Khóa học lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả

Trang 1

LAP KE HOACH VA

Trang 2

TRO CHƠI

Trang 3

MỤC TIÊU

v Biết được lợi ích và tầm quan trọng của lập kế hoạch;

vé Lập kế hoạch và tổ chức cơng việc theo quy trình;

vé Xây dựng kế hoạch công việc hàng ngày hiệu quỏ;

Trang 4

NOI DUNG

@ T6éng quan về lập kế hoạch và tổ chức công việc @) Phương pháp lập kế hoạch công việc

Œ@) Cách thức tổ chức công việc hiệu quả

Trang 5

Chia nhóm - Giới thiệu — Chấm điểm

ì

8

SCHIANHOM GIOITHIEU

* Đặt tên Nhóm s Tên & Logo của Nhóm

* Thiết kế Logo của Nhóm * Ý nghĩa tên Nhóm

Trang 6

Tổng Quan Về Lập Kế Hoạch

Trang 7

CN: 005101720111

Trang 11

Những loại kế hoạch nào mà các nhà Quản lý ở

Trang 12

Bạn hiểu “Luôn bắt đầu từ mục tiêu

Trang 13

Mọi sự vật đều được sáng tạo hai lần + Lần thứ nhất: sáng tạo về mặt tỉnh thần (thiết kế)

CY):

Trang 15

LANH DAO

“Nhà lãnh đạo là người chỉ ra việc đúng.” “Nhà quản lý là người làm đúng việc.”

- WARREN BENNIS

“Lãnh đạo là bắt kịp với sự thay đổi “Quản lý là ứng phó với mọi vấn đề phức

tạp nảy sinh.”

- JOHN KOTTER

“Lãnh đạo liên quan đến quá trình tư duy “Quản lý liên quan đến việc xử lý công bậc cao và ý thức về sự vận động ” việc, duy trì trật tự và kiểm soát tổ chức.”

- KOUZES VA POSNER

“Nhà lãnh đạo quan tâm tới những gì có “Nhà quản lý quan tâm làm thế nào dé

ý nghĩa đối với con người thực hiện được công việc.”

- ABRAHAM ZALEZNIK

“Nhà lãnh đạo là kiến trúc sư ” “Nhà quản lý là thợ xây dựng.”

- JOHN MARIOTTI

“Lanh dao trung vào việc hình thành “Quản lý là bản thiết kế công việc, là điều

một tằm nhìn chung.” hành và kiểm soát ”

Trang 16

Ban chat Thay đối Ốn định

Tập trung Lãnh đạo con người Quản lý cơng việc

Có Người đi theo Cấp dưới/Nhân viên

Tìm kiếm Tầm nhìn Mục tiêu

Mức độ cụ thế Định hướng Lên kế hoạch cụ thế Quyền lực Uy tín cá nhân Quyền lực chuẩn tắc

Tác động đến Trái tim Trí óc

Năng lượng Đam mê Điều khiến

Mức độ năng động Chủ đồng đi trước Bị động, phòng vệ

Thuyết phục "Bán" ý tưởng Báo” người khác làm theo

Phong cách Chuyến đối tâm lý con người Áp đặt tâm lý con người

Trao đổi Niềm hăng say làm việc Tiền — Công việc

Rúi ro Chấp nhận - tìm kiếm rủi ro Tối thiểu hóa rủi ro

Nguyên tắc Phá bỏ nguyên tắc Lập ra nguyên tắc

Xung đột Sử dụng xung đột Tránh xung đột

Định hướng Đường mới Đường đã có

Đổ lỗi Nhận lỗi về mình Đổ lỗi cho người khác

Trang 17

Được Thấy

Trang 18

7 Việc quan trọng nhất cần làm

s Cải thiện việc giao tiếp với mọi người

s Làm công việc chuẩn bị tốt hơn s Lập kế hoạch và tổ chức tốt hơn

s Chăm sóc sức khỏe bản thân tốt hơn

» Tìm kiếm các cơ hội mới * Rèn luyện bản than

Trang 19

Vị trí của việc lập kế hoạch đối với nhà quản lý

Trang 20

Trị chơi đuổi hình bắt gà

P © B

Trang 22

Việc lập kế hoạch của các đơn vị thuộc

Trang 27

Phương pháp SMART

Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu

Measuable: Ðo đếm được

Attainable: Có thể đạt được bằng sức của mình

Relevant: Liên quan đến tầm nhìn chung

Trang 35

5WH2C5M

» Xác định mục tiêu yêu cầu công việc 1W (Why) » Xác định nội dung công việc 1W (What)

» Xác định 3W còn lại (Where,When,Who) » Xác định cách thức thực hiện 1H (How)

» Xác định phương pháp kiểm soát 1C (Control) » Xác định phương pháp kiểm tra 1C (Check)

°Xác định nguồn lực thực hiện 5M (Man, Money,

Trang 42

Thực hành lập kế hoạch

Trang 44

Việc tổ chức và

phân công công việc ở VIETTEL?

Trang 45

Xác định chức năng nhiệm vụ

» Xác định chức năng é

s Xây dựng quy trình $

s Định biên công việc

Trang 49

Xem xét danh gia va diéu chinh

Trang 50

Chương trình hóa tổng thể

e

Trang 54

Lựa chọn mục tiêu

Trang 56

|

fr |

Trang 61

Nhat ky thoi gian

Trang 62

Thế hệ quản trị thứ nhất

* Là “Các công cụ nhắc nhở” bao gồm những mẩu ghỉ

chép đơn giản và bản liệt kê công việc

* Bạn luôn mang những bản liệt kê và thường xuyên đối chiếu với nó để khỏi quên việc định làm

a,

ể 1 ‘a

Trang 63

Thế hệ quản trị thứ hai

° Là phương pháp “lập kế hoạch và chuẩn bị” bao gồm

xác lập mục tiêu, đặt kế hoạch, lên lịch hoạt động * Đặc trưng là lịch công tác và sổ ghi các cuộc hẹn

Trang 64

Thế hệ quản trị thứ ba

s Lập kế hoạch, đặt ưu tiên, và kiểm soát

° Bạn sẽ dành thời gian để làm rõ các giá trị và các ưu tiên, bạn sẽ đặt ra các mục tiêu dài ,trung và ngắn hạn

* Dac trưng của thế hệ này là các công cụ lập kế hoạch va tổ chức công việc với các biểu mẫu chỉ tiết cho kế hoạch

Trang 65

Mô thức tầm quan trọng

Thế hệ quản trị thời gian thứ tư

s Quan tâm đến cả hai yếu tố tính khẩn cấp và tầm

quan trọng trong cuộc sống cũng như công việc

Khi ra quyết định hằng ngày, một trong hai yếu tố này có xu hướng chỉ phối

°Vấn đề nảy sinh khi chúng ta hành động chủ yếu xuất phát từ mơ thức tính khẩn cấp hơn là mô thức

tầm quan trọng "mà

_—_

Trang 66

Mô thức tầm quan trọng

Thế hệ quản trị thời gian thứ tư

* Hành động phải xuất phát từ mô thức tầm quan trọng

* Dành nhiều thời gian cho sự chuẩn bị, lập kế hoạch và trao quyền, chúng ta sẽ giảm thời gian cho chữa cháy,

Trang 67

Lam nhiéu

Lam it

Lam Va Được

Được ít Được nhiều

Làm nhiều Làm nhiều

Được ít Được nhiều

Làm ít Làm ít

Trang 70

Quan trong

Không

quan trọng

Ma trận quản lý thời gian

Khẩn cấp Không khẩn cấp I s* Khủng hoảng s* Các vấn đề cấp bách s* Các dự án đến han s* Công việc tồn đọng II

s* Làm việc trong chiến lược s* Tìm kiếm cơ hội

s* Lập kế hoạch

s* Xây dựng mối quan hệ s* Trao quyền s* Nghỉ ngơi thực sự III s* Các việc đột xuất s* Thư từ, email s* Họp hành s* Các vấn đề cấp bách s* Các hoạt động ưu thích IV

s* Các công việc vô bổ

s* Điện thoại

s Tán gẫu

s* Hoạt động giải trí

s* Những việc lãng phí thời gian s* Thư từ không liên quan

Trang 71

Quan trong

Không

quan trọng

Khan cap — Quan trọng

Khan cap Không khẩn cấp

I Kết quả: s* Căng thẳng s* Kiệt sức mệt mỏi s* Bận rộn công việc

s* Làm việc ngoài phạm vi chức năng

s Quản trị khủng hoảng s* Luôn phải chữa cháy

IV

Trang 73

Khan cap — Không quan trọng Khẩn cấp Không khẩn cấp 1 II Quan trọng Ml V Kết quả:

s* Tập trung vào mục tiêu ngắn hạn

Không $* Xử lý khủng hoảng

+ Tìm cách háo danh

s* Công việc vụn vặt

s* Xem nhẹ mục tiêu,kế hoạch lâu dài

s* Cảm giác là nạn nhân, thụ động, mất kiểm soát

s* Quan hệ hời hợt, nông cạn và tan vỡ

quan trọng

Trang 74

Không khẩn cấp - Không quan trọng Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan trọng |' " II IV Kết quả: s* Vô trác| nhiệm

Không $% Bị đuổi việc

s* Tách rời tông việc

s* Phụ thuộc vào người Mhác hoặc phụ thuộc về

tổ chức về những điều cơ bản

quan trọng

Trang 77

HOAT DONG

Trang 78

Good Luck!