Tăng cường kiểm soát nội bộ công tác thu - chi tại Trung tâm Đào tạo thường xuyên - Đại học Đà Nẵn

Header Page of 126 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG ĐOÀN NGỌC QUANG MINH TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÔNG TÁC THU - CHI TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO THƯỜNG XUYÊN - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Chuyên ngành: Kế toán Mã ngành: 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2013 Footer Page of 126 Header Page of 126 Công trình hoàn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: TS ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI Phản biện 1: PGS.TS HOÀNG TÙNG Phản biện 2: PGS.TS NGUYỄN VIỆT Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 14 tháng 03 năm 2013 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng Footer Page of 126 Header Page of 126 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ở Việt Nam nay, vấn đề xây dựng hệ thống kiểm soát nội vấn đề mới, nghiên cứu chủ yếu thực doanh nghiệp Trong đó, đơn vị nghiệp công tác nghiên cứu xây dựng hệ thống kiểm soát nội chưa Nhà nước thân đơn vị thật quan tâm Trong xu phát triển nay, sở giáo dục đào tạo Việt Nam đứng trước hội phát triển lớn thách thức ngày nhiều Nghị định 10/2002/NĐ-CP Nghị đinh 43/2006/NĐ-CP đời đánh dấu bước ngoặt đổi chế tài cho đơn vị Trung tâm Đào tạo thường xuyên thuộc Đại học Đà Nẵng đơn vị nghiệp có thu tự đảm bảo hoàn toàn chi phí, có tài khoản có dấu riêng, thành lập theo Quyết định số 498/GDĐT ngày 02/02/1996 Bộ Giáo dục Đào tạo, Trung tâm có chức tổ chức thực chương trình giáo dục thường xuyên để lấy văn hệ thống giáo dục quốc dân, bao gồm : hệ từ xa ( kể hình thức đào tạo qua mạng, hệ tự học có hướng dẫn) đào tạo ngắn hạn nhằm đáp ứng nhu cầu học tập xã hội Trung tâm chủ động cấu lại máy tổ chức, tăng cường công tác quản lý, trọng đến việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, bước hoàn thiện quy chế kiểm soát Tuy nhiên, hệ thống KSNB Trung tâm nhiều bất cập chưa đáp ứng yêu cầu công tác quản lý công tác KSNB khoản thu, chi Vì vậy, tăng cường KSNB khoản thu, chi Trung tâm Đào tạo thường xuyên – ĐHĐN góp phần nâng cao chất lượng quản lý phục vụ nghiệp giáo dục Footer Page of 126 Header Page of 126 Qua nghiên cứu lý luận KSNB thực trạng hoạt động KSNB khoản thu, chi Trung tâm Đào tạo thường xuyên ĐHĐN, chọn đề tài “ Tăng cường kiểm soát nội công tác thu, chi Trung tâm Đào tạo thường xuyên- ĐHĐN” cho Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Kế toán Mục đích nghiên cứu Mục đích nghiên cứu đề tài khảo sát thực trạng công tác KSNB khoản thu chi Trung tâm Đào tạo thường xuyên – ĐHĐN, phát vấn đề tồn tại, từ đưa giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát khoản thu chi Trung tâm Đào tạo thường xuyên - ĐHĐN Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài công tác KSNB thu, chi Trung tâm Đào tạo thường xuyên - ĐHĐN Phạm vi nghiên cứu: khoản thu, chi chủ yếu Trung tâm Đào tạo thường xuyên - ĐHĐN Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp thu thập thông tin, quan sát, nghiên cứu tài liệu để khảo sát thực trạng KSNB khoản thu chi Trung tâm Đào tạo thường xuyên - ĐHĐN Bố cục luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục tài liệu tham khảo, luận văn kết cấu thành chương: CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KSNB THU CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU CHƯƠNG : THỰC TRẠNG KSNB THU CHI TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO THƯỜNG XUYÊN- ĐHĐN Footer Page of 126 Header Page of 126 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KSNB THU CHI TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO THƯỜNG XUYÊN ĐHĐN Tổng quan tài liệu nghiên cứu Về lý luận, tác giả nghiên cứu giáo trình Kiểm soát nội Bộ môn Kế toán – Kiểm toán trường Đại học Kinh tế Thành Phố Hồ Chí Minh biên soạn, giáo trình trình bày loại gian lận biện pháp phòng ngừa, nội dung hệ thống kiểm soát nội theo khuôn mẫu COSO kiểm soát nội số chu trình nghiệp vụ hay tài sản chủ yếu Từ đó, tác giả liên hệ với đặc thù đơn vị nghiệp để vận dụng lý luận KSNB cho phù hợp Trong trình làm luận văn tác giả tham khảo số đề tài tương tự kiểm soát nội như: Đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội khoản thu, chi Trường Đại học Thể dục Thể thao Đà Nẵng” tác giả Lê Thị Trà Lý năm 2010 Đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội thu chi trường Đại học Phạm Văn Đồng” tác giả Trần Thị Anh Nga năm 2011 Luận văn thạc sĩ tác giả Mai Thị Lợi (năm 2008) với đề tài“ Tăng cường kiểm soát nội thu-chi ngân sách Nhà nước Trường Cao đẳng công nghệ -Đại học Đà Nẵng” Những đề tài chủ yếu nghiên cứu KSNB khoản thu chi ngân sách Nhà nước địa bàn hoạt động đơn vị không rộng Công tác KSNB khoản thu chi Trung tâm nhiều hạn chế định mà chưa có đề tài nghiên cứu để hoàn thiện Vì vậy, luận văn tập trung nghiên cứu vấn đề KSNB khoản thu chi Trung tâm Tác giả sâu để làm rõ hạn Footer Page of 126 Header Page of 126 chế việc kiểm soát khoản thu đơn vị liên kết nhằm giảm rủi ro việc thu chậm, thu thiếu hoàn thiện quy trình chi tiền cho khoản chi chủ yếu Trung tâm Đào tạo thường xuyên - ĐHĐN Footer Page of 126 Header Page of 126 CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU, CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU 1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG MỘT ĐƠN VỊ 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: Hệ thống kiểm soát nội qui định thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài sản đơn vị Hệ thống kiểm soát nội bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán thủ tục kiểm soát 1.1.2 Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội Hệ thống kiểm soát nội thiết lập tổ chức với mục tiêu: - Mục tiêu hoạt động - Mục tiêu báo cáo tài - Mục tiêu tuân thủ - Bảo vệ an toàn tài sản đơn vị - Hoàn thành mục tiêu đặt hoạt động đơn vị 1.1.3 Sự cần thiết lợi ích kiểm soát nội Kiểm soát nội tốt đem lại cho tổ chức lợi ích : Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn sản xuất kinh doanh ( sai sót vô tình gây thiệt hại, rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, Footer Page of 126 Header Page of 126 giảm chất lượng sản phẩm ) Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mát hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính xác số liệu kế toán báo cáo tài Đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động tổ chức quy định luật pháp 1.1.4 Các phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội Theo báo cáo COSO: hệ thống KSNB bao gồm thành phần chủ yếu: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát (Các thủ tục kiểm soát); Thông tin truyền thông; Giám sát độc lập a) Môi trường kiểm soát b) Đánh giá rủi ro c) Xây dựng thủ tục kiểm soát d) Thông tin truyền thông * Thông tin: * Truyền thông: e) Giám sát Footer Page of 126 Header Page of 126 KẾT LUẬN CHƯƠNG KSNB cần thiết đơn vị, đảm bảo cho việc ngăn chặn rủi ro, giảm thiểu sai sót xảy Đối với đơn vị nghiệp Việt Nam nay, việc quản lý thường dựa qui định pháp luật, kinh nghiệm cá nhân để điều hành Các đơn vị chưa thực trọng đến việc thiết lập hệ thống KSNB nhằm đánh giá, phân tích điều kiện nguồn lực đơn vị nhằm đề biện pháp kiểm soát, hạn chế rủi ro việc sử dụng lãng phí nguồn lực Trong điều kiện giao quyền tự chủ tài tổ chức máy nay, đơn vị nghiệp cần phải tăng cường công tác KSNB, nhằm sử dụng tiết kiệm hiệu nguồn lực giao, khẳng định thương hiệu cách cung ứng cho xã hội sản phảm dịch vụ tốt Thông qua việc trình bày khái quát KSNB đặc điểm hoạt động chế quản lý tài đơn vị nghiệp giáo dục, nội dung chương nêu lên vấn đề lý luận chung KSNB công tác KSNB khoản thu, chi đơn vị nghiệp giáo dục đào tạo Việc nghiên cứu lý luận KSNB có ý nghĩa quan trọng việc vận dụng lý luận để giải vấn đề thực tế KSNB khoản thu,chi đơn vị nghiệp, giúp nhà lãnh đạo xây dựng sách, thủ tục kiểm soát đặc biệt thường xuyên đánh giá, điều chỉnh công tác KSNB cho phù hợp với đặc điểm qui mô đơn vị Footer Page of 126 Header Page 10 of 126 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KSNB CÁC KHOẢN THU CHI TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO THƯỜNG XUYÊN -ĐHĐN 2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KSNB TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO THƯỜNG XUYÊN - ĐHĐN 2.1.1 Khái quát lịch sử phát triển Trước nhiệm vụ Trung tâm lớn trực thuộc Đại học Đà Nẵng, Trung tâm có thay đổi lớn: Mở rộng qui mô, loại hình đào tạo, mua sắm thêm nhiều vật tư, trang thiết bị phục vụ cho GDĐT… Để đáp ứng yêu cầu quản lý, Trung tâm rà soát, cấu lại máy tổ chức, bổ sung qui định, áp dụng công nghệ thông tin vào tổ chức kế toán… Tuy nhiên việc quản lý ngày phức tạp, việc tổ chức hệ thống kế toán qui chế kiểm soát không theo kịp phát triển, làm xuất bất cập ảnh hưởng đến phát triển Trung tâm 2.1.2 Đặc điểm hoạt động tài Theo Quyết định thành lập, Trung tâm đào tạo thường xuyên đơn vị nghiệp có thu, có dấu tài khoản riêng Tuy nhiên, hoạt động tài Trung tâm tự thu tự chi, theo nguyên tắc lấy thu bù chi, có tích luỹ đóng góp cho ĐHĐN, đơn vị nghiệp tự đảm bảo toàn kinh phí Hoạt động tài Trung tâm thực theo quy chế chi tiêu nội Đại học Đà Nẵng phụ lục quy chế chi tiêu nội Trung tâm Đào tạo thường xuyên Toàn hoạt động tài phản ánh chứng từ, sổ sách kế toán thông qua phần mềm kế toán máy Năm tài ngày 1/1 kết thúc vào ngày 31/12 Trung tâm Đào tạo thường xuyên – ĐHĐN đơn vị hạch toán cấp hạch toán độc lập, đến cuối năm (31/12) lập báo Footer Page 10 of 126 Header Page 12 of 126 10 2.3.1 KSNB khoản thu học phí a) Thu học phí lớp Đà Nẵng b) Thu đơn vị liên kết 2.3.2 KSNB khoản thu khác Bao gồm khoản thu từ bán hồ sơ, thu lệ phí xét tuyển, thu thi lại 2.4 KSNB CÁC KHOẢN CHI Các khoản chi Trung tâm bao gồm chi toán cho cá nhân chi cho dịch vụ chuyên môn Trong đó, quy trình kiểm soát số khoản chi chủ yếu sau: 2.4.1 Chi cho thuê mướn 2.4.2 Chi phí nghiệp vụ chuyên môn 2.4.3 Chi toán cá nhân 2.4.4 Chi dịch vụ chuyên môn 2.4.6 Chi mua sắm sửa chữa 2.4.7 Chi hoạt động nghiệp khác 2.5 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KSNB ĐỐI VỚI CÁC KHOẢN THU, CHI TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO THƯỜNG XUYÊN – ĐHĐN Qua nghiên cứu phân tích tình hình KSNB công tác thu, chi Trung tâm Đào tạo thường xuyên –ĐHĐN cho thấy hệ thống KSNB vận hành tốt, thông tin cung cấp cho lãnh đạo Trung tâm đối tượng sử dụng khác đảm bảo xác, tin cậy, tài sản Trung tâm bảo vệ an toàn 2.5.1 Những ưu điểm Cơ cấu tổ chức: cấu tổ chức Trung tâm phù hợp, bảo đảm cho hoạt động thông suốt hiệu quả, Footer Page 12 of 126 Header Page 13 of 126 11 chồng chéo phận, đảm bảo độc lập tương đối phận Chính sách nhân sự: Trung tâm thực sách nhân đắn, sách nhằm vào việc tuyển dụng, huấn luyện sử dụng cán bộ, nhân viên có lực đạo đức Công tác kế hoạch: Việc lập kế hoạch Trung tâm bước hoàn thịên chuyên nghiệp, giúp cho hoạt động hướng có hiệu Kế hoạch thực cách nghiêm túc khoa học nên trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu giúp Trung tâm phát hiện, ngăn ngừa sai sót hoạt động thu, chi Trung tâm Hệ thống thông tin kế toán: Công tác ghi chép chứng từ ban đầu, chuyển sổ kế toán, lập báo cáo kế toán thực tốt Chứng từ lập đầy đủ tuân theo quy định hành, thể tốt vai trò kiểm soát đáp ứng thông tin kịp thời cho lãnh đạo đơn vị Về công tác KSNB hệ thống sổ sách, báo cáo tài chính, thời gian qua Trung tâm quan tâm thực tốt hệ thống dùng để toán tài chính, tổng hợp tình hình tài sản, tình hình thu, chi kết hoạt động Trung tâm kỳ kế toán 2.5.2 Những hạn chế a) Một số định mức chi chưa phù hợp với thực tế Trong đơn vị có số nội dung chi chưa có định mức chi cho phù hợp, có định mức cần quy định chi tiết, cụ thể hơn, có định mức cần điều chỉnh cho phù hợp với thực tế b) Trong công tác lập kế hoạch - Đối với kế hoạch đào tạo: Footer Page 13 of 126 Header Page 14 of 126 12 + Hiện Phòng đào tạo lên kế hoạch học tập cho năm cho tất lớp tất địa phương Tuy nhiên, trình thực kế hoạch phát sinh điểm bất hợp lý dẫn đến bị động công tác + Trung tâm chưa xây dựng kế hoạch năm cần mở thêm ngành đào tạo nào, địa phương để đảm bảo tiêu tuyển sinh đảm bảo nguồn thu + Tổ tài vụ chưa lên kế hoạch thu, chi năm, chưa dự trù chi phí để tham mưu cho lãnh đạo tiến hành mở lớp địa phương Đặc điểm hoạt động Trung tâm Đào tạo thường xuyên – ĐHĐN lấy thu bù chi nên việc không tính toán chi phí mở lớp dẫn đến thu không đủ bù chi c) Trong công tác luân chuyển chứng từ Tại Trung tâm số lượng chứng từ lớn, việc luân chuyển chứng từ chưa làm rõ trách nhiệm cá nhân khâu luân chuyển; chưa vào đặc điểm, quy mô hoạt động đơn vị để xây dựng quy định luân chuyển chứng từ cách khoa học cho loại chứng từ nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển d) Trong công tác bố trí nhân toàn Trung tâm tổ tài vụ Trong việc bố trí nhân phòng chức chưa hợp lý dẫn đến việc số cán kiêm nhiệm nhiều việc ngược lại số cán công việc đảm nhiệm Tại tổ tài vụ, kế toán viên kiêm nhiệm việc phòng khác nên không đảm bảo thời gian để hoàn thành nhiệm vụ tổ trưởng phân công e) Trong công tác KSNB khoản thu đơn vị liên kết Footer Page 14 of 126 Header Page 15 of 126 13 + Tài vụ số đơn vị liên kết quản lý không tốt nên trường hợp sinh viên chưa đóng học phí dự thi kết thúc học phần + Kế toán phụ trách đơn vị liên kết không kịp thời đôn đốc nên số đơn vị liên kết chậm chuyển tiền học phí thu cho Trung tâm Đào tạo thường xuyên - ĐHĐN + Nhân thực công tác kế toán mỏng nên việc vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm tránh khỏi Chính đòi hỏi Trung tâm cần có biện pháp nhằm hạn chế sai sót, gian lận xảy như: tăng cường trách nhiệm thủ quĩ việc thu; thực đối chiếu, kiểm quĩ, kết sổ cuối ngày… f) Trong công tác KSNB khoản chi Một số qui trình KSNB khoản chi đặc thù như: toán thuê mướn, toán công tác phí… chưa chặt chẽ, dễ xảy sai sót gian lận Footer Page 15 of 126 Header Page 16 of 126 14 KẾT LUẬN CHƯƠNG Qua nghiên cứu phân tích thực tế hệ thống KSNB công tác thu chi Trung tâm Đào tạo thường xuyên cho thấy hệ thống KSNB Trung tâm vận hành tốt, thông tin cung cấp cho lãnh đạo Trung tâm lãnh đạo Đại học Đà Nẵng đối tượng sử dụng khác đảm bảo xác, tin cậy, tài sản đơn vị bảo vệ an toàn Nhìn chung, quy trình thủ tục kiểm soát hoạt động thu, chi Trung tâm tổ chức chặt chẽ góp phần sử dụng nguồn lực tài phục vụ cho công tác đào tạo nâng cao điều kiện sở vật chất Tuy nhiên, với quy mô ngày phát triển, ngành nghề đào tạo ngày đa dạng hoạt động thu chi ngày phức tạp từ số quy trình thủ tục kiểm soát chưa theo kịp thay đổi nhanh chóng Vì sai sót rủi ro tiềm ẩn công tác quản lý tài nói chung công tác thu chi nói riêng Trung tâm tránh khỏi Từ thực tế đó, yêu cầu phải nâng cao hệ thống KSNB hoạt động thu, chi Trung tâm yêu cầu cấp thiết nhằm hạn chế thấp rủi ro tiềm ẩn Trên sở thực trạng Trung tâm nay, chương luận văn đưa giải pháp phù hợp góp phần cải tiến phương pháp quản lý hoàn thiện chế kiểm soát hoạt động thu chi cho thật mang lại hiệu Footer Page 16 of 126 Header Page 17 of 126 15 CHƯƠNG CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CÁC KHOẢN THU, CHI TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO THƯỜNG XUYÊNĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU, CHI TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO THƯỜNG XUYÊN – ĐHĐN 3.1.1 Tình hình hoạt động Trung tâm Đào tạo thường xuyên –ĐHĐN thời gian tới Hiện nay, Trung tâm Đào tạo thường xuyên – ĐHĐN ngày mở rộng quy mô đào tạo ngành nghề đào tạo địa bàn hoạt động.Vì vậy, để kiểm soát trình thu – chi chặt chẽ hơn, hiệu Trung tâm cần hoàn thiện chu trình công tác kiểm soát nội nhằm khắc phục hạn chế tồn Trong thời gian tới, công tác tuyển sinh Trung tâm gặp nhiều khó khăn yếu tố cạnh tranh trường, nhu cầu học hệ từ xa không trước… Đây thách thức không nhỏ lãnh đạo toàn thể cán công chức Trung tâm Vì vậy, việc xây dựng kế hoạch dài hạn việc làm cần thiết Hơn nữa, Trung tâm Đào tạo thường xuyên – ĐHĐN giảng viên hữu, nguồn giảng viên phụ thuộc hoàn toàn vào giảng viên thuê gồm giảng viên trường trực thuộc Đại học Đà Nẵng số giảng viên trường Đại học khác, điều ảnh hưởng không nhỏ đến việc mở ngành, chuyên ngành mở địa phương Đây khó khăn không nhỏ Trung tâm Footer Page 17 of 126 Header Page 18 of 126 16 3.1.2 Sự cần thiết phải tăng cường KSNB khoản thu, chi Trung tâm Đào tạo thường xuyên – ĐHĐN 3.2 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU, CHI TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO THƯỜNG XUYÊN – ĐHĐN 3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn yếu tố có tính tác động đến hoạt động hữu hiệu sách, thủ tục kiểm soát đơn vị Thông qua việc hoàn thiện nhân tố bên (như sách nhân sự, xây dựng kế hoạch, tổ chức phận kiểm soát nội bộ, nâng cao lực quản lý lãnh đạo đơn vị) yếu tố bên góp phần nâng cao tính hữu hiệu sách thủ tục kiểm soát đơn vị a) Hoàn thiện sách nhân Thực chặc chẽ khâu tuyển dụng cán đảm bảo tuyển chọn cán có trình độ, lực thật sự, có chuyên môn phù hợp với vị trí tuyển dụng, có sách ưu tiên thu hút ứng viên có trình độ cao vào công tác đơn vị b) Hoàn thiện công tác kế hoạch Qua khảo sát, nhu cầu học bậc Đại học, Cao đẳng hệ từ xa không nhiều năm trước Thực tế cho thấy số lượng tuyển sinh đầu vào hàng năm Trung tâm Đào tạo thường xuyên – ĐHĐN giảm dần điều đồng nghĩa với việc sĩ số sinh viên lớp giảm so với trước Đây điều đáng quan tâm thách thức người làm công tác kế hoạch Trung tâm Bởi vì, định phí cho lớp không thay đổi, không tính toán kỹ không tiết kiệm chi phí dẫn đến việc thu không đủ bù chi cho lớp Footer Page 18 of 126 Header Page 19 of 126 17 * Về công tác xây dựng kế hoạch đào tạo năm tới: Trước tiên, Trung tâm cần xây dựng kế hoạch đào tạo cho năm tới Để làm điều cần phải phân tích, đánh giá số điểm sau: - Đánh giá tình hình thực kế hoạch đào tạo năm trước: Đánh giá tốc độ tăng trưởng, quy mô sinh viên Trung tâm năm trước Tỷ lệ % tuyển so với năm trước - Đánh giá điều kiện thực đào tạo Trung tâm, gồm: + Đội ngũ giảng viên + Tính pháp lý đơn vị liên kết + Đánh giá điều kiện sở vật chất đơn vị liên kết + Đánh giá nguồn thu, chi năm trước Để xây dựng kế hoạch phát triển thật bền vững đòi hỏi lãnh đạo toàn thể cán viên chức Trung tâm phải nổ lực Cần khuyến khích cán viên chức Trung tâm có ý kiến sáng tạo công tác tuyển sinh có ý kiến sáng tạo tiết kiệm chi phí * Về công tác xây dựng kế hoạch tài chính: Qua tham khảo Quy chế chi tiêu nội Quy định Đại học Đà Nẵng, tổ tài vụ xây dựng phép tính để tính toán địa phương liên kết với số lượng hồ sơ nộp cho ngành tiến hành khai giảng lớp không Footer Page 19 of 126 Header Page 20 of 126 18 c) Tổ chức lại máy kế toán: Bộ máy kế toán phải tổ chức hợp lý, phù hợp với đặc điểm Trung tâm, tạo kiểm soát lẫn nội kế toán với phận khác đơn vị Tổ trưởng phải qui định cụ thể văn công việc trách nhiệm người máy kế toán 3.2.2 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ hệ thống sổ sách Hệ thống chứng từ giữ vai trò quan trọng giám sát, kiểm tra, kiểm soát, đôn đốc cá nhân tập thể đơn vị thực định quản lý, chấp hành chế độ kế toán chế độ sách khác Nhà nước Vì vậy, cần hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán ghi chép chứng từ ban đầu Trung tâm 3.2.3 Hoàn thiện kiểm soát khoản thu chủ yếu Tại Trung tâm, khoản thu chiếm tỷ trọng lớn thu từ học phí Khoản thu kiểm soát chặt chẽ, giảm thiểu rủi ro, sai sót, chấp hành quy định việc sử dụng biên lai thu phí lệ phí theo quy định Bộ Tài Tuy nhiên, quy trình thủ tục kiểm soát công tác thu đơn vị liên kết thu học phí Đà Nẵng số bất cập cần khắc phục + Công tác thu học phí Đà Nẵng: Quy trình thu học phí cần gia tăng trách nhiệm thủ quỹ, thủ quỹ người thu tiền vào biên lai kế toán thu học phí chuyển đến Việc thực kiểm tra, kiểm soát, đối chiếu thực hàng ngày kế toán thu học phí, kế toán toán, thủ quĩ thông qua việc kiểm kê quĩ tiền mặt, kết sổ vào cuối ngày nhằm kịp thời phát sai sót, phản ánh kịp thời nguồn thu phát sinh vào sổ sách kế toán Footer Page 20 of 126 Header Page 21 of 126 19 + Công tác thu đơn vị liên kết: Qua khảo sát biết, Trung tâm Đào tạo thường xuyên – ĐHĐN có phần mềm quản lý học phí để giảm áp lực tiết kiệm thời gian nhân viên tổ tài vụ việc theo dõi học phí đơn vị liên kết Trung tâm nên cho cài đặt phần mềm phòng tài vụ tất đơn vị liên kết yêu cầu đơn vị liên kết thực nhập khoản thu học phí vào phần mềm để định kỳ gửi File kết xuất tổ tài vụ Trung tâm Đào tạo thường xuyên – ĐHĐN để kịp thời theo dõi tránh tình trạng theo dõi thủ công Để ràng buộc đơn vị liên kết phải chuyển trả tiền học phí thu Trung tâm Đào tạo thường xuyên – ĐHĐN theo quy định hợp đồng liên kết với đơn vị cần nêu rõ thời gian phải chuyển khoản thu cho Trung tâm Đào tạo thường xuyên – ĐHĐN nhằm tránh trường hợp bị chiếm dụng tổ Tài vụ không kịp thời báo cáo số liệu với cấp Kế toán viên phụ trách đơn vị liên kết phải thường xuyên theo dõi lịch học, lịch thi lớp địa phương để kịp thời đôn đốc đơn vị liên kết thu chuyển học phí thời hạn 3.2.4 Hoàn thiện kiểm soát khoản chi chủ yếu Tăng cường kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn: * Chi mua hàng hoá, vật tư: Khi thực mua sắm loại hàng hoá, vật tư cần đảm bảo tính độc lập phận sử dụng vật tư với phận thực mua sắm, phận mua sắm với phận kế toán Qua đó, tăng cường tính kiểm soát lẫn khâu mua sắm hạn chế gian lận, sai sót Để tránh việc thông đồng người giao nhiệm vụ mua vật tư, hàng hoá với sở cung cấp, đơn vị cần tham khảo giá vật tư, hàng hoá chủng loại nhiều sở khác Footer Page 21 of 126 Header Page 22 of 126 20 thị trường Công tác khảo sát giá cử cán độc lập với người giao mua hàng thực Để hạn chế gian lận trong việc thực mua sắm yêu cầu đưa tài sản, công cụ dụng cụ, vật tư vào sử dụng phải lập tổ nghiệm thu có kế toán vật tư đưa vào sử dụng phải có biên bàn giao cho người phận sử dụng Định kỳ hàng năm, Phòng HC-TH cần hoán đổi công tác mua sắm chuyên viên với Nhằm kiểm soát tất chứng từ mua sắm để không xảy tình trạng sử dụng chứng từ cũ toán để tiếp tục toán lần sau, phê duyệt toán thủ trưởng đơn vị phải ký lên tất chứng từ gốc liên quan để xác định chứng từ nghiệp vụ toán * Chi cho in ấn giáo trình, tài liệu học tập: + Tại Trung tâm Đào tạo thường xuyên – ĐHĐN việc chi cho công tác in ấn giáo trình, tài liệu học tập chiếm khoản chi lớn vậy, cần tăng cường kiểm soát việc in ấn, sử dụng Có thể thành lập tổ phụ trách giáo trình Trưởng phòng HCTH làm tổ trưởng nhằm kiểm tra việc đặt in, số lượng in chất lượng in đề xuất cần tổ chức đấu thầu lại việc in ấn nhằm đảm bảo giá in hợp lý + Trung tâm cần mở rộng không gian sức chứa kho để thực việc đặt in giáo trình, tài liệu thực theo quý kỳ học nhằm giảm chi phí + Tăng cường kiểm tra giáo trình thừa đơn vị liên kết để có kế hoạch tiếp tục sử dụng + Hiện tại, quy trình quản lý giáo trình đơn vị đơn giản nên khó tránh rủi ro, sai phạm Vì vậy, Trung tâm cần xây dựng lại quy trình Footer Page 22 of 126 Header Page 23 of 126 21 Thủ trưởng Đơn vị (1) P Đào tạo (2) (5) (9) P HC-TH (10) Tổ tài vụ Kế toán kho Tổ trưởng tài vụ (4) (8) (3) Cơ sở cung cấp (6) (11) (7) Thủ Kho Sơ đồ hoàn thiện quy trình in ấn, mua giáo trình, tài liệu học tập (1) Đầu kỳ học, phòng Đào tạo trình Ban Giám đốc Trung tâm kế hoạch học tập nhu cầu giáo trình (2) Ban Giám đốc chấp thuận, phòng Đào tạo chuyển nhu cầu giáo trình cho Trưởng phòng HC-TH (3) Phòng HC-TH gửi nhu cầu đến đơn vị cung cấp (4) Phòng HC-TH phối hợp với đơn vị cung cấp lập hợp đồng in ấn, mua, chuyển cho tổ trưởng Tài vụ kiểm tra ký (5) Phòng HC-TH trình thủ trưởng đơn vị ký hợp đồng (6) Đơn vị cung cấp giao hàng kho Trung tâm Thủ kho phòng HC-TH kiểm tra số lượng, chất lượng tiến hành nhập kho (7) Phòng HC-TH trình tổ trưởng Tài vụ lý hợp đồng để kiểm tra ký (8) Phòng HC- TH trình thủ trưởng đơn vị ký lý hợp đồng (9) Chuyển toàn chứng từ toán cho tổ tài vụ (10) Tổ tài vụ làm thủ tục chuyển trả tiền cho đơn vị cung cấp Footer Page 23 of 126 Header Page 24 of 126 22 * Chi thuê mướn: + Cần xây dựng lại khoản khoán chi lại cho giáo viên cán Trung tâm công tác, cụ thể giảm khoán địa phương phương tiện máy bay tăng khoán địa phương có phương tiện máy bay, điều giảm việc toán theo thực tế tức giảm rủi ro việc kiểm soát giá vé, chi phí lưu trú + Bố trí lịch học phù hợp để giảm chi phí thuê phòng học * Chi toán cá nhân - Để kiểm soát tình trạng số cán nghĩ việc tháng toán lương, trước toán lương, bắt buộc phận cần phải lập bảng chấm công cho cán trình cho Phó Giám đốc phụ trách hành xác nhận Tổ tài vụ vào bảng chấm công để tính lương cho cán Để tránh trường hợp có biến động nhân tháng nên thực việc toán lương vào cuối tháng thay toán đầu tháng - Định kỳ, cần có đối chiếu số liệu kế toán lương phận quản lý nhân hệ số lương cá nhân đảm bảo không sai lệch - Sau toán lương vào tài khoản cá nhân cán bộ, kế toán lương nên chuyển bảng lương chi tiết vào địa email cho cán để kiểm soát sai sót khâu tính toán Footer Page 24 of 126 Header Page 25 of 126 23 KẾT LUẬN CHƯƠNG Trên sở hạn chế tồn công tác kiểm soát nội công tác thu chi Trung tâm Đào tạo thường xuyên –ĐHĐN đề cập chương Trong chương 3, luận văn đưa giải pháp nhằm khắc phục hạn chế tồn từ góp phần giúp đơn vị hoàn thiện chế kiểm soát hoạt động thu chi, giảm thiểu rủi ro hoạt động thu chi Trung tâm Đào tạo thường xuyên – ĐHĐN Tóm lại, chương luận văn giải số tồn công tác kiểm soát nội Trung tâm Đào tạo thường xuyên – ĐHĐN Những giải pháp cụ thể chương góp phần hoàn thiện chế kiểm soát hoạt động thu chi, giảm rủi ro hoạt động thu chi, nâng cao chất lượng thông tin kế toán đồng thời giúp cho Trung tâm Đào tạo thường xuyên – ĐHĐN nâng cao công tác quản lý tài chính, kiểm tra giám sát công tác thu chi Footer Page 25 of 126 Header Page 26 of 126 24 KẾT LUẬN Với quy mô ngày phát triển, hoạt động thu chi tài ngày phức tạp, chế tự chủ giao ngày cao, để góp phần nâng cao lực quản lý sử dụng nguồn kinh phí đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả, tránh thất thoát, rủi ro đòi hỏi Trung tâm Đào tạo thường xuyên – ĐHĐN không ngừng nâng cao công tác kiểm soát nội Qua nghiên cứu lý luận khảo sát thực trạng kiểm soát nội công tác thu, chi Trung tâm Đào tạo thường xuyên – ĐHĐN, luận văn bổ sung số vấn đề lý luận kiểm soát nội công tác thu, chi đơn vị đồng thời đề xuất giải pháp nâng cao kiểm soát nội công tác thu, chi Trung tâm Đào tạo thường xuyên – ĐHĐN Kết nghiên cứu phần giúp cho nhà quản lý đơn vị hoàn chỉnh số thủ tục kiểm soát hoạt động thu, chi mà đơn vị thiếu sót Footer Page 26 of 126 ... CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CÁC KHOẢN THU, CHI TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO THƯỜNG XUYÊNĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU, CHI TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO... trạng công tác KSNB khoản thu chi Trung tâm Đào tạo thường xuyên – ĐHĐN, phát vấn đề tồn tại, từ đưa giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát khoản thu chi Trung tâm Đào tạo thường xuyên - ĐHĐN... thực trạng hoạt động KSNB khoản thu, chi Trung tâm Đào tạo thường xuyên ĐHĐN, chọn đề tài “ Tăng cường kiểm soát nội công tác thu, chi Trung tâm Đào tạo thường xuyên- ĐHĐN” cho Luận văn Thạc sỹ