THÔNG TIN CHUNG: Chức trách Là chuyên viên chuyên môn nghiệp vụ tại Phòng Vật tư, thực hiện nhiệm vụ mua sắm một số chủng loại vật tư, thiết bị nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của Công ty..
Trang 1MÔ TẢ CÔNG VIỆC Mã hiệu:
Ngày ban hành:
Ngày… tháng….năm
…
Lần sửa đổi: ……….
Ngày… tháng….năm
…
CHUYÊN VIÊN CUNG ỨNG
VẬT TƯ
Chức danh/vị trí công việc Chuyên viên Cung ứng vật tư
Tên đơn vị/ phòng ban Phòng Cung ứng Vật tư - Thiết bị
I THÔNG TIN CHUNG:
Chức trách
Là chuyên viên chuyên môn nghiệp vụ tại Phòng Vật tư, thực hiện nhiệm
vụ mua sắm một số chủng loại vật tư, thiết bị nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của Công ty
Các quy định liên quan
đến công việc
- Các quy định, quy trình mua sắm vật tư, cung ứng vật tư
- Các quy định, quy chế của Công ty liên quan đến nghiệp vụ về thống kê vật tư
- Luật đấu thầu
Người quản lý trực tiếp Trưởng phòng
- Lãnh đạo phòng: Nhận nhiệm vụ và báo cáo kết quả thực hiện công việc
- Các nhân viên khác của phòng: Phối hợp trong công tác mua sắm như lái
xe, tổng hợp báo cáo số liệu, lưu trữ hồ sơ
- Lãnh đạo và kỹ thuật viên của các đơn vị sử dụng vật tư: Làm rõ các nhu cầu sử dụng vật tư như chủng loại, thông số kỹ thuật thời gian đưa vào sử dụng, chạy thử nghiệm thu bước 2
- Phòng bảo vệ: Đăng ký nhập hàng
- Phòng KTTKTC: Duyệt giá, làm thủ tục thanh toán
- Các đối tác, công ty kinh doanh vật tư, hàng hóa: tìm hiểu thông tin về hàng hóa, năng lực kinh doanh của các đối tác, đàm phán thực hiện mua sắm
- Các cơ quan thanh tra, kiểm toán: Cung cấp hồ sơ mua sắm khi có yêu cầu phục vụ cho công tác thanh kiểm tra và kiểm toán
- Báo đấu thầu: Liên hệ đăng tin thông báo mời thầu, chào hàng cạnh tranh
- Các công ty bạn có nhu cầu sử dụng cùng loại vật tư: Tìm hiểu, điều tra thông tin về so sánh về
Trang 2- Tổng kho vật tư, thiết bị: Xác nhận tồn kho, phối hợp nhận hàng
- Các phòng kỹ thuật: Xác nhận về nhu cầu đơn hàng các tiêu chí kỹ thuật của vật tư, nghiệm thu vật tư hàng hóa
- Phòng HCQT, KTKH: Vào số hợp đồng, các công văn giấy tờ đến và đi liên quan đến công tác mua sắm, báo cáo thông tin, số liệu
- Thành viên tổ chuyên gia, tổ thẩm định: Phối hợp trong việc HSMT, HSYC; thẩm định tính pháp lý của hồ
sơ mua sắm vật tư, thiết bị
giá cả, các chính sách bán hàng của nhà cung cấp
II NHIỆM VỤ
TT
Nhiệm vụ và nội dung công việc
- Tiêu đề của nhiệm vụ
- Diễn giải nội dung công việc
- Nhằm để hoàn thành các mục tiêu gì
Tiêu chí đo lường
- Định lượng
- Định tính
1
Xây dựng sổ tay hệ thống nhà cung cấp.
- Khảo sát thị trường, tìm hiểu thông tin về hệ thống các
nhà cung cấp vật tư mình cần mua trên thị trường như:
Nguồn hàng, năng lực tài chính, điều kiện, giấy phép kinh
doanh, các dịch vụ sau bán hàng… Những hạn chế và điểm
mạnh của từng nhà cung cấp
- Cập nhật thông tin và đánh giá hệ thống các nhà cung xây
dựng được sổ tay các nhà cung cấp
Nhằm để: Chủ động trong công tác mua sắm, lựa chọn
được nhà cung cấp có đầy đủ năng lực đáp ứng được nhu
cầu mua sắm của công ty
- Đánh giá chính xác, đầy đủ năng lực các nhà cung cấp
- Lựa chọn được tối thiểu 03 đối tác có đầy đủ năng lực đáp ứng được các điều kiện mua sắm của công ty (trừ một số loại mặt hàng đặc biệt) đối với mỗi chủng loại mặt hàng
2 Lập kế hoạch mua sắm
- Rà soát lại đơn hàng mua sắm vật tư, hàng hóa cả năm
- Phân nhóm các loại vật tư, chia lô, chia gói dự kiến thời
gian thực hiện
- Khảo sát thị trường, xây dựng giá kế hoạch cho từng lô,
- Đảm bảo tính khả thi, sát thực
tế của kế hoạch mua sắm
- Số đợt khảo sát thị trường
- Tuân thủ thời gian cho kết quả công việc
Trang 3từng gói.
- Căn cứ vào giá kế hoạch, đặc tính và nhu cầu của từng
loại vật tư mà dự kiến và trình hình thức mua sắm
-Rà soát nhu cầu mua sắm hàng tháng, quý trước khi thực
hiện kế hoạch mua sắm
Nhằm để: Chủ động và kiểm soát được tiến độ thực hiện
mua sắm vật tư của công ty đáp ứng yêu cầu sản xuất
- Tuân thủ các quy định, luật pháp
3
Tổ chức thực hiện công tác đấu thầu, mua sắm vật tư:
- Xây dựng kế hoạch chào hàng
- Đề nghị thành lập tổ chuyên gia, tổ thẩm định
- Chủ trì xây dựng HSMT, phục vụ thẩm định HSMT
- Tổ chức đấu thầu ( làm thủ tục thông báo trên báo đấu
thầu và phát hành HSMT theo quy định của luật đấu thầu)
- Tổ chức mở và đánh giá HSDT, phục vụ thẩm định kết
quả đấu thầu
- Đề nghị phê duyệt kết quả đấu thầu thông báo kết quả đấu
thầu đến các nhà thầu và mời nhà thầu được lưa chọn vào
thương thảo ký hợp đồng
- Tổ chức thương thảo, soạn thảo hợp đồng
- Theo dõi thực hiện hợp đồng, thanh quyết toán và thanh lý
hợp đồng
Nhằm để: Mua sắm vật tư đúng pháp luật, các quy định,
quy chế của công ty, đảm bảo công khai minh bạch đạt hiệu
quả cao trong công tác mua sắm
- Tuân thủ thời gian, tiến độ thực hiện công việc
- Đảm bảo tính công khai, minh bạch, đem lại hiệu quả cao cho công ty
- Tuân thủ quy định của Luật đấu thầu
4
Báo cáo kết quả công việc:
- Xây dựng kế hoạch và tiến độ thực hiện công việc cho
tháng, quý
- Tổng hợp hợp đồng mua bán vật tư thiết bị và báo cáo kết
quả thực hiện hợp đồng mua sắm vật tư theo tháng, quý,
năm
Nhằm để: Giúp lãnh đạo phòng kiểm soát và đánh giá được
tiến độ thực hiện và kết quả thực hiện công việc của từng
nhân viên
- Đảm bảo sát thực tế, đáp ứng được nhu cầu sử dụng vật tư của công ty
- Dữ liệu báo cáo chính xác, đúng thời gian yêu cầu
5 Thực hiện các công việc khác:
Trang 4Theo sự phân công của Lãnh đạo phòng
IV.QUYỀN HẠN:
1 Được quyền yêu cầu các đơn vị sử dụng vật tư, các phòng ban chuyên nghành cung cấp, làm
rõ các thông tin về đơn hàng vật tư, thiết bị
2 Đề nghị lãnh đạo phòng, lãnh đạo công ty hỗ trợ về phương tiện, trang thiết bị văn phòng để hoàn thành nhiệm vụ được giao theo quy định
3 Được quyền sử dụng các trang thiết bị văn phòng để phục vụ công việc được giao
4 Được đề nghị hình thức xử lý đối với các nhà cung cấp vi phạm hợp đồng
V TRÁCH NHIỆM
1 - Thực hiện mua sắm vật tư, thiết bị đúng chủng loại, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, giá
rẻ, đáp ứng kịp tiến độ
- Thực hiện mua sắm vật tư đúng luật, các quy định, quy chế của Công ty đảm bảo công khai, minh bạch, đạt hiệu quả cao
2 - Đôn đốc và nhắc nhở các nhà cung cấp thực hiện cấp hàng theo đúng hợp đồng đã ký tránh tình trạng thiếu vật tư gây ách tắc sản xuất
3
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị mà công ty cấp và hỗ trợ trong công tác mua sắm vật tư
VI YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN
Trình độ đào tạo
chuyên môn Đại học về Kỹ thuật, Kinh tế hoặc Thương mại.
Hiểu biết và kiến
thức bổ sung
- Hiểu biết về luật thương mại, luật đấu thầu, các quy định, quy chế của công ty về mua sắm vật tư, hàng hóa
- Kiến thức cơ bản đối với những loại vật tư hàng hóa mà mình mua sắm
- Hiểu biết về thông tin thị trường, các xu hướng cạnh tranh của các nhà cung cấp trên thị trường
Trình độ ngoại ngữ,
tin học
- Tiếng anh: trình độ B
- Tin học văn phòng: trình độ B
Trang 5Kinh nghiệm thực tế 02 năm
Các năng lực khác Kỹ năng đàm phán, thương thảo, làm việc với áp lực cao…
VII ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
Trang thiết bị Máy tính, máy in, máy fax, điện thoại
Thời giờ/Chế độ làm việc - Thời giờ làm việc: 40 giờ/ tuần.
- Chế độ làm việc: Hành chính
Các điều kiện khác
Chữ ký:
Người quản lý trực tiếp Người thực hiện công việc Tổng giám đốc