Tin hoc van phong (Word)

Chỉn câc ký tự, hoa văn không có trín băn phím: - Đặt con trỏ tại vị trí cần chỉn Click văo Insert trín thanh công cụ +Symbol Chọn bộ ký tự, hoa văn..trong hộp Font: Preview Cut Copy Pas

PHẦN II MICROSOFT WORD

§1 SƠ LƯỢC VỀ MICROSOFT WORD

I GIỚI THIỆU:

Microsoft Word 2000 là một trong những sản phẩm của hãngMicrosoft dùng để xử lý văn bản Chương trình này là 1 trong những chươngtrình nằm trong bộ Microsoft Office 2000 dùng cho công việc văn phòng Bộchương trình Microsoft Office gồm có các phần chương trình:

Microsoft Word: Dùng để xử lý văn bản

Microsoft Excel: Dùng để xử lý bảng tính

Microsoft Access: Dùng để xử lý cơ sở dữ liệu

Microsoft PowerPoint: Dùng để tạo các màn hình trình diễn

Microsoft Outlook: Dùng quản lý thông tin cá nhân

* Khởi động: Start + Programs + Microsoft Word

II MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN

1 Kiểu gõ tiếng việt:

* Cách chọn kiểu tiếng Việt khi dùng VietKey 2000 để gõ dấu:

Click chuột phải vào biểu tượng trên thanh Tasbar + chọn Hiện cửa

sổ VietKey + chọn Kiểu gõ + trong mục Tiếng Việt chọn kiểu gõthích hợp

* Bật tắt tiếng việt : Click vào biểu tượng hoặc nhấn phím

<Alt>+<Z>

* Cách chọn bảng mã:

- Click phải + chọn Hiện cửa sổ VietKey + chọn Bảng mã + chọn mãthích hợp

Unicode Times New Roman, Arial,

VNI for Windows VNI-*

TCVN 3 (ABC) Vn *

2 Các phím soạn thảo dùng để di chuyển con trỏ văn bản:

- Không dùng dấu cách (Spacebar) để chỉnh dòng, chỉnh đoạn Khôngnên để hai (hoặc nhiều hơn) dấu cách liền nhau

- Mặc nhiên Word sẽ tự động xuống hàng khi gặp biên phải của tranggiấy Khi thật sự muốn xuống dòng nhấn Enter

- Các dấu câu phải được đi theo từ cuối cùng trong câu

* Các phím di chuyển:

Home : Về đầu dòng End : Về cuối dòng

 : Qua trái 1 ký tự  : Qua phải 1 ký tự

 : Lên dòng trên  : Xuống dòng dưới

Ctrl +  : Lên đoạn trên Ctrl + : Xuống đoạn dưới

Ctrl +  : Qua trái 1 từ Ctrl + : Qua phải 1 từ

Ctrl + Home: Về đầu văn bản Ctrl + End : Đến cuối văn bản

Page Up : Lên trên 1 trang màn hình

Page Down : Xuống dưới 1 trang màn hình

Tới một trang bất kỳ: <Ctrl> + <G> + nhập số trang cần tới + Goto +Close

2 Chọn (Select) khối văn bản cần định dạng:

- Sử dụng chuột: Kéo từ từ vị trí đầu đến vị trí cuối của khối cần chọn

- Bàn phím: Giữ phím Shift + các phím di chuyển con trỏ văn bản

- Đánh dấu toàn bộ văn bản: <Ctrl> + <A>

3 Định dạng nhanh khối đê chọn bằng ToolBar:

* Câc phím nóng thường sử dụng để định dạng:

Ctrl + B : In ĐậmCtrl + I : In NghiíngCtrl + U : Gạch chđnCtrl+Shift+ A: In HoaShift + F3 : Đổi Kiểu ChữCtrl + L : Canh trâiCtrl + E : Canh giữaCtrl + R : Canh phảiCtrl + "=" : Chỉ số dướiCtrl+ Shift +"=": Chỉ số trín

4 Chỉn câc ký tự, hoa văn không có trín băn phím:

- Đặt con trỏ tại vị trí cần chỉn Click văo Insert trín thanh công cụ +Symbol (Chọn bộ ký tự, hoa văn trong hộp Font):

Preview Cut

Copy Paste

Paint brush Undo Redo Table

Column

Drawing Zoom

Chọn font chữ Chọn cỡ chữ

chữ Chữ đậm Chữ nghiín

Gạch chđn Canh trâi

Canh giữa giữa

Canh phải hải

Canh điều

- Chọn ký tự, hoa văn cần chèn + Insert + Nhấn Close để trở về vănbản

5 Các thao tác với khối văn bản: Đánh dấu khối văn bản cần sao

- Nhấn <Back Space>: Xoá lùi một ký tự tại vị trí con trỏ đang đứng

- Nhấn <Delete>: Xoá tới một ký tự tại vị trí con trỏ đang đứng

- Xoá nhiều ký tự cùng một lúc: Đánh dấu khối văn bản cần xóa sau

đó nhấn phím Delete

6 Canh lề cho văn bản:

Có 4 chế độ canh lề:

+ Canh trái: Thẳng hàng so với biên trái.

+ Canh phải: Thẳng hàng so với biên phải.

+ Canh giữa : Nằm giữa so với hai biên.

+ Canh đều: Thẳng hàng so với hai biên.

- Đánh dấu đoạn văn bản cần canh lề

+ Canh trái: <Ctrl> +<L> hoặc Click Align left

+ Canh phải: <Ctrl> +<R> hoặc Click Align Right + Canh giữa: <Ctrl> +<E> hoặc Click Center

+ Canh đều: <Ctrl> +<J> hoặc Click Justify

7 Các thao tác với tập tin Word:

* Chú ý: khi lưu lần đầu tiên phải đặt tên cho tập tin này.

- Phần mở rộng của tập tin Word mặc nhiên là:.doc

Trong hộp Save in: Xác định ổ đĩa hoặc thư mục sẽ lưu tập tin này.Mặc nhiên là My Document

Trong hộp File name: Gõ tên tập tin rồi nhắp nút Save để lưu

c Lưu với tên khác: Chọn File + Save As

- Đặt tên mới trong hộp File name, nhấn nút Save

§2 DROP CAP & COLUMNS

I DROPCAP:

- Công dụng: Dùng để làm chữ hoa

thả xuống

- Để con trỏ tại đầu đoạn văn bản

cần làm Drop Cap, Chọn Format +

bên lề trái của tờ giấy

+ Font: Xác định Font cho chữ thả

xuống

+ Lines to drop: Số dòng thả xuống

+ Distance from text: Khoảng cách từ chữ làm Drop đến văn bản.+ Chọn None: Bỏ Drop Cap

hơn 3 chọn Number of Columns

- Chọn Width and spacing:

Để xác định độ rộng và khoảng

cách giữa các cột

Width: Độ rộng

Spacing: Khoảng cách giữa các cột

- Chọn Equal Column width: Để độ rộng các cột tự động bằng nhau vàtrải đều theo khổ giấy

- Line between: Có đường kẻ giữa các cột

§3 TAB - PARAGRAPH - INDENT - AUTOTEXT

AUTOCORRECT - CHANGE CASE

- Nhắp vị trí cần đặt Tab trên thước ngang

- Khi sử dụng ta nhấn phím <Tab> để tới các mốc dừng

- Để thay đổi vị trí của Tab: Đánh dấu khối phần văn bản chịu ảnhhưởng của Tab, kéo Tab đến vị trị mới

- Khi không cần sử dụng kéo Tab ra khỏi thước

* Đặt Tab có dấu đi kèm:

- Nhắp vào hộp Tab để chọn loại tab cần sử dụng

- Nhắp vị trí cần đặt Tab trên thước ngang

- Chọn Format + Tabs

+ Trong hộp Tab stop position: Chọn vị trí của điểm cần đặt Tab trênthước

+ alignment: Chọn loại Tab

+ Leader: Chọn dấu đi theo

+ Nhấn nút Set để đặt Tab

- Các thao tác còn lại tương tự như trên

II PARAGRAPH:

- Dùng để tạo khoảng

cách giữa các đoạn văn bản

và khoảng cách giữa các

dòng trong đoạn văn bản

- Đánh dấu đoạn văn

After: Cách đoạn sau nó một khoảng

+ Line spacing: Khoảng cách giữa các dòng:

Single: Dòng đơn Double: Dòng đôi 1,5 Line: Gấp rưỡi

Exactly: Chính xác At least: Tối thiểu Multiple: Gấp nhiều lần

IV AUTO TEXT:

- Công dụng: Dùng để lưu trữ tự động một đoạn văn bản được sử dụngthường xuyên có tính chất cố định không thay đổi

- Đánh dấu đoạn văn bản cần làm AutoText:

First line Indent Left Indent Right Indent

Chọn Insert + Auto Text + New + Nhập tên của Autotext + OK

* Khi cần sử dụng: Nhập tên của Autotext + nhấn phím <F3>

V AUTO CORRECT:

- Dùng để tự động sửa sai các từ gõ vào do người sử dụng qui định

- Đánh dấu từ đúng, Click Tool + Auto Correct + Nhập từ sai trongReplace + Add

*Chú ý: Nhớ chọn mục Replace text as you type

- Khi không cần sử dụng: Chọn Tool + Auto Correct + Nhập từ cầnxóa trong Replace + Delete

VI CHANGE CASE:

- Dùng để thay đổi kí tự từ chữ hoa sang chữ thường và ngược lại

- Đánh dấu đoạn văn bản cần thay đổi + Click Format + Change Case+ Sentence case: Đổi ký tự đầu câu

Khi không cần sử dụng Click lại một lần nữa

* Để thay đổi kiểu số hoặc kiểu kí tự: Chọn Format + Bullets and

Numbering

a Chọn phiếu Bullets: Định dạng kí hiệu

- Chọn mẫu ký hiệu được liệt kê

- Nhấn nút Customize để thay đổi (nếu cần)

+ Nút Bullets: Chọn ký hiệu+ Nút fonts: Định dạng ký hiệu+ Bullets Position: Độ thụt của ký hiệu so với lề

b Phiếu Numbering: Định dạng số tự động.

- Chọn mẫu số được liệt kê

- Nhấn nút Customize để thay đổi (nếu cần)

+ Number style: Chọn loại số+ Start At: Giá trị bắt đầu+ Number format: Định ký hiệu đi theo số+ Fonts: Định dạng cho số

+ Number Position: Gióng hàng cho số+ Align At: Độ thụt của số so với lề+ Indent at: Vị trí giữa số và chữ

2 Đóng khung và tạo bóng mờ:

- Dùng để tạo khung xung quanh hoặc tạo nền cho văn bản

- Đánh dấu khối văn bản  Format + Border and Shading

+ Kẻ Khung: Chọn phiếu Border

· Trong hộp Style chọn đường nét

· Trong hộp Color chọn màu đường

· Trong hộp Width chọn độ dày mỏng của đường.

+ Tạo nền: Shadow

3 Tìm kiếm và thay thế:

- Dùng để tìm kiếm một từ, một chuỗi văn bản sau đó thay thế bằngmột từ hay một chuỗi văn bản khác

- Chọn Edit + Replace (hoặc <Ctrl> +<H>)

+ Find what: Gõ nội dung cần tìm

+ Search: Phạm vi tìm kiếm

All: Tất cả trong văn bản

Up: Từ vị trí con trỏ đang đứng trở về trước

Down: Từ vị trí con trỏ trở về sau

+ Match case: Tìm phân biệt chữ hoa chữ thường

+ Find whole words only: Tìm chính xác từ được chỉ ra

+ Nhấn nút Replace All để thay thế tất cả các từ tìm thấy

+ Nhấn nút Replace: Khi tìm thấy sẽ hỏi nếu đồng ý sẽ thay (chọnreplace) ngược lại chọn Find next để tiếp tục tìm kiếm

4 Bật tắt thước & thanh công cụ:

- Bật tắt thước: Chọn View + Ruler

- Bật tắt thanh công cụ: Chọn View + Toolbars + chọn thanh công cụthích hợp

5 Thay đổi đơn vị đo: Thay đổi đơn vị đo lường

- Tools + Option + General + trong hộp Measurement Units chọn đơn

vị đo thích hợp

6 Thay đổi kiểu hiển thị văn bản:

- View + Normal: Chỉ hiển thị nội dung bình thường (không thấy đượctrang giấy)

- View + Page layout : Hiển thị nội dung và trang giấy

+ AutoNumber: Tạo chỉ số cước chú tự động.

+ Custom: Tạo chỉ số cước chú theo ý muốn

* Các thao tác xử lý cước chú:

- Xóa chỉ số cước chú thì nội dung cũng bị xóa theo

- Nhắp phải vào nội dung cước chú chọn goto thì con trỏ sẽ đến chỉ sốtương ứng

- Nhắp đúp vào chỉ số thì con trỏ sẽ nhảy đến nội dung cước chútương ứng

8 Bảo vệ tài liệu:

- Dùng để bảo vệ tài liệu, người khác không thể mở ra xem được

- Chọn Tool + Option + Save + Password to Open + Nhập mật khẩu

 Nhập mật khẩu lại lần nữa

- Để xóa mật khẩu  Chọn Tool + Option + Save + Password to Open+ Xoá mật khẩu

II Chỉnh sửa cấu trúc cho bảng:

1 Thay đổi độ rộng cột:

- Double Click Vào đường phân

chia giữa hai cột sẽ tự động giãn ra cho

vừa với số liệu dài nhất

- Hoặc Drag đường phân chia giữa 2 cột đến kích thước mới

2 Đánh dấu khối trên bảng:

- Click vào ô cần đánh dấu, để đánh dấu các ô liên tiếp Click ô đầutiên Drag đến các ô tiếp theo

- Để đánh dấu một cột: Để con trỏ ngoài cột Di chuyển chuột lên trêncột cần đánh dấu, Click chuột

- Để đánh dấu một dòng: Di chuyển chuột ra bên trái dòng cần đánhdấu, Click chuột

* Chú ý: Có thể đánh dấu nhiều cột, dòng bằng cách kéo chuột qua các

cột, dòng cần đánh dấu

3 Thêm/ bớt hàng cột:

- Thêm: Đánh dấu hàng (cột) tại vị trí cần chèn hàng (cột) mới vào,chọn Table + Insert Row (column)

- Bớt: Đánh dấu hàng, cột cần xóa  Table + Delete Row (Column)

4 Định dạng cho văn bản trong bảng:

- Các thao tác chọn font chữ, canh lề, đặt Tab tương tự như văn bảnbình thường, nhưng chú ý việc định dạng chỉ có tác dụng với những ô đượcđánh dấu

- Nhấn Ctrl + Tab đưa con trỏ đến điểm dừng Tab trong ô.

5 Kẻ khung:

Đánh dấu phần bảng cần kẻ khung  Chọn Format + Border andShading + Border

- Chọn Style: xác định kiểu đường dùng để kẻ khung

- Color: Màu của đường

- Width: Độ dày mỏng của đường

- Sử dụng các biểu tượng kẻ khung để kẽ

+ Nếu dữ liệu trùng nhau chọn

Then by để xác định cột ưu tiên sắp thứ hai (cũng chọn As hoặc De)

+ Nếu dữ liệu vẫn trùng nhau chọn Then by để xác định cột ưu tiênsắp thứ 3

+ Nếu dữ liệu vẫn trùng nhau sẽ áp dụng theo nguyên tắc FIFO (First

In First Out) cột nào nhập trước sẽ sắp xếp trước

+ Chọn No header row nếu phần dữ liệu đánh dấu không có dòng tiêu

đề

+ Chọn Header row nếu phần dữ liệu đánh dấu có dòng tiêu đề.

8 Tính toán đơn giản trong bảng:

- Dùng để tính một số phép tính đơn giàn

- Để con trỏ tại vị trí cần ghi kết quả  Chọn Table + formula

+ Chọn formula: Để xác định công thức cần tính toán, công thức phảiluôn luôn bắt đầu bởi dấu “=” theo sau là địa chỉ của ô, các phép toán

+ Chọn Number format: Xác định kiểu số cần trình bày

+ Chọn Past Function: Để đưa tên hàm vào công thức

* Một số hàm: Sum: tính tổng cộng

Average: tính trung bình cộngMax: Giá trị lớn nhất

Min: Giá trị nhỏ nhất

9 Tạo bảng phức tạp:

- Dùng kỹ thuật Merger cell: dùng để kết nối nhiều ô thành 1 ô.

+ Chọn số cột tối đa, đánh dấu các ô cần nối  Table + Merger cell

- Dùng kỹ thuật Split Cells: Dùng để chẻ 1 ô thành nhiều ô.

+ Chọn số hàng và cột cần chẻ  Table + Split Cells

+ Trong hộp Number of columns: nhập vào số cột cần chẻ.

+ Trong hộp Number of rows: nhập vào số hàng cần chẻ.

10 Canh lề cho toàn bảng:

- Canh lề cho toàn bảng so với 2 biên của tờ giấy

- Để con trỏ trong bảng  chọn Table + Table Properties + Table

* Trong mục Alignment chọn:

+ Left: Canh bảng thẳng so với lề trái trang+ Right: Canh bảng thẳng so với lề phải trang+ Center: Canh bảng vào giữa trang

11 Heading:

- Dùng để tạo tiêu đề của bảng ở tất cả các trang

- Đánh dấu hàng cần làm tiêu đề  Chọn Table + Heading

12 Xác định hướng cho văn bảng trong bảng:

- Đánh dấu phần văn bảng cần thay đổi  Chọn Format + Textdirection + các hướng thích hợp

§6 DRAWING - PICTURE - WORD ART - EQUATION

- Click Line + Click tại vị trí cần vẽ Drag đến vị trí cuối cùng

- Để thay đổi màu sắc: Click Line color

- Để thay đổi kích thước hoặc hướng: Click vào đường đó + để con trỏtại nút hình chữ nhật nhỏ trên hình + Drag đến kích thước mới hoặc hướngmới

- Click Line style: Thay đổi kiểu của đường

- Click Arrow style: Thay đổi các hướng mũi tên

- Click Dash style: Chọn đường liền nét hay nét đứt

- Để sao chép một đường đã vẽ: Click vào đường đó + Giữ phím

<Ctrl> trong lúc Drag đến vị trí cần Copy

- Để di chuyển một đường: Click vào đường đó + Drag đến vị trí mới

- Để xoá một đường: Click vào đường đó nhấn <Delete>

- Để vẽ một đường thật thẳng giữ phím <Shift> trong khi Drag

b.Vẽ hình chữ nhật, hình vuông:

- Click vào Rectangle + Click tại vị trí cần vẽ Drag đến góc đối diện

để xác định kích thước hình chữ nhật

Line Rectangl e Oval Textbox

Fill color

Line color Font color

Line style Dash

style Arrow style

Shadow 3D

- Các thao tác còn lại tương tự như đường thẳng.

- Để thay đổi màu sắc cho phần tô: Click vào hình + Click vào Fillcolor + chọn màu sắc thích hợp + Nếu chọn màu phức tạp chọn Fill Effect

- Để tạo bóng mờ: Click Shadow + chọn bóng mờ thích hợp

- Để tạo 3D: Click vào 3D

- Để vẽ một hình thật vuông giữ phím <shift> trong khi Drag

c Vẽ hình tròn, oval :

- Click vào Oval (Ellipse) + Click tại vị trí cần vẽ Drag đến góc đốidiện để xác định kích thước hình chữ nhật

- Các thao tác còn lại tương tự như hình chữ nhật

- Để vẽ một hình thật tròn giữ phím <shift> trong khi Drag

d Vẽ đường tự do:

- Click Auto Shapes + Line + Freeform + Click tại vị trí đầu tiên rêđến vị trí thứ 2 Click, rê tới vị trí thứ 3 Click cho đến vị trí cuối cùngDouble Click

- Các thao tác còn lại tương tự như đường thẳng

e Vẽ đường cong:

- Click Auto Shapes + Line + Curve + Click tại vị trí đầu tiên rê đến vịtrí điểm uốn thứ 1 Click, rê tới điểm uốn thứ 2 Click cho đến vị trí cuốicùng Double Click

- Các thao tác còn lại tương tự như đường thẳng

f Xác định vị trí giữa các vật thể:

- Click vào hình + chọn Draw trên thanh công cụ vẽ + Order

+ Send to Back: Gởi ra đằng sau cùng

+ Send Backward: Gởi ra đằng sau kề cận

+ Bring to Front: Mang ra đằng trước tiên

+ Bring Forward: Mang ra đằng trước kề nó

+ Send Behind of Text: Mang ra đằng sau văn bản

+ Bring in Front of Text: Mang ra đằng trước văn bản

g Lật và xoay vật thể:

- Click vào hình + Draw + Rotate or Flip

+ Flip Vertical: Lật theo 2 biên ngang

+ Rotate left: Xoay sang trái một góc 90

+ Rotate right: Xoay sang phải một góc 900

+ Free Rotate: Xoay góc tự do

h Đưa văn bản vào trong hình:

- Click vào hình + Click phải + Add text

i Xác định vị trí của hình so với văn bản:

Click vào hình + Click chuột phải + Chọn Format AutoShape +Layout

+ Behind text: Hình nằm sau văn bản

+ In front of text: Hình nằm trước văn bản

+ In line with text: Nằm riêng so với văn bản

+ Tight: Văn bản sẽ bao chặt xung quanh hình

+ Square: Văn bản bao theo hình khối

- Để vẽ các đường: Click AutoShapes + Line + Chọn đường thích hợp

- Để vẽ các ngôi sao và dải băng: Click AutoShapes + Star andbanner+

- Để vẽ các khối mũi tên: Click AutoShapes + Block Arrow +

- Để vẽ các hình cơ bản: Click AutoShapes + Basic shape +

- Để vẽ các lời chú thích: Click AutoShapes + Callout +

- Các thao tác còn lại tương tự các hình trên

l Text Box (Tạo hộp văn bản):

- Kích chuột vào biểu tượng Text Box, con trỏ biến thành dấu +

- Di chuyển dấu + đến đỉnh bên trái của hình chữ nhật, kích và giữ núttrái chuột

- Rê chuột đến góc dưới bên trái của hình chữ nhật, thả nút chuột.Khi đó sẽ tạo được hộp văn bản giới hạn bởi hình chữ nhật vừa xácđịnh Trong hộp có thể chứa văn bản, công thức, hình vẽ,… Các hộp nàycũng có thể chồng lên nhau, thay đổi kích cỡ, di chuyển vị trí