Ứng dụng excel trong công tác kế toán hàng tồn kho

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ BÀI TẬP NHÓM ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG EXCEL TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO Giảng viên hướng dẫn : Sinh viên thực : VŨ THU HÀ NGUYỄN THỊ NGỌC ÁNH LÊ LAN CHI ĐỖ THỊ DIỆU LIÊN ĐỖ THỊ BÍCH TRÂM Nhóm : Lớp : 10A2 Ngành : KẾ TOÁN –TIN HỌC Khoá : 2010 - 2013 Đà Nẵng, tháng 10 năm 2011 ỨNG DỤNG EXCEL TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO Đặt vấn đề Ngày theo đà phát triển công nghệ thông tin, việc đưa máy vi tính vào sử dụng công tác kế toán tương đối phổ biến Tin học hóa công tác kế toán không giải vấn đề xử lý cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà làm tăng suất lao động máy kế toán, tạo sở để tinh giản máy, nâng cao hiệu hoạt động kế toán, giúp doanh nghiệp có phận quản lý tốt hơn, xử lý nhanh chóng chứng từ, giúp doanh nghiệp nhanh chóng đưa định đắn kịp thời cho phát triển doanh nghiệp Bộ công cụ MS Excel, xử lý nhanh chóng chứng từ, nâng cao hiệu kế toán… nên nhóm chọn đề tài “ Ứng dụng Excel công tác kế toán hàng tồn kho” Nội dung 2.1 Phạm vi nghiên cứu Kế toán việc nhập, xuất, tồn hàng hóa 2.2 Cơ sở lý thuyết 2.2.1 Lý thuyết hàng tồn kho 2.2.1.1 Khái niệm Hàng tồn kho tài sản: - Được giữ để bán kỳ sản xuất kinh doanh bình thường - Đang trình sản xuất, kinh doanh dở dang - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ dùng để tham gia vào trình sản xuất kinh doanh cung cấp dịch vụ - Theo khái niệm hàng tồn kho doanh nghiệp gồm: - Hàng hoá mua để bán: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đường, hàng gửi bán, hàng gửi gia công chế biến - Thành phẩm: Thành phẩm tồn kho thành phẩm gửi bán - Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, mua đường gửi gia công chế biến - Chi phí dịch vụ dở dang 2.2.1.2 Các phương pháp tính giá xuất kho Hàng tồn kho doanh nghiệp tăng từ nhiều nguồn khác với đơn giá khác nhau, doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp tính giá thực tế hàng xuất kho… việc lựa chọn phương pháp tuỳ thuộc vào đặc điểm hàng tồn kho, yêu cầu trình độ quản lý doanh nghiệp Song doanh nghiệp áp dụng phương pháp đòi hỏi phải quán suốt niên độ kế toán Nếu có thay đổi phải giải trình thuyết minh, nêu rõ tác động thay đổi tới báo cáo tài doanh nghiệp Để tính giá hàng tồn kho xuất, doanh nghiệp áp dụng phương pháp sau đây: - Phương pháp giá thực tế đích danh Theo phương pháp sản phẩm, vật tư, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập lấy đơn giá nhập kho lô hàng để tính Đây phương án tốt nhất, tuân thủ nguyên tắc phù hợp kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế Giá trị hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà tạo Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho phản ánh theo giá trị thực tế - Phương pháp giá bình quân Theo phương pháp giá trị loại hàng tồn kho tính theo giá trị trung bình loại hàng tồn kho đầu kỳ giá trị loại hàng tồn kho mua sản xuất kỳ Phương pháp bình quân tính theo thời kỳ vào nhập lô hàng , phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp • Theo giá bình quân gia quyền kỳ dự trữ Theo phương pháp này, đến cuối kỳ tính trị giá vốn hàng xuất kho kỳ Tuỳ theo kỳ dự trữ doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn kho vào giá mua, giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ nhập kỳ để tính giá đơn vị bình quân: Trị giá thực tế vật tư, SP, hàng Giá đơn vị bình quân kỳ dự = trữ hoá tồn kho đầu kỳ Trị giá thực tế vật tư, + Số lượng vật tư, SP,hàng hoá + tồn đầu kỳ • Theo giá bình quân gia quyền sau lần nhập SP, hàng hoá nhập kho kỳ Số lượng vật tư, SP, hàng hoá nhập kỳ Sau lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực hàng tồn kho giá đơn vị bình quân Căn vào giá đơn vị bình quân lượng xuất lần nhập để tính giá xuất theo công thức sau: Trị giá thực tế vật tư, SP, hàng hoá tồn kho sau Giá đơn vị bình quân sau lần nhập = lần nhập Số lượngvật tư, SP, hàng hoá thực tế tồn kho sau lần nhập • Theo giá bình quân gia quyền cuối kỳ trước Dựa vào trị giá số lượng hàng tồn kho cuối kỳ trước, kế toán tính giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước để tính giá xuất Trị giá thực tế vật tư, SP, hàng hoá tồn kho cuối kỳ Giá đơn vị bình quân = cuối kỳ trước trước Số lượng vật tư, SP,hàng hoá thực tế tồn kho cuối kỳ trước - Phương pháp nhập trước xuất trước(FIFO) Phương pháp áp dụng dựa giả định hàng mua trước sản xuất trước xuất trước, hàng lại cuối kỳ hàng mua sản xuất thời điểm cuối kỳ Theo phương pháp giá trị hàng xuất kho tính theo giá lô hàng nhập kho thời điểm đầu kỳ gần đầu kỳ, giá trị hàng tồn kho tính theo giá hàng nhập kho thời điểm cuối gần cuối kỳ tồn kho - Phương pháp nhập sau - xuất trước(LIFO) Phương pháp giả định hàng mua sau sản xuất sau xuất trước, hàng tồn kho lại cuối kỳ hàng mua sản xuất trước Theo phương pháp giá trị hàng xuất kho tính theo giá lô hàng nhập sau gần sau cùng, giá trị hàng tồn kho tính theo giá hàng nhập kho đầu kỳ gần đầu kỳ - Phương pháp giá hạch toán Đối với doanh nghiệp có nhiều loại hàng, giá thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất hàng diễn thường xuyên việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức nhiều không thực Do việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán Việc tính chuyển dựa sở hệ số giá thực tế giá hạch toán Trị giá thực tế vật tư, SP, Hệ số giá vật tư, SP, hàng hoá = hàng hoá tồn kho đầu kỳ Trị giá hạch toán vật tư, SP, hàng hoá tồn kho đầu kỳ + + Trị giá thực tế vật tư, SP, hàng hoá nhập kho kỳ Trị giá hạch toán vật tư, SP, hàng hoá nhập kho kỳ Sau tính hệ số giá, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán kỳ thành giá thực tế vào cuối kỳ kế toán Trị giá thực tế hàng xuất kỳ Trị giá thực tế hàng = = Hệ số giá tồn kho cuối 2.2.2 Lý thuyết hàng hóa: Trị giá hạch toán hàng xuất kho x Hệ số giá kỳ x Trị giá hạch toán hàng tồn kho cuối kỳ 2.2.2.1 Khái niệm Hàng hóa tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho doanh nghiệp Hàng hoá loại vật tư, sản phẩm doanh nghiệp mua với mục đích để bán (Bán buôn bán lẻ) Giá gốc hàng hoá mua vào, bao gồm: Giá mua theo hoá đơn chi phí thu mua hàng hoá Việc mở tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán hàng tồn kho, xác định giá trị hàng hóa xuất kho, tồn kho tùy thuộc vào doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê toán tổng hợp hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kì - Phương pháp kê khai thường xuyên phương pháp phản ánh ghi chép thường xuyên liên tục tài khoản sổ kế toán tổng hợp Phương pháp đảm bảo tính xác tình hình biến động hàng hóa - Phương pháp kiểm kê định kì phương pháp kế toán theo dõi thường xuyên liên tục tài khoản sổ kế toán tổng hợp Phương pháp đảm bảo tính xác tình hình nhập, xuất, tồn kho tài khoản hàng tồn kho, mà theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ cuối kỳ Cuối tháng kế toán tiến hành kiểm kê xác định số thực tế hàng hoá để ghi vào tài khoản hàng tồn kho 2.2.2.2 Các quy định hạch toán hàng hóa Kế toán nhập, xuất, tồn kho hàng hoá Tài khoản 156 phản ánh theo nguyên tắc giá gốc quy định Chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho” - Giá gốc hàng hoá mua vào bao gồm giá mua theo hoá đơn, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có), thuế GTGT hàng nhập (Nếu không khấu trừ) chi phí phát sinh trình thu mua, vận chuyển, bốc xếp, bảo quản hàng từ nơi mua kho doanh nghiệp - Hàng hoá mua sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ giá gốc hàng hoá mua vào phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT - Hàng hoá mua vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, giá gốc hàng hoá mua vào phản ánh theo tổng giá toán (Bao gồm thuế GTGT đầu vào) Giá gốc hàng hoá mua vào tính theo nguồn nhập phải theo dõi, phản ánh riêng biệt trị giá mua chi phí thu mua hàng hoá Để tính giá trị hàng hoá xuất kho, kế toán áp dụng bốn phương pháp tính giá trị hàng tồn kho theo quy định Chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho” Chi phí thu mua hàng hoá kỳ tính cho hàng hoá tiêu thụ kỳ hàng hoá tồn kho cuối kỳ Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí thu mua hàng hoá tuỳ thuộc tình hình cụ thể doanh nghiệp phải thực theo nguyên tắc quán Kế toán chi tiết hàng hoá phải thực theo kho, loại, nhóm, thứ hàng hoá 2.2.2.4 Kết cấu tài khoản hàng hóa a Kết cấu tài khoản 1561 TK 1561 Bên nợ - Trị giá hàng hoá mua vào nhập kho Bên có - Trị giá thực tế hàng hoá xuất kho theo hoá đơn mua hàng; kỳ (Xuất bán, trao đổi, biếu tặng, - Thuế nhập thuế tiêu thụ đặc xuất giao đại lý, đơn vị trực thuộc, xuất sử biệt hàng nhập thuế GTGT dụng nội bộ, xuất góp vốn liên doanh, liên hàng nhập khẩu, thuế GTGT đầu vào - kết); không khấu trừ, tính cho số hàng - Chiết khấu thương mại hàng mua hoá mua nhập kho; hưởng; - Trị giá hàng hoá nhận góp vốn; - Các khoản giảm giá hàng mua - Trị giá hàng hoá bán bị trả lại nhập hưởng; kho; - Trị giá hàng hoá trả lại cho người bán; - Trị giá hàng hoá phát thừa kiểm - Trị giá hàng hoá hao hụt, mát; kê; - Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho đầu - Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ kỳ - Trị giá hàng hoá thực tế tồn kho cuối kỳ b Kết cấu tài khoản 1562 TK 1562 - Bên nợ Chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh liên quan tới khối lượng hàng - Bên có Chi phí thu mua hàng hoá tính cho khối lượng hàng hoá tiêu thụ kỳ hoá mua vào, nhập kho kỳ Chi phí mua hàng hoá lại kỳ 2.2.3 Lý thuyết Excel Excel chương trình bảng tính thiết kế để ghi phân tích số liệu liệu Excel thay cho máy tính tay, bảng viết, bút chì, bút mực Chương trình giúp bạn việc xử lý số, công thức văn Các chức nâng cao Excel cung cấp công cụ chuyên nghiệp hóa thao tác làm việc 2.3 Ứng dụng Excel công tác kế toán hàng tồn kho - Hàng hóa 2.3.1 Quy trình dòng thông tin Khai báo DMTK SDĐK Khai báo DMHH Khai báo DMKH/ NCC Cơ sở liệu Xử lý Sổ chi tiết NXT: 1561B, 1561D, 1561G, 1562 Bảng tổng hợp NXT 2.3.2 Chương trình Trang chủ Bảng thông tin doanh nghiệp a Tạo sở liệu • Ở Bảng danh mục tài khoản số dư đầu kì: Định dạng: - MaTK: Kích chuột phải, chọn format cell,chọn mục Number, chọn kiểu Text - Dư nợ, Dư có: Kích chuột phải, chọn format cell,chọn mục Number, chọn Accounting(Decimal: place, Symbol: None) • Ở Bảng danh mục khách hàng danh mục nhà cung cấp: Tương tự bảng DMTK& SDĐK, Mã khách hàng Mã số thuế dùng kiểu Text 10 • Bảng Đơn giá bán: Công thức tạo bảng: - Tên mặt hàng =VLOOKUP(A7,tondk,2,0) - Tồn đầu kỳ: + sl =VLOOKUP(A7,tondk,5,0) + TT =VLOOKUP(A7,tondk,3,0) - Nhập + SL =SUMIF(tkno1,A7,sl) + TT =SUMIF(tkno1,A7,spsno) - Giá bán =(E7+G7)/(D7+F7) • Ở bảng tổng hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh chứng từ liên quan: - Nợ phát sinh =$J7*$K7 - Có phát sinh= $J7*$K7 11 • Ở bảng Nhật ký chung: Công thức tạo bảng - Ngày ghi sổ: =IF(OR(LEFT(tkno,3)="111",LEFT(tkno,3)="112",LEFT(tkno,3)="156",LEFT(tkno,3 )="632"),ngs,"") - Ngày tháng chứng từ: =IF(OR(LEFT(tkno,3)="111",LEFT(tkno,3)="112",LEFT(tkno,3)="156",LEFT(tkno,3 )="632"),nct,"") - Số chứng từ =IF(OR(LEFT(tkno,3)="111",LEFT(tkno,3)="112",LEFT(tkno,3)="156",LEFT(tkno,3 )="632"),sct,"") - Diễn giải: =IF(OR(LEFT(tkno,3)="111",LEFT(tkno,3)="112",LEFT(tkno,3)="156",LEFT(tkno,3 )="632"),dgiai,"") - Tài khoản Nợ: =IF(OR(LEFT(tkno,3)="111",LEFT(tkno,3)="112",LEFT(tkno,3)="156",LEFT(tkno,3 )="632"),tkno,"") - Tài khoản Có: =IF(OR(LEFT(tkno,3)="111",LEFT(tkno,3)="112",LEFT(tkno,3)="156",LEFT(tkno,3 )="632"),tkco,"") 12 - Số tiền phát sinh: =IF(OR(LEFT(tkno,3)="111",LEFT(tkno,3)="112",LEFT(tkno,3)="156",LEFT(tkno,3 )="632"),st,"") • Sổ chi tiết hàng hóa: Công thức tạo sổ - Mã hàng hóa: tạo list để hiển thị mã tài khoản hàng hóa + Vào Data -> Validation -> List + Trong mục source gõ nguồn cho list: =mahang - Tên hàng hóa: =VLOOKUP(C2,tondk,2,0) - Số dư đầu kỳ: + Lượng =VLOOKUP($C$2,tondk,5,0) + Tiền =VLOOKUP($C$2,tondk,3,0) - Ngày ghi sổ: =IF(OR(LEFT(tkno,5)=$C$2,LEFT(tkco,5)=$C$2),ngs,"") - Chứng từ ghi sổ: =IF(OR(LEFT(tkno,5)=$C$2,LEFT(tkco,5)=$C$2),sct,"") - Ngày chứng từ: =IF(OR(LEFT(tkno,5)=$C$2,LEFT(tkco,5)=$C$2),nct,"") - Diễn giải: =IF(OR(LEFT(tkno,5)=$C$2,LEFT(tkco,5)=$C$2),dgiai,"") - TKĐƯ: =IF(LEFT(tkno,5)=$C$2,tkco,IF(LEFT(tkco,5)=$C$2,tkno,"")) 13 - Đơn giá =VLOOKUP($C$2,dgia,8,0) - Nhập + Lượng =IF(LEFT(tkno,5)=$C$2,sl,0) + Tiền =IF(LEFT(tkno,5)=$C$2,stps,0) - Xuất + Lượng =IF(LEFT(tkco,5)=$C$2,sl,0) + Tiền =IF(LEFT(tkco,5)=$C$2,stps,0) - Tồn + Lượng =IF($J7+$F8-$H8>0,$J7+$F8-$H8,0) + Tiền =IF($K$7+$G$8-$I$8>0,$K$7+$G$8-$I$8,0) - Tổng cộng + Lượng =IF($J72+$F73-$H73>0,$J72+$F73-$H73,0) + Tiền =IF($K7+$G8-$I8>0,$K7+$G8-$I8,0) • Bảng tổng hợp xuất nhập tồn - Tên hàng: =VLOOKUP(B8,tondk,2,0) - ĐVT: =VLOOKUP(B8,tondk,7,0) - Tồn đầu kì: Số lượng =VLOOKUP(B8,tondk,5,0) Thành tiền: =VLOOKUP(B8,tondk,3,0) - Nhập kì: Số lượng: =SUMIF(tkno1,B8,sl) Thành tiền: =SUMIF(tkno1,B8,thtien) - Xuất kì: Số lượng =SUMIF(tkco1,B8,sl) Thành tiền =((VLOOKUP(B8,dgia,8,0))*I8) - Tồn cuối kì: Số lượng: =IF($E8+$G8-$I8>0,$G8+$E8-$I8,0) 14 Thành tiền: =IF($F8+$H8-$J8>0,$F8+$H8-$J8,0) Kết luận hướng phát triển a Kết luận Vấn đề ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán DN bước đầu gặp nhiều khó khăn Đặc biệt mặt tư tưởng, có số nhà quản lý cho ứng dụng tin học vào công tác kế toán phải đầu tư lớn máy móc thiết bị phần mềm Thực tế, chuyện ứng dụng tin học vào công tác kế toán doanh nghề chuyện tổ chức công tác kế toán phù hợp với chuyện ứng dụng máy vi tính, phải đạt gọn nhẹ máy kế toán, chứng từ cung cấp phải nhanh chóng, xác lại bảo đảm tiết kiệm chi phí chưa ứng dụng tin học Tóm lại, chuyện ứng dụng tin học vào công tác kế toán Doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng để nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý nhu cầu khách quan, có tính hiệu lâu dài Vấn đề lại thân nhà quản lý phải có nhận thức tầm nhìn phù hợp với yêu cầu quản lý lớn tiềm ứng dụng công nghệ tin học để xử lý cung cấp thông tin, từ có kế hoạch đầu tư phù hợp với tiềm thực tế doanh nghiệp b Hướng phát triển Quá trình làm nhóm em tìm hiểu cách viết hàm để lên số sổ chi tiết để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp kế toán hàng hóa Tuy nhiên nhóm em tìm hiểu ứng dụng excell phần hành nhỏ kế toán tìm hiểu cách tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân kỳ dự trữ, hướng phát triển nhóm em tiếp tục cố tìm hiểu kiến thức để tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp khác hoàn thiện kiến thức mình, tìm hiểu ứng dụng excell phần hành kế toán 15 .. .ỨNG DỤNG EXCEL TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO Đặt vấn đề Ngày theo đà phát triển công nghệ thông tin, việc đưa máy vi tính vào sử dụng công tác kế toán tương đối phổ biến Tin học hóa công. .. dụng Excel công tác kế toán hàng tồn kho Nội dung 2.1 Phạm vi nghiên cứu Kế toán việc nhập, xuất, tồn hàng hóa 2.2 Cơ sở lý thuyết 2.2.1 Lý thuyết hàng tồn kho 2.2.1.1 Khái niệm Hàng tồn kho. .. xuất, tồn kho tài kho n hàng tồn kho, mà theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ cuối kỳ Cuối tháng kế toán tiến hành kiểm kê xác định số thực tế hàng hoá để ghi vào tài kho n hàng tồn kho