Quy trình ban hành văn bản hành chính tại ủy ban nhân dân tỉnh thanh hóa (tt)

Nhằm giải quyết những hạn chế trên đồng thời tìm ra biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, phục

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Công trình được hoàn thành tại:

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH

Người hướng dẫn khoa họcPGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân:

Phản biện 1: ………

……….………

Phản biện 2: ………

……… ………

Phản biện 3: ………

……….………

Luận án sẽ được bảo vệ trước Hội đồng đánh giá luận án cấp Học viện Địa điểm: Phòng Nhà ……, Học viện Hành chính Quốc gia Số: 77 - Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa - Hà Nội Thời gian: vào hồi ……… giờ … ngày … tháng … Năm ………

Có thể tìm hiểu luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam hoặc thư viện của Học viện

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản được thể hiện tính quyền lực, trình độ quản lý, tính trang trọng, uy nghiêm của nhà nước, của một quốc gia dân tộc Các cơ quan từ Trung ương đến địa phương đều sử dụng văn bản như những phương tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý

để điều hành công việc Văn bản hành chính nhà nước không những là phương tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý mà còn thể hiện mối quan hệ giữa cơ quan nhà nước với nhau, và giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức, công dân, thể hiện phương thức, lề lối làm việc của từng cơ quan

UBND tỉnh Thanh Hóa hàng năm có số lượng văn bản hành chính được ban hành rất lớn (năm 2015 là 22.214 văn bản) Tuy nhiên, UBND tỉnh Thanh Hóa chưa xây dựng được quy trình ban hành văn bản hành chính cụ thể, chi tiết, chính vì vậy, công tác ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa vẫn chưa phát huy hết hiệu lực, hiệu quả Nhằm giải quyết những hạn chế trên đồng thời tìm ra biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, phục vụ tốt cho công tác quản lý nhà nước tại địa phương, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước thì việc nghiên cứu quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa

là hết sức cần thiết để cải cách nền hành chính, nâng cao năng lực quản lý nhà nước, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong cải cách thủ tục hành chính, thu hút nhiều nhà đầu tư góp phần xây dựng tỉnh Thanh

Hóa phát triển hơn nữa Đó chính là lý do tôi lựa chọn đề tài: “Quy

trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa”

2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Trong những năm gần đây có nhiều công trình nghiên cứu, sách,

giáo trình, sách chuyên khảo, các luận án Tiến sĩ, luận văn Thạc sỹ

nghiên cứu về vấn đề này

Nhìn chung, các công trình và tài liệu khoa học đều có chất

lượng khoa học và giá trị sử dụng, ứng dụng cao Tuy nhiên, hầu hết

các công trình trên còn mang tính khái quát cao, chưa tập trung giải

quyết các vấn đề thực tiễn tại các đơn vị Đặc biệt, chưa có công trình

nào nghiên cứu về quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban

nhân dân tỉnh Thanh Hóa Chính vì vậy, việc nghiên cứu quy trình ban

hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa là hết

sức cần thiết, đặc biệt, trong giai đoạn hiện nay khi tỉnh Thanh Hóa

đang tiến hành cải cách hành chính cũng như đang cải cách thủ tục

hành chính để thu hút các nhà đầu tư về tỉnh

3 Mục đích nghiên cứu của luận văn

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn để đưa ra những

phương hướng và giải pháp hoàn thiện quy trình ban hành văn bản

hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, đáp ứng yêu cầu đổi

mới và cải cách hành chính tại tỉnh Thanh Hóa

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là quy trình ban hành văn bản hành chính

tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi không gian: Căn cứ vào đề tài luận văn, tác giả chủ

yếu nghiên cứu quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh

Thanh Hóa

- Phạm vi thời gian: Trong điều kiện nghiên cứu và thời gian có

hạn, phạm vi đề tài tập trung nghiên cứu việc ban hành văn bản hành chính nhà nước của UBND tỉnh Thanh Hóa trong giai đoạn 2012 -

5.2 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu, luận văn đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cơ bản sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đây là phương pháp nghiên

cứu được sử dụng chủ yếu để xây dựng cơ sở lý luận của luận văn Thông qua phân tích các tài liệu, tác giả có thể hình thành hệ thống cơ

sở lý luận theo cách tiếp cận riêng và cung cấp cơ sở cho việc đánh giá thực trạng, đề xuất các giải pháp cho việc ban hành văn bản hành chính

- Phương pháp phân tích - tổng hợp: Phương pháp này được

thực hiện nhằm xử lý theo trình tự khoa học, logic các thông tin, số liệu đã thu thập được về việc ban hành văn bản hành chính, sau đó tiến hành tổng hợp để đưa ra kết luận phù hợp

+ Phương pháp quan sát: Phương pháp này được sử dụng nhằm

thu thập thông tin tại UBND tỉnh Thanh Hóa Những thông tin thu thập được thông qua phương pháp quan sát được tác giả phân tích,

đánh giá để làm rõ thực trạng về việc ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa

+ Phương pháp thống kê: Phương pháp này được sử dụng trên

cơ sở phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ công việc của UBND tỉnh Thanh Hóa, thống kê những văn bản đã được ban hành qua các năm, qua đó nắm rõ những loại văn bản nào là đối tượng nghiên cứu của luận văn, thống kê số lượng văn bản qua từng năm, cung cấp thông tin cho luận văn được đầy đủ hơn

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

6.1 Ý nghĩa lý luận: Góp phần làm rõ hơn cơ sở lý luận về quy

trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa

6.2 Ý nghĩa thực tiễn: Phân tích thực trạng quy trình ban hành

văn bản hành chính, rút ra những ưu điểm, hạn chế trong quy trình ban

hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa, từ đó đưa ra các

giải pháp trong quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phần phụ lục, nội dung của luận văn được kết cấu thành 3 chương, bao gồm:

Chương 1: Cơ sở lý luận về quy trình ban hành văn bản hành

chính tại UBND cấp tỉnh

Chương 2: Thực trạng quy trình ban hành văn bản hành chính

tại Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện quy trình ban hành văn

bản hành chính tại Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa

Chương 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH BAN HÀNH

VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1 Khái quát về văn bản hành chính

1.1.1 Khái niệm văn bản hành chính

1.1.1.1 Khái niệm văn bản

“Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay một loại ký hiệu nhất định” theo quan điểm của Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản [15, tr.8]

1.1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước

“Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản

lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân”[15, tr.9]

1.1.1.3 Khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước

văn bản quản lý hành chính nhà nước là những quyết định hoặc những

thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý hành chính nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau hoặc giữa các cơ quan hành chính nhà nước với các tổ chức và công dân

1.1.1.4 Khái niệm văn bản hành chính

Văn bản hành chính là một trong bốn loại văn bản hình thành

trong các cơ quan, tổ chức (trong hệ thống cơ quan nhà nước cũng như trong các tổ chức doanh nghiệp, tổ chức xã hội và xã hội - nghề nghiệp) Đây là loại văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định cá

biệt và thông tin quản lý để phục vụ hoạt động điều hành các công việc hành chính cụ thể của các cơ quan tổ chức Văn bản hành chính

bao gồm nhóm văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường

1.1.2 Các loại văn bản hành chính

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm

2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định các hình thức văn bản hành chính gồm 23 loại văn bản Tuy nhiên, ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ ban hành Nghị định số 09/2010/NĐ - CP về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ - CP đã

bổ sung thêm một số loại văn bản hành chính, tổng cộng gồm 32 loại

văn bản

1.1.3.1 Yêu cầu về nội dung

Để đảm bảo các yêu cầu về nội dung, văn bản phải đảm bảo một

số yêu cầu: tính mục đích, tính hợp pháp, tính khoa học, tính khả thi

1.1.3.2 Yêu cầu về thể thức

Theo Thông tư 01/2011/TT-BNV thì các yếu tố thể thức chung và các yếu tố thể thức có thể có, cấu thành văn bản được quy định tại các điều từ điều 6 đến điều 15 Chương II, cụ thể như: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận

- Các thành phần bổ sung có những yếu tố: dấu chỉ mức độ mật; dấu chỉ mức độ khẩn; chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

1.1.3.3 Yêu cầu ngôn ngữ của văn bản hành chính

Việc sử dụng các đơn vị ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải đảm bảo sự chuẩn xác, phù hợp với đặc điểm nội dung và mục đích ban hành văn bản và đảm bảo các nội dung như:

a) Sử dụng từ ngữ chuẩn xác về nghĩa, đơn nghĩa; không dùng từ

đa nghĩa làm phát sinh những cách hiểu mơ hồ, có thể bị xuyên tạc

hoặc lợi dụng làm tổn hại quyền lợi của Nhà nước và nhân dân; hạn

chế đến mức tối đa các từ viết tắt để đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng, nghiêm túc của văn bản

b) Viết câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt, tức

là có đầy đủ hai thành phần nòng cốt: chủ ngữ và vị ngữ; diễn đạt câu chính xác, rõ ràng, mạch lạc; đảm bảo tính logic, nhất quán giữa các

vế, các mệnh đề của câu, các đoạn văn cần được thực hiện sao cho văn bản phản ánh trung thành và trọn vẹn nội dung thông tin của tác giả

1.2 Văn bản hành chính trong hoạt động quản lý của UBND cấp tỉnh

1.2.1 Vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tại UBND cấp tỉnh

Văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tại UBND cấp tỉnh có vai trò rất quan trọng, thể hiện cụ thể như sau:

- Thứ nhất, văn bản quản lý hành chính nhà nước nói chung và văn bản hành chính nói riêng có vai trò đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành của mọi cơ quan, tổ chức;

- Thứ hai, văn bản hành chính là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý;

- Thứ ba, là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

- Thứ tư, là công cụ quan trọng để xây dựng hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước

1.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh

Tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa có thẩm quyền ký các văn bản về những vấn đề thuộc thẩm quyền quyết định của tập thể UBND tỉnh; các văn bản chỉ đạo điều hành thuộc lĩnh vực do Chủ tịch UBND tỉnh trực tiếp phụ trách; quyết định đình chỉ thi hành hoặc bãi bỏ văn bản trái pháp luật của các sở, UBND cấp huyện; quyết định đình chỉ thi hành văn bản trái pháp luật của HĐND cấp huyện và đề nghị HĐND tỉnh bãi bỏ; tờ trình, báo cáo của UBND tỉnh gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, HĐND tỉnh và các văn bản khác theo thẩm quyền

Các Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký thay Chủ tịch UBND tỉnh các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách, trường hợp Phó Chủ tịch đi vắng, Chủ tịch ký hoặc chỉ định Phó chủ tịch khác ký văn bản thuộc lĩnh vực được phân công của Phó Chủ tịch đi vắng

Chánh Văn phòng UBND tỉnh được ký thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh các văn bản như: giấy mời họp, thông báo kết luận của Chủ tịch hoặc các Phó Chủ tịch UBND tỉnh tại các cuộc họp của UBND tỉnh, cuộc họp, buổi làm việc do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh chủ trì; văn bản thông báo ý kiến và kết quả xử lý các công việc cụ thể của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh để các cơ quan liên quan biết và thực hiện; các văn bản khác theo quy định của Chủ tịch UBND tỉnh; Chánh Văn phòng UBND tỉnh có thể uỷ quyền cho Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh ký thay các văn bản theo phân công nhiệm vụ của Văn phòng UBND tỉnh

1.2.3 Hệ thống văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh

Sơ đồ 2.1 Hệ thống văn bản

của UBND tỉnh Thanh Hóa

1.3 Quy trình ban hành văn bản hành chính

1.3.1 Khái niệm quy trình và quy trình ban hành văn bản hành chính

1.3.1.1 Quy trình

Hiện nay, trong thực tế, khi bàn về quy trình, có nhiều quan niệm

khác nhau về quy trình Theo các nhà nghiên cứu hành chính: Quy trình

là thuật ngữ được sử dụng khi nói về”Một loạt liên tục các hoạt động theo trình tự thống nhất, hợp lý với các bước phải tuân theo một cách

Hệ thống văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa

Văn bản cá biệt

Quyết định Chỉ thị

Văn bản hành chính thông thường

Công văn Thông báo

Báo cáo

Tờ trình

Kế hoạch Giấy mời Phiếu chuyển

………

thứ tự, lần lượt (do Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành) bắt buộc các chủ thể có liên quan phải thực hiện đúng khi tiến hành một công việc xác định nào đó”[21, tr162]

1.3.1.2 Quy trình ban hành văn bản hành chính

Thuật ngữ quy trình ban hành văn bản cũng được khá nhiều các nhà nghiên cứu, đặc biệt là các nhà nghiên cứu hành chính đề cập tới và đưa ra những quan niệm của mình về thuật ngữ này có thể hiểu một cách chung nhất như sau: Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là trình tự các bước mà cơ quan, tổ chức phải tiến hành trong quá trình soạn thảo, ban hành văn bản nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả sử dụng của văn bản được ban hành

1.3.2 Quy trình chung ban hành văn bản hành chính

Hiện nay, chúng ta vẫn chưa có văn bản nào quy định về trình tự, thủ tục ban hành các văn bản hành chính thật cụ thể theo từng loại hoặc nhóm loại văn bản mà chỉ dừng ở mức quy định ra một quy trình chung cho tất cả các loại văn bản Tại điều 6,7,8,9,10 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

và các quy định được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 trong đó có các quy định về quy trình ban hành các loại văn bản (trừ văn bản quy phạm pháp luật) trong đó có văn bản hành chính như sau:

“Điều 6 Soạn thảo văn bản

Điều 7 Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt Điều 8 Đánh máy, nhân bản

Điều 9 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Điều 10 Ký văn bản”

1.3.3 Sự cần thiết phải xây dựng và tuân thủ quy trình ban hành

Tại UBND cấp tỉnh, hàng năm đều phải đưa ra các chiến lược phát

triển kinh tế - xã hội, chính vì vậy, đòi hỏi nâng cao hiệu lực, hiệu quả

quản lý nhà nước Một trong những nhiệm vụ quan trọng của UBND cấp

tỉnh là làm sao văn bản hành chính được ban hành có chất lượng, có giá

trị thực tế, không mang tính hình thức bởi vì chỉ khi các văn bản hành

chính có hiệu lực pháp lý thì mới đảm bảo quyền uy của cơ quan nhà

nước ở địa phương Chính vì vậy, nếu UBND cấp tỉnh đưa ra một quy

trình ban hành văn bản hành chính thống nhất, tuân thủ theo các quy

định hiện hành của pháp luật sẽ đạt được hiệu quả cao trong trong công

tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản, từ đó nâng cao hiệu lực,

hiệu quả trong quản lý tại UBND cấp tỉnh

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng tới việc đảm bảo thực hiện quy trình

ban hành văn bản hành chính

Trong việc thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính, các

yếu tố ảnh hưởng trực tiếp như:

- Các quy chế, quy định; Đội ngũ cán bộ, công chức; Bộ máy

làm việc; Thiết bị, cơ sở vật chất; Ứng dụng công nghệ thông tin

Chương 2 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND TỈNH THANH HÓA

2.1 Khái quát chung về tỉnh Thanh Hóa

2.1.1 Điều kiện tự nhiên

Thanh Hoá là một tỉnh lớn của Bắc Trung Bộ, có lãnh thổ rộng

lớn: 11.129,48 km2, là tỉnh có diện tích lớn thứ 5 trong cả nước Thanh

hoá nằm ở vị trí trung chuyển giữa các tỉnh phía Bắc và các tỉnh phía