Hoàn thiện hệ thống thông tin công tác quản lý sinh viên tại trường cao đẳng thương mại (tt)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG HUỲNH TIẾN NAM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN CÔNG TÁC QUẢN LÝ SINH VIÊN TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG THƯƠNG MẠI Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh Mã số: 60.34.05 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng – Năm 2012 Công trình hoàn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: TS LÊ DÂN Phản biện 1: TS PHẠM THỊ LAN HƯƠNG Phản biện 2: GS TS NGUYỄN KẾ TUẤN Luận văn đã bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 01/7/2012 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Hiện nay, nhằm đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu chất lượng hoạt động tổ chức, việc ứng dụng thành tựu khoa học máy tính, công nghệ thông tin đơn vị trường học đã trở thành nhu cầu tất yếu diễn cách rộng rãi Xây dựng hệ thống tin học hoá quản lý nội bộ, phục vụ trực tiếp công tác quản lý môi trường hoạt động chuyên nghiệp Hoàn thiện thống áp dụng chương trình ứng dụng phục vụ quản lý, tra cứu thông tin Do đó, cần hiểu rõ nắm bắt cách thức hoạt động, tổ chức hệ thống thông tin nội trường học mà tiến trình quản lý phức tạp hệ thống thông tin quản lý sinh viên học tập, rèn luyện nhằm nâng cao hiệu hoạt động giáo dục, công tác sinh viên nhà trường Mục đích nghiên cứu Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý sinh viên nhằm mục đích hỗ trợ việc quản lý lưu trữ tất liệu thông tin liên quan đến hoạt động phận quản lý phục vụ cho xử lý công việc cách nhanh chóng Nhằm nâng cao hiệu công việc, chuẩn hoá thông tin, chuẩn hoá quy trình làm việc chuyên nghiệp, giảm thiểu giấy tờ hành công tác quản lý sinh viên thông qua quản trị có hiệu nguồn thông tin hệ thống thông tin tổ chức Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, thống người quản lý thành viên nội Giúp nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt thông tin từ nhân viên, phòng ban Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Nghiên cứu hệ thống thông tin, luồng liệu, hệ thống văn bản, kho liệu, người, phần cứng, phần mềm…, hệ thống quy trình công việc xử lý liệu liên quan công tác quản lý sinh viên 3.2 Phạm vi nghiên cứu Mảng công tác sinh viên quản lý đào tạo trường Cao đẳng Thương mại Phương pháp nghiên cứu Sử dụng số phương pháp khảo sát hệ thống thông dụng: phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp quan sát, phương pháp vấn - Phương pháp phân tích, diễn giải tổng hợp Phương pháp mô hình hoá: sử dụng công cụ phân tích như: biểu đồ phân rã chức năng, lưu đồ công việc, sơ đồ dòng liệu mức ngữ cảnh Phương pháp tiếp cận hệ thống Tiếp cận thực tế để xác định nhu cầu người sử dụng thu thập thông tin liệu để tiến hành hoàn thiện hệ thống Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài * Ý nghĩa khoa học Là sở để xây dựng hoàn thiện công tác quản lý sinh viên, giúp hệ thống lại luồng thông tin quản lý sinh viên, làm sở định phân bổ nguồn lực nhân sự, tài chính, để nắm bắt thông tin cách nhanh chóng hiệu * Ý nghĩa thực tiễn Việc nghiên cứu hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý sinh viên nhà trường góp phần phát triển theo hướng chuẩn hóa quy trình, hệ thống theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tạo tiền đề ban đầu đáp ứng điều kiện cần thiết để thời gian đến nhà trường phát triển nâng cấp thành trường Đại học Cấu trúc luận văn Ngoài lời nói đầu kết luận, đề tài bao gồm chương : Chương 1: Cơ sở lý luận hệ thống thông tin quản lý sinh viên Chương 2: Phân tích hệ thống thông tin quản lý sinh viên trường Cao đẳng Thương mại Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin quản trị quản lý sinh viên trường Cao đẳng Thương mại Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ SINH VIÊN 1.1 KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.1.1 Dữ liệu thông tin 1.1.1.1 Dữ liệu Là thông tin có cấu trúc bao gồm tất thông tin hệ thống thông tin mô tả công việc, thủ tục, quy định, công thức tính toán… * Đặc điểm liệu - Dữ liệu giá trị phản ánh vật, tượng giới khách quan - Dữ liệu giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng - Dữ liệu biểu diễn nhiều dạng khác (âm thanh, văn bản, hình ảnh, v.v ) 1.1.1.2 Thông tin Thông tin ý nghĩa rút từ liệu thông qua trình xử lý (phân tích, tổng hợp, v.v ), phù hợp với mục đích cụ thể người sử dụng 1.1.1.3 Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn hoạt động hướng tới mục tiêu chung Hệ thống thông tin tập hợp người, thủ tục nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền phát thông tin tổ chức Hệ thống thông tin thủ công dựa vào công cụ giấy, bút Hệ thống thông tin đại hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) công nghệ thông tin khác * Hoạt động hệ thống thông tin: Thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp, tính toán nhóm tiêu, tạo thông tin kết quả, cập nhật, xếp, lưu trữ liệu v.v… Phân phát thông tin cho đối tượng 1.1.2 Quan điểm tiếp cận hệ thống nghiên cứu Quan điểm tiếp cận hệ thống từ bên hệ thống, nhằm trả lời câu hỏi: Phần tử hệ thống gì? Hệ thống có phần tử nào? Giữa phần tử tồn mối quan hệ nào? 1.1.3 Nhiệm vụ, vai trò hệ thống thông tin 1.1.3.1 Nhiệm vụ hệ thống thông tin - Về đối ngoại: Hệ thống thông tin thu nhận thông tin từ môi trường bên đưa thông tin môi trường bên - Về đối nội: Hệ thống thông tin cầu nối liên lạc phận hệ nghiệp vụ 1.1.3.2 Vai trò hệ thống thông tin Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian hệ thống môi trường, hệ thống định hệ thống tác nghiệp Hệ thống thông tin cấu thành nhiều hệ thống Khi hệ nối kết tương tác với nhau, chúng phục vụ cho việc liên lạc lĩnh vực hoạt động khác tổ chức Hệ thống thông tin quản lý hệ thống có nhiệm vụ cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý điều hành tổ chức 1.1.4 Phân loại hệ thống thông tin Phân loại hệ thống thông tin theo cấp ứng dụng cấp quản lý phân loại theo mục đích phục vụ thông tin đầu 1.1.5 Các thành phần hợp thành hệ thống thông tin quản lý - Con người: Hệ thống thông tin cung cấp thông tin cho người bao gồm người quản lí người sử dụng cuối - Thủ tục: Bao gồm liệu mô tả công việc tất người, người sử dụng cuối nhân viên hệ thống thông tin - Phần cứng: Bao gồm tất thiết bị vật lý sử dụng hệ thống thông tin máy tính thiết bị ngoại vi - Phần mềm: Bao gồm phần mềm hệ thống phần mềm ứng dụng, dãy thị mà máy tính nhận, xử lý, thể lưu trữ liệu, thông tin - Tệp (File) liệu: Hầu hết liệu xử lý HTTT phải giữ lại lí pháp luật cần thiết xử lý tương lai - Luồng thông tin vào: Các thông tin cần thiết cho trình xử lý, thông tin phản ánh cấu trúc thông tin phản ánh hoạt động tổ chức - Luồng thông tin ra: Thông tin tổng hợp từ thông tin đầu vào phụ thuộc vào nhu cầu quản lí trường hợp, đơn vị cụ thể - Các xử lý quy trình, phương pháp, chức xử lý thông tin biến đổi thông tin Các giai đoạn trình xử lý liệu gồm: nhập liệu (dữ liệu thu thập vào máy tính), xử lý liệu (bằng công cụ toán, thống kê công cụ khác), kết xuất (thông tin trình bày theo dạng khác nhau), lưu trữ (dữ liệu thông tin lưu trữ để sử dụng lần sau) - Quy trình làm việc dãy hoạt động phối hợp công việc nhiều chuyên gia, nhiều nhóm công tác để đạt tới mục tiêu tổ chức 1.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ SINH VIÊN 1.2.1 Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý sinh viên hệ thống thông tin chủ thể quan hệ đối tượng sinh viên nằm mối quan hệ tác động qua lại luồng thông tin với nhà trường 1.2.2 Đặc điểm Là hệ thống có kết hợp gắn kết chặt chẽ nhiều phận, quy trình, thủ tục, người nhằm làm cho tiến trình đào tạo thông suốt, đảm bảo liên tục suốt khóa học sinh viên 1.2.3 Chức hệ thống công tác quản lý sinh viên Các chức chung hệ thống quản lý sinh viên quy định giúp việc cho Hiệu trưởng tổ chức, quản lí công tác giáo dục trị tư tưởng, đạo đức lối sống, học tập, nghiên cứu khoa học hoạt động xã hội người học 1.2.4 Các thành phần hệ thống thông tin quản lý sinh viên: - Con người: bao gồm sinh viên; cán bộ, chuyên viên phòng ban Đây thực thể có quan hệ qua lại hệ thống mà sinh viên đối tượng quản lý; cán bộ, chuyên viên chủ thể quản lý - Phần cứng: hệ thống trang thiết bị máy tính nhà trường Là công cụ đắc lực góp phần trợ giúp cho công việc quản lý đơn giản, thao tác nhanh chóng giúp cho thông tin dễ dàng trao đổi, lưu trữ, trình xử lý gọn nhẹ - Phần mềm: chương trình quản lý sinh viên cài đặt vào phần cứng trợ giúp cho công tác quản lý - Thủ tục: Bao gồm văn bản, quy định liên quan đến công tác quản lý sinh viên, hệ thống liệu đầu vào, đầu - Cơ sở liệu: việc xây dựng sở liệu phục vụ công tác quản lý điều quan trọng cần xếp, lưu trữ, thuận lợi cho việc tìm kiếm, truy xuất, tổng hợp báo cáo - Quy trình thực hiện: - Mã hoá đối tượng quản lý: 1.2.5 Quản trị hệ thống thông tin quản lý sinh viên 1.2.5.1 Lập kế hoạch Lập kế hoạch trình thiết lập mục tiêu hệ thống, hoạt động điều kiện đảm bảo thực mục tiêu Kế hoạch tảng quản lý Việc xác định chức nghiệp vụ cụ thể phận liên quan đến hệ thống Biểu đồ phân rã chức mô hình nghiệp vụ mô tả chức nghiệp vụ tổ chức, mối quan hệ bên chức quan hệ chức với môi trường bên Mô hình cho ta nhìn tổng thể toàn hoạt động nghiệp vụ tổ chức Biểu đồ phân rã chức giúp hiểu tổ chức định hướng cho hoạt động khảo sát tiếp theo, giúp xác định phạm vi chức cần nghiên cứu Từ việc phân tích biểu đồ phân rã chức tiếp tục xây dựng Biểu đồ dòng liệu mức ngữ cảnh mức 0, mức tiến trình quản lý công tác sinh viên nhà trường - Lập kế hoạch hợp lý: Xác định tồn hệ thống, thay đổi môi trường, mục tiêu chiến lược - Đánh giá hệ thống tại: hệ thống hỗ trợ chức trình, sở hạ tầng phần cứng, phần mềm, sở liệu  Dự kiến nhu cầu tương lai 1.2.5.2 Tổ chức + Phân công, phân nhiệm rõ ràng cho nội dung công việc đến người thực + Xác lập cấu phối hợp phận chức năng, để hệ thống hoạt động đồng bộ, toàn diện với tiến độ kế hoạch chung + Tiếp nhận nguồn bổ sung nhân sự, vật chất thiết bị, tài tài liệu thông tin khoa học + Giám sát thực công việc điều chỉnh kịp thời 1.2.5.3 Chỉ đạo hoạt động Chỉ đạo, lãnh đạo, điều khiển trình tác động đến thành phần hệ thống làm cho hệ thống thông tin ngày hoàn thiện theo mục tiêu chung 10 Việc phân nhỏ tiến trình biểu đồ luồng liệu thành biểu đồ luồng liệu gọi phân rã biểu đồ luồng liệu đã cho Tiếp tục sử dụng lưu đồ mô tả tiến trình công việc để phân tích chủ thể - Mã hoá thông tin: việc mã hoá đã đồng thống hệ thống hay chưa? Sử dụng phương pháp mã hóa vấn đề liên quan đến công tác mã hoá mở rộng hệ thống 1.2.5.6 Phát triển hệ thống thông tin công tác quản lý sinh viên - Mục tiêu: Cung cấp cho thành viên tổ chức công cụ quản lý tốt góp phần nang cao hiệu hoạt động Các nguyên tắc phát triển hệ thống thông tin: + Nguyên tắc mô hình hóa, nguyên tắc tiếp cận hệ thống: Từ xuống hay từ lên Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic phân tích từ mô hình logic sang mô hình vật lý thiết kế Chương PHÂN TÍCH ĐẶC ĐIỂM HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ SINH VIÊN TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG THƯƠNG MẠI 2.1 GIỚI THIỆU TRƯỜNG CAO ĐẲNG THƯƠNG MẠI 2.1.1.Quá trình phát triển Trường Cao đẳng Thương mại 2.1.2.Cơ cấu tổ chức, nhân lực Nhà trường 2.1.3.Các ngành đạo tạo quy mô đào tạo nhà trường 11 2.2.HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ SINH VIÊN CỦA NHÀ TRƯỜNG Qua trình khảo sát trạng hệ thống thông tin quản lý sinh viên nhà trường, tìm hiểu thực trạng yếu tố hợp thành hệ thống quản lý công tác sinh viên bao gồm: người, phần cứng, phần mềm, liệu, mạng, tiến trình xử lý thông tin, mô hình hệ thống hoạt động nghiệp vụ Cụ thể sau: 2.2.1.Cán quản lý, nhân viên trường Với số lượng sinh viên hàng năm tăng nên số lượng cán quản lý chuyên viên chưa đáp ứng khối lượng công việc việc quản lý sinh viên gặp khó khăn hiệu chưa cao Các thống kê cho thấy số lượng cán chuyên viên đáp ứng yêu cầu công tác quản lý có phân nhiệm chức rõ ràng với nhiệm vụ cụ thể, phân bổ hợp lý theo mảng công tác quản lý sinh viên Khoa, phòng chức 2.2.2.Về phần mềm Hiện nhà trường chưa có phần mềm đáp ứng nhu cầu quản lý sinh viên thống sở liệu chung phòng ban chức đến sinh viên 2.2.3.Về phần cứng Nhà trường trọng thường xuyên nâng cấp hệ thống máy vi tính cá nhân, máy tính xách tay, phòng chiếu Multimedia phục vụ cho cán bộ, giảng viên, sinh viên, thư viện Qua thể quan tâm phát triển hệ thống máy tính hỗ trợ cho học tập, nghiên cứu, quản lý đào tạo nhà trường 2.2.4.Dữ liệu 2.2.4.1.Dữ liệu đầu vào Hệ thống tập trung vào thông tin đầu vào bảng 12 biểu, danh mục, kết từ công việc bên hệ thống mà người phân tích thiết kế thu thập Nó bao gồm: - Sơ yếu lý lịch SV - Giấy khai sinh - Bằng tốt nghiệp THPT - Giấy báo trúng tuyển - Danh sách SV đăng ký nội trú - Thủ tục miễn giảm học phí - Bảng điểm từ khoa - Danh sách SV đạt tiêu chuẩn học bổng, thi đua từ Khoa - Danh mục đối tượng sách - Danh mục mức học bổng, khen thưởng - Danh mục hình thức kỷ luật theo quy định Ngoài thủ tục văn quy định Bộ giáo dục đào tạo, ban ngành khác hệ thống hóa đưa vào bên hệ thống thông tin quản lý sinh viên 2.2.4.2.Dữ liệu đầu Hệ thống liệu đầu báo cáo thống kê gửi cấp (Ban giám hiệu, Bộ GD-ĐT) bao gồm: - Thống kê SV theo cấu xã hội - Thống kê SV miễn giảm học phí - Thống kê kết rèn luyện - Thống kê số SV nhận học bổng, khen thưởng - Thống kê SV bị kỷ luật - Thống kê biến động SV - Thống kê SV nội trú, ngoại trú - Thống kê SV vay vốn sách 13 - Thống kê kết học tập - Thống kê số sinh viên tốt nghiệp - Thống kê việc làm thêm cho sinh viên - Thống kê tình hình sức khoẻ sinh viên Từ hệ thống liệu đầu vào đầu cho thấy cần có hệ thống lưu trữ liệu truy xuất kịp thời cần Việc thực lưu trữ văn liệu máy tính có kết nối trực tiếp đến Khoa, phận liên quan để kịp thời báo cáo Bộ, liên kết thông tin chặt chẽ, chuẩn xác Bộ sở liệu quản lý sinh viên nhà trường thống quản lý tập trung phòng Công tác HSSV Khi giảng viên, phòng, Khoa chức cần thông tin liệu quản lý sinh viên cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết theo yêu cầu quản lý 2.2.5.Nguồn lực mạng Nhà trường sử dụng hệ thống mạng LAN kết nối máy tính Khoa, phòng ban chức Sử dụng mạng Internet kết nối không dây Wireless khu hành chính, nhà hiệu nhà trường, tạo điều kiện thuận lợi cho cán giảng viên sinh viên sử dụng phục vụ công tác quản lý truy xuất thông tin hiệu 2.2.6.Khảo sát tiến trình xử lý thông tin Quy trình xử lý thông tin trung tâm hệ thống thông tin quản lý sinh viên bao gồm bước: Nhập, xử lý, xuất, lưu trữ, kiểm soát Các quy trình đảm bảo đầy đủ mục đích việc xử lý yêu cầu xử lý bám sát mục đích, khách quan, toàn diện, kịp thời Trong trình xử lý liệu đòi hỏi phải có trình điều khiển hệ thống, bước kiểm tra đánh giá phản hồi để xác 14 định liệu hệ thống có thực mục đích không, sau tạo nên chỉnh sửa cần thiết thành phần nhập xử lý hệ thống để đảm bảo kết thực Mỗi chuyên viên quản lý có văn báo cáo bước thực công việc Tuy nhiên, quy trình rườm rà, chưa khoa học, đa phần chủ yếu dựa kinh nghiệm thực tiễn, chưa có quy trình chuẩn thống hệ thống quản lý chất lượng đồng ISO Từ dễ dẫn đến sai sót bước tiến trình công việc; công đoạn thiếu định hướng, rườm rà, thiếu khoa học Quá trình kiểm tra, điều khiển hệ thống chưa thườn xuyên, thường dựa vào kinh nghiệm thân người thực Trong hệ thống thông tin quản lý sinh viên quy trình thể trình nhập liệu, xử lý, xuất, lưu trữ, kiểm soát sau: 2.2.6.1.Quy trình tiếp nhận hồ sơ sinh viên a Mục đích: b Văn hướng dẫn Bộ nhà trường : c Nội dung: Phòng Công tác HSSV phòng có chức công tác đón tiếp sinh viên quản lý hồ sơ sinh viên suốt trình học tập rèn luyện nhà trường gồm bước sau: Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ: Bước 2: Triển khai tổ chức đón tiếp sinh viên: Bước 3: Tổ chức thu kiểm tra hồ sơ theo mẫu thu hồ sơ Bước 4: Xử lý hồ sơ: Công tác mã hoá sinh viên: Công tác mã hóa sinh viên theo phương pháp mã hoá ghép nối sau : Mã học sinh, sinh viên cấu trúc 10 ký tự: XXYZZZVVVV • X (02 ký tự): Là 02 số cuối khoá học 15 • Y (01 ký tự): Hệ đào tạo (Đại học:3; Cao đẳng:2; Trung cấp:1) • Z (03 ký tự): Ngành đào tạo theo mã ngành tuyển sinh • V (04 ký tự): Số thứ tự học sinh, sinh viên theo ngành từ 0001 - 9999 Bước 5: Lưu trữ truy xuất: 2.2.6.2.Quy trình quản lý SV nội, ngoại trú a Mục đích: b Văn hướng dẫn Bộ nhà trường: c Nội dung: Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ làm thủ tục đăng ký nội trú Bước 2: Lập danh sách báo cáo chuyển phòng Tài kế toán thu tiền nội trú Bước 3: Thực nghiệp vụ quản lý sinh viên: điều chỉnh danh sách vào ra, thu tiền điện nước, sửa chữa, chấm điểm phòng ở, vệ sinh môi trường, kiểm tra xử lý kỷ luật Bước 4: Đăng ký với công an phường danh sách nội trú học kỳ 2.2.6.3.Quy trình xác nhận giấy tờ liên quan a Mục đích: b Văn hướng dẫn Bộ nhà trường: c Nội dung: Bước : Tiếp nhận giấy tờ xác nhận liên quan đến sinh viên : xác nhận hoãn nghĩa vụ quân sự, vay vốn NHCSXH, xin việc làm thêm… Bước : Kiểm tra nhập liệu vào máy tính Bước : Lãnh đạo ký xác nhận đóng dấu Bước : Trả giấy xác nhận đã đóng dấu cho sinh viên 16 2.2.6.4.Quy trình xét cấp học bổng, thi đua a Mục đích: b Văn hướng dẫn Bộ nhà trường: c Nội dung: Bước 1: Phòng Công tác HSSV cung cấp thông tin số lượng SV xét học bổng (thi đua) học kỳ Bước 2: Khoa bình chọn SV có thành tích đủ tiêu chuẩn quy định theo biên Bước 3: Khoa tổng hợp danh sách đề nghị Hội đồng xét thi đua học bổng cấp trường Bước 4: Phòng Công tác HSSV tổ chức họp trình Hội đồng ký định xét duyệt gửi danh sách cho phòng Tài kế toán Bước 5: Phòng Tài kế toán cấp phát HB KKHT theo danh sách đến sinh viên 2.2.6.5.Quy trình xét miễn giảm học phí a Mục đích: b Văn hướng dẫn Bộ nhà trường: c Nội dung: Bước : SV nộp giấy tờ miễn giảm liên quan theo thủ tục gồm : Bước : Phòng Công tác HSSV tổng hợp hồ sơ trình Hội đồng xét duyệt Bước : Soạn thảo định trình Hiệu trưởng ký Bước : Thông báo thực chế độ (phòng TC-KT chi trả học phí miễn giảm) 2.2.6.6.Quy trình đánh giá rèn luyện a Mục đích: b Văn hướng dẫn Bộ nhà trường: 17 c Nội dung: phòng Công tác HSSV chịu trách nhiệm kiểm tra việc thực đánh giá Bước 1: Cuối học kỳ lớp phải thực họp tổ, họp lớp ghi vào biên bảng tổng hợp vi phạm Bước 2: SV tự đánh giá mức độ rèn luyện theo mẫu thống thông qua tổ Bước 3: BCS lớp phối hợp với GVCN sinh hoạt lớp đánh giá công khai trước tập thể lớp kết rèn luyện HSSV, có biên đánh giá kèm theo Bước 4: Lớp trưởng tập hợp bảng đánh giá lớp gửi phòng Công tác HSSV Bước 5: Nhập kết rèn luyện, lập danh sách thông báo đến sinh viên lần cuối, điều chỉnh có sai sót Bước 6: Tổ chức họp xét định công nhận kết rèn luyện sinh viên Bước 7: Công bố điểm rèn luyện 2.2.6.7.Quy trình tổ chức hoạt động ngoại khóa sinh viên a Mục đích: b Văn hướng dẫn Bộ nhà trường: c Nội dung: Phòng Công tác HSSV chịu trách nhiệm tham mưu Ban giám hiệu hoạt động Bước 1: Xây dựng kế hoạch hoạt động năm học Bước 2: Duyệt kế hoạch Bước 3: Dự trù kinh phí tổ chức, chi tạm ứng hoạt Bước 4: Phối hợp phận liên quan sở vật chất, chuyên môn… Bước 5: Tìm kiếm nhà tài trợ, vận động quỹ tổ chức chương trình 18 Bước 6: Tổ chức chương trình ngoại khoá theo kế hoạch, thời gian đã định Bước 7: Thanh toán tạm ứng, đánh giá kết thực 2.2.6.8.Quy trình xét kỷ luật sinh viên a Nội dung: b Văn hướng dẫn Bộ nhà trường: c Nội dung: Phòng Công tác HSSV chịu trách nhiệm tham mưu Ban giám hiệu hoạt động Bước : Tập hợp hồ sơ, liệu xét kỷ luật sinh viên từ họp BCS Giáo viên chủ nhiệm Bước : Trình Hội đồng xét kỷ luật nhà trường xử lý vi phạm sinh viên Bước : Soạn thảo định trình Hiệu trưởng ký Bước : Thông báo cho sinh viên biết kết xét kỷ luật 2.2.6.9.Quy trình lập báo cáo thống kê a Mục đích: b Văn hướng dẫn Bộ nhà trường: c Nội dung: Bước : Lập báo cáo theo mẫu quy định Bước : Trình ký duyệt đóng dấu Bước : Gửi cho Bộ giáo dục Đào tạo 2.2.7.Mô hình hệ thống hoạt động nghiệp vụ Kết trình khảo sát kết hợp với lý thuyết biểu đồ phân rã chức năng.Qua trình khảo sát lý thuyết sơ đồ luồng liệu, thiết lập sơ đồ luồng liệu mô tả cụ thể hệ thống Ở mức ngữ cảnh, xem hệ thống tiến trình chung nhất, xây dựng sơ đồ dòng liệu mức ngữ cảnh 19 Sơ đồ dòng liệu mức ngữ cảnh cho ta thấy hệ thống thông tin quản lý sinh viên hệ thống gồm nhiều thủ tục nhiều mối quan hệ phòng ban, ràng buộc quy định, thủ tục liên quan đến sinh viên nhà trường Với yếu tố ảnh hưởng đến sinh viên phải hình thành luồng thông tin khác tạo nên mắt xích chuỗi ảnh hưởng đến phận, người, sở vật chất… CÔNG TÁC QUẢN LÝ SINH VIÊN Từ cho thấy để xử lý luồng thông tin mới, hoàn thiện hệ thống cũ cần chuẩn bị kế hoạch, định hướng mục tiêu không ngừng nâng cấp yếu tố cấu thành hệ thống Sử dụng phương pháp xây dựng sơ đồ dòng liệu mức hệ thống tiến trình cho biết tiến trình nhỏ dòng thông tin lưuQuản chuyển trình đó, dòng tin lý Quản Quảncác tiến Quản Quản lý thôngQuản lý lưu hồ trữ lý nội kho lý liệu chế lý học rèn hoạt sơ trú, độ, bổng, sinh ngoại tín thi viên trú dụng đua luyện, kỷ luật động ngoại khóa 20 Sơ đồ dòng liệu mức thể mức độ chi tiết cụ thể xử lý liên quan đến tình quản lý sinh viên, kho liệu, phận liên quan đến mảng công việc phối hợp, mảng công việc thực nhiệm vụ cụ thể Cho thấy việc phân công, phân nhiệm cần rõ ràng, cụ thể, công tác phối hợp cần triển khai đồng xử lý thông tin lưu trữ phải chuẩn quản lý thông tin lưu trữ nội Chương GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ SINH VIÊN TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG THƯƠNG MẠI 3.1.QUAN ĐIỂM VÀ CƠ SỞ 3.1.1.Quan điểm 3.1.2.Cơ sở 3.1.2.1.Quản lý đại công nghệ Quản lý đại ngày nhấn mạnh vào việc xây dựng quy trình nghiệp vụ tuân thủ quy trình, thay nhấn mạnh vào tài cá nhân tuân thủ cá nhân 3.1.2.2.Các nguyên tắc quản lý đại Xây dựng hoàn chỉnh quy trình làm việc Xây dựng hoàn chỉnh tiêu chuẩn cho sản phẩm dịch vụ Xây dựng hoàn chỉnh quy trình đảm bảo chất lượng Xây dựng phát triển ý thức tuân thủ quy trình chuẩn 3.1.2.3.Chiến lược phát triển hệ thống thông tin công tác sinh viên nhà trường 21 * Mục tiêu chiến lược: * Chỉ tiêu cụ thể * Các giải pháp chiến lược - Xây dựng chuẩn chất lượng đầu (chuẩn thái độ, hành vi) phù hợp với bậc học chất lượng giáo dục Nhà trường - Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ, ngoại ngữ cho đội ngũ cán quản lý phục vụ đáp ứng tốt yêu cầu công tác (hằng năm) 3.2.MỤC ĐÍCH 3.3.GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ SINH VIÊN 3.3.1.Yêu cầu 3.3.2.Đề xuất số giải pháp 3.3.2.1.Lập kế hoạch phát triển hệ thống Để hệ thống hoàn thiện cần xây dựng kế hoạch phát triển hệ thống phù hợp với thời điểm phát triển nhà trường + Thứ nhất: chuẩn hóa nghiệp vụ quản lý sinh viên trường tiến tới thực quy trình theo chuẩn ISO 9001-2008 + Thứ hai: Nâng cấp cải tiến công nghệ, phần mềm quản lý, phát triển đội ngũ người làm công tác quản lý sinh viên theo học chế tín + Thứ ba: Nâng cao khả sử dụng công nghệ thông tin, ý thức tuân thủ quy trình chuẩn 3.3.2.2.Về tổ chức triển khai hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý sinh viên + Xây dựng quy trình thông tin chuẩn ISO: + Nâng cấp, cải tiến công nghệ, phần mềm quản lý, phát triển đội ngũ người làm công tác quản lý sinh viên: 22 - Về phát triển phần cứng: Kết nối liệu phòng, Khoa…nâng cao tính bảo mật, có khả chia sẻ liệu Xây dựng hệ thống máy tính công khai thủ tục hành để sinh viên dễ dàng tra cứu thực hiện, nắm rõ thủ tục thời gian giải công việc liên quan đến sinh viên mà nhà trường đã quy định - Về công nghệ, phần mềm: Đề xuất đưa vào ứng dụng công nghệ tra cứu thông tin hình cảm ứng đặt trước phòng chức giúp sinh viên thuận tiện việc đăng ký thủ tục, tra cứu thông tin, xác nhận giấy tờ hành chính…liên quan đến sinh viên Lập kế hoạch mua sắm phần mềm phần cứng phục vụ yêu cầu quản lý đào tạo sinh viên theo hệ thống tín - Về phát triển nguồn nhân lực: Tuyển dụng thêm nhân lực cho phòng chức năng, Khoa có đủ trình độ lực đáp ứng yêu cầu tin học hoá đội ngũ cán quản lý, phù hợp với phát triển nhà trường định hướng trở thành trường đại học có uy tín khu vực miền Trung Tây Nguyên - Về công tác mã hoá: Xây dựng mã hoá đầy đủ theo quy trình, thủ tục, mã hoá sinh viên, mã hoá tín học phần bắt buộc có tính mở rộng kho mã hoá bổ sung quy trình, thủ tục hay hình thành nên phận liên quan công tác quản lý sinh viên : thành lập Khoa mới, phận mới, hệ thống tín học phần bổ sung… 23 Đối với mã sinh viên gồm 12 ký tự số (bao hàm mã Khoá học, mã Khoa, mã chuyên ngành đào tạo, mã hình thức đào tạo bậc đào tạo) - Về công tác lưu trữ: Xây dựng phận văn thư lưu trữ tập trung thống theo chuẩn ISO chuyên tập hợp tài liệu, văn gốc, in sao, mềm, cứng…Thời gian lưu trữ xác định sau: Thiết bị lưu trữ Loại giấy tờ Hồ sơ SV Máy tính 10 năm Cặp hồ sơ (giấy tờ) năm Đến thời Quyết định, quy định 10 năm điểm có văn Báo cáo, thống kê Danh sách SV khen thưởng, kỷ luật, học bổng, thi đua, vay vốn, kết RL Bảng điểm từ khoa, Phòng Đào tạo Danh sách đăng ký nội trú, ngoại trú, chế độ sách Văn tổ chức hoạt động ngoại khóa năm năm 10 năm năm 10 năm năm năm năm năm năm - Về hệ thống hoá thủ tục hành : Hệ thống lại văn pháp quy Bộ, ban ngành, nhà trường liên quan đến công tác quản lý sinh viên, bổ sung thủ tục có nghiệp vụ phát sinh xoá bỏ thủ tục không phù hợp + Nâng cao khả sử dụng công nghệ thông tin, ý thức tuân thủ quy trình chuẩn 24 3.3.2.3.Về quản trị thay đổi hệ thống; kiểm tra, đánh giá vận hành hệ thống * Quản trị thay đổi hệ thống * Kiểm tra đánh giá vận hành hệ thống KẾT LUẬN Đề tài “Hoàn thiện hệ thống thông tin công tác quản lý sinh viên trưòng Cao đẳng Thương mại” đã phân tích mặt tích cực hạn chế hệ thống quản lý sinh viên trường, sở hoàn thiện hệ thống, đề xuất giải pháp cho nhà trường nhằm phát triển mở rộng tương xứng với quy mô phát triển nhà trường Mặt khác, đề tài đã đánh giá toàn diện hệ thống thông tin, xây dựng quy trình chuẩn hoá, hoàn thiện phần mềm quản lý với việc bổ nhiệm, đặt cán công nhân viên nâng cao hiệu quản lý sinh viên trường Để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý sinh viên đem lại hiệu tốt phụ thuộc nhiều vào việc áp dụng kiểm tra, điều chỉnh suốt trình thực cho phù hợp với tình hình thực tế Trong trình nghiên cứu, luận văn không tránh khỏi thiếu sót Tác giả mong nhận ý kiến đóng góp giúp tác giả hoàn thiện công tác nghiên cứu Tác giả xin chân thành cảm ơn quý thầy cô Đại học Đà Nẵng Đại học Kinh tế Đà Nẵng, đồng nghiệp đã giúp đỡ trình nghiên cứu học tập, đặc biệt thầy: Tiến sĩ Lê Dân đã tận tình dẫn cho tác giả suốt thời gian nghiên cứu hoàn thành luận văn này./ ... lý sinh viên trường Cao đẳng Thương mại Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin quản trị quản lý sinh viên trường Cao đẳng Thương mại Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ... hành hệ thống KẾT LUẬN Đề tài Hoàn thiện hệ thống thông tin công tác quản lý sinh viên trưòng Cao đẳng Thương mại đã phân tích mặt tích cực hạn chế hệ thống quản lý sinh viên trường, sở hoàn thiện. .. tác phối hợp cần triển khai đồng xử lý thông tin lưu trữ phải chuẩn quản lý thông tin lưu trữ nội Chương GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ SINH VIÊN TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG THƯƠNG MẠI