1 Mục đích: Quy định phương pháp thống việc kiểmsoáthồsơ Phạm vi áp dụng: Áp dụng hoạt động kiểmsoáthồsơ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Mẹ Tài liệu liên quan: - Văn Nhà nước quản lý tài liệu, hồ sơ, TCVN 5814 -1994 - Các quy định quản lý tài liệu, hồsơ Tổng Công ty Định nghĩa: Hồsơ chứng ghi nhận kết đạt hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Mẹ Kiểmsoáthồsơ hoạt động tiếp nhận, quản lý, sử dụng hồsơ trình sản xuất kinh doanh Công ty Mẹ Nội dung: 5.1 Quy định chung: - Hồsơ tồn dạng văn bản, vẽ, ảnh, phim, băng, đĩa cứng, đĩa mềm Hồsơ lưu trữ Công ty Mẹ Phòng Tổ chức quản trị hành chịu trách nhiệm tổ chức, thực việc lưu trữ Các đơn vị Công ty Mẹ phải quản lý hồsơ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị thực theo chức năng, nhiệm vụ giao Các đơn vị chịu trách nhiệm xếp, lập danh mục, đóng gói, niêm phong hồsơ trước chuyển hồsơ đến phòng TCQTHC để làm thủ tục lưu trữ chịu trách nhiệm nội dung tình trạng hồsơ nộp lưu trữ Hồsơ nộp phải trạng thái khô ráo, nguyên vẹn, có danh mục rõ ràng Sơ đồ trình: 5.3 Mô tả: 5.3.1 Tiếp nhận: Cán lưu trữ tiếp nhận hồsơ đơn vị chuyển tới nộp lưu trữ ghi chép vào sổ nhận hồsơ theo BM.02A.03 - Không tiếp nhận hồsơ chưa đảm bảo yêu cầu đưa vào lưu trữ: + Không xếp, đóng gói + Không có danh mục hồsơ danh mục không với hồsơ nộp + Hư hỏng nhiều, ẩm ướt, mục nát 5.3.2 Sắp xếp hồ sơ: Các hồsơ xếp theo vị trí, mã hiệu đơn vị Các hồsơ lưu trữ xếp đảm bảo yêu cầu quản lý, sử dụng, bảo quản lập danh mục theo biểu mẫu: BM.03 A.01 - Các loại hồsơ khác xếp cặp, ngăn, tầng giá, tủ Trên mặt cặp, ngăn, tầng, tủ, giá đựng tài liệu có dấu hiệu để dễ nhận biết 5.3.4 Lưu trữ hồsơ bảo quản: - Thời gian lưu trữ loại hồsơ thực theo quy định Công ty Mẹ Hồsơ xếp ngăn, tầng, tủ, giá phòng đảm bảo yêu cầu theo quy định cụ thể Công ty Mẹ 5.3.5 Truy cập sử dụng: - Người phận phép truy cập sử dụng hồsơ phận Người cần truy cập sử dụng hồsơ phận khác phải đồng ý lãnh đạo Tổng Công ty phụ trách đơn vị có hồsơ Người truy cập sử dụng hồsơ phải viết giấy mượn theo biểu mẫu BM.03A.02 Việc chuyển hồsơ bên phải cho phép Lãnh đạo Tổng Công ty có thẩm quyền 5.3.6 Xử lý hồ sơ: - Hàng năm cán lưu trữ đơn vị lập danh sách hồsơ cần xử lý trình phụ trách đơn vị theo quy định Công ty Mẹ - Đối với hồsơ cần xử lý, phải lập biên theo biểu mẫu BM.02A.06 Biên phải lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt - Ngay sau bị huỷ coi lỗi thời, tên hồsơ gạch bỏ bị loại khỏi danh mục sổ nhận( giao) hồsơHồ sơ: Hồsơ lập lưu giữ lưu trữ theo điều kiện cụ thể đơn vị quy định Công ty Mẹ Phụ lục: Danh mục hồsơ lưu trữ: BM.03 A.01 Giấy mượn hồsơ BM.03 A.02 ... truy cập sử dụng hồ sơ phải viết giấy mượn theo biểu mẫu BM.03A.02 Việc chuyển hồ sơ bên phải cho phép Lãnh đạo Tổng Công ty có thẩm quyền 5.3.6 Xử lý hồ sơ: - Hàng năm cán lưu trữ đơn vị lập