GIẢI PHÁP SỐ HÓA VÀ QUẢN TRỊ TÀI LIỆU

GI ẢI PHÁP S Ố HÓA VÀ QU ẢN TR Ị TÀI LI ỆU Phiên 2014 Người trình bày: Email: Tel: Địa chỉ: Tạ Quang Thái thaitq@ecoit.asia (04) 62814275; Fax: (04) 62750064 A13 Hoàng Cầu, phường Ô Chợ Dừa, quận Đống Đa, Hà Nội Nội dung I Sơ lược EcoIT II Nhận thức quản trị tài liệu số hóa III.Số hóa tự động IV Số hóa kết hợp V Giải pháp quản trị tài liệu VI.Mô hình triển khai EcoIT VII.Demo - Hỏi đáp www.ecoit.asia – www.metadata.vn – a Thông tin chung Tên đơn vị: Công ty cổ phần EcoIT Thành lập: 29/4/2010 Thành viên: 35 (25 lập trình viên; kỹ sư hệ thống, kinh nghiệm 4-16 năm) Hội viên: VFOSSA Đối tác: IBM, Intel, RedHat, Alfresco, Endian, Acunetix, SGA-Korea, Ksystem www.ecoit.asia – www.metadata.vn – b Sản phẩm & dịch vụ EcoECM - Hệ thống quản trị nội dung số (ECM), sản phẩm phát triển dựa PMNM Alfresco EcoPortal - Cổng thông tin tích hợp (ICMP), sản phẩm phát triển dựa PMNM Liferay & EcoECM Metadata.vn - Dịch vụ cho thuê phần mềm dạng điện toán đám mây dành cho doanh nghiệp vừa nhỏ My.metadata.vn - Dịch vụ quản trị tài liệu online dành cho cá nhân www.ecoit.asia – www.metadata.vn – c Kinh nghiệm Khách hàng tiêu biểu liên quan đến SP/DV lõi: -EcoPortal: Bộ Xây dựng; Jica; T.Tra Hà Tĩnh; Bộ TNMT; BCA -EcoEMC: Bộ TNMT; UBND Hạ Long; TTHT; 21 Sở Quảng Ninh -Metadata.vn: CDC Danang; VBPO; Basico; Talentpool… -My.metadata.vn: 500 user đăng ký tài khoản & gần triệu tài liệu upload & chia sẻ, cấu trúc thành portal nội dung www.ecoit.asia – www.metadata.vn – a Hiện trạng Nhận thức chưa đầy đủ www.ecoit.asia Phần mềm quản lý văn bản, giấy tờ, công văn - Phần mềm nhằm mô việc quản lý văn giấy tờ giao dịch tổ chức Phần mềm điều hành tác nghiệp - Phần mềm quản lý theo dõi việc điều hành thực thi công việc Phần mềm quản lý hồ sơ, lưu trữ - Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trình hoạt động tổ chức Phần mềm quản lý thư viện - Phần mềm quản lý sách, báo, tạp chí Phần mềm quản lý hình ảnh, video - Phần mềm quản lý phương tiện multimedia File server, quản lý e-file, lưu trữ online (dropbox, 4share, gmail ) - Quản lý file máy tính – www.metadata.vn – b Những khó khăn gặp phải Thầy bói xem voi www.ecoit.asia Phải cài đặt nhiều phần mềm lên máy tính tổ chức - Trong tổ chức, cá nhân có nhu cầu thông tin, số cá nhân có nhu cầu/nhiệm vụ quản lý nhiên phải cài phần mềm khác lên máy tính Phải nhớ nhiều tài khoản, dễ làm lộ mật - Nhiều phần mềm cài đặt → phải nhớ nhiều tài khoản → ghi chép tài khoản lên tài liệu khác, đặt trùng, đặt dễ nhớ → an ninh Không thống tài nguyên gây lãng phí lưu trữ - Mỗi phần mềm phải có hệ thống lưu trữ riêng dẫn đến trung lặp, khó quản lý, khó bảo trì → nguy lãng phí rủi ro cao Không giao tiếp với phần mềm - Các phần mềm xây dựng công nghệ khác nhau, kiến trúc khác nhau, đơn vị khác → khó giao tiếp, thiếu liên thông → không đáp ứng nhu cầu – www.metadata.vn – c Định nghĩa tài liệu ECM: Enterprise Content Management CONTENT - Nội dung: - Văn + Công văn giao dịch; Văn pháp quy, Điều hành - Hồ sơ + Nhân sự; Dự án, Thi công, Hoàn công; Vụ việc; Ghi chép - Tài liệu + Phim, Ảnh; File máy tính; Sách, báo, Tạp chí; Dữ liệu online + Wiki; Blog; Bài viết; Tài liệu định dạng cá nhân; Lịch + Dữ liệu có cấu trúc phi cấu trúc khác + Records hệ quản trị CSDL www.ecoit.asia – www.metadata.vn – d Các bước phải triển khai NỘI DUNG → - Thống hóa việc quản lý toàn tài liệu tổ chức chỉnh thể - Đưa tài liệu vào luồng nghiệp vụ áp dụng tổ chức - Bổ sung thông tin quản lý theo đặc thù nghiệp vụ phát sinh - Cung cấp đầy đủ công cụ truy cập, phân quyền, tìm kiếm nội dung quản lý - Kiến tạo luật nhằm gắn kết tài liệu theo đặc thù nghiệp vụ quản lý - Cung cấp công cụ lập trình, luông, giao tiếp ứng dụng api www.ecoit.asia – www.metadata.vn NGHIỆP VỤ – → TÁC VỤ - Thực tác vụ chuyên môn - Thống kê báo cáo nghiệp vụ làm đầu vào cho hệ thống thông tin quản lý khác e Mô hình hóa cần có www.ecoit.asia – www.metadata.vn – Con người – Quy trình – Máy móc Nâng cao tốc độ xử lý tài liệu Đảm bảo chất lượng qua quy trình kiểm tra Đảm bảo tính bảo mật tài liệu số hóa Quét/chụp liệu kho hồ sơ khách hàng Kiểm tra tính toàn vẹn liệu hình ảnh Cắt liệu hình ảnh thành mảnh Trộn liệu Chuyển trung tâm số hóa Thực số hóa (tay/máy) theo quy trình nghiêm ngặt Ghép liệu Chuyển đổi liệu lên phần mềm quản lý Bổ sung metadata 10 Đưa vào khai thác Áp dụng lần với số lượng lớn www.ecoit.asia – www.metadata.vn – a Thông tin chung Nền tảng sử dụng: Framework EcoECM Ngôn ngữ: Java, J2EE Cơ sở liệu: MySQL; PostGreSQL; Oracle www.ecoit.asia – www.metadata.vn – b Vị trí hệ thống phần mềm ht thông tin www.ecoit.asia – www.metadata.vn – c Đặc điểm Mềm dẻo hơn, thông minh www.ecoit.asia Indexing tài liệu Thành phần: Lucene, Solt - Quét nhận dạng đặc trưng tài liệu từ file system, database Quét nhận dạng nội dung thông tin lưu trữ Trích xuất thông tin index đặc trưng Thiết lập sở liệu index Cập nhật đặc trưng tìm kiếm (re-indexing) Lập mục xếp hạng tìm kiếm Tiếp nhận phản hồi toán tử tìm kiếm logic Tìm kiếm toàn văn mềm dẻo So sánh với mô hình truyển thống Phần mềm → SQL → Database - Dữ liệu bó cứng, không kế thừa, đáp ứng giao dịch – www.metadata.vn – c Đặc điểm Mềm dẻo hơn, tiết kiệm www.ecoit.asia Quản lý thuộc tính tài liệu động Thành phần: Aspects - Quản lý thuộc tính theo bộ, phông lưu trữ Áp dụng thuộc tính cho tài liệu riêng biệt Có khả bổ sung thuộc tính theo nhu cầu chuyên biệt Áp dụng luật thuộc tính tài liệu quản lý Tiết kiệm tối đa lưu trữ So sánh với mô hình truyền thống Phần mềm → Database - Cấu trúc liệu định sẵn - Dư thừa thông tin - Khó đáp ứng nhu cầu mở rộng – www.metadata.vn – c Đặc điểm Mềm dẻo hơn, chi tiết www.ecoit.asia Quản lý quy trình Thành phần: Workflow - Khởi tạo từ tài liệu nội dung Cho phép ủy nhiệm công đoạn mà không cần thay đổi quy trình Cho phép bổ sung quy trình theo chuẩn BPM Cảnh báo thời hạn trạng thái quy trình Áp dụng mềm dẻo với loại tài liệu quản lý Đảm bảo quyền truy cập an toàn tài liệu gốc So sánh với mô hình truyển thống Phần mềm → Database - Quy trình tồn với kiểu quản lý định - Không tuân theo chuẩn quốc tế, áp dụng nội - Không có khái niệm an ninh – www.metadata.vn – d Tính www.ecoit.asia – www.metadata.vn – d Tính  Quản lý thư mục chung toàn hệ thống  Quản lý quyền truy cập, biên soạn, cộng tác  Quản lý thông tin chi tiết tài liệu (có khả bổ sung động chuẩn CMIS, DoubliCore, Geo tùy theo nhu cầu quản lý)  Quản lý hiển thị, trình diễn  Quản lý góp ý ý kiến đóng góp  Quản lý luồng quy trình tài liệu thành viên  Quản lý phiên tài liệu cập nhật tay đổi  Quản lý quy tắc có thay đổi liên quan đến tài liệu  Mã hóa tài liệu www.ecoit.asia – www.metadata.vn – d Tính  Khởi tạo quy trình từ tài liệu (Xem xét góp ý; Phê duyệt cá nhân: Phê duyệt theo nhóm; Đăng ký xuất …)  Giao việc theo nhiều cấp khác  Nhắc việc, hiệu đính phê duyệt nội dung  Ủy nhiệm công việc, theo dõi luồng  Góp ý, đánh giá theo yêu cầu www.ecoit.asia – www.metadata.vn – d Tính  Quản lý Wiki  Quản lý Blog  Quản lý Thư viện tài liệu chia sẻ  Quản lý lịch làm việc cá nhân/chia sẻ  Quản lý liên kết  Quản lý thảo luận  Quản lý danh mục liệu  Quản lý thành viên cộng tác site www.ecoit.asia – www.metadata.vn – d Tính  Tìm kiếm toàn văn (bao gồm tìm kiếm toàn văn nội dung tài liệu MS-Office file; OpenDocument file; PDF; Html; Txt)  Tìm kiếm theo tiêu chí định  Tìm kiếm logic với toán tử  Tìm kiếm tài liệu, lịch chia sẻ, blog, wiki site cá nhân www.ecoit.asia – www.metadata.vn – d Tính  Quản trị người dùng, nhóm người dùng hạn mức lưu trữ  Quản lý thiết lập quyền truy cập toàn hệ thống  Quản trị giao diện trình bầy  Quản lý quy tắc ứng xử với tài liệu có hành động phát sinh với đối tượng tài liệu, nhóm tài liệu  Quản trị công việc định kỳ hệ thống www.ecoit.asia – www.metadata.vn – VI Mô hình triển khai EcoIT Dịch vụ dạng dịch vụ: metadata.vn – my.metadata.vn  Đơn vị sử dụng không cần đầu tư hạ tầng  Triển khai sẵn sàng sử dụng vòng phút  Sử dụng chứng thực GlobalSign mã hóa liệu 256bit  Hệ thống máy chủ hiệu cao sử dụng Datacenter nhà cung cấp dịch vụ nước đảm bảo khai thác tối đa đường truyền tốc độ cao  Bổ sung sẵn tiêu quản lý thông dụng như: Văn bản; Nhân sự; Hợp đồng …  Hỗ trợ đa ngữ khu vực Châu Á  Giá thành sử dụng thấp www.ecoit.asia – www.metadata.vn – VI Mô hình triển khai EcoIT Chuyển giao hệ thống khách hàng  Đơn vị sử dụng nắm toàn quyền kiểm soát hệ thống  Có khả phân rã hệ thống nhằm đáp ứng nhu cầu xử lý với khối lượng lớn người sử dụng  Có khả mở rộng tiêu quản lý tài liệu theo yêu cầu đặc thù  Có khả bổ sung báo cáo thống kê theo yêu cầu nghiệp vụ  Tự lựa chọn phương thức chứng thực mã hóa thông tin  Có khả kết nối “service bus” phân phối kiểm soát tài liệu thống cho phần mềm quản lý chuyên sâu www.ecoit.asia – www.metadata.vn – THANKS YOU! DEMO Đăng ký thử nghiệm tại: my.metadata.vn