(NB) Tài liệu gồm 3 phần: microsoft word, microsoft excel và microsoft powerpoint. Mỗi phần đều trình bày các thao tác thực hiện chi tiết, tài liệu nhằm giúp cho các bạn cải thiện kỹ năng tin học văn phòng của mình. Mời các bạn cùng tham khảo.
Mục Lục PHẦN I: MICROSOFT WORD GIỚI THIỆU CHƢƠNG I – THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD Khởi động thoát khỏi Microsoft Word: Tạo văn Thao tác lƣu File chƣa có tên vào ổ đĩa: Thao tác ghi File có mật khẩu: Thao tác mở File có tên: 10 Thao tác lựa chọn văn 11 Thao tác đóng File: 13 Thao tác hủy bỏ lấy lại lệnh vừa thực hiện: 13 Thao tác đặt lề chọn hƣớng in: 13 10 Thao tác chọn chế độ hiển thị hình: 15 CHƢƠNG II – THAO TÁC ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 16 Khái niệm văn 16 Thiết lập Font chữ chung cho văn 17 Thao tác chép, di chuyển, dán 18 Chỉnh đoạn văn Paragraph 19 Thiết lập Numbering đánh số thứ tự tự động cho đoạn văn bản: 21 Thiết lập cột cho văn 22 Thiết lập Tab cho văn bản: 23 Thao tác tìm kiếm thay thế: 25 Thao tác di chuyển nhanh: 26 CHƢƠNG III– THAO TÁC VỚI CÁC ĐỐI TƢỢNG 26 Chèn ký tự đặt biệt: 26 Chèn công thức toán học: 26 Chèn hình ảnh: 27 Thao tác chèn ảnh có sẵn Word: 27 Thao tác chèn chữ nghệ thuật: 27 Thao tác chèn hình tự vẽ 27 Thao tác viết chữ to đầu đoạn văn (chèn Dorp Cat): 28 Chèn hiệu chỉnh lƣợc đồ 29 Vẽ hiệu chỉnh biểu đồ: 30 CHƢƠNG IV – THAO TÁC VỚI TRANG VĂN BẢN 31 Thao tác ngắt trang văn bản: 31 Tạo tiêu đề dƣới cho văn bản: 31 Đánh số thứ tự cho trang văn bản: 32 Định dạng trang văn bản: 33 CHƢƠNG V: THAO TÁC VỚI BẢNG 35 Thao tác tạo bảng: 35 Thao tác bôi đen dòng, cột bảng tính: 35 Thao tác thay đổi đƣờng khung bảng: 36 Thao tác xoá dòng, cột bảng tính: 37 Thao tác chèn thêm cột dòng: 38 Thao tác trộn ô bảng tính: 38 Thao tác tách hàng cột: 38 Thao tác tách bảng tính 39 Thao tác thay đổi độ rộng cột dòng: 39 10 Thao tác lề cho bảng tính: 39 11 Thao tác lề liệu ô: 40 12 Chèn công thức toán học: 41 13 Chuyển bảng thành văn ngƣợc lại: 41 CHƢƠNG VI: HỖ TRỢ XỬ LÝ TRONG WORD 42 Tạo ghi cho văn bản: 42 Hiển thị đƣờng viền cột chứa văn bản: 43 Trộn tài liệu (Mail Merge): 44 Một số lỗi thƣờng gặp Word 50 CHƢƠNG VII – IN ẤN 55 7.1 Định dạng văn trƣớc in 55 7.2 Thực in ấn: 58 PHẦN BÀI TẬP THỰC HÀNH 65 KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN 92 PHẦN II: MICROSOFT EXCEL 109 BÀI – KHỞI ĐỘNG LÀM QUEN GIAO DIỆN 110 1.1 Khởi động chương trình 110 1.2 Tạo bảng tính 111 1.3 Thanh công cụ Ribbon 113 1.4 Thanh công cụ nhanh 116 1.5 Office Button 118 1.6 Các thành phần khác giao diện 121 BÀI – THAO TÁC VỚI BẢNG TÍNH 124 2.1 Thành phần thao tác 124 2.2 Làm việc với ô (Cell) 138 2.3 Làm việc với cột 158 2.4 Làm việc với hàng (dòng) 167 2.5 Một số thao tác khác 176 BÀI – LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU 189 3.1 Kiểu liệu cách định dạng 189 3.2 Định dạng liệu 195 3.3 Tìm kiếm liệu 205 3.4 Sắp xếp lọc liệu 208 BÀI – CÔNG THỨC VÀ HÀM 224 4.1 Một số khái niệm 224 4.2 Các phép toán 226 4.3 Công thức, hàm 229 4.4 Phân loại hàm 236 BÀI – TÌM HIỂU MỘT SỐ HÀM CƠ BẢN 237 5.1 Nhóm hàm tài 237 5.2 Nhóm hàm ngày tháng 239 5.3 Nhóm hàm tìm kiếm tham chiếu 242 5.4 Nhóm hàm thống kê 244 5.5 Nhóm hàm xử lý chuỗi 246 5.6 Nhóm hàm luận lý 249 5.7 Hàm toán học lượng giác 250 BÀI – IN ẤN 252 6.1 Định dạng trang in 252 6.2 Xem thực in ấn 260 PHẦN BÀI TẬP 265 PHẦN III: MICROSOFT POWER POINT 288 Chƣơng 1: Giới Thiệu Powerpoint 2010 289 Các điểm PowerPoint 2010 289 Khởi động thoát Microsoft PowerPoint 2010 290 T m hiểu thành phần cửa sổ chƣơng tr nh Microsoft PowerPoint 292 Tùy biến lệnh truy cập nhanh 296 Xem thuyết trình nhiều cửa sổ 298 Chƣơng 2: Tạo thuyết tr nh 298 Tạo thuyết trình 298 Lƣu thuyết trình 300 Bảo vệ thuyết trình mật mã 303 Các thao tác với slide 305 Chƣơng 3: Xây dựng nội dung thuyết trình 313 Tạo thuyết trình 313 Tạo slide tựa đề 314 Tạo slide chứa văn 317 Tạo slide có hai cột nội dung 319 Chèn hình vào slide 322 Chèn hình từ Clip Art vào slide 326 Chụp h nh h nh đƣa vào slide 331 Chèn thêm Shape, WordArt Textbox vào slide 333 Chèn SmartArt vào slide 335 10 Nhúng âm vào slide 344 11 Nhúng đoạn phim vào slide 347 12 Chèn bảng biểu vào slide 349 13 Chèn biểu đồ vào slide 354 Chƣơng 4: Làm việc với hiệu ứng, hoạt cảnh 356 Hiệu ứng cho văn 357 Sao chép hiệu ứng 368 Sắp xếp trình tự thực thi hiệu ứng cho 370 Hiệu ứng cho hình ảnh, shape 372 Thiết lập hiệu ứng tùy chọn cho âm đoạn phim 382 Hiệu ứng cho bảng biểu 391 Hiệu ứng cho đồ thị 393 Xóa bỏ hiệu ứng đối tƣợng slide 395 10 Hiệu ứng chuyển slide 397 11 Tự động hoá thuyết trình 400 12 Tạo siêu liên kết nút lệnh điều hƣớng 401 Chƣơng 5- Các Kỹ Thuật Thuyết Trình 418 Một tr nh di n hiệu th phải nhƣ nào: 418 Kế hoạch phát triển tr nh di n 419 Giữ cho khán giả cảm thấy th ch thú 428 Chƣơng 6: Chuẩn bị thuyết trình 429 Tạo tiêu đề đầu chân trang 430 Ghi nhận xét cho slide 435 Chuyển định dạng thuyết trình 442 In thuyết trình 447 Đóng gói thuyết tr nh đĩa 463 Tùy biến nội dung cho buổi báo cáo 468 Thiết lập tuỳ chọn cho kiểu báo cáo 473 Kiểm tra thuyết trình 479 Chƣơng 7: Cách tạo thuyết trình chuyên nghiệp 483 Một tr nh di n hiệu 483 Kế hoạch phát triển tr nh di n 484 Giữ cho khán giả cảm thấy th ch thú 493 BÀI TẬP THỰC HÀNH 495 Tài liệu lưu hành nội PHẦN I: MICROSOFT WORD Tài liệu lưu hành nội GIỚI THIỆU Mục đ ch: Microsoft Word phần mềm soạn thảo văn đƣợc sử dụng phổ biến Phiên Word Microsoft Word 2013 Dựa thực tế Microsoft Word 2010 đƣợc sử dụng rộng rãi có giao diện nhƣ lệnh nhƣ Word 2013 lựa chọn Microsoft Word 2010 để hƣớng dẫn Giao diện hình Microsoft Word Chức Menu Microsoft Word - File: Chứa mục làm việc với tệp nhƣ mở đóng tệp, in ấn, … - Home: Chứa công cụ định dạng, … - Insert: Chứa mục chèn ký tự, tranh ảnh, bảng, ký tự đặc biệt, … - Design: Chứa mục thiết kế, định dạng mẫu văn Tài liệu lưu hành nội - Page Layout: Chứa mục đặt lề, k ch thƣớc trang văn bản, đặt vị trí ảnh, … - References: Chứa mục đặt thích, kiểu cách, định dạng mục lục, … - Maillings: Chứa công cụ định dạng kiểu phong b thƣ, trộn thƣ, … - Review: Chứa lệnh kiểu tra ngôn ngữ, ghi chú, … - View: Chứa lệnh hiển thị h nh, thƣớc, ngắt cửa sổ, … Tƣơng ứng với thực đơn Word 2013 có công cụ tƣơng ứng Tài liệu lưu hành nội Nội dung báo cáo bao gồm văn bản, đồ thị chƣơng tr nh nhƣ Excel, … Khi báo cáo, bạn nên cung cấp đầy đủ thông tin mà khán giả cần chƣ không nên cung cấp nhiều thông tin dƣ thừa không cần thiết Sau vài gợi : Bạn cần kiểm tra lại kỹ nội dung trƣớc gửi cho khán giả nhằm đảm bảo nội dung dƣ thừa Không nên cố công ghi nội dung thật chi tiết cho slide, thay vào slide nên chứa điểm cần trình bày di n thuyết nói rõ Nên dùng SmartArt thay cho gạch đầu dòng nhằm giúp thông tin slide d nhớ d hiểu Cung cấp in chi tiết cho khán giả đầu buổi thuyết trình nhằm giúp khán giả tập trung nghe thuyết trình khỏi tốn công ghi chép Tóm tắt nội dung trình di n slide cuối Bƣớc 6: Tạo hình ảnh trực quan Sau hoàn tất nội dung, bạn nên xem xét đƣa vào slide số hình ảnh minh họa trực quan nhằm tạo ấn tƣợng mạnh khán giả.Ngoài hình ảnh, bạn nên tận dụng t nh tƣơng phản màu sắc chữ, màu slide nhằm làm bật nội dung quan trọng WordArt tốt việc làm hình ảnh hóa đoạn văn ngắn nhằm mục đ ch nhấn mạnh Bƣớc 7: Thêm hiệu ứng đa phƣơng tiện Thêm hiệu ứng đa phƣơng tiện vào slide thông thƣờng làm tăng hiệu thích thú khán giả thuyết trình Bạn sử dụng đoạn phim, flash, âm thanh, nhạc, hiệu ứng cho đồ thị, văn bản, hiệu ứng chuyển tiếp slide, hiệu ứng đổi màu,… cho thuyết trình Bạn không nên áp dụng kiểu hiệu ứng cho tất slide slide v điều d gây nhàm chán cho khán giả, thay vào áp dụng linh hoạt nhiều loại hiệu ứng cho trình di n Bƣớc 8: Tạo in phát cho khán giả ghi cho slide Bƣớc thích hợp phƣơng pháp báo cáo có ngƣời di n thuyết (speaker-led) Bạn nên phát in nội dung báo cáo (handout) cho khán giả để họ d theo dõi suốt trình nghe 490 Tài liệu lưu hành nội báo cáo Các handout in trắng đen màu PowerPoint cung cấp sẵn nhiều tùy chọn cho việc in ấn handout Ngoài ra, ngƣời báo cáo nên chuẩn bị sẵn cho in handout đặc biệt chứa ghi cho slide thuyết trình (notes pages) Bƣớc 9: Kiểm tra lại báo cáo thử Bạn nên báo cáo thử xem lại thuyết tr nh trƣớc trình chiếu thực trƣớc khán giả Đối với phƣơng pháp báo cáo(speaker-led, self-running, user-interactive) có vài lƣu :rgnêi Báo cáo có ngƣời diễn thuyết trƣớc khán giả (Speaker-led) Kiểm tra lại tất slide trình di n nhằm đảm bảo nội dung đầy đủ, ch nh xác, tr nh tự Bạn phải xếp lại ẩn bớt slide cho mục đ ch dự phòng (dự đoán trƣớc câu hỏi khán giả chuẩn bị sẵn slide chứa số liệu trả lời câu hỏi) Kiểm tra lại nút điều kiển slide, chiếu thử toàn slide chế độ Slide Show nhằm kiểm tra hiệu ứng thành phần slide slide xem có hợp lý hay không? Ôn lại ph m tắt thông dụng tr nh báo cáo máy t nh PowerPoint Báo cáo tự chạy (self-running) Với phƣơng pháp báo cáo speaker-led, bạn có hội khắc phục lỗi (về nội sung, hiệu ứng,…) phát sinh tr nh báo cáo Với phƣơng pháp báo cáo self-running bạn hội giải th ch v báo cáo đƣợc tr nh chiếu cách tự động Do vậy, bạn cần phải dành nhiều thời gian để kiểm tra thật kỹ tất nội dung nhƣ hiệu ứng,… trƣớc công bố Một điểm đặc biệt quan trọng loại báo cáo ch nh việc thiết lập thời gian (timing) Bạn phải thiết lập thời gian chờ hợp lý cho khán giả có đủ thời gian đọc hết nội dung mà bạn cung cấp slide lƣu ý thời gian chờ không nên dài làm khán giả chán nản PowerPoint cung cấp t nh Rehearse Timings nhằm giúp cho bạn giải khó khăn vừa nêu T nh ghi lại thời gian bạn dừng lại slide thông báo kết cho bạn, bạn đồng ý áp dụng thời gian dừng slide cho tr nh di n bạn (vào ngăn Slide Show Ribbon chọn Rehearse Timings) 491 Tài liệu lưu hành nội Báo cáo tƣơng tác (User-Interactive) Với loại báo cáo này, bạn thiết kết nút lệnh để ngƣời dùng di chuyển xuyên suốt tr nh di n slide v vấn đề thời gian không quan trọng Vấn đề quan trọng ch nh độ ch nh xác liên kết tr nh di n Khi muốn phát hành tr nh di n lên Internet, bạn để tr nh di n dƣới định dạng PowerPoint nhằm đảm bảo ngƣời xem thấy đƣợc hết tất cảc t nh hiệu ứng mà bạn thiết lập Tuy nhiên tất ngƣời dùng có cài sẵn phần mềm, nên có cách khác mà bạn xem xét ch nh lƣu tr nh di n dƣới định dạng HTML Khi định dạng HTML, số t nh tr nh di n bị (một số hiệu ứng, hoạt cảnh,…) nhƣng đảm bảo máy t nh xem đƣợc nội dung mi n máy có cài tr nh duyệt web Bƣớc 10: Phát hành báo cáo Các phƣơng pháp báo cáo user-interactive self-running presentation mang lại t hiệu so với phƣơng pháp speaker-led Các phƣơng pháp đơn giản việc phát hành đến ngƣời xem nên d gây chán nản cho ngƣời xem Phƣơng pháp báo cáo speaker-led hiệu đƣợc chuẩn bị kỹ nội dung ngƣời báo cáo luyện tập chu đáo Bƣớc bạn cần bố tr việc lại nhƣ thiết lập chỗ ngồi phòng họp cố gắng làm quen với việc đứng trƣớc đám đông Bƣớc 11: Tiến đến thành công cải tiến báo cáo Tất bƣớc chuẩn bị đƣợc thực cẩn thận th chắn buổi báo cáo bạn thành công tốt đẹp Nhằm chuẩn bị tốt cho buổi báo cáo khác tƣơng lại, bạn nên tự hỏi trả lời câu hỏi sau: Các màu sắc thiết kế slide có hợp lý hay không? Tất ngƣời có d dàng đọc nội dung slide hay không? Khán giả nh n bạn, nh n h nh hay nh n in (handout) nhiều hơn? Điều có giống nhƣ mong đợi bạn hay không? 492 Tài liệu lưu hành nội Khán giả có ghi lại bạn tr nh bày báo cáo hay không? Nếu có, bạn có gửi cho khán giả in (handout) với đƣờng kẽ dành cho việc ghi bên cạnh hay không? Thời gian báo cáo có hợp lý hay không? Có điểm bày báo cáo làm ngƣời nghe chán nản th ch thú hay không? Có slide bạn dự định thêm vào báo cáo nhƣng không làm hay không? Có slide bạn t nh bỏ qua nhƣng chuẩn bị kỹ hay không? Các ghi cho slide mà bạn chuẩn bị có đủ đáp ứng hay không? Các hoạt cảnh hiệu ứng thêm vào có làm báo cáo hấp dẫn hay làm ngƣời nghe tập trung? Chất lƣợng âm đoạn phim có đạt hay không? Chúng có hữu ch hay không? Giữ cho khán giả cảm thấy th ch th Sau số bƣớc nhằm giúp ngƣời di n thuyết tạo nên lôi làm cho báo cáo thành công Các kỹ thuật diễn thuyết Dáng đứng chắn, không tới lui Việc tới lui làm ngƣời nghe đảo mắt nhìn theo bạn làm họ tập trung Tuy nhiên bạn nên dùng tay phần thể để minh họa cho nói chuyện Dùng cử để hỗ trợ giọng nói bạn.Nếu bạn nói đến ba điểm việc th dùng ngón tay để minh họa điểm Nếu bạn nói đến liên kết việc với bạn dùng hai tay nắm lại với để minh họa Đừng học thuộc lòng diễn thuyết Nếu đặt câu hỏi cắt ngang thuyết trình bạn bạn d quên m nh nói tới đâu Ngƣợc lại, phải thuyết trình không nên đọc từ ghi bạn Các ghi thƣờng chứa từ khóa 493 Tài liệu lưu hành nội số liệu, bạn cần di n thuyết từ từ khóa đơn giản đọc chúng Không diễn thuyết mà mắt dán vào tờ ghi Dùng mắt để nhìn cử tọa trƣớc bạn bắt đầu nói Chọn lọc vài ngƣời vị trí khác khán phòng dùng mắt giao tiếp trực tiếp với họ Trình bày điểm báo cáo với ngƣời bạn nhìn họ nhớ cƣời với họ Đừng ngại tạm dừng diễn thuyết Nói chậm dừng lát để nhìn vào ghi phƣơng pháp di n thuyết hay báo cáo cách hấp tấp Không nhìn chằm chằm đọc slide Tập trung oàvnạêaủc cử tọa hạn chế nhiều tốt việc đọc ghi di n thuyết Bạn phải làm cho cử tọa thấy lời bạn nói xuất phát từ suy nghĩ bạn Nhấn mạnh động từ thuyết trình Các gợi ý nội dung Nếu khán giả không bận rộn th bạn không bị dồn ép thời gian báo cáo, bạn bắt đầu báo cáo với câu chuyện vui Nên hút khán giả vào tập/ t nh báo cáo nhằm làm tăng khả hiểu chủ đề tr nh bày Hỏi câu hỏi để kiểm tra xem khán giả có hiểu g bạn tr nh bày hay không tặng quà nhỏ cho ngƣời có câu trả lời Không có thứ g hấp dẫn khán giả tham gia vào chủ đề tr nh bày phần thƣởng, chúng có giá trị thấp nhƣ móc khóa, khăn tay,… Nên chia phần tr nh bày thành hai vài buổi nên có phần đặt câu hỏi trả lời câu hỏi buổi, buổi th có giải lao ngắn Trong suốt phần hỏi trả lời tắt máy chiếu (slide projector, overhead, LCD projector h nh máy t nh) để giúp ngƣời nghe tập trung vào câu hỏi di n giả Nếu tắt máy chiếu bạn tạo thêm slide đơn giản với tựa đề “Hỏi đáp” chiếu slide suốt trình 494 Tài liệu lưu hành nội ÀI TẬP THỰC HÀNH Bài tập 1: Tạo trình chiếu theo mẫu (Họ viên lấy ảnh khác thay thế) 495 Tài liệu lưu hành nội Bài tập 2: Tạo trình chiếu theo mẫu (Họ viên lấy ảnh khác thay thế) 496 Tài liệu lưu hành nội Bài tập 3: Tạo trình chiếu theo mẫu (Họ viên lấy ảnh khác thay thế) 497 Tài liệu lưu hành nội Bài tập 4: Tạo trình chiếu theo mẫu 498 Tài liệu lưu hành nội Bài tập 5: Học viên dùng ảnh khác thay 499 Tài liệu lưu hành nội Câu Dùng lệnh View - Master - Slide Master, định dạng vùng tiêu đề Silde Maste nhƣ sau: Font Arial Size 44 Kiểu chữ đậm đóng khung vùng tiêu đề Câu Dùng lệnh View - Header and Footer, nhập ngày thi vảo mục Fixed, nhập Họ tên vào mục Footer, chèn slide number, Date anh Time cho tất silde (trừ slide đầu) Câu Tạo background cho slide: màu tùy ý Câu Nhập nội dung tạo liên kết (hyperlink) cho slide nhƣ sau: Dòng H nh ành” liên kết đến slide Dòng "Biểu đồ” liên kết đến slide Dòng "Chia cột” liên kết đến slide Dòng “Chèn bảng‟ liên kết đến slide Dòng "Video" liên kết đến slide Dòng WordArt‟ Nên kết đến slide Dòng “Kết thúc” kết thúc trình di n Câu Tạo gồm nút lệnh liên kết slide Câu Tạo hiệu ứng chuyển tiếp Slide Transition cho tất slide: Tùy ý 500 Tài liệu lưu hành nội Câu Sử dụng chức Custom Animation để tạo hiệu ứng xuất hiên kết thúc hợp lý, ấn tƣợng cho tất đối tƣonq slide đên slide Bài tập 6: Học viên dùng ảnh khác để thay 501 Tài liệu lưu hành nội Câu Dùng lệnh View - Master - Slide Master, định dạng vùng tiêu đề Silde Maste nhƣ sau: Font Arial, Size 44, Kiểu chữ đậm đóng khung vùng tiêu đề Câu Dùng lệnh View - Header and Footer, nhập ngày thi vào mục Fixed, nhập Họ tên vào mục Footer, chèn slide number cho tất silde (trừ slide đầu) Câu Tạo background cho slide: dùng lệnh Fill Effects/Texture chọn mẫu texture tùy ý Câu Nhập nội dung tạo liên kết (hyperlink) cho slide nhƣ sau: Dòng „Tiểu sử” liên kết đến slide Dòng “Sự nghiệp sáng tác” liên kết đến slide Dòng “Vinh dự” liên kết đến slide Dòng “Ca sĩ thể hiện" liên kết đến slide Dòng “Đóng góp cho điện ảnh” liên kết đến slide Dòng “Lời kết" liên kết đến slide Dòng “Thoát” kết thúc trình diễn Câu Tạo gồm nút lệnh liên kết slide (trừ Slide 1) 502 Tài liệu lưu hành nội Bài tập 7: Học viên dùng ảnh khác để thay 503 Tài liệu lưu hành nội Bài tập 8: Học viên dùng ảnh khác để thay 504 ... Ctrl + Shift + End: Lựa chọn nội dung từ vị trí trỏ thời đến cuối văn Ctrl + Shift + Home: Lựa chọn nội dung từ vị trí trỏ thời đến đầu văn Lựa chọn tất File văn bản:nhấn tổ hợp phím Ctrl +. .. Ctrl + Shift + →: Chọn phần lại bên phải chữ gần so với vị trí trỏ thời Ctrl + Shift + ←: Chọn phần lại bên trái chữ gần so với vị trí trỏ thời Ctrl + Shift + ↓: Chọn phần lại bên phải đoạn văn. .. PHẦN I: MICROSOFT WORD Tài liệu lưu hành nội GIỚI THIỆU Mục đ ch: Microsoft Word phần mềm soạn thảo văn đƣợc sử dụng phổ biến Phiên Word Microsoft Word 2013 Dựa thực tế Microsoft Word 2010 đƣợc