QT kiem soat ho so dich vụ
HD KIỂM SOÁT HỒ SƠ DỊCH VỤ TAIÏ PHÒNG AD HD-4.2.4AD Lần soát xét Trang1/4 KÝ HIỆU TÀI LIỆU : HD –4.24AD CÔNG TY NGƯỜI CHẤP THUẬN : MA Trần Phương HƯỚNG DẪN NGƯỜI XEM XÉT : AD Nguyễn Thò Nga KIỂM SOÁT HỒ SƠ DỊCH VỤ TẠI PHÒNG AD NGƯỜI SOẠN THẢO : AD Phạm văn Chương NGÀY BAN HÀNH : 10/06/2015 LẦN BAN HÀNH/ SOÁT XÉT: 4/0 -1- THAY ĐỔI Nơi áp dụng Bộ phận sử dụng Chỉ đònh Soát Ngày Nội dung xét sửa đổi sửa đổi Ban Giám đốc X Đại diện lãnh đạo chất lượng X Tổ quản lý chất lượng X Nhân viên kiểm soát tài liệu (bản gốc) X Lưu trữ X Phòng Hành Quản trò, X Phòng Tổ chức Đào tạo, Phòng Kế hoạch Kinh doanh X Phòng Tài Kế toán 00000000Mục đích Phòng Giám đònh Nông sản X Phòng Giám đònh Công nghiệp X Phòng Giám đinh Hàng hải X Phòng Khử trùng X Phòng Phân tích Hóa sinh X Phòng Phân tích Cơ lý X HD KIỂM SOÁT HỒ SƠ DỊCH VỤ TAIÏ PHÒNG AD HD-4.2.4AD Lần soát xét Trang2/4 Tài liệu quy đònh cách thức thực kiểm soát trình lưu gIữ hồ sơ dòch vụ, nhằm cung cấp đầy đủ thông tin, chứng khách quan dòch vụ thực phù hợp với yêu cầu hệ thống chất lượng Phạm vi p dụng : hồ sơ dòch vụ FCC Tài liệu tham khảo • TCVN ISO 9001:2000, điều khoản 4.2.4 • TCVN ISO/IEC 17020 : 2001 – điều khoản 12 • TT- 4.2.4 : Thủ tục kiểm soát hồ sơ chất lượng Diễn giải Hồ sơ dòch vụ FCC bao gồm : Hồ sơ giám đònh/khử trùng/phân tích BGĐ : Ban Giám đốc ĐDLĐ : Đại diện lãnh đạo chất lượng Phòng BP : Phòng Kế họach – Kinh doanh Nội dung 5.1 Tiếp nhận hồ sơ : Đơn vò giao hồ sơ : - Sắp xếp hồ sơ vào hộp/bó, theo cách lưu đơn vò mình, dán nhãn vào hộp/bó ( biểu mẫu HD-4.2.4AD/BM01 : nhãn hồ sơ ) - Lập Biên giao nhận hồ sơ có chi tiết danh mục hồ sơ bàn giao, thành bản(1 dán vào hồ sơ, 1người giao giữ, người nhận giữ ) (xem PhụLục 2– Quy đònh yếu tố phải có Biên giao nhận hồ sơ) Nhân viên lưu trữ phòng AD : HD KIỂM SOÁT HỒ SƠ DỊCH VỤ TAIÏ PHÒNG AD HD-4.2.4AD Lần soát xét Trang3/4 - Kiểm tra lại chi tiết Biên giao nhận hồ sơ ký nhận bàn giao hồ sơ - Đặt ký hiệu cho hồ sơ đưa vào ngăn kệ lưu giữ - Cập nhật danh mục vò trí hồ sơ lưu giư.õ 5.2 Lưu giữ, bảo quản : - Phương pháp lưu : theo loại hình dòch vụ đơn vò thiết lập, hồ sơ lưu theo mặt hàng giám đònh, khách hàng, thời gian - Thời hạn lưu : năm kể từ ngày hồ sơ thiết lập Hồ sơ để phòng BP tháng, sau chuyển sang phận lưu trữ để lưu tiếp hết hạn lưu giữ Khi cần thiết BGĐ điều chỉnh tăng thêm thời gian lưu - Điều kiện bảo quản : Hồ sơ phải lưu giữ trong tình trạng sẽ, khô ráo, thông thoáng, không bò ẩm ướt, chuột, dán,mối mọt cắn phá, ánh nắng chiếu trực tiếp - Bộ phận lưu trữ phải có sẵn danh mục hồ sơ lưu giữ hành để phục vụ việc tra tìm Đònh kỳ hàng tháng kiểm tra tình hình kho lưu giữ ( dùng biểu mẫu HD-4.2.3/BM02 : Phiếu kiểm tra đònh kỳ kho lưu giữ HD-4.2.3/BM03 : Danh mục tài liệu/hồ sơ bò hư hỏng ) 5.3 Sử dụng : Hồ sơ dòch vụ, sau đưa vào phòng lưu trữ, mượn tham khảo chỗ, không đem khỏi phòng lưu trữ đồng ý BGĐ Trường hợp cần phải mượn hồ sơ khỏi nơi lưu giữ ( để chụp theo yêu cầu khách hàng, để làm marketing vv….), người mượn hồ sơ điền vào Phiếu mượn ( HD-4.2.4AD/BM03 Phiếu mượn hồ sơ ), trình trưởng đơn vò BGĐ ký duyệt, sau giao phiếu cho nhân viên lưu trữ để nhận hồ sơ Khi trả hồ sơ,ø ghi xóa việc mượn phiếu mượn HD KIỂM SOÁT HỒ SƠ DỊCH VỤ TAIÏ PHÒNG AD HD-4.2.4AD Lần soát xét Trang4/4 Đònh kỳ hàng tháng, nhân viên lưu trữ kiểm tra lại phiếu mượn nhắc người mượn trả lại hạn 5.4 Huỷ hồ sơ : Hàng năm nhân viên lưu trữ kiểm tra lại thời hạn lưu giữ hồ sơ Hồ sơ hết hạn lưu giữ, lập “ Giấy đề nghò huỷ hồ sơ “(HD4.2.4AD/BM02 ), tham khảo ý kiến phòng liên quan, sau trình Ban Giám đốc phê duyệt trước tiến hành huỷ Phương pháp huỷ : đốt, cắt vụn Sau hồ sơ huỷ xong, Giấy đề nghò huỷ hồ sơ Danh mục hồ sơ huỷ (TT-4.2.4/BM02 ) có xác nhận người huỷ giữ lại làm chứng Biểu mẫu phụ lục 6.1 Biểu mẫu sử dụng - HD – 4.2.3AD/BM02 : Phiếu kiểm tra đònh kỳ kho lưu giữ - HD – 4.2.3AD/BM03 : Danh mục tài liệu/hồ sơ bò hư hỏng - HD – 4.2.4AD/BM01 : Nhãn hộp/bó hồ sơ - HD – 4.2.4AD/BM02 : Giấy đề nghò hủy hồ sơ - HD – 4.2.4AD/BM03 : Phiếu mượn hồ sơ - TT – 4.2.4/BM02 6.2 : Danh mục hồ sơ huỷ Phụ lục - PL1 - Quy ước cách đặt ký hiệu lưu giữ hồ sơ phòng Lưu trữ - PL2 – Quy đònh yếu tố phải có Biên giao nhận hồ sơ & ... quan dòch vụ thực phù hợp với yêu cầu hệ thống chất lượng Phạm vi p dụng : hồ sơ dòch vụ FCC Tài liệu tham khảo • TCVN ISO 9001:2000, điều khoản 4.2.4 • TCVN ISO/IEC 17020 : 2001 – điều khoản 12...HD KIỂM SO T HỒ SƠ DỊCH VỤ TAIÏ PHÒNG AD HD-4.2.4AD Lần so t xét Trang2/4 Tài liệu quy đònh cách thức thực kiểm so t trình lưu gIữ hồ sơ dòch vụ, nhằm cung cấp đầy đủ thông... trữ phòng AD : HD KIỂM SO T HỒ SƠ DỊCH VỤ TAIÏ PHÒNG AD HD-4.2.4AD Lần so t xét Trang3/4 - Kiểm tra lại chi tiết Biên giao nhận hồ sơ ký nhận bàn giao hồ sơ - Đặt ký hiệu cho hồ sơ đưa vào ngăn