NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU SỐ TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

Trong những năm qua, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã luôn chú trọng các hoạt động nghiệp vụ vủa mình đặc biệt là công tác số hóa phát triển và bảo quản vốn tài liệu số nhằm phục vụ đắc lực

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN

––––––

NGUYỄN THỊ DUYÊN

NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN

VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU SỐ TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN

Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học : QH – 2008 - X

Hà Nội, 2012

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN

––––––

NGUYỄN THỊ DUYÊN

NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN

VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU SỐ TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN

Hệ đào tạo: Chính quy Khóa học : QH – 2008 - X

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: PGS TS TRẦN THỊ QUÝ

Hà Nội, 2012

em hoàn thành khóa luận này

Cùng với đó, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các thầy, cô giáo trong khoa Thông tin – thư viện nói riêng và các thầy cô giáo trong trường Đại học Khoa học xã hội

và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội nói chung đã nhiệt tình giúp đỡ chỉ bảo, truyền đạt cho em những kiến thức từ cơ bản đến kiến thức chuyên môn trong bốn năm học vừa qua và tạo điều kiện cho em về cơ sở vật chất, trang thiết bị cũng như truyền lại cho em những kinh nghiệm quý báu để em có thể hoàn thành khóa luận này!

Đồng thời em xin chân thành cảm ơn TS Lê Văn Viết, Phó giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam, Th.S Lê Đức Thắng, Phó trưởng phòng tin học cùng các cô chú, anh chị cán bộ thông tin thư viện tại Thư viện Quốc gia Việt Nam đã chỉ bảo và tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành khóa luận này

Sự tiến bộ trong học tập và nghiên cứu của em cũng có phần rất lớn từ sự giúp

đỡ, động viên về mặt vật chất và tinh thần của các bạn cùng lớp và người thân Em xin cảm ơn những tình cảm quý báu đó

Hà Nội ngày tháng năm

Sinh viên

Nguyễn Thị Duyên

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Các từ viết tắt Nội dung của các từ viết tắt

CSDL Cơ sở dữ liệu NDT Người dùng tin TTTV Thông tin – Thư viện TLS Tài liệu số

TVQGVN Thư viện Quốc gia Việt Nam

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ ĐƢỢC SỬ DỤNG TRONG KHÓA LUẬN

Bảng số liệu:

Bảng 1: Bảng thống kê vốn tài liệu truyền thống của Thư viện Quốc gia 29

Bảng 2: Số lượng báo, tạp chí tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 30

Bảng 3: Nguồn tài liệu số hóa toàn văn tự xây dựng của Thư viện 32

Bảng 4: Đánh giá của cán bộ về ngân sách nhà nước cấp cho phát triển tài liệu số 39

Bảng 5: Đánh giá của NDT về hệ thống cơ sở vật của Thư viện 44

Bảng 6: Đánh giá của cán bộ về hệ thống cơ sở vật chất của TVQGVN 45

Bảng 7: Đánh giá của cán bộ thư viện về hạ tầng công nghệ của Thư viện 49

Bảng 8: Đánh giá của người dùng tin về nhu cầu sử dụng tài liệu số 57

Bảng 9: Đánh giá của người dùng tin về tác phong làm việc của cán bộ 58

Bảng 10: Sự hiểu biết của người dùng tin về cách sử dụng tài liệu số 60

Biểu đồ: Biểu đồ 1: Đánh giá của NDT về hệ thống cơ sở vật chất của Thư viện 44

Biểu đồ 2: Đánh giá của cán bộ thư viện về hệ thống cơ sở vật chất của Thư viện Quốc gia Việt Nam 45

Biểu đồ 3: Đánh giá của cán bộ thư viện về hạ tầng công nghệ thông tin 49

Biểu đồ 4: đánh giá của người dùng tin về nhu cầu sử dụng tài liệu số 57

Biểu đồ 5: Đánh giá của người dùng tin về tác phong làm việc của cán bộ 59

Biểu đồ 6: Sự hiểu biết của người dùng tin về cách sử dụng tài liệu số 60

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết chọn đề tài 1

2 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng của đề tài 3

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 5

7 Nội dung của khóa luận 5

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU SỐ TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 6 1.1 Những khái niệm chung 6

1.1.1 Khái niệm về phát triển 6

1.1.2 Khái niệm về tài liệu số/ tài liệu điện tử 6

1.1.3 Khái niệm phát triển tài liệu số 9

1.1.4 Khái niệm bảo quản tài liệu số 10

1.2 Vai trò của tài liệu số với công tác phát triển và bảo quản tài liệu số 11

1.2.1 Vai trò của tài liệu số nói chung 11

1.2.2 Tầm quan trọng của phát triển tài liệu số 12

1.2.3 Vai trò của công tác bảo quản tài liệu số 14

1.3 Các yếu tố tác động đến công tác phát triển và bảo quản tài liệu số 14

1.3.1 Chính sách phát triển 14

1.3.2 Kinh phí dành cho phát triển và bảo quản tài liệu số 16

1.3.3 Nguồn nhân lực 16

1.3.4 Hợp tác chia sẻ 18

1.3.5 Hạ tầng cơ sở và trang thiết bị 19

1.4 Khái quát chung về Thư viện Quốc gia Việt Nam 21

1.4.1 Lịch sử hình thành và phát triển Thư viện 21

1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của Thư viện 23

1.4.3 Cơ cấu tổ chức của Thư viện 25

1.4.4 Đặc điểm người dùng tin ở Thư viện 26

1.4.5 Đặc điểm nhu cầu tin của Thư viện 27

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VÀ BẢO QUẢN NGUỒN TÀI LIỆU SỐ TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 29

2.1 Thực trạng nguồn tài liệu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 29

2.1.1 Vốn tài liệu truyền thống 29

2.1.2 Nguồn tài liệu số hóa toàn văn hiện nay của Thư viện 32

2.1.2.1 Nguồn tài liệu số hóa toàn văn tự xây dựng 32

2.1.2.2 Nguồn tài liệu số hóa toàn văn ngoại sinh 34

2.1.2.3 Một số bộ sưu tập số khác 37

2.2 Công tác phát triển nguồn tài liệu số tại Thư viện 39

2.2.1 Chính sách bổ sung tài liệu số 39

2.2.2 Kinh phí bổ sung tài liệu số 39

2.2.3 Nguồn bổ sung tài liệu số 41

2.2.4 Hạ tầng cơ sở trang thiết bị sử dụng để phát triển tài liệu số 43

2.2.5 Phần mềm công nghệ để số hóa tài liệu 46

2.2.6 Nguồn nhân lực trong công tác bổ sung tài liệu số 51

2.3 Công tác bảo quản nguồn tài liệu số tại Thư viện 52

2.3.1 Nguyên nhân hủy hoại tài liệu số 52

2.3.2 Phương pháp bảo quản tài liệu số trong kỉ nguyên số 53

2.3.3 Ứng dụng bảo quản tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 55

2.4 Một số nhận xét về công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại Thư viện 56 2.4.1 Ưu điểm 56

2.4.2 Hạn chế 60

2.4.3 Nguyên nhân của thành công và những tồn tại 62

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VÀ BẢO QUẢN NGUỒN TÀI LIỆU SÔ TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 64

3.1 Nhóm giải pháp về nội dung 64

3.1.1 Chú trọng bổ sung nguồn tài liệu số hóa toàn văn 64

3.1.2 Nâng cao chất lượng nguồn tài liệu số hóa toàn văn 65

3.1.3 Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin tài liệu số 66

3.1.4 Giải quyết vấn đề bản quyền 67

3.1.5 Đảm bảo an toàn cho dữ liệu số 69

3.2 Nhóm giải pháp về công nghệ 70

3.2.1 Phát triển hạ tầng cơ sở vật chất trang thiết bị 70

3.2.2 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin 71

3.2.3 Hoàn thiện hệ thống phần mềm 71

3.3 Nhóm giải pháp phát huy nhân tố con người 72

3.3.1 Đổi mới nhận thức của người làm công tác lãnh đạo quản lý 72

3.3.2 Nâng cao trình độ đội ngũ kỹ thuật viên làm công tác tin học 73

3.3.3 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thư viện số hóa tài liệu 74

3.3.4 Bồi dưỡng kiến thức thông tin cho người dùng tin 76

3.4 Nhóm giải pháp khác 78

3.4.1 Tăng cường kinh phí đầu tư cho phát triển nguồn tài liệu số 78

3.4.2 Tổ chức các buổi hội nghị, hội thảo về công tác số hóa tài liệu 78

3.4.3 Tăng cường mối quan hệ hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin 79

3.4.4 Đẩy mạnh công tác tuyên truyền giới thiệu nguồn tài liệu số 80

KẾT LUẬN 81 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 83

PHẦN MỞ ĐẦU

1.Tính cấp thiết chọn đề tài

Như chúng ta đã biết, vốn tài liệu không chỉ là chỉ tiêu quan trọng để đánh giá chất lượng thư viện mà còn là một trong bốn yếu tô cấu thành nên thư viện và thu hút bạn đọc thường xuyên đến sử dụng thư viện Trong thời đại ngày nay, khi nhìn vào lĩnh vực công nghệ thông tin ở bất kì quốc gia nào trên thế giới, chúng ta đều thấy một số điểm tương đồng rõ rệt: các mạng lưới liên kết và băng thông ngày càng mở rộng, công nghệ thông tin và mạng toàn cầu Internet ngày càng phát triển, lượng thông tin tăng lên theo cấp số nhân, tài liệu trở nên vô cùng phong phú đa dạng cả về nội dung và hình thức Các công cụ tạo ra thông tin số chủ yếu như máy tính, máy ảnh kỹ thuật số, máy quay, máy quét… cũng không ngừng được nâng cao

về mặt công nghệ, góp phần vào việc đa dạng hóa kho tàng thông tin số hóa Tài liệu không chỉ ở dạng in ấn mà còn tồn tại ở dạng điện tử, đĩa CD- ROM, đĩa từ, vi phim, vi phiếu… điều này đã thúc đẩy công tác phát triển tài liệu và bảo quản chúng sao cho phù hợp với sự thay đổi và phát triển với tình hình hiện nay hơn

Xây dựng phát triển nguồn tài nguyên số chính là một xu thế tất yếu vì mục đích sao lưu, bảo quản tài liệu, mở rộng đối tượng phục vụ và chia sẻ tài nguyên, tận dụng tối đa và có hiệu quả hệ thống cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại Số hoá nguồn tài liệu - đây là công đoạn đòi hỏi đầu tư nhiều công sức, kinh phí nhưng lại là khâu dễ dàng thực hiện nhất Bởi vì hiện nay công nghệ số hóa tài liệu đã tiến

bộ rất nhiều

Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ cùng với xu thế hội nhập

là những đòi hỏi và thách thức cho ngành thông tin – thư viện (TTTV) nói chung, Thư viện Quốc gia Việt Nam nói riêng cần phải có những đổi mới hoạt động, bắt kịp những tiến bộ của thời đại phục vụ đắc lực cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước cũng như những đổi mới chiến lược về phương pháp giáo dục, dạy

và học tại Việt Nam

Với tính chất là một thư viện khoa học tổng hợp trong hệ thống các thư viện công cộng trong cả nước, Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQGVN) đã cố gắng thực hiện tốt các chức năng Văn hóa, Thông tin, Giáo dục, Giải trí nhằm thỏa mãn nhu cầu ngày càng tăng của người dùng tin, góp phần quan trọng trong công việc học tập nâng cao trình độ của công dân cũng như công cuộc xây dựng phát triển đất nước TVQGVN có số lượng tài liệu vô cùng phong phú và đa dạng về tất cả các lĩnh vực và loại hình tài liệu

Trong những năm qua, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã luôn chú trọng các hoạt động nghiệp vụ vủa mình đặc biệt là công tác số hóa phát triển và bảo quản vốn tài liệu số nhằm phục vụ đắc lực cho công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Thư viện đã tiến hành số hóa, phát triển và bảo quản tài liệu số (TLS) nhằm đáp ứng cho nhu cầu sử dụng tài liệu lâu dài của người dùng tin

Tuy nhiên bên cạnh những thành tựu đã đạt được không phải không còn những bất cập, để công tác phát triển và bảo quản tài liệu số được hoàn thiện hơn nữa góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Thư viện Quốc gia Việt Nam, tôi quyết

định chọn đề tài: “Nghiên cứu công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại Thư

viện Quốc gia Việt Nam” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình Với mong

muốn tìm hiểu thực trạng công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại TVQGVN và đưa ra những giải pháp nhằm pháp triển hơn nữa công tác số hóa tài liệu và bảo quản tài liệu số tại Thư viện

2 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

 Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu đề tài “công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam”, tác giả mong muốn đưa ra những nhận xét đánh giá khách quan về thực trạng công tác phát triển và bảo quản tài liệu số, từ đó đề ra một số giải pháp và phương hướng góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác phát triển, bảo quản vốn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài “Nghiên cứu công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại TVQGVN”

có nhiệm vụ nghiên cứu như sau:

- Nghiên cứu nội hàm các khái niệm “phát triển”, “tài liệu số”, “phát triển tài liệu số”, “bảo quản tài liệu số” và các vấn đề liên quan có ý nghĩa lý luận theo hướng đề tài

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của TVQGVN

- Nghiên cứu đặc điểm người dùng tin của TVQGVN

- Công tác phát triển tài liệu số tại TVQGVN

- Công tác bảo quản tài liệu số tại TVQGVN

- Đề xuất các giải pháp nhằm phát triển và bảo quản tài liệu số tại TVQGVN

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng của đề tài

Cho đến nay đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về TVQGVN trên các lĩnh vực như:

- “Nghiên cứu hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam trong thời kỳ Công nghiệp hóa, Hiện đại hóa đất nước” của Nguyễn Thị Hoài Thu, khóa luận tốt nghiệp năm 2001

- “ Công tác bảo quản vốn tài liệu ở Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Ngô Thị Hằng Nga, khóa luận tốt nghiệp năm 2004

- “ Công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Nguyễn Thị Thu Hiền, khóa luận tốt nghiệp năm 2006

- “Số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Phạm Vũ Thủy Tiên, khóa luận tốt nghiệp năm 2006

- “Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu quý hiếm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” cuả Nguyễn Thị Bình, khóa luận tốt nghiệp năm 2008

- “Số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc

gia Việt Nam” của Lê Thị Thúy, khóa luận tốt nghiệp 2010

- “Công tác số hóa tài liệu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Lại Cao Bằng, khóa luận tốt nghiệp năm 2011

- “Tìm hiểu về phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm thông tin thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Mai Thị Hương, khóa luận tốt nghiệp năm 2011

Ngoài ra còn nhiều đề tài khác viết về thư viện Quốc gia Việt Nam như: Nguồn nhân lực tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, tìm hiểu công tác xây dựng và phát triển vốn tài liệu …

Tuy nhiên, đề tài về công tác số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam thì chưa được nghiên cứu sâu và hoàn

chỉnh Vì vậy tôi chọn đề tài: “Nghiên cứu công tác phát triển và bảo quản tài

liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của

mình Đây là đề tài hoàn toàn mới không trùng lặp với công trình nghiên cứu nào công bố trước đó

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu : công tác phát triển và bảo quản TLS

Phạm vi nghiên cứu: công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại TVQGVN trong giai đoạn hiện nay

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận:

Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này tôi đã áp dụng phương pháp luận của Chủ nghĩa duy vật biện chứng và Chủ nghĩa duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác – Lênin, các quan điểm, đường lối của Đảng và nhà nước về công tác TTTV ở nước

ta

- Phương pháp nghiên cứu cụ thể:

Trên cơ sở phương pháp luận đề tài đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể sau:

- Phân tích – Tổng hợp tài liệu

- Khảo sát, đánh giá thực trạng

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp, điều tra bằng phiếu hỏi

- Thống kê, so sánh; Phương pháp diễn dịch, quy nạp…

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

 Về lý luận

Kết quả của khóa luận góp phần hoàn thiện và làm sáng tỏ thêm lý luận về tài liệu

số, phát triển và bảo quản tài liệu số

 Về Thực tiễn

- Khóa luận phản ánh thực trạng công tác phát triển TLS và bảo quản tài liệu

số tại TVQGVN trong giai đoạn hiện nay

- Nghiên cứu, phân tích đánh giá những thuận lợi khó khăn trong công tác phát triển và bảo quản TLS Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác phát triển và bảo quản tài liệu số để nâng cao hiệu quả hoạt động của TVQGVN

7 Nội dung của khóa luận

Ngoài phần danh mục viết tắt, danh mục các bảng biểu đố, phần mục lục, phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung khóa luận gồm 3 chương, cụ thể như sau:

Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Chương 2: Thực trạng công tác phát triển và bảo quản nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả phát triển và bảo quản nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

CHƯƠNG 1

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN

VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU SỐ TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 1.1 Những khái niệm chung

1.1.1 Khái niệm về phát triển

Trong lịch sử triết học, quan điểm siêu hình xem sự phát triển chỉ là sự tăng, giảm thuần túy về lượng, không có sự thay đổi về chất của sự vật; đồng thời nó cũng xem sự phát triển là quá trình tiến lên liên tục, không trải qua những bước quanh co phức tạp

Đối lập với quan điểm siêu hình, trong phép biện chứng, khái niệm phát triển dùng để chỉ quá trình vận động của sự vật theo khuynh hướng đi lên: từ trình độ thấp đến trình độ cao, từ kém hoàn thiện đến hoàn thiện hơn

Phát triển cũng là quá trình phát sinh và giải quyết mâu thuẫn khách quan vốn có của sự vật; là quá trình thống nhất giữa phủ định các nhân tố tiêu cực và kế thừa, nâng cao nhân tố tích cực từ sự vật cũ trong hình thái mới của sự vật

Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện ngôn ngữ học xuấ bản năm 2006 định nghĩa:

“Phát triển là sự biến đổi hoặc làm cho biến đổi từ ít đến nhiều, hẹp đến rộng, thấp đến cao, đươn giản đến phức tạp” [tr.769] Với ý nghĩa như vậy còn có thể hiểu phát triển là

từ chưa đến tốt, từ xấu đến đẹp…

1.1.2 Khái niệm về tài liệu số/ tài liệu điện tử

 Khái niệm tài liệu

Khái niệm tài liệu (trong tiếng anh là “document”) xuất phát từ một từ gốc latin

là “Docure” có nghĩa là tất cả mọi cái viết ra để làm chứng cứ cho việc chỉ dẫn, giảng dạy “Phát triển vốn tài liệu trong thư viện và cơ quan thông tin” của hai tác giả “Phạm Văn Rính – Nguyễn Viết Nghĩa”, [tr.11]

Hiện nay có rất nhiều những định nghĩa khác nhau về tài liệu:

- Ở nước Nga, theo tiêu chuẩn quốc gia đầu tiên về thuật ngữ GOST

16487-70 “Văn thư và công tác lưu trữ Các thuật ngữ và định nghĩa”, khái niệm “Tài liệu” đã được định nghĩa là “phương tiện để giữ lại các tin tức về những sự việc, sự kiện, hiện tượng của thực tiễn khách quan và hoạt động tư duy của con người” Ngày nay, khái niệm “tài liệu” được định nghĩa như sau: “Tài liệu - là thông tin được gắn trên vật mang tin với những tiêu chí cho phép nhận dạng nó” Đối với công tác quản lý, văn thư, lưu trữ, điều quan trọng là làm sao có thể nhận dạng được thông tin chứa đựng trong tài liệu, sao cho tài liệu được trình bày theo trật tự được thiết lập với những tiêu chí nhất định

- Còn theo tiêu chuẩn ISO 5127-1 của tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (International Standards Organization) thì tài liệu là toàn bộ vật mang tin và dữ liệu ghi trên đó dưới mọi hình thức nói chung là không đổi và con người hay máy có thể đọc được”

Như vậy, từ những định nghĩa trên, có thể thấy rằng, theo nghĩa chung nhất, tài liệu là những vật mang thông tin đã được ghi trên đó theo nhiều dạng khác nhau phục vụ cho những mục đích khác nhau của con người

- Theo bài giảng: (Thông tin học đại cương) của PGS.TS Trần Thị Quý thì

“tài liệu có thể hiểu là các dạng vật chất khác nhau được lưu giữ thông tin và có khả năng truyền tải thông tin trong thời gian và không gian”

 Khái niệm tài liệu số/ tài liệu điện tử

Sự phát triển cực kỳ mau lẹ của công nghệ thông tin và viễn thông đã làm thay đổi căn bản phương thức xuất bản tài liệu, rút ngắn đáng kể thời gian cung cấp thông tin đến tay người đọc và tạo tiền đề hình thành một loại tài liệu mới là tài liệu điện tử Các loại sách báo tài liệu điện tử này thường được gọi là e- book, e- journal, e- magazine cùng với các cơ sở dữ liệu đã tạo ra đã tạo ra một nguồn tin được gọi là nguồn tin điện tử rất phong phú, được lưu trữ trên đĩa CD- ROM, DVD- ROM, hay lưu hành trên các mạng cục bộ, mạng internet và đã trở thành nguồn thông tin chính của các thư viện điện tử hiện nay.(giáo trình phát triển vốn tài

liệu trong thư viện và cơ quan thông tin) của hai tác giả “Phạm Văn Rính – Nguyễn Viết Nghĩa”, [tr.39]

Hiện nay khái niệm về tài liệu điện tử (electronic document) và tài liệu số hóa (digital document) ở Việt Nam vẫn còn mơ hồ, chưa có một khái niệm rõ ràng

Có những quan điểm cho rằng hai khái niệm này là hoàn toàn giống nhau, lại có những quan điểm cho rằng chúng là hai khái niệm khác biệt nhau Tuy nhiên ở đây tôi không đi sâu phân biệt hai khái niệm này

Theo giáo trình (phát triển vốn tài liệu trong thư viện và cơ quan thông tin) của hai tác giả “ Phạm Văn Rính – Nguyễn Viết Nghĩa” thì “hai khái niệm tài liệu điện tử và tài liệu số hóa là đồng nhất về mặt ngữ nghĩa, việc số hóa tín hiệu cũng được hiểu là điện tử hóa tín hiệu” [tr.40]

 Khái niệm tài liệu điện tử:

Tài liệu điện tử bao gồm tất cả các dạng tài liệu như sách, báo, tạp chí, các

bộ phim, bản nhạc, các file multimedia, các trang web, các cơ sở dữ liệu… được bao gói hay được lưu trữ trên vật mang tin điện tử, có nghĩa là tất cả những cái gì

có thể đọc được, truy cập được thông qua máy tính hay mạng máy tính điện tử

 Khái niệm tài liệu số

Thuật ngữ “tài liệu số” đã xuất hiện vào đầu những năm 1990, nhưng đối với công tác quản lý tài liệu ở Nga, chỉ vào cuối những năm 1990 nó mới bắt đầu được

sử dụng tích cực Tới thời điểm đó, trong các sách trong nước và nước ngoài có các thuật ngữ được chấp nhận chung là “tài liệu đọc được bằng máy”, “tài liệu trên vật mang là máy tính”, “tài liệu được máy tính dẫn hướng” và “đồ họa máy tính” Cụ thể, định nghĩa thuật ngữ “tài liệu trên vật mang tin là máy tính” có trong tiêu chuẩn hiện hành GOST R 51141-98: “đó là tài liệu được tạo lập do sử dụng các vật mang và các phương pháp ghi bảo đảm xử lý thông tin của nó bằng máy tính điện tử”

Theo từ điển giải nghĩa của Mindwrrap, “tài liệu số” là những tài liệu được lưu giữ bằng máy tính Tài liệu số có thể được tạo lập bởi máy tính như việc xử lý các file văn bản, các bảng biểu hoặc chúng có thể được chuyển đổi sang dạng số từ những tài liệu dạng khác TLS cũng được đề cập đến như là tài liệu điện tử

Số hóa tài liệu là quá trình sử dụng các phương tiện kỹ thuật để chuyển tài liệu từ sách, báo, tạp chí in, vật ghi âm, ghi hình sang tài liệu điện tử/tài liệu số để lưu giữ,

sử dụng bằng các phương tiện điện tử (Luật Thư viện số: 2012/QH13 Dự thảo lần

II Ngày 26/06/2011)

1.1.3 Khái niệm phát triển tài liệu số

Với sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong thực tiễn nói chung và trong lĩnh vực TTTV nói riêng Các thư viện không chỉ dừng lại ở việc phát triển và bảo quản các tài liệu truyền thống nữa mà xu thế chung của các thư viện là tiến hành công tác số hóa tài liệu và phát triển TLS nhằm chia sẻ và bảo quản tài liệu được tốt hơn

Phát triển tài liệu/nguồn tin hay thu thập thông tin là một lĩnh vực chung giữa ngành thông tin -thư viện và ngành quản trị thông tin Phát triển nguồn tin là giai đoạn đầu tiên của dây chuyền thông tin tư liệu

Phát triển tài liệu số là quá trình lựa chọn bổ sung tài liệu số hóa, làm cho vốn tài liệu số hóa không ngừng gia tăng về số lượng mà còn cả chất lượng, cho phép xây dựng nuôi dưỡng vốn tài liệu của cơ quan thông tin Phát triển TLS là quá trình làm cho nhu cầu thông tin của NDT được đáp ứng kịp thời, đầy đủ, chính xác, giúp cho công tác chia sẻ và bảo quản tài liệu số của cán bộ thư viện cũng được dễ dàng và hiệu quả phát triển TLS cũng phải tuân theo một chính sách bổ sung

1.1.4 Khái niệm bảo quản tài liệu số

Bảo quản là những hoạt động gắn duy trì lưu giữ các tài liệu để sử dụng cả ở hình thức vật liệu ban đầu và một số dạng khác

Bảo quản số nhằm mục đích đảm bảo sự truy cập liên tục tới nguồn TLS giúp chống lại lỗi xảy ra do việc sao lưu tài liệu gây nên, công tác bảo quản cần được chú ý đến trong suốt chu kỳ sống của tài liệu số hoá nhằm đạt được hiệu quả Cần áp dụng các bước tiến thích hợp để thu nhận và lập danh mục để đảm bảo việc gìn giữ và quản lý các thông tin lưu giữ và bảo đảm các tệp dữ liệu số hoá sẽ không

bị thay đổi Bảo quản TLS tức là phải đảm bảo một TLS còn có thể truy cập được liên tục, cho đến khi tài liệu đó không còn có giá trị nữa

“Digital preservation”, tạm dịch là bảo quản TLS, là một thuật ngữ thư viện

khá mới trong kỷ nguyên thông tin Bảo quản TLS không chỉ liên quan đến việc quản lí TLS mà còn đảm bảo khả năng truy cập thông tin liên tục phù hợp với các công nghệ tiên tiến Bảo quản TLS là hình thức lưu trữ tài liệu số hay các tài liệu đã được số hóa nhằm đảm bảo tuổi thọ của tài liệu và duy trì khả năng truy cập liên tục của tài liệu số Hay có thể hiểu theo cách khác: Bảo quản TLS là sự kết hợp giữa chính sách, chiến lược và hành động nhằm đảm bảo nội dung TLS được bảo quản dài lâu, bất kể những thay đổi về công nghệ và tuổi thọ của các phương tiện lưu trữ

Bảo quản TLS có thể áp dụng cho cả TLS (born digital) và tài liệu số hóa (reformatted digital content) nhằm có thể duy trì khả năng truy cập vào nội dung số trong tương lai

Cùng với sự phát triển của Internet và công nghệ hiện đại, bảo quản TLS là một nhiệm vụ của cán bộ TTTV mục đích đảm bảo sự truy cập liên tục tới đối tượng số, giúp chống lại những lỗi xảy ra do việc sao lưu tài liệu gây nên Hiệp hội lưu trữ New Zealand tuyên bố: “Thông tin số cần được quản lí và quan tâm một cách chủ động ngay từ đầu Tuy nhiên, sự bàng quan của người ngoài thường xuyên xuất hiện, điều này sẽ gây ra hậu quả khôn lường với thông tin số” Hiệp hội bảo quản số Anh Quốc cho rằng:“Bảo quản số là một loạt những hoạt động quản lí cần thiết để đảm bảo việc truy cập liên tục tới TLS cho đến khi cần thiết”

1.2 Vai trò của tài liệu số với công tác phát triển và bảo quản tài liệu số

1.2.1 Vai trò của tài liệu số nói chung

Thư viện là nơi cung cấp thông tin, tạo điều kiện cho người đọc phát triển toàn diện, đặc biệt là tư duy sáng tạo Để thư viện thật sự là nơi tiếp cận đầy đủ nhất kho tàng tri thức của nhân loại, đòi hỏi phải tăng cường vốn tài liệu, đảm bảo

về nội dung, bao gồm đầy đủ các loại hình tài liệu, ngoài các loại tài liệu sách, báo, tạp chí truyền thống, cần thu thập đầy đủ các sản phẩm thông tin ở bất kỳ nơi nào

và dưới bất cứ dạng nào Đặc biệt là chất lượng tài liệu phải đảm bảo phù hợp, đáp ứng được yêu cầu sử dụng của mọi đối tượng người dùng tin

TLS trong thư viện chính là di sản văn hóa cuả dân tộc Bởi cũng giống như các loại tài liệu truyền thống khác TLS lưu giữ, truyền bá và bảo quản những giá trị văn hóa truyền thống của nhân loại từ đời này qua đời khác Đồng thời nó còn là cơ

sở quan trọng để phục vụ bạn đọc; phục vụ các nhiệm vụ kinh tế, chính trị, văn hóa,

xã hội của đất nước

TLS giúp thư viện tăng tính linh hoạt và khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin của NDT Bởi lẽ, một bản TLS có thể cùng lúc phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau, không phụ thuộc vào số lượng người dùng, thời gian và vị trí địa lý của NDT

Từ đó họ chủ động trong việc sắp xếp thời gian lấy được tài liệu qua hệ thống mạng thông tin ở mọi lúc mọi nơi

Tiết kiệm kinh phí: Thư viện đỡ tốn kinh phí xây dựng kho tàng, kinh phí bổ sung tài liệu, bảo quản và kinh phí trả lương cho người phục vụ Hơn thế nữa là giúp cho NDT được dễ dàng thuận tiện, tiết kiệm được thời gian tiền bạc trong việc tìm thông tin Họ có thể ngồi ngay tại nhà hay tại phòng làm việc cũng có thể truy cập được từ khắp nơi trên thế giới

Đối với công tác bảo quản trong thư viện thì nó giúp bảo quản được phiên bản gốc của tài liệu, giữ gìn và tăng tuổi thọ của tài liệu quý hiếm bằng việc giảm hao mòn, rách nát do quá trình tiếp xúc trực tiếp với tài liệu của người sử dụng TLS ngăn chặn những rủi ro hủy hoại do thời gian, thiên tai, khí hậu và tần xuất sử dụng

TLS giúp thư viện mở rộng đối tượng phục vụ: phạm vi phục vụ các tài liệu của thư viện không bị bó hẹp trong khuôn viên của thư viện mà nó vươn tới các vị trí địa lý khác nhau như tại nhà, tại trường, tại nơi làm việc… TLS tạo ra môi trường và cơ hội bình đẳng rộng mở cho tất cả mọi người đều có cơ hội sử dụng tài liệu học tập bởi nguồn TLS không bị giới hạn về không gian và thời gian

TLS giúp thư viện tăng khả năng đa truy cập cho phép người dùng có thể tra tìm tài liệu đồng thời theo nhiều dấu hiệu khác nhau Điều này cho phép NDT có thể mở rộng hay thu hẹp phạm vi tìm kiếm, rút ngắn thời gian và giảm thiểu nhiễu tin

Tuyên truyển phổ biến tài liệu nước ta với thế giới TLS được lưu giữ trên hệ thống máy tính do đó bạn đọc dù ở bất cứ đâu, không gian và khoảng cách như thế nào thì cũng có thể tiếp cận với nguồn tài liệu của thư viện thông qua máy tính kết nối mạng internet hay intranet

Xây dựng nguồn tài nguyên số chính là một xu thế tất yếu vì mục đích sao lưu, bảo quản tài liệu, mở rộng đối tượng phục vụ và chia sẻ tài nguyên, tận dụng tối đa và có hiệu quả hệ thống cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại

1.2.2 Tầm quan trọng của phát triển tài liệu số

Phát triển tài liệu số là một trong những nhiệm vụ quan trọng của hoạt động TTTV hiện đại, một trong những hoạt động phát triển tài liệu số là cần số hóa tài liệu Số hóa là quá trình chuyển đổi thông tin từ những đối tượng thực (văn bản, hình ảnh, bản đồ, băng ghi âm, ghi hình…) sang dạng điện tử hay còn gọi là dạng

số để lưu giữ Việc số hóa tài liệu mang lại rất nhiều lợi ích như cung cấp dịch vụ thông tin không giới hạn về thời gian và không gian; cải thiện chất lượng dịch vụ tin cho những người dùng tin; giảm việc tiếp xúc trực tiếp đến những nguồn tài nguyên quý hiếm Số hóa tài liệu thư viện không chỉ giúp cho việc tiếp cận thông tin dễ dàng hơn, phong phú hơn mà còn góp phần bảo tồn và phát huy di sản văn hóa của dân tộc

Hãy tưởng tượng rằng phải mất bao nhiêu giấy tờ và không gian để lưu trữ kho kiến thức khổng lồ của nhân loại ngày một nhiều, hơn nữa việc bảo quản và phạm vi sử dụng bị hạn chế Ngày nay khi mà công nghệ thông tin ngày càng phát triển, công nghệ số hóa tài liệu đã được áp dụng vào thực tiễn các cơ quan TTTV, TLS ngày một ra tăng thì vấn đề kho tàng, giá kệ lưu trữ không còn là vấn đề đáng

lo ngại nữa Bởi tài liệu số:

- Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng

- Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau

- Giảm chi phí tối đa cho việc quản lý, không gian lưu trữ

- Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu

Thư viện càng có nhiều tài liệu càng thu hút nhiều độc giả tới sử dụng do đó

mà công tác phát triển TLS là đặc biệt quan trọng đối với tất cả các trung tâm TTTV Nếu như trước đây muốn mượn hay tìm một cuốn sách bất kì chúng ta đều phải đến các trung tâm TTTV thì nay khi mà các tài liệu đã được số hóa, với công nghệ mạng thì dù bạn ở bất cứ đâu, chỉ cần một cái click chuột là bạn có thể tìm ra

vô số những tài liệu liên quan chủ đề mà bạn đang tìm kiếm Bạn cũng chẳng cần phải đến tận trung tâm TTTV mã vẫn có được tài liệu đó chỉ trong giây lát

Do đó mà chúng ta cần không ngừng phát triển TLS bởi vai trò của TLS trong thời đại hôm nay là vô cùng quan trọng

1.2.3 Vai trò của công tác bảo quản tài liệu số

Bảo quản TLS là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai

Thực tế đã chứng minh rằng, tuổi thọ của tài liệu dài hay ngắn còn tùy thuộc vào điều kiện bảo quản chúng Để lưu giữ tài liệu tồn tại được bền lâu, không bị hư hỏng hoặc mất mát bởi tác động của tự nhiên và con người thì phải áp dụng các biện pháp kỹ thuật tiên tiến, phải có chế độ bảo quản chặt chẽ

Đặc điểm của nước ta là nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa, nên khí hậu rất phức tạp Điều kiện thiên nhiên mỗi vùng một khác, các loại vi sinh vật và vi sinh vật phá hoại tài liệu phát triển nhanh, công nghệ, cộng thêm các điều kiện chủ quan khác như việc phá hoại, đánh cắp tài liệu Do vậy, công tác bảo quản TLS càng thêm nặng nề, không những phải chống lại những tác hại do yếu tố tự nhiên

gây ra, mà còn phải phòng chống cả sự phá hoại, đánh cắp tài liệu của kẻ địch Do

đó, nhiệm vụ của công tác bảo quản trước hết là nghiên cứu các nguyên nhân dẫn đến sự hư hỏng, mất mát tài liệu, để từ đó tìm ra các biện pháp nhằm bảo vệ có hiệu quả TLS

Tài liệu là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, chứa đựng nhiều bí mật quốc gia; mặt khác vì chúng là những tài liệu gốc, nếu bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không làm lại được và có thể gây nên những tổn thất lớn Bởi vậy, chúng cần được bảo quản tốt tại các phòng lưu trữ, việc nghiên cứu sử dụng chúng phải tuân theo những quy định chặt chẽ, chứ không thể đem ra trao đổi, mua bán hoặc sử dụng tùy tiện

1.3 Các yếu tố tác động đến công tác phát triển và bảo quản nguồn tài liệu số

1.3.1 Chính sách phát triển

Chính sách là hệ thống các biện pháp cụ thể dựa trên cơ sở đường lối chính trị chung và tình hình thực tế, tác động lên một lĩnh vực hoạt động nhất định và trong một phạm vi nhất định nhằm đạt được mục đích nhất định Chính sách có thể bao gồm cả kế hoạch thực hiện cụ thể

Bất kỳ một cơ quan TTTV nào, dù là truyền thống hay hiện đại muốn hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, muốn đạt được hiệu quả phục vụ tốt nhất, điều quan tâm trước tiên là phải xây dựng cho được một vốn tài liệu đủ lớn về số lượng, phong phú về chủng loại với chất lượng tốt, phù hợp với yêu cầu ngày càng cao của NDT Tuy nhiên để làm được điều đó, các cơ quan TTTV không thể bổ sung ồ ạt các loại tài liệu có trên thị trường (do không đủ kinh phí để mua và xử lý, cũng như không đủ kho tàng, công nghệ lưu trữ, bảo quản) mà phải tiến hành lựa chọn, cân nhắc kỹ nội dung cũng như hình thức tài liệu cần bổ sung Cơ sở của việc lựa chọn đó là các nguyên tắc, quy tắc lựa chọn tài liệu được thể hiện trong chính sách lựa chọn tài liệu (selection policy) Những nguyên tắc này được xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan TTTV được giao phó Mặt khác, chính sách phát triển nguồn tin không chỉ đơn giản là lựa chọn và đặt mua tài liệu mà còn bao

gồm nhiều vấn đề khác như các thủ tục đặt hàng, mua bán, vấn đề phối hợp bổ sung, thanh lọc tài liệu cũ, các vấn đề liên quan đến quản lý tài chính, hay nói khác đi mỗi cơ quan TTTV cần phải có một chính sách phát triển nguồn tin

Chính sách phát triển nguồn tin là một tài liệu quan trọng hàng đầu đối với bất kỳ một cơ quan TTTV nào, là một một công bố chính thức được ban hành bởi lãnh đạo của một thư viện hay cơ quan thông tin xác định phương hướng phát triển cách thức xây dựng vốn tài liệu của cơ quan cùng các quy định, quy chế, thủ tục lựa chọn tài liệu, nhà cung cấp tài liệu, phù hợp với khả năng tài chính cũng như cơ cấu

tổ chức của từng cơ quan TTTV, khẳng định phương châm bổ sung tài liệu, các diện chủ đề và hình thức tài liệu mà thư viện quan tâm

Để xây dựng một chính sách phát triển TLS và bảo quản TLS, chúng ta phải tham khảo những nguyên tắc căn bản liên quan đến việc phát triển, bảo quản sưu tập truyền thống, so sánh những điểm giống và khác nhau, từ đó có thể phác thảo những bước đi của việc phát triển và bảo quản sưu tập số

1.3.2 Kinh phí dành cho phát triển và bảo quản tài liệu số

Khi thành lập các cơ quan TTTV các Bộ, Ngành quan tâm đầu tư kinh phí phát triển tài liệu- đó là cơ sở đầu vào của hoạt động thông tin trên cơ sở chức năng nhiệm

vụ, đối tượng của NDT Nhà nước, các Bộ, ngành đã đầu tư một khoản kinh phí khá lớn cho việc phát triển nguồn tin, đặc biệt công tác số hóa tài liệu rất tốn kém, đòi hỏi kinh phí lớn

Trong công tác số hóa tài liệu nếu thiếu kinh phí sẽ dẫn đến quy trình bị ngắt quãng, ảnh hưởng đến tiến trình, chất lượng tài liệu được chọn để số hóa, không có kinh phí thì việc phát triển TLS và công tác bảo quản tốt TLS cũng khó mà thực hiện Chính vì vậy mà nguồn kinh phí ngân sách cho phát triển và bảo quản TLS là hết sức quan trọng

1.3.3 Nguồn nhân lực

Nếu như trong thư viện truyền thống người cán bộ thư viện chỉ được biết đến như là người trông coi sách, có nhiệm vụ giữ sách và cho mượn sách thì trong thời đại thư viện số vai trò của cán bộ thư viện thay đổi hoàn toàn Các công việc chính của cán bộ thư viện có thể vẫn là: Thu thập tài liệu, thông tin, xử lý kỹ thuật tài liệu, làm phân loại, biên mục, tổ chức các hình thức phục vụ, nhưng tính chất của công việc đã thay đổi cơ bản Người cán bộ thư viện được xem như là người tổ chức và chuyên gia thông tin, môi trường làm việc của họ là môi trường “số” Nhiệm vụ của một cán bộ thư viện số được xem xét với các góc độ sau:

- Thu thập tư liệu: Lựa chọn, bổ sung, xử lý, bảo quản, tổ chức phục vụ các bộ sưu tập số;

- Thiết kế cấu trúc kỹ thuật cho thư viện số;

- Biên mục: Mô tả nội dung tài liệu số (siêu dữ liệu);

- Xây dựng kế hoạch, hỗ trợ các dịch vụ số (định hướng thông tin, tư vấn chuyển giao…)

- Tạo lập các giao diện thân thiện với người sử dụng trong hệ thống mạng;

- Xây dựng các chính sánh, tiêu chuẩn liên quan đến thư viện;

- Thiết kế, duy trì và chuyển giao các sản phẩm thông tin chất lượng cao với giá trị gia tăng;

- Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ đối với thông tin số trong môi trường mạng;

- Bảo đảm an ninh thông tin;

- Hình thức, phương thức phục vụ

Trước sự gia tăng không ngừng của lượng thông tin theo cấp số nhân, số mũ Nghề thư viện đặc biệt được chú ý Vai trò của người cán bộ trong các trung tâm TTTV đã đóng vai trò quan trọng và có sự thay đổi căn bản về chất Họ từ một người giữ sách, nay trở thành nhà cung cấp thông tin có định hướng Cán bộ thư viện phải luôn đóng vai trò hướng dẫn cho bạn đọc Sự phát triển của công nghệ thông tin, vai trò của cán bộ thư viện ngày càng phải được nâng cao, đòi hỏi không chỉ có kiến thức chuyên môn mà cần những kỹ năng, hiểu biết về tin học, hệ thống máy tính Đặc biệt là cán bộ số hóa tài liệu, chuyển dữ liệu cho bạn đọc dưới dạng

số hóa, nhằm đáp ứng nhu cầu của NDT

Người cán bộ thư viện hôm nay, không thể chỉ đợi chờ một cách kiên nhẫn

và đáp ứng một cách sốt sắng và mỹ mãn những nhu cầu của xã hội, mà người cán

bộ thư viện hôm nay phải biết khám phá, giúp người đọc xác định được nhu cầu của họ, thậm chí còn phải biết khơi gợi, tạo lập cho người đọc những nhu cầu thông tin mới

Người cán bộ thư viện hôm nay, không phải chỉ biết tổ chức ngăn nắp, thật khoa học nguồn tài liệu và nguồn tài nguyên thông tin của mình, đặt nó trong tình trạng sẵn sàng hoạt động mà còn phải biết tinh luyện, chế biến nguồn tài liệu ấy, làm gia tăng giá trị sử dụng của thông tin tài liệu cả về mặt chất lượng nội dung lẫn

về mặt kiểu dáng bao gói tương ứng với thói quen sử dụng của người sử dụng Trong một xã hội luôn chuyển động và chuyển động với tốc độ cao, thì mọi kiến thức đã có rất nhanh chóng bị đào thải, cách tốt nhất để tồn tại trong sự chuyển động ấy là phải chuyển động với cùng một tốc độ, với cùng một quỹ đạo, vì vậy năng lực cần thiết hàng đầu của người cán bộ thư viện hôm nay là năng lực thích ứng và thích nghi

1.3.4 Hợp tác chia sẻ

Chúng ta biết rằng mục đích của các thư viện cũng như mong muốn của NDT là làm sao có được trong một thư viện tất cả các nguồn tài liệu về mọi lĩnh vực tri thức Nếu như vẫn là các thư viện truyền thống và tài liệu truyền thống thì việc này là không thực tế Bởi lẽ số lượng tài liệu được xuất bản hàng năm tăng lên rất nhanh, nên không có một thư viện hay cơ quan thông tin nào có đủ khả năng để mua đầy đủ các loại tài liệu mà độc giả của mình sẽ dùng đến; không một cơ quan thông tin nào có thể tồn tại độc lập riêng biệt, mà không cần hỗ trợ của các cơ quan thông tin khác Ngay cả với TLS, nếu các cơ quan TTTV không thay đổi quan điểm

“sở hữu đầy đủ” sang quan điểm “sở hữu đầy đủ tối thiếu và truy cập linh hoạt khi cần thiết” thì điều này cũng khó mà thực hiện bởi chi phí cho việc số hóa tài liệu

cũng không phải là ít

Nhằm thỏa mãn nhu cầu của NDT, trong khi kinh phí đầu tư nhà nước có hạn thì các cơ quan TTTV cần phải có sự hợp tác, trao đổi chia sẻ nguồn tài liệu

của cơ quan mình Đây cũng là một xu hướng khá phổ biến ở nước ta và trên thế giới hiện nay

Tóm lại hợp tác và chia sẻ nguồn TLS là sự liên kết giữa các cơ quan TTTV độc lập lại với nhau thành một hệ thống TTTV toàn diện Hợp tác chia sẻ cũng cần

có văn bản cụ thể giữa các cơ quan TTTV tham gia, trong đó phân định rõ trách nhiệm cho mỗi thành viên Chia sẻ nguồn tài liệu số là một trong những hoạt động rất quan trọng giúp thư viện:

+ Tránh mua lại những bản trùng không cần thiết + Tiết kiệm được ngân sách, cán bộ, và công tác số hóa, bảo quản tài liệu +Tăng cường khả năng phát hiện và thu thập các nguồn tài liệu bên ngoài, tạo ra mức độ đầy đủ cao cho nguồn tin

+ Phổ biến rộng rãi nguồn TLS đang lưu giữ + Tạo sự thống nhất trong nghiệp vụ mô tả và phân loại

+ Trao đổi tài nguyên và thúc đẩy hợp tác nhiều mặt với các đơn vị khác

1.3.5 Hạ tầng cơ sở và trang thiết bị

Việc lựa chọn công nghệ để tiến hành thực hiện rất quan trọng bởi vì nó là công cụ đắc lực giúp ta thực hiện các công việc trong quy trình tạo lập và vận hành của bộ sưu tập số Do đó công nghệ để thực hiện phái đáp ứng các yêu cầu:

Là công cụ và môi trường để đảm bảo các tài liệu số hóa sau khi được tạo lập sẽ dễ dàng, thuận tiện cho người dùng tiếp cận

Có đủ độ tin cậy cho người quản trị và kỹ thuật viên trong quá trình tạo lập, bảo quản và cung cấp dữ liệu sau khi đưa bộ sưu tập vào hoạt động

Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chuẩn nghiệp vụ TTTV

Đáp ứng yêu cầu phân quyền truy cập đến tài liệu theo từng tài liệu và từng

nhóm đối tượng người dùng (điều này rất quan trọng vì nó đảm bảo cho việc tuân thủ luật bản quyền của tài liệu)

Dễ dàng trao đổi dữ liệu với các chuẩn khác, có công cụ sao lưu an toàn và xuất, nhập dữ liệu

Dựa theo các yêu cầu nêu trên, để bộ sưu tập số phát huy được hết tác dụng, thư viện khi thực hiện tạo lập bộ sưu tập số cần phải có cơ sở hạ tầng sau:

+ Phải có hệ thống mạng Intranet được kết nối Internet với tốc độ đường truyền đủ mạnh đáp ứng cho số người dùng tối thiểu của thư viện (hiện nay hầu hết các trường đều đã xây dựng Mạng LAN của thư viện với tính năng là một nhánh của hệ thống Intranet nhà trường, điều này sẽ rất hạn chế khi thư viện muốn đưa bộ sưu tập lên Internet)

+ Hệ thống máy chủ đủ mạnh để đáp ứng việc lưu trữ, bảo quản, cung cấp

dữ liệu và quản lý người dùng và các phần mềm hệ thống có bản quyền

+ Trang Web đăng tải và là cổng truy cập của người dùng vào bộ sưu tập (để phát huy hết hiệu quả ta nên có cổng thông tin điện tử để thực hiện các giao dịch và hỗ trợ trực tuyến với người dùng)

+ Phần mềm quản lý tài liệu số:

Hiện nay cũng có nhiều phần mềm, trong đó có phần mềm nguồn mở Greenstone và một số phần mềm thương mại do các công ty và cá nhân xây dựng

Phần mềm quản lý TLS phải đáp ứng các yêu cầu như:

Quản lý đa dạng các đối tượng số khác nhau (Text, hình ảnh, âm thanh, Video, GIS )

Hỗ trợ đa ngôn ngữ

Có tính năng Upload tài liệu từ máy trạm hoặc từ máy chủ

Có khả năng phân quyền truy cập theo mức độ mật của tài liệu hoăc theo

đặc thù của từng nhóm đối tượng người dùng (cán bộ quản lý, Giáo sư, Giảng viên, sinh viên tuỳ theo chính sách của từng thư viện)

Đối với những tài liệu không thu phí sử dụng, phần mềm cần có công cụ phân quyền hạn chế: Chỉ được mở xem, không sao chép để hạn chế việc sao chép bất hợp pháp (phần này chưa có trong các phần mềm nguồn mở)

Đối với những tài liệu có thu phí sử dụng, phần mềm cần có công cụ giao dịch trực tuyến để người dùng có đăng ký tự Download hoặc đăng nhập nhận tài liệu qua E-mail

Giao diện tra cứu OPAC đồng nhất cho tất cả các bộ sưu tập Có khả năng

hỗ trợ tra tìm, lướt tìm theo các điểm truy cập cơ bản như tác giả, nhan đề, chủ đề,

từ khoá, nơi lưu giữ, kích thước tài liệu … Đặc biệt, OPAC cần hỗ trợ công cụ trình duyệt theo chủ đề, tác giả và nhan đề theo từng bộ sưu tập Đây là công cụ rất hữu ích và tiện dụng cho người sử dụng, kể cả những người chưa có kỹ năng tìm tin

1.4 Khái quát chung về Thƣ viện Quốc gia Việt Nam

1.4.1 Lịch sử hình thành và phát triển Thư viện

Thư viện Quốc gia Việt Nam tiền thân là Thư viện Trung ương Đông Dương, được thành lập ngày 29/11/1917 Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQGVN)

là thư viện trung tâm của cả nước, trực thuộc sự quản lý của Bộ Văn hóa, Thể thao

và Du lịch, có chức năng chủ yếu là thu nhâ ̣n các xuất bản phẩm lưu chiểu, các luận

án tiến sĩ của người Việt Nam ; bổ sung các tài liệu ngoại văn ; xây dựng, bảo quản lâu dài kho tàng xuất bản phẩm dân tô ̣c và về dân tộc ; biên soa ̣n, xuất bản Thư mu ̣c quốc gia, Tổng thư mu ̣c Viê ̣t Nam và các ấn phẩm thông tin khoa ho ̣c ; tổ chức các dịch vụ đọc để đáp ứng nhu cầu học tập , nghiên cứu và giải trí của người dân ; nghiên cứu khoa ho ̣c và công nghê ̣ trong lĩnh vực thông tin - thư viê ̣n; tổ chức bồi dưỡng và hướng dẫn chuyên môn, nghiê ̣p vu ̣ cho người làm công tác thư viê ̣n trong

cả nước Trụ sở đặt tại 31 Trường Thi ( nay là phố Tràng Thi) Hà Nội, nơi xưa kia thường diễn ra các cuộc tuyển chọn nhân tài thời phong kiến và cũng là trụ sở cuả Kinh

lược Bắc kỳ

Trong gần một thế kỷ xây dựng, phát triển Thư viện luôn đạt những thành tựu nổi bật và vinh dự được nhà nước trao tặng Huân chương độc lập hạng nhất, huân chương lao động hạng nhất, nhì, ba

Ngày 1 tháng 9 năm 1919 Thư viện Trung ương Đông Dương chính thức mở cửa phục vụ người đọc Năm 1922 ra đời Nghị định thực hiện chế độ lưu chiểu văn hoá phẩm trên toàn Đông Dương, Sở Lưu chiểu được thành lập Sở có nhiệm vụ thu nhận sách, báo, tạp chí, bản đồ được xuất bản trên toàn cõi Đông Dương

Ngày 28/2/1935, Thư viện Trung ương Đông Dương Hà Nội được đổi tên thành Thư viện Pierre Pasquier

Ngày 8/9/1945, chỉ 6 ngày sau khi tuyên bố Độc lập, Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Sắc lệnh số 13 chuyển giao các Thư viện công cộng trong đó có Thư viện Pierre Pasquier về cho Bộ Quốc gia Giáo dục quản lý Ngày 20/10/1945, Bộ trưởng Bộ Quốc gia Giáo dục ra quyết định đổi tên Thư viện Pierre Pasquier thành Quốc gia Thư viện Nhưng sau đó, cùng với một số cơ quan khác, Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc được sát nhập vào Nha Giám đốc Đại học vụ và được đổi tên thành Sở Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc

Từ khi Pháp chiếm lại Hà Nội (tháng 2/1947), theo Nghị định ngày 25/7/1947 của Phủ Cao ủy Pháp thì Nha Lưu trữ công văn và Thư viện Đông Dương được tái lập tại Sài Gòn Nha này ngoài việc lưu trữ tài liệu còn có nhiệm

vụ điều khiển Thư viện Trung ương lúc đó được đổi tên thành Thư viện Trung ương ở Hà Nội

Ngày 28/1/1955 Phó Thủ tướng Phạm Văn Đồng ký Nghị định số 446-TTg chuyển việc quản lý Thư viện Trung ương thuộc Bộ Giáo dục sang Bộ Tuyên truyền

Qua nhiều năm phát triển và đổi tên, ngày 21/11/1958 Bộ trưởng Bộ Văn hóa ra nghị định tách Thư viện ra khỏi Vụ Văn hóa đại chúng thành Thư viện Quốc gia trực thuộc Bộ Là Thư viện trung ương của cả nước, đồng thời là thư viện trọng điểm của hệ thống Thư viện Công cộng nhà nước thuộc Bộ văn hóa- thể thao và Du lịch, TVQGVN

có vốn tài liệu và sách báo khá lớn, phong phú nhất cả nước và đội ngũ cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ cao, thiết bị cơ sở vật chất tốt đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Ngoài ra TVQGVN cũng đang thực hiện công tác số hóa nguồn tài liệu để thuận tiện trong việc lưu giữ và để NDT tiện sử dụng

Hiện nay, TVQGVN là thành viên chính thức của Hiệp hội thư viện thế giới (IFLA); thành viên của Đại hội cán bộ thư viện Đông Nam Á (CONSAL); trong lĩnh vực bảo quản, thư viện đã tham gia vào PAC (Preservation and Conservation Progarmme- chương trình bảo tồn và bảo quản) Thư viện đã được nhà nước tặng huân chương lao động Hạng Ba, Hạng Nhì, Hạng Nhất và Huân chương Độc lập Hạng Ba cùng nhiều bằng khen, Cờ Luân lưu của Bộ Văn hóa- Thể thao và Du lịch

Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện trung tâm của cả nước, là Thư viện đứng đầu trong Hệ thống thư viện, đi đầu trong công tác tự động hóa và ứng dụng những thành tựu của công nghệ thông tin vào hoạt động của mình, ngoài việc hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị, tăng cường đào tạo đội ngũ cán bộ thì công tác

số hóa tài liệu và tổ chức phát triển bảo quản nguồn TLS cũng là một vấn đề đang được Thư viện đặc biệt quan tâm

1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của Thư viện

Theo quyết định số 579/TC-QĐ của Bộ Văn hóa thông tin ban hành ngày 17/03/1997 về chức năng nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của TVQGVN “Thư viện Quốc gia Việt Nam là đơn vị sự nghiệp của Bộ Văn hóa thông tin có chức năng: gìn giữ di sản thư tịch của dân tộc thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, công tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân Góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học, công nghệ, kỹ thuật, văn hóa phục vụ công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước

TVQGVN là Thư viện Trung tâm của cả nước Vai trò thư viện trung tâm của TVQGVN được thể hiện trên các phương diện sau:

- Xây dựng và bảo quản kho tàng xuất bản phẩm dân tộc, thu thập và tàng trữ tài liệu về Việt Nam của các tác gải trong nước và nước ngoài

- Luân chuyển và trao đổi tài liệu giữa các thư viện trong và ngoài nước

- Thu nhận các xuất bản phẩm lưu chiểu trong nước theo Luật xuất bản, các luận án tiến sỹ của công dân Việt Nam được bảo vệ ở trong nước và nước ngoài, của công dân nước ngoài được bảo vệ tại Việt Nam

- Biên soạn, xuất bản thư mục Quốc gia và phối hợp với thư viện trung tâm của các Bộ, ngành, hệ thống thư viện trong nước biên soạn Tổng thư mục Việt Nam

- Nghiên cứu thư viện học, thư mục học; hướng dẫn nghiệp vụ cho các thư viện trong cả nước theo sự phân công của Bộ Văn hóa- Thể thao- Du lịch

Theo quyết định số 81/2004/QĐ – VHTT ngày 24/08/2004 của Bộ trưởng

Bộ Văn hóa – Thông tin TVQGVN có những chức năng và nhiệm vụ cơ bản sau:

 Về chức năng:

TVQGVN là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ văn hóa thông tin( nay là Bộ văn hóa- Thể thao – Du lịch) có trách nhiệm giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc, thu thập, tàng trữ, khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội

 Thư viện có nhiệm vụ:

- Tổ chức phục vụ, tạo điều kiện cho người đọc sử dụng vốn tài liệu của thư viện theo quy định và tham gia các hoạt động do thư viện tổ chức

- Xây dựng và bảo quản lâu dài vốn tài liệu của dân tộc và tài liệu của nước ngoài viết về Việt Nam

- Thu nhận theo chế độ lưu chiểu các xuất bản phẩm, luận án tiến sỹ của công dân Việt Nam bảo vệ ở trong nước và nước ngoài, của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam

- Xử lý thông tin, biên soạn xuất bản thư mục Quốc gia và ấn phẩm thông tin văn hóa nghệ thuật; tổ chức biên soạn Tổng thư mục Việt Nam

- Hợp tác trao đổi tài liệu vớ thư viện trong nước và nước ngoài theo quy định của pháp luật

- Nghiên cứu khoa học ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào hoạt động thư viện

- Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho các thư viện trong cả nước theo sự phân công của Bộ Văn hóa- Thông tin (nay là Bộ Văn hóa- Thể thao –

Du lịch) hoặc yêu cầu của địa phương đơn vị

- Thực hiện hợp tác quốc tế theo kế hoạch của Bộ Văn hóa – Thông tin( nay là Bộ văn hóa- Thể thao- Du lịch) và quy định của pháp luật

- Lưu trữ các tài liệu có nội dung tại khoản 1 Điều 5 Pháp lệnh Thư viện và phục vụ cho người đọc theo quy định của Chính Phủ

1.4.3 Cơ cấu tổ chức của Thư viện Quốc gia Việt Nam

Theo Quyết định số 81/QĐ – BVHTT, ngày 24 tháng 8 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa – Thông tin (nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) bộ máy

tổ chức của Thư viện Quốc gia Việt Nam bao gồm 13 phòng ban, với tổng số 173 cán bộ, viên chức và người lao động Họ là những người có trình độ về chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học có khả năng đáp ứng tốt yêu cầu, nhiệm vụ phát triển của thư viện, trong đó có 1 tiến sĩ, 16 thạc sĩ, 124 cử nhân TTTV (chiếm 72%) và các ngành khác

Dưới đây là Sơ đồ cơ cấu tổ chức Thư viện Quốc gia Việt Nam:

Sơ đồ cơ cấu tổ chức TVQGVN 1.4.4 Đặc điểm người dùng tin ở Thư viện

NDT là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống thông tin Đó là đối tượng phục vụ của công tác thông tin tư liệu NDT vừa là khách hàng của các dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng là người sản sinh ra thông tin mới NDT giữ vai trò quan trọng trong các hệ thống thông tin

NDT luôn là cơ sở để định hướng các hoạt động của đơn vị thông tin NDT tham gia vào hầu hết các công đoạn của dây chuyền thông tin Họ biết các nguồn thông tin và có thể thông báo hoặc đánh giá các nguồn tin đó

NDT là đối tượng phục vụ của bất kì một cơ quan TTTV nào NDT là người

sử dụng thông tin đồng thời là người sáng tạo và làm giàu nguồn thông tin Thỏa mãn nhu cầu tin cho NDT cũng đồng nghĩa với việc phát triển nguồn tin của thư

viện sự thỏa mãn nhu cầu tin cho NDT chính là cơ sở để đánh giá chất lượng hoạt động thông tin trong thư viện

Hiện nay NDT của TVQGVN phát triển nhanh chóng cả về số lượng và thành phần Trình độ của NDT có nhiều cấp độ khác nhau Đối tượng NDT mà Thư viện hướng tới là các nhà quản lí, lãnh đạo các cấp, các ngành; các cán bộ giảng dạy ở các trường đại học cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, các trường phổ thông; cán bộ công tác tại các phòng hành chính, sự nghiệp và sản xuất kinh doanh; sinh viên các trường đại học cao đẳng…

Có thể chia NDT tại TVQGVN thành 3 nhóm chính như sau:

Nhóm 1: Cán bộ quản lí, lãnh đạo Nhóm 2: Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, các nhà chuyên môn đơn vị hành chính sự nghiệp và sản xuất kinh doanh

Nhóm 3: Nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên

1.4.5 Đặc điểm nhu cầu tin của Thư viện

Cuộc cách mạng khoa học công nghệ đang diễn ra một cách mạnh mẽ trên toàn thế giới Nhiều thành tựu khoa học mới ra đời đã tạo nên hiện tượng “bùng nổ thông tin” Lượng thông tin trong xã hội vô cùng phong phú và đa dạng Cũng từ đây thông tin trở thành động lực cho sự phát triển của xã hội Nhu cầu thông tin ngày càng lớn và trở nên cấp thiết Nhu cầu tin chính là đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếp nhận và xử lý thông tin để duy trì và phát triển sự sống Nhu cầu tin xuất phát từ nhu cầu nhận thức của con người tăng lên cùng với sự gia tăng các mối quan hệ trong xã hội và mang tính chất chu kỳ Nếu nhu cầu tin được thỏa mãn kịp thời, chính xác thì nhu cầu tin ngày càng được phát triển

Nhu cầu tin của các nhóm người dùng tin tại Thư viện Quôc gia Việt Nam:

 Nhu cầu tin của cán bộ quản lý, lãnh đạo

Đây là nhóm NDT chiếm số lượng ít song lại là nhóm NDT rất quan trọng của thư viện Đáp ứng nhu cầu tin của họ là việc mà thư viện hết sức quan tâm

Bởi lẽ họ là những người đưa ra quyết định mang tính chiến lược và sách lược ở tầm vĩ mô hay vi mô có ảnh hưởng đến sự phát triển của xã hội; Họ có thể là những người xây dựng, phác thảo đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, của các cán bộ, các ngành, các đơn vị sản xuất kinh doanh Ngoài ra công tác quản

lý, một số cán bộ còn trực tiếp tham gia nghiên cứu khoa học Do đó, nhu cầu tin của họ rất đa dạng, phong phú và chính xác cao Thông tin phải vừa rộng đồng thời cũng phải mang tính chuyên sâu, bảo mật và hệ thống

 Nhu cầu tin của cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, các nhà chuyên môn đơn

vị hành chính sự nghiệp và sản xuất kinh doanh

Nhóm NDT này chiếm tỉ lệ khá nhiều tại Thư viện Họ có nhu cầu tài liệu khá cao Thông tin họ cần vừa mang tính tổng hợp lại mang tính chuyên sâu Nhóm NDT này có khả năng sử dụng mọi loại hình thức tài liệu cả truyền thống lẫn hiện đại Tài liệu họ cần thường là tài liệu quý hiếm; tài liệu xám, tài liệu đã số hóa; các tài liệu chuyên sâu về một ngành, một lĩnh vực cụ thể mà họ quan tâm

 Nhu cầu tin của nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên

Đây là nhóm NDT chính chiếm tỉ lệ lớn nhất tại Thư viện Nhu cầu tin của

họ rất đa dạng và rất cao Họ mong muốn tham khảo tài liệu để mở rộng kiến thức Đặc biệt, các sinh viên năm cuối có nhu cầu tài liệu chuyên ngành rất cao như : Giáo trình, tài liệu nghiên cứu, tài liệu chuyên ngành, luận văn…bên cạnh tài liệu quốc văn, ngoại văn họ có nhu cầu sử dụng khá cao các nguồn TLS của Thư viện

Nghiên cứu đặc điểm NDT và nhu cầu tin tại TVQGVN là giúp cho việc nhận dạng nhu cầu thông tin và sử dụng các nguồn TLS của họ, qua đó tìm ra những biện pháp phù hợp để đáp ứng đúng với nhu cầu Điều này khẳng định vai trò quan trọng của TVQGVN

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VÀ BẢO QUẢN NGUỒN TÀI LIỆU SỐ TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

2.1 Thực trạng nguồn tài liệu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

TVQGVN là nơi lưu trữ tư liệu lớn với nhiều giá trị văn hóa, lịch sử và các giá trị tri thức khác của nhân loại có nhiệm vụ xây dựng, phát triển, bảo quản lâu dài vốn tài liệu của dân tộc và tài liệu của nước ngoài về Việt Nam Với vai trò là Thư viện trung tâm

của hệ thống thư viện trong cả nước do vậy vốn tài liệu của Thư viện ban đầu chỉ có khoảng vài nghìn bản thu thập được từ nhiều nguồn khác nhau Trải qua gần 95 năm TVQGVN đã xây dựng được một nguồn vốn tài liệu khá lớn về số lượng, phong phú về ngôn ngữ thể hiện và đa dạng về loại hình Về ngôn ngữ, tài liệu của Thư viện được viết bằng tiếng Việt và các thứ tiếng: Anh, Trung Quốc, Pháp, Nga, Nhật Bản, Tây Ban Nha…Về loại hình, Thư viện hiện đang lưu trữ các tài liệu ở nhiều loại hình: Sách, báo, tạp chí in ấn, CD- ROM, cassette, CSDL thư mục, CSDL số hóa toàn văn

2.1.1 Vốn tài liệu truyền thống (Tính đến năm 2010)

Sách: 1.500.000 đơn vị ( hàng năm tăng từ 100-120 nghìn bản sách)

Trong đó có các bộ sưu tập quý sau:

Sách xuất bản về Đông Dương trước 1954: với hơn 6700 bản đây là những tài

liệu rất quý để nghiên cứu về Đông Dương và Việt Nam

Sách Việt từ năm 1955 tới nay: hơn 500.000 bản

Sách nhạc: 21.800 bản Tài liệu tra cứu: 4000 bản

Sách ngoại: hơn 100.000 bản

Sách Pháp: gần 50.000 bản

Sách Hán – Nôm: có hơn 5.000 tên, trong đó có những cuốn sách có tuổi thọ từ

thế kỷ XV – XVI

Luận án tiến sĩ: của công dân Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước và của công

dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam gồm hơn 16.000 bản Hàng năm trung bình kho này tăng từ 700 đến 900 bản

Sách kháng chiến: 3.996 tên sách của Việt Nam được xuất bản trong các vùng

giải phóng và các vùng tạm chiếm thời kỳ kháng chiến chống Pháp, được thư viện sưu tầm trong nhiều năm sau ngày giải phóng Thủ đô

Sách tiếng Nga: có 270.000 bản

Sách tiếng Trung: khoảng hơn 50.000 bản

Sách Lưu chiểu: được thành lập từ tháng 10 năm 1954 đến nay kho lưu chiểu đã

có hơn 200.000 tên với khoảng 300.000 bản và tăng dần theo mức độ tăng trưởng của ngành xuất bản nước ta Kho Lưu chiểu được lưu trữ riêng, không đưa ra phục vụ và được bảo quản với điều kiện tốt, an toàn nhằm chuyển giao cho các thế hệ mai sau như là một phần di sản văn hóa thành văn của dân tộc Việt Nam

11 Tài liệu tra cứu 4.000

Bảng 1: bảng thống kê vốn tài liệu truyền thống của Thư viện Quốc gia Việt Nam

Báo, tạp chí: gần 9000 tên báo, tạp chí trong nước và nước ngoài Trong đó có hơn

1700 tên báo tạp chí xuất bản ở Đông Dương trước năm 1954 và ở Việt Nam trước năm

1975 (hay thường được gọi là kho nghiên cứu) Trong kho này, có rất nhiều tên báo chí có giá trị về kinh tế, văn hóa, xã hội như tạp chí: “Bulletin e’conomique de I’Indochine” ,

“Revue Indochinoise Illustre’e”, “ Nam Phong tạp chí”, “ Đông Dương tạp chí” và rất

nhiều báo chí khác có giá trị về lịch sử, địa lý, nông nghiệp, pháp luật… đặc biệt còn có tờ báo đầu tiên về chữ quốc ngũ “Gia Định báo” Thư viện có năm 1890, 1896

Thống kê số lượng báo, tạp chí tại TVQGVN

STT Bộ sưu tập Số lượng (tên)

1 Báo – Tạp chí Tiếng Việt 1.713

2 Báo – Tạp chí Tiếng Anh 2.153

3 Báo – Tạp chí Tiếng Pháp 990

4 Báo – Tạp chí Tiếng Nga 790

5 Báo – Tạp chí Tiếng Trung Quốc 500

6 Các ngôn ngữ khác 820

7 Báo – Tạp chí kho nghiên cứu 1700

Bảng 2: Số lượng báo, tạp chí tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Ngoài ra còn nhiều ấn phẩm đặc biệt và vật mang tin khác như: Tranh, ảnh, bản đồ, hàng ngàn tên sách của nước ngoài viết về Việt Nam, của người Việt Nam viết và xuất bản ở nước ngoài…

Microfilm, Microfic: Microfilm do TVQGVN tự sản xuất hoặc bổ sung bao gồm

khoảng gần 300 tên báo, tạp chí xuất bản trước năm 1954; báo ngoại: khoảng hơn 100 tên; sách Việt, sách ngoại, sách Nga; Sách Hán Nôm tổng số gần 2000 tên Đặc biệt TVQGVN có 10.000 tên sách xuất bản ở Việt Nam trước năm 1954 do TVQG Pháp trao tặng dưới dạng Microfilm…

2.1.2 Nguồn tài liệu số hóa toàn văn hiện nay của Thư viện

TVQGVN là một trong những thư viện có nguồn TLS lớn trong cả nước, có khả năng tiếp tục gia tăng mạnh mẽ trong thời gian tới với những dự án số hóa lớn sắp được triển khai, cùng với sự hợp tác liên kết với các nhà xuất bản Trong đó bên cạnh nguồn tài liệu số mua từ bên ngoài, các nguồn TLS do TVQGVN tạo lập cũng rất phong phú về nội dung và đa dạng về hình thức

2.1.2.1 Nguồn tài liệu số hóa toàn văn tự xây dựng

Luận án Tiến sĩ: Bộ sưu tập luận án Tiến sĩ bao gồm bản toàn văn tóm tắt và bản

dịch tóm tắt nếu luận án bằng tiềng nước ngoài, đây là bộ sưu tập luận án tiến sĩ của người Việt Nam được bảo vệ trong và ngoài nước, là kho tài liệu đặc biệt quý của TVQGVN

Tính đến tháng 12 năm 2010, TVQGVN đã số hóa 15.571 bản và đưa ra phục vụ được khoảng hơn 2.500.000 trang Một điểm thuận lợi của TVQGVN hiện nay là theo quy định của nhà nước thì tác giả luận án ngoài việc nộp lưu chiểu bản in còn nộp cả bản điện tử, đây là một trong những nguồn số hóa quan trọng được cập nhật thường xuyên

Bộ sưu tập Thăng Long Hà Nội 1000 năm văn hiến: gồm 850 cuốn, 407.970 trang

bao quát các chủ đề: Sách Thăng Long – Hà Nội trước năm 1954; Sách Thăng Long – Hà Nội sau năm 1954; Luận án Tiến sĩ về Thăng Long – Hà Nội; Sách Hán Nôm về Thăng Long – Hà Nội; Bản đồ Hà Nội và vùng phụ cận Hình thức truy cập: trực tuyến và trong mạng LAN

Sách Đông Dương: đây là kho tư liệu lịch sử quý hiếm, hiện TVQGVN đã số hóa

130.333 trang, 829 cuốn từ trước thế kỷ 17 đến năm 1954 gồm nhiều giá trị về lịch sử, địa

lý, văn hóa của toàn bộ Đông Dương Nhằm bảo quản các tài liệu Pháp ngữ cổ quý giá-

có giá trị đó tránh hư hại do thời gian, đồng thời để các nhà nghiên cứu và độc giả có thể tìm kiếm tra cứu những tài liệu trên dễ dàng hơn, TVQGVN kết hợp với Đại sứ quán Pháp tại Việt Nam và Bộ ngoại giao Pháp cùng một số thư viện của Việt Nam đã phối hợp thực hiện chương trình “Số hóa kho tài liệu Pháp ngữ cổ tại Việt Nam” (dự án VALEASE) Hiện tại TVQGVN đã đưa lên mạng trực tuyến phục vụ bạn đọc ,truy cập

miễn phí (Bạn đọc truy cập trực tuyến tại: (http://dlib.nlv.gov.vn)

Sách Hán Nôm: Đây là kho sách cổ về chữ Nôm lớn tại Việt Nam Để bảo quản

lâu dài và phổ biến rộng rãi kiến thức văn hóa, lịch sử, địa lý, văn học cổ hạn chế sử dụng bản gốc, TVQGVN đã phối hợp với Hội bảo vệ Di sản Hán Nôm số hóa toàn bộ kho sách này Hiện tại đã số hóa và đưa vào phục vụ trực tuyến được trên 220.542 trang khoảng

1.293 bản tại địa chỉ: http://nom.nlv.gov.vn