Tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty cổ phần Vinaconex 25

Header Page of 126 -1- -2- BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Công trình ñược hoàn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: TS NGÔ HÀ TẤN NGUYỄN THỊ THANH THÚY Phản biện 1: TS NGUYỄN CÔNG PHƯƠNG TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINACONEX 25 Phản biện 2: TS PHAN THỊ MINH LÝ Luận văn ñược bảo vệ Hội ñồng chấm Luận văn tốt Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.30 nghiệp thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 25 tháng năm 2010 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Có thể tìm hiểu Luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng Đà Nẵng - Năm 2010 Footer Page of 126 - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng Header Page of 126 -3- -4- MỞ ĐẦU cứu số tác giả nhiều CT ứng dụng KSNB vào ngành Tính cấp thiết ñề tài Công ty cổ phần Vinaconex 25 có chức thi công xây dựng CT, HMCT Công trình trúng thầu, Công ty tiến hành cụ thể, theo phạm vi nghiên cứu ñề tài, chủ yếu diện rộng mảng hoạt ñộng xây dựng, chưa ñi sâu nghiên cứu kiểm soát CPSX áp dụng cho ngành xây dựng ñơn vị cụ thể giao khoán lại cho Đội trực thuộc Công ty thi công (với nguồn kinh Trên sở nghiên cứu sở lý luận kiểm soát chi phí, phí Công ty ứng) Những ñiểm hạn chế bật quy trình kiểm soát CPSX thực tiễn ngành xây dựng, cụ thể Công ty kiểm soát CPSX Công ty: cổ phần Vinaconex 25, từ ñó tác giả ñưa biện pháp hợp lý - Đội nhận khoán thi công nhiều công trình thời ñể tăng cường công tác kiểm soát CPSX trình thi công xây gian Công ty theo dõi chi phí ứng cho Đội Cuối tháng, Đội lập dựng CT Công ty hồ sơ báo cáo CPSX phát sinh CT, HMCT gửi lên Công ty Mục tiêu nghiên cứu ñề tài Dẫn ñến thông tin kế toán không ñáp ứng kịp thời nhu cầu nhà quản lý - Với CT nhận khoán, toán bàn giao, Đội phải nộp cho Công ty tỷ lệ ñịnh ñã ký kết hợp ñồng giao khoán Chính ñiều dễ gây nên tiêu cực, gian lận,“rút ruột” CT từ Đội - Đội ñơn vị thi công trực thuộc Công ty, không hoạt ñộng ñộc - Tăng cường kiểm soát CPSX theo ñịnh hướng trung tâm chi phí Phân tích CPSX ñể tìm hiểu nguyên nhân gây biến ñộng loại chi phí - Tăng cường thủ tục kiểm soát CPSX hướng ñến mục tiêu tối ưu trình kiểm soát CPSX nhằm tiết kiệm CPSX Đối tượng phạm vi nghiên cứu ñề tài lập Công ty phải theo dõi tất khoản chi phí Đội, tốn nhiều - Đối tượng nghiên cứu công sức, không kiểm soát chặt chẽ chi phí Đội Kiểm soát CPSX trình thi công xây dựng CT - Công ty chưa lập báo cáo kế toán quản trị nên thông tin cung cấp không ñáp ứng yêu cầu phân tích nhà quản lý Từ bất cập trên, việc tìm hiểu công tác kiểm soát CPSX thông qua hệ thống KSNB Công ty cổ phần Vinaconex 25 ñể tìm Công ty cổ phần Vinaconex 25; Bao gồm trình tự, thủ tục kiểm soát loại CPSX: CP NVLTT, CP NCTT, CP MTC, CPSX chung - Phạm vi nghiên cứu Kiểm soát CPSX thi công xây dựng CT Công ty cổ phần giải pháp tăng cường việc kiểm soát CPSX, hạn chế tối ña thất thoát Vinaconex 25 Đội trực thuộc Công ty tiến hành thi công vấn ñề cấp thiết Phương pháp nghiên cứu Tổng quan ñề tài nghiên cứu Từ ñầu năm 1990 ñã có người nghiên cứu KSNB dừng lại việc tổ chức, xây dựng hệ thống KSNB chung Vào ñầu năm 2000 ñến xuất nghiên Footer Page of 126 - Phỏng vấn trực tiếp: Giám ñốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng dự án, Kỹ sư giám sát ñể tìm hiểu môi trường kiểm soát - Quan sát, tìm hiểu vướng mắc, hạn chế quy trình kiểm soát CPSX trình thi công xây dựng CT, HMCT Header Page of 126 -5- -6- - Vận dụng lý thuyết thủ tục, quy trình kiểm soát CPSX, kế toán trách nhiệm thông qua trung tâm chi phí ñể mô tả, giải thích ñề xuất giải pháp 1.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất Kết cấu ñề tài Chương Những vấn ñề lý luận kiểm soát CPSX doanh nghiệp xây dựng Chương Thực trạng kiểm soát CPSX Công ty cổ phần Vinaconex 25 Chương Giải pháp tăng cường kiểm soát CPSX Công ty cổ phần Vinaconex 25 doanh nghiệp xây dựng 1.3.1 Chi phí sản xuất doanh nghiệp xây dựng - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí máy thi công - CPSX chung 1.3.2 Lập dự toán chi phí sản xuất xây dựng công trình Dự toán chi phí xây dựng CT ñược lập sở khối lượng công việc xác ñịnh theo thiết kế kỹ thuật thiết kế vẽ thi công, nhiệm vụ công việc phải thực CT ñơn giá CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 1.1 Khái quát kiểm soát - Kiểm soát quản lý - Kiểm soát kế toán 1.2 Đặc ñiểm sản xuất doanh nghiệp xây dựng ñối với công tác kiểm soát chi phí - Sản phẩm xây dựng mang tính chất riêng lẻ - Sản phẩm xây dựng có giá trị lớn, khối lượng công trình lớn, thời gian thi công dài - Thời gian sử dụng sản phẩm xây dựng dài - Sản phẩm xây dựng ñược sử dụng chỗ, ñịa ñiểm xây dựng thay ñổi theo ñịa bàn thi công - Sản xuất sản phẩm xây dựng thường diễn trời, chịu tác ñộng trực tiếp ñiều kiện môi trường, thiên nhiên, thời tiết ñó việc thi công xây dựng mức ñộ ñó mang tính chất thời vụ Footer Page of 126 xây dựng CT, ñịnh mức chi phí tính theo tỷ lệ phần trăm (%) (ñịnh mức tỷ lệ) cần thiết ñể thực khối lượng, nhiệm vụ công việc ñó 1.3.3 Tổ chức kế toán lập báo cáo chi phí sản xuất doanh nghiệp xây dựng Thông tin kế toán phục vụ cho kiểm soát CPSX bao gồm thông tin kế toán tài thông tin kế toán quản trị, bắt ñầu từ trình lập, luân chuyển hồ sơ chứng từ kế toán ñến tập hợp chi phí sổ kế toán lập báo cáo chi phí ñể phục vụ cho công tác quản trị chi phí 1.3.4 Phân tích biến ñộng chi phí sản xuất doanh nghiệp xây dựng Phân tích biến ñộng CPSX doanh nghiệp xây dựng phân tích biến ñộng mặt lượng chất loại chi phí sản xuất 1.4 Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất doanh nghiệp xây dựng 1.4.1 Thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Header Page of 126 -7- 1.4.1.1 Thủ tục kiểm soát trình mua nguyên vật liệu-nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất Quá trình mua nguyên vật liệu-nhập kho: Kiểm soát chặt chẽ phận: phận mua hàng, phận xét duyệt, phận kho phận kế toán Nhằm ngăn ngừa sai phạm, gian lận xảy trình mua nguyên vật liệu, phận nói phải ñộc lập với Bộ phận mua hàng ñồng thời người xét duyệt, phận kho -81.4.2 Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Mục tiêu việc kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: - Tổng chi phí nhân công thực tế phát sinh không vượt so với dự toán CP NCTT - Đảm bảo hiệu việc quản lý thời gian lao ñộng, số lượng lao ñộng tiền lương lao ñộng - Đảm bảo ñộ tin cậy thông tin liên quan ñến chi phí tiền lương ñồng thời phận mua hàng, phận kế toán - Chi phí tiền lương ñược phản ánh có thật, ñầy ñủ, xác, ñồng thời thủ kho… Ngoài ra, chứng từ phát sinh ñược ñánh giá ñúng, phù hợp với chuẩn mực chế ñộ kế toán trình cần có ñầy ñủ chữ ký phận có liên quan hành Quá trình xuất kho nguyên vật liệu thi công xây dựng CT: nguyên vật liệu nhận ñược tồn trữ, cất giữ kho cho ñến có yêu cầu xuất ñể phục vụ thi công công trình Khâu sử dụng vật tư: Vật tư sử dụng cho công trình phải ñược ñối chiếu với bảng dự toán thiết kế thi công ñể kiểm soát số lượng vật Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp cách hữu hiệu cần kiểm soát vấn ñề sau: - Phân công nhiệm vụ công tác lao ñộng tiền lương - Việc tuyển dụng nhân phải ñược tổ chức kiểm soát chặt chẽ tư xuất dùng Khi sử dụng trực tiếp cho trình xây lắp phải ñược - Sổ sách kế toán tiền lương ban ñiều hành công trình theo dõi chặt chẽ ñể tránh gian lận: bị - Xây dựng sách, ñịnh mức lao ñộng tiền lương tráo ñổi không ñúng tiêu chuẩn, không ñúng dự toán, sử dụng không 1.4.3 Thủ tục kiểm soát chi phí máy thi công tiết kiệm dễ bị cắp Thường xuyên kiểm kê ñột xuất vật tư Mục tiêu kiểm soát chi phí sử dụng MTC: thực tế tồn kho ñối chiếu với sổ sách kế toán nhằm phát trường - Chi phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh không vượt hợp thủ kho lạm dụng vật tư, sử dụng sai mục ñích 1.4.1.2 Thủ tục kiểm soát trình mua nguyên vật liệu - xuất thẳng cho ñội công trình Quá trình kiểm soát ñược thực tương tự trên, nguyên vật liệu ñược nhập vào kho Đội Kiểm soát CP NVLTT ñược tiến hành hai phương diện: Kiểm soát vật chất kiểm soát ghi chép Footer Page of 126 dự toán chi phí sử dụng máy thi công - Đảm bảo hiệu việc quản lý nhiên liệu, thời gian suất hoạt ñộng máy - Đảm bảo hoàn thành khối lượng công việc ñược giao - Chi phí sử dụng máy thi công có thật, ñược ghi chép ñầy ñủ, xác, phù hợp với chuẩn mực chế ñộ kế toán hành Header Page of 126 -9- - 10 - Quy trình kiểm soát chi phí nhân công quản lý thể khâu Để kiểm soát tốt chi phí sử dụng máy thi công, nhà quản lý cần tăng cường kiểm soát thông qua số nội dung sau: tính lương khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ - Phân chia trách nhiệm phận chức liên quan ñến máy thi công nhằm tạo kiểm soát lẫn - Bộ phận quản lý máy thi công phải thực việc kiểm soát máy móc thường xuyên, tổ chức giám sát việc vận hành máy công - Quy trình xuất CCDC sử dụng, theo dõi xuất dùng hay nhiều lần ñể tính phân bổ giá trị CCDC xuất dùng vào chi phí cho hợp lý - Kiểm soát chi phí dịch vụ mua chi phí tiền khác nhân - Bộ phận ghi chép sổ sách KẾT LUẬN CHƯƠNG - Kiểm kê máy thi công ñể hạn chế việc lạm dụng, sử dụng máy thi Chương ñã hệ thống hóa sở lý luận kiểm soát chi phí nói công sai mục ñích, kiểm tra ñánh giá tình trạng kỹ thuật máy ñể chung kiểm soát chi phí sản xuất doanh nghiệp xây dựng nói kịp thời nâng cấp, bảo trì, bảo dưỡng phục vụ thi công công trình riêng: nêu lên cần thiết phải kiểm soát chi phí, kiểm soát chi phí - Kiểm soát chi phí nguyên nhiên liệu, chi phí tiền lương sản xuất; nội dung loại chi phí sản xuất doanh nghiệp xây - Kiểm soát chi phí khấu hao máy thi công dựng thủ tục kiểm soát loại chi phí ñó - Kiểm soát CP dịch vụ mua chi phí tiền khác 1.4.4 Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung Mục tiêu kiểm soát CPSX chung - Tổng CPSX chung thực tế phát sinh nhỏ so với dự toán CPSX chung - Đảm bảo hiệu việc quản lý thời gian lao ñộng nhân viên quản lý ñội, công trường - Theo dõi, phân bổ công cụ dụng cụ xuất dùng Đội, Công trường vào CPSX chung ñược hợp lý, xác CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINACONEX 25 2.1 Khái quát chung công ty cổ phần Vinaconex 25 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty - Công ty cổ phần Vinaconex 25, tiền thân Công ty xây dựng số Quảng Nam - Đà Nẵng, ñược thành lập theo Quyết ñịnh số 832/QĐ-UB ngày 13/4/1984 UBND tỉnh QN-ĐN cũ - Đảm bảo ñộ tin cậy thông tin liên quan ñến CPSX chung - Năm 2002, Công ty xây dựng số ñược tiếp nhận làm thành - CPSX chung có thật, ñược ghi chép ñầy ñủ, xác, hợp lý, viên Tổng Công ty Xuất nhập Xây dựng Việt Nam tuân thủ chuẩn mực chế ñộ kế toán hành Kiểm soát CPSX chung kiểm soát nội dung sau: - Quy trình quản lý, theo dõi việc sử dụng TSCĐ thể qua Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ Footer Page of 126 (Vinaconex) theo Quyết ñịnh số 1584/QĐ-BXD ngày 21/11/2002 Bộ Xây dựng ñổi tên thành Công ty xây dựng Vinaconex 25 - Năm 2005, Công ty xây dựng Vinaconex 25 thức chuyển sang hoạt ñộng theo hình thức công ty cổ phần theo ñịnh số Header Page of 126 - 11 - 1786/QĐ-BXD ngày 17/11/2004 Bộ trưởng Bộ Xây dựng với tên gọi là: Công ty cổ phần Vinaconex 25 Quá trình tăng vốn ñiều lệ công ty kể từ ngày cổ phần hóa - 12 Bộ máy kế toán Công ty cổ phần Vinaconex 25 gồm: Kế toán trưởng; Kế toán tổng hợp; Kế toán toán-Công nợ; Kế toán vật tư, TSCĐ; Kế toán tiền lương khoản trích theo lương; Kế toán +/ Sau cổ phần hóa thuế; Thủ quỹ; Kế toán Đội xây dựng +/ Phát hành tăng vốn lần 2.1.4.2 Hình thức ghi sổ kế toán áp dụng Công ty 2.1.2 Chức ñặc ñiểm hoạt ñộng kinh doanh Công ty cổ phần Vinaconex 25 a/ Lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính: Nhận thầu thi công xây dựng công trình b/ Hoạt ñộng ñầu tư dự án Đầu tư kinh doanh phát triển nhà hạ tầng kỹ thuật khu ñô thị, khu công nghiệp, khu dân cư; Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn Công ty áp dụng hình thức “Chứng từ - Ghi sổ” ñể ghi sổ kế toán 2.2 Thực tế công tác kiểm soát chi phí sản xuất công ty cổ phần Vinaconex 25 2.2.1 Xây dựng dự toán chi phí sản xuất Công ty Công ty tiến hành việc lập dự toán CPSX CT, HMCT theo ñúng thông tư 5/2007/TT-BXD Trong dự toán chi phí xây dựng CT, HMCT ñều bao gồm dự toán chi phí vật tư, dự toán chi phí nhân c/ Hoạt ñộng sản xuất vật liệu xây dựng công, dự toán chi phí máy thi công Riêng ñối với chi phí sản xuất - Dây chuyền nghiền sàng ñá chung tính theo tỷ lệ quy ñịnh - Nhà máy sản xuất trụ ñiện bê tông li tâm Minh họa qua dự toán Hạng mục “Nhà làm việc” công trình 2.1.3 Cơ cấu tổ chức máy quản lý Công ty cổ phần “Trụ sở Ban quản lý khu kinh tế Dung Quất” Vinaconex 25 2.2.2 Tổ chức chứng từ, sổ kế toán báo cáo kế toán Công ty 2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần Vinaconex 25 2.2.2.1 Tổ chức chứng từ: thể qua giai ñoạn lập chứng từ Cơ cấu tổ chức Công ty gồm có: Nhà máy vật liệu xây dựng; Các Ban huy công trường; Các Đội xây dựng; Các Ban quản lý dự án 2.1.3.2 Cơ cấu máy quản lý Công ty luân chuyển chứng từ Các chứng từ kế toán thể CPSX Công ty luân chuyển theo quy trình chính: Quy trình tạm ứng tiền Đội với Công ty Cơ cấu máy quản lý Công ty bao gồm: Đại hội ñồng cổ chi phí thi công công trình; Quy trình mua vật liệu nhập kho ñông; Hội ñồng quản trị; Ban kiểm soát; Giám ñốc; Các phó giám xuất kho vật liệu thi công xây dựng công trình; Quy trình tính lương ñốc; Các phòng ban chức năng: Phòng Tổ chức - Hành chính, Phòng toán lương cho công nhân, nhân viên quản lý Tài - Kế hoạch, Phòng Đấu thầu & Quản lý thi công, Phòng 2.2.2.2 Ghi sổ sách kế toán Đầu tư Ban An toàn lao ñộng & Thi ñua khen thưởng Trên sở chứng từ ñã lập, kế toán ghi sổ tập hợp chi phí sản 2.1.4 Tổ chức công tác kế toán Công ty cổ phần Vinaconex 25 xuất theo ñối tượng có liên quan 2.1.4.1 Tổ chức máy kế toán Công ty cổ phần Vinaconex 25 2.2.2.3 Hệ thống báo cáo kế toán chi phí sản xuất Footer Page of 126 Header Page of 126 - 13 - - 14 - CPSX thực tế phát sinh ñược kế toán ñội báo cáo thông qua hồ ñược thể hai quy trình: Quy trình mua vật tư nhập sơ báo cáo chi phí Các báo cáo CPSX ñược lập Đội bao gồm: báo kho công trường Công ty, Quy trình xuất vật tư kho cáo CP vật tư, báo cáo CP nhân công báo cáo CP MTC công trường dùng trực tiếp cho trình thi công xây dựng CT Những mặt tồn thủ tục kiểm soát chi phí NVLTT + Khâu cung ứng: Bộ phận cung ứng vật tư Đội liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp, dễ xảy sai phạm phận cung ứng vật tư thông ñồng với nhà cung cấp ñể hưởng chiết khấu + Khâu giao nhận nhập kho NVL: phận nhận hàng riêng biệt Thủ kho nhận ký biên giao nhận với người vận chuyển, ñiều dẫn ñến gian lận từ Thủ kho số lượng vật tư (ñối với loại vật tư có số lượng nhiều, khó kiểm tra: cát, sạn, ñá) + Khâu sử dụng NVL : Cán kỹ thuật không theo dõi vật tư sau xuất kho ñưa vào thi công công trình Các Giám sát, Kỹ thuật không kiểm tra thường xuyên, “lơ là” không giám sát chất lượng thi công công ñoạn HMCT, tiến hành nghiệm thu theo HMCT Điều dẫn ñến việc “cắt xén” vật liệu CT, HMCT số công ñoạn thi công có thông ñồng Kỹ sư, Giám sát Đội trưởng + Sổ sách kế toán: Công ty lập báo cáo tổng hợp chi phí NVLTT phát sinh, chưa lập báo cáo kế toán quản trị chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 2.2.3.2 Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Nhân công ñược kiểm soát thông qua hợp ñồng thuê dài hạn, thuê ngắn hạn theo thời vụ, theo thời hạn kiểm soát thông qua giao khoán Kiểm soát chi phí NCTT bao gồm hai nội dung: - Kiểm soát giá nhân công: - Kiểm soát suất lao ñộng Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp thể qua quy trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 2.2.3 Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất Công ty cổ phần Vinaconex 25 2.2.3.1 Thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Quy trình kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Công ty: Căn vào tiến ñộ thi công công trình, KST công trình viết phiếu yêu cầu mua vật tư trình Đội trưởng ĐXD phê duyệt Đội trưởng ĐXD viết giấy ñề nghị tạm ứng trình Giám ñốc, KTT Công ty duyệt ñể tạm ứng tiền mua vật tư Giám ñốc, KTT Công ty xem xét chi tiền tạm ứng cho Đội trưởng Sau ñó, Đội trưởng ĐXD giao phiếu yêu cầu vật tư ñã duyệt cho phận vật tư ñể tiến hành ñặt mua vật tư với ñơn vị cung cấp Nguyên vật liệu ñược ñơn vị cung cấp chuyển thẳng tới kho vật tư công trường Thủ kho kiểm tra số lượng thực tế, ký vào biên giao nhận với người vận chuyển ñơn vị cung ứng làm thủ tục nhập kho Khi có nhu cầu sử dụng vật tư từ tổ thi công Đội quản lý, thủ kho làm thủ tục xuất kho vật tư Vật tư xuất dùng ñược giám sát Đội trưởng ĐXD Kỹ sư công trình Bộ phận cung ứng vật tư Đội thu thập toàn chứng từ có liên quan ñến mua vật tư ñem phòng TC-KH ñể hoàn ứng Căn vào phiếu nhập, phiếu xuất từ thủ kho, kế toán công trình tiến hành ghi sổ, tập hợp CP NVLTT báo cáo với phòng Kế toán Công ty vào cuối tháng Kiểm soát CP NVLTT Công ty cổ phần Vinaconex 25 Đội trực thuộc Công ty thi công, gồm hai giai ñoạn: mua NVL chuyển thẳng ñến kho Đội, sau ñó xuất dùng theo yêu cầu thực tế Điều Footer Page of 126 Header Page of 126 - 15 - Những mặt tồn thủ tục kiểm soát chi phí NCTT - Khâu giám sát thi công CT chưa chặt chẽ - Công ty chưa lập báo cáo chi phí nhân công trực quan ñiểm kế toán quản trị 2.2.3.3 Thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công Tại Công ty, MTC sử dụng cho xây dựng bao gồm MTC tự có, MTC thuê theo ca máy theo tháng tùy thuộc vào khu vực thi công dàng cho xe vào công trình hay không Kiểm soát chi phí MTC - trường hợp thuê - chủ yếu so sánh, ñối chiếu giá ca máy ñồng thời kiểm tra tình hình thực ca máy ñảm bảo tiến ñộ thi công Kiểm soát chi phí MTC - trường hợp Công ty tự làm (rất ít) kiểm soát giá (chất) lượng nhiên liệu, tiền lương nhân viên ñiều khiển máy khấu hao MTC Tồn quy trình kiểm soát chi phí máy thi công - Dự toán chi phí MTC không chi tiết loại máy công ty thuê ngoài, loại công ty sở hữu tự làm Ngoài ra, Công ty không ñề cập hình thức thuê máy theo hay theo tháng, sở ñể phân tích biến ñộng chi phí loại máy - Về thủ tục kiểm soát: Tổ trưởng Tổ giới chưa quản lý chặt chẽ tình hình vận hành MTC công nhân, không thường xuyên kiểm tra máy - Về sổ sách kế toán: Kế toán lập báo cáo tổng hợp chi phí MTC thực tế, chưa lập báo cáo kế toán quản trị chi phí MTC 2.2.3.4 Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung - Kiểm soát chi phí tiền lương nhân viên quản lý Đội - Kiểm soát khoản trích theo lương công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên sử dụng máy thi công nhân viên quản lý Đội Footer Page of 126 - 16 - Kiểm soát chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ dùng ñội xây dựng - Kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho hoạt ñộng ñội xây dựng - Chi phí dịch vụ mua Tồn quy trình kiểm soát chi phí sản xuất chung - Công ty không phân chi phí sản xuất chung thành biến phí ñịnh phí (theo khối lượng thi công) nên biến ñộng khoản mục chi phí chưa ñược ñánh giá có ñiều chỉnh hiệu - Công ty chưa ñi vào ñánh giá, so sánh, phân tích chi phí SXC thực tế phát sinh với dự toán, nên không phát ñược nhân tố ảnh hưởng làm tăng chi phí có biện pháp kiểm soát thích hợp 2.2.4 Đánh giá thực trạng kiểm soát chi phí sản xuất Công ty cổ phần Vinaconex 25 Ưu ñiểm - Coi trọng việc lập dự toán chi phí xây dựng - Chứng từ kế toán Công ty ñược lập ñầy ñủ tuân theo quy ñịnh hành, trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý - Quy trình xuất kho vật tư công trường Đội xây dựng ñảm bảo tính kịp thời - Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp công ty ñược thực tốt Hạn chế - Về môi trường kiểm soát: Ban kiểm soát hoạt ñộng không ñảm bảo tính ñộc lập, tính kịp thời kiểm tra chi phí sản xuất hạn chế - Về sổ sách báo cáo kế toán: chưa có báo cáo kế toán quản trị - Về thủ tục kiểm soát nghiệp vụ mua vật tư phục vụ sản xuất: Công ty chưa ñưa ñược tiêu chí ñể lựa chọn nhà cung cấp hợp lý tách biệt việc ñề nghị mua hàng, ñặt Header Page of 126 - 17 - - 18 - hàng, nhận hàng, chủ yếu mua bạn hàng quen thuộc (nhà cung cấp lâu năm); không thực việc so sánh, ñánh giá nhà cung cấp với ñể lựa chọn nhà cung cấp có lợi cho sản xuất kinh doanh, cấu tổ chức quản lý, tổ chức kế toán Công ty Công ty cổ phần Vinaconex 25 Đi sâu vào tìm hiểu kiểm soát KẾT LUẬN CHƯƠNG Chương 2, luận văn giới thiệu tổng quan ñặc ñiểm hoạt ñộng - Về thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất: CPSX Công ty, bao gồm thủ tục kiểm soát CP NVLTT, thủ tục +/ Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: hạn chế khâu kiểm soát CP NCTT, thủ tục kiểm soát chi phí MTC thủ tục kiểm cung ứng, giao nhận nhập kho sử dụng vật tư +/ Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: khâu giám sát thi công soát CP SXC Từ ñó, tồn quy trình kiểm soát CPSX nêu nguyên nhân tồn tại công trường chưa ñược ñề cập +/ Kiểm soát chi phí sử dụng MTC: dự toán chi phí CHƯƠNG phân chia loại máy cho công việc thuê ngoài, GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ loại công ty tự làm mà tính tổng chi phí sử dụng máy thi công SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINACONEX 25 +/ Kiểm soát chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung không ñược lập dự toán chi tiết cho yếu tố cấu thành Nguyên nhân tồn Không có phân công, phân cấp gắn trách nhiệm cụ thể, rõ ràng ñối với cán quản lý công trường Chưa xác ñịnh việc kiểm tra, giám sát thi công công việc 3.1 Giải pháp tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất theo ñịnh hướng gắn với trung tâm chi phí Xác ñịnh Đội xây dựng trung tâm chi phí sản xuất Tổ chức phận trung tâm chi phí sản xuất - Đội, bao gồm: Các Tổ thi công, phận Vật tư Đội phận Kế toán Đội Nhiệm vụ phận thuộc trung tâm chi phí (CPSX): thường xuyên người cán kỹ thuật Công ty chưa xây dựng chiến lược ñào tạo ñội ngũ công nhân kĩ thuật, chưa có sách khen thưởng Đội tiết kiệm chi phí sản xuất Công ty chưa quan tâm tổ chức kiểm tra chi phí sản xuất Đội, phụ thuộc vào báo cáo chi phí sản xuất phát sinh Đội gửi lên Khi Đội ứng vốn ñể thi công, Công ty không thẩm tra tình hình thi công thực tế Đội Công ty kế hoạch hoán chuyển vị trí nhân viên thu mua vật tư Footer Page of 126 Mục tiêu: Giảm thiểu CPSX thực tế (nhỏ chi phí dự toán) ñảm bảo chất lượng CT, HMCT Bộ phận thuộc Nhiệm vụ cụ thể trung tâm CP - Căn vào bảng tiên lượng vật tư, khối lượng thi công, lập hợp ñồng kinh tế với nhà cung cấp Bộ phận vật tư - Chịu trách nhiệm số lượng, chất lượng vật tư mua vào Header Page 10 of 126 Tổ thi công Bộ phận kế toán Đội - 19 - - 20 - - Có nhiệm vụ trực tiếp thi công xây dựng CT, HMCT - Lập báo cáo khối lượng thi công, tiến ñộ thi công CT - Nhà quản trị phận phải kiểm soát CPSX thực tế so với dự toán, tiền lương công nhân sản xuất, CP NVL, nhiên liệu,… - Xác ñịnh mức tiết kiệm hay lãng phí - Tổng hợp chứng từ, lập báo cáo chi phí Đội với phòng ban có liên quan Công ty - Quản lý, lưu trữ tài liệu chứng từ Để kiểm soát chi phí tốt có hiệu quả, cần phải xây dựng mã số chi phí cho trung tâm chi phí loại chi phí trung tâm CP Mã số Loại chi phí Mã số Bộ phận vật tư 011 CP NVLTT 0001 Tổ thi công 021 CP NCTT 020 031 CP nhân viên quản lý Đội, tổ 030 Chi phí ñiện 040 Chi phí nước 050 Chi phí dịch vụ mua 060 Bộ phận kế toán Đội trung tâm chi phí: +/ Xây dựng báo cáo dự toán trung tâm chi phí - Đội: Báo cáo dự toán trung tâm chi phí ñược lập sở tổng Footer Page 10 of 126 cung ứng vật tư) tổng hợp toàn chi phí thực tế phát sinh gởi báo cáo cho Trung tâm chi phí (Đội xây dựng) Trung tâm chi phí sử dụng báo cáo ñể lập báo cáo tình hình thực chi phí 3.2 Giải pháp tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất thông qua phân tích chi phí sản xuất 3.2.1 Phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Phân tích tình hình thực chi phí nguyên vật liệu trực tiếp so sánh kết thực tế dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp xác ñịnh nguyên nhân hai mặt lượng giá ñã tác ñộng ñến biến ñộng chung toán): xảy nguyên nhân sau: +/ Nếu sử dụng lãng phí nguyên vật liệu khâu sử dụng trách nhiệm thuộc Tổ trưởng tổ thi công (giả thiết chất lượng nguyên vật liệu ñảm bảo) Tổ trưởng không kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng nguyên liệu công nhân Ngoài khối lượng vật liệu sử dụng tăng so với dự toán chất lượng vật liệu mua vào không ñảm bảo theo quy cách trách nhiệm thuộc phận thu mua vật tư Đội - Bộ phận cung ứng - Xây dựng hệ thống báo cáo ñánh giá trách nhiệm theo hợp tất công trình mà Đội ñảm nhận thi công trưởng tổ thi công kết hợp với phận có liên quan (bộ phận Biến ñộng lượng (khối lượng vật liệu sử dụng thực tế tăng so với dự Bảng mã số chi phí Bộ phận thuộc +/ Báo cáo kết quả: Khi CT, HMCT thi công ñã hoàn thành, tổ vật tư cho công trình Vì vậy, ñể khắc phục hạn chế này, cần có kết hợp, kiểm tra lẫn hai khâu: mua vật tư sử dụng vật tư số lượng chất lượng +/ Nếu thay ñổi thiết kế, khối lượng thi công tăng: khối lượng nguyên vật liệu sử dụng tăng ñiều tất yếu Biến ñộng giá (ñơn giá vật liệu mua vào tăng so với ñơn giá dự toán): trách nhiệm thuộc phận thu mua vật tư 3.2.2 Phân tích chi phí nhân công trực tiếp Header Page 11 of 126 - 21 - Chi phí NCTT Công ty chủ yếu theo hình thức khoán, biến ñộng - 22 ñối chiếu với dự toán ñể lập ñơn ñặt hàng chi phí ñơn giá nhân công thị trường thay ñổi; nguyên nhân gây Định kỳ, phận vật tư tiến hành ñánh giá lại nhà cung cấp, báo cáo nên tăng ñơn giá phần lớn yếu tố thị trường tác ñộng - yếu tố khách lại cho Giám ñốc Công ty việc có nên tiếp tục hay loại bỏ nhà cung cấp, quan họ không ñáp ứng ñầy ñủ tiêu chí lựa chọn ban ñầu, có 3.2.3 Phân tích chi phí máy thi công nhà cung cấp tốt Chi phí MTC chi phí hỗn hợp, gồm biến phí ñịnh phí Phân tích Công ty nên chuyển ñổi vị trí nhân viên mua hàng ñể tránh biến phí máy thi công tức phân tích tình hình thực ca máy MTC, tình trạng người có quan hệ với số nhà cung cấp ñịnh hai nhân tố gây biến ñộng: số lượng ca máy thực ñơn giá ca máy thời gian dài Phân tích ñịnh phí máy thi công phân tích biến ñộng lương nhân viên quản lý Đội máy chi phí khấu hao máy thi công trình thi công Khâu giao nhận nhập kho vật tư: - Để tránh gian lận số lượng vật tư thủ kho làm thủ tục nhận công trình nhập kho phải có nhân viên ñộc lập với thủ kho chẳng hạn Đội 3.2.4 Phân tích chi phí sản xuất chung trưởng Tổ trưởng phụ trách trực tiếp việc thực thi khối lượng công việc Trước phân tích chi phí SXC, cần phân loại yếu tố cấu thành cần ñến nguyên vật liệu ñó phí SXC thành biến phí ñịnh phí Tập trung phân tích biến ñộng - Để tránh gian lận chất lượng vật tư có thông ñồng lẫn biến phí SXC, tìm hiểu nguyên nhân, từ ñó ñưa biện pháp quản lý Cán kỹ thuật, Giám sát Đội trưởng Đội xây dựng, Công ty phải hiệu kiểm soát chất lượng vật tư nhập kho, ñưa quy tắc chung ñảm Sử dụng phương pháp so sánh tuyệt ñối so sánh tương ñối, phân tích bảo ñầy ñủ trình tự bước cần thực (Cán kỹ thuật chịu trách bảng số liệu dự toán thực tế biến phí ñịnh phí SXC nhiệm) kiểm tra loại vật tư nhập vào công trường, cụ thể bao gồm 3.3 Giải pháp tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất thông qua việc bước chính: Xác ñịnh nguồn gốc vật tư; Kiểm tra chất lượng vật tư; hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất ñiều kiện giao Kiểm tra chất lượng thông qua yêu cầu chất lượng thiết kế khoán Công ty 3.3.1 Thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Khâu cung ứng: Để tránh sai phạm Bộ phận cung ứng vật tư có thông ñồng với Nhà cung cấp, Giám ñốc Công ty ủy quyền cho Phó Khâu sử dụng vật tư: Tăng cường kiểm tra, giám sát thi công (trách nhiệm thuộc cán kỹ thuật), ñòi hỏi kiểm tra phải có trọng tâm song không ñược coi nhẹ công việc 3.3.2 Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Giám ñốc tiến hành lựa chọn nhà cung cấp dựa tiêu chí Công ty Nhân công trực tiếp tham gia hoạt ñộng sản xuất thi công xây dựng CT, xây dựng: chất lượng, số lượng, giá cả, phương thức giao hàng, ñiều kiện HMCT phần lớn thuê trả lương theo hình thức khoán khối lượng toán, tiến ñộ giao hàng mối quan hệ với Công ty Sau công việc lựa chọn nhà cung cấp, Phòng kinh doanh vào biên dự trù vật tư, Footer Page 11 of 126 Thủ tục kiểm soát CP NCTT Công ty cổ phần Vinaconex 25 ñã rõ Header Page 12 of 126 - 23 - ràng Tuy nhiên, khâu thuê nhân công bên ngoài, Công ty cần kiểm tra - 24 3.3.4 Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung trình ñộ tay nghề trước ký hợp ñồng Tăng cường khâu kiểm tra, giám Với ñặc thù ngành xây dựng thực tế công tác kế toán Công ty, sát thường xuyên suất lao ñộng công nhân ñảm bảo tiến ñộ thi chi phí SXC ñược kiểm soát qua việc kiểm tra tính xác, tính ñủ, hợp công công trình - giao trách nhiệm trực tiếp cho Tổ trưởng tổ thi công, từ ñó lý việc phát sinh loại chi phí cấu thành chi phí SXC Để ñiều chỉnh phát kịp thời sai sót xây dựng, ñảm bảo chất lượng công việc giao kịp thời chênh lệch CPSX chung thực tế với dự toán, tiến hành kiểm khoán Cán kỹ thuật - Kỹ sư công trình, kết hợp Tổ trưởng tổ thi công soát CPSX chung theo HMCT, không nên ñể hoàn thành công tăng cường kiểm tra, giám sát thi công tất công việc xây dựng trình tiến hành kiểm soát Muốn vậy, phải lập báo cáo chi phí SXC dự toán, nhằm ngăn chặn trường hợp thi công không ñúng thiết kế, không theo HMCT ñảm bảo chất lượng công trình, phải phá dỡ, làm lại khối lượng xây dựng 3.4 Giải pháp hoàn thiện giao khoán Công ty Đội ñã thực dẫn ñến hao phí thêm thời gian lao ñộng công nhân, lãng 3.4.1 Hoàn thiện việc tổ chức giao khoán nội Công ty với Đội phí chi phí nhân công nhằm nâng cao chất lượng quản lý 3.3.3 Thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công Tại Công ty, chi phí MTC có hai trường hợp: tự làm thuê - Đối với ca máy thi công thuê ngoài: + Kiểm soát giá tương tự ñối với NVL, cần tìm hiểu giá nhiều ñơn vị cho thuê máy, chọn ñơn vị cung cấp giá thấp + Tăng cường kiểm tra, quản lý tình hình vận hành máy nhân công ñiều khiển máy, ñảm bảo thực ñúng tiến ñộ CT Thủ tục kiểm soát ñối với NCTT Trách nhiệm công việc thuộc Tổ trưởng Tổ giới - Đối với ca máy thi công tự làm: + Tăng cường kiểm tra ñột xuất trường thi công, ñối chiếu sổ Công ty nên thực “khoán công trình” ñối với công trình có giá trị nhỏ, ñơn giản Công ty cần tính toán cụ thể, ñầy ñủ, xác yếu tố chi phí ñể từ ñó xác ñịnh mức khoán cho phù hợp, ñảm bảo lợi ích cho Công ty người lao ñộng Ngoài cần quy ñịnh rõ mức tạm ứng tối ña ñơn vị trực thuộc, không ñể xảy tình trạng tạm ứng vượt khối lượng mua sắm vật tư, thiết bị Với công trình có giá trị lớn phức tạp, nên áp dụng phương thức “khoán theo khoản mục chi phí” gắn với khối lượng xây dựng cụ thể Các loại vật tư, thiết bị chủ yếu phục vụ cho công trình ñều Công ty cung cấp Công ty tiến hành “khoán theo khoản mục chi phí nhân công trực theo dõi ca máy hoạt ñộng với khối lượng công việc xây lắp thực tương tiếp” với khối lượng xây dựng cụ thể dự toán ứng với ca máy ñó, kiểm kê số MTC ñược ñiều phối ñể thi công CT, tránh 3.4.2 Hoàn thiện kiểm soát việc giao vốn toán vốn Công gian lận xảy có thông ñồng Tổ trưởng Tổ giới nhân viên ty với Đội trực thuộc ñiều khiển máy ăn chia việc sử dụng MTC ñi làm thuê cho công trình bên + Kiểm tra tính xác, trung thực số liệu chi phí khấu hao MTC, sửa chữa MTC (nếu có) Footer Page 12 of 126 Để tránh trường hợp Đội xây dựng ứng vốn sử dụng sai mục ñích ứng vượt giá trị công trình nhận khoán Công ty không kiểm soát, quản lý tiền tạm ứng, vay thi công Đội kịp thời, thời gian Đội thi công nhiều công trình khác Vì vậy, Đội có nhu cầu Header Page 13 of 126 - 25 - - 26 - sử dụng vốn phụ trách kế toán Đội phải lập bảng giải trình cụ KẾT LUẬN Qua nghiên cứu lý luận kiểm soát CP nói chung kiểm soát CPSX nói riêng Công ty cổ phần Vinaconex 25, tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát CPSX Công ty, luận văn ñã giải số vấn ñề sau: - Hệ thống hoá lý luận kiểm soát CPSX: tìm hiểu vấn ñề kiểm soát CP quản lý, chất phân loại CPSX doanh nghiệp xây dựng, nội dung kiểm soát CPSX doanh nghiệp xây dựng - Tìm hiểu ñặc ñiểm hoạt ñộng SXKD tổ chức quản lý, thực trạng kiểm soát CPSX Công ty cổ phần Vinaconex 25, từ ñó nêu ưu ñiểm, hạn chế nguyên nhân dẫn ñến mặt tồn ñó - Đề xuất số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát CPSX Công ty cổ phần Vinaconex 25: Tăng cường kiểm soát CPSX theo theo ñịnh hướng gắn với trung tâm chi phí, ñó Đội trung tâm CPSX Đội trưởng người chịu trách nhiệm báo cáo CPSX trung tâm Các phận trung tâm chi phí CPSX: Bộ phận vật tư, Tổ thi công Bộ phận kế toán Đội - Giải pháp tăng cường kiểm soát CPSX thông qua phân tích CPSX - Giải pháp tăng cường kiểm soát CPSX thông qua việc hoàn thiện thủ tục kiểm soát CPSX Nội dung giải pháp nhấn mạnh ñến việc kiểm soát chất lượng vật tư nhập sử dụng thi công xây dựng công trình; Tăng cường khâu kiểm tra, giám sát thi công tất khối lượng xây dựng; Xây dựng sách ñào tạo, bồi dưỡng kỹ sư, tay nghề công nhân kỹ thuật - Giải pháp tăng cường kiểm soát CPSX thông qua hoàn thiện giao khoán Công ty với Đội xây dựng, ñó chủ trương khoán theo khoản mục CP gắn với khối lượng xây lắp cụ thể Kiểm soát việc giao vốn, toán vốn Công ty Đội thông qua việc kết hợp với bảng giải trình hồ sơ vay vốn Đội với báo cáo thẩm tra tình hình thực tế cán kỹ thuật Công ty thể việc ứng vốn, ñó nêu rõ khối lượng xây lắp nhận khoán, khối lượng xây lắp ñã thi công, khối lượng phải thi công, số tiền ñã ứng, số tiền Đội ñược ứng, có chữ ký Đội trưởng, Kỹ sư công trình, gửi lên Giám ñốc Công ty xét duyệt Trước phê duyệt, Công ty cử Cán kỹ thuật xuống Đội thẩm tra tình hình thực tế có ñúng so với Bảng giải trình Đội gửi lên hay không, báo cáo với Lãnh ñạo Trên sở ñối chiếu bảng báo cáo cán Kỹ thuật thẩm tra với bảng giải trình yêu cầu ứng vốn Đội, Giám ñốc Công ty ký duyệt KẾT LUẬN CHƯƠNG Qua tìm hiểu thực trạng kiểm soát CPSX Công ty cổ phần Vinaconex 25 chương 2, từ vấn ñề tồn tại, luận văn ñề xuất số giải pháp nhằm góp phần tăng cường công tác kiểm soát CPSXt: Giải pháp tăng cường kiểm soát CPSX theo ñịnh hướng gắn với trung tâm chi phí, ñó Đội ñược xem trung tâm CPSX phận chi phí thuộc trung tâm gồm: Bộ phận vật tư, Tổ thi công Bộ phận kế toán Đội; Giải pháp tăng cường kiểm soát CPSX thông qua phân tích CPSX; Giải pháp tăng cường kiểm soát CPSX thông qua việc hoàn thiện thủ tục kiểm soát CPSX, ñó nhấn mạnh ñến việc kiểm soát chất lượng vật tư nhập sử dụng thi công xây dựng công trình Tăng cường khâu kiểm tra, giám sát thi công tất khối lượng xây dựng Xây dựng sách ñào tạo, bồi dưỡng kỹ sư, tay nghề công nhân kỹ thuật; Giải pháp tăng cường kiểm soát CPSX thông qua hoàn thiện giao khoán Công ty với Đội xây dựng, ñó chủ trương khoán theo khoản mục chi phí gắn với khối lượng xây lắp cụ thể Kiểm soát việc giao vốn, toán vốn Công ty Đội thông qua việc kết hợp bảng giải trình hồ sơ vay vốn Đội với báo cáo thẩm tra tình hình thực tế cán kỹ thuật Công ty Footer Page 13 of 126  ... trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 2.2.3 Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất Công ty cổ phần Vinaconex 25 2.2.3.1 Thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Quy trình kiểm soát chi. .. sạn Công ty áp dụng hình thức “Chứng từ - Ghi sổ” ñể ghi sổ kế toán 2.2 Thực tế công tác kiểm soát chi phí sản xuất công ty cổ phần Vinaconex 25 2.2.1 Xây dựng dự toán chi phí sản xuất Công ty Công. .. công SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINACONEX 25 +/ Kiểm soát chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung không ñược lập dự toán chi tiết cho yếu tố cấu thành Nguyên nhân tồn Không có phân công,