Quy trình số hóa tài liệu

Mã số: TV.QT20.01 QUY TRÌNH Lần ban hành: 01 SỐ HÓA TÀI LIỆU Ngày BH: 24/08/2009 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI VÀ NHÂN VĂN MỤC ĐÍCH: Quy định bước thực số hóa tài liệu thư viện PHẠM VI ÁP DỤNG Quy trình áp dụng cho tất cán thư viện làm công tác số hóa tài liệu ĐỊNH NGHĨA: − TV: Thư viện − CB: Cán − CBTV: Cán thư viện − NSD: Người sử dụng TÀI LIỆU THAM KHẢO: Quy định chức năng, nhiệm vụ TV Trường NỘI DUNG: 5.1 Quy trình nghiệp vụ: Người thực CBTV Quy trình thực Đầu vào QT20.01 – Quy trình số hóa tài liệu Mô tả công việc ™ Tiêu chuẩn đầu vào: − Chọn tài liệu cần scan − Tài liệu giấy xử lý kỹ thuật trước scan − Chuẩn bị trang thiết bị: Xem xét nguồn điện, ổn áp, khởi động máy tính, máy scan, ánh sáng, … − Thiết lập, quy định thông số phần mềm dựa loại tài liệu cần số hóa − Xác định dạng lưu trữ theo yêu cầu tài liệu số hóa Trang Lựa chọn tài liệu số hóa nhận yêu cầu số hóa CB số hóa Tiến hành scan tài liệu máy chuyên dụng CB số hóa Bước 1: Khởi động máy scan CB số hóa Bước 2: Mở phần mềm scan Bước 3: Settings CB số hóa QT20.01 – Quy trình số hóa tài liệu ™ tiêu chí áp dụng để lựa chọn tài liệu số hóa: − Tình trạng quyền tài liệu − Nhóm người sử dụng mà thư viện xác định mức độ ưu tiên phục vụ − Nội dung tài liệu − Điều kiện bảo quản − Các loại tài liệu đặc biệt − … ™ Bật nút công tắc on/off máy scan ™ Click chuột vào biểu tượng HP Solution Center ™ Thiết lập chế độ chuẩn trước tiến hành scan − Chọn nút Setting ¨ Scan Setting and Preferences ¨ Button Settings − Chọn chế độ scan: + Chọn Scan Picture: scan tài liệu để đưa vào CSDL toàn văn scan dịch vụ không xuất file text; + Chọn Scan Document: scan dịch vụ xuất file text − Chọn độ phân giải : 300ppi, Black and White − Chọn nơi lưu trữ : Tại nút Save Option ¨ Chọn nơi muốn lưu (Thông thường máy tự động để đường dẫn vào My Document / My Scan/…), sau click OK Trang CB số hóa CB số hóa Bước 4: Tiến hành scan Bước 5: Kiểm tra, đối chiếu Bước 6: Lưu tài liệu scan CB số hóa Không có nhu cầu nhận dạng Có nhu cầu nhận dạng TL ™ Có cách scan : − Cách 1: Nhấn phím Delete bàn phím để bỏ khung ban đầu kẻ khung tay (thủ công) − Cách 2: + Tạo khung mẫu vào Scan/ Save Đặt tên tùy ý click Save + Lần sau scan việc vào ¨ Scan ¨ Load ¨ Ok − Mục đích việc tạo khung mẫu để trang tài liệu có kích cỡ − Khi chỉnh khung xong click vào nút Accept − Chọn Yes để tiếp tục scan trang mới, chọn No để Stop scan Save lại ™ Kiểm tra, đối chiếu với gốc để chỉnh sửa lỗi tài liệu vừa scan ™ Lưu ý : − Scan trang tài liệu lớn, scan trang tài liệu nhỏ − Scan trang phải chỉnh (quay) tài liệu cho chiều nó, tránh trường hợp scan ngược − Khi scan xong, sau kiểm tra chưa đạt yêu cầu delete trang scan lại, máy tự động lưu vào vị trí file xóa − Nên scan xong tài liệu tiến hành chỉnh sửa, không nên vừa scan vừa chỉnh sửa tốn nhiều thời gian không xác − Khi scan khoảng 20 - 30 trang cần lưu lại cách chọn No thực lại bước ™ Tiêu chuẩn file nhận dạng: CB số hóa Tiến hành nhận dạng tài liệu phần mềm chuyên dụng QT20.01 – Quy trình số hóa tài liệu − File ảnh dạng *.TIF − Ảnh đen / trắng − Độ phân giải 300 DPI trở lên, 400 DPI văn có cỡ chữ Trang ™ Khởi động phần mềm: − Bấm vào biểu tượng VnDOCR Desktop CB số hóa Bước 1: Đọc ảnh − Hoặc vào Start Æ Programs Æ VnDOCR ™ Mở file ảnh cần nhận dạng ™ Thao tác: − Bấm vào biểu tượng Đọc ảnh công cụ − Hoặc vào Menu Tệp Æ chọn Đọc ảnh − Chọn file ảnh cần nhận dạng Æ Bấm Mở Kết quả: Các file ảnh cần nhận dạng đưa vào phần mềm Bước 2: Phân vùng ™ Lựa chọn thiết lập vùng nhận dạng trang văn ™ Thao tác: − Phân vùng tự động: trang văn có cấu trúc đơn giản + Bấm biểu tượng Phân vùng “Thanh công cụ chính” + Hoặc chọn Tự động phân vùng Menu Xử lý − Phân vùng tay: Đối với trang văn có cấu trúc phức tạp, trang cần phải sửa lại số vùng, thực sau: CB số hóa + Bấm vào biểu tượng Tạo vùng công cụ; + Hoặc vào Menu Xử lý Æ chọn Đánh dấu vùng tay Æ chọn Tạo Sau thiết lập cho vùng khác trang văn bản, phần mềm hỗ trợ định dạng: văn bản, bảng biểu, ảnh Kết quả: thiết lập xác vùng nhận dạng (văn bản, bảng biểu, ảnh) CB số hóa Bước 3: Hiệu chỉnh ™ Bước thực trường hợp file ảnh cần nhận dạng có chất lượng không tốt nét chữ mờ đậm quá, ảnh bị nghiêng… ™ Thao tác (thực riêng lẻ cho trang văn bản), bao gồm: − Chỉnh ảnh bị nghiêng: vào Menu Công cụ Æ chọn Xác định độ nghiêng QT20.01 – Quy trình số hóa tài liệu − Các tính khác: Vào Menu Công cụ Trang Æ chọn Công cụ ảnh Æ Chọn tính cần thao tác (Làm dày nét, Làm mảnh nét, Tăng chất lượng ảnh…) Sau hiệu chỉnh trang cần phải phân vùng lại trang Kết quả: tăng chất lượng file, đảm bảo nhận dạng xác ™ Chuyển file ảnh sau phân vùng (và hiệu chỉnh có) thành tài liệu dạng text ™ Thao tác: Bước 4: Nhận dạng CB số hóa − Bấm vào biểu tượng Nhận dạng công cụ chính; − Hoặc vào Menu Xử lý Æ chọn Nhận dạng Æ xuất hộp thoại Miền tác động, chọn lựa chọn sau: + Tất (Nhận dạng tất trang); + Trang thời (chỉ nhận dạng trang hiển thị); + Trang (Chính xác số trang cần nhận dạng) Æ Rồi bấm Đồng ý Kết quả: tài liệu chuyển sang dạng text (chưa hoàn chỉnh) ™ Sau nhận dạng cần kiểm tra lại kết so với văn gốc để sửa lỗi tả ™ Thao tác: Bước 5: Kiểm tra CB số hóa CB số hóa − Bấm vào biểu tượng Chính tả công cụ chính; − Hoặc nhấn phím tắt F7; − Hoặc vào Menu Công cụ Æ chọn Soát tả Æ Xuất hộp thoại Soát tả hướng dẫn chi tiết từ sai, lỗi cần sửa Lưu ý màu sắc từ báo tín hiệu khác (Ví dụ: Từ nghi ngờ: màu xanh ; Từ sai: màu đỏ) Æ Sửa tả từ sai sau đối chiếu với vản gốc cửa sổ phía Trong trình kiểm tra, chất lượng file nhận dạng không tốt quay lại bước (2), (3), (4) Kết quả: Tài liệu dạng text hoàn chỉnh ™ Ghi kết nhận dạng tệp ™ Thao tác: − Phím tắt Ctrl+S; − Hoặc vào Menu Tệp Æ chọn Lưu văn QT20.01 – Quy trình số hóa tài liệu Trang Bước 6: Lưu văn Đầu Tính phí dịch vụ CB số hóa Æ Hộp thoại xuất Æ Xác lập tên, nơi lưu trữ, định dạng thích hợp Æ bấm Lưu Kết quả: Hoàn thành chuyển dạng tài liệu từ File ảnh sang dạng text ™ Tiêu chuẩn đầu file scan: − File ảnh dạng *.TIF, pdf, jpeg, … − Ảnh đen/trắng (đối với nội dung tài liệu), màu (đối với hình ảnh, trang bìa) − Độ phân giải 300 PPI trở lên, 400 PPI văn có cỡ chữ − Các file ảnh tài liệu phải đầy đủ, rõ ràng dễ đọc ™ Tiêu chuẩn đầu file nhận dạng: Tùy theo yêu cầu đầu ra, phần mềm hỗ trợ định dạng: − Microsoft Word 7.0 (*.doc) − Microsoft Word 2000-XP (*.doc) − Microsoft Word 7.0 – RichTextFormat (*.rtf) − Microsoft Word 2000-XP RichTextFormat (*.rtf) – − Text Only Tính phí dịch vụ bao gồm scan nhận dạng QT20.01 – Quy trình số hóa tài liệu Trang ... lập, quy định thông số phần mềm dựa loại tài liệu cần số hóa − Xác định dạng lưu trữ theo yêu cầu tài liệu số hóa Trang Lựa chọn tài liệu số hóa nhận yêu cầu số hóa CB số hóa Tiến hành scan tài liệu. .. dụng CB số hóa Bước 1: Khởi động máy scan CB số hóa Bước 2: Mở phần mềm scan Bước 3: Settings CB số hóa QT20.01 – Quy trình số hóa tài liệu ™ tiêu chí áp dụng để lựa chọn tài liệu số hóa: − Tình... NỘI DUNG: 5.1 Quy trình nghiệp vụ: Người thực CBTV Quy trình thực Đầu vào QT20.01 – Quy trình số hóa tài liệu Mô tả công việc ™ Tiêu chuẩn đầu vào: − Chọn tài liệu cần scan − Tài liệu giấy xử