Tìm hiểu hệ thống ERP đang được áp dụng ở công ty trần anh

Tìm hiểu hệ thống ERP đang được áp dụng ở công ty cổ phần thế giới số Trần Anh

B GI O D C V O T OỘ Á Ụ À ĐÀ Ạ TR NG I H C TH NG M IƯỜ ĐẠ Ọ ƯƠ Ạ 0O0 B I TH O LU NÀ Ả Ậ MÔN: QU N TR T C NGHI P TM T B2B.Ả Ị Á Ệ Đ ĐỀ T I 2: TÌM HI U H TH NG ERP ANG C P D NG À Ể Ệ Ố Đ ĐƯỢ Á Ụ Ở CÔNG TY C PH N TH GI I S TR N ANH.Ổ Ầ Ế Ớ Ố Ầ Giáo viên h ng d n: Nguy n Minh c.ướ ẫ ễ Đứ Nhóm 4: 1. Ph m V n To nạ ă à 2. Nguy n ình Túễ Đ 3. Nguy n Ng c Tu nễ ọ ấ 4. C n Thanh Tùngấ 5. Nghiêm S n Tùngơ 6. Bùi Tu n Vi tấ ệ 7. Phan Anh Vũ 8. Nguy n Ng c Xuânễ ọ 9. Nguy n V n Tùngễ ă 1 1 1. Cơ sở lý luận. 1.1. Khái niệm Hoạch Định Nguồn Lực Doanh nghiệp (tiếng Anh: Enterprise Resource Planning – ERP) là một hệ thống dùng để hoạch định tài nguyên trong một tổ chức, một doanh nghiệp. Một hệ thống ERP điển hình là nó bao hàm tất cả những chức năng cơ bản của một tổ chức. Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ… Một phần mềm ERP, nó tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào trong một hệ thống duy nhất. Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự-tiền lương, quản trị sản xuất song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gộp tất cả vào chung 1 gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau. Một phần mềm ERP cần phải thể hiện được tất cả các chu trình kinh doanh. Việc tích hợp một cách xuyên suốt và từ bỏ các giải pháp cô lập dẫn đến một hệ thống được trung tâm hóa trở lại mà qua đó các tài nguyên có thể được quản lí bởi toàn bộ doanh nghiệp. Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp bao gồm:  Lập kế hoạch, dự toán  Bán hàng và quản lí khách hàng  Sản xuất  Kiểm soát chất lượng  Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định  Mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng  Tài chính – Kế toán  Quản lí nhân sự  Nghiên cứu và phát triển 2 2 Bên cạnh đó, do tính dây chuyền và phức tạp của hệ thống ERP, các doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP còn hỗ trợ khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn, thiết kế theo đặc thù của doanh nghiệp. 3 3 Một hệ thống ERP có thể được mô tả qua sơ đồ sau: 4 4 1.2. Hệ thống kế hoạch định nguồn lực (ERP) 1.2.1. Hệ thồng các phần mềm hoạt động kinh doanh sơ khai - Hệ thống phần mềm nhu cầu nguyên vật liệu. Đây là các gói phần mềm thương mại hóa đầu tiên tích hợp các hoạt động thu mua và sản xuất. - Hệ thống kế hoạch hóa nhu cầu nguồn nhân lực sản xuất. Đây là hệ thống được xây dựng bằng cách mở rộng MRP, bao quát nhiều hơn các quá trình kinh doanh, trong đó có các hệ thống kế toán và tài chính. 1.2.2. Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực Khi cố gắng máy tính hóa các quy trình kinh doanh , nhiều doanh nghiệp triển khai các hệ thống thông tin dựa trên những nhu cầu cá biệt của các quá trình kinh doanh đặc thù.Trong nhiều trường hợp điều này dẫn đến hình thành các hệ thống tách biệt, gây khó chịu cho vệc chia sẻ thông tin, truyền tin xuyên suốt các quá trình kinh doanh. Cần thiết ra đời Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực. 1.2.3. Các điều kiện cần thiết để triển khai ứng dụng ERP - Cơ sở hạ tầng thông tin, mạng internet băng thông rộng, mạng LAN tin cậy và tính tương hợp của các mạng. - Mạng LAN phải có nơi đặt server tập trung ngay cả trong điều kiện địa bàn phân tán. - Phần cứng server, phần cứng máy tính phải nâng cấp để chạy được ERP - Trình độ của đội ngũ nhân viên, nguồn nhân lực HRS - Sự cam kết của lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp về thời gian cũng như tiền bạc - Cam kết duy trì hoạt động thủ công sẽ được sử dụng như hệ thống sao lưu của hệ thống ERP phục vụ cho các mục đích kiểm soát. 5 5 1.2.4. Các yếu tố quyết định triển khai ERP thành công - Yếu tố nguồn nhân lực Nhân viên có năng lực nghiệp vụ cụ thể, cấp lãnh đạo có tầm nhìn rộng về quy trình. - Yếu tố về quy trình Thực hiện khảo sát , mô tả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp hiện tại của doanh nghiệp để chuẩn hóa, thích ứng với các quy trình chuẩn của ERP đưa ra. - Yếu tố công nghệ Lựa chọn ERP của hãng phần mềm đáp ứng được các yêu cầu: quy trình chuẩn , đáp ứng nhu cầu về nghiệp vụ của doanh nghiệp ít nhất trong 3-5 năm, có khả năng thích ứng trên các nền tảng phần cứng và hệ điều hành phổ biến, được ứng dụng thành công nhiều trên thực tế. Tương thích với hạ tầng công nghệ thông tin và nhân lực IT của doanh nghiệp Có sự cam kết hỗ trọ về kỹ thuật, cập nhật và lỗi… lâu dài từ đơn vị triển khai hoặc đại lý chính thức của hãng ERP. - Yếu tố ngân sách Lựa chọn ERP vừa đáp ứng được quy mô hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian ít nhất 35 năm, vừa đáp ứng được năng lực về khoản ngân sách đầu tư. Phải thực hiện khảo sát, đánh giá, phân tích hiệu quả đầu tư một cách chi tiết và nghiêm túc trước khi quyết định đầu tư vào một hệ thống ERP cụ thể. 2. Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh. 2.1. Giới thiệu về Trần Anh. Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Trần Anh được thành lập theo quyết định số 0102004703 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 11/03/2002. Công ty đã chính thức chuyển đổi từ mô hình công ty TNHH sang mô hình công ty cổ phần với tên gọi mới là: Công ty cổ phần Thế giới số Trần Anh kể từ ngày 08/08/2007 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018927 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp. 6 6 Ngày đầu thành lập, Trần Anh chỉ có 05 người làm việc trong một cửa hàng diện tích lớn hơn 60m2. Sau gần 10 năm hoạt động, hiện nay quy mô công ty tăng lên với hơn 700 nhân viên và 3 địa điểm kinh doanh có diện tích gần 12.000m2. Gắn liền quá trình hoạt động và phát triển của Trần Anh là những sự kiện và chính sách kinh doanh mang tính đột phá, tiên phong trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị máy vi tính như: chính sách kinh doanh "bán giá bán buôn đến tận tay người tiêu dùng", chính sách bảo hành "1 đổi 1 trong vòng 6 tháng" & "bảo hành cả trong trường hợp IC bị cháy, nổ", chính sách "cam kết hoàn tiền khi có biến động giá" Qua đó, Trần Anh luôn duy trì được tốc độ tăng trưởng cao, toàn diện về mọi mặt một cách bền vững và đáng kinh ngạc so với các công ty kinh danh cùng lĩnh vực. Hiện nay Trần Anh là một trong những công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Khách hàng luôn tin tưởng Trần Anh bởi các chính sách, cam kết, dịch vụ mà rất nhiều công ty máy tính khác không làm được. Công ty Trần Anh có một đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao (hơn 50% đã tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng chuyên ngành Kinh tế, Kỹ thuật), đủ khả năng để có thể đáp ứng mọi yêu cầu dù là khắt khe nhất của khách hàng. Không những thế, đội ngũ nhân viên của Trần Anh còn là những người đầy lòng nhiệt tình và có thái độ niềm nở trong cung cách phục vụ khách hàng. Tất cả các cán bộ nhân viên trong công ty Trần Anh đều thấu hiểu được một điều đó là: “Khách hàng mới là người quyết định tương lai, sự tồn tại và phát triển của Trần Anh” Vì vậy toàn thể nhân viên công ty Trần Anh đều luôn tâm niệm và làm việc theo suy nghĩ: “Hãy phục vụ khách hàng như chúng ta đang phục vụ cho chính bản thân chúng ta” Sau một thời gian khẳng định được tên tuổi trên các lĩnh vực kinh doanh Máy tính – linh kiện, Thiết bị giải trí số, Thiết bị văn phòng và Điện thoại di động, ngày 10/10/2009, Trần Anh đã mở rộng sang lĩnh vực Điện tử, Điện lạnh, thiết bị gia dụng với hệ thống Siêu thị Điện máy – IT. Hệ thống siêu thị Điện máy – IT Trần Anh có không gian rộng, phong cách bài trí gian hàng khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng thăm quan và lựa chọn sản phẩm. 7 7 2.2. Mục tiêu và triết lý kinh doanh của Trần Anh - Trở thành công ty có hệ thống Siêu thị Điện máy – IT có qui mô, chuyên nghiệp và lớn nhất Việt Nam. - Xây dựng Trần Anh trở thành một môi trường làm việc chuyên nghiệp nơi mà mọi cá nhân có thể phát huy tối đa sức sáng tạo, khả năng lãnh đạo và cơ hội làm chủ thực sự với một tinh thần dân chủ rất cao. - Xây dựng Trần Anh trở thành một ngôi nhà chung thực sự cho mọi cán bộ nhân viên trong công ty bằng việc cùng nhau chia sẻ quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ một cách công bằng và minh bạch nhất. - Văn hóa công ty là nền tảng và trụ cột phát triển, tập hợp và tôn vinh tất cả những yếu tố nhân bản trong kinh doanh hướng tới sự phát triển hài hòa và bền vững. - Tích kết vào trong mọi chính sách và dịch vụ mà công ty đưa ra thị trường tất cả các giá trị cơ bản tạo nên hình ảnh về một công ty kinh doanh điện máy – máy tính, thiết bị số cần phải có: Tiên phong + Tối ưu + Tiêu chuẩn "Lấy sự Hài lòng của khách hàng làm niềm Hạnh phúc của chúng ta" là những gì mà toàn thể nhân viên công ty Trần Anh đang ngày đêm tâm niệm và phấn đấu ! Quan điểm kinh doanh của Trần Anh: - Không bán hàng kém chất lượng, hàng giả, hàng nhái, hàng không rõ nguồn gốc xuất xứ - Luôn cung cấp cho các khách hàng những sản phẩm tốt với giá cả cạnh tranh nhất đi kèm với những chế độ dịch vụ hoàn hảo nhất. - Luôn đặt chữ tín lên hàng đầu, không vì lợi nhuận mà gian dối, lừa bịp khách hàng - Luôn đặt mình vào địa vị của khách hàng để có những quyết định, cư xử phải lẽ nhất - Luôn làm hài lòng mọi khách hàng đến với Trần Anh bằng việc thấu hiểu và thực hiện theo quan điểm: "Khách hàng luôn luôn đúng". 3. Thực tế áp dụng triển khai ERP tại Trần Anh. 8 8 3.1. Thực trạng của Trần Anh trước khi ứng dụng ERP. Một siêu thị số lớn nên mặt hàng kinh doanh của Trần Anh khá đa dạng gồm hơn 2.500 chủng loại mặt hàng với giá trị hàng tồn kho trung bình khoảng 15 - 20 tỷ đồng. Mỗi ngày, Trần Anh đón hơn 4.000 lượt khách hàng với khoảng 1.000 đơn mua hàng. Dù đã đưa PM kế toán và QL kho vào ứng dụng nhưng nếu muốn xem báo cáo về hàng tồn kho thì vẫn phải đợi đến cuối ngày mới có được báo cáo. Như vậy hình thức bào cào ngày sẽ không đem lại hiệu quả trong lĩnh ực quản lí kinh doanh. Nhập hàng theo từng cửa hàng nhưng lại không có liên hệ giữa các cửa hàng khác nên việc nắm bắt thông tin về số lượng bán và hàng tồn kho của cửa hàng gặp khó khăn, việc đáp ứng hàng cho các cửa hàng không thể nắm bắt được, nhiều trường hợp cung cấp thừa hàng cho cửa hàng là điều khó tránh khỏi trong khi các cửa hàng khác đang thiếu. Hàng tồn kho nhiều và thiếu cân đối giữa các kho, Trần Anh thường vấp phải tình trạng kho bên cửa hàng này còn nhưng cửa hàng kia lại thiếu, không đủ cung cấp cho khách hàng. Hạn chế phân tích kinh doanh vì báo cáo về tình trạng tồn kho, số lượng sản phẩm bán được phải đợi đến cuối ngày nên việc phân tích kinh doanh rất khó khăn, dẫn đến khó nắm bắt được xu hướng nhu cầu của khách hàng để cung cấp sản phẩm. Khó phân tích chi tiết lãi/lỗ của từng mặt hàng và hiệu xuất kinh tế. Thường phải chịu thêm phí tổn bảo hành với hàng lưu kho vì số lượng hàng quá lớn việc quản lý gặp rất nhiều khó khăn, báo cáo lại chỉ có được vào cuối ngày nên việc quản lý hàng tồn kho gặp khó khăn và hơn thế nữa nó ảnh hưởng tới phí tổn bảo hành mà công ty phải chịu. 3.2. Thực trạng sau khi ứng dụng ERP Trước những khó khăn mà công ty gặp phải, đặc biệt trong vấn đề quản lý tồn kho. Đồng thời nhận thức được những thuận lợi từ việc ứng dụng ERP. Trần Anh đang từng bước trong giai đoạn triển khai ERP và đã đạt được những thành công nhất định. Thực trạng triển khai ERP của Trần Anh là sự kết hợp hài hòa của công nghệ, nguồn nhân lực, quy trình và yếu tố ngân sách. 9 9 3.2.1. Thực trạng triển khai công nghệ. Trần Anh chọn giải pháp ERP VIP Enterprise của Công ty cổ phần phần mềm VIAMI hãng phần mềm nổi tiếng của Rumani. Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày một ra tăng, doanh nghiệp nào cũng phải nỗ lực tìm kiếm giải pháp quản lý toàn diện nhằm cung cấp sản phẩm và dịch vụ đến với khách hàng nhanh hơn, tốt hơn và hiệu quả hơn. ERP có thể là câu trả lời. Đây là giải pháp công nghệ thông tin giúp doah nghiệp quản trị hoạt động của mình một cách toàn diện và đây là xu hướng quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam và trên thế giới. Và trananh.vn và một trong số ít doanh nghiệp của Việt Nam ứng dụng thành công giải pháp ERP VIP Enterprise. Ban đầu khi ứng dụng hệ thống VIP Enterprise Trần Anh gặp phải rất nhiều khó khăn, đã có lúc hệ thống phải đóng cửa do rối loạn và xem xét lại hệ thống ứng dụng và thiệt hại là rất lớn. Tuy nhiên sau một tháng, khi phần mềm đã chạy ổn định thì nó đã thổi một luồng gió mới vào cho doanh nghiệp và hiện tại hệ thống này chạy trên mạng VPN toàn công ty với các bộ phận: cửa hàng, phòng kế toán, kinh doanh, kho, bảo hành và kỹ thuật. Tất cả mọi hoạt động đều được thực hiện trên một hệ thống.  Ứng dụng VIP Enterprise quản lý cửa hàng Với diện tích cửa hàng 7000m2 và số lượng nhân viên là gần 500 người, do vậy việc quản lý bình thường của Trần Anh là rất khó khăn và mang lại hiệu quả không cao. Để khắc phục tình trạng này, Trần Anh đã áp dụng phần mềm quản lý VIP Enterprise của công ty Rumani đạt được thành công lớn. Quản lý cửa hàng là quản lý một bộ phận của Trần Anh, việc quản lý bộ phận này được tích hợp với các bộ phần khác trên cùng một hệ thống. Tại phòng mua hàng của công ty có module đặt hàng, module này ghi lại sự đặt hàng của khách hàng. Tại phòng bán hàng của công ty có module bán hàng, ngoài ra còn có các module khác như trả tiền, thu tiền, doanh thu, công nợ, hóa đơn… tất cả các module này được tích hợp chặt chẽ với nhau và các phòng có thể kế thừa thông tin của nhau đảm bảo thông tin được thống nhất, minh bạch, giảm việc xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban. Khi muốn 10 10 [...]... vực kinh doanh CNTT, Trần Anh luôn chú trọng việc áp dụng các công nghệ hiện đại vào công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp Để áp dụng những công nghệ mới nhất vào quản trị doanh nghiệp cũng như hỗ trợ công tác bán hàng, Trần Anh đã mạnh dạn đầu tư vào trang bị các thiết bị hệ thống, ứng dụng ERP trong quản lý điều hành nhằm đạt hiệu quả tối ưu Phần mềm ERP chuyên nghiệp VIP Enterprise, được nhập... doanh bán lẻ thường chỉ đạt khoảng 5% Nhưng nhờ ứng dụng hệ thống ERP giúp hiệu suất quay vòng đồng vốn nhanh, nên lợi nhuận của Trần Anh có thể tăng thêm 3-5% Đây là giá trị không hề nhỏ đối với một siêu thị bán lẻ như Trần Anh, vì từ giá trị này Trần Anh giảm được áp lực việc đi vay vốn, tạo nên thế mạnh cạnh tranh Từ năm 2005, Trần Anh đã đi trước một bước trong công nghệ quản lý bằng việc ứng dụng. .. sử dụng ERP kéo dài hơn so với dự định : do quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mức độ sẵn sàng sử dụng hệ thống, văn hoá làm việc của doanh nghiệp,… Chi phí đầu tư đắt : Mặc dù Trần Anh được biết đến như 1 công ty cung cấp các sản phẩm điện máy lớn nhất phía Bắc, nhưng chi phí để triển khai ERP là khá cao so với công ty 3.4 Thành tựu đạt được Sau khi ứng dụng Phần mềm ERP chuyên nghiệp VIP Enterprise... CSDL của Trần Anh được tập trung tại một địa điểm Các PM ERP tiên tiến hiện nay đều sử dụng công nghệ web Điều đó đồng nghĩa với việc các máy trạm không cần thiết phải cài đặt ứng dụng nào của PM ERP và Trần Anh chỉ sử dụng 17 17 một trình duyệt là Internet Explorer để truy cập vào chương trình sử dụng Chính công nghệ này giúp giảm thiểu đáng kể chi phí triển khai, duy trì, bảo trì hệ thống Trần Anh đã... một doanh nghiệp áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP cho việc quản lý hoạt động của doanh nghiệp thì đây là một bộ 24 24 giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất, có thể tự động hóa các quy trình quản lý Lúc đó, doanh nghiệp có thể nhận ra được việc áp dụng ERP vào quản lý hoạt động doanh nghiệp sẽ: - Tạo... thức nhập liệu thủ công và qua VIP Giữa người dùng PM, VIAMI, chuyên gia tư vấn và lãnh đạo công ty thường xuyên có sự trao đổi nhằm điều chỉnh thích hợp giữa quy trình của PM với quy trình hoạt động của công ty Quy trình quản lý của ERP phân quyền rất nhỏ Lúc đầu Trần Anh áp dụng phân quyền hẹp, trong khi DN chưa hiểu rõ hệ thống nên bị "kẹt" Sau đó Trần Anh áp dụng phân quyền rộng, "mở đường" lớn và... cạnh đó, họ cũng e ngại về tính hiệu quả của việc đầu tư để triển khai một hệ thống ERP thành công Bên cạnh những hiệu quả mà việc triển khai ERP mang lại cho công ty máy tính Trần Anh nhóm nghiên cứu đa phân tích ở trên chúng ta cũng rút ra được một số kinh nghiệm cho các doanh nghiệp khác khi muốn áp dụng hệ thống ERP :  Cơ sở hạ tầng thông tin : chuẩn bị Hardware (máy chủ và các máy trạm), Network... trình, công nghệ và đầu tư thì yếu tố con người chính là yếu tố cần được quan tâm nhiều ở đây Vì vậy Trần Anh không chỉ tập trung đầu tư áp dụng công nghệ hiện đại vào quản lý điều hành, mà cả những cải tiến trong việc tuyển dụng và quản lý nhân sự cũng chính là yếu tố giúp Trần Anh khẳng định vị trí của mình Quá trình tuyển dụng nhân sự được áp dụng đúng bài bản, đúng quy trình nhằm lựa chọn được những... Hiện tại hệ thống này chạy trên mạng VPN toàn công ty, với các bộ phận: cửa hàng, phòng kế toán, kinh doanh, kho, bảo hành và kỹ thuật Điều này đã áp ứng được nhu cầu kết nối toàn công ty, cung cấp các tính năng quản trị, dịch vụ bán hàng, các nghiệp vụ tài chính và quản lý văn phòng phục vụ cho công tác quản lý điều hành tập trung và hiệu quả Những công nghệ hiện đại được ứng dụng ở Trần Anh đã góp... trong kho của doanh nghiệp Khi áp dụng phần mềm quản trị này thì tất cả hàng hóa sẽ được tổ chức theo bảng danh mục dễ tìm và khoa học Lượng hàng hóa của Trần Anh rất lớn với rất nhiều mặt hàng do đó việc quản lý là một điều hết sức cần thiết Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh ứng dụng phần mềm VIP Enterprise để lập kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp Dựa vào tình hình thực tế của doanh nghiệp, các . vào một hệ thống ERP cụ thể. 2. Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh. 2.1. Giới thiệu về Trần Anh. Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Trần Anh được thành. kinh doanh của Trần Anh - Trở thành công ty có hệ thống Siêu thị Điện máy – IT có qui mô, chuyên nghiệp và lớn nhất Việt Nam. - Xây dựng Trần Anh trở thành