Hoạt động của văn phòng tỉnh bolykhamxay nước cộng hòa dân chủ nhân dân lào

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA SOMCHAY KEOSOUVANH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TỈNH BOLYKHAMXAY NƢỚC CỘNG HÒA DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI – 2017 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA SOMCHAY KEOSOUVANH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TỈNH BOLYKHAMXAY NƢỚC CỘNG HÒA DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60 34 04 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN: TS TRỊNH THANH HÀ HÀ NỘI – 2017 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn hoàn toàn thực Các số liệu, trích dẫn Luận văn xác có nguồn gốc rõ ràng TÁC GIẢ LUẬN VĂN SOMCHAY KEOSOUVANH LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài luận văn thạc sĩ này, bên cạnh nỗ lực cố gắng thân có hƣớng dẫn nhiệt tình quý Thầy Cô, nhƣ động viên ủng hộ gia đình bạn bè suốt thời gian học tập nghiên cứu thực luận văn thạc sĩ Xin chân thành cảm ơn đến TS Trịnh Thanh Hà, ngƣời trực tiếp hƣớng dẫn, tận tình, bảo tạo điều kiện tốt cho hoàn thành luận văn Xin chân thành cảm ơn toàn thể quý Thầy Cô Học viện Hành Quốc gia tận tình truyền đạt kiến thức quý báu nhƣ tạo điều kiện thuận lợi cho suốt trình học tập nghiên cứu thực đề tài luận văn Cuối cùng, xin chân thành bày tỏ lòng cảm ơn đến đồng nghiệp Ủy ban nhân dân tỉnh BoLyKhamXay, nƣớc Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào hỗ trợ cho nhiều trình nghiên cứu thực đề tài luận văn thạc sĩ Hà Nội, ngày tháng năm 2017 HỌC VIÊN THỰC HIỆN SOMCHAY KEOSOUVANH DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CBCC: Cán công chức CHDCND: Cộng hòa Dân chủ Nhân dân CNTT: Công nghệ thông tin ĐNDCM: Đảng Nhân dân Cách mạng UBND: Ủy ban nhân dân MỤC LỤC MỞ ĐẦU Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Hoạt động văn phòng 1.1.3 Hiệu hoạt động văn phòng 1.2 Vai trò Văn phòng hoạt động quan, tổ chức 12 1.3 Các khuynh hƣớng tác động vào việc nâng cao hiệu hoạt động văn phòng 13 1.3.1 Điều chỉnh hợp lý chức năng, nhiệm vụ văn phòng 13 1.3.2 Sắp xếp hợp lý máy văn phòng 13 1.3.3 Tuyển dụng bố trí nhân 14 1.3.4 Đầu tƣ sở vật chất, trang thiết bị 14 1.3.5 Thay đổi phƣơng thức hoạt động văn phòng 14 1.4 Cơ cấu tổ chức chức nhiệm vụ Văn phòng tỉnh 15 1.4.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng 15 1.4.2 Chức 15 1.4.3 Nhiệm vụ hoạt động văn phòng 16 Tiểu kết Chƣơng 27 Chƣơng THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CỦA TỈNH BOLYKHAMXAY, NƢỚC CỘNG HÒA DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO 28 2.1.Tổng quan tình hình kinh tế - xã hội tỉnh BoLykhamXay nƣớc CHDCND Lào 28 2.1.1 Về đặc điểm tự nhiên 28 2.1.2 Về kinh tế 29 2.1.3 Về văn hóa - xã hội 29 2.2 Cơ sở pháp lý hoạt động văn phòng cấp tỉnh, nƣớc Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào 31 2.3 Thực trạng hoạt động văn phòng tỉnh BoLykhamXay 32 2.3.1 Về chức năng, nhiệm vụ 32 2.3.2 Về cấu tổ chức 34 2.3.3 Về đội ngũ cán bộ, công chức 36 2.4 Hiệu hoạt động văn phòng tỉnh BolyKhamXay 38 2.4.1 Về công tác tổng hợp, tham mƣu 38 2.4.2 Về công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin 42 2.4.3 Về công tác soạn thảo, quản lý văn 44 2.4.4 Về công tác hậu cần 48 2.4.5 Về công tác tiếp công dân, tiếp khách 56 2.5 Đánh giá 58 2.5.1 Những kết đạt đƣợc 58 2.5.2 Những hạn chế 61 2.5.3 Nguyên nhân hạn chế 66 Chƣơng PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TỈNH BOLYKHAMXAY, NƢỚC CHDCND LÀO 69 3.1 Phƣơng hƣớng nâng cao hiệu hoạt động văn phòng tỉnh BoLykhamXay 69 3.2 Nhóm giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng tỉnh BolyKhamXay 71 3.2.1 Hoàn thiện thể chế hoạt động văn phòng cấp tỉnh 71 3.2.2 Hoàn thiện công tác tham mƣu tổng hợp 74 3.2.3 Hoàn thiện công tác thông tin tổng hợp 74 3.2.4 Hoàn thiện việc xây dựng đôn đốc thực chƣơng trình, kế hoạch công tác 76 3.2.5 Hoàn thiện công tác văn thƣ lƣu trữ 77 3.2.6 Về công tác cán bộ, phát triển nguồn nhân lực 80 3.2.7 Hoàn thiện công tác quản lý tài 83 3.3 Nhóm giải pháp đổi phƣơng thức hoạt động văn phòng tỉnh BoryKhamXay 84 3.3.1 Cải tiến phƣơng thức điều hành, lề lối làm việc 84 3.3.3 Hiện đại hóa trang thiết bị công sở 86 KẾT LUẬN 88 TÀI LIỆU THAM KHẢO 89 DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Số lƣợng văn đến văn UBND tỉnh Bolykhamxay (2011-2015) 46 Bảng 2.2 Kết tình hình tiếp công dân giải đơn thƣ Văn phòng tỉnh Bolykhamxay 56 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Nƣớc CHDCND Lào giai đoạn phát triển mới, đất nƣớc bƣớc tiến sâu vào thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế Xu toàn cầu hóa giúp cho Lào tiếp cận đƣợc với phát triển chung giới, tạo bƣớc ngoặt lớn cho phát triển đất nƣớc, nhƣng không tránh khỏi rào cản, khó khăn Mặc dù thời gian qua CHDCND Lào giành đƣợc thành tƣu quan trọng, kinh tế có bƣớc phát rõ rệt, đời sống nhân dân không ngừng đƣợc nâng cao, nhƣng nghiệp đổi chƣa theo kịp yêu cầu phát triển xã hội, đổi kinh tế, đổi cấu tổ chức cấu hoạt động máy hành Nhà nƣớc, cụ thể máy Nhà nƣớc cồng kềnh,nhiều tầng nấc, hoạt động hiệu lực, hiệu Trong cấu tổ chức quyền địa phƣơng, văn phòng cấp tỉnh quan tham mƣu quan trọng giúp Ban thƣờng vụ Tỉnh ủy, Tỉnh trƣởng lãnh đạo, điều hành nhằm thực chức năng, nhiệm vụ quyền cấp tỉnh Chất lƣợng tổ chức, hoạt động Văn phòng nhân tố có ảnh hƣởng lớn đến hiệu lãnh đạo quản lý Trong thời gian qua văn phòng cấp tỉnh Bolykhamxay bƣớc kiện toàn, việc đổi tổ chức hoạt động văn phòng đƣợc quan tâm đội ngũ cán bộ, phƣơng tiện, trang thiết bị quy chế làm việc Tuy nhiên, nhiều bất hạn chế cần đƣợc lƣu ý nhƣ: Có nhiều cấp ủy chƣa quan tâm mức việc chăm lo xây dựng tổ chức, đạo tạo, bồi dƣỡng cán văn phòng, công tác quản lý văn phòng, tham mƣu, tổng hợp hạn chế bị ảnh hƣởng từ chế bao cấp, vai trò tham mƣu văn phòng chƣa đạt hiệu cao 78 Trong hoạt động quản lý hành nhà nƣớc nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với công tác văn thƣ lƣu trữ nói chung Do đó, vai trò công tác văn thƣ lƣu trữ hoạt động quản lý hành nhà nƣớc quan trọng, thể điểm sau: - Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tƣ liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Đồng thời, cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan - Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng đƣợc yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phƣơng tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống; qua cán bộ, công chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: năn suất, chất lƣợng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nƣớc nƣớc ta - Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát - Góp phần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật quốc gia Từ phân tích trên, thấy đƣợc quan tâm làm tốt công tác văn thƣ lƣu trữ góp phần đảm bảo cho hoạt động hành nhà nƣớc đƣợc thông suốt Nhờ đó, góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nƣớc thúc đẩy nhanh chóng công cải cách hành Các Sở, ban ngành tỉnh Borykhamxay cần có nhận thức 79 đắn vị trí vai trò công tác văn thƣ, lƣu trữ để đƣa biện pháp phù hợp nhằm đƣa công tác văn thƣ, lƣu trữ tỉnh Borykhamxay vào nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý quan, đơn vị - Trong thực tế tất cán bộ, công chức, viên chức nhận thức đầy đủ vị trí, vai trò, tầm quan trọng lĩnh vực công tác văn thƣ, lƣu trữ Họ chƣa nhận thấy công việc có tính chất khoa học, nghiệp vụ, tác vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ nên coi nhẹ cho công việc hành chính, vụ Chính vậy, cần đổi nhận thức vai trò tầm quan trọng công tác văn thƣ, lƣu trữ hoạt động quan hành nhà nƣớc nói chung đơn vị, quan hành nhà nƣớc thuộc tỉnh Borykhamxay nói riêng - Cần nghiên cứu bổ sung hoàn thiện văn quy phạm pháp luật điều chỉnh lĩnh vực công tác văn thƣ, lƣu trữ Nghiên cứu, xây dựng trình lãnh đạo tỉnh ban hành quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ tỉnh Quy chế quy định yêu cầu nguyên tắc quản lý công tác quan, trách nhiệm thủ trƣởng đơn vị, cán bộ, công chức viên chức - Phải xây dựng danh mục hồ sở quan tỉnh quy định loại hình hồ sơ chủ yếu cần phải lập năm hoạt động, xây dựng ban hành quy định chế độ lập nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ tỉnh - Đồng thời, văn phòng tỉnh Borykhamxay cần hƣớng dẫn, bồi dƣỡng cho cán bộ, công chức, viên chức quan nắm đƣợc nguyên tắc, phƣơng pháp lập hồ sơ để họ có ý thức đầy đủ việc lập hồ sơ nộp lƣu đầy đủ hồ sơ vào lƣu trữ quan - Đổi quan điểm sử dụng tài liệu lƣu trữ văn phòng tỉnh Borykhamxay, đảm bảo an toàn để sử dụng có hiệu tài liệu lƣu trữ 80 Thay đổi phƣơng pháp phục vụ khai thác, loại bỏ thủ tục phiền hà, tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời đến nghiên cứu tài liệu lƣu trữ văn phòng tỉnh Borykhamxay - Ngoài ra, cần tăng cƣờng ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thƣ, lƣu trữ Cụ thể, mở rộng ứng dụng tin học vào đăng ký tài liệu đến, qua trình xử lý văn đến máy tính, ứng dụng phần mềm quản lý văn thƣ thống 3.2.6 Về công tác cán bộ, phát triển nguồn nhân lực Để đáp ứng đƣợc yêu cầu thời kỳ đổi mới, để hƣớng đến hành đại hiệu cần phải xây dựng thực chiến lƣợc phát triển nhân - Để xây dựng thực tốt chiến lƣợc phát triển nhân sự, trƣớc hết tỉnh BoLykhamXay phải nâng cao chất lƣợng công tác tuyển dụng Việc tuyển dụng phải xuất phát từ nhu cầu công việc, triển khai theo hƣớng “cung, cầu”; phải dựa kết thiết kế tổ chức xác định rõ yêu cầu đối tƣợng tuyển dụng, điều kiện, môi trƣờng làm việc quan hệ phối hợp cụ thể Bên cạnh đó, cần có sách thu hút ngƣời giỏi, sinh viên tốt nghiệp loại giỏi làm việc văn phòng tỉnh Đặc biệt, để tuyển đƣợc ngƣời tài, trình tuyển dụng chặt chẽ, công khai, minh bạch, công bằng; tuyển dụng phải tránh tình trạng bỏ qua ngƣời có tài, tuyển ngƣời lực làm việc, nhƣng lại đỗ họ “con ông cháu cha” - Cùng với việc tuyển dụng; cần trọng công tác bố trí, sử dụng CBCC Việc bố trí, sử dụng CBCC phải phát huy đƣợc lực, sở trƣờng, chuyên môn, nghiệp vụ CBCC Văn phòng cần áp dụng nguyên tắc việc mà bố trí ngƣời không nên ngƣời mà bố trí việc Khi giao nhiệm vụ, công việc cho CBCC phải gắn trách nhiệm với quyền hạn, thẩm quyền 81 định đảm bảo thực tốt công việc đƣợc giao Bên cạnh đó, cần phải phân công công việc rõ ràng để nâng cao tinh thần trách nhiệm đội ngũ CBCC, gắn chức năng, nhiệm vụ với quyền hạn, trách nhiệm đƣợc giao Việc phân công công việc phải đảm bảo thích ứng chức trách lực nhân viên; phù hợp với lực, sở trƣờng CBCC, nhân viên Văn phòng quận nhằm tránh tình trạng “ngồi nhầm chỗ” - Đặc biệt, muốn có nguồn nhân tốt để đáp ứng nghiệp đổi mới, lãnh đạo tỉnh BolykhamXay cần phải trọng đến công tác đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán văn phòng Bộ máy văn phòng muốn hoạt động hiệu không quan tâm đến chất lƣợng đội ngũ CBCC Hơn nữa, văn phòng quan tham mƣu cho lãnh đạo tỉnh BolykhamXay ngƣời CBCC phải có trình độ cao, có kỹ tác nghiệp hành làm tốt đƣợc nhiệm vụ Vì vậy, lãnh đạo Tỉnh ủy cần phải quan tâm tới việc đào tạo, bồi dƣỡng đội ngũ cán bộ, công chức nhân viên văn phòng Mục tiêu việc đào tạo, bồi dƣỡng trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức ngoại ngữ, tin học, lý luận trị, kỹ quản lý Nhà nƣớc …nhằm xây dựng đội ngũ CBCC có phẩm chất đạo đức tốt, thành thạo về chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu thời kỳ đổi mới, hội nhập Để công tác đào tạo, bồi dƣỡng CBCC đạt đƣợc mục tiêu cần phải tiến hành, phân loại đánh giá CBCC để từ xác định nội dung, cách thức, thời gian đào tạo cho phù hợp Bên cạnh đó, việc đào tạo, bồi dƣỡng phải gắn với mục đích sử dụng, gắn với yêu cầu thực tế công việc Ngƣời học phải xác định học tập để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, bổ sung kiến thức nhằm vận dụng đƣợc vào công việc 82 - Bên cạnh việc đào tạo, bồi dƣỡng; Văn phòng cần thực nghiêm túc công tác nhận xét, đánh giá CBCC Đánh giá cán phát huy đƣợc khả cán đội ngũ cán Ngƣợc lại, đánh giá không dẫn đến bố trí, sử dụng, đề bạt, bổ nhiệm cán sai, gây ảnh hƣởng không tốt cho quan, đơn vị Đối với nhà quản lý, kết đánh giá để bố trí, đề bạt, bổ nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật CBCC; giúp xác định đƣợc điểm mạnh, yếu nhân Đối với CBCC, việc đánh giá giúp họ phát sai lầm, khuyết điểm để sửa chữa, đồng thời áp lực buộc CBCC phải chủ động phấn đấu học tập để hoàn thành đƣợc nhiệm vụ đƣợc giao Để đánh giá lực, phẩm chất CBCC công tác đánh giá phải thực nghiêm túc theo định kỳ năm đột xuất để phát hiện, ngăn chặn, xử lý, hành vi bất hợp pháp Bên cạnh đó, việc đánh giá CBCC cần dựa vào nhiều tiêu chí cụ thể nhƣ: trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình kết thực công việc, kết giữ gìn phẩm chất đạo đức công vụ Cần xóa bỏ tâm lý “yêu nên tốt, ghét nên xấu”, “kẻ khéo nịnh bợ, luồn lọt, phe cánh đƣợc ƣu trọng dụng, cán có đức tài, cƣơng trực, thẳng thắn bị thành kiến, trù dập” Chủ tịch Hồ Chí Minh nói “Chúng ta không sợ thiếu sợ không công bằng” Do đó, cần phải đánh giá CBCC cách công bằng, khách quan - Chế độ đãi ngộ hợp lý cho nhân viên yếu tố quan trọng để nâng cao công tác cán bộ, phát triển nguồn nhân lực + Chẳng hạn nhƣ : thay đổi cách trả lƣơng, chuyển từ cách tiếp cận tiền lƣơng tối thiểu sang cách tiếp cận trả lƣơng theo vị trí công vụ khác nhau; bảo đảm với mức lƣơng để công chức yên tâm với sống, để cống hiến, để khỏi phải tìm kiếm hội tăng thu nhập cách không đáng … Nếu không cải cách chế độ tiền lƣơng CBCC 83 tƣợng “chảy máu chất xám”, tình trạng bỏ việc ngƣời có lực ngày cao Cải cách tiền lƣơng động lực để công chức nỗ lực cho công việc để phòng chống tham nhũng cách triệt để hiệu + Bên cạnh đó, cần phải xây dựng công tác khen thƣởng, kỷ luật kịp thời, công bằng, nghiêm minh để tạo động lực phấn đấu, đảm bảo CBCC tốt đƣợc đánh giá, khen thƣởng; việc làm thiếu ý thức, tắc trách phải bị kỷ luật, xử phạt nghiêm Ví dụ, CBCC hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc tạo điều kiện để nâng lƣơng sớm, đề bạt vào chức vụ cao hơn; sách tiền thƣởng, sách tôn vinh CBCC hoàn thành tốt nhiệm vụ 3.2.7 Hoàn thiện công tác quản lý tài Hoàn thiện công tác tài chính, kế toán giải pháp quan trọng nhằm nâng cao hiệu nhƣ chất lƣợng việc lập kế hoạch dự toán ngân sách hàng năm tỉnh hiệu sử dụng kinh phí ngân sách hàng năm tỉnh Xây dựng trình Chủ tịch tỉnh ban hành văn quy phạm pháp luật văn hƣớng dẫn nghiệp vụ để quản lý công tác tài chính, kế toán, tài sản, đầu tƣ xây dựng quan tỉnh Hoàn chỉnh hệ thống công cụ truyền thống sở sách kế toán áp dụng công cụ đại máy tính vào quản lý tài chính, tài sản quan Thực nghiêm túc chế độ báo cáo toán hàng quý năm Đồng thời, tổ chức khai thác, sử dụng tối đa kết chƣơng trình dự án hoàn thành Hƣớng dẫn thƣờng xuyên bồi dƣỡng nghiệp vụ phổ biến kịp thời văn quy phạm pháp luật Nhà nƣớc chế độ tài kế toán, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý 84 Tăng cƣờng quản lý kế hoạch đầu tƣ xây dựng, cải tạo, nâng cấp trụ sở quan, bảo đảm phòng làm việc quan tỉnh Đầu tƣ mua sắm trang bị đại cho trụ sở để bƣớc đại hóa công sở Tăng cƣờng kiểm tra kế toán, tra tài chính, triển khai thực chế độ kiểm toán nội 3.3 Nhóm giải pháp đổi phương thức hoạt động văn phòng tỉnh BoryKhamXay 3.3.1 Cải tiến phương thức điều hành, lề lối làm việc Một trọng tâm cải cách hành đổi mới, cải tiến phƣơng thức điều hành, lề lối làm việc Văn phòng tỉnh tiếp tục đổi toàn diện công tác văn phòng Trƣớc hết đổi chế, sách… tạo đổi đồng cấp cấp dƣới, phận Đặc biệt, cần sửa đổi, bổ sung quy chế làm việc phù hợp với tình hình thực tế thời kỳ Thực quy chế hoác quy trình giải công việc văn phòng, tăng cƣờng áp dụng hệ thống ISO quản lý hành văn phòng tỉnh Ngoài ra, cần tăng cƣờng công tác tuyên truyền để cán bộ, công chức có phong cách làm việc chuyên nghiệp, đại; thực đầu mối trung tâm lãnh đạo điều hành hoạt động Đồng thời, cần trang bị cho cán bộ, công chức làm công tác văn phòng kiến thức kỹ cần thiết công tác lễ tân, giao tiếp, tiếp khách, giao dịch; đổi tác phong, phong cách phục vụ Có thực cải tiến phƣơng thức điều hành lề lối làm việc văn phòng thay đổi đƣợc 3.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin Trƣớc đây, máy tính sử dụng văn phòng để soạn thảo văn bản, tính toán đơn Khi công nghệ thông tin phát triển máy tính đƣợc phổ cập đến tất cán bộ, công chức văn phòng đƣợc khai thác có hiệu 85 Công nghệ thông tin với thành tựu khoa học công nghệ tin học, máy tính công nghệ truyền thông làm cho hoạt động công tác văn phòng thay đổi chất lƣợng Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình công tác văn phòng trở thành yếu tố cần thiết đáp ứng đòi hỏi yêu cầu đặt Ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý công việc Văn phòng tỉnh thực lĩnh vực sau: - Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thƣ, lƣu trữ vận hành hệ thống quản lý văn hành chính, quản lý toàn công văn đi, đến, văn lƣu trữ quan Triển khai ứng dụng phần mềm chuẩn hóa thể thức kỹ thuật trình bày văn góp phần nâng cao chất lƣợng văn hiệu công tác văn quan tỉnh BoLykhamXay - Ứng dụng công nghệ thông tin vào thu thập, lƣu trữ xử lý thông tin phục vụ đạo, điều hành, quản lý góp phần nâng cao hiệu lực hiệu hoạt động lĩnh vực công tác tỉnh - Sử dụng hệ thống thƣ điện tử đƣợc sử dụng nhƣ phƣơng tiện chuyển tải báo cáo, mệnh lệnh, trao đổi công việc; giúp cho cán bộ, công chức Văn phòng trao đổi thông tin nội văn phòng bên - Ứng dụng công nghệ thông tin hội nghị, họp giao ban - Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động văn phòng, đặc biệt ứng dụng chữ ký số công tác chuyển nhận văn qua thƣ điện tử Việc ứng dụng công nghệ thông tin phải đảm bảo thực đầy đủ theo trật tự bƣớc tiến hành nhƣ: khảo sát, phân tích, thiết kế cài đặt hệ thống, đƣa vào khai thác sử dụng, bảo hành hoàn thiện hệ thống 86 Ngoài ra, cần tăng cƣờng công tác bồi dƣỡng, đào tạo cán bộ, công chức công nghệ thông tin nhƣ: cử học khóa nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin, tổ chức lớp tuận huấn hƣớng dẫn Đồng thời, tăng cƣờng công tác tuyên truyền, nâng cao hiểu biết, nhận thức ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ, công chức văn phòng tỉnh Borykhamxay 3.3.3 Hiện đại hóa trang thiết bị công sở Trang thiết bị góp phần lớn vào việc nâng cao hiệu công tác văn phòng, giảm bớt áp lực tâm lý cán bộ, công chức văn phòng Các trang thiết bị hàng nằm đƣợc bổ sung, sửa chữa, nâng cấp, thay thế… Chính vậy, phải xác định cụ thể nhu cầu đòi hỏi công tác văn phòng, am hiểu có ý thức tìm tòi phát triển thực tiễn điều kiện áp dụng phù hợp cho hoạt động văn phòng Đồng thơi, cần tổ chức, đảm bảo khai thác sử dụng tối đa tính năng, tác dụng trang thiết bị Chỉ đạo, tập trung trang thiết bị văn phòng phục vụ công tác đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm hợp lý trang thiết bị đại cho văn phòng tỉnh BoLykhamXay Ngoài ra, cần đào tạo, bồi dƣỡng cho ngƣời làm công tác văn phòng sử dụng trang thiết bị đại tốt nhất, triển khai có hiệu thiết bị Trang bị phƣơng tiện lao động cho cán bộ, công chức phải thực theo kế hoạch tổng thể, dài hạn, không trang bị đồng loạt kinh phí mua sắm trang thiết bị văn phòng ngày hạn hẹp Đồng thời, trang bị công cụ phƣơng tiện lao động đại nhƣ máy in, máy fax, máy phô tô… cần quán triệu quan điểm phải phù hợp với trình độ cán bộ, công chức tránh lãng phí phát huy tốt đa hiệu kinh tế chúng Hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng cần có nội dung bƣớc cụ thể, đồng phù hợp với trình độ ngƣời sử dụng trình độ tổ chức khoa học lao động quan 87 Đầu tƣ xây dựng trụ sở mới, việc bố trí phòng, hội trƣờng, phòng lãnh đạo, phòng họp, trung tâm thông tin, thƣ viện, lƣu trữ, phòng văn thƣ, phòng lễ tân… phải theo nguyên tắc tổ chức khoa học lao động, tạo điều kiện thuận lợi để nâng cao suất, chất lƣợng, hiệu làm việc cán bộ, công chức nhân viên làm việc công sở Chính vậy, đại hóa công sở quan đáp ứng yêu cầu cải cách hành nhà nƣớc Bên cạnh đại hóa công sở cần đào tạo, bồi dƣỡng kỹ thuật, tác phong, kỹ năng, phƣơng pháp làm việc cán bộ, công chức tỉnh văn phòng phù hợp với yêu cầu đòi hỏi làm việc môi trƣờng công sở đại Cần tăng cƣờng cán bộ, nhân viên kỹ thuật cho phòng kỹ thuật quản trị văn phòng để đủ tầm giúp Chánh văn phòng tỉnh tham mƣu cho Chủ tịch tỉnh quản lý, quản trị công sở theo hƣớng quy, đại Hiện đại hóa trang thiết bị công sở văn phòng cần có nội dung bƣớc cụ thể, phải đồng bộ, phải phù hợp với trình độ cán bộ, công chức trình độ tổ chức khoa học lao động quan Trang thiết bị phƣơng tiện làm việc cán bộ, công chức phải theo khuynh hƣớng đại, không nên dài trải, làm chắp vá, gây tốn 88 KẾT LUẬN Qua nghiên cứu đề tài: “Nâng cao hiệu hoạt động văn phòng tỉnh BolykhamXay, nước Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào”,tác giả luận văn phân tích, xem xét vấn đề nhƣ: vấn chung văn phòng cấp tỉnh nƣớc CHDCND Lào thực trạng hiệu hoạt động văn phòng tỉnh BoLykhamXay Bằng lý luận thực tiễn tác giả luận văn chứng minh đƣợc tính cấp thiết việc nâng cao hiệu hoạt động văn phòng tỉnh BoLykhamXay Từ thực tiễn lý luận tác giả luận văn đƣa đƣợc giải pháp có tính khả thi nâng cao hiệu hoạt động văn phòng tỉnh BoLykhamXay Tuy nhiên, để thực tốt việc nâng cao hiệu hoạt động văn phòng tỉnh BoLykhamXay đòi hỏi phải có đạo tập trung kiên Lãnh đạo tỉnh văn phòng Qua nghiên cứu lý luận thực tiễn hoạt động văn phòng tỉnh BoLykhamXay, tác giả nhận thấy vấn đề đổi sử dụng nguồn nhân lực văn phòng tỉnh BoLykhamXay vấn đề trọng tâm cải cách hành phòng hành tỉnh Bolykhamxay Trong nội dung đổi sử dụng nguồn nhân lực văn phòng nay, vấn đề xúc phải có biện pháp kiên quyết, hợp lý, hợp tình, đảm bảo công để thực tinh giảm biên chế, nâng cao chất lƣợng lao động văn phòng, đồng thời thực quy hoạch đội ngũ cán công chức quản lý văn phòng tỉnh BolykhamXay thực theo quy hoạch 89 TÀI LIỆU THAM KHẢO Ban Củng cố quan tổ chức Nhà nƣớc, Thông tƣ hƣớng dẫn số 01/TTBCTTN ngày 07 tháng 01 năm 2008 quy định tổ chức máy văn phòng tỉnh; Bộ Chính trị Trung ƣơng ĐNDCM Lào, Nghị khóa VI bàn hệ thống hành nhà nƣớc công tác cán ngày 09 tháng 02 năm 1998; Đảng tỉnh BoLykhamxay, Nghị Đại hội lần thứ V; Đảng Nhân dân cách mạng Lào (2006), Văn kiện Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ VIII, NXB Chanthabuly, Viêng Chăn; Đảng Nhân dân cách mạng Lào (2011), Nghị Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ IX; Đảng Nhân dân cách mạng Lào (2011), Văn kiện Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ VIII, NXB Chanthabuly, Viêng Chăn; HaThaLath SengPhaChanh (2010), “Đổi tổ chức hoạt động văn phòng tỉnh Khăm Muộn nƣớc CHDCND Lào”, Luận văn cao học; Học viện Hành (2008), Giáo trình Hành công, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội; Học viện Hành (2008), Giáo trình Hành đại cƣơng, NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội; 10 Hồ Ngọc Cấn, Cẩm nang tổ chức quản trị hành văn phòng; 11 KeoXunThone KhamHuong (2010), “Tổ chức hoạt động văn phòng tỉnh Chăm Pa Sắc nƣớc CHDCND Lào”, Luận văn cao học; 12 Lƣu Kiếm Thanh, “Công tác văn phòng bối cảnh đại hóa hành nhà nƣớc” website www.caicachhanhchinh.gov.vn 90 13 Nguyễn Trƣờng Sơn (2005), “Nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Bộ Công nghiệp giai đoạn nay”, Luận văn cao học; 14 Phan Văn Định (2011), “Nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Ủy ban nhân dân quận Thành phố Hồ Chí Minh”, Luận văn cao học; 15 SiSuphanh MaHaVong (2010), “Tổ chức máy hoạt động văn phòng tỉnh Xê Kong - nƣớc CHDCND Lào”, Luận văn cao học; 16 Tỉnh trƣởng BoLykhamXay, Quyết định số 0451/BLX ngày 16 tháng 10 năm 2008 tổ chức hoạt động văn phòng tỉnh BoLykhamXay; 17 Tỉnh trƣởng tỉnh BoLykhamXay, Quyết định số 324/BLX ngày 28 tháng 05 năm 2012 tổ chức hoạt động văn phòng tỉnh BoLykhamXay; 18 Từ điển Tiếng việt 2000, NXB Đã Nẵng; 19 Thủ tƣớng Chính phủ nƣớc CHDCND Lào, Chỉ thị số 39 ngày 26/11/2007; 20 Ủy ban nhân dân tỉnh BolykhamXay, Báo cáo số 56/BC-UBND ngày 15/12/2013 kết thực tiêu kinh tế, xã hội năm 2013 phƣơng hƣớng, nhiệm vụ năm 2014; 21 Ủy ban nhân dân tỉnh BolykhamXay, Báo cáo số 60/BC-UBND ngày 17/12/2014 kết thực tiêu kinh tế, xã hội năm 2014 phƣơng hƣớng, nhiệm vụ năm 2015; 22 Ủy ban nhân dân tỉnh BolykhamXay, Báo cáo số 65/BC-UBND ngày 20/12/2015 kết thực tiêu kinh tế, xã hội năm 2015 phƣơng hƣớng, nhiệm vụ năm 2016; 23 Văn phòng Hành tỉnh BolykhamXay, Báo cáo tổng kết công tác năm 2013, phƣơng hƣớng, nhiệm vụ năm 2014; 24 Văn phòng Hành tỉnh BolykhamXay, Báo cáo tổng kết công tác năm 2014, phƣơng hƣớng, nhiệm vụ năm 2015; 91 25 Văn phòng Hành tỉnh BolykhamXay, Báo cáo tổng kết công tác năm 2015, phƣơng hƣớng, nhiệm vụ năm 2016; 26 Văn phòng Phủ Thủ tƣớng nƣớc CHDCND Lào, (2005), Sổ tay công tác hành văn phòng Cục Hành chính; 27 Vũ Đình Quyền, Nghiệp vụ hành văn phòng; 28 Website Việt Nam Lào PHỤ LỤC MẪU PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN UBND TỈNH BOLYKHAMXAY PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN Số:… Loại văn bản: …………… SổKHVB……… Ngày…… tháng…… năm…………… Cơ quan ban hành:………………………… Số văn đến:……………, ngày đến…… Ý kiến Chủ tịch UBND tỉnh: ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… Giao phòng, ban, ngành xử lý:……………… Báo cáo kết trƣớc ngày …… /…./… Ký duyệt: Ý kiến Phó chủ tịch UBND tỉnh phụ trách khối: ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… …………………………:…………………… ……………………………………………… …………………………:…………………… Giao phòng, ban, ngành xử lý:……………… Báo cáo kết trƣớc ngày …… /…./… Ký duyệt: Phiếu đƣợc đính kèm với văn đến MẪU PHIẾU XIN Ý KIẾN ĐÓNG GÓP VÀO DỰ THẢO BÁO CÁO Kính gửi:……………………………………………… Văn phòng tỉnh Bolykhamxay xây dựng dự thảo báo cáo (…), kính gửi đồng chí xem xét cho ý kiến đóng góp, gửi lại phận Tổng hợp – Văn phòng tỉnh Bolykhamxay trƣớc ngày…./… /… Xin trân trọng cảm ơn! ... luận văn phòng, hoạt động văn phòngvà hoạt động văn phòng tỉnh Bolykhamxay nƣớc CHDCND Lào 5 4.2 Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: Luận văn tập trung nghiên cứu hiệu hoạt động văn phòng tỉnh Bolykhamxay. .. động văn phòng tỉnh Bolykhamxay, nƣớc Cộng hòa Dân chủ nhân dân Lào Chƣơng III Giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng tỉnh BolyKhamXay nƣớc CHDCND Lào 6 Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG... 29 2.1.3 Về văn hóa - xã hội 29 2.2 Cơ sở pháp lý hoạt động văn phòng cấp tỉnh, nƣớc Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào 31 2.3 Thực trạng hoạt động văn phòng tỉnh BoLykhamXay