Văn bản hành chính từ thực tiễn viện hàn lâm khoa học xã hội việt nam (tt)

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI K ĐẶNG THỊ MINH HIẾU VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TỪ THỰC TIỄN VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM Chuyên ngành: Luật Hiến pháp Luật hành Mã số : 60 38 01 02 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ LUẬT HỌC HÀ NỘI – 2017 Cơng trình hồn thành tại: HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Đinh Ngọc Vượng Phản biện 1: Phản biện 2: Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ họp tại: Học viện Khoa học xã hội hồi ngày tháng năm 2017 Có thể tìm hiểu luận văn tại: Thư viện Học viện Khoa học xã hội MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Bất quan trình hoạt động dùng văn làm công cụ để trao đổi, truyền đạt thông tin thực chức quản lý Do vậy, văn đóng vai trò quan trọng đời sống xã hội nói chung lĩnh vực quản lý quan Nhà nước nói riêng Chất lượng văn ban hành có ảnh hưởng định đến hiệu hoạt động quản lý quan Có nhiều yếu tố tác động đến chất lượng văn đó có hoạt động xây dựng, ban hành quản lý văn Thực tế cho thấy trình hoạt động mình, Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ đã sản sinh khối lượng lớn văn quy phạm pháp luật, văn cá biệt văn quản lý hành thơng thường khác Chất lượng văn chưa cao, nhiều văn thể thức không đảm bảo, không thống nhất, thành phần thơng tin phải có thể thức văn khơng đầy đủ, chưa xác Đặc biệt, việc ghi số, ký hiệu văn quan không theo quy định thống nhất, nhiều cơng văn khơng ghi trích yếu nội dung Nhiều văn có nội dung trùng lặp, quy định chung chung, không rõ cấp thi hành thời gian thi hành, nhiều văn đời khơng thâm nhập vào sống thiếu tính khả thi Kết cấu bố cục văn không chặt chẽ, không thống nhất, ngôn ngữ văn phong tự do, tùy tiện, không rõ ràng, cá biệt có trường hợp sai ngữ pháp Chất lượng văn chưa đáp ứng yêu cầu cải cách hành nước ta Chính vậy, xây dựng, ban hành quản lý văn để tạo văn có chất lượng cao, công tác mang ý nghĩa to lớn tất quan, tổ chức cần quan tâm Chính lý trên, tơi lựa chọn vấn đề “Văn hành từ thực tiễn Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam” để làm đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Luật Hành Hiến pháp Tình hình nghiên cứu đề tài Trong trình học tập tìm kiếm tài liệu tham khảo phục vụ cho việc viết luận văn tốt nghiệp, đã có điều kiện tiếp cận nhiều cơng trình nghiên cứu khoa học liên quan đến văn bản: - “Phương pháp soạn thảo văn hành chính” tác giả Lê Văn In, Phạm Hưng NXB Chính trị Quốc gia, năm 1996; “Soạn thảo, ban hành quản lý văn quản lý Nhà nước” tác giả Tạ Hữu Ánh, NXB Chính trị Quốc gia, năm 1999; “Hướng dẫn soạn thảo văn quản lý hành Nhà nước” TS Lưu Kiếm Thanh, Nhà xuất Thống kê, năm 2000; “Xây dựng ban hành văn hành Bộ Nội vụ điều kiện cải cách hành chính” tác giả Nguyễn Thanh Bình, học viện Hành Quốc gia, năm 2006 Bên cạnh đó, vấn đề soạn thảo, ban hành quản lý văn đề tài đã cán Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam quan tâm nghiên cứu: “Cải cách hành Viện Khoa học xã hội Việt Nam - Thực trạng giải pháp” Nhiệm vụ cấp Bộ PGS.TS Trần Đức Cường làm Chủ nhiệm năm 2007; “Khảo sát, đánh giá việc thực quy định Nhà nước, Viện Khoa học xã hội Việt Nam quản lý hành quản lý hành cơng tác văn thư lưu trữ Viện Khoa học xã hội Việt Nam” Nhiệm vụ cấp Bộ GS.TS Võ Khánh Vinh làm Chủ nhiệm năm 2007 Tuy nhiên, chưa có đề tài, luận văn chuyên sâu vào nghiên cứu cụ thể công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn hành Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Do vậy, có thể khẳng định đề tài mà tơi lựa chọn nghiên cứu cần thiết khơng có trùng lắp nội dung đối tượng nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục đích nghiên cứu: Nhằm nâng cao chất lượng ban hành quản lý văn hành Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, đảm bảo cho hoạt động Viện Hàn lâm diễn cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống chứa đựng bên văn hành việc giải công việc Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đáp ứng yêu cầu cải cách hành 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu: Tìm hiểu đánh giá khách quan thực trạng công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn hành Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam giai đoạn nay; Chỉ rõ nguyên nhân thành công, hạn chế việc ban hành quản lý văn hành Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu Là công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn hành hình thành q trình hoạt động Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 4.2 Phạm vi nghiên cứu + Phạm vi không gian: Nghiên cứu công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn hành hình thành q trình hoạt động Văn phịng Viện đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam + Phạm vi thời gian: Thời gian sử dụng số liệu để phân tích từ năm 2005 đến năm 2016 Phương pháp luận phương pháp nhiên cứu Luận văn nghiên cứu dựa sở phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh quản lý văn bản, quan điểm Đảng pháp luật Nhà nước ta công tác xây dựng, ban hành quản lý văn đáp ứng yêu cầu cải cách hành điều kiện Luận văn sử dụng phương pháp bản: Phương pháp nghiên cứu lý thuyết; phương pháp khảo sát thực tiễn; phương pháp thống kê, phân tích, so sánh; phương pháp tổng hợp Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn Kết nghiên cứu có ý nghĩa lý luận thực tiễn: Giúp công chức, viên chức Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam nhận thức rõ vai trò tầm quan trọng việc xây dựng, ban hành quản lý văn hành hoạt động cơng vụ; Góp phần làm rõ thêm tính cấp thiết việc đổi xây dựng, ban hành quản lý văn Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Cơ cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo; luận văn bố cục theo chương sau: Chương 1: Những vấn đề lý luận pháp luật văn hành Chương 2: Thực trạng soạn thảo, ban hành quản lý văn hành Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn hành Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Chương NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LUẬT VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1 Lý luận chung văn hành 1.1.1 Khái niệm chung văn Văn loại phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin bằng hệ thống ký hiệu ngôn ngữ vật liệu bằng giấy, có giá trị pháp lý Tùy theo lĩnh vực cụ thể đời sống xã hội quản lý nhà nước mà văn có nội dung hình thức thể khác 1.1.2 Khái niệm văn hành Văn hành (sau viết tắt VBHC) quan, tổ chức có tư cách pháp nhân ban hành, nội dung khơng chứa đựng quy phạm pháp luật, tuân theo pháp luật Đối tượng thi hành bao gồm người 1.1.3 Văn hành hệ thống quan nhà nước VBHC chiếm khối lượng lớn quan nhà nước có thể chia VBHC làm hai loại: VBHC cá biệt VBHC thông thường VBHC cá biệt: VBHC cá biệt định quản lý thành văn mang tính áp dụng luật, quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục định nhằm giải vụ việc cụ thể, cá biệt VBHC cá biệt gồm có hai loại: Quyết định cá biệt (quyết định nâng lương, định khen thưởng, định bổ nhiệm ); Chỉ thị cá biệt (chỉ thị phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt, việc tốt; - VBHC thông thường: loại văn mang tính thơng tin, điều hành nhằm thực thi văn quy phạm pháp luật, dùng để giải công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép cơng việc quan, tổ chức Có hai loại: VBHC thơng thường khơng có tên loại cơng văn hành chính; VBHC thơng thường có tên loại: thơng cáo, thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, giấy đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm, loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình ) 1.2 Thẩm quyền, trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành quản lý văn hành 1.2.1 Thẩm quyền ban hành văn hành Cơ quan ban hành văn phải theo thẩm quyền Thẩm quyền ban hành văn quan quy định Hiến pháp, Luật Tổ chức Chính phủ, Luật ban hành văn quy phạm pháp luật định thành lập quan đó Văn ban hành phải phù hợp thẩm quyền hình thức thẩm quyền nội dung 1.2.2 Trình tự thủ tục soạn thảo, ban hành văn hành Văn ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan (thuộc thẩm quyền pháp lí ai? thuộc loại nào? phạm vi tác động đến đâu? trật tự pháp lí xác định nào? có mâu thuẫn với văn khác quan quan khác?); Việc soạn thảo văn dựa yêu cầu bản: a) Yêu cầu nội dung văn bản; Đảm bảo yêu cầu thể thức; Đảm bảo tính hệ thống văn (tính thống nhất); Văn phải có tính đại chúng;Tính dân chủ văn bản; Văn phải có tính bắt buộc thực (tính quy phạm) nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật, thông qua văn đề truyền đạt chủ trương, sách nhà nước 1.2.3 Quản lý văn hành Quy trình quản lý văn bao gồm công việc sau: Thống việc tiếp nhận, phát hành lưu giữ văn phận văn thư, lưu trữ quan; Hợp lý hóa q trình ln chủn văn – đến, theo dõi chặt chẽ việc giải văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, xác; Quản lý văn chặt chẽ, đảm bảo bí mật thơng tin, tài liệu, đảm bảo an tồn văn bản; Phục vụ kịp thời yêu cầu khai thác sử dụng văn bản; 1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn hành Thứ người; Thứ hai hành lang pháp lý cho công tác ban hành quản lý VBHC quan; Thứ ba chế, sách quan công tác ban hành quản lý VBHC; Thứ tư hệ thống sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác ban hành, quản lý VBHC; Thứ năm yếu tố mơi trường, điều kiện khí hậu, Tóm lại, yếu tố yếu tố tác động đến chất lượng, hiệu công tác ban hành, quản lý VBHC Chúng có mối quan hệ qua lại, tác động lẫn Yếu tố ảnh hưởng đến yếu tố ngược lại Do đó, nghiên cứu kỹ yếu tố nêu góp phần làm cho chất lượng, hiệu công tác ban hành, quản lý VBHC ngày nâng cao Chương THỰC TRẠNG SOẠN THẢO, BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 2.1 Khái quát Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam quan thuộc Chính phủ, có chức nghiên cứu vấn đề khoa học xã hội; cung cấp luận khoa học cho Đảng Nhà nước việc hoạch định đường lối, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, sách phát triển nhanh bền vững đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa; thực tư vấn sách phát triển; đào tạo sau đại học khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội nước Để thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mình, Viện Hàn lâm có đội ngũ đơng đảo người làm công tác nghiên cứu khoa học, đào tạo tư vấn sách với 2000 cán bộ, cơng chức, viên chức, nhân viên người lao động, đó có 1000 cán trình độ cao, có học hàm, học vị: 16 Giáo sư, Tiến sĩ; 152 Phó Giáo sư Tiến sĩ, 03 Tiến sĩ Khoa học, 285 Tiến sỹ, 749 Thạc sỹ, chuyên gia đầu ngành khoa học xã hội có kỹ nghiên cứu khoa học, kinh nghiệm giảng dạy đại học, sau đại học 2.2 Thực trạng soạn thảo, ban hành quản lý văn hành Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 2.2.1 Các loại văn ban hành Viện Hàn lâm Trong trình hoạt động, để thực thi chức nhiệm vụ pháp luật quy định, Viện Hàn lâm đã tiếp nhận ban hành số lượng lớn loại văn gồm: Văn đến, văn đi, văn chuyên môn, văn tổ chức – xã hội 2.2.2 Phân loại văn hành điều hành Viện nhiệm vụ trị quan Kết cấu văn chặt chẽ kết cấu thành phần là: đặt vấn đề, giải vấn đề kết thúc vấn đề Giữa phần có mối quan hệ chặt chẽ thống với Thể thức kỹ thuật trình bày văn Ở Viện Hàn lâm mẫu biểu văn hành đăng tải phần mềm quản lý văn Viện Nhìn chung, thể thức văn Viện Hàn lâm ngày vào khuôn mẫu thống nhất, đảm bảo tính chân thực hiệu lực pháp lý văn Mỗi loại văn thể phù hợp với thể thức quy định Các yếu tố khác nơi nhận thể quy cách, chức vụ thẩm quyền ký văn thể phù hợp với chức danh ký thừa lệnh, ký thay, ký thừa ủy quyền Có thể thấy rõ ràng ưu điểm việc tiêu chuẩn hóa văn đã tham mưu giúp đơn vị, lãnh đạo việc nâng cao suất giải cơng việc, soạn thảo mà cịn giúp dễ dàng việc kiểm tra, phân loại văn từ văn mang tính khn mẫu cao Tuy nhiên, so sánh với chuẩn mực thể thức kỹ thuật trình bày văn theo Thơng tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, Thơng tư 01/2011/TT-BNV phần lớn văn quản lý Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam chưa chuẩn xác thể thức, hình thức trình bày, thẩm mỹ, kỹ thuật tin học sử dụng tùy tiện phức tạp Thẩm quyền ban hành văn hành Viện Hàn lâm theo quy định Khoản 3, Điều 4, Nghị định số 109/NĐ-CP ngày 26/12/2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Hàn lâm : “Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ban hành văn cá biệt, quy chế hoạt động Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, quy chế tổ chức 10 hoạt động đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam; định bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật chế độ, sách khác theo quy định pháp luật người đứng đầu, cấp phó người đứng đầu đơn vị thuộc Viện Hàn lâm” Theo đó, Viện Hàn lâm thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật, mà ban hành văn cá biệt Quyết định, Quy chế, Quy định, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch… nói chung văn hành nhằm quản lý hoạt động Viện Hàn lâm Như vậy, thẩm quyền hình thức 100% văn hành nói chung văn quản lý nói riêng Viện Hàn lâm đã ban hành thẩm quyền, với quy định pháp luật Về thẩm quyền nội dung, với quy định Nghị định Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Hàn lâm, thời gian qua Viện Hàn lâm đã cụ thể hóa chức năng, nhiệm vụ thơng qua việc ban hành số văn quản lý Trình tự, thủ tục ban hành văn Đa số văn hành Viện Hàn lâm ban hành thực theo bước sau: Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn Bước 2: Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Bước 3: Đăng ký văn Việc đăng ký chung hệ thống số cho loại văn hành thông thường chưa khoa học chưa phù hợp với quy định pháp luật, loại văn hành thơng thường 11 phải đăng ký vào hệ thống số riêng Bước 4: Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển văn Bước 5: Lưu văn Văn lưu chính; lưu văn thư quan, lưu hồ sơ giải công việc chuyên viên Văn phòng Viện Hàn lâm ban hành Quy trình Soạn thảo, ban hành văn theo tiêu chuẩn ISO vào thực Việc áp dụng quy trình việc thực cơng việc giúp nâng cao ý thức trách nhiệm kỷ luật công vụ công chức, viên chức người lao động Việc tuân thủ trình tự, thủ tục ban hành văn giúp đơn vị, cá nhân đảm bảo tiến độ, chất lượng, hiệu công tác ban hành văn 2.3 Quản lý văn hành Viện Hàn lâm Việc đăng ký văn thực máy tính Cuối ngày văn thống kê, in gửi Chủ tịch Viện, Phó Chủ tịch viện, Chánh văn phịng Định kỳ hết tháng in đóng thành sổ đăng ký văn để lưu, phục vụ việc quản lý tra tìm Các trường cơng văn đăng ký đúng, đầy đủ lưu liệu đăng ký văn năm văn thư để quản lý phục vụ việc tra tìm, sau đó chuyển sang lưu trữ Cho đến nay, công tác quản lý lưu trữ văn Viện Hàn lâm đã vào nếp Quy trình quản lý văn thực thống nhất, khoa học đã đáp ứng yêu cầu thống việc tiếp nhận văn bản; hợp lý hóa q trình ln chủn văn theo dõi chặt chẽ việc giải văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, khơng để sót việc, chậm việc; quản lý văn chặt chẽ, bảo đảm giữ gìn bí 12 mật thơng tin tài liệu; bảo quản thu hồi đầy đủ, hạn văn có quy định thu hồi; phục vụ kịp thời yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, sổ sách văn thư vào lưu trữ hành quan thời hạn Tuy nhiên, thực trạng công tác quản lý lưu trữ văn Viện Hàn lâm lên số bất cập: Thứ nhất, việc quản lý văn đơi lúc cịn lỏng lẻo dẫn tới tình trạng cần tra cứu thơng tin từ văn khó khăn, nhiều thời gian, cơng sức Thứ hai, nhìn tổng thể, cách quản lý văn chưa tạo tính liên kết mặt nội dung văn (khi cần tra cứu nội dung theo chuyên đề thường phải thu thập văn từ nhiều nguồn, nhiều nơi, nhiều thời gian, công sức) Thứ ba, Hệ thống quản lý văn điều hành tác nghiệp Viện Hàn lâm sử dụng phiên đầu tiên, chưa qua cập nhật, nâng cấp lớn nên thân phần mềm tồn nhiều hạn chế, khuyết điểm kỹ thuật lập trình, chun mơn, nghiệp vụ, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, tốc độ xử lý phần mềm chậm Thứ tư, với bùng nổ thông tin, khoa học kỹ thuật nay, việc ứng dụng công nghệ đại vào hoạt động Viện Hàn lâm tất yếu, đòi hỏi khách quan vận động phát triển Thứ năm, thực tế, tài liệu kho lưu trữ Văn phòng tồn đọng nhiều mét giá tài liệu chưa phân loại, chỉnh lý dẫn đến tình trạng tra tìm tài liệu, tìm kiếm thông tin gặp nhiều khó khăn cho cán lưu trữ người tra tìm 13 2.4 Đánh giá chung nguyên nhân 2.4.1 Đánh giá chung Cùng với trình xây dựng phát triển Viện Hàn lâm, công tác ban hành quản lý văn hành đã Lãnh đạo Viện đạo quan tâm sâu sát Vì thế, cơng tác ban hành quản lý văn hành đã nâng cấp, đại hóa Các văn hành q trình hoạt động Viện Hàn lâm đã ngày phát huy hiệu lực, hiệu quả, đảm bảo chất lượng ban hành văn Tuy nhiên, sở quy định Nhà nước, Viện Hàn lâm công tác văn bản, thơng qua khảo sát, tìm hiểu thực tiễn cơng tác soạn thảo, ban hành quản lý văn hành Viện Hàn lâm, chúng tơi đã đánh giá nội dung số lượng, chất lượng công tác ban hành quản lý văn Viện, đánh giá ưu điểm, tồn bất cập tìm nguyên nhân mạnh, yếu công tác ban hành quản lý văn hành Viện Hàn lâm Đây sở quan trọng để tìm giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn Viện hàn lâm 2.4.2 Ưu điểm, hạn chế nguyên nhân Mặc dù điều kiện thiếu thốn, nhân lực hạn chế, năm qua, công tác ban hành quản lý văn hành Viện Hàn lâm đã đạt kết đáng khích lệ: Thẩm quyền ban hành văn Viện Hàn lâm tuân thủ theo thẩm quyền ban hành văn hành Nhà nước quy định Việc ban hành văn quản lý Viện Hàn lâm, từ công tác soạn thảo, kiểm duyệt, thẩm định tính pháp lý văn đến 14 kiểm tra thể thức phát hành văn chuẩn hóa đã vào nếp Chất lượng văn đã đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp, tính thống khả thi, tính kịp thời đã góp phần thúc đẩy hoạt động Viện Hàn lâm Công tác văn thư bước tin học hóa bằng hệ thống quản lý văn phần mềm điện tử chung tồn Viện Hàn lâm Việc đưa cơng nghệ thông tin vào quản lý văn giúp cho việc quản lý văn văn thư khoa học, đảm bảo q trình tìm kiếm xử lý thơng tin văn diễn nhanh chóng, thuận lợi hệ thống Các văn hành hàng ngày ban hành, chuyển đối tượng, kịp thời, qua đó định quản lý, ý kiến đạo thực cách nghiêm túc, đảm bảo hiệu công việc cao Văn lưu trữ bảo quản tốt, lưu giữ thông tin quan trọng cho trình quản lý Viện Hàn lâm - Hạn chế, bất cập: Từng đơn vị chưa chủ động việc đề xuất, xây dựng kế hoạch ban hành văn quản lý lĩnh vực đơn vị phụ trách, quản lý mà thực việc ban hành văn quản lý phát sinh yêu cầu thúc dục Ban Chỉ đạo cải cách hành Viện Hàn lâm Trong trình dự thảo văn quản lý chưa tuân thủ đầy đủ trình tự, thủ tục xây dựng văn quản lý như: chưa lấy ý kiến góp ý dự thảo có lấy ý kiến góp ý chưa đảm bảo vê thời gian theo quy định, đối tượng lấy ý kiến hẹp, chất lượng ý kiến góp ý không cao, chưa đảm bảo thời gian theo quy định Không gửi văn để thẩm định trước ban hành Việc quản lý văn phận văn thư lỏng lẻo, 15 chưa nghiêm Thực tế, cịn tình trạng xin số chèn ngày xin số trước chưa có văn phát hành, dẫn đến việc không quản lý, thống kê việc nhảy số, chèn số phần mềm số bỏ trống Việc quản lý hệ thống số văn chưa khoa học, chưa tạo tính liên thơng mặt nội dung hình thức văn Công tác lưu trữ văn Viện Hàn lâm chưa tốt, đó, khai thác tìm kiếm văn không đầy đủ - Nguyên nhân hạn chế, bất cập: Trong trình hoạt động, công tác ban hành quản lý văn hành Viện Hàn lâm đã đạt kết đáng khích lệ, góp phần quan trọng vào việc quản lý hoạt động Viện Hàn lâm Tuy nhiên, bên cạnh đó hạn chế cần khắc phục kịp thời Những hạn chế xuất phát từ nhiều nguyên nhân chủ quan khách quan khác Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BẢN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 3.1 Một số yêu cầu việc nâng cao hiệu công tác soạn thảo, ban hành, quản lý văn hành Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Đảm bảo hiệu công tác soạn thảo, ban hành quản lý VBHC ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu hoạt động Viện Hàn lâm, đó, cần coi soạn thảo, ban hành quản lý VBHC khâu đột phá, nhiệm vụ trọng yếu trình xây dựng phát triển 16 quan nói chung Viện Hàn lâm nói riêng cần phải có giải pháp đồng lý sau đây: Thứ nhất, tính tất yếu khách quan cần phải đổi việc soạn thảo, ban hành quản lý văn Viện Hàn lâm Thứ hai, xuất phát từ nhu cầu ban hành quản lý VBHC Viện Hàn lâm ngày tăng Thứ ba, yêu cầu khai thác thông tin Viện Hàn lâm ngày lớn Thứ tư, xuất phát từ yêu cầu quản lý văn bằng cơng nghệ thơng tin Ngồi để nâng cao hiệu công tác soạn thảo, ban hành quản lý VBHC Viện Hàn lâm, phải tiến hành nhiều giải pháp toàn diện Tuy nhiên, để tiến hành đổi công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn có hiệu việc đổi phải dựa yêu cầu sau: Thứ nhất, cần phải đảm bảo tính pháp chế Thứ hai, đảm bảo tính lịch sử, kế thừa Thứ ba, đảm bảo tính khoa học 3.2 Các giải pháp nâng cao hiệu công tác soạn thảo, ban hành, quản lý văn hành Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Trước thực trạng công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn Viện Hàn lâm với kết quả, hạn chế nguyên nhân tồn phân tích Chương 2, thời gian tới, Viện Hàn lâm, Văn phòng Viện đơn vị thuộc Viện Hàn lâm cần phối kết hợp, nỗ lực thi hành nhiều biện pháp đồng để nâng cao hiệu công tác soạn thảo, ban hành, quản lý văn Viện cho phù hợp với lý 17 luận công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn đồng thời đáp ứng yêu cầu thực tiễn đặt Trong giới hạn nội dung đề tài Luận văn thạc sỹ, xin đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác soạn thảo, ban hành, quản lý văn Viện Hàn lâm: 3.2.1 Nhóm giải pháp thẩm quyền ban hành Tăng cường kiểm tra xử lý văn có dấu hiệu vi phạm pháp luật, không thống tuân theo quy định Nhà nước Viện Hàn lâm Mục đích cơng tác kiểm tra nhằm phát văn trái thẩm quyền ban hành thẩm quyền hình thức thẩm quyền nội dung, để kịp thời đình việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ bãi bỏ văn đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp thống hệ thống văn quản lý 3.2.2 Nhóm giải pháp bảo đảm hình thức văn hành Chuẩn hóa thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý: Văn phòng nghiên cứu áp dụng quy định Thông tư 01/2011/TT-BNV để thiết kế tập tin văn mẫu đảm bảo chuẩn mực Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, phổ biến toàn Viện Hàn lâm, cho công chức, viên chức, người lao động sử dụng chúng, cần nhập nội dung văn cập nhật thông tin cụ thể cách dễ dàng, nhanh chóng, thuận tiện mà khơng phải gặp rắc rối kỹ thuật tin học phức tạp, tùy tiện Nói cách khác, sử dụng tập tin văn mẫu để soạn thảo văn cụ thể máy tính phải dễ dàng, thuận tiện việc dùng bút điền vào chỗ trống văn mẫu thống đã in sẵn giấy Đây cơng đoạn mang tính định để khắc phục hạn chế nêu giúp cho người soạn thảo 18 văn tập trung công sức, thời gian chủ yếu vào soạn thảo thành phần nội dung mà đảm bảo chuẩn mực, thống thể thức Nên cài đặt tập tin văn mẫu lên phần mềm quản lý văn bản, Website Viện Hàn lâm Tổ chức phổ biến, tập huấn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; nâng cao nhận thức cho công chức, viên chức, người lao động ý nghĩa, tầm quan trọng việc chuẩn hóa thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; hướng dẫn sử dụng tập tin văn mẫu để soạn thảo văn cụ thể 3.2.3 Nhóm giải pháp bảo đảm chất lượng văn hành Coi trọng cơng tác thẩm định văn quản lý, nâng cao khả công tác đảm bảo chất lượng văn ban hành Có chế tài quy định xử lý văn khơng tn theo trình tự, thủ tục soạn thảo Nâng cao lực nhận thức đội ngũ cán soạn thảo quản lý văn hành chính, văn quản lý Muốn thực tốt công tác văn bản, vấn đề đội ngũ cán cần có nhận thức đầy đủ trách nhiệm có hiểu biết yêu cầu cuả việc ban hành quản lý văn Trong đó, số cán chưa nhận thức đầy đủ vấn đề Chính vậy, Viện Hàn lâm cần có biện pháp cụ thể để bước nâng cao nhận thức cán vai trị tầm quan trọng cơng tác soạn thảo, ban hành quản lý văn như: Tổ chức tập huấn cho đội ngũ lãnh đạo chuyên viên; có biện pháp khen thưởng phê bình cá nhân, đơn vị ban hành quản lý văn tốt chưa tốt 19 3.2.4 Nhóm giải pháp khác Tăng cường đầu tư kinh phí, điều kiện cần thiết đảm bảo cho hoạt động ban hành văn quản lý cơng tác rà sốt văn quản lý Cơng tác rà sốt, hệ thống hóa văn có vai trò ý nghĩa quan trọng việc bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp, thống nhất, đồng hệ thống pháp luật, đáp ứng tình hình phát triển kinh tế xã hội, giúp cho công tác xây dựng, áp dụng, thi hành pháp luật hiệu quả, thuận tiện, tăng cường tính cơng khai, minh bạch văn quản lý Để công tác đạt kết tích cực cần có đầy đủ điều kiện bảo đảm để thực kinh phí bảo đảm cho cơng tác rà sốt, hệ thống hóa văn bản, sở liệu rà soát, hệ thống hóa văn điều kiện bảo đảm khác phục vụ cho công tác rà soát, hệ thống hóa văn Tiếp tục xây dựng hoàn thiện văn quản lý Viện công tác ban hành quản lý văn Văn phòng Viện đơn vị Chủ tịch Viện giao nhiệm vụ cần tiến hành việc rà soát, bổ sung, hồn thiện văn mà Văn phịng đã ban hành công tác văn bản, tiến hành xây dựng Quy chế, Quy trình nghiệp vụ công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn đơn vị, đồng thời tham mưu, giúp việc Chủ tịch Viện sớm triển khai áp dụng cho đơn vị trực thuộc toàn Viện thực để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ tình hình Tăng cường kiểm tra thường xuyên, đột xuất công tác văn đánh giá chất lượng, hiệu công tác để công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn thống toàn Viện Theo mục tiêu, yêu cầu đề phải thường xuyên thực kiểm tra công tác văn Viện nhằm kịp thời biểu dương tập thể, cá 20 nhân thực tốt, phát kịp thời khắc phục thiếu sót tập thể, cá nhân thực chưa tốt để xảy sai sót Phải coi nhiệm vụ kiểm tra cơng tác văn nghĩa vụ trách nhiệm gắn với việc đánh giá lực, hiệu quản lý đội ngũ cán bộ, đồng thời tiêu chí để xem xét đánh giá kết thi đua khen thưởng tập thể, cá nhân hàng năm quan Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý lưu trữ văn Viện Hàn lâm Do đặc thù quan nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn nên nhu cầu khai thác, cập nhật nguồn thông tin đội ngũ cán Viện lớn, u cầu tin học hóa cơng việc nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đơn vị tác nghiệp công tác văn cao, đồng thời thực tin học hoá công tác văn hạn chế tối đa sai sót góp phần nâng cao trình độ cán nhân viên làm công tác Viện Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin cịn số hạn chế trình độ tin học số phận cán công chức quan Để ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn đáp ứng yêu cầu đề cần: Đẩy nhanh tiến độ ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác Văn phịng nói chung, cơng tác ban hành, quản lý văn nói riêng theo phương châm tiết kiệm, thiết thực, kết hợp hiệu trước mắt lâu dài Khẩn trương thực việc quản lý, gửi nhận, xử lý lưu trữ văn đi, đến đồng trên mạng nội Viện, góp phần phục vụ tốt hoạt động lãnh đạo, đạo điều hành cấp lãnh đạo Viện; Xây dựng, bổ sung, hoàn chỉnh hệ thống văn đảm bảo 21 tính pháp lý việc giao tiếp đơn vị, cá nhân qua mạng; Tổ chức lớp bồi dưỡng tin học cho tất cán công chức quan để đảm bảo có thể sử dụng máy vi tính để soạn thảo văn bản; Xây dựng phần mềm soạn thảo, ban hành, quản lý văn hồ sơ công việc; Xây dựng phần mềm hệ thống thông tin báo cáo KẾT LUẬN Việc Hàn lâm KHXH Việt Nam xây dựng, ban hành quản lý văn Viện Hàn lâm có tiến rõ rệt so với trước Tuy đã có bước phát triển chất, song xét tổng thể, công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam chưa thực đáp ứng yêu cầu tình hình mới, Sau nghiên cứu đề tài “Văn hành từ thực tiễn Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam” có thể rút số kết luận sau đây: Công tác ban hành quản lý văn Viện thời gian qua quan tâm ý Rất nhiều định, quy chế, quy định, quy trình cơng tác ban hành Bên cạnh kết đạt được, công tác ban hành quản lý văn Viện bộc lộ nhiều hạn chế cần quan tâm khắc phục: Sự phối kết hợp việc thực quy trình soạn thảo, ban hành quản lý văn chưa thật rõ ràng dẫn đến tồn văn sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, ngơn ngữ văn phong Ngun nhân tồn có nhiều, chủ quan khách quan Để khắc phục tình trạng trên, nhằm nâng cao chất lượng 22 việc xây dựng, ban hành quản lý Viện điều kiện cải cách hành nhà nước nay, phải tiến hành hàng loạt biện pháp khác phải ý thức rằng đó trình Trước mắt cần tập trung vào việc mẫu hóa hình thức văn Viện đặc biệt văn quản lý chứa đựng thơng tin có tính chất sách, quy tắc nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội Viện Hàn lâm Tiếp theo cần thống chuẩn hóa quy trình soạn thảo, ban hành quản lý văn bản, tạo điều kiện cho việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin vào công tác xây dựng ban hành quản lý văn Đồng thời, tin học hóa cơng tác soạn thảo, ban hành quản lý văn lại có tác động tích cực trở lại việc xây dựng hồn thiện hệ thống văn Viện Soạn thảo, ban hành, quản lý văn khơng mục đích tự thân mà hết mục đích cho hệ thống văn Viện thực trở thành phương tiện, công cụ thực quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ Viện thực tiễn Trong phạm vi nghiên cứu Luận văn, nội dung nghiên cứu bước đầu Nếu xét tầm vĩ mô thì để nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn cần nghiên cứu để xây dựng mẫu hóa kết cấu nội dung, ngôn ngữ văn phong; nghiên cứu ứng dụng ISO soạn thảo, ban hành quản lý văn bản… Tất đó chắn góp phần cải tiến lề lối làm việc, thủ tục hành chính, tăng cường hiệu hoạt động Viện, góp phần bảo đảm thành cơng cơng cải cách hành mà tiến hành Mong rằng thời gian không xa, công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn Viện Hàn lâm nói riêng, nước nói 23 chung thực có bước vươn lên mạnh mẽ, đại, xứng đáng với thước đo trình phát triển hành nước nhà nói chung, thể tinh thần trách nhiệm nhà quản lý tương lai đất nước - xã hội, đồng thời phát huy giá trị tài liệu công xây dựng bảo vệ đất nước Với thời gian khuôn khổ Luận văn Thạc sỹ giới hạn trình độ, chắn Luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót hạn chế Do để tiếp tục hoàn thiện hệ thống văn Viện Hàn lâm nói riêng hệ thống văn nhà nước nói chung, vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu thời gian tới Có thể coi hướng mở Luận văn hy vọng thời gian tới, có điều kiện nghiên cứu tiếp vấn đề mà Luận văn chưa có điều kiện tiếp cận./ 24 ... thảo, ban hành quản lý văn hành Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn hành Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Chương... ban hành, quản lý VBHC ngày nâng cao Chương THỰC TRẠNG SOẠN THẢO, BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 2.1 Khái quát Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt. .. dạy đại học, sau đại học 2.2 Thực trạng soạn thảo, ban hành quản lý văn hành Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 2.2.1 Các loại văn ban hành Viện Hàn lâm Trong trình hoạt động, để thực thi