Quản lý văn bản trường CĐSP trung ương

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 2 1. Tính cấp thiết của đề tài 2 2. Mục đích nghiên cứu 3 3. Đối tượng nghiên cứu 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Cách tiếp cận, phương pháp, phạm vi nghiên cứu 3 6. Tính mới của đề tài 4 QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 5 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 6 Chương I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA CÔNG TÁC THIẾT KẾ, XÂY DỰNG PHẦN MỀM “QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN” 6 1.1. Cơ sở lý luận 6 1.1.1. Một số khái niệm 6 1.1.2. Công tác quản lý văn bản đi, đến 7 1.1.3. Phần mềm máy tính 10 1.2. Cơ sở thực tiễn của việc thiết kế xây dựng phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” 11 1.2.1. Các học phần có nội dung liên quan đến công tác quản lý văn bản đến, đi trong các chương trình đào tạo của Khoa Quản lý Văn thư cần sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” 11 1.2.2. Thực trạng giảng dạy các học phần có nội dung liên quan đến công tác quản lý văn bản đi, đến 12 1.2.3. Thực trạng quản lý văn bản đi, nội bộ, văn bản đến của trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương 13 Chương II: THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN 15 2.1. Phân tích thiết kế hệ thống “Quản lý văn bản đi, đến” 15 2.1.1. Mô tả quy trình hoạt động của hệ thống quản lý văn bản đi, đến 15 2.1.2. Phân tích về mặt chức năng 16 2.1.3. Phân tích về mặt dữ liệu 22 2.1.4. Sơ đồ quan hệ 27 2.1.5. Xây dựng và triển khai chương trình 28 2.2. Thực nghiệm phần mềm 35 2.2.1. Thực nghiệm phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” trong quá trình giảng dạy các học phần có liên quan đến công tác quản lý văn bản 35 2.2.2. Thực nghiệm phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” vào công tác quản lý văn bản của trường tại phòng Văn thư 35 KẾT LUẬN CHƯƠNG II 37 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 38 1. Kết luận 38 2. Kiến nghị 38 3. Hướng phát triển của đề tài 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong chương trình đào tạo của Khoa Quản lý Văn thư có nhiều học phần cần sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản đi và đến” như: Nghiệp vụ văn thư; Quản lý văn bản và sử dụng con dấu; Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, Công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp, Công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan Đảng. Từ trước đến nay, khi dạy các học trên vì không có phần mềm “Quản lý văn bản đi và đến” nên giảng viên chỉ hướng đến việc giúp SV lĩnh hội cách quản lý bằng sổ hoặc mô tả hình ảnh giao diện về “Quản lý văn bản đi và đến” trên máy tính. Do đó, khi đi thực tập thậm chí sau khi tốt nghiệp SV chưa biết cách quản lý văn bản đi, đến trên máy vi tính. Điều đó làm cho mức độ đáp ứng yêu cầu của xã hội của SV thấp nên cơ hội về việc làm của SV còn hạn chế. Để giúp SV có kỹ năng giải quyết văn bản trên máy tính, tăng cơ hội về việc làm cho họ đồng thời góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường cần có phần mềm trên để phục vụ hoạt động dạy và học các học phần trên của SV. Bên cạnh đó, công tác quản lý văn bản của trường đang thực hiện bằng sổ nên có nhiều bất cập xảy ra, do đó cũng cần phải có phần mềm này để quản lý các văn bản đi và đến của trường. Hiện nay, rất nhiều các doanh nghiệp đã và đang sử dụng các sản phẩm phần mềm của nhiều công ty phần mềm khác nhau, mỗi phần mềm mang đặc thù riêng của từng cơ quan, nó đáp ứng tốt ở cơ quan này nhưng lại không tốt ở cơ quan khác, hơn nữa giá thành sản phẩm phần mềm rất cao và chi phí bảo trì tốn kém. Phần mềm Quản lý văn bản đi, đến được thiết kế theo nhu cầu sử dụng của từng môn học cũng như yêu cầu sử dụng của người trực tiếp quản lý văn bản, đặc biệt là vấn đề chèn số văn bản đi đã được giải quyết trong khi đó các phần mềm khác không đáp ứng chức năng này. Việc cài đặt cũng như bảo trì phần mềm sẽ đơn giản và nhanh chóng hơn.Vì thế việc tạo ra phần mềm đáp ứng công tác giảng dạy cũng như công tác quản lý văn bản của Nhà trường là rất cần thiết. 2. Mục đích nghiên cứu Phục vụ công tác giảng dạy: Phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” phục vụ hoạt động giảng dạy các học phần có liên quan như: Nghiệp vụ văn thư, Quản lý văn bản và con dấu, Tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ , Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng. Phục vụ công tác văn thư lưu trữ của nhà trường: Phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” nhằm tin học hóa công tác văn thư lưu trữ của Nhà trường, giúp cho việc quản lý văn bản, phân phối văn bản cũng như công tác lưu trữ được an toàn, nhanh chóng và hiệu quả. 3. Đối tượng nghiên cứu Văn bản đi và văn bản đến 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 4.1. Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn của công tác thiết kế phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến”. 4.2. Thiết kế và xây dựng phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến”. 4.3. Đề xuất hướng phát triển mới của đề tài. 5. Cách tiếp cận, phương pháp, phạm vi nghiên cứu 5.1. Cách tiếp cận Tiếp cận các phần mềm mà các doanh nghiệp cũng như cơ quan khác đang sử dụng đồng thời kết hợp khảo sát quy trình quản lý văn bản của Trường CĐSPTW, nhu cầu sử dụng trong các học phần có liên quan để tiến hành triển khai phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm phù hợp với đặc thù của Trường CĐSPTW và của Khoa Quản lý – Văn thư. 5.2. Phương pháp nghiên cứu Chúng tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu lý luận để xây dựng cơ sở lý luận của đề tài. Bên cạnh đó, chúng tôi còn sử dụng phương pháp nghiên cứu thực tiễn để xây dựng cơ sở thực tiễn của đề tài như: Trong công tác giảng dạy các học phần có liên quan tới quản lý văn bản, nhóm nghiên cứu cho ra những chức năng đáp ứng nhu cầu và sát nhất để sinh viên dễ tiếp thu, đồng thời phân tích và thiết kế hệ thống thông qua việc khảo sát, tìm hiểu nghiệp vụ của công tác văn thư và thực nghiệm tại phòng văn thư của Nhà trường. 5.3. Phạm vi nghiên cứu Qua tình hình thực tế các học phần: Nghiệp vụ văn thư; Quản lý văn bản và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ, chúng tôi tạo ra phần mềm để đáp ứng các yêu cầu đã đặt ra. Địa bàn nghiên cứu và thực nghiệm: Trường CĐSP Trung ương. 6. Tính mới của đề tài Tất cả các nghiệp vụ cơ bản trong quản lý văn bản đã được đưa lên phần mềm giúp người sử dụng quản lý hiệu quả, tiết kiệm thời gian. Giúp sinh viên Khoa Quản lý – Văn thư nắm được các quy trình quản lý văn bản một cách trực quan nhất. QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐỀ TÀI Từ 11132015: Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài Từ 23 đến 162015 Thiết kế phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến”. Từ 272015 182015 Thực nghiệm lần 1 tại phòng văn thư của Trường. Từ 28201515102015 Điều chỉnh phần mềm sau thực nghiệm lần 1 và thực nghiệm lần 2: Trong quá trình giảng dạy một số học phần có liên quan đến công tác quản lý văn bản Tháng 112015 Hoàn thiện phần mềm và báo cáo tổng kết đề tài Tháng 122015 Nghiệm thu đề tài KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Chương I CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA CÔNG TÁC THIẾT KẾ, XÂY DỰNG PHẦN MỀM “QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN” 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Một số khái niệm 1.1.1.1. Văn bản đi Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành. Văn bản đi của trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương là văn bản do nhà trường ban hành gửi cho các cơ quan khác. 1.1.1.2. Văn bản đến Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức. Văn bản đến của trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương là văn bản do các cơ quan khác ban hành gửi đến cho trường. 1.1.1.3. Văn bản lưu hành nội bộ là văn bản do cơ quan ban hành nhưng chỉ sử dụng trong nội bộ cơ quan, không gửi ra ngoài. 1.1.1.4. Quản lý văn bản Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức. 1.1.1.5. Đăng ký văn bản Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản. 1.1.1.6. Phần mềm máy tính Phần mềm máy tính là một tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trình tự xác định nhằm tự động thực hiện một số chức năng hoặc giải quyết một vấn đề tính toán nào đó. 1.1.2. Công tác quản lý văn bản đi, đến 1.1.2.1. Các yêu cầu của công tác quản lý văn bản đi, đến Việc quản lý văn bản đi cũng như văn bản đến đều phải đảm bảo các yêu cầu sau: Thống nhất: các nghiệp vụ về quản lý văn bản như trình tự, thủ tục tiếp nhận, chuyển giao văn bản; mẫu về các loại sổ (giao diện) đăng ký văn bản, cách ghi chép (cập nhật) thông tin văn bản,... đều phải tuân theo quy định chung của cơ quan có thẩm quyền, không được tùy tiện theo cách riêng của mình. Chính xác: các nghiệp vụ tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ phải được thực hiện chuẩn xác, không để sai sót, nhầm lẫn như ghi sai địa chỉ nơi nhận văn bản, tác giả, số và ký hiệu...Đây là yêu cầu quan trọng đối với công tác quản lý văn bản. Nhanh chóng, kịp thời: văn bản là phương tiện quan trọng của hoạt động quản lý, nếu được giải quyết nhanh chóng, kịp thời sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nếu văn bản không được chuyển giao nhanh chóng, kịp thời có thể làm nhỡ công việc và sẽ gây tổn thất cho cơ quan, Nhà nước hoặc là thiệt hại đến lợi ích của công nhân viên. Thực hiện yêu cầu này đòi hỏi văn bản phải được nhanh chóng làm các thủ tục chuyển giao, không được chậm trễ, nhất là đối với văn bản khẩn. An toàn: không được để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật. Yêu cầu này có liên quan đến nhiều khâu trong công tác quản lý văn bản như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết và lưu giữ văn bản. Các cơ quan, tổ chức phải cụ thể hóa các quy định về bảo đảm an toàn văn bản. 1.1.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi, đến Thông tư số 072012TTBNV của Bộ Nội vụ ngày 22 112012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan quy định nguyên tắc quản lý văn bản đi, đến như sau: Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành họặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Thông tư này. 1.1.2.3. Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đi, đến a) Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đi Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đi bao gồm các bước sau: Soạn thảo → Duyệt bản thảo → Hoàn chỉnh bản thảo, in văn bản → Trình ký, ký văn bản → Kiểm tra → Đăng ký văn bản → nhân bản và đóng dấu → Tổ chức chuyển giao và theo dõi việc chuyển giao văn bản → Lưu, sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng. Trong quy trình trên, các bước: đăng ký văn bản, tổ chức chuyển giao và theo dõi việc chuyển giao văn bản, lưu, sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng có thể thực hiện trên máy tính qua việc sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến”. Như vậy Phần mềm đã giúp người dùng rút ngắn các quy trình quản lý văn bản, đảm bảo chính xác, an toàn và tiết kiệm không gian lưu trữ (văn bản giấy phải lưu lại trong các tủ gây mất diện tích) b) Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đến

MỤC LỤC MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong chương trình đào tạo Khoa Quản lý - Văn thư có nhiều học phần cần sử dụng phần mềm “Quản lý văn đến” như: Nghiệp vụ văn thư; Quản lý văn sử dụng dấu; Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, Công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp, Công tác văn thư lưu trữ quan Đảng Từ trước đến nay, dạy học phần mềm “Quản lý văn đến” nên giảng viên hướng đến việc giúp SV lĩnh hội cách quản lý sổ mô tả hình ảnh giao diện “Quản lý văn đến” máy tính Do đó, thực tập chí sau tốt nghiệp SV chưa biết cách quản lý văn đi, đến máy vi tính Điều làm cho mức độ đáp ứng yêu cầu xã hội SV thấp nên hội việc làm SV hạn chế Để giúp SV có kỹ giải văn máy tính, tăng hội việc làm cho họ đồng thời góp phần nâng cao chất lượng đào tạo nhà trường cần có phần mềm để phục vụ hoạt động dạy học học phần SV Bên cạnh đó, công tác quản lý văn trường thực sổ nên có nhiều bất cập xảy ra, cần phải có phần mềm để quản lý văn đến trường Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng sản phẩm phần mềm nhiều công ty phần mềm khác nhau, phần mềm mang đặc thù riêng quan, đáp ứng tốt quan lại không tốt quan khác, giá thành sản phẩm phần mềm cao chi phí bảo trì tốn Phần mềm "Quản lý văn đi, đến" thiết kế theo nhu cầu sử dụng môn học yêu cầu sử dụng người trực tiếp quản lý văn bản, đặc biệt vấn đề chèn số văn giải phần mềm khác không đáp ứng chức Việc cài đặt bảo trì phần mềm đơn giản nhanh chóng hơn.Vì việc tạo phần mềm đáp ứng công tác giảng dạy công tác quản lý văn Nhà trường cần thiết 2 Mục đích nghiên cứu - Phục vụ công tác giảng dạy: Phần mềm “Quản lý văn đi, đến” phục vụ hoạt động giảng dạy học phần có liên quan như: Nghiệp vụ văn thư, Quản lý văn dấu, Tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ , Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng - Phục vụ công tác văn thư lưu trữ nhà trường: Phần mềm “Quản lý văn đi, đến” nhằm tin học hóa công tác văn thư lưu trữ Nhà trường, giúp cho việc quản lý văn bản, phân phối văn công tác lưu trữ an toàn, nhanh chóng hiệu Đối tượng nghiên cứu - Văn văn đến Nhiệm vụ nghiên cứu 4.1 Nghiên cứu sở lý luận thực tiễn công tác thiết kế phần mềm “Quản lý văn đi, đến” 4.2 Thiết kế xây dựng phần mềm “Quản lý văn đi, đến” 4.3 Đề xuất hướng phát triển đề tài Cách tiếp cận, phương pháp, phạm vi nghiên cứu 5.1 Cách tiếp cận Tiếp cận phần mềm mà doanh nghiệp quan khác sử dụng đồng thời kết hợp khảo sát quy trình quản lý văn Trường CĐSPTW, nhu cầu sử dụng học phần có liên quan để tiến hành triển khai phân tích thiết kế xây dựng phần mềm phù hợp với đặc thù Trường CĐSPTW Khoa Quản lý – Văn thư 5.2 Phương pháp nghiên cứu Chúng sử dụng phương pháp nghiên cứu lý luận để xây dựng sở lý luận đề tài Bên cạnh đó, sử dụng phương pháp nghiên cứu thực tiễn để xây dựng sở thực tiễn đề tài như: Trong công tác giảng dạy học phần có liên quan tới quản lý văn bản, nhóm nghiên cứu cho chức đáp ứng nhu cầu sát để sinh viên dễ tiếp thu, đồng thời phân tích thiết kế hệ thống thông qua việc khảo sát, tìm hiểu nghiệp vụ công tác văn thư thực nghiệm phòng văn thư Nhà trường 5.3 Phạm vi nghiên cứu Qua tình hình thực tế học phần: Nghiệp vụ văn thư; Quản lý văn sử dụng dấu; Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan; Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ, tạo phần mềm để đáp ứng yêu cầu đặt Địa bàn nghiên cứu thực nghiệm: Trường CĐSP Trung ương Tính đề tài - Tất nghiệp vụ quản lý văn đưa lên phần mềm giúp người sử dụng quản lý hiệu quả, tiết kiệm thời gian - Giúp sinh viên Khoa Quản lý – Văn thư nắm quy trình quản lý văn cách trực quan QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐỀ TÀI Từ 1/1-1/3/2015: Nghiên cứu sở lý luận thực tiễn đề tài Từ 2/3 đến 1/6/2015 Thiết kế phần mềm “Quản lý văn đi, đến” Từ 2/7/2015 -1/8/2015 Thực nghiệm lần phòng văn thư Trường Từ 2/8/2015-15/10/2015 Điều chỉnh phần mềm sau thực nghiệm lần thực nghiệm lần 2: Trong trình giảng dạy số học phần có liên quan đến công tác quản lý văn Tháng 11/2015 Hoàn thiện phần mềm báo cáo tổng kết đề tài Tháng 12/2015 Nghiệm thu đề tài KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Chương I CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA CÔNG TÁC THIẾT KẾ, XÂY DỰNG PHẦN MỀM “QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN” 1.1 Cơ sở lý luận 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.1.1 Văn Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành Văn trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương văn nhà trường ban hành gửi cho quan khác 1.1.1.2 Văn đến Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức Văn đến trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương văn quan khác ban hành gửi đến cho trường 1.1.1.3 Văn lưu hành nội văn quan ban hành sử dụng nội quan, không gửi 1.1.1.4 Quản lý văn Quản lý văn áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn hình thành hoạt động hàng ngày quan, tổ chức 1.1.1.5 Đăng ký văn Đăng ký văn việc ghi chép cập nhật thông tin cần thiết văn số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại trích yếu nội dung; nơi nhận thông tin khác vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy vi tính để quản lý tra tìm văn 1.1.1.6 Phần mềm máy tính Phần mềm máy tính tập hợp câu lệnh viết nhiều ngôn ngữ lập trình theo trình tự xác định nhằm tự động thực số chức giải vấn đề tính toán 1.1.2 Công tác quản lý văn đi, đến 1.1.2.1 Các yêu cầu công tác quản lý văn đi, đến Việc quản lý văn văn đến phải đảm bảo yêu cầu sau: - Thống nhất: nghiệp vụ quản lý văn trình tự, thủ tục tiếp nhận, chuyển giao văn bản; mẫu loại sổ (giao diện) đăng ký văn bản, cách ghi chép (cập nhật) thông tin văn bản, phải tuân theo quy định chung quan có thẩm quyền, không tùy tiện theo cách riêng - Chính xác: nghiệp vụ tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ phải thực chuẩn xác, không để sai sót, nhầm lẫn ghi sai địa nơi nhận văn bản, tác giả, số ký hiệu Đây yêu cầu quan trọng công tác quản lý văn - Nhanh chóng, kịp thời: văn phương tiện quan trọng hoạt động quản lý, giải nhanh chóng, kịp thời góp phần nâng cao hiệu hoạt động quan, tổ chức Nếu văn không chuyển giao nhanh chóng, kịp thời làm nhỡ công việc gây tổn thất cho quan, Nhà nước thiệt hại đến lợi ích công nhân viên Thực yêu cầu đòi hỏi văn phải nhanh chóng làm thủ tục chuyển giao, không chậm trễ, văn khẩn - An toàn: không để văn mát, thất lạc, hư hỏng lộ bí mật Yêu cầu có liên quan đến nhiều khâu công tác quản lý văn tiếp nhận, chuyển giao, giải lưu giữ văn Các quan, tổ chức phải cụ thể hóa quy định bảo đảm an toàn văn 1.1.2.2 Nguyên tắc quản lý văn đi, đến Thông tư số 07/2012/TT-BNV Bộ Nội vụ ngày 22/ 11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quy định nguyên tắc quản lý văn đi, đến sau: - Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan (sau gọi tắt Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân trách nhiệm giải - Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành họặc chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký - Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước hướng dẫn Thông tư 1.1.2.3 Quy trình tổ chức quản lý văn đi, đến a) Quy trình tổ chức quản lý văn Quy trình tổ chức quản lý văn bao gồm bước sau: Soạn thảo → Duyệt thảo → Hoàn chỉnh thảo, in văn → Trình ký, ký văn → Kiểm tra → Đăng ký văn → nhân đóng dấu → Tổ chức chuyển giao theo dõi việc chuyển giao văn → Lưu, xếp, bảo quản phục vụ nghiên cứu sử dụng Trong quy trình trên, bước: đăng ký văn bản, tổ chức chuyển giao theo dõi việc chuyển giao văn bản, lưu, xếp, bảo quản phục vụ nghiên cứu sử dụng thực máy tính qua việc sử dụng phần mềm “Quản lý văn đi, đến” Như Phần mềm giúp người dùng rút ngắn quy trình quản lý văn bản, đảm bảo xác, an toàn tiết kiệm không gian lưu trữ (văn giấy phải lưu lại tủ gây diện tích) b) Quy trình tổ chức quản lý văn đến Quy trình tổ chức quản lý văn đến bao gồm bước sau: Tiếp nhận văn → Kiểm tra phân loại văn → Bóc bì văn → Đóng dấu đến → Đăng ký văn đến → Trình văn đến → Phân phối chuyển giao văn → Tổ chức giải kiểm tra việc giải văn đến Trong quy trình trên, bước: Đăng ký văn đến, Phân phối chuyển giao văn bản, Tổ chức giải kiểm tra việc giải văn đến thực máy tính qua việc sử dụng phần mềm “Quản lý văn đi, đến” c) Việc sử dụng phần mềm vào số bước quy trình quản lý văn * Đăng ký văn đi, đến: theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV văn đi, đến đăng ký vào Sổ đăng ký văn đi, đến Cơ sở liệu quản lý văn máy vi tính - Đăng ký văn đi, đến sổ: Lập sổ đăng ký văn đi, đến theo mẫu Sổ đăng ký văn đi, đến cách đăng ký văn đi, đến kể văn văn mật, thực theo hướng dẫn Phụ lục II, III, VII Thông tư số 07/2012/TT-BNV Đăng ký văn đi, đến phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, xác thông tin cần thiết văn bản; không viết bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng - Đăng ký văn đi, đến Cơ sở liệu quản lý văn máy vi tính: theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV việc đăng ký văn đi, đến phải Cơ sở liệu quản lý văn máy vi tính đảm bảo yêu cầu sau: - Yêu cầu chung việc xây dựng Cơ sở liệu quản lý văn thực theo quy định hành pháp luật lĩnh vực - Việc đăng ký (cập nhật) văn vào Cơ sở liệu quản lý văn thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm - Văn đăng ký vào Cơ sở liệu quản lý văn phải in giấy để ký nhận lưu hồ sơ đóng sổ để quản lý - Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội mạng diện rộng để đăng ký văn mật đến Như vậy, việc xây dựng Cơ sở liệu quản lý văn đi, đến (tức phần mềm quản lý văn đi, đến) phải thực theo hướng dẫn Phụ lục II, III, VII Thông tư số 07/2012/TT-BNV * Lưu, xếp, bảo quản phục vụ nghiên cứu sử dụng văn đi: sau hoàn thiện thành phần thể thức văn bản, phận văn thư scan văn đưa vào hệ thống quản lý văn * Phân phối, chuyển giao, giải kiểm tra việc giải văn văn đến phần mềm quản lý văn đi, đến: sau đóng dấu đến đăng ký văn bản, văn thư scan văn đưa vào hệ thống, hệ thống tự động chuyển đến lãnh đạo, lãnh đạo cho ý kiến đạo phân phối văn bản, văn tự động chuyển đến tài khoản lãnh đạo đơn vị phân phối Sau đơn vị giải xong tích vào ô xử lý, lãnh đạo quan nhận thông tin xử lý văn đến đơn vị có liên quan 1.1.3 Phần mềm máy tính 1.1.3.1 Vai trò phần mềm máy tính Phần mềm máy tính mang lại cho người tự động hóa nhằm tiết kiệm thời gian đồng thời sản xuất phần mềm mang tính cạnh tranh nhằm đưa công nghệ phát triển ngày lớn mạnh Phần mềm “Quản lý văn đi, đến” giúp cho trình giải văn diễn nhanh chóng, kịp thời thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng văn đồng thời tiết kiệm chi phí (giảm chi phí cho việc in ấn văn bản) 1.1.3.2 Các loại phần mềm máy tính Phần mềm thực chức cách gửi thị trực tiếp đến phần cứng (hay phần cứng máy tính, Computer Hardware) cách cung cấp liệu để phục vụ chương trình hay phần mềm khác Phần mềm khái niệm trừu tượng, khác với phần cứng chỗ "phần mềm sờ hay đụng vào", cần phải có phần cứng thực thi Có nhiều nhóm phần mềm máy tính khác Có thể phân loại phần mềm theo phương thức hoạt động phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng 10 Khóa Tên Kiểu liệu Cat_id int(11) code Varchar(50) Mã danh mục title Varchar(255) Tên danh mục P_id int(11) Loại danh mục status PK Rỗng Chú thích NN Id danh mục (khóa) Trạng thai danh mục Tinyint(4) (ẩn, hiện) Bảng 6: Bảng liệu lưu trữ danh mục Table:vh_ nhanvien Khóa Tên Kiểu liệu maNV int(5) Hten Varchar(100) Họ tên matkhau Varchar(100) Mật email varchar(100) Email Dthoai varchar(50) Điện thoại liên hệ Maphonban int(11) Mã phòng ban PK Rỗng Chú thích NN Mã nhân viên (khóa) Bảng 7: Bảng liệu lưu trữ người dùng Table:phongban_khoa Khóa Tên Kiểu liệu idphongban int(5) Maphongban Int(11) Mã phòng ban tenphongban Varchar(100) Tên phòng ban PK Rỗng Chú thích NN Id phòng ban (khóa) Bảng 8: Bảng liệu lưu trữ phòng ban- khoa 25 2.1.4 Sơ đồ quan hệ n sovanbanden kyhieuvanban ngayden ngaybanhanh coquan trichyeu linhvucloaivanba ndokhan domat flidinhkem xuly quyenxem lanhdao ykienxulyngayth uchienphongban chinhphongbanp hoihop hanxuly ngayxulynguoixu lysovanban sotrang vh_category chitiethoso n vanbanden cat_idcode title p_id status n n ididhosoidv anban ngaybanha nhsokyhieu trichyeuloai thutu 1 nhanvien n MaNVMatKhauH TenEmail Maphongban hoso id mahosotie udehosong uoilapidvan ban idvanbandi : ngaybatda u ngayketthu c toso Phongban_khoa idphongban maphongba ntenphongb an n n vanbandi n phanquyen maquyenmanh anvienxem them sua xoa in exportimport vanbandi kyhieuvanba nngaybanha nh loaivanbantri chyeusovan ban linhvucdokh an domat sobansotran gflidinhkem nguoisoan nguoikynoin han xulyquyenxe mluu 26 2.1.5 Xây dựng triển khai chương trình Dựa vào kết trình phân tích thiết kế, xây dựng hệ thống quản lý văn với Công cụ môi trường triển khai sau:  Hệ quản trị sở liệu MySQL  Ngôn ngữ lập trình PHP 2.1.5.1 Yêu cầu phần cứng, phần mềm a Yêu cầu phần cứng Cấu hình tối thiểu: Chíp E2200 2.2GHz , RAM 1G, Card đồ họa 128MB b Yêu cầu phần mềm Hệ điều hành: Windows XP trở lên (có thể up lên host để quản lý trực tuyến) 2.1.5.2 Giao diện phần mềm a Đăng nhập hệ thống Để bắt đầu chương trình người dùng cần đăng nhập hệ thống, hệ thống gồm quyền: Admin, văn thư, lãnh đạo nhà trường, lãnh đạo phòng ban Đối với người đăng nhập quyền ADMIN có toàn quyền hệ thống Hình 1: Đăng nhập phần mềm 27 b Trang chủ Hình 2: Trang chủ phần mềm đăng nhập quyền admin c Phân quyền hệ thống Admin phép phân quyền theo nhóm người dùng, có 04 nhóm người dùng bao gồm: văn thư, lãnh đạo trường, lãnh đạo khoa, lãnh đạo phòng ban Hình 3: Giao diện phân quyền hệ thống đăng nhập Admin 28 d Thêm văn Hình 4: Giao diện thêm văn đăng nhập quyền văn thư e Thêm văn đến Hình 5: Giao diện thêm văn đến đăng nhập quyền văn thư 29 f Tìm kiếm, thống kê văn Ở chức người dùng tìm kiếm theo sổ văn bản, theo số ký hiệu văn bản, trích yếu, loại văn ngày ban hành Hình 6: Giao diện tìm kiếm, thống kê văn g Tìm kiếm, thống kê văn đến Ở chức người dùng tìm kiếm theo sổ văn bản, theo số ký hiệu văn bản, trích yếu, loại văn ngày ban hành Hình 7: Giao diện tìm kiếm, thống kê văn đến 30 h Phân phối – xử lý văn đến Chức dành cho quyền người dùng lãnh đạo quan, văn thư nhận văn đến nhập thông tin vào hệ thống, lãnh đạo biết phân phối văn tới đơn vị trường Hình 8: Giao diện phân phối- xử lý văn đến lãnh đạo quan i Cập nhật phòng ban – khoa Hình 9: Giao diện cập nhật phòng ban- khoa văn thư j cập nhật loại văn Hình 10: Giao diện cập nhật loại văn văn thư 31 k cập nhật lĩnh vực văn Hình 11: Giao diện cập nhật lĩnh vực văn văn thư l Theo dõi kết xử lý văn đến Hình 12: Giao diện theo dõi kết xử lý văn đến lãnh đạo 32 m Tạo hồ sơ Chức cho phép người dùng lập hồ sơ gồm văn có liên quan với văn có trình tự công việc Hình 13: Giao diện tạo hồ sơ (lập hồ sơ) n Tra cứu hồ sơ Người dùng tra cứu hồ sơ theo mã hồ sơ, theo tiêu đề thống kê hồ sơ theo ngày bắt đầu, ngày kết thúc Hình 14: Giao diện tra cứu hồ sơ tạo lập user o Giao diện in danh sách văn 33 2.2 Thực nghiệm phần mềm 2.2.1 Thực nghiệm phần mềm “Quản lý văn đi, đến” trình giảng dạy học phần có liên quan đến công tác quản lý văn Khi giảng dạy học phần nêu chương I, giảng viên sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản” Kết cho thấy giảng viên sinh viên thấy hứng thú với lên lớp Các em sinh viên cho với phần mềm họ tiếp thu giảng thích thú với lên lớp Tuy nhiên, theo sinh viên nhà trường thầy cô nên tạo điều kiện cho sinh viên thực hành máy tính Các học phần cần bố trí thời lượng định cho sinh viên học phòng máy tính có kết nối internet để họ thực hành phần mềm “Quản lý văn đi, đến” Đây đề nghị đáng nên học kỳ tới khoa Quản lý - Văn thư phối hợp với khoa Công nghệ thông tin xếp số buổi học định phòng máy tính cho học phần có sử dụng phần mềm 2.2.2 Thực nghiệm phần mềm “Quản lý văn đi, đến” vào công tác quản lý văn trường phòng Văn thư Chúng tiến hành cài đặt phần mềm quản lý văn vào máy tính viên chức văn thư đề viên chức sử dụng đánh giá Qua trao đổi, viên chức văn thư cho biết: phần mềm chi tiết, tỉ mỉ dễ sử dụng Nếu sử dụng vào trình quản lý văn nhà trường giải văn nhanh chóng, kịp thời, xác tiết kiệm chi phí Tuy nhiên, viên chức văn thư cho biết sử dụng phần mềm có bất cập xảy thực tiễn ban 34 hành văn trường khó chèn số Trong trình ban hành văn có lúc phải chèn số Đây tình xảy tất quan, tổ chức tình quan khác khác mức độ nhiều, Sau có ý kiến trao đổi trên, thảo luận đến phương án đưa cách thống kê theo tháng Khi chèn số thực cũ (thêm chữ theo vần a, b, c… vào sau số thứ tự Ả rập cần chèn) đăng nhập bình thường Khi thống kê lại văn theo tháng văn chèn số tháng thứ tự tháng Hết năm, thống kê lại văn theo tháng, in đóng thành sổ văn Với phương án này, cần thiết chèn số cho văn đảm bảo yếu tố thẩm mỹ cho sổ đăng kỹ văn (không có tẩy xóa) 35 KẾT LUẬN CHƯƠNG II Phần mềm “Quản lý văn đi, đến” thiết kế với liệu theo mẫu sổ quản lý văn đi, đến quy định Thông tư số 07/2012/TTBNV Phần mềm đáp ứng yêu cầu giảng dạy học phần có liên quan đến công tác quản lý văn đặc biệt học phần Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng Khi sử dụng phần mềm vào trình giảng dạy học phần nêu gây hứng thú, kích thích tính tích cực góp phần rèn luyện kỹ quản lý văn cho sinh viên Phần mềm sử dụng vào trình quản lý văn nhà trường làm cho công tác quản lý văn không đảm bảo yêu cầu: thống nhất, nhanh chóng, kịp thời, an toàn mà tiết kiệm chi phí Phần mềm chạy web cho phép quản lý trực tuyến, có giao diện thân thiện với người dùng viết theo mô hình MVC (Model-View-Controller) giúp cho việc bảo trì nâng cấp dễ dàng 36 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận 1.1 Những điều làm Phần mềm chạy web cho phép quản lý trực tuyến, có giao diện thân thiện với người dùng viết theo mô hình MVC (Model-View-Controller) dễ bảo trì nâng cấp, xây dựng với chức năng: Quản lý hệ thống, Quản lý danh mục, Quản lý văn đi, Quản lý văn đến, Quản lý hồ sơ, Tra cứu sổ văn bản, Theo dõi kế xử lý văn đến 1.2 Được ứng dụng Phần mềm đáp ứng yêu cầu giảng dạy học phần có liên quan đến công tác quản lý văn bản, giúp cho giảng viên có điều kiện tăng thời lượng thực hành môn học để rèn luyện kỹ nghề cho sinh viên Phần mềm đáp ứng nhu cầu sử dụng công tác quản lý băn Nhà trường đặc biệt vấn đề chèn số mà phần mềm khác không đáp ứng được.giúp cho trình giải văn diễn nhanh chóng, kịp thời thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng văn đồng thời tiết kiệm chi phí (giảm chi phí cho việc in ấn văn bản) Kiến nghị Nhà trường cần trang bị phòng học máy tính có kết nối internet, nâng cấp mạng internet để giảng viên giảng dạy học phần có sử dụng phần mềm quản lý văn đi, đến tăng thời lượng thực hành giúp sinh viên có điều kiện rèn luyện kỹ nghề Để ứng dụng đề tài vào thực tế: - Đối với lãnh đạo nhà trường: Cho mua host tên miền riêng để đưa phần mềm lên môi trường internet, đăng nhập đạo đơn vị trường đăng nhập phần mềm thực chức có phần mềm - Đối với phòng, khoa: Phối hợp với chủ nhiệm đề tài để triển khai thực sử dụng phần mềm Hướng phát triển đề tài Tích hợp thêm module quản lý văn nội bao gồm văn trình ký, văn dự thảo để rút ngắn thời gian việc quản lý văn đơn vị trực quan quy trình quản lý văn 37 Tích hợp thêm modul quản lý nhân nhằm tin học hóa trình quản lý nhân nhà trường 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Văn Ba (2003), Phân tích thiết kế hệ thống thông tin NXB Đại học quốc gia Hà Nội-2003 Dương Văn Khảm (2006), Công tác Văn thư Lưu trữ, NXB Văn hóa Thông tin Vương Đình Quyền (2006), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội Nguyễn Trường Sinh (2005), Sử dụng PHP & MYSQL thiết kế web động Nhà xuất thống kê – 2005 Quyết định số 246/2005/QĐ-TTG ngày 06/10/2005 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chiến lược phát triển công nghệ thông tin truyền thông Việt Nam đến năm 2010 định hướng đến năm 2020 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ Công tác văn thư Nghị định 09/2010/NĐ - CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ Sử đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ Công tác văn thư Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 04 năm 2007của Chính phủ Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước Thông tư số 07/2012/TT-BNV Bộ Nội vụ ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan NongNghiep.vn; thegioitinhoc.vn; vforum.vn; sinhvienit.net; forum.codeigniter.vn 39 ... quản lý văn đi, nội bộ, văn đến trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương 1.2.3.1 Quản lý văn nội bộ, Công tác quản lý văn đi, đến trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương không sử dụng phần mềm quản lý văn. .. vụ văn thư chương trình đào tạo Quản trị văn phòng Lưu trữ học Nội dung học phần bao gồm chương: Chương 1: Tổng quan Công tác văn thư Chương 2: Quản lý văn Chương 3: Quản lý văn đến Chương 4: Quản. .. trình quản lý văn đến 1.2.1.2 Học phần Quản lý văn dấu chương trình đào tạo Thư ký văn phòng 11 Nội dung học phần bao gồm chương: Chương 1: Tổng quan Công tác văn thư Chương 2: Quản lý văn Chương