giáo trình word khá chi tiết

Toolbars : Thanh cơng cụ – bao gồm các biểu tượng thể hiện 1 số lệnh thơng dụng, ta cĩ thể chọn lệnh một cách nhanh chĩng bằng cách Click chuột trên nút lệnh thay vì phải chọn lệnh từ th

SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD

Ch

ươ ng I:

GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD

Microsoft Word là một chương trình xử lý văn bản cao cấp nằm trong bộ ứngdụng văn phịng Microsoft Office

Tập tin chương trình cĩ tên Winword.EXE

I./ KHỞI ĐỘNG : Dùng 1 trong các cách sau

Cách 1: Start \ Programs \ Microsoft Word

Cách 2: Click vào biểu tượng Word (W) trên thanh Shortcut Bar.

Cách 3: Nhắp đúp vào biểu tượng Word (W) trên màn hình nền (Desktop).

II MÀN HÌNH GIAO TIẾP:

1 Title bar: Thanh tiêu đề chứa dịng chữ Microsoft Word và tên của tài liệu

hiện hành Trên đĩ cĩ chứa các nút : Thu nhỏ; Phĩng to; thốt

2 Menu bar: thanh thực đơn lệnh- chứa tên các cụm lệnh, qua đĩ ta chọn lệnh để thao

tác trên tài liệu

3 Toolbars : Thanh cơng cụ – bao gồm các biểu tượng thể hiện 1 số lệnh thơng dụng, ta

cĩ thể chọn lệnh một cách nhanh chĩng bằng cách Click chuột trên nút lệnh thay vì phải

chọn lệnh từ thực đơn

a) Thanh cơng cụ chuẩn (Standard): Các cơng cụ chuẩn

b) Thanh định dạng (Formatting): Các Cơng cụ định dạng.

c) Drawing- Các cơng cụ vẽ hình trong Word

d) Và một số thanh cơng cụ khác

 Thơng thường nên cho hiển thị ba thanh cơng cụ thơng dụng nhất là:

Standard; Formatting; Drawing.

4 Thước đo ( ruler ):

- Làm tiêu chuẩn canh chỉnh văn bản nếu khơng thấy thì vào [menu]View/Ruler

5 Trang soạn thảo:

- Chiều rộng bằng chiều thước ngang, chiều dài bằng chiều thước dọc, vùng sángtrên thước là vùng soạn thảo

6 Thanh trạng thái ( status bar ) : Cho biết vị trí của điểm trỏ trong văn bản

Vùng soạn thảoTrang soạn thảo

 Page : con trỏ text đang ở trang số ấy

 Sec : con trỏ text thuộc section nào

 Số 1 / số 2 : Số 1  số thứ tự trang đang chứa con trỏ text Số 2  tổng sốtrang

 Tắt / mở thanh trạng thái : View \ Status Bar \ Ok

7 Thanh cuộn ( scoll bar ) :

 Cuộn để xem phần văn bản bị che khuất trong trang

 Tắt / mở thanh cuộn : Tools \ Options , chọn mục Horizontal Scoll Bar Và Vertical Scoll Bar \ Ok.

8 Môi trường làm việc :

a Normal : Chỉ xuất hiện phần để nhập dữ liệu và thước ngang không có thước dọc Thao tác nhanh nhưng màn hình không trình bày đầy đủ một số dạng: Chia cột (Column); Hình ảnh (Picture); Khung hình

b Page layout (Print layout) : thể hiện toàn bộ trang văn bản, có chừa phần lề trên,

dưới, phải, trái của trang văn bản Thích hợp cho các văn bản có định dạng phức tạpnhư columns, drawing,…

c Web layout : Là chế độ được sử dụng để thiết kế các trang Web, nhưng hiện nay

có nhiều công cụ phần mềm khác mạnh hơn Word để phục vụ mục đích này

III CHUỘT – BÀN PHÍM:

1 CHUỘT: Chúng ta thường sử dụng hai phím sau:

- Left: Phím bên trái

- Right: Phím bên phải

Thao tác với chuột:

 Click (nhắp): nhấn và thả phím trái chuột 1 lần

 Double click (nhắp đúp): nhấn nhanh phím trái chuột 2 lần liên tiếp.

 Drag (kéo, di chuột): Giữ phím trái chuột và kéo chuột đi

 Right Click (Nhắp phải): nhấn và thả phím phải chuột 1 lần

Ctrl + Home: Về trang đầu văn bản

Ctrl + End: Về trang cuối văn bản.

Page Up: Lên một trang màn hình.

Page Down: Xuống một trang màn hình.

Ctrl + Page Up: Lên 1 trang văn bản.

Ctrl + Page Down: Xuống 1 trang văn bản.

b Phím xoá ký tự:

 Delete: Xoá ký tự bên phải vị trí con trỏ hay phía sau trỏ.

 Backspace: ():Xoá ký tự bên trái vị trí con trỏ hay phía trước trỏ.

 Ctrl + Delete: Xoá hết một từ bên phải điểm chèn.

 Ctrl + BackSpace: Xoá hết 1 từ bên trái điểm chèn.

 Nếu nhấn Delete hoặc phím BackSpace khi đang chọn 1 khối văn bản sẽ xoá toàn bộnội dung khối

c Phím ESC: Dùng để ngắt 1 thao tác đang thực hiện

d Phím Alt: Để chọn lệnh trên menu bằng bàn phím

Cách 1: File\ Exit.

Cách 2: Bấm tổ hợp phím Atl +F4.

Cách 3: Click vào nút Close ( X ) trên góc phải màn hình.

Cách 4: Double Click vào biểu tượng W góc trái màn hình

- Khi thoát nếu chưa lưu sẽ xuất hiện hộp thoại sau:

 Ta chọn Yes nếu muốn lưu

 Chọn No nếu không muốn lưu và thoát khỏi chương trình.

 Chọn Cancel nếu muốn huỷ bỏ lệnh đóng tập tin (chưa muốn thoát khỏi

chương trình)

IV THÊM BỚT CÁC THANH LỆNH VÀ NÚT LỆNH:

1 THÊM BỚT THANH LỆNH:

- Chọn [menu]View / Toolbars

- Chọn vào thanh lệnh cần lấy hoặc bỏ chọn để bớt

2 THÊM BỚT NÚT LỆNH TRÊN THANH LỆNH :

a) Thêm nút lệnh:

- [menu]View/Toolbars/Customize/ chọn Tab command.

- Chọn nhóm lệnh trong cửa sổ Categories

- Drag nút lệnh cần lấy trong cửa sổ command đặt vào thanh lệnh của chương trình.

I CÁC BƯỚC THỰC HIỆN:

1 B ư ớc 1: Soạn thảo thô :

- Chọn Font (phông chữ), Size: 13 để nhập:

+ Với font:VNI-times  dùng bảng mã VNI

+ Hiện nay theo tiêu chuẩn Việt Nam sử dụng Font chữ Times New Roman để có thể tương thích với tất cả các máy  dùng bảng mã Unicode.

- Nhập với chữ thường - từ trái sang không cân chỉnh đầu dòng., trong quá trình nhập

không được sử dụng phím Enter để ngắt các dòng trong một đoạn (Paragragh), các từ

trong quá trình nhập sẽ tự động xuống dòng kế tiếp theo khuôn trang định sẵn

- Chỉ sử dụng phím Enter khi kết thúc một đoạn, nếu muốn xuống dòng giữa đoạn thì dùng tổ hợp phím Shift + Enter.

- Nhấn phím Spacebar (khoảng trắng - phím dài nhất) 1 lần để ngăn cách giữa 2 từ

- Các dấu chấm, phẩy, hai chấm, Phải đi liền ngay sau câu (trước dấu không cókhoảng trắng, sau dấu có khoảng trắng)

- Một số ký tự đặc biệt (như các ký hiệu toán học, ký tự hình) không thể nhập trực tiếpbằng bàn phím, có thể nhập các ký tự này bằng cách:

(a) Di chuyển con trỏ đến vị trí muốn chèn ký tự đặc biệt

(b) Thực hiện lệnh: Insert/Symbol hộp thoại Symbol sẽ được trình bày với Font chữ Symbol.

+ Có thể chọn Font chữ khác nếu bộ Font chữ Symbol không có ký tự cần trình bày Ví dụ bộ Font Wingdings.

(c) Nhắp vào ký tự cần chèn, rồi nhắp vào nút Insert, sau đó nhắp vào nút close, ký tự

cần chèn sẽ được đưa vào văn bản tại vị trí con trỏ

2 B ư ớc 2: Hiệu chỉnh - Chỉ hiệu chỉnh một lần sau khi đã kết thúc nhập liệu.

3 B ư ớc 3: Xem trước trang in, in ấn tài liệu.

II CÁCH NHẬP CHỮ VIỆT:

* Muốn nhập chữ Việt phải có chương trình phần mềm điều khiển VIETKEY hay

UNIKEY, … những phần mềm này có chức năng kết hợp các phím lại để thể hiện dấu tiếng Việt

* Qui tắc gõ dấu:

Có 2 kiểu gõ chuẩn là: Kiểu gõ VNI và Kiểu gõ TELEX.

1 Kiểu gõ VNI: Dùng hàng phím số ở trên các chữ cái để thể hiện dấu được qui định như sau:

Sắc huyền hỏi Ngã nặng ô,

â

Ơ, ư

2 Kiểu gõ TELEX: Dùng 2 chữ cái kế tiếp nhau không theo nguyên tắc của chữ Việt để

thể hiện dấu theo qui định như sau:

III NHẬP CÔNG THỨC TOÁN HỌC

1 Thiết lập:

- Insert / Objects / chọn Microsoft Equation 3.0 /OK

- Chọn dạng thức toán học trên thanh lệnh và bàn phím để nhập liệu

- Nhắp đúp lên công thức cần hiệu chỉnh

- Tiến hành hiệu chỉnh và nhắp ra ngoài để kết thúc

THAO TÁC CƠ BẢN

A THAO TÁC VỚI TẬP TIN

Tập tin văn bản soạn thảo trong Microsoft word, sau khi lưu có phần mở rộng làDOC Ví dụ tập tin HOPDONG.DOC

I TẠO MỘT TẬP TIN VĂN BẢN MỚI

Thông thường khi vào Winword, thì màn hình đã ở sẵn một file mới và do chưa

đặt tên nên có tên là document 1 ( hoặc document 2…) Trong quá trình làm việc, muốn tạo file mới thực hiện một trong 3 cách sau:

* L Ư U VỚI TÊN MỚI :

1 Vào File \ Save

2 Click vào biểu tượng Save ( ) trên thanh công cụ chuẩn.

3 Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S

Hộp thoại Save As xuất hiện

- Nhập tên tập tin trong hộp File name

- Chọn địa chỉ lưu (ổ đĩa, thư mục) trong mục Save in

- Nhấn lệnh SAVE hoặc ENTER để lưu.

- Khi một văn bản đã được lưu vào đĩa tạo thành tập tin và sẽ có một tên Khi hiệu

chỉnh muốn lưu sự thay đổi ta thực hiện lệnh File/ save hoặc Click vào biểu tượng Save trên thanh công cụ

- Trong quá trình lưu ta cũng có thể tạo một thư mục mới bằng cách Click vào biểu

tượng Create new folder trong hộp thoại Save as Sau đó nhập tên thư mục mới

vào thay cho tên New folder trong hộp thoại.

* Thiết lập chế độ lưu tự động để máy tính tự lưu sau khi đã lưu lần đầu:

- Tools / Options/Tab Save.

- Đánh dấu vào mục Save Autorecover info every và xác lập thời gian lưu.

- Nhấn lệnh OK

III MỞ TẬP TIN ĐÃ LƯU:

Dùng 1 trong các cách sau:

1 Click vào nút OPEN trên thanh STANDARD

2 Chọn file \ Open

3 Nhấn tổ hợp phím CTRL +O

Hộp thoại Open xuất hiện:

o Chọn địa chỉ cần mở tập tin trong mục Look in

o Chọn tập tin hoặc các tập tin muốn mở

o Nhấn OPEN để thực hiện ( Hoặc nhấn Enter).

IV Lưu lại tập tin với tên khác hoặc địa chỉ khác:

- File / Save as

- Nhập lại tên mới ở File name, chọn lại địa chỉ mới trong Save in

- Nhấn lệnh Save (hay Enter) để kết thúc

V Đóng tập tin:

- File / Close để đóng tập tin hiện hành.

- Shift + File /Close All để đóng tất cá các tập tin.

I CHỌN KHỐI VĂN BẢN:

Khi định dạng một đoạn văn bản ta phải ta phải thực hiện thao tác chọn khối, khối được chọn sẽ được đánh dấu nền đen chữ màu trắng Ta thực hiện như sau:

1 Dùng chuột : Đưa trỏ chuột vào đầu khối và Drag để mở rộng khối.

2 Dùng bàn phím : Di chuyển trỏ chuột đến đầu khối, giữ phím Shift và gõ các

phím di chuyển con trỏ để chọn khối

3 Dùng phím kết hợp với dùng chuột : Nhắp chuột vào đầu khối , giữ Shift và

nhắp chuột vào cuối khối

4 Chọn một hàng : Trỏ chuột ở đầu hàng muốn chọn ở vùng chọn rồi click

5 Chọn nhiều hàng: Trỏ chuột ở đầu hàng muốn chọn ở vùng chọn, rồi kéo rê

chuột đến hàng kế tiếp để ở rộng vùng chọn

6 Chọn một từ : Double click vào từ đó

II CÁC THAO TÁC ĐỐI VỚI KHỐI

1 Sao chép :

 Chọn khối muốn chép

 thực hiện lệnh Edit/copy (chép) hoặc nhắp vào biểu tượng copy trên thanh

Standard hoặc gõ Ctrl + C.

 Di chuyển trỏ chuột đến vị trí mới

 Thực hiện lệnh Edit / Paste (dán) hoặc nhắp vào biểu tượng Paste trên thanh

Standard hoặc gõ Ctrl + V.

2 Chuyển một khối:

 Chọn khối muốn chuyển

 Thực hiện lệnh Edit/Cut (cắt) hoặc nhắp vào biểu tượng Cut trên thanh

Standard hoặc gõ Ctrl + X.

 Di chuyển trỏ chuột đến vị trí mới

 thực hiện lệnh Edit / Paste (dán) hoặc nhắp vào biểu tượng Paste trên thanh

 Mở 2 văn bản trên hai cửa sổ

 Chọn khối muốn chép và thực hiện lệnh Edit /copy với khối muốn chép.

 Chọn cửa sổ làm việc còn lại

 Di chuyển con trỏ đến đúng vị trí mong muốn và thực hiện lệnh Edit /Paste để

dán

2 Di chuyển:

 Mở 2 văn bản trên hai cửa sổ

 Chọn khối muốn chép và thực hiện lệnh Edit /Cut với khối muốn chuyển

 Chọn cửa sổ làm việc còn lại

 Di chuyển con trỏ đến đúng vị trí mong muốn và thực hiện lệnh Edit /Paste để

dán

3 Dùng lệnh Edit /Undo hay nhắp vào biểu tượng để phục hồi lại tình trạng của văn bản trước khi thực hiện 1 hay nhiều thao tác vừa bị sai.

IV MỘT SỐ BIỂU TƯỢNG CƠ BẢN TRÊN THANH CÔNG CỤ:

1 THANH CÔNG CỤ CHUẨN (STANDARD)

New Save Print_Preview Paste Undo Insert table

Open Cut Copy Format Painter Insert column

Ý nghĩa các biểu tượng:

 New: Tạo văn bản mới

 Save: Lưu văn bản

 Undo: Phục hồi tình trạng

 Insert table: Tạo một bảng biểu

 Insert column: chia cột

 Drawing: Mở thanh công cụ

vẽ hình

 Zoom:Mở rộng tỉ lệ % màn hìnhsoạn thảo

zoomm

I CHUYỂN ĐỔI DẠNG CHỮ HOA VÀ CHỮ THƯỜNG (CHANGE CASE)

(1) Chọn khối văn bản cần chuyển đổi

(2) Thi hành lệnh Format / CHANGE CASE Hộp thoại xuất hiện:

 Sentence case: Đổi ký tự đầu câu thành chữ hoa

 lowercase : Đổi tất cả thành chữ thường

 UPPERCASE: ĐỔI TẤT CẢ THÀNH CHỮ HOA

 Title Case: Đổi Các Ký Tự Đầu Thành Chữ Hoa.

 tOGGLE cASE: Đổi những chữ thường thành chữ hoa và ngược lại.

 Có thể thực hiện lệnh bằng tổ hợp phím tắt: Shift + F3, nhưng chỉ chuyển đổi đượctheo một số dạng thích hợp với cấu trúc câu của khối văn bản được chọn

II TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ (FIND & REPLACE)

1.Công dụng:- Tìm kiếm chính xác từ để thay thế

- Để tăng tốc độ nhập liệu khi văn bản có nhóm từ lặp lại nhiều lần thìchỉ cần nhập từ đại diện sau đó tìm và thay thế

2 Thao tác:

B1: Đặt con trỏ vào đầu văn bản

B2: Vào Edit / Find (Replace) / chọn thẻ Replace, lần lượt chọn:

 Find What: Nhập nội dung cần tìm

 Replace with: Nhập nội dung cần thay.

 Find next: Bắt đầu tìm, nội dung tìm thấy sẽ được đánh dấu và cho hiển thị

ra trên cửa sổ soạn thảo, tiếp tục Find next

 Replace: Thay nội dung tại nơi tìm thấy, sau đó tiếp tục tìm nữa.

 Nút lệnh Replace All: Thay tất cả nội dung sẽ tìm thấy trên văn bản Việc

dò tìm thay thế sẽ rất nhanh, nhưng có thể có một số trường hợp xảy ra ngoài ýmuốn, do đó nên cân nhắc khi sử dụng nút lệnh này

 Sau khi thực hiện xong Word sẽ thông báo:

B3: Nhắp <OK>, nhắp Close đóng cửa sổ.

III VĂN BẢN TỰ ĐỘNG

1 Công dụng: Tăng cường khả năng nhập liệu với nhóm từ thường dùng.

2 Thao tác thực hiện:

B1: Tool / Auto Correct Option/ chọn thẻ Auto Correct …

 Nhập từ đại diện vào mục Replace

 Nhập đoạn văn bản muốn tạo tự động vào hộp With

 Nhấn lệnh Add

B2: Nhắp <OK> đế kết thúc

 Để gọi văn bản tự động thì nhập từ đại diện và nhấn phím Spacebar.

 Để huỷ văn bản tự động vào thẻ Auto Correct / chọn đối tượng trong danh sách / Delete.

IV KIỂM TRA LỖI CHÍNH TẢ (SPELLING)

1 Ý nghĩa: Kiểm tra lỗi chính tả sau khi nhập xong dữ liệu.

2 Thực hiện:

B1) Di chuyển con trỏ đến vị trí muốn bắt đầu kiểm tra lỗi chính tả

B2) Chọn lệnh Tools / Spelling and Grammar (F7) Word bắt đầu kiểm tra bằng cách đối chiếu từng từ một trong tài liệu với từ trong từ điển của Word, nếu phát hiện từ

nào không đúng, sẽ xuất hiện hộp đối thoại:

 Suggestions: Danh sách các từ đề nghị

 Ignore Once: Bỏ qua không thay.

 Ignore All: Bỏ qua không thay, và sẽ không thông báo lỗi nếu còn gặp từ này

trong tài liệu

 Add to Dictionary: Bổ sung thêm từ vào bộ từ điển.

 Change: Thay từ sai bằng từ được chọn trong danh sách đề nghị, cũng có thể sửa trong hộp Not in Dictionary.

 Change All: Thay thế tất cả nếu còn tìm thấy từ tương tự.

ươ ng III: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

ĐỊNH DẠNG TRANG IN (PAGE SETUP)

Việc qui định kích thước mỗi trang giấy (vì có nhiều loại giấy in khác nhau), chừa

lề cho mỗi trang gọi là định dạng trang in

Việc định dạng trang in phụ thuộc vào 2 thành phần chính:

Margin: Qui định lề trên, lề dưới, lề trái, lề phải mỗi trang Kiểu in dọc hay in ngang Paper size: Qui đinh kích thước khổ giấy in

Thực hiện như sau:

(1) Thực hiện lệnh File/Page setup, hộp thoại Page setup xuất hiện.

Thẻ Margin : Thay đổi lề, hướng in

 Margin : để xác định thay đổi lề trang in

Top: lề trên trang in; Bottom: Lề dưới trang in

Left: Lề trái trang in; Right: Lề phải trang in

Orientation : Xác định trình bày theo chiều dọc (Portrait) hay chiều ngang

(Landscape) của giấy in.

 Thẻ Paper : thay đổi khổ giấy in:

 Paper size: để xác định khổ giấy in:

 Paper_size: Xác định loại giấy: A4, A3, A5,….

- Width: Chiều rộng của giấy in

- Hight: Chiều cao của giấy

(2) Click nút <OK> để hoàn tất định dạng trang in.

Thực hiện như sau:

(1) Chọn (bôi đen) khối van bản muốn định dạng

(2) Thực hiện lệnh: Format / Font.

- Hộp thoại Font xuất hiện trình bày ba khả năng định dạng ký tự: Font, Character Spacing và Text Effects.

 Font: để xác định mẫu chữ, dạng chữ

+ Font: Xác định kiểu mẫu ký tự (Ví dụ: ABCD, ABCD)

+ Font Style: Xác dạng chữ (Ví dụ: Đậm (Bold), nghiêng (Italic) đậm và nghiêng (Bold Italic))

+ Size: Xác định kích thước chữ (Ví dụ: ABCD, ABCD)

+ Underline: Xác định có gạch dưới hay không (ví dụ: ABCD, ABCD, ABCD,…) + Font Color: Xác định Màu chữ

+ Effects: Các hiệu ứng ký tự:

- Strikethough: Gạch lưng đơn Ví dụ: ABCD

- Double Strikethough: Ví dụ: ABCD

- Superscript: Chỉ số trên (ví dụ: X2)

- Subscript: Chỉ số dưới ( ví dụ: H2O) …

Character Spacing: Để xác định khoảng cách và vị trí của các ký tự:

Spacing: Xác định khoảng cách giữa các ký tự trong khối chọn được qui định tại mục By

Position: Xác định khoảng cách giữa các dòng trong khối chọn được qui định tại mục By.

Text Effects: Để tạo các hiệu ứng ánh sáng trên màn hình làm nổi bật các ký tự: Các

hiệu ứng chỉ có tác dụng khi trình bày trên màn hình, khi in các hiệu ứng này không cótác dụng

(3) Click nút <OK> để hoàn tất thao tác định dạng ký tự.

* Ghi chú: Việc định dạng ký tự một cách cơ bản thường thao tác nhanh thông qua các biểu tượng trên thanh FORMATING TOOLBAR hoặc qua tổ hợp phím.

- Định dạng ký tự nhanh thông qua các biểu tượng trên thanh Formating Toolbar

Font Size Bold Italic Underline Color: màu chữ

- Định dạng ký tự nhanh thông qua các tổ hợp phím:

Bật tắt chữ xuống dưới ( H2O) Ctrl + (dấu bằng)

Bật tắt chữ lên trên (X2) Ctrl + Shift + (dấu bằng)

II ĐỊNH DẠNG ĐOẠN:

Đoạn văn bản (Paragragh) là tập hợp 1 hay nhiều từ được kết thúc bằng phím

ENTER.

Việc qui định dạng trình bày của 1 hay nhiều đoạn liên tục gọi là định dạng đoạn

Thực hiện như sau:

(1) Chọn khối gồm các đoạn muốn định dạng (nếu định dạng cho 1 đoạn chỉ cần di

chuyển con trỏ vào đoạn đó)

(2) Thực hiện lệnh Format / Paragragh để xác định việc bố trí các dòng của đoạn theo

hàng ngang

 Alignment: Qui định việc bố trí các dòng theo:

Left: Canh theo lề trái

Right: canh theo lề phải

Centered: Canh giữa trang

Justified: Canh theo cả 2 lề (dùng cho nội dung văn bản để lề trái và lề phải được

bằng nhau)

 Indentation: Qui định việc dời các dòng theo hàng ngang dựa vào bố trí của

Alignment

- Left: Biên trái của mỗi dòng cách lề trái bao nhiêu

- Right: Biên phải của mỗi dòng cách lề bao nhiêu

- Special: Có 3 trường hợp chọn:

+ None: Lề theo qui định của Left và Right.

+ First line: Chỉ dời lề trái của dòng đầu tiên (Xác định trong By)

+ Hanging: Chỉ dời lề trái của các dòng không phải dòng đầu tiên (Xác định trong By)

 Spacing: Quy định khoảng cách các dòng trong các đoạn

Before: Xác định khoảng cách từ đầu mỗi đoạn đến dòng đầu tiên của đoạn.

After: Xác định khoảng cách dòng cuối của đoạn đến cuối đoạn.

Line Spacing: Xác định khoảng cách giữa các dòng trong cùng một đoạn.

(3) Click <OK> để hoàn tất thao tác định dạng đoạn.

* Ghi chú: Việc định dạng đoạn cơ bản thường thao tác nhanh thông qua các biểu tượng

trên Formating

Canh trái canh giữa canh phải canh đều

giảm lề trái tăng lề trái

Có thể dời lề của đoạn bằng cách di chuột trên 4 biểu tượng nằm trên thước đo gồm:

Fist line: dòng đầu tiên Hanging: Các dòng khác

Right Indent: cả đoạn Left: Cả đoạn

ĐỊNH DẠNG KHUNG - NỀN CỘT BÁO VÀ DROPCAP

I ĐỊNH DẠNG KHUNG VÀ NỀN :

Việc thêm những đường viền hay làm nổi bật nền của văn bản gọi là định dạng khung và nền

Có thể định dạng khung và nền cho một số từ, cho đoạn hay trang in

Thực hiện như sau:

(1) Chọn khối (bôi đen) văn bản cần định dạng

(2) Thực hiện lệnh Format / Border and Sharding, hộp thoại Border and Sharding

- Những biểu tượng trong Preview xác định cạnh nào có đường viền.

- Xác định màu và độ rộng của nét viền trong hộp Color và Width.

- Apply to: Text: Đóng khung cho một số từ

Paragraph: Đóng khung cho các đoạn văn bản

 Sharding: Để xác định nền cho một số từ (Text) hay cho đoạn (Paragraph)

- Setting, Style và Preview có tác dụng giống như định dạng khung cho đoạn.

- Art: Mở danh sách và chọn các mẫu hình ảnh làm đường viền trang.

- Apply to: Để xác định những trang được làm khung.

Ghi chú: Một số chức năng định dạng khung và nền thông dụng có thể thực hiện thông

qua các biểu tượng trên thanh Formating

II ĐỊNH DẠNG CỘT BÁO (COLUMNS):

Có thể trình bày văn bản trên nhiều cột theo chiều ngang trang giấy như dạng thường dùng trong báo chí

Thực hiện như sau:

(1) Chọn chế độ View / Print Layout Sau đó chọn khối văn bản cần chia cột.

(2) Thực hiện lệnh Format / Columns Hộp thoại Columns xuất hiện.

- Preset: Xác định một số dạng chia cột theo mẫu.

- Number of Columns: Xác định số cột theo ý muốn.

- Width and Spacing: Xác định chiều rộng mỗi cột và khoảng cách giữa hai

cột

- Line between: Xác định có hay không đường gạch đứng giữa hai cột.

(3) Click nút <OK> để hoàn tất thao tác

Ghi chú: Có thể thực hiện nhanh thao tác định dạng Column bằng cách Click vào biểu

tượng trên thanh Standard.

iệc qui định ký tự đầu 1 đoạn nằm trên nhiều dòng của đoạn gọi là định dạng Dropcap.

V

Thực hiện định dạng Drop cap như sau:

(1) Chọn ký tự hay từ muốn định dạng

(2) Thực hiện lệnh Format / Drop cap, hộp thoại Drop cap xuất hiện:

 Position: Có 3 mẫu để chọn dạng trình bày.

Công dụng: Đánh số thứ tự hoặc ký hiệu đặc biệt vào đầu mỗi đoạn văn bản

I CÁCH 1: Dùng thanh công cụ Formatting

B1: Chọn khối văn bản hoặc dừng con trỏ tại vị trí cần định dạng

B2: [menu] Format, bullet & numbering

B3: Khai báo

1) Bulleted: Chèn các ký hiệu đặc biệt

- None: là không có chọn.

- Chọn 1 trong 7 kiểu hiện có

 Nếu muốn chọn dạng khác thì nhấp vào Customize để thay đổi Xuất hiện hộp

thoại sau: