NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TRI THỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DKT

NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TRI THỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DKT

TRƢỜNG ĐẠI HỌC THƢƠNG MẠI KHOA THƢƠNG MẠI ĐIỆN TỬ - - KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TRI THỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DKT Sinh viên thực : Cấn Thanh Tùng Mã sinh viên : 10D140319 Lớp : K46I5 Hà Nội, 04/2014 i TRƢỜNG ĐẠI HỌC THƢƠNG MẠI KHOA THƢƠNG MẠI ĐIỆN TỬ - - KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TRI THỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DKT Giáo viên hƣớng dẫn : TS Chử Bá Quyết Sinh viên thực : Cấn Thanh Tùng Mã sinh viên : 10D140319 Lớp : K46I5 Hà Nội, 04/2014 i TÓM LƢỢC Công ty Cổ phần Công nghệ DKT, đƣợc thành lập từ tháng năm 2008, hoạt động lĩnh vực Thƣơng mại điện tử Internet thị trƣờng Việt Nam Nhờ chiến lƣợc rõ ràng hƣớng đúng, DKT nhanh chóng phát triển đạt đƣợc thành công định, dần khẳng định vị thị trƣờng Thƣơng mại điện tử Việt Nam Trong bối cảnh hội nhập, giới ngày trở nên phẳng hết Những trƣớc khó tiếp cận trở nên dễ dàng với ngƣời Những nhân tố tạo lợi cạnh tranh cho doanh nghiệp không đất đai, vốn tƣ hay công nghệ nữa, mà khả nắm giữ tri thức sử dụng hiệu Quản trị tri thức thực tạo lợi cạnh tranh chiến lƣợc cho doanh nghiệp Bên cạnh thúc đẩy cải tiến, khơi nguồn ý tƣởng khai thác triệt để mạnh trí tuệ doanh nghiệp/tổ chức, tri thức kinh nghiệm đƣợc nắm bắt, lƣu giữ, sử dụng lúc, nơi ngƣời để tạo nên bƣớc phát triển mang tính đột phá Nắm bắt áp dụng thành công mô hình Quản trị tri thức yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp/tổ chức dễ dàng “đi tắt đón đầu” thời đại tri thức sức mạnh lợi cạnh tranh nhƣ Chính vậy, doanh nghiệp muốn tồn phát triển bền vững việc xây dựng triển khai hệ thống quản trị tri thức xu tất yếu Dựa kiến thức thu đƣợc trình học tập trình thực tập công ty, em định chọn đề tài: “Nghiên cứu triển khai hệ thống quản trị tri thức công ty Cổ phần Công nghệ DKT” làm đề tài khóa luận Mục tiêu đề tài là: hệ thống hóa vấn đề lý luận liên quan đến quản trị tri thức hệ thống quản trị tri thức Trên sở phân tích thực trạng điều kiện triển khai hệ thống quản trị tri thức công ty DKT, xây dựng quy trình triển khai hệ thống quản trị tri thức cho công ty thời gian tới Nội dung đề tài gồm phần: Phần mở đầu: Tổng quan nghiên cứu đề tài ii Phần mở đầu đƣa tính cấp thiết nghiên cứu việc triển khai hệ thống quản trị tri thức công ty CP Công nghệ DKT, xác lập vấn đề nghiên cứu, mục đích nghiên cứu, đối tƣợng phạm vi nghiên cứu đề tài, đồng thời nêu lên phƣơng pháp nghiên cứu kết cầu khoá luận Chƣơng 1: Cơ sở lý luận quản trị tri thức hệ thống quản trị tri thức Tập trung làm rõ lý thuyết tri thức, quản trị tri thức, hệ thống quản trị tri thức học triển khai hệ thống quản trị tri thức thành công giới Chƣơng 2: Thực trạng điều kiện triển khai hệ thống quản trị tri thức công ty CP Công nghệ DKT Chƣơng chủ yếu nhằm phân tích thực trạng điều kiện nhân lực, sở hạ tầng, nguồn tài định hƣớng phát triển công ty cho việc triển khai hệ thống quản trị tri thức Qua đó, làm sở để xây dựng quy trình triển khai hệ thống quản trị tri thức chƣơng Chƣơng 3: Quy trình triển khai hệ thống ERP công ty CP Công nghệ DKT Chƣơng nêu quy trình triển khai hệ thống quản trị tri thức ERP, bƣớc lựa chọn, đánh giá triển khai hệ thống ERP cho công ty CP Công nghệ DKT iii LỜI CẢM ƠN Thời gian học tập, nghiên cứu rèn luyện bốn năm dƣới hƣớng dẫn, bảo tận tình thầy cô giáo khoa Thƣơng mại điện tử, trƣờng Đại học Thƣơng Mại quãng thời gian vô quý giá em giúp em tích lũy đƣợc nhiều kiến thức Thƣơng Mại điện tử, lĩnh vực mẻ, nhiều thử thách nhƣng không phần thú vị Đó tảng bƣớc đầu trình em tiến hành thực tập nghiên cứu Công ty Cổ phần Công nghệ DKT Tại công ty em có đƣợc kinh nghiệm hữu ích, thông tin cần thiết liên quan đến vấn đề nghiên cứu để hoàn thành khóa luận Trƣớc hết, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Tiến sĩ Chử Bá Quyết, trƣởng môn Quản trị tác nghiệp Thƣơng mại điện tử trƣờng Đại học Thƣơng Mại giáo viên trực tiếp hƣớng dẫn giúp đỡ em nhiệt tình để có hƣớng đắn hoàn thiện khóa luận, nhƣ kỹ nghiên cứu cần thiết khác Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới anh Nguyễn Phú Hiếu – trƣởng phòng kinh doanh, nhƣ toàn thể anh chị nhân viên công ty quan tâm, bảo tạo môi trƣờng thuận lợi cho em suốt trình thực tập thu thập tài liệu cần thiết để hoàn thành khóa luận Trong trình nghiên cứu đề tài, có nhiều nỗ lực, cố gắng song hạn chế kiến thức, kinh nghiệm thời gian nên chắn tránh khỏi thiếu sót hạn chế Em mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp từ thầy cô giáo để đề tài đƣợc hoàn thiện nâng cao Em xin chân thành cảm ơn! iv MỤC LỤC TÓM LƢỢC LỜI CẢM ƠN iii MỤC LỤC iv DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT vi DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH VẼ vii MỞ ĐẦU 1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI XÁC LẬP VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU .2 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU KẾT CẤU CỦA KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TRI THỨC VÀ HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TRI THỨC 1.1 TỔNG QUAN VỀ TRI THỨC VÀ QUẢN TRỊ TRI THỨC 1.1.1 Tri thức 1.1.2 Quản trị tri thức 1.2 HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TRI THỨC TRONG DOANH NGHIỆP 13 1.2.1 Sự cần thiết việc xây dựng hệ thống QTTT doanh nghiệp 13 1.2.2 Mô hình quản trị tri thức ERP 14 1.2.3 Một số sở mặt công nghệ 25 1.3 MỘT SỐ BÀI HỌC TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TRI THỨC THÀNH CÔNG CỦA GOOGLE 27 1.3.1 Giới thiệu Google 27 1.3.2 Vai trò quản trị tri thức Google 27 1.3.3 Bốn học kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP 29 1.3.4 Mƣời yếu tố đảm bảo triển khai thành công dự án ERP 31 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÁC ĐIỀU KIỆN TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TRI THỨC CỦA CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ DKT 34 v 2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DKT 34 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 34 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 34 2.1.3 Sứ mệnh tầm nhìn 34 2.1.4 Cơ cấu tổ chức, nhân 35 2.2 THỰC TRẠNG CÁC ĐIỀU KIỆN CHO TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QTTT 37 2.2.1 Thực trạng nguồn nhân lực 37 2.2.2 Thực trạng sở hạ tầng .37 2.2.3 Thực trạng nguồn tài 38 2.3.4 Định hƣớng phát triển công ty 39 CHƢƠNG 3: QUY TRÌNH TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TRI THỨC TẠI CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ DKT 40 3.1 QUY TRÌNH TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP TẠI CÔNG TY DKT .40 3.1.1 Quản trị dự án ERP 40 3.1.2 Lập báo cáo tiền khả thi 42 3.1.3 Lựa chọn quy trình triển khai dự án ERP 44 3.1.4 Quyết định quy mô dự án ERP 45 3.1.5 Quản trị rủi ro dự án ERP 46 3.1.6 Phát khoảng trống 47 3.1.7 Chọn ngƣời 47 3.1.8 Tránh thiếu hụt chất xám 48 3.1.9 Kế hoạch hoá dự án 48 3.1.10 Tích hợp hệ thống thông tin doanh nghiệp 48 3.1.11 Kiểm soát trình thực .49 3.1.12 Quản lý khủng hoảng 49 3.2 LỰA CHỌN GIẢI PHÁP ERP PHÙ HỢP VỚI CÔNG TY DKT .49 3.2.1 Các bƣớc chuẩn bị 50 3.2.2 Các bƣớc triển khai 55 KẾT LUẬN 57 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO viii vi DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Tên viết tắt TMĐT QTTT CNTT/IT DN ERP SCM CRM MRP CRP Tiếng Anh Electronic Commerce Knowledge Management Information Technology Business EnterpriseResource Planning Tiếng Việt Thƣơng mại điện tử Quản trị tri thức Công nghệ thông tin Doanh nghiệp Kế hoạch hoá nguồn lực doanh nghiệp Quản trị chuỗi cung ứng Quản trị quan hệ khách hàng Supply Chain Management Customer Relationship Management Material Requirements Planning Kế hoạch tài nguyên cần thiết Capacity Requirements Planning Kế hoạch suất cần thiết vii DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH VẼ STT Danh mục Trang Bảng 1.1 Phân biệt tri thức ẩn tri thức Bảng 2.1 Số lƣợng cán bộ, nhân viên công ty DKT tính đến tháng 11/2013 35 Bảng 3.1 Các hoạt động triển khai hệ thống ERP 40 Bảng 3.2 Mƣời vấn đề lớn triển khai dự án ERP 41 Bảng 3.3 Các giao diện ERP quan trọng 49 Hình 1.1 Mô hình quan hệ tổng thể ERP, CRM SCM 14 Hình 1.2 Các chức hệ thống ERP 15 Hình 1.3 Cấu hình đảm bảo hệ thống ERP hoạt động an toàn liên tục 26 Hình 1.4 Mô hình mạng doanh nghiệp vận hành hệ thống ERP 26 10 Hình 2.1 Sơ đồ cấu trúc tổ chức công ty Cổ phần Công nghệ DKT 36 11 Hình 2.2 Sơ đồ nguyên lý hoạt động điện toán đám mây 38 12 Hình 2.3 Mô hình phát triển DKT 2012-2017 39 MỞ ĐẦU TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Trong bối cảnh hội nhập, giới ngày trở nên phẳng hết Những trƣớc khó tiếp cận trở nên dễ dàng ngƣời Sức mạnh khả cạnh tranh quốc gia, tổ chức không nằm tài nguyên thiên nhiên, khả tài hay sức mạnh công nghệ mà phụ thuộc vào yếu tố ngƣời mà nguồn chất xám họ có vai trò định Tuy nhiên trƣờng tồn phát triển quốc gia, tổ chức lại định việc sở hữu nhiều cá nhân xuất sắc hay không mà đƣợc định khả sáng tạo, chia sẻ, ứng dụng liên tục tri thức vào việc nâng cao giá trị cho thân quốc gia, tổ chức cho xã hội Quản trị tri thức thực tạo lợi cạnh tranh chiến lƣợc khác biệt cho doanh nghiệp Bên cạnh thúc đẩy cải tiến, khơi nguồn ý tƣởng khai thác triệt để mạnh trí tuệ doanh nghiệp Tri thức kinh nghiệm cá nhân doanh nghiệp đƣợc nắm bắt, lƣu giữ, sử dụng lúc, nơi ngƣời để tạo nên bƣớc phát triển mang tính đột phá Áp dụng Quản trị tri thức thúc đẩy hợp tác, chia sẻ, liên tục học tập, hoàn thiện, khiến doanh nghiệp định nhanh chóng hiệu Nắm bắt áp dụng thành công mô hình Quản trị tri thức yếu tố cốt lõi giúp tổ chức, doanh nghiệp dễ dàng “đi tắt đón đầu” thời đại tri thức sức mạnh lợi cạnh tranh nhƣ Qua trình thực tập, tìm hiểu công ty Cổ phần Công nghệ DKT, tác giả nhận thấy số vấn đề: DKT xây dựng hệ thống mạng thông tin nội bộ, cho phép máy tính hệ thống truy cập vào nguồn tài nguyên chung công ty; Tuy nhiên, hệ thống thông tin chƣa phát huy đƣợc hết tiềm lợi ích mà mang lại Do tốc độ phát triển mở rộng nhanh, công ty thƣờng xuyên tuyển dụng đào tạo nhân viên Việc đào tạo tốn nhiều thời gian chi phí Nếu biết tận dụng hiệu hệ thống thông tin hoàn toàn đẩy nhanh trình đào tạo, giảm chi phí 44 lƣợng đƣợc tƣơng đối chi tiết cho giai đoạn Thứ hai dự toán tổng mức đầu tƣ, nhƣ phân tích trên, phần bao gồm dự toán cho giai đoạn đầu khai toán cho giai đoạn - Đánh giá kết dự án Nhìn chung, việc đƣa tiêu đánh giá hiệu đầu tƣ dự án công nghệ thông tin phức tạp phụ thuộc nhiều vào chủ quan, dự án ERP không ngoại lệ Tuy nhiên, ngƣời lập báo cáo cần đƣa số tiêu chí (có thể định tính) để định lƣợng mức độ thành công dự án sau 3.1.3 Lựa chọn quy trình triển khai dự án ERP Yếu tố quan trọng định thành công dự án ERP kiến thức, kỹ năng, khả kinh nghiệm ngƣời quản trị dự án Ngƣời quản trị dự án ERP ngƣời phải hiểu biết hai khối kiến thức kinh doanh kỹ thuật Có hai khả năng, doanh nghiệp thay đổi quy trình để tránh tuỳ biến phần mềm; hai cá biệt hoá phần mềm để thích ứng với quy trình doanh nghiệp Trong xu hội nhập tích hợp hệ thống thông tin với đối tác, nhà cung cấp khách hàng, doanh nghiệp thƣờng phải lựa chọn giải pháp thay đổi hay chuẩn hoá quy trình để phù hợp với phần mềm chuẩn Ngƣời quản trị dự án ERP ngƣời phải hiểu đƣợc thay đổi cần thiết quy trình kinh doanh doanh nghiệp để làm việc với giám đốc kinh doanh nhằm đảm bảo chắn thay đổi phận phù hợp với hệ thống triển khai Loại bỏ khoảng cách “chức phần mềm” “thực tế doanh nghiệp” Đặc điểm dự án ERP rủi ro lớn chức đan xen lẫn nhau, ngƣời quản lý cần có kĩ định để thu thập thông tin toàn tổ chức, huy động nhân lực giải vấn đề phát sinh từ nhiều phòng ban khác Các kỹ bao gồm quản trị rủi ro, lập kế hoạch triển khai dự án Khả xử lí vấn đề phát sinh hầu hết thành viên tổ chức, từ chuyên viên quản lý kỹ thuật IT đến công nhân sản xuất hay đội ngũ quản lý nhân sự, kế toán, tài Một yêu cầu khác ngƣời quản lý dự án cần có tính kỷ luật cao Họ cần có tầm nhìn rõ ràng kế hoạch thực hiện, đặc biệt thời hạn hoàn thành dự án khả 45 quản lý toàn tổ chức tuân thủ thời hạn thực Điều có nghĩa phải có khả đƣa cá nhân chệch tiến độ đƣa quỹ đạo dự án Đồng thời, họ cần phải có định “cứng rắn”, cho dù định làm số hài lòng, số không Những tính cách cần có ngƣời quản lý dự án ERP: linh hoạt; kỷ luật cao; học hỏi nhanh; định đắn; có nhiều kinh nghiệm ERP; kinh nghiệm Kinh doanh quản lý; có khiếu chích trị; dƣợc đào tạo chuyên nghiệp; đƣợc ngƣời ủng hộ; có khả huy động quần chúng 3.1.4 Quyết định quy mô dự án ERP Điều có tính định nhằm tránh dự án lớn không kết thúc đƣợc Tránh thay đổi liên tục quy mô dự án, dù tăng hay giảm, để tránh bối rối thành viên tham gia dự án Xác định rõ ràng vấn đề liên quan dến dự án Trƣớc hết, ngƣời quản lý dự án cần hợp tác chặt chẽ với phòng ban để xác định quy mô dự án Nếu quy mô dự án xác định nhỏ nguồn lực gây lãng phí, ngƣợc lại thiếu ngân sách để triển khai Dự án ERP gồm số module liên quan đến phận chức tổ chức Do ban quản lý án cần định quy trình kinh doanh bị tác động đƣa vào dự án Đồng thời định thời gian đơn vị hay phòng ban tham gia vào dự án Về công nghệ, cần định công nghệ bị thay thế, nâng cấp, phận tích hợp để chia sẻ thông tin Để hạn chế vấn đề vi phạm dự án ERP, cần xây dựng sứ mạng dự án hay mục tiêu cụ thể có xác nhận văn (ký xác nhận) lãnh đạo cấp cao cấp lãnh đạo liên quan Đồng thời xác định rõ ràng quy trình thủ tục để thay đổi nội dung dự án Việc quy định chặt chẽ gây căng thẳng cho thành viên ban dự án tổ chức Tuy nhiên, dự án thành công thành viên dƣợc tự thay đổi có xu hƣớng thay đổi trình mục tiêu dự án 46 3.1.5 Quản trị rủi ro dự án ERP Đối với dự án ERP, rủi ro đơn giản vấn đề có khả đƣa dự án đến thất bại Có nhiều nội dung liên quan đến quản trị rủi ro, nhiên để tránh rủi ro tổng hợp năm vấn đề lớn nhƣ sau: - Xác định điểm tiềm ẩn rủi ro - Phân tích xác định thiệt hại rủi ro xảy - Đánh giá khả rủi ro xảy - Dựa ba yếu tố trên, xếp loại rủi ro - Đƣa biện pháp loại bỏ giảm thiểu nguy rủi ro Các thành viên ban dự án cần dựa kinh nghiệm tƣ vấn để xác định điểm có nguy rủi ro Rà soát toàn kế hoạch triển khai để tìm điểm Kinh nghiệm để xác định rủi ro tham vấn tổ chức triển khai ERP tƣơng tự Ƣớc tính chi phí cho dự án thƣờng điểm có khả rủi ro cao Các điểm khác bao gồm thiếu giám sát, giám đốc không đủ lực, mục tiêu dự án không rõ ràng Bƣớc xác định mức độ rủi ro ngân sách dự án, thời gian thực yêu cầu ngƣời sử dụng Việc đánh giá mức độ rủi ro điểm dự án nghệ thuật khoa học, đòi hỏi kiến thức sâu sắc ERP doanh nghiệp Tổ quản lý rủi ro chuyên trách nên đƣợc thành lập với thành viên ngƣời có kiến thức kinh nghiệm dự đoán rủi ro có khả xảy Những thành viên cần có kinh nghiệm triển khai dự án ERP với quy mô tƣơng tự tổ chức ngành Dựa vào hai yếu tố trên, xếp rủi ro theo mức độ để định rủi ro cần loại bỏ hoàn toàn để trách tác động đến tổ chức xảy Lập kế hoạch giám sát rủi ro thông báo để tất thành viên tổ chức biết giao nhiệm vụ giám sát đến thành viên Các rủi ro đƣợc loại trừ vào khả xảy tác động xảy Giảm thiểu rủi ro biện pháp ngăn chặn kế hoạch khôi phục 47 Cần xác định rõ ngƣời có khả khắc phục hậu rủi ro chúng xảy Đồng thời cần xác định triệu chứng rủi ro để ngăn ngừa trƣớc xảy Ví dụ, kiểm tra toàn hệ thống phần cứng phần mềm trƣớc vận hành 3.1.6 Phát khoảng trống Không có phần mềm nào, dù lớn hay nhỏ, đơn giản hay tinh tế phù hợp hoàn hảo với tổ chức Luôn tồn khoảng cách định chức phần mềm vào yêu cầu tổ chức Những khoảng cách nhỏ lớn Ngƣời quản trị dự án cần liên tục rà soát để xác định khoảng cách Vấn đề lớn gặp phải để xử lý khoảng cách đòi hỏi ngân sách bổ sung Do đó, có vấn đề phát sinh có nhiều ngƣời đặt câu hỏi: “Tại khoản tiền lớn đến nhƣ cho phần mềm không đáp ứng đƣợc nhu cầu chúng ta?” Để giải rủi ro này, cần hiểu thấu đáo tổng thể toàn dự án đến chi tiết để đảm bảo tất ngƣời tổ chức phải biết hiểu chức phần mềm làm đƣợc Xây dựng báo cáo hệ thống khoảng cách mong đợi thực tế phần mềm đem lại chi tiết tốt Báo cáo góp phần cung cấp định hƣớng cho quản lý dự án rõ việc cần phải làm Đồng thời đem lại nhận thức rõ ràng cho ngƣời tƣơng quan chi phí, lợi ích kế hoạch triển khai hạng mục dự án 3.1.7 Chọn ngƣời Yếu tố ngƣời định thành công dự án Cần lựa chọn ngƣời để sớm đƣa vào dự án loại bỏ ngƣời có vấn đề liên quan đến trị vào dự án Ngƣời quản trị dự án cần có tầm nhìn rộng phần mềm ERP để nắm bắt tổng thể mức độ liên quan đến phận chức Đồng thời xác định nhân cụ thể tham gia ban dự án trình triển khai Tuy nhiên, nhân tốt để triển khai ERP khó tìm đƣợc, đặc biệt ngƣời có trình độ kỹ thuật kinh nghiệm triển khai dự án tƣơng tự Hơn nữa, việc thay đổi nhân trình triển khai dự án ảnh hƣởng lớn đến tiến độ khả thành công dự án Ngay sau thành lập ban dự án, cần có kế hoạch để 48 giữ ngƣời chủ chốt lại thực dự án Triển khai dự án ERP đòi hỏi nhiều thời gian công việc phức tạp, nên bố trí thời gian làm việc hợp lý linh hoạt cho tham gia dự án 3.1.8 Tránh thiếu hụt chất xám Các nhà quản lý dự án ERP thƣờng phải đối mặt với tình trạng thiếu hụt bố trí cán chuyên gia làm việc theo nhóm lĩnh vực chuyên môn để đảm bảo chuyển giao công nghệ đầy đủ Trong suốt trình triển khai dự án, chuyên gia thuê nhân viên bên phối hợp làm việc chặt chẽ, điều đảm bảo khả tiếp tục vận hành hệ thống sau chuyên gia tƣ vấn kết thúc công việc 3.1.9 Kế hoạch hoá dự án Đặc điểm triển khai dự án ERP liên quan đến nhiều ngƣời, nhiều tiểu dự án, nhiều xung đột tiềm trị chuyên môn Cần xem xét toàn vấn đề cách rõ ràng, xác đầy đủ suốt tiến trình triển khai dự án trƣớc bắt đầu thực Đồng thời tính toán đến yếu tố linh hoạt dự án dự đoán khả biến động yếu tố để dự án đƣợc tiến hành thuận lợi Đặc điểm thứ hai thời gian triển khai dự án ERP thƣờng dài, cần tính toán chi tiết thời gian tiến độ làm việc thành viên tham gia, thời gian nghỉ mật độ công việc cần bố trí hợp lý để trì nguồn lực triển khai dự án 3.1.10 Tích hợp hệ thống thông tin doanh nghiệp Rõ ràng dự án ERP sau hoàn thành trở thành “trung tâm vũ trụ” tổ chức Điều có nghĩa ERP phải liên kết đến nhiều hệ thống phần cứng khác nhau, sử dụng nhiều loại sở liệu Thƣơng mại điện tử ngày phát triển, có nghĩa ERP phải đáp ứng nhu cầu giao dịch điện tử, gửi nhận liệu qua web Các giao diện phù hợp với ngƣời dùng nhiều thời gian để triển khai Ngƣời quản trị dự án nên tập trung vào vấn đề quan trọng để triển khai trƣớc 49 Bảng 3.3 Các giao diện ERP quan trọng Giao diện Legacy Client/server Other ERP/MRP/MRP II Data Warehouse Eternal - Business Partners External - Web Dữ liệu đƣợc sử dụng Hầu hết liệu tài không chạy đƣợc Bán hàng tự động liệu báo cáo Dữ liệu giao dịch từ hệ thống đặc biệt Dung lƣợng lớn liệu báo cáo liệu hỗ trợ định Dữ liệu giao dịch bao gồm mua sắm/bán hàng, EDI – trao đổi liệu điện tử, EFT – chuyển tiền điện tử Thông tin khách hàng, liệu Web 3.1.11 Kiểm soát trình thực Dù muốn hay không, ngƣời quản trị dự án ERP phải kiểm soát đƣợc tất đầu mục công việc mà ngƣời phát triển phần mềm phải thực Mọi vấn đề nên đƣợc kiểm tra định kỳ hàng tuần với hỗ trợ tất thành viên ban quản lý dự án Những tiêu chuẩn kỹ thuật để đánh giá chất lƣợng hoạt động hệ thống cần đƣợc nghiên cứu vạch sớm đƣợc điều chỉnh suốt trình thực Nếu tiêu chuẩn kỹ thuật đánh giá không đƣợc trọng, đánh giá đƣợc kết thực dự án tất đầu tƣ lãng phí 3.1.12 Quản lý khủng hoảng Quản lý dự án ERP tiềm ẩn khả đối mặt với nhiều khủng hoảng khối lƣợng công việc ngƣời liên quan lớn Việc thay đổi toàn hệ thống thông tin tổ chức tác động ghê gớm đến ngƣời tổ chức, nhà cung cấp toàn khách hàng Ngƣời quản trị dự án phải đảm bảo tất ngƣời công việc vạch đến đích định trƣớc 3.2 LỰA CHỌN GIẢI PHÁP ERP PHÙ HỢP VỚI CÔNG TY DKT Việc lựa chọn giải pháp ERP phù hợp giúp doanh nghiệp vừa nhỏ lựa chọn triển khai thành công hệ thống ERP Cung cấp hệ thống kiến thức cần thiết ERP, chức lợi ích hệ thống doanh ngiệp Triển khai ERP, đƣợc coi nhƣ nhiệm vụ có tính chiến lƣợc doanh nghiệp tính hai mặt hệ thống Nếu đƣợc triển khai tốt, ERP đem lại cho doanh nghiệp nhiều 50 lợi ích Ngƣợc lại, đƣợc triển khai không tốt, ERP tác động xấu đến tất bên liên quan doanh nghhiệp 3.2.1 Các bƣớc chuẩn bị 3.2.1.1 Bước 1: Lên kế hoạch triển khai dự án ERP - Xác định điền kiện tiên + Yếu tố tiên thành công dự án ERP thống ƣu tiên cho ERP toàn tổ chức Nên ƣu tiên cho sồ hạng mục thƣờng xuyên kiểm tra, đánh giá tiến độ dự án cấp khác + ERP thành công nhận đƣợc chấp thuận tất phận tổ chức, không khả thất bại khó tránh khỏi - Lựa chọn ngƣời quản lý dự án + Những ngƣời đƣợc lựa chọn triển khai cần ngƣời có nhiều kinh nghiệm uy tín toàn tổ chức + Dự án ERP không nên phòng IT quản lý mà nên phận chuyên trách có khả tập hợp đƣợc phận tổ chức + Ngƣời quản lý dự án cần đƣợc đào tạo chuyên nghiệp quản lý dự án - Một số lỗi thƣờng gặp lựa chọn ngƣời quản lý dự án + Thuê chuyên gia từ bên công ty Đào tạo ngƣời công ty ERP dễ dàng đào tạo chuyên gia ERP công ty, sản phẩm văn hoá kinh doanh công ty + Tuyển dụng ngƣời chƣa có kinh nghiệm thực tế + Tuyển dụng ngƣời có nhiều khả nhƣng nhiều uy tín tổ chức Những lỗi thƣờng gặp phải quan niệm ERP hệ thống thông tin mà chƣa thấy phạm vi tác động rộng khắp tổ chức ERP 51 - Nhóm quản lý dự án + Chuyên trách tổ chức thực ERP + Các thành viên đến từ phận khác công ty + Sự phân chia công việc hợp lí thành viên công ty góp phần không nhỏ vào thành công dự án - Nguồn vốn + Ban hành quản lý cần có kế hoạch tiêu cụ thể cho hạng mục dự án trƣớc tiến hành dự án + Đặc biệt, cần dành khoản ngân sách cho nhóm quản lý để phục vụ việc lập kế hoạch tổ chức thực dự án + Rất nhiều công ty hình dung chi phí cho ERP lấy từ đâu phải đầu tƣ vào ERP + Tìm nguồn thu để có ngân sách tổ chức thực ERP - Lập kế hoạch triển khai dự án + Cần có đầy đủ chi tiết tất hoạt động liên quan công ty, sở để tổ chức quản lý dự án + Kế hoạch triển khai dự án cần có thời gian trách nhiệm ngƣời tham gia cách chi tiết cụ thể + Nên sử dụng phần mềm chuyên nghiệp quản lý dự án để hỗ trợ nhƣ Microsoft Project tƣơng đƣơng 3.2.1.2 Bước 2: Phân tích lập báo cáo yêu cầu chức - Các yêu cầu chức + Một điều kiện tiên lựa chọn giải pháp ERP lập báo cáo chi tiết yêu cầu chức hệ thống tác dụng chức tổ chức 52 + Báo cáo cần xác định rõ hoạt động chức hệ thống cải tiến đổi để đạt đƣợc mục tiêu cảu tổ chức sau hoàn thành + Những yêu cầu chức phận lập thành hệ thống tiêu chí đánh giá lựa chọn phần mềm ERP phù hợp + Đối với tổ chức chƣa có kinh nghiệm lập báo cáo yêu cầu chức năng, công việc đòi hỏi nhiều thời gian công sức để tìm hiểu, nghiên cứu - Tập hợp yêu cầu chức + Nhóm quản lý dự án tự nghiên cứu phân tích để xây dựng yêu cầu chức ban đầu + Tổ chức buổi vấn chuyên sâu chuyên gia công ty từ nhiều phòng ban phận khác để tìm hiểu yêu cầu chức phận đề xuất + Nhóm quản lý dự án mô tả vắn tắt dự án yêu cầu phòng ban phận đề xuất yêu cầu chức văn + Cho dù tổ chức hai hình thức trên, ngƣời đƣợc hỏi ý kiến cần có kiến thức chuyên môn ERP để đƣa yêu cầu chức hợp lý + Nếu công ty đƣa yêu cầu chức phù hợp, cần tổ chức thuê tƣ vấn hỗ trợ từ công ty bên - Những yêu cầu chức chung (hay yêu cầu chức chuẩn) Nhận đơn hàng Phân phối Markrting/Bán hàng Dự báo nhu cầu Quản trị nguồn nhân lực Quản trị sản xuất 53 Hoá đơn nguyên vật liệu Kế toán doanh nghiệp Lịch trình đơn hàng Kế hoạch lịch trình thu mua nguyên liệu Kế hoạch lịch trình sản xuất Kế hoạch sản lƣợng kiểm soát mua sắm Quản lý lƣu kho 3.2.1.3 Bước 3: Nghiên cứu hệ thống ERP phù hợp - Lập danh sách nhà cung cấp ERP Có nhiều hệ thống thị trƣờng, nhiên số lƣợng hệ thống nên xem xét thƣờng từ ba đến chín để đảm bảo khả nghiên cứu chi tiết Nên sử dụng nguồn sau để tìm nhà cung cấp + Các doanh nghiệp tƣơng tự Có thể tìm hiểu đối thủ cạnh tranh doanh nghiệp có điều kiện tƣơng tự + APICS Một nguồn thông tin khác American Production and Inventory Control Society (APICS) Tổ chức thƣờng xuất điều tra so sánh phần mềm ERP tạp chí hàng tháng APICS: The Performance Advantage Điều tra thƣờng nghiên cứu khoảng 100 hệ thống phổ biến nhất, thông tin chi tiết website www.apics.org + Web Search Sử dụng từ khoá nhƣ “best ERP” “Manufacturing Systems”, nhà cung cấp ERP tốt thƣờng đƣa thông tin chi tiết cho khách hàng website họ - Yêu cầu thông tin từ nhà cung cấp – Request for Information (RFI) 54 Chính thức yêu cầu nhà cung cấp ứng dụng cung cấp thông tin sản phẩm họ - Lựa chọn nhà cung cấp Thu hẹp phạm vi lựa chọn xuống ba nhà cung cấp tiềm 3.2.1.4 Bước 4: Lựa chọn hệ thống phù hợp - Đánh giá nhà cung cấp + Trình diễn sản phẩm Đƣa yêu cầu nhà cung cấp có nhiệm vụ trình diễn để minh chứng họ tổ chức chuyển tham quan thực tế sử dụng giải pháp ERP + Tham khảo ý kiến khách hàng Yêu cầu nhà cung cấp đƣa danh sách khahcs hàng sử dụng giải pháp họ thông tin liên hệ để tìm hiểu hiệp thực trạng sử dụng giải pháp họ + Dùng thử Yêu cầu nhà cung cấp cài đặt demo để chạy thử thời gian định nhằm tìm hiểu tính hệ thống + Các tiêu chí lựa chọn Một nhiệm vụ quan trọng nhóm quản lý dự án xây dựng hệ thống tiêu chí để đánh giá trọng số tiêu vào mục đích công ty triển khai hệ thống Một số tiêu chí nhƣ khả đáp ứng yêu cầu ngƣời sử dụng: phần trăm; khả nhà cung cấp triển khai dịch vụ sau bán hàng; khả nhà cung cấp đào tạo; khả tài nhà cung cấp 3.2.1.5 Bước 5: Tổ chức mua sắm hệ thống Thƣơng lƣợng bao gồm yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp đƣợc đánh giá, lựa chọn, đấu thầu mua sắm trực tiếp tuỳ trƣờng hợp Thông thƣờng, giá mua thấp giá chào trung bình 10%, nhiên trình đàm phán yêu cầu nhà cung cấp giảm 20-40% giá chào Do đặc thù hệ thống phải triển khai 55 thời gian dài, hai bên cần thƣơng lƣợng để đạt đƣợc thoả thuận công quyền lợi nghĩa vụ cho hai 3.2.2 Các bƣớc triển khai STT Bƣớc thực Lập danh sách chi tiết nhiệm vụ Danh mục nhiệm vụ chính, thời gian ngƣời thực Thời gian triển khai Thời gian trung bình để triển khai hệ thống ERP tháng, bao gồm cài đặt, chạy thử Thời gian triển khai đặc biệt phụ thuộc vào động ngƣời thực Chuẩn bị tài nguyên Để triển khai hệ thống cần lập kế hoạch tài nguyên cần thiết (Material Requirements Planning - MRP) hệ thống hoạt động trơn tru đƣợc Bên cạnh phải lập kế hoạch xử lý trƣờng hợp thiếu linh kiện, danh sách nhà cung cấp thay cần thiết nhân để xử lý tình thiếu hụt linh kiện, thiết bị Đồng thời kiểm tra tính xác thiết bị, đòi hỏi độ xác thiết bị đến 98% Báo cáo lƣu kho – Inventory Records Đòi hỏi độ xác hàng hoá kho đến 95% Lịch trình – Lead Times Xác định mốc thời gian cụ thể cho tiểu dự án Thông tin nhà cung cấp – Vendor Information Thông tin xác đầy đủ ngƣời cung cấp Thông tin khách hàng – Customer Information Hệ thống thiết lập xử lý đơn hàng, thông tin khách hàng không xác làm sai lệch hệ thống bán hàng Tiêu chuẩn ngƣời vận hành – Labor Standards Hệ thống đƣợc sử dụng để phân bổ nhân viên đánh giá hiệu quả, tiêu chuẩn nhân viên phải xác Nếu tiêu chuẩn thông tin xác tác dụng làm sai lệch thông tin nguồn nhân lực Hệ thống mạng Cần đƣợc xây dựng đồng với hệ thống ERP 10 Phần cứng Sử dụng biện pháp để đảm bảo hệ thống phần cứng đƣợc cài đặt đủ khả đáp ứng yêu cầu ngƣời sử dụng sau thời gian tối thiểu phải nâng cấp sau 11 Đào tạo 56 12 13 Đào tạo quy trình triển khai vấn đề cần lƣu ý trình triển khai nhƣ lập kế hoạch tài nguyên cần thiết (MRP), lập kế hoạch suất cần thiết (CRP), cấu trúc tài nguyên, quản lý lƣu kho,v.v Để đảm bảo hệ thống hoạt động tốt hiệu cần đào tạo 70%-80% nhân toàn tổ chức Nhiệm vụ đào tạo cần đƣợc đề cập rõ trình thƣơng lƣợng với nhà cung cấp giải pháp Chuyển đổi tải liệu Việc chuyển đổi tải liệu vào hệ thống quan trọng Trƣớc thực phải hiểu tầm quan trọng công việc Sau thông tin số phải tải vào hệ thống mới, gợi ý cho doanh nghiệp: + Cân đối hàng lƣu kho + Địa điểm kho hàng + Hoá đơn nguyên vật liệu + Giao thức + Dữ liệu khách hàng + Dữ liệu nhà cung cấp + Lịch trình + Đơn hàng + Thông tin tài chính, kế toán Quy trình hoạt động Xây dựng quy trình hoạt động với hệ thống 57 KẾT LUẬN Những giá trị, lợi sức mạnh cạnh tranh tổ chức, doanh nghiệp dần thay đổi Thế giới ngày trở nên phẳng hết môi trƣờng hội nhập quốc tế Những rào cản xƣa tƣởng chừng khoả lấp vết mờ Thời đại công nghệ thông tin, thời đại kinh tế tri thức thực định hình Vốn tri thức rộng lớn Quản trị tri thức thực trở thành nhân tố chủ đạo tạo nên bƣớc tiến thần kỳ quốc gia, tổ chức, doanh nghiệp Với mong muốn mang lại cho Công ty Cổ phần Công nghệ DKT nhìn nhận vấn đề có ý nghĩa định thời điểm nay, đề tài thông qua việc đánh giá thực trạng điều kiện triển khai hệ thống quản trị tri thức công ty để đƣa quy trình triển khai hệ thống quản trị tri thức phù hợp Do vấn đề nhiều mẻ Việt Nam nhƣ hiểu biết hạn chế thân nên khoá luận không tránh khỏi thiếu sót, kính mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp thầy cô bạn sinh viên để khoá luận đƣợc hoàn thiện Một lần em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hƣớng dẫn, cám ơn Ban lãnh đạo, tập thể cán Công ty Cổ phần Công nghệ DKT giúp đỡ tạo điều kiện để em hoàn thành khoá luận viii DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO A Tài liệu tiếng Việt [1] Chử Bá Quyết (2014), Bài giảng Quản trị tác nghiệp Thương mại điện tử, môn Quản trị tác nghiệp TMĐT - Đại học Thƣơng Mại [2] Nguyễn Đình Phan (2012), Giáo trình Quản trị chất lượng, Đại học Kinh tế quốc dân [3] Bùi Thị Hồng Nhung (2007), Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, Đại học Công nghiệp [4] Đồng Đức Hùng (2007), Quản trị tri thức, Đại học Khoa học xã hội nhân văn [5] Ngô Trung Việt (2005), Tổ chức, quản lý thời đại công nghệ thông tin tri thức, NXB Bƣu Điện B Tài liệu tiếng Anh [6] Andreea M Serban and Jing Luan (2002), Overview of knowledge management New Directions for Institutional Research [7] James A O’Brien (2005), Introduction to Information Systems [8] Noreis, Grant (2000), E business and ERP [9] Bergeron, Bryan (2003), Essentials of knowledge management C Các website www.apics.org www.ma.tvtmarine.com www.dkt.com.vn www.wikipedia.org www.sinnovasoft.com www.vpc.org.vn ... TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DKT Giáo viên hƣớng dẫn : TS Chử Bá Quyết Sinh viên thực : Cấn Thanh Tùng Mã sinh viên : 10D140319 Lớp : K46I5 Hà Nội, 04/2014 i TÓM LƢỢC Công ty Cổ phần Công nghệ... thức (Explicit knowledge) Tri thức tri thức đƣợc giải thích mã hóa dƣới dạng văn bản, tài liệu, âm thanh, phim, ảnh thông qua ngôn ngữ có lời không lời, nguyên tắc hệ thống, chƣơng trình máy tính,