, 21 chi nhánh, 11 xínghiệp, 44 kho và tổng kho xăng dầu, 118 địa điểm và tích hợp với hệ thống quản lý tạihơn 2.200 cửa hàng xăng dầu trên toàn quốc

Những kết quả bước đầu khi áp dụng ERP tại Petrolimex, như sau:

Một là, đáp ứng nhu cầu chủ động khai thác: Phân tích thông tin từ hệ thống dữ

liệu tập trung tại Công ty mẹ; bảo đảm các yêu cầu: đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịpthời để ra quyết định Điều đó đã khắc phục được tình trạng Công ty mẹ mất nhiều thờigian và công sức để tổng hợp báo cáo từ các đơn vị thành viên, dẫn đến thông tin tổnghợp bị chậm nhịp và lạc hậu với thực tế

Hai là, kiểm soát theo sát thời gian thực các dữ liệu hàng hóa, kế toán, tài chính: Rút ngắn được thời gian lập báo cáo quyết toán tài chính, đáp ứng các chuẩn mực,

chế độ kế toán và thời gian công bố thông tin theo Luật Doanh nghiệp đối với một công tyđại chúng

Ba là, chủ động kiểm soát phát hiện các lỗi để hỗ trợ khắc phục kịp thời,

bảo đảm tính tuân thủ quy trình của các cá nhân tham gia hệ thống; khi cần có thểtruy cập tới từng chứng từ gốc để xem xét thông tin chi tiết theo mục tiêu tìm kiếm

Bốn là, bảo đảm tính tin cậy cao đối với các số liệu như doanh thu, tồn kho, giá

vốn,… để điều hành doanh nghiệp, báo cáo các cơ quan quản lý nhà nước, thực hiện cácmục tiêu lớn và các cân đối vĩ mô

Với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, khi áp dụng ERP - lãnh đạoPetrolimex có thể khai thác thông tin mọi lúc mọi nơi để điều hành và kiểm soát họatđộng của doanh nghiệp

Nguồn: http://www.petrolimex.com.vn

Công ty Dược – TTBYT Bình Định

Công ty Dược - TTB y tế Bình Định - Bidiphar (Công ty) là đơn vị tiên phong củatỉnh đưa ERP vào triển khai ứng dụng Công ty có nhiều công ty thành viên, nhiều chinhánh Văn phòng chính có nhiều phòng ban, phân xưởng sản xuất cùng hệ thống phânphối rộng rãi, cả trong và ngoài nước, nên ứng dụng ERP là không hề dễ dàng Mặc dùvậy, theo yêu cầu ngày càng mở rộng của Công ty, đòi hỏi những kỹ năng quản lýchuyên nghiệp hơn và quan trọng là tận dụng khai thác nguồn tài nguyên chung đạt hiệu

quả cao nhất, công ty đã quyết tâm triển khai ứng dụng hệ thống ERP vào hoạt độngquản lý tại đơn vị.

Công ty chọn giải pháp ERP B4Ui - được xây dựng trên nền công nghệ Oracle củaCông ty Cổ phần giải pháp phần mềm Phúc Hưng Thịnh (SS4U) - đơn vị đã triển khaithành công tại nhiều đơn vị sản xuất trong ngành dược phẩm.Do sớm ứng dụng côngnghệ thông tin vào các hoạt động quản lý trước khi triển khai hệ thống ERP nên ngườicủa Công ty nhanh tiếp cận và sử dụng khá thành thạo các phần mềm

Nguồn: http://www.dostbinhdinh.org.vn

Tập đoàn Anova hoàn tất ứng dụng Oracle ERP

Nhận thức rằng hệ thống ERP - Oracle là công cụ tiên tiến hàng đầu trên thế giớihiện nay và đáp ứng tốt cho định hướng sự phát triển lên quy mô lớn trong tương lai củatập đoàn, Anova Corp đã mạnh dạn đầu tư và triển khai ứng dụng hệ thống ERP cho tất

cả các thành viên trong tập đoàn

Tháng 11/2012 Tập đoàn Anova đã hoàn tất ứng dụng giải pháp quản trịnguồn lực doanh nghiệp (Oracle ERP) sau 3 năm triển khai Hệ thống đã hỗ trợ rất tốtcho lãnh đạo/ quản lý/ nhân viên của tập đoàn và các đơn vị thành viên trong việc quản

lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh; giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết địnhchính xác và kịp thời.Dự án ERP vận hành thành công đã đưa Tập đoàn Anova trở thànhmột trong những doanh nghiệp đầu tiên trong ngành nông nghiệp Việt Nam ứng dụngthành công hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp hàng đầu thế giới

Nguồn: http://www.anovacorp.vn

Ngoài ra còn một số doanh nghiệp khác cũng đã ứng dụng thành công ERP:

Liên doanh Việt – Nga Vietsovpetro

Tập đoàn Điện lực Việt Nam

Công ty may Việt Tiến

Công ty giấy Sài Gòn

2.5 Một số doanh nghiệp không thành công khi áp dụng ERP tại Việt Nam.

 Kinh nghiệm triển khai ERP của SAVIMEX

Savimex là một tổng công ty gồm 4 thành viên và một văn

phòng với 28 phòng, ban và 12 xưởng sản xuất, chuyên sản xuất

đồ gỗ xuất khẩu và kinh doanh địa ốc, tổng doanh thu năm đạt trên

300 tỷ đồng

Từ 1997, Savimex đã triển khai đầu tư ERP với mục đích tăng cường quản lý, điềuhành và khai thác các nguồn lực sao cho hiệu quả Tuy nhiên, từ 1997 đến 2003, Savimex

đã lần lượt mời 4 đơn vị trong và ngoài nước triển khai ERP, chi phí tổng cộng 1 tỷ đồngnhưng đều thất bại

Nguyên nhân thất bại là lực lượng triển khai quá mỏng, đội ngũ tư vấn thiếu kiếnthức quản trị, thời gian khảo sát DN quá ngắn, chỉ chú trọng đầu tư thiết bị, đi thẳng vào càiđặt chương trình mà không xây dựng kế hoạch tổng thể; sự cả nể, chiều theo ý DN củachuyên gia tư vấn trong quá trình phân tích… Ngoài ra, qui trình mới khi triển khai ERP lạigặp sự phản đối từ các đơn vị cơ sở khi họ buộc phải thay đổi hàng loạt các qui trình đã làmlâu nay, số liệu theo ERP lại không khớp với số liệu của cách làm cũ

Bốn lần thất bại của Savimex đưa đến bài học: Đầu tư ERP không phải là áp đặtquy trình cũ vào ERP mà phải cải tiến để hội nhập theo chuẩn quản lý quốc tế Chính vìthế, Savimex đã chọn gói ERP của Oracle (được soạn phù hợp với DN vừa và lớn của khuvực Đông Nam Á) và Trung Tâm Dịch Vụ ERP FPT làm nhà tư vấn triển khai 5 module(tài chính; quản lý kho; mua hàng; bán hàng và sản xuất) thử nghiệm cho khối văn phòng

và nhà máy Savimex

Là đơn vị có niêm yết trên thị trường chứng khoán nên để đảm bảo hoạt động,Savimex phải thực hiện cùng lúc 2 hệ thống quản lý để đối chiếu, đề phòng trục trặc số liệu.Khối lượng công việc tăng, công ty phải chi tiền bồi dưỡng làm ngoài giờ cho nhân viên.Đây là giai đoạn hết sức khó khăn của Savimex Công việc quá tải Áp lực lên cấp lãnh đạongày càng nhiều Khó khăn chỉ được giải tỏa sau khi kết xuất theo ERP giống với kết quảtính thủ công Hai tháng sau đó, Savimex đã chấm dứt quản lý thủ công ở bộ phận muahàng, bán hàng và quản lý tồn kho Hiệu quả trước mắt khi ứng dụng ERP là thông tin tìnhhình sản xuất kinh doanh, các khoản công nợ, tiến độ hợp đồng mua, bán hàng, nhu cầu vật

tư thực tế, giá thành sản phẩm… được cập nhật nhanh chóng

3 Hệ thống bán hàng trực tuyến của ZALOZA