Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh hóa (LV thạc sĩ)

Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh hóa (LV thạc sĩ)Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh hóa (LV thạc sĩ)Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh hóa (LV thạc sĩ)Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh hóa (LV thạc sĩ)Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh hóa (LV thạc sĩ)Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh hóa (LV thạc sĩ)Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh hóa (LV thạc sĩ)Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh hóa (LV thạc sĩ)Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh hóa (LV thạc sĩ)Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh hóa (LV thạc sĩ)Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh hóa (LV thạc sĩ)Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh hóa (LV thạc sĩ)Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh hóa (LV thạc sĩ)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THỊ MINH

QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN

HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN

TỈNH THANH HÓA

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI - 2016

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THỊ MINH

QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN

TỈNH THANH HÓA

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Chuyên ngành: Quản lý công

Mã số: 603404 03

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS.TS NGUYỄN THỊ THU VÂN

HÀ NỘI - 2016

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin được gửi lời cảm ơn trân trọng và sâu sắc nhất đến cô giáo PGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân - người đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn cho tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài này

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo công tác tại Học viện Hành chính Quốc Gia đã truyền dạy những kiến thức quí báu, tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình học tập tại Học viện và truyền đạt những kinh nghiệm cho luận văn hoàn thành được thuận lợi

Đồng thời tôi xin gửi lời cảm ơn Lãnh đạo UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, đồng nghiệp trong cơ quan Văn phòng UBND tỉnh đã tạo điều kiện về mặt thời gian để tôi tham gia và hoàn thành khóa học một cách tốt nhất Cảm ơn gia đình và bạn bè những người luôn ở bên và động viên, giúp

đỡ tôi những lúc khó khăn

Xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày 15 tháng 9 năm 2016

Nguyễn Thị Minh

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chƣa từng đƣợc ai công bố trong bất

kỳ công trình nào khác

Tác giả

Nguyễn Thị Minh

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ

HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân VBHC Văn bản hành chính

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 7

1.1 Khái quát về văn bản hành chính 7

1.1.1 Khái niệm văn bản hành chính 7

1.1.2 Các loại văn bản hành chính 10

1.1.3 Những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính 16

1.2 Văn bản hành chính trong hoạt động quản lý của UBND cấp tỉnh 23

1.2.1 Vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tại UBND cấp tỉnh 23

1.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh 26

1.2.3 Hệ thống văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh 27

1.3 Quy trình ban hành văn bản hành chính 28

1.3.1 Khái niệm quy trình và quy trình ban hành văn bản hành chính 28

1.3.2 Quy trình chung ban hành văn bản hành chính 29

1.3.3 Sự cần thiết phải xây dựng và tuân thủ quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh 33

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng tới việc đảm bảo thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính 35

1.4.1 Các quy chế, quy định 35

1.4.2 Đội ngũ cán bộ, công chức 35

1.4.3 Bộ máy làm việc 36

1.4.4 Thiết bị, cơ sở vật chất 37

1.4.5 Ứng dụng công nghệ thông tin 37

1.4.6 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 38

Tiểu kết Chương 1 39

Chương 2 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND TỈNH THANH HÓA 41

2.1 Khái quát chung về tỉnh Thanh Hóa 41

2.1.1 Điều kiện tự nhiên 41

2.1.2 Điều kiện kinh tế - xã hội 43

2.1.3 Tổ chức bộ máy của UBND tỉnh Thanh Hóa 49

2.2 Thực trạng xây dựng và tuân thủ quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa 51

2.2.1 Số lượng văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa 51

2.2.2 Thực trạng xây dựng quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa 54

2.3 Các lỗi thường gặp trong quá trình ban hành văn bản hành chính 60

2.4 Đánh giá tác động của việc tuân thủ quy trình đến chất lượng ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa 61

2.4.1 Về chất lượng ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa 62

2.4.2 Về thể thức văn bản hành chính ban hành tại UBND tỉnh Thanh Hóa 67

2.5 Nhận xét chung 71

2.5.1 Về ưu điểm 72

2.5.2 Về một số tồn tại 73

2.5.3 Nguyên nhân của những tồn tại 74

Tiểu kết chương 2 76

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND TỈNH THANH HÓA 77

3.1 Cơ sở để đề xuất các giải pháp xây dựng Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa 77

3.1.1 Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn cần xây dựng một quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa 77

3.1.2 Xuất phát từ những quy định của pháp luật liên quan đến quy trình ban hành văn bản hành chính 78

3.2 Các giải pháp 79

3.2.1 Xây dựng lại Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa 79

3.2.2 Xây dựng quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa 80

3.2.3 Tăng cường giáo dục nâng cao nhận thức về công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản cho cán bộ, công chức công tác tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa 89

3.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình ban hành văn bản hành chính để rút ngắn thời gian thực hiện quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa 90

3.2.5 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính 91

3.2.6 Mẫu hóa các văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa 92

Tiểu kết chương 3 94

KẾT LUẬN 95

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 97

PHỤ LỤC 100

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Sơ đồ 2.1 Hệ thống văn bản của UBND tỉnh Thanh Hóa 27

Sơ đồ 2.2 Quy trình ban hành văn bản hành chính hiện đang thực hiện tại UBND tỉnh Thanh Hóa 55

Biểu đồ 2.1 Tổng số văn bản hành chính theo các năm của UBND tỉnh Thanh Hóa 52

Bảng 2.1 Thống kê số lượng ban hành văn bản từ năm 2012 đến 30/6/2016 tại UBND tỉnh Thanh Hóa 53

Bảng 2.2 Tỉ lệ văn bản mắc lỗi các năm từ 2012-30/6/2016 .62

Bảng 3.3 Các bước hình thành Văn bản hành chính 86

Bảng 3.4 Các bước hình thành văn bản hành chính 88

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong công cuộc đổi mới toàn diện đất nước, đồng thời với việc đổi mới

về kinh tế thì cải cách hành chính cũng đã và đang được tiến hành Để đề ra các đường lối đẩy mạnh công cuộc đổi mới đất nước trong điều hành công việc không thể thiếu được công tác văn bản, nhất là trong giai đoạn hiện nay, việc xây dựng và ban hành văn bản hành chính càng giữ một vị trí quan trọng, đặc biệt là các cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương

Văn bản là phương tiện dùng để ghi lại và truyền đạt thông tin, nó giữ vai trò quan trọng không thể thiếu trong hoạt động đời sống xã hội Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản còn được thể hiện tính quyền lực, trình độ quản lý, tính trang trọng, uy nghiêm của nhà nước, của một quốc gia dân tộc Các cơ quan

từ Trung ương đến địa phương đều sử dụng văn bản như những phương tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý để điều hành công việc Văn bản hành chính nhà nước không những là phương tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý mà còn thể hiện mối quan

hệ giữa cơ quan nhà nước với nhau, và giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức, công dân, thể hiện phương thức, lề lối làm việc của từng cơ quan

Thanh Hóa là tỉnh nằm ở Bắc Trung Bộ, cách thủ đô Hà Nội 154km về phía Nam và cách thành phố Hồ Chí Minh 1.560km về phía Bắc Phía Nam giáp tỉnh Nghệ An; phía Bắc giáp với 3 tỉnh: Sơn La, Hòa Bình và Ninh Bình; phía Tây giáp với nước CHDCND Lào, với đường biên giới dài 192km; phía Đông là Vịnh Bắc Bộ với chiều dài 102km bờ biển Diện tích tự nhiên là 11.130km2; toàn tỉnh có 27 đơn vị hành chính cấp huyện và tương đương (gồm 1 thành phố, 02 thị xã và 24 huyện) với 637 xã, phường, thị trấn; dân số gần 3,5 triệu người, đứng thứ 3 cả nước, sau thủ đô Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh Với nhiều đặc điểm riêng biệt, Thanh Hóa được ví như một “Việt

Nam thu nhỏ” Chính vì đặc điểm đó mà tại UBND tỉnh Thanh Hóa hàng năm

có số lượng văn bản hành chính được ban hành rất lớn (năm 2015 là 22.214 văn bản) Tại UBND tỉnh Thanh Hóa cũng đã chú trọng đến công tác ban hành văn bản hành chính, Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa đã ban hành Quyết định “Ban hành Quy định về lập hồ sơ trình giải quyết công việc, phát hành văn bản, lưu trữ và tra cứu hồ sơ của Văn phòng UBND tỉnh” Tuy nhiên, Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa chưa xây dựng được quy trình ban hành văn bản hành chính cụ thể, chi tiết, chính vì vậy, công tác ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa vẫn chưa phát huy hết hiệu lực, hiệu quả Vẫn tồn tại một số văn bản sai thể thức, lỗi kỹ thuật trình bày, các văn bản hành chính vẫn còn lỗi chính tả, một số quyết định (cá biệt) căn cứ sai Luật chính quyền địa phương, tên loại văn bản không phù hợp với nội dung thông tin mà văn bản chứa đựng, sử dụng các từ viết tắt sai quy định, dùng Công văn của Văn phòng UBND tỉnh để đính chính nội dung của các Quyết định do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh đã ký ban hành nhưng sai sót về nội dung

Nhằm giải quyết những hạn chế trên đồng thời tìm ra biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính tại

Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, phục vụ tốt cho công tác quản lý nhà nước tại địa phương, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước thì việc nghiên cứu quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa là hết sức cần thiết để cải cách nền hành chính, nâng cao năng lực quản lý nhà nước, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong cải cách thủ tục hành chính, thu hút nhiều nhà đầu tư góp phần xây dựng tỉnh Thanh Hóa phát triển

hơn nữa Đó chính là lý do tôi lựa chọn đề tài: “Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa”

2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Hoạt động nghiên cứu công tác soạn thảo văn bản đã và đang là đề tài thu hút sự quan tâm nghiên cứu của nhiều nhà khoa học trong và ngoài nước, các thầy cô giáo cũng như các học viên Tiêu biểu là các công trình khoa học: Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước của PGS.TS Lưu Kiếm Thanh, Nhà xuất bản Thống kê, H 2001; Soạn thảo, ban hành và quản

lý văn bản quản lý nhà nước của Tạ Hữu Ánh; Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức của Tạ Hữu Ánh (Nxb Lao động 2008); Một số vấn đề

về văn bản quản lý nhà nước, Lưu trữ - Lịch sử và quản lý hành chính của GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm (Nxb Chính trị - Hành chính 2011)

Bên cạnh các sách, giáo trình còn có nhiều khóa luận tốt nghiệp, luận văn cao học, luận án tiến sĩ: “Hoàn thiện quy trình ban hành văn bản quy phạm pháp luật tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” của Nguyễn Công Hiền (Học viện Hành chính, 2013); “Hoàn thiện quy trình ban hành văn bản hành chính tại Trường Cao đẳng sư phạm Trung ương” của Đặng Anh Minh (Học viện Hành chính, 2013); “Hoàn thiện quy trình ban hành văn bản quản lý nhà nước của hệ thống cơ quan hành chính nhà nước” của Hà Quang Thanh (Học viện Hành chính, 2010); “Nâng cao chất lượng ban hành văn bản quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội” của Nguyễn Quốc Hoàn (Học viện Hành chính, 2015); “Nâng cao chất lượng ban hành văn bản quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp huyện thành phố Hà Nội” của Vũ Đình Lãm (Học viện Hành chính, 2012); “Hoàn thiện quy trình ban hành và thực hiện văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương cấp tỉnh”, tác giả Hà Quang Thanh, 2008 và hàng loạt các bài tạp chí viết về văn bản quản lý hành chính nhà nước, văn bản hành chính nhà nước Nhìn chung, các công trình và tài liệu khoa học đều có chất lượng khoa học và giá trị sử dụng, ứng dụng cao Tuy nhiên, hầu hết các công trình trên

còn mang tính khái quát cao, chưa tập trung giải quyết các vấn đề thực tiễn tại các đơn vị Đặc biệt, chưa có công trình nào nghiên cứu về quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa Chính vì vậy, việc nghiên cứu quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa là hết sức cần thiết, đặc biệt, trong giai đoạn hiện nay khi tỉnh Thanh Hóa đang tiến hành cải cách hành chính cũng như đang cải cách thủ tục hành chính để thu hút các nhà đầu tư về tỉnh

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn

3.1 Mục đích của luận văn:

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn để đưa ra những phương hướng và giải pháp hoàn thiện quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, đáp ứng yêu cầu đổi mới và cải cách hành chính tại tỉnh Thanh Hóa

3.2 Nhiệm vụ của luận văn:

Để đạt được mục đích trên, luận văn thực hiện một số nhiệm vụ sau:

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận văn bản quản lý nhà nước và văn bản hành chính nói riêng tại UBND tỉnh Thanh Hóa

- Tìm hiểu, phân tích những cơ sở khoa học và thực tiễn về quy trình ban hành văn bản hành chính

- Phân tích thực trạng quy trình văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa Đồng thời, đề xuất một số giải pháp trong quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa trong thời gian tới

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi không gian: Căn cứ vào đề tài luận văn, tác giả chủ yếu

nghiên cứu quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa

- Phạm vi thời gian: Trong điều kiện nghiên cứu và thời gian có hạn,

phạm vi đề tài tập trung nghiên cứu việc ban hành văn bản hành chính nhà nước của UBND tỉnh Thanh Hóa trong giai đoạn 2012 - 2015 và 6 tháng đầu năm 2016

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn

5.2 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu, luận văn đã sử dụng một

số phương pháp nghiên cứu cơ bản sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Việc nghiên cứu luận văn dựa trên

kết quả phân tích các tài liệu, công trình nghiên cứu có liên quan đến việc ban hành văn bản hành chính Đây là phương pháp nghiên cứu được sử dụng chủ yếu để xây dựng cơ sở lý luận của luận văn Thông qua phân tích các tài liệu

có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến việc ban hành văn bản hành chính nhà nước, tác giả có thể hình thành hệ thống cơ sở lý luận theo cách tiếp cận riêng và cung cấp cơ sở cho việc đánh giá thực trạng, đề xuất các giải pháp cho việc ban hành văn bản hành chính

- Phương pháp phân tích - tổng hợp: Phương pháp này được thực hiện

nhằm xử lý theo trình tự khoa học, logic các thông tin, số liệu đã thu thập được về việc ban hành văn bản hành chính, sau đó tiến hành tổng hợp để đưa

ra kết luận phù hợp Phương pháp này chủ yếu thực hiện để xây dựng cơ sở lý

luận và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước tại UBND tỉnh Thanh Hóa

+ Phương pháp quan sát: Phương pháp này được sử dụng nhằm thu thập

thông tin tại UBND tỉnh Thanh Hóa Những thông tin thu thập được thông qua phương pháp quan sát được tác giả phân tích, đánh giá để làm rõ thực trạng về việc ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa

+ Phương pháp thống kê: Phương pháp này được sử dụng trên cơ sở

phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ công việc của UBND tỉnh Thanh Hóa, thống kê những văn bản đã được ban hành qua các năm, qua đó nắm rõ những loại văn bản nào là đối tượng nghiên cứu của luận văn, thống kê số lượng văn bản qua từng năm, cung cấp thông tin cho luận văn được đầy đủ hơn

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

6.1 Ý nghĩa lý luận: Góp phần làm rõ hơn cơ sở lý luận về quy trình ban

hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa

6.2 Ý nghĩa thực tiễn: Phân tích thực trạng quy trình ban hành văn bản

hành chính, rút ra những ưu điểm, hạn chế trong quy trình ban hành văn bản

hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa, từ đó đưa ra các giải pháp trong quy

trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa cũng như góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong quản lý nhà nước tại địa phương, góp phần phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Thanh Hóa

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phần phụ lục, nội dung của luận văn được kết cấu thành 3 chương, bao gồm:

Chương 1: Cơ sở lý luận về quy trình ban hành văn bản hành chính tại

UBND cấp tỉnh

Chương 2: Thực trạng quy trình ban hành văn bản hành chính tại Uỷ

ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện quy trình ban hành văn bản

hành chính tại Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa

Chương 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1.1 Khái quát về văn bản hành chính

1.1.1 Khái niệm văn bản hành chính

1.1.1.1 Khái niệm văn bản

Quan niệm về văn bản, hiện nay có nhiều định nghĩa khác nhau như:

- Theo Đại từ điển Tiếng Việt, văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ, được ghi lại dưới hình thức chữ viết Nó thường là “chuỗi

ký hiệu ngôn ngữ hay loại ký hiệu nào đó, tạo nên một chỉnh thể với ý nghĩa trọn vẹn” [ 20, tr.1795]

- Trên giác độ quản lý nhà nước, khái niệm văn bản được hiểu trên một phạm vi rộng hơn, nó không chỉ là sản phẩm của hoạt động giao tiếp được ghi lại dưới hình thức chữ viết mà còn cả dưới hình thức ký hiệu Loại vật liệu dùng để thể hiện các thông tin không chỉ là giấy mà còn mở rộng ra rất nhiều loại chất liệu khác nhau: bản mã, bản khắc, văn bản điện tử Theo PGS.TS Lưu Kiếm Thanh: “văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định” [17, tr.13]

- Cách hiểu trên đây cũng thống nhất với cách hiểu của GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm: “văn bản là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định” [18, tr.32]

Ở đây, chúng tôi thống nhất sử dụng thuật ngữ “văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay một loại ký hiệu nhất định” theo quan điểm của Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản [15, tr.8]

1.1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước

Theo PGS TS Lưu Kiếm Thanh, “văn bản quản lý nhà nước là những

quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan

quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thực thi bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân”[17, tr.15]

Quan niệm “văn bản quản lý nhà nước” nêu trên cũng thống nhất quan niệm tại Giáo trình Kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản của Học viện Hành

chính, “Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý

thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan

hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức

và công dân”[15, tr.9]

Ở đây, chúng tôi thống nhất sử dụng thuật ngữ “văn bản quản lý nhà nước” theo quan điểm của Giáo trình Kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản của Học viện Hành chính [15, tr.9]

1.1.1.3 Khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước

Trên giác độ khoa học hành chính, quản lý hành chính nhà nước được hiểu là sự tác động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực pháp luật nhà nước đối với các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm duy trì và phát triển các mối quan hệ xã hội và trật tự pháp luật, nhằm thực hiện những chức năng, nhiệm vụ của nhà nước trong công cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ tổ quốc xã hội chủ nghĩa

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, văn bản vừa là công cụ quản lý nhưng cũng vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý Cơ quan hành chính nhà nước sử dụng văn bản để cụ thể hóa pháp luật, để hướng dẫn việc thực hiện pháp luật cũng như là để áp dụng pháp luật vào giải quyết các nhiệm

vụ quản lý hành chính nhà nước Việc sử dụng văn bản quản lý trong giải

quyết công việc hàng ngày cũng là một cách phổ biến để các cơ quan hành chính nhà nước thực hiện các thẩm quyền cũng như chức năng, nhiệm vụ của mình theo quy định của pháp luật

“Văn bản quản lý hành chính nhà nước là một bộ phận của văn bản quản

lý nhà nước, bao gồm những văn bản của các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu

là các cơ quan hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các quyết định hành chính hoặc chuyển tải các thông tin quản lý hành chính trong hoạt động chấp hành và điều hành” [15, tr.9]

Từ những phân tích trên đây, chúng ta có thể hiểu văn bản quản lý hành

chính nhà nước là những quyết định hoặc những thông tin quản lý thành văn

(được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý hành chính nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau hoặc giữa các cơ quan hành chính nhà nước với các tổ chức và công dân

1.1.1.4 Khái niệm văn bản hành chính

Hiện nay chưa có sự thống nhất quan niệm về văn bản hành chính Trong một số tài liệu, văn bản hành chính được hiểu theo nghĩa rộng, đồng nghĩa với khái niệm văn bản quản lý nói chung; trong trường hợp khác lại được sử dụng đồng nghĩa với khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước Tuy nhiên, thuật ngữ này bắt đầu được sử dụng chính thức trong Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư Theo Nghị định này, văn bản hình thành trong cơ quan, tổ chức gồm:

- Văn bản quy phạm pháp luật;

- Văn bản hành chính;

- Văn bản chuyên ngành;

- Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Như vậy, văn bản hành chính là một trong bốn loại văn bản hình thành

trong các cơ quan, tổ chức (trong hệ thống cơ quan nhà nước cũng như trong các tổ chức doanh nghiệp, tổ chức xã hội và xã hội - nghề nghiệp) Đây là loại văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định cá biệt và thông tin quản lý

để phục vụ hoạt động điều hành các công việc hành chính cụ thể của các cơ quan tổ chức Văn bản hành chính bao gồm nhóm văn bản cá biệt và văn bản

hành chính thông thường

1.1.2 Các loại văn bản hành chính

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định các hình thức văn bản hành chính gồm 23 loại văn bản Tuy nhiên, ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ ban hành Nghị định số 09/2010/NĐ - CP về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ - CP đã bổ sung thêm một số loại văn bản hành chính, tổng cộng gồm 32 loại văn bản, cụ thể như sau: nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công Đến nay, chưa có quy định nào của Nhà nước giải thích về tính chất nội dung của các hình thức văn bản hành chính nêu trên, dẫn đến trong một số trường hợp khó xác định rõ sự khác nhau giữa một số loại văn bản như quy chế và quy định; chương trình, kế hoạch, đề án và dự án; công văn và thư công; hướng dẫn và công văn hướng dẫn, biên bản, bản thỏa thuận, bản cam kết và bản ghi nhớ

Trên cơ sở đúc kết mang tính khoa học và qua thực tiễn sử dụng, có thể giải nghĩa các hình thức văn bản này như sau:

Nghị quyết (cá biệt) là văn bản của cơ quan thẩm quyền chung để ghi lại

các quyết định được thông qua theo chế độ tập thể về chủ trương, kế hoạch liên quan đến một vấn đề cụ thể, cá biệt hay trong phạm vi nội bộ một cơ quan, tổ chức

Quyết định (cá biệt) là văn bản thể hiện ý chí của chủ thể có thẩm quyền,

mang tính áp dụng pháp luật nhằm làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt các mối quan hệ pháp lý cụ thể đối với đối tượng cụ thể hay đưa ra quy tắc hành

vi nội bộ cơ quan, tổ chức

Chỉ thị là văn bản của cấp trên truyền đạt mệnh lệnh xuống cấp dưới để

đưa ra các biện pháp cụ thể chỉ đạo, phối hợp, đôn đốc và kiểm tra hoạt động của các cơ quan, đơn vị trực thuộc

Quy chế là văn bản được ban hành kèm theo quyết định để quy định đầy

đủ và toàn diện về tổ chức và hoạt động, về lề lối làm việc, thủ tục, trình tự và các mối quan hệ công tác của cơ quan, tổ chức nói chung hay của một hoạt động nào đó

Quy định là văn bản được ban hành kèm theo quyết định để đưa ra tiêu

chuẩn, định mức kinh tế-kỹ thuật, quy tắc và cách thức giải quyết một công việc trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

Thông cáo là văn bản của cơ quan, tổ chức cấp cao để thông tin về một

sự kiện, sự việc quan trọng, được cả xã hội quan tâm

Thông báo là văn bản dùng để thông tin về một vấn đề để các cơ quan,

cá nhân có liên quan biết hoặc thực hiện

Hướng dẫn là văn bản chỉ dẫn cụ thể về việc tổ chức thực hiện văn bản

của cơ quan cấp trên

Chương trình là bản trình bày về mục tiêu, nội dung, giải pháp có tính

chất định hướng tổng thể cho những công việc, hoạt động trong một thời gian nhất định của cơ quan, tổ chức Theo nghĩa hẹp hơn, chương trình là lịch trình thực hiện một hoạt động cụ thể nào đó trong cơ quan, tổ chức

Kế hoạch là bản dự kiến các hoạt động với mục tiêu, trình tự, thời hạn

tiến hành, phân công trách nhiệm để triển khai thực hiện chương trình hay thực hiện các công việc mang tính sự vụ thông thường trong hành chính Kế hoạch có tính chất là sắp đặt trước những việc sẽ làm có tính chất sự vụ hành chính trong cơ quan, thực hiện chức năng chỉ đạo, hướng dẫn việc triển khai thực hiện một chủ trương, chính sách cho các cơ quan, đơn vị cấp dưới nhằm tạo ra việc thống nhất hành động, việc làm để đạt mục tiêu nhất định

Đề án là bản dự kiến mang tính chuyên sâu về một hoạt động với định

hướng mục tiêu, trình tự, cách thức thực hiện, phân công trách nhiệm thực hiện Đề án không đưa ra những định hướng chung, mang tính tổng quát như chương trình và cũng không trình bày về dự kiến công việc có tính chất sự vụ

cụ thể như kế hoạch mà đề xuất những vấn đề cụ thể có tính chuyên môn sâu

và định ra những đường hướng cụ thể cho vấn đề chuyên môn đó Đề án thuộc loại văn bản đề xuất các ứng dụng về tổ chức các sự kiện mang tính hành chính và thủ tục

Dự án là văn bản trình bày dự kiến các hoạt động được liên kết và tổ chức

chặt chẽ, có thời điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể, do cá nhân hoặc tổ chức thực hiện, nhằm đạt được những mục đích cụ thể trong điều kiện ràng buộc về thời gian, chi phí và kết quả hoạt động Dự án là văn bản đề xuất các ứng dụng, giải pháp thực hiện, tính hiệu quả kinh tế, thuộc nhóm công trình nghiên cứu ứng dụng hoạt động liên quan về tài chính - kinh tế - khoa học kỹ thuật

Phương án là văn bản hành chính đề xuất cách thức, phương pháp có

tính chất kỹ thuật nghiệp vụ để thực hiện công việc trong điều kiện, hoàn cảnh nhất định

Báo cáo là văn bản dùng để trình bày về tình hình hoạt động của cơ quan,

tổ chức hoặc về một sự việc, một vấn đề nhất định thuộc phạm vi quản lý của

cơ quan, tổ chức

Biên bản là văn bản dùng để ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra hoặc

tình trạng sự việc vừa xảy ra do những người có trách nhiệm thực hiện Biên bản là chứng cứ pháp lý để giải quyết vấn đề, vụ việc nào đó

Tờ trình là văn bản dùng để đề xuất với cấp trên một vấn đề, đề nghị cấp

trên phê duyệt

Hợp đồng là văn bản thoả thuận giữa hai hay nhiều bên về việc xác lập,

thay đổi hoặc chấm dứt các quyền lợi, nghĩa vụ của các bên trong một quan hệ nhất định

Công văn là văn bản của cơ quan, tổ chức để giao dịch, trao đổi thông

tin, chỉ đạo công việc trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các chủ thể có thẩm quyền

Thư công là văn bản của cá nhân thủ trưởng cơ quan hay người có vị trí

chức danh nhất định trong cơ quan, tổ chức dùng để giao dịch việc công, xây dựng và củng cố các mối quan hệ công chúng, với đối tác và khách hàng của cơ quan, tổ chức Thư công giống với công văn là đều là văn bản hành chính không đề tên loại, đều được đăng ký vào sổ “văn bản đi” và nhằm mục đích liên lạc, trao đổi thông tin Tuy nhiên thư công khác với công văn ở chỗ, mục đích nổi bật nhất của thư công là để liên hệ giao dịch với đối tác và khách hàng của cơ quan, tổ chức, tạo dựng và củng cố các mối quan hệ công chúng Thư công nhấn mạnh vai trò, vị trí, uy tín của đích danh cá nhân thủ trưởng cơ quan hay người có vị trí chức danh nhất định trong cơ quan, tổ chức Người ký văn bản trong thư công đều ký trực tiếp, không sử dụng hình thức ký thay, thừa lệnh hay thừa ủy quyền Việc trình bày các yếu tố thể thức trong thư công cũng linh hoạt, không yêu cầu chặt chẽ như các văn bản hành chính khác

Công điện là văn bản được chuyển bằng các phương tiện truyền tin

nhanh để chỉ đạo hay ra quyết định về những vấn đề khẩn cấp

Bản ghi nhớ là văn bản được ký kết giữa hai bên hay nhiều bên để ghi

lại những dự định chung nào đó, những thống nhất chung mang tính nguyên tắc Bản ghi nhớ thường vạch ra lộ trình hợp tác của các bên, ghi nhận vai trò của mỗi bên và thường sau đó được thay thế bằng các hợp đồng chính thức Khác với biên bản, bản ghi nhớ là văn bản hầu như không mang tính ràng buộc về mặt pháp lý

Bản cam kết là văn bản của cá nhân hay tổ chức để cam kết trước một cá

nhân hay tổ chức khác trong việc thực hiện hay không thực hiện công việc nào

đó Bản cam kết giống với biên bản là được hình thành để ghi lại một sự việc, vấn đề nào đó, tuy nhiên nội dung bản cam kết chỉ thể hiện ý thức chủ quan của một cá nhân, tổ chức, vì vậy không yêu cầu tuyệt đối về tính khách quan, chính xác như biên bản và được lập khi có hay không cần có sự có mặt của người làm chứng Bản cam kết không được sử dụng làm chứng cứ trong quá trình giải quyết vụ việc, mà chỉ mang tính thủ tục theo quy định của pháp luật

Bản thỏa thuận là văn bản ghi lại sự đồng ý giữa các bên về một điều

kiện nào đó có liên quan đến các bên sau khi đã bàn bạc, trao đổi thống nhất với nhau về điều kiện đó Bản thỏa thuận giống với biên bản là cũng được hình thành để ghi lại một sự việc, một vấn đề nào đó và được sử dụng làm chứng cứ trong quá trình giải quyết vụ việc Tuy nhiên, khác với biên bản, bản thỏa thuận có giá trị là chứng cứ để chứng minh thấp hơn so với biên bản

Giấy chứng nhận (hay giấy xác nhận) là văn bản dùng để xác nhận về

một vấn đề nào đó liên quan đến một chủ thể là đúng sự thật

Giấy uỷ quyền là văn bản được sử dụng để cơ quan, cá nhân có thẩm

quyền giao cho cán bộ phụ trách dưới một cấp thực hiện thay các nhiệm vụ thuộc trách nhiệm của mình trong việc tham dự một hoạt động hoặc ký vào văn bản hay thực hiện hành vi pháp lý nào đó

Giấy mời là một loại giấy tờ hành chính được dùng thể hiện mong muốn

hay yêu cầu một cách lịch sự để các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham dự một hoạt động nào đó

Giấy biên nhận là loại giấy tờ hành chính được sử dụng để một chủ thể

xác nhận về việc đã nhận tài sản, tài liệu, giấy tờ nào đó

Giấy giới thiệu là loại giấy tờ hành chính dùng để cấp cho cán bộ, công

chức, nhân viên đi liên hệ công tác hay giao dịch nói chung nhằm thực hiện các nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết các công việc cần thiết của bản thân cán bộ, công chức đó

Giấy nghỉ phép là loại giấy tờ hành chính cấp cho cán bộ, công chức,

nhân viên khi được nghỉ phép, có giá trị thay giấy đi đường trong thời gian nghỉ phép và làm căn cứ thanh toán tiền đi đường theo chế độ

Giấy đi đường là loại giấy tờ hành chính dùng để cấp cho cán bộ, công

chức, nhân viên khi đi công tác, có giá trị để tính phụ cấp đi đường

Phiếu gửi là giấy tờ hành chính dùng trong trường hợp chuyển tài liệu,

văn bản tới cơ quan cần chuyển đến

Phiếu chuyển là giấy tờ hành chính của một cơ quan gửi kèm theo các

văn bản, tài liệu để chuyển đến cơ quan, tổ chức khác để xác nhận về việc đã nhận được văn bản, tài liệu đó

Trên thực tế, việc lựa chọn hình thức văn bản hành chính tùy thuộc vào mục đích và yêu cầu nội dung thông tin của văn bản Đối với một số trường hợp, pháp luật quy định chặt chẽ về hình thức văn bản sử dụng, một số trường hợp khác chưa có văn bản pháp luật quy định cụ thể thì cán bộ soạn thảo văn bản cần lựa chọn hình thức văn bản sao cho đảm bảo tính khoa học, phù hợp với thông lệ chung và sao cho đạt được hiệu quả truyền đạt thông tin pháp lý

và thông tin thực tiễn cao nhất

1.1.3 Những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính

Trong quá trình soạn thảo văn bản, tác giả văn bản cần nắm vững đường lối chính trị của Đảng để có thể quy phạm hóa chính sách thành pháp luật, văn bản được ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm

vi hoạt động của cơ quan, phải giải quyết được các vấn đề: văn bản sắp ban hành thuộc thẩm quyền pháp lý của ai và thuộc loại nào? Phạm vi tác động đến đâu? Trật tự pháp lý được xác định như thế nào? Văn bản dự định ban hành có

gì mâu thuẫn với các văn bản khác của cơ quan hoặc của cơ quan khác?

Hơn nữa, tác giả ban hành cần nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, phương thức giải quyết công việc đưa ra phải rõ ràng, phù hợp Nội dung văn bản phải thiết thực, đáp ứng nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hiện hành, không trái với văn bản của cấp trên, có tính khả thi Tóm lại, trong quá trình soạn thảo văn bản cần đảm bảo cả về nội dung và thể thức của văn bản

1.1.3.1 Yêu cầu về nội dung

- Văn bản phải có tính mục đích

Trước khi ban hành văn bản nhất định, tác giả văn bản cần xác định rõ mục tiêu và giới hạn điều chỉnh của nó, tác giả văn bản phải trả lời được một số câu hỏi như: văn bản này ban hành để làm gì? Giải quyết công việc gì? Mức độ giải quyết đến đâu? Kết quả của việc thực hiện văn bản là gì? Tính mục đích của văn bản còn phải thể hiện được chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng đặt ra trong nhiệm vụ thể chế hóa đường lối, chủ trương, chính sách đó Hơn nữa, nội dung văn bản phải luôn phản ánh được nguyện vọng chính đáng của các tầng lớp nhân dân, không trái với quy định chung của pháp luật về quyền lợi và nghĩa vụ của công dân Như vậy, mục đích ban hành văn bản sẽ quyết định đến việc loại văn bản nào sẽ được sử dụng, nội dung thể thức và quy trình ban hành như thế nào

- Văn bản phải đảm bảo tính hợp pháp

Tính hợp pháp là một trong những yêu cầu không thể thiếu của nội dung văn bản Muốn văn bản đảm bảo tính hợp pháp, văn bản ban hành phải đảm bảo một số yêu cầu như: nội dung văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan ban hành; nội dung văn bản phù hợp với tinh thần hoặc những quy định của hệ thống pháp luật hiện hành; nội dung văn bản phù hợp với các điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia ký kết; căn cứ pháp lý đưa ra trong văn bản phải xác thực, cụ thể, có hiệu lực hiện hành Bên cạnh đó, văn bản phải được ban hành đúng với thể thức và quy trình ban hành, phù hợp với nội dung mà nó điều chỉnh, nghĩa là nội dung của văn bản phải thống nhất với hình thức của nó

- Văn bản phải đảm bảo tính khoa học

Văn bản hành chính là tiếng nói của cơ quan công quyền nên cần phải đảm bảo tính khoa học của văn bản Để đảm bảo văn bản có tính khoa học thì hệ thống thông tin đưa ra trong văn bản phải đảm bảo tính chính xác và khả dụng, có tính dự báo cao; nội dung thông tin và phương thức giải quyết công việc mà văn bản đề ra phải toàn diện, cụ thể, thiết thực, giải quyết được yêu cầu của từng trường hợp quản lý cụ thể; nội dung văn bản không mâu thuẫn, chồng chéo với nội dung văn bản của các khác cơ quan quản lý nhà nước khác, đồng thời không trái với nội dung văn bản của các cơ quan quản lý cấp trên hoặc văn bản của chính cơ quan, tổ chức đã ban hành trước

đó về cùng vấn đề hiện vẫn có hiệu lực; nội dung văn bản phải được bố cục một cách logic, nhất quán, có nghĩa là các tầng bậc ý lớn, nhỏ không mâu thuẫn nhau mà thống nhất cùng nhau phục vụ cho việc phát triển, hoàn thiện chủ đề chung của toàn bộ văn bản; trật tự sắp xếp các ý trong văn bản phải được lựa chọn sao cho phù hợp nhất với từng loại hình văn bản, dễ dàng làm sáng tỏ nội dung ý nghĩa, tạo thuận lợi cho các đối tượng trong việc thông hiểu và tiếp nhận nội dung

- Văn bản phải đảm bảo tính khả thi

Một văn bản khi được ban hành sẽ không thể đi vào thực tiễn nếu không đảm bảo tính khả thi Thực tiễn đặt ra yêu cầu cần phải ban hành văn bản và thực tiễn cũng sẽ là thước đo và là nơi kiểm định tính khả thi của văn bản Muốn đảm bảo tính khả thi, văn bản phải đảm bảo những yêu cầu như: văn bản phải xuất phát từ nhu cầu thực tiễn quản lý và đáp ứng được nhu cầu ấy; những yêu cầu đặt ra trong văn bản phải phù hợp với mức độ phát triển kinh

tế, xã hội hiện tại của đất nước; yêu cầu hoặc chế tài (nếu có) phải phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng của các đối tượng thực thi, không được đề xuất các biện pháp hoặc yêu cầu mang tính chất duy ý chí thuần túy

1.1.3.2 Yêu cầu về thể thức

Về thể thức văn bản quản lý nhà nước hiện nay có ba quy định: Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 26/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ quy định về kỹ thuật trình bày văn bản quản lý nhà nước; Thông tư số 01/2011/TT-BNV do Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/01/2011, có hiệu lực từ ngày 04/3/2011 quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày thể thức văn bản hành chính; Thông tư số 25/2011/TT-BTP do Bộ

Tư pháp ban hành ngày 27/12/2011 quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch

Trong phạm vi của luận văn này, chúng tôi tìm hiểu về quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa Vì vậy, những yêu cầu về thể thức chúng tôi sử dụng Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ

Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm

2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành

chính, “Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao

gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này” (Điều 2, chương I)

Theo Thông tư 01/2011/TT-BNV thì các yếu tố thể thức chung và các yếu tố thể thức có thể có, cấu thành văn bản được quy định tại các điều từ điều

6 đến điều 15 Chương II, cụ thể:

- Quốc hiệu;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

- Số, ký hiệu của văn bản;

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;

- Nội dung văn bản;

- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu của cơ quan, tổ chức;

số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (website)

+ Đối với những văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã

+ Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập”

- V.v

Mỗi yếu tố thể thức kể trên đều chứa đựng những thông tin cần thiết cho việc hình thành, sử dụng, quản lý văn bản và có ảnh hưởng tới quá trình thực hiện văn bản trong thực tế quản lý Do vậy, chúng cần phải được thiết lập và trình bày một cách khoa học theo những quy định hiện hành của Nhà nước về vấn đề này Đối với những thành phần thể thức bắt buộc, nếu văn bản thiếu chúng sẽ không phù hợp với pháp luật Bên cạnh đó, nếu thiếu các yếu tố thể thức hoặc không thực hiện đúng các yêu cầu về thể thức của văn bản còn gây khó khăn trong công tác quản lý, lưu trữ và khai thác, tra cứu văn bản trong hoạt động của cơ quan

Việc trình bày văn bản đúng và đủ các thành phần thể thức do nhà nước quy định có một số ý nghĩa sau:

- Thứ nhất, về mặt pháp luật Đảm bảo tính nghiêm minh của pháp luật;

- Thứ hai, về mặt pháp lý Đảm bảo hiệu lực pháp lý cho văn bản;

- Thứ ba, về mặt thực tế Giúp cho công tác văn thư, lưu trữ, quản lý, theo dõi và bảo quản văn bản được dễ dàng;

- Thứ tư, về mặt văn hóa Đảm bảo được tính thống nhất văn bản trong cả nước và tiến tới tiêu chuẩn hóa và mẫu hóa văn bản trong cả nước

1.1.3.3 Yêu cầu ngôn ngữ của văn bản hành chính

Ngôn ngữ là yếu tố có tầm ảnh hưởng trực tiếp nhất và quan trọng nhất đối với chất lượng thông tin mà văn bản đề cập Muốn cho nội dung thông tin trong văn bản đến các đối tượng quản lý được chính xác và trọn vẹn theo mục đích mà cơ quan tổ chức duy trì, cần phải đảm bảo sự chuẩn xác, phù hợp của các đơn vị ngôn ngữ được sử dụng

Mặt khác, cách xử lý ngôn ngữ trong văn bản cũng chính là một trong những tiêu chí đánh giá năng lực cán bộ của mỗi cơ quan, tổ chức cũng như

mức độ quan tâm của lãnh đạo cơ quan, tổ chức đối với mảng công tác hết sức quan trọng này Vì vậy, muốn thể hiện được văn hóa của cơ quan, tổ chức ở mức độ tích cực, cũng cần phải đảm bảo hệ thống văn bản của cơ quan tổ chức được xây dựng với văn phong thích hợp, trong đó các đơn vị ngôn ngữ đảm bảo được sử dụng theo đúng yêu cầu

Văn bản quản lý nhà nước được viết theo phong cách ngôn ngữ hành chính Phong cách ngôn ngữ hành chính có những đặc điểm sau: tính chính xác; tính khách quan; tính đại chúng; tính khuôn mẫu; tính nghiêm trang, lịch

sự Để đảm bảo các đặc trưng này, việc sử dụng các đơn vị ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải đảm bảo sự chuẩn xác, phù hợp với đặc điểm nội dung

và mục đích ban hành văn bản Cụ thể là:

a) Về sử dụng từ ngữ

- Dùng từ chuẩn xác về nghĩa, đơn nghĩa; không dùng từ đa nghĩa làm phát sinh những cách hiểu mơ hồ, có thể bị xuyên tạc hoặc lợi dụng làm tổn hại quyền lợi của Nhà nước và nhân dân

- Phải lựa chọn và sử dụng từ ngữ mang sắc thái trung tính, nghiêm trang, không kèm theo sắc thái biểu cảm

- Dùng từ ngữ theo chuẩn phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương, trừ trường hợp sử dụng từ ngữ địa phương để chỉ những sự vật, hiện tượng mà chỉ địa phương mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phương đã trở thành

từ ngữ phổ thông

- Sử dụng chính xác và thích hợp hệ thống từ Hán - Việt: tận dụng những sắc thái ý nghĩa đặc biệt của từ Hán - Việt phù hợp với phong cách văn bản quản lý mà không nên lạm dụng từ Hán - Việt, đặc biệt trong những trường hợp chưa hiểu một cách thấu đáo nghĩa của từ

- Sử dụng các từ có nguồn gốc nước ngoài một cách phù hợp theo quy định về cách thức sử dụng mà cơ quan có thẩm quyền đề ra

- Không nên lạm dụng thuật ngữ chuyên môn Nếu trong văn bản buộc phải sử dụng từ chuyên môn sâu thì phải giải thích, hoặc phải định nghĩa các thuật ngữ không quen thuộc đối với đa số các tầng lớp nhân dân

- Hạn chế đến mức tối đa các từ viết tắt để đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng, nghiêm túc của văn bản Đối với các trường hợp cần viết tắt để tránh dài dòng, cần phải viết đầy đủ ở lần sử dụng đầu tiên, sau đó mở ngoặc đơn để chú giải

- Tránh sử dụng từ ngữ hoa mỹ, khoa trương, thành ngữ, tục ngữ; không dùng từ lóng, từ thông tục; không sử dụng khẩu ngữ

- Sử dụng từ đúng chính tả

b) Về viết câu

Câu là đơn vị cơ sở tạo nên các đoạn văn trong văn bản, cũng tức là đơn

vị tạo nghĩa cơ bản của văn bản Trong văn bản quản lý nhà nước, câu vừa phải đảm bảo yêu cầu chung theo đúng chức năng ngữ pháp tiếng Việt, vừa phải đảm bảo đạt các yêu cầu trong khuôn khổ phong cách ngôn ngữ hành chính Cụ thể là:

- Câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt, tức là có đầy đủ hai thành phần nòng cốt: chủ ngữ và vị ngữ Trong một số trường hợp nhất định, cũng có thể sử dụng câu đặc biệt nhưng không nên lạm dụng và phải tuân theo quy tắc của việc sử dụng loại câu này

- Nên sử dụng câu tường thuật là chủ yếu, không dùng câu hỏi, câu cảm thán hoặc kiểu câu cầu khiến có chứa các từ hàm nghĩa cầu khiến trực tiếp

như “hãy”, “đừng”, “chớ”, “đi”, “nào”, “hè” Trường hợp cần nêu câu hỏi,

tránh dùng câu có từ để hỏi trực tiếp mà chuyển dạng câu từ câu hỏi sang câu trần thuật để đảm bảo tính lịch sự, nhã nhặn của văn phong hành chính

- Diễn đạt câu chính xác, rõ ràng, mạch lạc

Để đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, khi viết câu dài, nhất là những câu phức có cấu trúc nhiều tầng bậc phức tạp, cần lưu ý sắp xếp các thành phần câu sao cho không tạo thành câu đa nghĩa, gây ra những cách hiểu sai nghĩa hoặc mơ hồ về nghĩa Mặt khác, cần lưu ý quan hệ kết hợp giữa các câu trong các đoạn của văn bản sao cho vừa đảm bảo tính liên kết nội dung vừa đảm bảo liên kết hình thức Có như vậy mới kiến tạo được một hệ thống ý tứ mạch lạc cho toàn bộ nội dung, tạo điều kiện tốt nhất cho người tiếp nhận và thực thi văn bản

- Đảm bảo tính logic, nhất quán giữa các vế, các mệnh đề của câu

Ngoài việc tổ chức từ trong câu và tổ chức câu trong đoạn đúng chính tả

và kỹ thuật cú pháp thì tác giả soạn thảo văn bản còn phải đảm bảo việc tổ chức kết cấu văn bản hợp lý Thông thường, văn bản được cấu thành bởi một

số đoạn văn, mỗi đoạn văn diễn tả một chủ đề trọn vẹn nhưng vẫn đảm bảo tính thống nhất về định hướng nội dung chung của toàn văn bản Việc tổ chức các đoạn văn cần được thực hiện sao cho văn bản phản ánh trung thành và trọn vẹn nội dung thông tin của tác giả và đúng chức năng, vị trí của từng đoạn trong tổng thể văn bản Tác giả của văn bản cần tránh một số lỗi như: không tách đoạn văn, tách đoạn văn không rõ mục đích và không liên kết đoạn văn

1.2 Văn bản hành chính trong hoạt động quản lý của UBND cấp tỉnh

1.2.1 Vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tại UBND cấp tỉnh

Văn bản hành chính là một công cụ không thể thiếu được trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Thực tiễn cho thấy, trên nhiều phương diện, chất lượng hoạt động quản lý nhà nước lệ thuộc rất nhiều vào cách tổ chức và sử dụng một cách khoa học hệ thống thông tin, trong đó có thông tin văn bản Tại các cơ quan địa phương, phương thức hoạt động của cơ quan phù hợp hay

không phù hợp được thể hiện rất rõ trong việc tổ chức xây dựng và ban hành văn bản Chính vì vậy, văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tại UBND cấp tỉnh có vai trò rất quan trọng, thể hiện cụ thể như sau:

Thứ nhất, văn bản quản lý hành chính nhà nước nói chung và văn bản hành chính nói riêng có vai trò đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành của mọi cơ quan, tổ chức:

Trong thực tế, có nhiều công cụ, phương tiện truyền đạt thông tin khác nhau, nhưng một trong những công cụ truyền tải thông tin đáng tin cậy nhất

đó chính là bằng văn bản Trước hết, thông qua văn bản hành chính có thể thu thập được rất nhiều thông tin cần thiết cho các hoạt động quản lý, các thông tin đó bao gồm:

- Chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu và phương hướng hoạt động lâu dài của UBND cấp tỉnh;

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp tỉnh;

- Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động của UBND cấp tỉnh;

- Phương thức hoạt động, mối quan hệ công tác giữa các sở, ban, ngành

và UBND cấp huyện, các đơn vị trong tỉnh;

- Tình hình kết quả hoạt động và diễn biến hoạt động của các cơ quan, đơn vị với nhau và các kết quả đạt được trong quá trình quản lý,v.v

Thứ hai, văn bản hành chính là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý:

Các quyết định hành chính được truyền đạt sau khi đã được thể chế hóa thành các văn bản mang tính quyền lực nhà nước Các quyết định quản lý cần phải được truyền đạt nhanh chóng và đúng đối tượng, được đối tượng bị quản

lý thông suốt, hiểu được nhiệm vụ và nắm được ý đồ của lãnh đạo, để nhiệt tình, yên tâm và phấn khởi thực hiện Tại UBND cấp tỉnh, việc truyền đạt các quyết định quản lý có vai trò cơ bản bởi lẽ nó có khả năng truyền đạt các quyết định quản lý một cách nhanh chóng, chính xác và có độ tin cậy cao khi được tổ chức xây dựng, ban hành và chu chuyển một cách khoa học Trong thực tế, các cơ quan, tổ chức có thể sử dụng nhiều phương tiện khác nhau như

điện thoại, thông tin điện tử nhưng trong quản lý, truyền tải thông tin bằng văn bản là hiệu quả nhất Bởi vì trong thực tế quản lý nếu chỉ truyền tải thông tin bằng điện thoại, thông tin điện tử thì chưa đủ cơ sở pháp lý để kiểm chứng việc thực thi của các cơ quan, tổ chức, đơn vị

Thứ ba, là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của các cơ quan, tổ chức:

Trong hoạt động quản lý, kiểm tra có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, không

có kiểm tra, theo dõi thường xuyên, thiết thực và chặt chẽ thì mọi nghị quyết, chỉ thị, quyết định quản lý có thể chỉ là lý thuyết suông Kiểm tra không chỉ nhằm phát hiện ra những sai phạm để đưa ra biện pháp xử lý mà còn nhằm kịp thời phát hiện ra sự không hợp lý giữa kế hoạch với điều kiện thực hiện của thực tiễn để từ đó có những điều chỉnh trong kế hoạch thực hiện nhằm thực hiện kế hoạch hóa trong thực tiễn với hiệu quả cao nhất Hơn nữa, kiểm tra còn là một trong những biện pháp để nâng cao trình độ tổ chức trong công tác của các cơ quan, tổ chức nói chung và tại UBND tỉnh nói riêng Phương tiện này muốn phát huy hết vai trò thì cần phải được tổ chức một cách khoa học, việc kiểm tra văn bản phải được tiến hành một cách chọn lọc: văn bản nào cần được kiểm tra, văn bản nào phản ánh hoạt động chủ yếu của cơ quan, đơn vị Đối với hoạt động của UBND cấp tỉnh, văn bản phản ánh rất rõ quan hệ như thế nào với nhân dân khi thi hành các nhiệm vụ được giao Văn bản chính

là tấm gương phản chiếu trung thành thái độ của người thừa hành công vụ đại điện cơ quan nhà nước trước những yêu cầu của quần chúng Qua văn bản quản lý nhà nước có thể tổ chức kiểm tra việc chấp hành kỷ luật quản lý nhà nước trong các cơ quan, kiểm tra kỷ luật lao động, pháp chế, trật tự xã hội của cán bộ, công chức nhà nước

Thứ tư, là công cụ quan trọng để xây dựng hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước:

Với mục tiêu xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của nước

ta hiện nay, hệ thống văn bản pháp luật ngày càng được chú trọng và hoàn thiện nhằm tạo ra một hành lang pháp lý chặt chẽ, khoa học cho mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội

Đối với hoạt động quản lý tại UBND cấp tỉnh, xây dựng hệ thống pháp luật hành chính nhằm tạo cơ sở cho các cơ quan hành chính nhà nước, các công dân có thể hoạt động theo những chuẩn mực pháp lý thống nhất, phù hợp với sự phân chia quyền hành trong quản lý nhà nước, mặc khác là sự cụ thể hóa các luật lệ hiện hành, hướng dẫn thực hiện các luật lệ đó Đó là một công

cụ tất yếu của việc xây dựng hệ thống pháp luật nói chung và pháp luật hành chính nói riêng Chính vì vậy, trong hoạt động của UBND cấp tỉnh nếu ban hành hệ thống văn bản có chất lượng, chúng ta có thể kế thừa và phát huy và ngược lại, hệ thống văn bản yếu kém chúng ta cũng có thể rút kinh nghiệm để ban hành văn bản lần sau tốt hơn

1.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh

Tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa

có thẩm quyền ký các văn bản về những vấn đề thuộc thẩm quyền quyết định của tập thể UBND tỉnh; các văn bản chỉ đạo điều hành thuộc lĩnh vực do Chủ tịch UBND tỉnh trực tiếp phụ trách; quyết định đình chỉ thi hành hoặc bãi bỏ văn bản trái pháp luật của các sở, UBND cấp huyện; quyết định đình chỉ thi hành văn bản trái pháp luật của HĐND cấp huyện và đề nghị HĐND tỉnh bãi bỏ; tờ trình, báo cáo của UBND tỉnh gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, HĐND tỉnh và các văn bản khác theo thẩm quyền

Các Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký thay Chủ tịch UBND tỉnh các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách, trường hợp Phó Chủ tịch đi vắng, Chủ tịch ký hoặc chỉ định Phó chủ tịch khác ký văn bản thuộc lĩnh vực được phân công của Phó Chủ tịch đi vắng

Chánh Văn phòng UBND tỉnh được ký thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh các văn bản như: giấy mời họp, thông báo kết luận của Chủ tịch hoặc các Phó Chủ tịch UBND tỉnh tại các cuộc họp của UBND tỉnh, cuộc họp, buổi làm việc do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh chủ trì; văn bản thông báo ý kiến và kết quả xử lý các công việc cụ thể của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh để các cơ quan liên quan biết và thực hiện; các văn bản khác theo

quy định của Chủ tịch UBND tỉnh; Chánh Văn phòng UBND tỉnh có thể uỷ quyền cho Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh ký thay các văn bản theo phân công nhiệm vụ của Văn phòng UBND tỉnh

1.2.3 Hệ thống văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh

Sơ đồ 2.1 Hệ thống văn bản của UBND tỉnh Thanh Hóa

HỆ THỐNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND TỈNH

THÔNG THƯỜNG

THÔNG BÁO BÁO CÁO

TỞ TRÌNH

KẾ HOẠCH

GIẤY MỜI PHIẾU CHUYỂN CHƯƠNG TRÌNH PHIẾU GỬI

……

CHỈ THỊ

1.3 Quy trình ban hành văn bản hành chính

1.3.1 Khái niệm quy trình và quy trình ban hành văn bản hành chính

1.3.1.1 Quy trình

Hiện nay, trong thực tế, khi bàn về quy trình, có nhiều quan niệm khác nhau: Theo Đại từ điển Tiếng Việt, “quy trình” được hiểu là “các bước phải tuân theo khi tiến hành công việc nào đó” [20, tr1381]

“Quy trình” là thứ tự các bước tiến hành trong một quá trình sản xuất, quy trình công nghệ phù hợp với điều kiện và kĩ thuật hiện nay để tạo ra kết quả đầu ra mong muốn Ví dụ quy trình xử lý nước thải, quy trình xử lý rác

thải y tế, quy trình chế biến nguyên liệu

Theo các nhà nghiên cứu hành chính: Quy trình là thuật ngữ được sử

dụng khi nói về”Một loạt liên tục các hoạt động theo trình tự thống nhất, hợp

lý với các bước phải tuân theo một cách thứ tự, lần lượt (do Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành) bắt buộc các chủ thể có liên quan phải thực hiện đúng khi tiến hành một công việc xác định nào đó”[21, tr162]

1.3.1.2 Quy trình ban hành văn bản hành chính

Thuật ngữ quy trình ban hành văn bản cũng được khá nhiều các nhà nghiên cứu, đặc biệt là các nhà nghiên cứu hành chính đề cập tới và đưa ra những quan niệm của mình về thuật ngữ này

Theo PGS.TS Lưu Kiếm Thanh quy trình xây dựng và ban hành văn bản

“là các bước mà cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhất định phải tiến

hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình”[17, tr70]

Theo GS TSKH Nguyễn Văn Thâm “Quy trình ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lý hành chính nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình”[18, tr32]

Như vậy, có thể hiểu một cách chung nhất như sau: Quy trình xây dựng

và ban hành văn bản là trình tự các bước mà cơ quan, tổ chức phải tiến hành trong quá trình soạn thảo, ban hành văn bản nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả sử dụng của văn bản được ban hành

1.3.2 Quy trình chung ban hành văn bản hành chính

Đối với các hình thức văn bản quy phạm pháp luật, quy trình xây dựng và ban hành được thể chế hóa trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2008), Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và

Ủy ban nhân dân (2004) cùng các Nghị định quy định chi tiết thi hành các Luật kể trên

Hiện nay, chúng ta vẫn chưa có văn bản nào quy định về trình tự, thủ tục ban hành các văn bản hành chính thật cụ thể theo từng loại hoặc nhóm loại văn bản mà chỉ dừng ở mức quy định ra một quy trình chung cho tất cả các loại văn bản Tại điều 6,7,8,9,10 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và các quy định được sửa đổi,

bổ sung tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 trong

đó có các quy định về quy trình ban hành các loại văn bản (trừ văn bản quy phạm pháp luật) trong đó có văn bản hành chính như sau:

“Điều 6 Soạn thảo văn bản

- Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

- Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

Soạn thảo văn bản;

Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan

Điều 7 Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt

- Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định

Điều 8 Đánh máy, nhân bản

Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:

- Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó;

- Nhân bản đúng số lượng quy định;

- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định

Điều 9 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

- Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra

và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật

- Chánh Văn phòng; Trưởng phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật

Điều 10 Ký văn bản

- Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật

- Ở cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể

Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;

Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

- Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký Văn bản

ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức ủy quyền

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một

số loại văn bản Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức